Alfresco. gestione documentale. solutions for your business. Enterprise ECM

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1 Alfresco Enterprise ECM gestione documentale - info@proteo.re.it

2 esigenze oggi si registra una crescita senza precedenti dei contenuti digitali: che si tratti di semplici documenti generici, di documenti aziendali strategici, moduli cartacei digitalizzati, fotografe, fle audio o video, tutti questi contenuti devono essere gestiti e controllati. Le aziende sono alla ricerca di soluzioni di gestione documentale scalabili e in grado di supportare sia i volumi di contenuti che il numero di utenti che vi accedono. sfide le soluzioni documentali legacy di tipo proprietario richiedono investimenti hardware signifcativi, oltre agli alti costi delle licenze software; le soluzioni dipartimentali possono essere più economiche, ma non sono scalabili. Per rendere il quadro ancora peggiore, le aziende hanno bisogno di soluzioni che possano essere utilizzate in ambienti server virtualizzati. soluzione Alfresco architettura di Alfresco Alfresco è il risultato dell'utilizzo dei più recenti componenti dell'infrastruttura open source, quali: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces e si basa sulla programmazione orientata agli aspetti. La tecnologia allo stato dell'arte integrata in Alfresco consente di offrire un sistema supportato che risulta 5 volte più veloce e 10 volte più conveniente delle soluzioni tradizionali. 100% Open Source Alfresco offre un sistema leader di gestione documentale completamente open source per acquisire, cercare e condividere documenti in modo semplice, con servizi di repository e gestione del ciclo di vita completi, su un archivio unificato e affidabile. Alfresco è una moderna piattaforma di gestione contenuti progettata per gli ambienti virtualizzati di oggi. Alfresco è stata installata in oltre organizzazioni in 55 paesi, con implementazioni mission critical di oltre 100 milioni di documenti e decine di migliaia di utenti aziendali. Le opzioni di implementazione sono molteplici e possono essere estese secondo le esigenze di crescita dell azienda. I clienti di Alfresco possono ottenere una soluzione scalabile orizzontalmente e verticalmente per rispondere alle proprie esigenze. chi è Alfresco Alfresco è stata fondata nel 2005 da John Newton, cofondatore di Documentum, e da John Powell, già Direttore operativo di Business Objects. Alfresco rappresenta la più importante alternativa open source per la gestione, di livello Enterprise, del contenuto aziendale (ECM, Enterprise Content Management). Unisce l'innovazione dell'open source alla stabilità di una vera piattaforma aziendale. Il modello open source consente ad Alfresco di utilizzare le migliori tecnologie ed i contributi dalla comunità open source per produrre software di qualità superiore più rapidamente e a costo molto più limitato. Alfresco continua a dimostrare innovazione superiore nelle proprie idee per la gestione del contenuto aziendale rispetto ai concorrenti IBM, EMC, Oracle, e Open Text. Kyle McNabb, Analista principale, Forrester - info@proteo.re.it

3 gestione documentale tradizionale La gestione documentale tradizionale nasce da complessi archivi di documenti a cui accede personale specializzato; storicamente questi archivi si sono evoluti come applicazioni software aziendali di grandi dimensioni e complessità. In questo modo i sistemi di gestione dei documenti sono diventati: complessi e difficili da utilizzare; molto costosi; con un tasso di utilizzo molto basso. La scelta fra un sistema documentale complesso e affidabile ed un sistema intuitivo ma che manca di caratteristiche fondamentali ha determinato un ulteriore riduzione del tasso di utilizzo; i sistemi che sono noti agli utenti e che essi sfruttano sono: Unità condivise per l'archiviazione (file system). per la collaborazione. Google per la ricerca. Yahoo per la categorizzazione. Strutture di cartelle e contenuto per i progetti. gestione documentale Alfresco Alfresco offre una gestione documentale con interfacce conosciute per ottenere rapidamente il consenso degli utenti e quindi: Un aumento significativo dell utilizzo. Una forte riduzione del TCO. La riduzione dei rischi. Un implementazione rapida. Il tutto basato su un archivio che offre servizi trasparenti ed integrati per un ECM completo: File system virtuale, che sostituisce le unità condivise ed offre la stessa interfaccia secondo gli standard CIFS. Regole like, per automatizzare i work flow semplici ed offrire viste integrate. Ricerche Google like direttamente dal browser. Esplorazione Yahoo like, con estrazione e classificazione automatica dei metadati da tutte le interfacce. Smart Collaboration Spaces. Gestione del ciclo di vita documentale. Servizi di conversione dei documenti. Check-In/Out con controllo versione e revisione. Gestione risorse su Dashboard. Gestione utenti e single sign-on. - info@proteo.re.it

4 buone ragioni per scegliere Alfresco ❶ Tecnologia Open Source: l'open Source sotto licenza GPL (General Public Licence) garantisce l'utilizzo gratuito del software e sposta i costi solo ed unicamente al progetto: ciò significa nessun costo di licenza, nessun "gettone all'ingresso", significa la possibilità di adottare la migliore tecnologia senza dipendere da pesanti investimenti iniziali e costosi canoni di manutenzione; Alfresco offre finalmente la possibilità di provare materialmente la soluzione per verificare sul campo se le proprie esigenze di archiviazione e gestione documentale sono risolvibili con la tecnologia scelta. ❷ Investire solo sui risultati, trasferendo l'impegno economico dalle tradizionali licenze commerciali unicamente sul custom project, implementando Alfresco sulla base delle proprie reali esigenze, con il risultato di dare al vostro investimento un immediato ritorno ed un valore aggiunto tangibile fin da subito: questa è la chiave di volta in un mercato dove gli investimenti sono sempre più faticosi e dove il "time to goal" deve drasticamente ridursi in termini di tempi e costi. ❸ Scalabilità trasparente ai massimi livelli: quasi sempre la criticità nella scelta di una tecnologia informatica deriva dal fatto che una scelta "commerciale" sbagliata ci costa nell'immediato e nel futuro, vincolando la sua scalabilità a costi ricorrenti. Alfresco ha un elevatissimo livello di scalabilità trasparente: oggi lo installo e lo provo ad un costo quasi nullo, domani capisco che è la soluzione più completa allo stato dell'arte, dopodomani diventa la core solution per la gestione documentale della mia azienda, senza aver speso un euro di licenza. ❹ Impatto zero sugli utenti: nessun sistema garantisce un livello così elevato di trasparenza e "discrezione delle modalità di accesso e di utilizzo: per l'amministratore di sistema, dal browser web con il folder-browsing al client FTP, per l'utente operativo con l'accesso via File System, usando le normali cartelle a cui tutti sono abituati, per ottenere l'invidiabile risultato del "c'è ma non si vede!". Questo protegge dal fastidioso fenomeno degli utenti scontenti del cambio di metodologia lavorativa, fattore che può rendere un insuccesso progetti potenzialmente validissimi; in più, i parametri di sicurezza e controllo di Alfresco consentono di rendere ristrettissimi e guidati gli interventi degli utenti, tracciando per ognuno una strada chiara, sicura e produttiva. ❺ La miglior soluzione allo stato dell'arte tecnologico: Alfresco è il risultato dell'utilizzo dei più recenti componenti dell'infrastruttura open source, quali Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, ed è oggi la migliore alternativa Open Source per l'enterprise Content Management. ❻ La Community, il miglior team di sviluppo: disporre di una Community costituita da qualche milione di sviluppatori che eseguono quotidianamente test, prove, implementazioni, correzioni, miglioramenti ed esperimenti sulla soluzione adottata è di gran lunga la miglior garanzia di attualità, longevità ed efficienza delle proprie scelte tecnologiche; poter accedere liberamente ad una fonte inesauribile di strumenti che qualcun'altro ha già testato e verificato per voi, in poche parole potersi godere i risultati di scelte libere. ❼ Autonomia in breve tempo: conoscenza dei flussi aziendali e delle esigenze, soluzioni facili ed intuitive, poche giornate di lavoro, questi sono i pochi ingredienti per un grande risultato! Quale? Il completo controllo autonomo delle informazioni e dei documenti aziendali! Dal piccolo progetto di archiviazione alla gestione del work flow di processo. ❽ ECM e BPM: ECM - Enterprise Content Management, gestione dei documenti e dei contenuti per la preservazione, il controllo e l'ottimizzazione delle informazioni aziendali. BPM - Business Process Management, gestione dei processi di business per il controllo e l'ottimizzazione del work flow dei flussi aziendali. Alfresco è entrambe le cose in un unico straordinario strumento in cui non importa se l'elemento di centralità è il documento o il flusso, non importa da dove parte la gestione, conta solo l'irripetibile rapporto tra risultato e investimento. ❾ Il supporto di PROTEO: la ciliegina su una torta quasi perfetta, la competenza e la professionalità che vi permetteranno di sfruttare al 100% le opportunità e le potenzialità di Alfresco, perchè le altre 8 ragioni diventino le vostre ragioni di soddisfazione! Proteo può offrirvi l'affiancamento per la migliore configurazione e parametrizzazione della vostra gestione documentale, l'education ed il trasferimento di know how per gestire autonomamente il sistema, la consulenza per l'ottimizzazione dei processi di business fino ad arrivare al supporto nell'ordinaria gestione degli strumenti; un partner affidabile con il quale condividere non solo informatica ma progetti vincenti. - info@proteo.re.it

5 esperienza utente moderna e social Alfresco offre uno straordinario equilibrio tra la facilità d uso e la gamma di funzionalità, nonché l estensibilità. L interfaccia Web di Alfresco Share è intuitiva, rapida e supporta una gamma eccezionalmente ampia di browser (IE, Firefox, Safari, Chrome). Le nuove funzioni HTML5, come l upload di fle e cartelle nel browser direttamente tramite drag-and-drop, rendono inoltre più facile che mai l interazione con Alfresco. Funzioni HTML5 e interazioni rapide. Modifca in-context dei principali metadati. Integrazione avanzata con Microsoft Offce. Integrazione con Google Docs. Funzioni social integrate. Esperienza mobile potenziata. i vantaggi di Alfresco includono: Riduzione dell esigenza di strumenti di social publishing aggiuntivi. Potente flusso di lavoro integrato con gli strumenti di social publishing. Estensibilità per aggiungere facilmente nuovi canali di pubblicazione secondo le esigenze. contenuti cloud connected oggi le aziende devono adottare un nuovo approccio alla gestione dei contenuti: un approccio equilibrato che sia al contempo incentrato sull utente, mobile, predisposto al cloud ed in grado di fornire valore aggiunto all organizzazione. In Alfresco definiamo questo approccio contenuti cloud connected : Nuovi dispositivi mobile. Nuove interazioni di tipo social. Nuove app di produttività. Nuovi canali di pubblicazione. Nuovi use case nel cloud. pubblicazione sui social media Alfresco offre collegamenti diretti a più siti social media, consentendo agli utenti autorizzati di pubblicarvi contenuti direttamente da Alfresco. I siti social supportati includono: YouTube per la pubblicazione di contenuti. Facebook per gli aggiornamenti di stato. Twitter per gli aggiornamenti di stato. LinkedIn per gli update di status. Flickr per la pubblicazione dei contenuti. Slideshare per la pubblicazione di contenuti. alfresco Mobile Alfresco Mobile, realizzato in collaborazione con il Platinum Partner Zia Consulting, consente agli utenti di accedere al server centrale di gestione dei documenti o ad Alfresco nel cloud; con questo tipo di approccio l azienda può ottenere: un incentivo all adozione della gestione documenti da parte degli utenti, perché l accesso mobile ai contenuti aziendali ne favorisce la fruibilità; sicurezza e controllo dell accesso perché il server applica criteri a livello aziendale, consentendo agli utenti di accedere solo ai contenuti per cui dispongono di un autorizzazione; controllo delle versioni perché il server di gestione documenti Alfresco agisce come punto di origine per i documenti aziendali, consentendo il controllo completo delle versioni ed evitando la presenza di documenti duplicati o non aggiornati; nessun costo aggiuntivo essendo una mobile app offerta in download gratuito per ipad e iphone; una base di sviluppo personalizzato perché Alfresco ha rilasciato la mobile apps come progetto open source che i clienti o i partner possono utilizzare per procedere allo sviluppo di apps personalizzate - info@proteo.re.it

6 SOLUZIONI proteo solutions for your business PROTEO nasce nel 1984, sotto il "segno" dei Sistemi IBM, durante il grande boom informatico degli anni '80 e, grazie alla metabolizzazione, fin dai primi passi, dei concetti di Information Technology al servizio delle Imprese, ha iniziato a progettare e realizzare sistemi informativi proprietari, estremamente duttili e flessibili, basati su tecnologie parametriche, ed in grado di aderire, supportare e mantenere vari modelli organizzativi grazie alla forte personalizzabilità. Seguendo la naturale evoluzione del panorama tecnologico e produttivo italiano, nel corso degli anni, consolidando il proprio core- business nella produzione di Sistemi Gestionali su piattaforma IBM, Proteo ha maturato esperienza anche in altri ambiti informatici, sia nello sviluppo che nella consulenza, acquisendo nuovi strumenti, realizzando nuove soluzioni ed utilizzando nuovi sistemi, dai primi PC alle soluzioni Web-based, potendo offrire prodotti e servizi realmente multipiattaforma e costantemente all'avanguardia. Oggi, come allora, la missione di Proteo è la soddisfazione del Cliente, da raggiungere attraverso l'offerta di soluzioni tecnologiche aperte, dinamiche, complete e multipiattaforma, di competenza e serietà nello sviluppo e nella consulenza, non solo informatica, volta a migliorare la gestione dei flussi aziendali, ed infine con l'offerta di una équipe di sistemisti in grado di accompagnare qualunque Cliente nella sua crescita tecnologica. le principali COMPETENZE APPLICATIVE SISTEMI ERP & GESTIONALI CONTROLLO DI GESTIONE & B.I. SUPPLY CHAIN & RESOURCE PLANNING LOGISTICA DI MAGAZZINO GESTIONE DOCUMENTALE CRM & SALES FORCES AUTOMATION WEB APPLICATIONS ESPERIENZE CONDIVISE Se un fornitore software realmente esperto del vostro settore è già un ipoteca sul successo delle implementazioni, una soluzione veramente verticale pensata per le vostre specifiche esigenze è la garanzia assoluta di potervi dedicare serenamente al business supportati da un infrastruttura informatica vincente. Scegliete un Partner non solo un brand CONOSCERE PER MIGLIORARE Da sempre il nostro core business è la realizzazione e l implementazione di soluzioni tecnologiche a stretto contatto con il personale dei nostri clienti per creare una sinergia di sicura efficacia; la crescente specializzazione dei reparti aziendali richiede la fondamentale specializzazione delle soluzioni informatiche come naturale completamento e perfezionamento delle quotidiane attività di gestione del business. Per questo la completezza e la specificità delle nostre competenze applicative fanno di noi un partner ideale per un supporto strategico a 360 gradi. le principali COMPETENZE VERTICALI MANUFACTURING BIO/ELETTROMEDICALE SALUMIFICI DOLCIARIO FOOD PLASTICA & GOMMA COSMESI DISTRIBUTION UNA SOLUZIONE PER OGNI ESIGENZA Il panorama delle nostre soluzioni è in grado di coprire efficacemente tutte le aree di gestione della vostra azienda, sia dal punto di vista transazionale, con le fondamentali funzionalità gestionali, sia attraverso una forte focalizzazione sui singoli critical business processes. Non vi resta che scoprire la soluzione che fa per voi. ERP GESTIONALI VERTICALI CATALOGHI RICAMBI INTERATTIVI GESTIONE DOCUMENTALE CONTABILITÁ & FINANZA ANALISI DEI DATI OPEN SOURCE MOBILE - info@proteo.re.it

7 c o n t a c t s PROTEO S.r.l. Via A. Piccard, 16/G Reggio Emilia tel fax info@proteo.re.it - info@proteo.re.it