Revisione dell EDP contabile A.A

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Cornelio Mele
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1 Revisione dell EDP contabile A.A

2 L automazione dell audit Dato l aumento delle procedure di audit derivate dalle recenti emissioni di nuovi standards e disposizioni, gli strumenti di audit supportati dal computer (CAATs) sono visti come un mezzo per incrementare l efficienza e la qualità dell audit. L universo dei CAATs può essere organizzato in tre gruppi principali: Gestione audit: sovrintende le risorse impegnate e la documentazione così da aumentare l efficienza dell incarico. Analisi dei dati: analizza l informazione della società per identificare errori e frodi. Viene anche usata per automatizzare le procedure manuali di audit ed anche per incrementare la qualità dell audit. Gestione rischi: sovrintende i rischi della società e il controllo della documentazione. Benefici derivanti dall adozione delle CAATs

3 Come automatizzare i controlli e la scoperta delle frodi Dopo SERBANES-OXLEY, le società non possono più accettare che le frodi accadano, si sono quindi trovate costrette ad una posizione fortemente dinamica. Senza prendere atto delle considerazioni di compiacenza, le stime del rapporto 2004 dell Associazione che esamina le Frodi Certificate stima che la tipica organizzazione americana perde il 6% del suo fatturato annuale per frodi. Una direttiva spiega come scoprire le frodi nelle registrazioni di libro giornale tramite le tecniche del Computer Assistend Audit (CAATs): registrazioni effettuate in ore inusuali del giorno, cioè, fuori dalle ore regolari di lavoro; registrazioni fatte da utenti inusuali, nomi di utenti vaghi o senza senso, vecchi dirigenti o staff dell IT; registrazioni fatte sotto limiti stabiliti per l approvazione così da evitare revisione e ispezione

4 Avere una migliore chance di trovare frodi: Le procedure eseguite usando l analisi dei dati possono fornire una posizione più difendibile in sede di giudizio ed è la responsabilità di ognuno rischiare la reputazione della società. Le società che affrontano la tecnologia stanno apparentemente dando prova di un avvicinamento a tutti i costi per completare una revisione di qualità. Le verifiche assistite ora da software specifici, consentono al revisore un approccio piu efficiente e piu efficace. Ad esempio, le verifiche possono includere: catalogare tutte le registrazioni di libro giornale sotto un limite prefissato (es. diverse scritture di libro giornale da euro, quando il limite prefissato è euro) evidenziando un aggiramento del controllo stabilito; estrarre le vendite clienti che eccedono le vendite medie dei 12 mesi da un cliente per una specifica percentuale (es. 200%); riassumere le registrazioni di libro giornale per conto ed estrarre le sequenze di conto ripetitive e uniche usate nelle registrazioni di libro giornale; calcolare le vendite totali per cliente per i primi tre trimestri dell anno e relazionarlo all ultimo trimestre dell anno per vedere le maggiori oscillazioni dell ultimo trimestre; riassumere gli aggiustamenti ai conti dei clienti per i 12 mesi precedenti e i mesi dopo la fine dell anno (con un grafico per cliente)

5 La mancata scoperta nel bilancio di un errore significativo dovuto a frodi non significa che l attività di controllo non abbia seguito i principi di revisione. Questi, infatti, possono essere inefficaci di fronte alla collusione tra uno o più membri della direzione, dei responsabili delle attività di governance, del personale dipendente o terzi. Il revisore deve sempre pianificare e svolgere l incarico con un atteggiamento di scetticismo durante l intero processo di revisione. Deve cioè valutare in modo critico gli elementi probativi acquisiti. I gruppi di ispezione PCAOB[1] hanno ravvisato casi nei quali è parso che il revisore non abbia eseguito le procedure adeguate per la valutazione del rischio di raggiro da parte del management dei controlli (control override). Più specificatamente, in alcuni casi è parso che l auditor non avesse appropriatamente calcolato i rischi di raggiro dei controlli da parte del management rispetto alle registrazioni di libro giornale e le stime dei conti. [1] PCAOB = PUBLIC COMPANY ACCOUNTING OVERSIGHT BOARD

6 Raccolta e normalizzazione dei dati Con i dati raccolti e normalizzati, ed effettuate le dovute verifiche di validazione, i test possono essere applicati a tutte le transazioni in poche secondi piuttosto che manualmente in molte ore, e con l eliminazione di potenziali errori umani. Questo accesso automatico è una cosa indispensabile poiché la frode si presenta di solito come un ago nel pagliaio delle transazioni della società. Per esempio, le CAATs possono identificare le transazioni legittime ricorrenti così che altre transazioni ricorrenti possano essere identificate, come pure le transazioni che appaiono non ricorrenti

7 L analisi dei dati I sistemi di analisi dei dati dovrebbero essere capaci di funzionare (o essere applicati) indipendentemente dal sistema ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) della società, ed essere solo letti così che i record non possano essere corrotti. Le verifiche dovrebbero essere stabilite per identificare quegli schemi di frode identificati come quelli ad alto rischio. I programmi automatici liberano il professionista abituato alle ricerche intensive, per concentrarlo sulle anomalie ed eccezioni. Mentre le verifiche possono essere pre-programmate, il trend e l analisi della grandezza/dimensione può essere fatta ad aree più ampie per il revisore che vuole investigare oltre. I programmi specifici di analisi dei dati permettono di applicare la comprensione del business e dei dati. Il professionista della revisione aziendale è ancora al centro dell analisi, i programmi specifici provvedono ai mezzi

8 Ambito e scopo dell analisi

10 Le principali fasi di approccio all analisi Pianificazione: come ogni attività di audit anche la revisione delle scritture contabili necessita di essere esplicata in un piano preciso di lavoro Stabilire obiettivi dell analisi delle scritture contabili Determinare la sfera di analisi Determinare criteri e parametri per filtrare i dati Determinare lo strumento di analisi da utilizzare Esecuzione: Richiesta dei dati al cliente Trattamento dei dati (data capture) e input nel sistema validazione dei dati Mappatura dei conti Elaborazione e analisi dei Report Test delle transazioni Documentazione e conclusione del lavoro

11 I REPORT PER L ANALISI DELLE SCRITTURE I risultati che derivano dall analisi delle scritture di libro giornale, sulla base del programma di lavoro definito dal revisore, si traducono in report generati dal software utilizzato per l analisi, in grado di evidenziare: La completezza dei dati analizzati; La congruità fra le scritture di libro giornale e il bilancio di verifica; Specifici raggruppamenti e/o selezioni di dati derivanti dai parametri impostati dal revisore

14 Principali classi di report Report di Validazione Report relativi al profilo delle scritture Report basati su criteri definiti dall utente

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