MANUALE DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO

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1 Ragione sociale : XXX Indirizzo : XXX Tel. XXX e mail : XXX web : XXX XXX Pagina 1 di 18 Revisione del XXX

2 INDICE Indice... 2 Le politiche aziendali... 3 Le certificazioni aziendali... 5 Campo di applicazione UNI EN ISO 9001: Campo di applicazione ISO 22000: Campo di applicazione UNI EN ISO 14001: Campo di applicazione BS OHSAS 18001: I prodotti... 5 Il mercato... 5 Il sistema di autocontrollo igienico sanitario... 5 I processi... 5 La responsabilità della direzione... 6 Sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro... 7 Identificazione dei pericoli, valutazione e controllo dei rischi... 7 Obiettivi e programmi di miglioramento per la sicurezza... 8 Integrazione della salute e sicurezza nei processi aziendali e gestione operativa... 8 Gestione ed analisi di incidenti e infortuni... 9 Misurazione, analisi e miglioramento Comunicazione e consultazione La documentazione APPENDICE 1 Organigramma aziendale APPENDICE 2 Nomine dei rappresentanti APPENDICE 3 Interazioni fra i processi APPENDICE 4 Matrice di correlazione sistema di gestione integrato XXX Pagina 2 di 18 Revisione del XXX

3 LE POLITICHE AZIENDALI Lʹazienda XXX opera da circa dieci anni in Italia nel settore dei prodotti di salumeria specializzandosi nella produzione di XXX come elemento prioritario di connotazione del proprio marchio e della propria immagine. E elemento caratterizzante l azienda la forte identità dei propri prodotti che esprimono armonia di legame fra la tradizione e l innovazione. Le richieste di mercato e la volontà aziendale di garantire sicurezza dei prodotti, sicurezza dei lavoratori e sicurezza ambientale danno luogo alle seguenti politiche: - Organizzative o garantire un forte impegno della Direzione nella gestione dei processi aziendali, mantenendo un ruolo proattivo della Direzione per la promozione del miglioramento continuo negli aspetti del sistema di gestione aziendale integrato. o rendere consapevole il personale delle finalità e degli obiettivi aziendali attraverso un coinvolgimento fattivo e responsabilizzato, o rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili sia di tipo cogente che volontario, mantenendo tale impegno nel tempo. o applicazione di standard internazionali di gestione dell organizzazione; - Commerciali o rafforzare la propria immagine dimostrando la capacità aziendale di adeguarsi ed allinearsi ai nuovi standard europei, o raggiungere compiutamente la soddisfazione dei clienti in termini di prodotto, di servizio e di prezzo, - Economiche o - Produttive o o o o o o - Ambientali o o incrementare il proprio fatturato per poter realizzare e razionalizzare investimenti che consentano di migliorare le tecnologie di produzione investendo sulla progettazione e realizzazione di nuovi prodotti, attivare procedure e metodi di controllo dei processi aziendali che garantiscano prodotti realizzati nel pieno rispetto dei requisiti cogenti e con caratteristiche di elevata sicurezza igienico sanitaria, ottenere il riconoscimento di conformità ai principali standard (norme) internazionali di sicurezza alimentare, mantenere sempre aggiornato il sistema di gestione per la sicurezza alimentare adeguandolo alle necessità di aggiornamento derivanti dalla legislazione e dal mercato, realizzare nuovi prodotti per poter ampliare la gamma dei prodotti aziendali e raggiungere nuovi clienti con nuove proposte, consolidare la propria immagine sul mercato connotando la caratteristica di ʺgenuinità ʺ dei propri prodotti attraverso lʹutilizzo di materie prime selezionate e non geneticamente modificate, incrementare il rapporto fiduciario con i fornitori storici di materie prime e acquisire nuovi fornitori capaci di garantire gli elevati standard qualitativi richiesti, realizzare i propri prodotti nel rispetto dell ambiente, cercando di attuare tutti gli interventi tecnici e gestionali necessari a prevenire l inquinamento indotto dalle proprie attività, tenere sotto controllo attraverso un monitoraggio periodico le proprie prestazioni ambientali, attraverso indicatori misurabili,al fine di avere consapevolezza dei propri impatti ed individuare i margini di miglioramento, in particolare in relazione alla gestione delle acque reflue, XXX Pagina 3 di 18 Revisione del XXX

4 o ridurre progressivamente l impiego delle sostanze pericolose utilizzate nel sito, con particolare riferimento alle sostanze lesive l ozono e che contribuiscono all effetto serra; o valutare e successivamente introdurre tecnologie pulite, economicamente praticabili, in ambito energetico, idrico e con una minor produzione di scarti e rifiuti, soprattutto in caso di modifiche al processo. o formare e sensibilizzare periodicamente il personale aziendale per renderlo consapevole dell impatto sull ambiente derivante dalla propria attività e per favorire la diffusione di un atteggiamento propositivo nei confronti di esso; o comunicare oltre che ai propri dipendenti, ai fornitori, al personale di altre aziende operanti nel sito e al pubblico esterno i principi guida dell azienda, l esito dei risultati ambientali raggiunti e degli impatti ambientali aziendali, nonché le modalità attuate per limitarli od eliminarli - Etiche o realizzare le produzioni osservando i principi etici per la gestione del personale (evitando il lavoro forzato, garantendo la libertà di associazione e parità salariale per uomini e donne, evitando qualsiasi tipo di discriminazione, ecc) nonché secondo lʹadozione di una condotta eticamente corretta ed equa da parte di tutti gli Esponenti Aziendali e di tutti coloro che, a qualsiasi titolo, operano per l Azienda in ottemperanza a quanto previsto e formalizzato dal Codice Etico aziendale. - Salute e sicurezza sul lavoro o identificare, valutare e gestire gli aspetti della sicurezza e salute dei lavoratori come contenuti essenziali del proprio lavoro, mettendo a disposizione risorse umane, strumentali, ed economiche per perseguire l obiettivo di prevenire incidenti, infortuni e malattie professionali nell ottica di miglioramento continuo e prevenzione. o valutare in anticipo i nuovi processi, tecnologie, attività e servizi al fine di identificarne correttamente gli effetti sulla salute e sicurezza dei lavoratori, con particolare riguardo ai rischi derivanti dalla movimentazione manuale dei carichi e dall uso di macchine e attrezzature, operando principalmente in termini di prevenzione degli impatti e, ove non possibile, adottando misure di protezione collettiva ed in ultimo individuale. o adottare le migliori tecniche e procedure di prevenzione e controllo delle emergenze. o investire sulla formazione e sensibilizzazione di tutti i lavoratori compresi i lavoratori di aziende terze fornitrici e in appalto affinché siano consapevoli nello svolgere i loro compiti in sicurezza e nell assumere le loro responsabilità in materia di salute e sicurezza, agendo sul coinvolgimento e sulla consultazione a tutti i livelli. - Comunicative o garantire che sia all interno dell organizzazione che all esterno siano attivi processi di comunicazione che garantiscono efficacia nella realizzazione di prodotti sicuri, o perseguire un atteggiamento aperto, costruttivo e collaborativo nei confronti della comunità locale, dei clienti e fornitori, delle Autorità Pubbliche e delle altre parti interessate esterne. Lʹevoluzione continua del mercato e della legislazione di pertinenza richiederà continuamente di rivedere, aggiornare e migliorare la gestione dell organizzazione e delle produzioni: la Direzione si assume il compito di eseguire dunque, ad intervalli opportuni, un riesame del sistema per verificarne lʹadeguatezza. La Direzione.. XXX Pagina 4 di 18 Revisione del XXX

5 LE CERTIFICAZIONI AZIENDALI Campo di applicazione UNI EN ISO 9001:2008 Si applica alle seguenti attività: XXX Campo di applicazione ISO 22000:2005 Si applica alle seguenti categorie di prodotti: - XXX Campo di applicazione UNI EN ISO 14001:2004 Si applica alle seguenti attività: XXX Campo di applicazione BS OHSAS 18001:2007 Si applica alle seguenti attività: XXX I PRODOTTI Le specialità aziendali sono costituite da : - XXX IL MERCATO Il mercato di destinazione dei prodotti aziendali è esteso a tutto il territorio nazionale e si rivolge a : Grande Distribuzione Organizzata Dettaglio Specializzato La rete di vendita è costituita da personale aziendale e da professionisti esterni (agenti plurimandatari ). La distribuzione avviene attraverso società esterne specializzate nel trasporto di generi alimentari. IL SISTEMA DI AUTOCONTROLLO IGIENICO SANITARIO Un apposito piano di autocontrollo igienico sanitario realizzato secondo il metodo HACCP valuta, per ciascuna fase produttiva, i rischi igienico sanitari e riporta le attività da svolgere per accertare l idoneo stato igienico della produzione, dei locali e delle attrezzature. In tutte le fasi di lavorazione, i punti critici sono sottoposti a controllo (impianti, prodotti, processi, ecc.) al fine di verificare il corretto andamento del processo e della produzione e garantire la conformità del prodotto ai requisiti specificati. I PROCESSI L azienda ha individuato ed analizzato i processi critici ai fini della qualità e le interazioni tra gli stessi, come schematicamente rappresentato nella figura in Appendice n. 3. XXX Pagina 5 di 18 Revisione del XXX

6 Per i processi affidati, in parte o completamente, a ditte esterne (Outsourcing) l azienda ha stabilito ed applicato adeguate modalità di controllo (vedi P 07 Approvvigionamenti). I processi che maggiormente incidono sulle prestazioni del Sistema Qualità sono monitorati attraverso indicatori di performance che permettono di conoscere e confermare la capacità ad ottenere i risultati pianificati e di intervenire prontamente con azioni adeguate per il miglioramento. LA RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE La Direzione aziendale ha definito l insieme delle proprie politiche per la qualità, per l ambiente, per la salute e la sicurezza dei lavoratori nonché per la responsabilità sociale descrivendo, nel documento Le politiche aziendali anche gli impegni assunti per la realizzazione delle stesse. La Direzione assicura che: la politica aziendale sia diffusa, condivisa all interno dell azienda e comunicata all esterno (la distribuzione della documentazione prescrittiva, scambi di informazioni istituzionalizzati e verbalizzati, bacheche presenti sui luoghi di lavoro, comunicazione diretta da parte dei responsabili, riunioni periodiche di informazione), periodicamente ne sia verificata l adeguatezza apportando i necessari cambiamenti, siano individuate le responsabilità e le autorità per il personale che svolge attività che influenzano la qualità, la gestione ambientale, la salute e sicurezza dei lavoratori. Tali informazioni sono definite attraverso: un organigramma aziendale (Appendice n. 1), che definisce le linee di dipendenza gerarchica tra le diverse posizioni organizzative; mansionari nei quali sono specificate le responsabilità ed i compiti assegnati dalla Direzione al personale aziendale. Il Consiglio di Amministrazione ha designato: XXX quale ʺRappresentante della Direzioneʺ, mediante delega formale (Vedi Appendice n. 2); questi ha lʹautorità per far rispettare quanto contenuto nel presente Manuale e garantire il corretto ed efficace funzionamento del Sistema di Gestione Integrato Aziendale. XXX quale Responsabile del Sistema di gestione integrato aziendale (Qualità, Ambiente, Sicurezza Alimentare, Sicurezza dei lavoratori) mediante delega formale (Vedi Appendice N. 2). Questi ha il compito di coordinare tutte le risorse impegnate nella realizzazione e nel miglioramento del Sistema di Gestione Integrato aziendale mantenendo i contatti con gli Enti di Certificazione, verificando eventualmente in collaborazione con società esterne, le attività inerenti lʹaddestramento del personale e le verifiche ispettive interne (VII). Accanto all organizzazione delle funzioni riportata nei documenti specifici sopra menzionati, sono presenti altre figure correlate al sistema di gestione della sicurezza: il Rappresentante del lavoratori per la Sicurezza (RLS), nominato dai lavoratori, per mezzo del quale si attuano gli obiettivi di consultazione dei lavoratori in merito alle problematiche inerenti la sicurezza e la salute sul lavoro. gli addetti alla squadra emergenza e primo soccorso, designati dal Datore di lavoro e incaricati all attuazione delle misure di prevenzione incendi, lotta antincendio, evacuazione, salvataggio di pronto soccorso e in generale di emergenza. XXX Pagina 6 di 18 Revisione del XXX

7 SISTEMA DI GESTIONE DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO Una parte importante del contesto (o ambiente) in cui opera l azienda è costituito dalle parti interessate, sia interne che esterne all azienda, costituite innanzitutto dai lavoratori stessi accanto ai soggetti appaltatori, fornitori, enti e alle rappresentanze della società civile. Verso questi soggetti la Direzione si è impegnata a mantenere e migliorare la gestione della salute e sicurezza in relazione ai rischi connessi alla propria attività. In particolare, attraverso l implementazione del Sistema di Gestione Sicurezza e Salute (in seguito SGSSL) la Direzione si è posta i seguenti obiettivi: eliminare o ridurre i rischi per la sicurezza e salute dei lavoratori e delle parti interessate associati alle proprie attività svolte; garantire il rispetto degli adempimenti di legge; attuare, implementare e mantenere un SGSSL in un ottica di miglioramento continuo basato sul principio della prevenzione; impostare programmi di gestione e di miglioramento in grado di attuare la politica e raggiungere gli obiettivi di salute e sicurezza definiti, anche attraverso la consultazione e il coinvolgimento delle parti interessate; sensibilizzare e formare i lavoratori per svolgere i loro compiti in sicurezza e per assumere le loro responsabilità in materia di sicurezza; dimostrare alle parti interessate che esiste un sistema in grado di garantire il miglioramento continuo delle prestazioni, oltre gli adempimenti di legge cogenti. IDENTIFICAZIONE DEI PERICOLI, VALUTAZIONE E CONTROLLO DEI RISCHI Il processo di identificazione e valutazione dei rischi, come descritto nell apposita procedura (I 01), si scompone nelle seguenti fasi: identificazione dei fattori di pericolo esistenti e di coloro che possono essere esposti, analisi del rischio di incidenti e infortuni derivanti dai pericoli, identificazione dei rischi significativi, valutazione del livello di controllo del rischio, identificazione delle misure per eliminare o ridurre i rischi, implementazione delle misure e loro monitoraggio. La definizione e l individuazione dei criteri di valutazione dei rischi viene elaborata da RSPP tenendo conto della tipologia e delle caratteristiche dell azienda, della sua organizzazione in processi accanto ai requisiti normativi che devono essere ottemperati. Essa viene riportata sul Documento di valutazione dei rischi e nell apposita procedura (XXX). L esito del processo di identificazione e valutazione dei rischi viene documentato nel Documento di Valutazione dei rischi (DVR) e nei suoi allegati e documenti tecnici specifici. Il Documento di Valutazione dei rischi E l insieme dei documenti che risponde a quanto richiesto della legislazione vigente in materia di salute e sicurezza dei lavoratori e dove sono descritte le modalità di individuazione dei pericoli e valutazione dei rischi richiesti dalla norma. XXX Pagina 7 di 18 Revisione del XXX

8 Esso costituisce il cardine del SGSSL, in quanto riferimento per il requisito normativo relativo alla pianificazione. All interno del Documento di Valutazione dei rischi (DVR), sono definiti i criteri e le modalità per la continua identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi significativi, diretti e indiretti, legati ad attività, prodotti, servizi, attrezzature fornite sia dall azienda che da terzi. Il Datore di lavoro, insieme al Medico Competente, identifica i fattori di pericolo presenti nelle attività svolte dall azienda e provvede, sulla base di criteri definiti, alla valutazione dei rischi, formalizzandolo nel DVR. I suoi contenuti, l estensione e le modalità di aggiornamento seguono quanto previsto per legge vigente in materia. In particolare è sottoposto a revisione in caso di: modifiche ai processi tecnologici, modifiche di norme o regole tecniche, modifiche dei processi produttivi a seguito dell introduzione di nuove macchine/apparecchi, nuovi parametri o nuove modalità di conduzione degli impianti, introduzione di nuove sostanze o variazione della relativa classificazione ai sensi di legge, cambiamenti nelle disposizioni di lavoro, mutamenti organizzativi, richiesta dagli organi competenti. Inoltre gli obiettivi, gli eventuali traguardi intermedi e ogni modifica intervenuta, derivante dall attività di monitoraggio, audit, decisi in sede di riesame del SGSSL e in seguito a modifiche della legislazione vigente, implicano l eventuale necessità di aggiornare il DVR, introducendo nuove valutazioni o modificando quelle presenti. OBIETTIVI E PROGRAMMI DI MIGLIORAMENTO PER LA SICUREZZA La concretizzazione degli impegni relativi alla salute e sicurezza dei lavoratori contenuti nella politica Aziendale passa attraverso il processo di pianificazione che porta alla formulazione di uno specifico piano di miglioramento nell ambito del SGSSL. In particolare, nell ambito della Riunione di riesame la Direzione condivide con RSPP, RGQ e RLS i risultati ottenuti e le linee di miglioramento su cui definire gli obiettivi e le azioni per il periodo successivo. Da ciò nasce la proposta di Piano di miglioramento, dettagliato in obiettivi e target intermedi sul modulo XXX, ove possibile misurabili, a cui sono correlati figure/strutture coinvolte nella realizzazione, compiti e responsabilità, tempi di realizzazione. Tale proposta viene redatta da RGQ, accanto ad una indicazione delle risorse economiche necessarie, nell ambito del piano di investimenti o piano delle attività ordinarie per la sicurezza. La Direzione approva il Piano e mette a disposizione le necessarie risorse per la sua realizzazione. E compito di RGQ coordinare le attività di realizzazione del Piano di miglioramento e di verifica dell effettivo ed efficace raggiungimento degli obiettivi INTEGRAZIONE DELLA SALUTE E SICUREZZA NEI PROCESSI AZIENDALI E GESTIONE OPERATIVA La gestione delle operazioni e delle attività aziendali correlate ai rischi individuati come significativi è garantita: dall attuazione delle procedure di controllo operativo e sorveglianza; dall attività di manutenzione ordinaria e preventiva; XXX Pagina 8 di 18 Revisione del XXX

9 dalla conduzione di audit periodici sulle modalità di gestione applicate ; dall effettuazione di periodici Riesami della Direzione. Le operazioni e le attività di sorveglianza associate ai rischi significativi sono identificati dal RGQ nel Piano di sorveglianza (XXX). Le attività di sorveglianza comprendono la raccolta e le registrazioni di dati, informazioni, parametri ed indicatori che riguardano le operazioni e le attività con rischio significativo e che possono influenzare le prestazioni inerenti la gestione della sicurezza e la conformità agli obiettivi e agli impegni sanciti nella Politica. Verifica della conformità legislativa Le attività di verifica della conformità legislativa sono svolte sulla base dell elenco delle prescrizioni legali aggiornate e considerano le scadenze delle verifiche periodiche e ogni altro adempimento di legge legato a una determinata frequenza. Gli adempimenti di legge non aventi una determinata scadenza o frequenza, sono verificati nella loro attuazione ed efficacia con continuità mediante l azione di sorveglianza svolta dai Preposti e da specifiche ispezioni svolte da RGQ e dall Ufficio Qualità. Gestione Emergenze L azienda ha individuato i possibili rischi e le possibili situazioni di emergenza connesse con le proprie attività, allo scopo di prevenire e mitigare gli effetti di eventi accidentali conseguenti a condizioni operative anomale che possano causare incidenti, infortuni o impatti sull ambiente. L organizzazione e le modalità di gestione delle emergenze comprese incendio e primo soccorso sono riportate nel Piano di Emergenza Interno e in documenti di sistema, come richiamato nella procedura XXX Gestione Emergenze. La periodica simulazione delle emergenze (compresa la prova di evacuazione) rappresenta lo strumento attraverso cui l azienda intende garantire nel tempo la propria preparazione nei confronti di situazioni di rischio ed eventuali incidenti. Le attività identificate per la gestione delle emergenze sono soggette a revisione in caso si verifichino incidenti o situazioni d emergenza. GESTIONE ED ANALISI DI INCIDENTI E INFORTUNI L azienda ha elaborato procedure per tenere sotto controllo il fenomeno infortunistico e, nell ottica dell implementazione del sistema prevenzione, si dota di procedure per l osservazione di tutti i fenomeni che possono provocare infortuni e danni alla salute (comportamenti e situazioni pericolosi, incidenti, mancato infortunio e mancato incidente). Di fronte ad ogni infortunio, ad un incidente o ad una situazione che aveva la potenzialità di generarlo viene avviata una indagine la cui ampiezza e approfondimento dipende dalle gravità delle perdite effettive e potenziali. Essa viene condotta a diversi livelli dell organizzazione secondo la procedura aziendale definita. Generalmente l indagine si svolge nelle seguenti fasi: risposta iniziale, raccolta di informazioni ed evidenze, valutazione ed analisi delle informazioni raccolte, XXX Pagina 9 di 18 Revisione del XXX

10 sviluppo di azioni correttive e preventive, riesame delle valutazioni, valutazione ed implementazione delle azioni, riesame dell efficacia delle azioni. Tutte le azioni correttive e preventive che nascono da un incidente o un infortunio sono riesaminate alla luce del processo di valutazione dei rischi prima della loro implementazione. Qualora la valutazione del livello del rischio specifico associati al processo oggetto dell infortunio o dell incidente dia esito positivo (ovvero si riduce il livello di rischio residuo) si procede con l azione, altrimenti è necessario procedere di nuovo con l analisi delle cause e con la pianificazione di una nuova azione correttiva. MISURAZIONE, ANALISI E MIGLIORAMENTO Al fine di verificare la corretta applicazione ed il rispetto delle prescrizioni del sistema e delle norme di riferimento cogenti e volontarie, monitorare e/o misurare le prestazioni dei processi aziendali, individuarne i margini di miglioramento, l azienda ha definito ed attua una serie di attività di monitoraggio, misura ed analisi dei dati. Il monitoraggio delle prestazioni è attuato principalmente attraverso verifiche del raggiungimento degli obiettivi relativi all adozione delle misure di prevenzione e protezione e i progressi nell attuazione di tali attività, che si realizzano attraverso: ispezioni periodiche sui luoghi di lavoro, su attrezzature e impianti, sulle modalità di lavoro; valutazioni preventive messe in atto per nuovi impianti, attrezzature, materiali, sostanze chimiche, tecnologie, processi, procedure e metodi di lavoro; misure e prelievo di campioni per valutare il mantenimento di condizioni di sicurezza; analisi della registrazioni dei documenti inerenti la sicurezza; analisi e valutazione delle forme di consultazione e coinvolgimento dei lavoratori; raccolta dati relativi agli incidenti, agli infortuni e alle malattie professionali, con l analisi delle cause immediate e soggiacenti, nonché delle tendenze e delle caratteristiche comuni (vedi procedura XXX); analisi dei trend degli indicatori di prestazione. Sono attuate, secondo un programma stabilito, verifiche ispettive interne/esterne; le verifiche sono condotte da personale indipendente e qualificato, svolte secondo le modalità operative specificate nella procedura XXX Verifiche ispettive. I processi più critici del sistema per la sicurezza sono monitorati e ove possibile misurati al fine di accertarne le prestazioni; le modalità di monitoraggio/misurazione variano in funzione della tipologia di processo. Sono identificate e pianificate le attività di sorveglianza e controllo sulle attività e impianti correlati alla gestione della salute e sicurezza, comprese le attività inerenti appaltatori e fornitori, e definite specifiche istruzioni operative al fine di ridurre il rischio e mantenere sottocontrollo le attività più significative. Sono definiti in una apposita procedura (XXX Azioni di miglioramento) le modalità di gestione e documentazione delle non conformità; in tale procedura sono stabiliti i criteri e le responsabilità e le modalità di gestione delle azioni correttive e preventive. Sono definiti in una apposita procedura (XXX) le modalità di gestione e registrazione degli infortuni, incidenti, mancati infortuni e situazioni pericolose. Le analisi dei dati da attuarsi nell ambito del sistema per la sicurezza sono formalmente fissate in termini di modalità, responsabilità e frequenza di attuazione. XXX Pagina 10 di 18 Revisione del XXX

11 COMUNICAZIONE E CONSULTAZIONE COMUNICAZIONI INTERNE Le comunicazioni interne possono essere effettuate dal vertice verso i lavoratori (UP TO DOWN) o viceversa (BOTTOM UP). Le comunicazioni UP TO DOWN avvengono mediante: le riunioni di Direzione, incontri informativi e assemblee, le comunicazioni dirette con il personale, la figura del Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), l apposizione delle informazioni che si devono comunicare sulle bacheche aziendali presenti in stabilimento, l affissione di segnaletica sui luoghi e nelle aree di lavoro. L informazione specifica ai lavoratori in materia di sicurezza è organizzata e gestita dall Ufficio Qualità e dal Responsabile SGQ. Presso l Ufficio Personale viene mantenuta la registrazione del personale che ha ricevuto le informazioni e copia dei documenti informativi distribuiti o prodotti. Le comunicazioni BOTTOM UP possono avvenire mediante comunicazione diretta dal personale verso il preposto e attraverso il Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) che, se necessario, provvede a riferire il tutto alla figura con mansioni di responsabilità competente per l aspetto oggetto di comunicazione. Inoltre, periodicamente vengono indette riunioni a cui partecipano i responsabili di funzione e i responsabili di processo. Se ritenuto necessario la partecipazione a queste riunioni può essere estesa ad altri livelli aziendali. Maggiori dettagli riguardo le comunicazioni tra il personale aziendale sono riportati nella procedura di Riesame da parte della Direzione (XXX). COMUNICAZIONI CON L ESTERNO Le comunicazioni provenienti dalle autorità pubbliche (es: ARPA, ASL, Provincia, Comune, ecc.), da clienti e fornitori, da privati ed altre parti interessate possono giungere in azienda per iscritto e verbalmente. Tutte le comunicazioni scritte provenienti dall esterno vengono smistate ai referenti interni. Le azioni intraprese, eventualmente sottoposte all approvazione della Direzione vengono registrate ed archiviate unitamente alle eventuali evidenze (lettere o fax). Tali azioni, qualora diano luogo allʹapertura di una non conformità, ed eventualmente di una azione correttiva, vengono gestite come previsto dalla procedura relativa. Le richieste di informazioni scritte da parte di Enti pubblici, Associazioni o altre parti interessate vengono valutate da RGQ che coinvolge la Direzione. L informazione verso le parti interessate esterne (clienti, fornitori, visitatori, autorità, altri soggetti) sugli eventuali rischi collegati al loro accesso allo stabilimento viene gestita dall Ufficio Qualità attraverso diverse procedure ed utilizzando strumenti facilmente comprensibili e di immediata individuazione come: distribuzione di note informative, immagini fotografiche, segnaletica verticale ed orizzontale, disegni, note scritte ed affisse in punti strategici. A partire dagli obblighi di legge, l azienda gestisce con specifiche procedure i rapporti con fornitori, manutentori esterni, committenti di attività esterne all azienda per ridurre al minimo i rischi collegati alle interferenze tra lavorazioni. In tal senso si rimanda alle procedure relative al contratto d appalto o contratto d opera. XXX Pagina 11 di 18 Revisione del XXX

12 Nella procedura XXX è stata redatta una tabella di sintesi che prende in considerazione i principali flussi di comunicazione interna ed esterna. Le comunicazioni, sia interne che esterne, ritenute rilevanti per la Sicurezza sono oggetto di discussione durante i periodici riesami del SGSSL. In sede di riesame annuale, il programma delle attività di informazione e formazione costituisce uno dei punti all ordine del giorno. In tale sede si attua la consultazione dei Rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza. MODALITÀ DI CONSULTAZIONE E PARTECIPAZIONE DEI LAVORATORI Le modalità di consultazione dei lavoratori avvengono principalmente attraverso il Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), ma anche per dialogo diretto con i lavoratori che effettuano segnalazioni, osservazioni e proposte rivolte al Datore di lavoro e attraverso l organizzazione di momenti formativi e informativi e la gestione di gruppi di lavoro. Il RSL viene consultato preventivamente sulla valutazione dei rischi, l individuazione, la programmazione, la realizzazione e la verifica della prevenzione, compresa la scelta dei dispositivi di protezione individuale; sulla designazione degli addetti al Servizio di Prevenzione e Protezione, all attività di prevenzione incendi, pronto soccorso, antincendio ed evacuazione; in merito all organizzazione ed ai programmi di formazione dei lavoratori; in occasione di visite, verifiche effettuate dalle autorità competenti o da organismi di controllo. I rapporti col RLS sono tenuti dal RGQ tramite comunicazioni o la convocazione di riunioni. Tali riunioni hanno carattere periodico, così come prescritto dalla normativa vigente, e possono anche essere indette su richiesta di una delle parti interessate. RLS riceve, su richiesta del medesimo, la documentazione comunque a sua disposizione inerente la valutazione dei rischi e le misure di prevenzione relative, inerente le sostanze e preparati pericolosi, le macchine e impianti, organizzazione luoghi e ambienti di lavoro, infortuni e malattie professionali. LA DOCUMENTAZIONE Le procedure documentate (prescrittive) sono indicate sul documento XXX Documenti in vigore. XXX Pagina 12 di 18 Revisione del XXX

13 APPENDICE 1 Organigramma aziendale XXX XXX Pagina 13 di 18 Revisione del XXX

14 APPENDICE 2 NOMINE DEI RAPPRESENTANTI Il Consiglio di Amministrazione di XXX, coerentemente con quanto indicato nella Dichiarazione di Politica Aziendale, ha deciso di istituire al proprio interno un Sistema di gestione Integrato Qualità, Ambiente, Sicurezza Alimentare, Sicurezza dei Lavoratori al fine di assicurare ai Clienti che i prodotti e servizi forniti siano conformi ai requisiti specificati e che l organizzazioni operi rispettando le norme cogenti e volontarie sottoscritte applicabili in materia. In questʹottica lʹassemblea dei soci delibera quanto segue : - delega il Sig. XXX quale Rappresentante della Direzione a cui riferisce sull andamento del Sistema di Gestione Integrato - delega il Sig. XXX quale Responsabile del Sistema di gestione Integrato Qualità, Ambiente, Sicurezza Alimentare, Sicurezza dei lavoratori a preparare, implementare, gestire e verificare il sistema di gestione in conformità alle norme ed agli standard di riferimento. XXX Per accettazione XXX XXX XXX Pagina 14 di 18 Revisione del XXX

15 APPENDICE 3 INTERAZIONI FRA I PROCESSI Direzione aziendale Definizione delle politiche aziendali Processi direzionali Gestione delle risorse Riesame della Direzione Verifiche ispettive Gestione NC, AC e AP Analisi dei dati Processi di supporto Processi di supporto Gestione dei documenti e dei dati Processi direzionali Comunicazioni interne Processi realizzativi Approvvigionamenti Produzione, conservazione, progettazione e sviluppo di nuovi prodotti Vendita e Commercializzazione CLIENTE Prevenzione igienico sanitaria (non gestita attraverso SQ) Manutenzione impianti Taratura strumenti XXX Pagina 15 di 18 Revisione del XXX

16 APPENDICE 4 MATRICE DI CORRELAZIONE SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO 9001: : :2007 Documentazione sistema integrato 4 Sistema Qualità 4 4 Manuale del SGI 4.1 Requisiti generali Manuale del SGI 4.2 Requisiti relativi alla documentazione Generalità Manuale del SQ Tenuta sotto controllo dei documenti Tenuta sotto controllo delle registrazioni Manuale del SGI XXX Gestione documenti prescrittivi e di registrazione Manuale del SGI XXX Gestione documenti prescrittivi e di registrazione Manuale del SGI XXX Gestione documenti prescrittivi e di registrazione Manuale del SGI XXX Gestione documenti prescrittivi e di registrazione Manuale del SGI XXX Gestione documenti prescrittivi e di registrazione 5 Responsabilità della Direzione Generale Manuale del SGI 5.1 Impegno della Direzione Generale 4.2, Manuale del SGI 5.2 Attenzione focalizzata al cliente 4.3.1, 4.3.2, , 4.3.2, 4.6 Manuale del SGI 5.3 Politica per la qualità Manuale del SGI 5.4 Pianificazione Manuale del SGI Obiettivi per la qualità Manuale del SGI Pianificazione del Sistema Qualità Manuale del SGI 5.5 Responsabilità, autorità e comunicazione Manuale del SGI, mansionario aziendale XXX Responsabilità ed autorità Manuale del SGI, mansionario aziendale XXX Rappresentante della Direzione Generale Manuale del SGI, mansionario aziendale XXX Comunicazione interna Manuale del SGI XXX Comunicazioni 5.6 Riesame da parte della Direzione Generale XXX Riesami Generalità XXX Riesami Elementi in ingresso per il riesame XXX Riesami Elementi in uscita dal riesame XXX Riesami 6 Gestione delle risorse Manuale del SGI 6.1 Messa a disposizione delle risorse Manuale del SGI 6.2 Risorse umane Manuale del SGI XXX Risorse Umane Generalità Manuale del SGI XXX Risorse Umane Competenza, consapevolezza e addestramento 6.3 Infrastrutture Ambiente di lavoro Manuale del SGI XXX Risorse Umane 7 Realizzazione del prodotto Manuale del SGI 7.1 Pianificazione della realizzazione del prodotto 7.2 Processi relativi al cliente XXX Identificazione e Valutazione dei rischi XXX Pagina 16 di 18 Revisione del XXX

17 9001: : :2007 Documentazione sistema integrato Determinazione dei requisiti relativi al prodotto 4.3.1, 4.3.2, , 4.3.2, XXX Identificazione e Valutazione dei rischi Riesame dei requisiti relativi al prodotto 4.3.1, , XXX Identificazione e Valutazione dei rischi Comunicazione con il Cliente Manuale del SGI XXX Comunicazioni 7.3 Progettazione e sviluppo Manuale del SGI Pianificazione della progettazione e dello sviluppo Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo Elementi in uscita della progettazione e dallo sviluppo Manuale del SGI Manuale del SGI Manuale del SGI Riesame della progettazione e dello sviluppo Manuale del SGI Verifica della progettazione e dello sviluppo Manuale del SGI Validazione della progettazione e dello sviluppo Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo 7.4 Approvvigionamento Processo di Approvvigionamento Informazioni per l approvvigionamento Verifica dei prodotti approvvigionati Produzioni ed erogazione di servizi Tenuta sotto controllo delle attività di produzione e di erogazione di servizi Manuale del SGI Manuale del SGI Manuale del SGI XXX Approvvigionamenti XXX Gestione contratti d appalto Manuale del SGI XXX Approvvigionamenti XXX Gestione contratti d appalto Manuale del SGI XXX Approvvigionamenti XXX Gestione contratti d appalto Manuale del SGI XXX Approvvigionamenti XXX Gestione contratti d appalto Manuale del SGI XXX Approvvigionamenti XXX Gestione contratti d appalto Manuale del SGI XXX Approvvigionamenti XXX Gestione contratti d appalto Validazione dei processi di produzione e di erogazione di servizi Manuale di autocontrollo Identificazione e rintracciabilità Proprietà del Cliente Conservazione dei prodotti Manuale di autocontrollo 7.6 Tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e di misurazioni XXX Macchine e strumenti 8 Misurazioni, analisi e miglioramento Manuale del SGI 8.1 Generalità Manuale del SGI 8.2 Monitoraggi e misurazioni Manuale del SGI Soddisfazione del cliente Manuale del SGI Verifiche ispettive interne P 03 verifiche ispettive Monitoraggio e misurazione dei processi 4.5.1, , Manuale di autocontrollo Manuale SGI Monitoraggio e misurazione dei prodotti 4.5.1, , Manuale di autocontrollo Manuale SGI 8.3 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi 4.4.7, , P 05 Azioni di miglioramento XXX Gestione incidenti e infortuni 8.4 Analisi dei dati Manuale del SGI XXX Riesami XXX Pagina 17 di 18 Revisione del XXX

18 8.5 Miglioramento 9001: : :2007 Documentazione sistema integrato Miglioramento continuo 4.2, 4.3.3, , 4.3.3, Azioni correttive Manuale del SGI XXX Azioni di miglioramento Manuale del SGI XXX Azioni di miglioramento XXX Riesami XXX Azioni di miglioramento XXX Gestione incidenti e infortuni Azioni preventive XXX Azioni di miglioramento XXX Pagina 18 di 18 Revisione del XXX

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