LOTTI INTERATTIVI. Quello sopra riportato è un esempio di un file CSV.

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1 LOTTI INTERATTIVI A seguito dell incontro del 05/07/2016, che ha visto coinvolti diversi clienti provenienti da diverse realtà aziendali, è emerso un certo interesse in merito alla nuova funzionalità di maildocpro: Lotti Interattivi. A tal proposito si è pensato di fornire un documento, che in alcuni semplici passaggi, dà modo anche ai non presenti di farsi un idea di questo nuovo modo di concepire l invio massivo. Per affrontare al meglio la demo in questione si farrà riferimento ad un esempio concreto, supponendo di dover soddisfare la seguente esigenza: inviare i cedolini del mese di maggio ad un certo numero di dipendenti. Il punto di partenza è la predisposizione di un semplice file excel, o meglio ancora di un file CSV. Il file in questione dovrà contenere alcuni campi chiave ed ovviamente i destinatari ai quali verrà recapitata la comunicazione/documenti. Quello sopra riportato è un esempio di un file CSV. Il file è stato costruito facendo uso di alcuni campi chiave di cui, come è visibile, fanno parte cognome, nome, indirizzo PEC (o anche ), indirizzo fisico, stipendi e PSW (cioè la password). Il file CSV in questione fungerà da input per la procedura guidata la quale, una volta ultimata, genererà un lotto e manderà a tutti i destinatari i rispettivi cedolini. Prima di procedere è opportuno chiarire il significato delle due colonne: stipendi e PSW.

2 La colonna stipendi contiene il nome dei cedolini di cui l utente è a disposizione e di cui deve fare l invio; PSW, contiene la password per aprire il cedolino. Questa colonna è stata aggiunta per far vedere la seguente funzionalità: ossia la possibilità di poter costruire dei file template pdf personalizzati tramite i campi presenti nel CSV, a partire da un file word. Per meglio capire fare riferimento e confrontare l immagine sottostante: Come si vede, a fronte di un file word precompilato (immagine a sinistra), l applicativo ha generato un file pdf sostituendo ai campi vuoti, i rispettivi valori presenti nel CSV (immagine a destra). I rettangoli in rosso evidenziano quanto descritto. Vediamo ora i passi principali che occorre seguire per costruire un lotto interattivo. Facendo riferimento all immagine sottostante, dopo aver selezionato la sezione Lotti Interattivi (Passo 1), e dopo aver cliccato su Nuovo (Passo 2), si aprirà la schermata di procedura guidata che permette di creare un Nuovo Lotto Interattivo. Tramite il (Passo 3) si seleziona la tipologia di lotto che si vuole creare (nel nostro esempio andremo a creare un lotto PEC). Tramite il (Passo 4) si seleziona e si carica il file CSV precedentemente mostrato, per poi andare avanti con il (Passo 5).

3 Le schermate a seguire mostreranno invece gli step successivi. Una volta impostato l account PEC, occorre immettere il nome del lotto nella sezione Descrizione (campo obbligatorio). Gli altri campi saranno argomento di approfondimento per chi vorrà avere maggiori informazioni. Cliccare su Avanti.

4 Questa schermata permette di poter scegliere tra due diverse tipologie di reperimento indirizzi: 1) Si seleziona la prima casella se si è in possesso dell indirizzo PEC, andando a specificare in quale colonna l applicativo può recuperare tale indirizzo. 2) Si seleziona la seconda casella se si è in possesso dei Codici Fiscali e/o le Partite IVA, andando anche qui a specificare in quale colonna sono contenuti tali campi. Grazie ad un integrazione con Infonet, l applicativo andrà a reperire gli indirizzi suddetti, sostenendo un costo iniziale per indirizzo ricercato, e li memorizzerà in rubrica per non doverli più riacquistare in futuro. Lo step che vedete a fianco permette di effettuare il caricamento dei file che si desidera inviare. Si possono mandare una serie di allegati comuni a tutti i destinatari. Uno o più file template, ossia file word che verranno personalizzati dall applicativo e convertiti in documenti pdf. (come già mostrato a pag. 2 dove si evidenzia il confronto tra il documento word e il file PDF creato dall applicativo). cliccando sul simbolo + verde. Infine si possono caricare i cosiddetti allegati riga, nel nostro caso gli stipendi (o cedolini), che sono univoci per ciascun destinatario. In questo caso basterà disporre dei cedolini in una cartella, selezionare la colonna che riporta esattamente il nome dei file da caricare, infine caricare questi file La nota in verde 20 file abbinati a 20 righe sottintende che l abbinamento dei vari documenti (cedolini) ai vari destinatari è avvenuto con successo.

5 In questa schermata è possibile inserire il testo della mail/pec che verrà recapitata. Accanto al corpo mail troviamo i campi presenti nel file CSV, cliccando su di essi due volte, si può comporre il corpo mail personalizzato per ciascun destinatario. Sotto il corpo della mail, si ha poi modo di vedere un anteprima, che permette di visualizzare la personalizzazione richiesta. Cliccando avanti si giunge in una nuova schermata in cui si ha un primo riepilogo del lotto che sta per esser creato. L anteprima sotto Avvia generazione lotto, mostra l attuale situazione dei destinatari. Sotto la voce Tipo si possono individuare due tipologie di icone: la X rossa e la busta timbrata. La X rossa indica che c è stato qualche problema negli indirizzi e che a costoro non verrà recapitato nulla. Dopo aver cliccato su Avvia generazione lotto si aprirà una nuova schermata.

6 Questa immagine mostra un riepilogo del lotto generato, facendo una suddivisione tra Processato ed In errore. Cliccando su Chiudi, si aprirà invece una schermata di riepilogo. L ultima schermata mostra il riepilogo finale del lotto che si è creato, riassumendo le voci chiave del lotto. Cliccare su Fine per chiudere il processo di creazione del lotto.