Unione dei Comuni Valli del Reno, Lavino e Samoggia. Piano Organizzativo 2016

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1 Unione dei Comuni Valli del Reno, Lavino e Samoggia Piano Organizzativo 2016 Giunta dell'unione 21 Dicembre

2 1. PREMESSA L Unione dei Comuni del Reno, Lavino e Samoggia sta realizzando un importante processo di integrazione dei servizi secondo quanto previsto dalla L.R. 21/2012. Allo stato attuale è in corso l'attivazione dal 1 gennaio 2015, dei seguenti servizi: Informatica; Personale Servizi sociali; Protezione civile; Stazione Unica Appaltante, ai sensi delle più recenti normative in tema di spending review. I Comuni e l'unione hanno approvato tutte le Convenzioni associative e le stesse sono state sottoscritte dai Sindaci. L'avvio dell'organizzazione dell'unione per l'anno 2015 tiene conto sia dei nuovi conferimenti dei Comuni sia delle funzioni amministrative delegate da Stato e Regione Emilia Romagna in un processo riorganizzativo che tende a valorizzare i Comuni. Le competenze riferibili ai territori montani sono le seguenti: Agricoltura, Vincolo idrogeologico, Forestazione, Difesa suolo, Programmazione fondi montagna, Sviluppo aree montane Gestione raccolta Funghi, Progettazione In tale prospettiva l'organizzazione dell'unione si interseca in maniera complementare a quella dei Comuni tendendo a aumentare la capacità di erogazione dei servizi dei medesimi ed a determinare economie di scala dal punto di vista finanziario. Il piano riorganizzativo modifica gli assetti preesistenti sui Comuni individuando diversi centri di responsabilità collegati direttamente alla complessità della nuova struttura nel rispetto dei parametri della finanza pubblica in quanto non si prevedono nuove assunzioni e tutti i servizi in Unione saranno gestiti con personale già in organico. POPOLAZIONE RESIDENTE, NUMERO DI FAMIGLIE, SUPERFICIE, DENSITA' DI POPOLAZIONE AL 31/12/2013 DENSITA' DI POPOLAZIONE SUPERFICIE NUMERO SUPERFICIE POPOLAZIONE RESIDENTE AL MONTANA FAMIGLIE (Kmq) (abitanti/kmq) 31/12/2013 (kmq) 2013 Valsamoggia ,09 118,47 169,31 - Bazzano , ,43 - Castello di Serravalle ,22 33,07 126,52 - Crespellano , ,99 - Monteveglio ,57 30,57 163,89 - Savigno ,83 54,83 49,74 Casalecchio di Reno , ,35 Monte San Pietro ,69 74,65 146,31 Sasso Marconi ,45 96,45 151,82 Zola Predosa , ,5 Totale ,31 289,57 273,6 2

3 2. REVISIONE ANDAMENTO DEI SERVIZI PER L'ANNO IL SECONDO ANNO DI ATTIVITA' L'attività gestionale è stata in linea con le attese in riferimento al processo di implementazione dei servizi. Le principali situiazioni da monitorare e/o modificare per l'anno 2016 sono le seguenti: Servizi Generali Si prevede nel centro di costo l'inserimento del 30% del Costo di un D in raccordo con il Direttore. I Service di Casalecchio di Reno e Valsamoggia sono in corso di verifica. Servizi sociali e coordinamento pedagogico Si conferma l'organizzazione vigente in quanto la trasformazione dell'azienda ASC in azienda Speciale necessita di un presidio strutturato specialmente nel primo anno di attivazione. Si prevede di valutare un riordino organizzativo in corso d'anno da attuarsi nel In corso d'anno occorrerà sviluppare il progetto del coordinamento pedagogico. Servizio protezione civile associato Già nel corso del 2015 si è dovuto modificare l'organizzazione per meglio perseguire l'obiettivo strategico fondamentale rappresentato dal Piano di protezione civile sovracomunale. Altresì diviene immediatamente strategico il coinvolgimento del volontariato. In tal senso si è aumentata la quota di tempo in Unione dei comandi ed individuato un responsabile internamente. Servizio amministrazione del personale associato Il servizio dal 2016 dovrà prendere in carico tutta l'attività di pianificazione dei fabbisogni degli Enti oltre ad attivare i nuovi sotware unificati. Si individua l'organico di servizio coincidente con l'effetivo personale assegnato. Servizio servizio informatico associato Il servizio dal 2016 dovrà prendere in carico tutta l'attività contrattuale e tecnica in materia informatica oltre a presidiare il passaggio ai data center di lepida. In questa fase, attendendo economie anche di carichi di lavoro, si individua l'organico di servizio coincidente con l'effetivo personale assegnato aumentando la quota del responsabile al 70%. Servizio gare associato Nel 2016 il servizio deve essere riprogettato alla luce delle indicazioni legislative che sono emerse negli ultimi mesi nel senso di rendere sostenibile il carico di lavoro alla struttura tecnica anche in termini di competenze assegnate. Ufficio di pianificazione associata Nel confermare l'organico e le attività si da atto che il scade la convenzione e che quindi occorrerà avviare una reflessione sugli sviluppi futuri. Servizio valorizzazione e gestione funzioni montane La L.R n. 13 del 2015 estende le funzioni classicamente montane a tutto il territorio dell'unione. Occorre avviare una verifica dell'incidenza di tale normativa sugli uffici e attività. 3

4 2. SERVIZI SOCIALI E COORDINAMENTO PEDAGOGICO 2.1 Principali contenuti del progetto organizzativo Si conferma l erogazione dei servizi mediante Azienda Speciale e quindi la necessaria trasformazione di ASC Insieme da Azienda Speciale di tipo Consortile a Azienda Speciale dell Unione; dal punto di vista temporale, questo comporterà almeno 3/4 mesi solo per i passaggi istituzionali e gli adempimenti giuridici e notarili, in quanto è necessario che: - I Consigli Comunali deliberino la cessione all Unione delle quote di partecipazione all Azienda - Il Consiglio dell Unione deliberi l acquisizione delle quote e quindi dell Azienda - Apportare modifiche allo Statuto di ASC Insieme, affinchè diventi Azienda Speciale dell Unione, con conseguente approvazione da parte del Consiglio dell Unione - L Unione stipuli il nuovo contratto di servizio con l Azienda Speciale dell Unione. Coordinamento Pedagogico: la pianificazione generale delle attività educative e formative, in funzione della realizzazione e qualificazione di un sistema integrato dei servizi per la prima infanzia; il sostegno all attività di programmazione pedagogica, didattica, organizzativa e valutativa dei servizi per monitorare, verificare, sostenere e valutare il lavoro educativo degli operatori; l osservazione delle situazioni educative coniugate alla consulenza ai genitori; la consulenza tecnica al lavoro di gestione, organizzazione e programmazione dei servizi, sia alle singole Amministrazioni Comunali sia alle singole Amministrazioni Comunali, partecipando anche agli incontri degli organismi di gestione (assemblee dei genitori, comitati di gestione) e tecnico multi professionali per il rilascio delle autorizzazioni, sia agli Organismi, agli Enti o Istituzioni sovracomunali operanti sul territorio (Asc, Azienda Sanitaria, Ufficio di Piano, Istituti scolastici di primo e secondo grado, ecc.). Inoltre il Coordinamento Pedagogico assicura la redazione annuale di relazioni, progetti e report quali: progetti di qualificazione e raccordo interistituzionale, secondo i criteri fissati annualmente dalla Città Metropolitana e dalla Regione; progetti di Formazione permanente da svolgere, nell ambito dei piani annuali della Città Metropolitana, a dimensione sovracomunale; progetti d aggiornamento annuale da realizzarsi sia nel singolo nido sia in ambito sovracomunale, su particolari metodologie didattiche o argomenti scientifici; materiali di documentazione delle esperienze educative, anche in collaborazione con altre Istituzioni come l Università degli studi di Bologna e la Città Metroplitana di Bologna o nell ambito dipercorsi regionali di formazione, come gli scambi pedagogici regionali; commissione tecnica sovracomunale per l autorizzazione al funzionamento dei servizi per la prima Infanzia. 4

5 Attività dell Ufficio di Piano Distrettuale: supporta il Comitato di Distretto e il Direttore di Distretto per la programmazione e il controllo nell'ambito dei Servizi sociali, sanitari e socio-sanitari territoriali (organizza gli incontri del Comitato di Distretto, redigendone l OdG, coordinando l attività assembleare, predisponendo i materiali necessari e redigendo il verbale); svolge l'attività istruttoria di supporto all'elaborazione della programmazione in area sociale e sociosanitaria (Piano di zona distrettuale per la salute e per il benessere sociale e Programmi attuativi annuali, comprensivi del Piano delle attività per la non autosufficienza) e ne cura il monitoraggio e la valutazione con riferimento agli indicatori di verifica individuati; coordina i tavoli distrettuali di lavoro finalizzati alla programmazione e partecipa agli incontri di definizione dei progetti sovra-distrettuali attinenti al Piano di Zona, gestisce in flussi informativi verso Regione e Città Metropolitana; presidia l'integrazione tra i Servizi socio-assistenziali dei 5 Comuni del Distretto e quelli dell'azienda Sanitaria Locale, effettua un azione di controllo e monitoraggio sull Azienda Consortile InSieme Interventi Sociali Valli del Reno, Lavino e Samoggia; favorisce la partecipazione del Terzo Settore fin dalla fase della programmazione e cura il confronto con le Organizzazioni Sindacali; effettua l'attività istruttoria e di monitoraggio per la definizione di regolamenti distrettuali sull'accesso e sulla compartecipazione degli utenti alla spesa; esegue l'attività istruttoria e di monitoraggio per l'accreditamento dei Servizio sociosanitari; segue le attività di progettazione e di segreteria tecnico-amministrativa per la partecipazione a bandi di finanziamento che abbiano valenza distrettuale; svolge una funzione di coordinamento programmatorio e di monitoraggio sugli Sportelli sociali, partecipa attivamente alla costruzione ed implementazione del sistema informativo metropolitano di area socio sanitaria; svolge una funzione di promozione e organizzazione di percorsi partecipativi in ambito di progetti socio-assistenziali; svolge una funzione di promozione ed organizzazione di percorsi formativi in ambito socio-assistenziale. svolge attività di rendicontazione rispetto ai fondi assegnati al Distretto da diversi interlocutori istituzionali esterni. ulteriori funzioni possono essere assegnate in coerenza con il Piano di zona distrettuale per la salute e il benessere sociale. 5

6 2.2 L organizzazione e le funzioni da presidiare Organigramma Servizio Sociale Associato Dirigente responsabile (10% del tempo) TRIC Ufficio Sociale Associato Coordinamento Pedagogico 1 Respo nsabile (cat D all 80%) 1 Co ll. amm.vo (cat C) 1 Respo nsabile (cat D al 20%) Ufficio di Piano 1 pedago gista interna in % 2 Pedagogiste co n incarico pro fessionale 1 Respo nsabile ex art Coll. tecnico /amm.vo (cat C) ASC INSIEME (IN TRASFORMAZIONE DA AZIENDA SPECIALE DI TIPO CONSORTILE A AZIENDA SPECIALE DELL UNIONE) Le funzioni che si prevedono in capo al Servizio Sociale Associato sono: - la pianificazione strategica - l elaborazione Piano di Zona per la salute e il benessere sociale - le proposte di regolamenti e di sistemi tariffari - la programmazione e gestione del budget sociale - il monitoraggio degli interventi e dei servizi - il reperimento di fondi mediante l adesioni a bandi sociali - le funzioni relative all accreditamento - la programmazione del FRNA, in collaborazione con Azienda Usl - il coordinamento pedagogico - Raccordo con il TRIC (Tavolo di Raccordo ed Integrazione e Coordinamento) SEDE SERVIZIO SOCIALE ASSOCIATO E UDP c/o Comune di Casalecchio di Reno Via dei Mille n Casalecchio di Reno (Bo) 6

7 3. SERVIZIO PROTEZIONE CIVILE ASSOCIATO 3.1 Principali contenuti del progetto organizzativo Gli obiettivi della gestione associata sono in sintesi: - Attivazione di un Ufficio di Protezione Civile dell Unione per la gestione comune delle attività previste e per l'organizzazione dei relativi servizi, con sede operativa individuata nei locali dell attuale Centro Operativo Comunale di Casalecchio di Reno, in cui realizzare il Centro Operativo Comunale dell Unione (C.O.U.) che assume tutte le funzioni attribuite ai singoli C.O.C. comunali. - Redazione del piano di Protezione Civile dell Unione. - Stimolo alla partecipazione attiva della popolazione anche attraverso il mondo del volontariato, promuovendo iniziative volte a coordinare, stimolare, strutturare e formare i volontari, contribuendo alla fornitura delle dotazioni tecniche necessarie. - Istituzione di un tavolo operativo permanente composto dall Ufficio di Protezione Civile e dai rappresentati dei singoli enti. - Creazione di un polo di Protezione Civile permanente finalizzato alla formazione dei volontari e dei professionisti E opportuna una revisione del sistema della reperibilità, coinvolgendo la polizia locale, i servizi tecnici e il volontariato; per quanto concerne la reperibilità della Polizia locale, si prevede una suddivisione del territorio per gli interventi di monitoraggio e soccorso in tre zone (ZONA A, ZONA B e ZONA C) dove indicativamente la ZONA A comprende la zona montana che insiste tra Sasso Marconi e Ca' Bortolani, la ZONA B comprende la valle del Reno e si estende da Sasso Marconi a Ponte Ronca e Monte San Pietro, la Zona C da Crespellano a Bazzano esclusi i territori montani Dal punto di vista funzionale la nuova strutturazione del servizio intende migliorare la prossimità con la popolazione attraverso procedimenti sempre più snelli ed efficaci che, da un lato, offrano una adeguata informazione alla popolazione e dall altro, attraverso attività di pianificazione e prevenzione, siano pronte a garantire un buon servizio durante eventuali emergenze. A tal fine sono previste le seguenti strutture: - Ufficio di Protezione Civile dell'unione (UPCU), ufficio operativo a disposizione del COU in caso di attivazione dello stesso - Centro Operativo Misto dell Unione (COM ), struttura operativa che coordina i servizi di Emergenza a livello intercomunale, con sede in via del Fanciullo, 6 a Casalecchio di Reno. - Centro Operativo Comunale dell Unione (COU), responsabile delle attività a livello comunale e locale - Unità di Crisi Territoriale (UCT), che in caso di evento in atto si insedia nella sede delle polizie locali dei territori interessati, e si compone dei soggetti individuati dal piano. - Unità di Comando Locale (UCL), mezzo mobile, che In caso di evento in atto il viene inviato sul luogo dell'evento e da li coopera con l'ufficio di Protezione Civile dell'unione e coordina in loco i soccorsi. 7

8 - Gli sportelli territoriali polifunzionali e specialistici, che continuano ad essere un riferimento di prossimità territoriale per il cittadino, offrendo quelle risposte che possono essere standardizzate e dirottando le richieste specialistiche. Si riporta di seguito il modello delle relazioni previsto per il Servizio Associato di protezione Civile. Modello di relazioni del Servizio Servizio Protezione Civile Associata Coordinamento altri Enti Centro Operativo Misto (COM) Territorio (Sindaci, Unità di Crisi, Referenti comunali, Polizia Municipale) Volontariato 8

9 3.2 L organizzazione e le funzioni da presidiare Organigramma proposto (situazione da Novembre 2015) Servizio Protezione Civile Associata Responsabile Sovracomunale 60% 1 Istr. Direttivo35% 1 Operatore 35% Responsabili della Protezione Civile dei Comuni Le funzioni che si prevedono in capo all Ufficio di Protezione Civile dell'unione sono: - Coordinamento delle attività dei singoli enti in ambito di prevenzione civile Redazione e aggiornamento del Piano di Protezione Civile dell Unione. Raccolta delle segnalazioni pervenute dagli uffici delle singole Amministrazioni e smistamento agli organismi interessati. Apertura e gestione del C.O.U. in caso di emergenza. Promozione di momenti formativi anche attraverso l organizzazione di eventi ed esercitazioni di Protezione Civile. Coordinamento del volontariato presente nei vari territori aderente alla Protezione Civile dell Unione. Ricezione e diramazione delle segnalazioni pervenute dagli enti superiori: Prefettura, Regione Emilia Romagna, Città Metropolitana. SEDE SERVIZIO ASSOCIATO DI PROTEZIONE CIVILE c/o Casa della Solidarietà A. Dubcek Via del Fanciullo, Casalecchio di Reno (BO) 9

10 4. SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE ASSOCIATO 4.1 Principali contenuti del progetto organizzativo La proposta prevede due Uffici in relazione ai due filoni di attività (Trattamento giuridico e Trattamento economico e previdenziale), con due Responsabili di Ufficio, che però non hanno solo una funzione di coordinamento delle diverse attività, ma anche competenze operative; uno dei due è previsto ricopra anche il ruolo di Responsabile del Servizio. La sede è prevista a Casalecchio di Reno per le funzioni inerenti il Trattamento giuridico e a Zola Predosa per le funzioni inerenti il Trattamento economico, in quanto il personale, per la natura dell'attività svolta, ha necessità continua di consultare i fascicoli cartacei del personale dipendente, che nel complesso non possono trovare collocazione in una sede unica per motivi logistici. Si prevede la costituzione di un Nucleo di valutazione/oiv e di un Ufficio per i procedimenti disciplinari in forma associata. 4.2 L organizzazione e le funzioni da presidiare Organigramma Servizio Personale Associato Responsabile del Servizio (uno dei due Resp. di Ufficio) Ufficio Trattamento giuridico UfficioTrattamento economico e previdenziale 1 Responsabile di Ufficio 1 Responsabile di Ufficio 8 operatori (cat. B, C e D) 8 operatori (tratt. economico) -cat. B, C e D 3 operatori (tratt. previdenziale) - cat. B, C e D 10

11 Le funzioni che si prevedono in capo al Servizio Personale Associato sono: Trattamento giuridico: - gestione presenze assenze (inserimento orari di lavoro, controllo cartellini e caricamento/correzione giustificativi) - concorsi, procedure selettive, assunzioni e gestione status giuridico dipendenti, relazione al conto e conto annuale tabelle organico, elaborazione statistiche e comunicazioni varie, liquidazione salario accessorio - gestione delle varie tipologie di permesso (maternità, legge 104, aspettative, etc.) e servizio civile volontario - Istruttoria e proposta atti di programmazione delle risorse umane, quali dotazione organica e programmazione del fabbisogno di personale da adottarsi da parte di ciascun Ente interessato - supporto alla delegazione trattante di parte pubblica, - procedimenti disciplinari gestione procedimento - attività di supporto al Nucleo di valutazione/organismo indipendente di valutazione - servizio civile volontario nazionale e regionale - attività formative e Servizio di Prevenzione e Protezione e Medico competente Trattamento economico e previdenziale - adempimenti connessi al trattamento economico dei dipendenti (essendo presenti diversi software, è necessario prevedere un'organizzazione di tipo verticale, con gruppi di lavoro diversi per ogni Comune) - denuncia annuale INAIL - denuncia annuale IRAP (dipendenti) - predisposizione modello 770 (dipendenti) - trattamento previdenziale (ricostruzione fascicoli personale dipendente e rilascio certificati di servizio, gestione pratiche pensionistiche per i dipendenti prossimi al collocamento a riposo, ecc.). SEDE SERVIZIO PERSONALE ASSOCIATO (UPA) Ufficio Giuridico c/o Comune di Casalecchio di Reno Via dei Mille n Casalecchio di Reno (Bo) SEDE SERVIZIO PERSONALE ASSOCIATO (UPA) Ufficio Economico: c/o Comune di Zola Predosa Piazza della Repubblica n Zola Predosa (Bo) 11

12 5. SERVIZIO SERVIZIO INFORMATICO ASSOCIATO 5.1 Principali contenuti del progetto organizzativo La creazione di un Servizio Informatico Associato (SIA) prevede come passaggi fondamentali: la creazione di un CED sovra comunale, per poter meglio gestire la complessità del servizio con personale specializzato e dedicato la creazione della rete geografica, attraverso l unificazione degli apparati firewall e configurazione di reti virtuali private (VPN) per interconnettere le varie sedi e consentire l amministrazione remota di tutti i server e le postazioni di lavoro la definizione di modalità di assistenza e tempi di intervento, puntando alla creazione di un servizio di help desk e al miglioramento dei livelli del servizio erogato la garanzia continuità di servizio, utilizzando il datacenter di Lepida SPA per tutte le procedure di Disaster Recovery e backup dei dati la creazione di un sistema in grado di garantire, nel tempo, il contenimento delle spese di gestione (ottimizzazione delle risorse umane, riduzione dei costi di manutenzione ed assistenza dei fornitori "esterni ; riduzione delle spese di energia elettrica, migrazione verso apparati di telefonia VoIP -Voice over IP, acquisto centralizzato di software applicativi e dell hardware), concentrando tutti i server di produzione nel datacenter di Lepida SPA e quelli di supporto e sviluppo nel SIA di Casalecchio di Reno. La redistribuzione dei compiti e delle responsabilità tra tutto il personale consentirà di ottimizzare le necessità organiche del SIA (attualmente pari a 15 unità tra tecnici e amministrativi e considerando anche due tecnici a contratto). Nell organizzazione del personale del SIA verrà data priorità alla creazione di un presidio di assistenza (Help Desk) a servizio degli utenti e, almeno inizialmente, verrà garantita la presenza di personale SIA in ogni sede dei Comuni. Si prevede un Responsabile del SIA con caratteristiche amministrative per una quota del 70% e un responsabile tecnico al 100% 12

13 Modello di funzionamento proposto per il SIA (situazione a regime -2017) 13

14 5.2 L organizzazione e le funzioni da presidiare Organigramma Servizio Informatico Associato Responsabile Sovracomunale del Servizio (uno dei due Resp. di struttura) Struttura amministrativa 1 Responsabile al 70% 1 risorse equivalenti Struttura tecnica 1 Responsabile 10,5 risorse equivalenti Amministrazione e gestione del CED sovracomunale e delle reti locali Assistenza e Consulenza su hardware e software Gestione ed implementazione di iniziative e progetti di sviluppo Presenza in loco nella fase di avvio del servizio Comune di Monte S. Pietro Comune di Valsamoggia Comune di Zola Predosa Comune di Sasso Marconi Unione Le funzioni che si prevedono in capo al Servizio Informatico Associato sono: - Gestione Ced sovracomunale; Amministrazione e gestione delle reti locali Gestione ed implementazione di iniziative e progetti di sviluppo per servizi convergenti ed integrati di trasmissione dati e voce su reti cablate e radio; Consulenza hardware sulle apparecchiature presenti presso gli uffici dei Comuni e dell Unione Consulenza sui software in gestione e sul loro utilizzo; Espletamento di procedure uniche per l acquisizione di forniture hardware e software nonché di servizi professionali Ottimizzazione contratti di assistenza informatica e manutenzione e gestione dei medesimi. 14

15 6. SERVIZIO GARE ASSOCIATO 6.1 Principali contenuti del progetto organizzativo In coerenza con quanto previsto dalla normativa (che vieta, dal 1 Gennaio 2015, ai Comuni non capoluoghi di provincia (Città Metropolitana) di procedere all acquisizione di beni e servizi in forma singola qualora l importo da affidare sia superiore a ,00 iva esclusa e, dal 1 Luglio 2015, anche l affidamento di lavori in forma singola qualora l importo da affidare sia superiore a ,00 iva esclusa) e cercando di sfruttare tale opportunità per creare una funzione di acquisto efficace, il Servizio Associato Gare ha il compito di curare primariamente le procedure di gara per lavori, servizi e forniture svolte in maniera singola od associata di rilievo comunitario e quelle svolte singolarmente dagli enti associati al di sopra di ,00 (I.V.A. esclusa). In pratica, restano esclusi dal campo di applicazione del SAG e quindi in carico ai Comuni: - - i procedimenti di acquisizione di lavori, forniture e servizi per le eccezionali ipotesi di procedure negoziate ammesse dalla normativa in materia di appalti nei confronti di un solo operatore, le procedure di convenzionamento con cooperative sociali "di tipo B" e quelle per l acquisizione in economia mediante procedura negoziata senza bando sotto i ,00 (I.V.A. esclusa); gli affidamenti mediante Consip Intercent Er e Mepa. Oltre alle competenze di legge, il disegno prevede che il S.A.G abbia anche il compito di provvedere a: - - Pianificare l attività dell esercizio di riferimento, sulla base delle esigenze segnalate dai Comuni associati entro il mese di ottobre dell anno precedente a quello di riferimento, per l'anno 2015 l'attività verrà pianificata sulla base di quanto indicato nel Progetto di fattibilità; Omogeneizzare atti e iter procedurale degli Enti, in previsione dell adozione di apposito Regolamento, previo conferimento di specifiche direttive da parte dei singoli Comuni; Adeguare e semplificare la modulistica standard da utilizzare sia per attività interne al Servizio sia per l utenza esterna; Aggiornare costantemente le procedure e le attività del Servizio secondo le disposizioni legislative; Fornire supporto/consulenza per i Comuni nella gestione degli affidamenti tramite Consip, Intercent e MEPA e in generale fungere da punto di riferimento per dubbi e/o richieste concernenti procedimenti di gara. 15

16 6.2 L organizzazione e le funzioni da presidiare In relazione alla scadenza del 1 gennaio 2015 inerente l acquisizione di beni e servizi, l organizzazione proposta è inerente solo tale tipologia e andrà quindi rivista una volta che saranno delegate all Unione anche le procedure di affidamento lavori superiori alle soglie previste dalla legge. Il modello proposto prevede una struttura molto flessibile, con personale non dedicato e fa leva sulla forte collaborazione, il supporto dei responsabili dei servizi dei Comuni coinvolti dalle gare e il supporto dei servizi contabili dell Unione. Ovviamente è da tenere presente che per la funzione di presidenza nelle gare d'appalto vanno previste le figure dirigenziali che il codice degli appalti indica. Organigramma proposto (situazione da gennaio 2015) Servizio Gare Associato 1 Responsabile Sovracomunale (50 % tempo lavoro cat D) 1 collaboratore amministrativo (40 % del tempo di un operatore/trice cat C) Struttura tecnica Distacco funzionale addetti comunali appalti di lavori pubblici Referenti presso i 4 Comuni (escluso quello da cui proviene il Resp.), con impegno % variabile in base alle gare da svolgere per il proprio comune ComuniComuni Comuni Unione 16

17 Le funzioni che si prevedono in capo al Servizio Gare Associato sono inerenti: - le procedure di gara per lavori, servizi e forniture svolte in maniera singola od associata di rilievo comunitario, senza eccezione; le procedure di gara per lavori, servizi e forniture svolte singolarmente dagli enti associati al di sopra di ,00 (I.V.A. esclusa); le procedure di gara per l'affidamento di servizi e forniture svolte in modo congiunto tra i comuni associati; altre procedure di gara per le quali i Comuni decidano di avvalersi del servizio associato; la pianificazione dell attività, sulla base delle esigenze segnalate dai Comuni associati; la omogeneizzazione degli atti e iter procedurale degli Enti; l adeguamento e semplificazione della procedure e della modulistica; il supporto e la consulenza per i Comuni. Più specificatamente, è compito del Servizio provvedere a: pianificare l attività dell esercizio di riferimento, sulla base delle esigenze segnalate dai Comuni associati entro il mese di ottobre dell anno precedente a quello di riferimento, per l'anno 2015 l'attività verrà pianificata sulla base di quanto indicato nel Progetto di fattibilità; svolgere attività di supporto nelle fasi antecedenti e successive la gara per la predisposizione di contratti e capitolati; acquisire dai singoli Comuni la determinazione a contrarre corredata da capitolati tecnici e/o progetto esecutivo, oltre che da avvisi di pre e post informazione, bandi di gara e simili; pubblicare ed approvare, gli avvisi di pre e post-informazione, i bandi di gara, le lettere invito garantendo la conformità alla legge delle norme in essi contenute, vigilando sulla puntuale osservanza delle stesse; acquisire dai responsabili dei singoli Comuni, l elenco delle ditte da invitare nei casi di gare informali; omogeneizzare atti e iter procedurale degli Enti, in previsione dell adozione di apposito Regolamento, previo conferimento di specifiche direttive da parte dei singoli Comuni; adeguare e semplificare la modulistica standard da utilizzare sia per attività interne al Servizio sia per l utenza esterna; aggiornare costantemente le procedure e le attività del Servizio secondo le disposizioni legislative; nominare le commissioni di gara assicurando il regolare svolgimento dei lavori e di norma svolgere le funzioni di Presidente delle Commissioni di gara; procedere all aggiudicazione provvisoria e alla trasmissione degli atti di gara al Comune interessato; procedere al controllo delle autodichiarazioni fornite dai partecipanti ed acquisire la documentazione non autocertificabile; trasmettere ai singoli Enti le risultanze di gara e la proposta di aggiudicazione definitiva della gara; gestire il contenzioso relativo alla gara 17

18 7. UFFICIO DI PIANIFICAZIONE ASSOCIATA 7.1 Principali contenuti del progetto organizzativo L'Ufficio deriva da una Convenzione già da tempo essere tra i Comuni dell'area Bazzanese. L'Ufficio Coordina le attività e gestisce gli atti necessari all'attuazione del PSC per i Comuni dell area Bazzanese (Comuni di Monte San Pietro, Valsamoggia e Comune di Zola Predosa). Promuove le forme di cooperazione fra i Comuni che presentano necessità e volontà di coordinamento intercomunale delle scelte di pianificazione ed il coordinamento intercomunale delle scelte di pianificazione strategica aumentando i livelli di sostenibilità ambientale e territoriale delle scelte stesse. Costituzione strutturale, organizzazione funzionale e strumentale, tecnica ed economica, programmazione e gestione delle attività per l avvio del PSC Associato. Assistenza tecnico-amministrativa agli organi collegiali e decisori istituiti in relazione all attività di pianificazione associata. Sede: Zola Predosa presso il Comune 7.2 L organizzazione proposta e le funzioni da presidiare 18

19 8. SERVIZIO VALORIZZAZIONE E GESTIONE FUNZIONI MONTANE 8.1 Principali contenuti del progetto organizzativo Assegnazione all'ufficio di tutte le funzioni montane: Forestazione, Vincolo Idrogeologico Gestione Funghi Gestione sanzioni CFS, Dissesto idrogeologico Programmazione e Fondi montagna (Pao) Progettazione Agricoltura SEDE: Municipalità di castelletto di serravalle (Comune di Valsamoggia) 8.2 L organizzazione proposta e le funzioni da presidiare 19

20 9. LE FUNZIONI DI STAFF ALL UNIONE E IL MODELLO COMPLESSIVO DI GOVERNANCE DELL UNIONE Si riporta in questa sezione del documento l organizzazione prevista in ambito di strutturazione dei servizi di staff (Servizi Generali e Servizi Finanziari) essenziali per garantire l operatività dell Unione in relazione alle funzioni delegate. Alla base della soluzione adottata vi è la necessità di disegnare un modello organizzativo che permetta di razionalizzare i costi e nel contempo specializzare e professionalizzare le attività e le risorse umane coinvolte; l efficientamento delle funzioni alla base delle soluzioni proposte per le funzioni delegate all Unione esaminate nei precedenti punti del documento- deve infatti essere perseguito anche per i servizi di staff dell Unione, in grado di accreditare la correttezza amministrativa dell Ente verso Cittadini/e e stakeholder istituzionali. Alla luce di tali considerazioni, piuttosto che la creazione di unità di staff autonome per l Unione, si è reputato che la soluzione più congeniale in questa fase fosse quella dell accordo (contratto di "service") con i Comuni negli ambiti dei Servizi Generali (Csalecchio di Reno) e dei Servizi finanziari (Valsamoggia), in quanto attività analoghe a quelle che già gli Enti svolgono; tale modalità gestionale permette da un lato di omogeneizzare le interpretazioni e le prassi amministrative, dall altro di evitare la duplicazione dei medesimi adempimenti su più organizzazioni, spingendo verso una maggiore specializzazione/competenza e continuità operativa. Con tali finalità sono stati approvati, con previsione di avvio dalla data del 1 gennaio 2015: l accordo tra l Unione e il Comune di Casalecchio di Reno per quanto attiene i Servizi Generali, comprendente almeno le funzioni di : Ufficio Protocollo e Archivio, Segreteria amministrativa e Organi istituzionali, Supporto giuridico amministrativo al Segretario dell Unione in materia di prevenzione della corruzione, trasparenza amministrativa, controlli interni, accesso civico, privacy e trattamento dati personali e per ogni altra competenza specifica prevista per legge, Ufficio Contratti, Comunicazione istituzionale e gestione sito web, Gestione pacchetto assicurativo; l accordo tra l Unione e il Comune di Valsamoggia per quanto attiene i Servizi Finanziari, comprendente almeno le funzioni di: verifica della veridicità delle previsioni di entrata e della compatibilità delle previsioni di spesa da iscriversi nel bilancio annuale e pluriennale e verifica periodica dello stato di accertamento delle entrate e di impegno delle spese, espressione del parere di regolarità contabile sulle deliberazioni che comportano impegno di spesa o diminuzione di entrata, attestazione della regolarità contabile e della copertura finanziaria dei provvedimenti che comportano una spesa, segnalazione dei fatti che possono pregiudicare gli equilibri del bilancio, Dichiarazioni fiscali e relativa contabilità non riguardanti il personale dipendente, rendicontazione dei contributi straordinari per la parte di competenza, gestione del bilancio e compimento di tutte le attività previste nella competenza del responsabile del servizio finanziario dalle disposizioni contenute nel testo unico degli enti locali d.lgs. 18 agosto 2000 n. 267 e da ogni altra disposizione vigente in materia, intervento nelle operazioni di verifica straordinaria di cassa, cura dei rapporti, compresa la trasmissione e ricezione di atti, con i revisori dei conti e con i responsabili del servizio di tesoreria, collegamento e confronto con tutti gli altri uffici e/o servizi 20

21 dell'unione per l'adozione e l'esecuzione di provvedimenti connessi con la gestione finanziaria dell'unione. I due Comuni assumono la gestione dei Servizi dell'unione, che svolgeranno mediante la propria organizzazione di risorse umane e strumentali; in entrambi i casi, la definizione delle attività espletate dai dipendenti per la gestione dei Servizi dell Unione è affidata al dirigente/responsabile del relativo servizio del Comune di Casalecchio di Reno o di Valsamoggia. Alla luce di quanto emerso nei progetti organizzativi e delle valutazioni ivi contenute, si presenta di seguito la rappresentazione schematica dei servizi dell Unione e della loro dislocazione territoriale e il modello di governance dei servizi sotto forma di organigrammache si ritiene possa efficacemente permettere, a partire dal 1 gennaio 2015, il presidio delle competenze delegate. Si noti che nella struttura sono previste sia le cinque funzioni erogate a beneficio dei Comuni e dei Servizi dell Unione stessa, così come in colore diverso- le due funzioni di staff all Unione, gestite mediante contratto di service con i Comuni di Casalecchio di Reno (Servizi Generali) e di Valsamoggia (Servizi Finanziari). E previsto, in posizione apicale, il Direttore Operativo con ruolo di coordinamento complessivo del sistema e di interfaccia rispetto al Presidente e alla Giunta dell Unione, un Segretario dell Unione (i due ruoli possono coincidere nella stessa figura come attualmente in corso Segretario-Direttore con le competenze disciplinate dallo Statuto) e la Conferenza di Direzione, costituita da tutti i Segretari Generali e Direttori dei Comuni costituenti l Unione stessa. In tal senso il Direttore dell'unione e la Conferenza di Direzione operano, nell'implementazione dei servizi in Unione, un costante raccordo con le strutture Comunali sia per acquisire informazioni sia per informare le strutture. Dopo l'avvio dell'unione distrettuale nel 2015 che risulterà allineata organizzativamente alle effettive necessità e coerente dal punto di vista finanziario si attiverà una seconda fase di sviluppo. Azioni di sviluppo 1) Analisi e definizione di un progetto/piano di nuove funzioni da associare di carattere pluriennale. 2) Definizione di un percorso di messa in rete di altri servizi comunali con contestuale dimensionamento dell'ente; 3) Attivazione studi fattibilità; 4) Consolidamento e monitoraggio dei servizi associati al ; Tale situazione terrà conto anche del riordino delle funzioni della Città Metropolitana. 21

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23 MODELLO DI GOVERNANCE DEI SERVIZI DELL UNIONE VALLI DEL RENO, LAVINO E SAMOGGIA (servizi previsti in Unione dal 1/1/2015) UNIONE VALLI DEL RENO, LAVINO E SAMOGGIA UNIONE VALLI DEL RENO, LAVINO E SAMOGGIA GIUNTA PRESIDENTE Segretario Direttore Operativo Conferenza di Direzione (Segretari - Direttori) ASC INSIEME (IN TRASFORMAZIONE DA AZIENDA SPECIALE DI TIPO CONSORTILE A AZIENDA SPECIALE DELL UNIONE) Servizio Sociale Associato Servizio Protezione Civile Associata Dirigente responsabile (10% del tempo) Responsabile Sovracomunale (5% tempo lavoro di un Responsabile cat D3) Ufficio Sociale Associato Struttura tecnica Servizio Informatico Associato Responsabile Sovracomunale (uno dei due Resp. di struttura) Struttura amministrativa Servizio Personale Associato Servizio Gare Associato Responsabile (uno dei due Resp. di Ufficio) Responsabile Sovracomunale (30 % tempo lavoro di un Responsabile cat D) Ufficio Trattamento giuridico Ufficio di Piano Struttura tecnica Coordinamento Pedagogico Ufficio Trattamento economico e previdenziale Struttura tecnica Servizio Funzioni Montane Ufficio di Piano - PSC forma associata Responsabile Responsabile Struttura tecnica Servizio Catasto Ufficio Unico per i Servizi Finanziari Servizi Generali dell'unione Servizi Finanziari Servizi Generali Servizio gestito dal Comune di Valsamoggia Servizio gestito dal Comune di Casalecchio d/r Responsabile