UNA VISIONE SISTEMICA DELLA LOGISTICA DEL

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1 UNA VISIONE SISTEMICA DELLA LOGISTICA DEL FARMACO E DEL DISPOSITIVO MEDICO Prof. Carlo Rafele POLITECNICO DI TORINO Dipartimento di Ingegneria Gestionale e della Produzione Ing. Simona Iaropoli Logistica sanitaria IRES Piemonte 1

2 Presentazione personale 2

3 Logistica sanitaria dei materiali 3

4 Impatto della logistica Indagine nella Regione Piemonte Costi per approvvigionamenti Costi per la sola logistica (magazzini, strutture, personale) * A fronte di meno del 2,5% di incidenza sui costi totali, perché molte Regioni hanno puntato l attenzione sulla logistica? La logistica è connessa agli approvvigionamenti Il flusso logistico è un asse portante del flusso operativo ospedaliero La logistica determina la correttezza del flusso informativo Le attività logistiche impattano sul rischio clinico *Fonte dati Ires

5 Confronto con altre logistiche Occorre sfatare il mito che la sanità sia altro dal resto dei sistemi organizzati e che le logiche applicabili agli ambiti produttivi e del terziario non lo siano in questo contesto. La sanità ha standard di sicurezza più alti, ma i flussi, i rapporti operativi, le procedure sono similari ad altri contesti lavorativi. La logistica sanitaria ha una funzione di coordinamento tra operazioni, appartenenti ad ambiti differenti, che concorrono a erogare il servizio richiesto. 5

6 Complessità delle movimentazioni ospedalierie Servizi di ristorazione Trasporto pazienti Servizi di lavaggio/noleggio biancheria Trasporto materiale biologico OGNI FLUSSO E SPESSO ORGANIZZATO IN MODO AUTONOMO Servizio sterilizzazione Trasporto rifiuti RSU/Speciali Trasporto farmaci/ dispositivi medici/materiali economali 6

7 Referente della logistica Il coordinamento del processo dovrebbe essere governato da un organizzazione coerente. Esiste un referente unico della logistica in ospedale? Direzione Sanitaria Chi è il referente a livello dirigenziale? Direzione Generale Personale sanitario Corrieri Chi è il referente a livello operativo? Provveditorato Economato Direzione Amministrativa Farmacia 7

8 Sistema tradizionale di gestione materiali Le criticità del sistema tradizionale di gestione dei materiali ospedalieri nell ambito dei reparti consistono nell elevato valore delle immobilizzazioni degli armadi di reparto; dalla mancanza di metodologie e strumenti per la stima dei consumi di reparto e per la definizione del corretto livello delle scorte; dalla mancanza di politiche di gestione univoche dei materiali; dalla limitatezza o dalla non completa utilizzazione degli strumenti tecnologici. Il sistema inoltre manca di informazioni sull effettivo consumo dei materiali (sistema in catena aperta). 8

9 Catena logistica MACRO LOGISTICA MICRO LOGISTICA Magazzini di Reparto Pazienti Magazzini Farmacia Produtto ri CATENA LOGISTICA Magazzini Economali Territori o COMPLESSITA STRUTTURALE E DI INTERFACCIA RIDUCIBILI 9

10 Macro - Logistica 10

11 Integrazione della logistica Per un buon funzionamento della logistica è necessario aver integrato i processi a monte: Gare centralizzate Unificazione dell Anagrafica Standardizzazione dei prodotti 11

12 Centralizzazione/terziarizzazione in Italia Lombardia 1 centralizzazione; 2 terziarizzazioni Piemonte 2 esternalizzazioni Liguria 1 esternalizzazione Toscana 2 centralizzazioni Lazio 6 esternalizzazioni Campania 1 esternalizzazione Alto Adige 1 esternalizzazione Friuli Venezia Giulia 1 centralizzazione con Veneto esternalizzazione 4 terziarizzazioni Emilia Romagna 2 centralizzazioni Marche 1 esternalizzazione Umbria 2 esternalizzazioni Basilicata 1 esternalizzazione; Studi di centralizzazione in corso Gestioni che riguardano la totalità della regione o quasi; Sicilia Studi di centralizzazione in corso Gestioni che riguardano diverse aziende sanitarie; Gestioni che riguardano 1 o più aziende singole a volte di solo materiale economale

13 Step d integrazione della logistica sanitaria 1) Integrazione informativa: unificazione a livello Aziendale e poi sovra-aziendale della gestione dei materiali: anagrafiche; richieste dai punti di utilizzo (modalità e tempi); visibilità degli stock e dei movimenti di magazzino; prima integrazione su una piattaforma logistica virtuale. 2) Integrazione fisica progressiva verso l obiettivo finale di creare uno o più magazzini centralizzati, anche gestiti da un operatore terzo non immediata e non scontata per tutti i materiali e le Aziende; deve tenere conto delle peculiarità organizzative, strutturali, di personale e geografiche; porta nel lungo periodo una drastica riduzione del numero di risorse 3) Evoluzione tecnologica e organizzativa della micro-logistica verso i punti di utilizzo (reparti, ambulatori). 13

14 Micro - Logistica 14

15 Processo gestione clinica o logistica? Gare d acquisto Origine della domanda Consegna diretta dai fornitori Provveditorato o ufficio approvvigionamento Consegna diretta al B.O. 1. Paziente/Medico 2. Reparti 3. Farmacia/ Economato 4.Magazzino 5. Fornitori 1.1 Necessità di cure 2.1 Gestione cartelle cliniche 3.1 Richieste materiale sanitario dai reparti 4.1 Controllo soglie minime e scadenze prodotti 5.1 Gestione ordini prodotti farmaceutici 2.2 Gestione scorte farmaci 3.2 Acquisto materiale sanitario dai fornitori 4.2 Stoccaggio merce 5.2 Consegna merci 2.3 Stoccaggio materiale 4.3 Ricevimento merce 2.4 Somministrazione terapie 4.4 Caricamento dati contabili Rafele, Grimaldi, Trasporto carrelli ai reparti 15

16 Tecnologie di supporto alla logistica Sw gestionali e di prescrizione Sistemi di trasporto automatici Automazione in reparto Sistemi automatici per la gestione dei medicinali in dose unica Magazzini automatici 16

17 Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali in REPARTO 17

18 Errori nella gestione della terapia Errori nella gestione della terapia % DI ERRORE NELLA GESTIONE DELLA TERAPIA 38% 39% 11% 12% Prescrizione Preparazione e Distribuzione Trascrizione/Interpretazione Somministrazione Percentuale di errore nella gestione della terapia (dati medi da letteratura) 18

19 Logiche e strumenti per la gestione dei farmaci Refilling Carrello / armadio kanban Dose unitaria e personalizzata Somministrazione informatizzata Carrelli e armadi intelligenti Prescrizione e cartella clinica informatizzate 19

20 SOLUZIONE STOCKEY DI GRIFOLS Sistema wireless per il ripristino automatico delle scorte di reparto Premendo il pulsante si trasmette in tempo reale la richiesta di ripristino delle scorte, indicando anche il livello di urgenza. Le informazioni vengono trasmesse al sistema di gestione del magazzino centrale per l elaborazione e la preparazione della richiesta. Un altra pressione del pulsante conferma in tempo reale il ripristino della scorta di reparto, completando il percorso della richiesta. Soluzione con kanban elettronico 20

21 Prescrizione informatizzata Il software di prescrizione è un valido supporto per il medico, l infermiere e il farmacista e permette una gestione sicura e affidabile della prescrizione e della somministrazione. Il medico è guidato durante l inserimento della prescrizione su un palmare e i campi da compilare sono indicati in modo chiaro e relativi a: Farmaco Via di somministrazione Data inizio e termine Frequenza Orari di somministrazione Dose Velocità di infusione Eventuali note 21

22 Prescrizione informatizzata ASPETTI TECNOLOGICI Postazione fissa (PC o Laptop) per la Farmacia a) Postazione fissa (PC o Laptop) in Reparto con stampante Bracciale elettronico con codice a barre o tag RFiD Sistema di inizializzazione/scrittura dei codici a barre o tag RFiD Strumenti per la prescrizione informatizzata della terapia con Tablet o pc portatile. Palmari con lettore RFiD in cui gli infermieri b) ricevono la terapia Rete informatica wireless per ogni reparto Server per la cartella clinica informatizzata 22

23 Tecnologia RFiD 23

24 Armadi e carrelli intelligenti Fonte: SPID 24

25 Innovative solutions for the storage & supply of drugs & medical devices Fonte IPSA 25

26 Dose unitaria e personalizzata Fonte: SWISSLOG Fonte: GRIFOLS 26

27 Benefits Evoluzione clinico - logistica Level 1 Stock Management Control Stock management done through minimum level thresholds Tracking of all loading and unloading operations Records all the products discharges Automatic reordering Level 2 Traceability on Patients consumption Stock management done through minimum level thresholds Tracking of all loading and unloading operations Records all the products discharges Automatic reordering Traceability of effective consumption for specific items Integration with Patients drug list and consumption Ordering products per patient Level 3 Full clinical & logistics drugs management Stock management done through minimum level thresholds Tracking of all loading and unloading operations Records all the products discharges Automatic reordering Traceability of effective consumption for specific items Integration with Patients drug list and consumption Ordering products per patient Integration with e-prescription Full clinical control during drugs administration (Closed Loop Medication Administration) Progressive integration levels Fonte IPSA 27

28 Criticità in ambito sanitario - 1 In ambito sanitario esistono fattori concomitanti che determinano criticità. STRATEGICI Commitment leggero o instabile Mancanza di obiettivi / incentivi coerenti con i processi di cambiamento Politiche gestionali di breve termine e mutamenti direzionali Frequenti modifiche normative Limitata apertura al mondo esterno in termini culturali Insufficiente integrazione pubblico/privato 28

29 Criticità in ambito sanitario - 2 ORGANIZZATIVI Carenza e rotazione delle risorse umane Carenza professionalità organizzative e di metodo, necessità di formazione Resistenza dei ruoli aziendali in compiti operativi «cristallizzati»: farmacisti capo sala medici personale logistico 29

30 Chi si dovrebbe occupare di logistica? È necessario valorizzare nuovi ruoli e competenze per sollevare da compiti logistici figure professionali sanitarie. La complessità operativa delle moderne strutture ospedaliere è tale da rendere necessaria l individuazione di ruoli e uffici a cui affidare la responsabilità complessiva sulla logistica e sulle operations. Un trend riscontrato è quello di sollevare da compiti logistici figure professionali come medici ed infermieri che possono così dedicarsi a compiti più prettamente sanitari. 30

31 Criticità in ambito sanitario - 3 INFORMATIVI / TECNOLOGICI Carenza di progettazione unificata dei processi Assenza di visione del flusso trasversale Flussi informativi confusi Difficoltosa introduzione e standardizzazione degli strumenti informatici Disponibilità della tecnologia Ostacoli alla tracciabilità e codifica materiali 31

32 Conclusioni Sono possibili risparmi considerevoli sui costi di gestione dell ospedale mediante integrazioni di sistema, razionalizzazioni organizzative e introduzioni di automazioni, ottenendo al contempo un innalzamento del livello di servizio al paziente. Nella sanità italiana esiste ancora scarsa attenzione agli obiettivi logistici. Si deve produrre una visione organica per la progettazione del sistema logistico ospedale moderno. 32

33 GRAZIE PER L ATTENZIONE Carlo Rafele carlo.rafele@polito.it Simona Iaropoli s.iaropoli@ires.piemonte.it 33