LOGISTICA INTEGRATA E DOCUMENT MANAGEMENT

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1 LOGISTICA INTEGRATA E DOCUMENT MANAGEMENT

2 PRESENTAZIONE Demax Depositi e Trasporti è una società di servizi operante dal 1984 nei settori del magazzinaggio, della distribuzione merci e del trattamento documenti. Più dettagliatamente offre i seguenti servizi: stoccaggio, gestione e distribuzione capillare di merci varie; stoccaggio, gestione e distribuzione di prodotti farmaceutici e sanitari; gestione e distribuzione farmaci in dose unitaria personalizzata; archiviazione, classificazione (fisica ed informatica) e movimentazione dei documenti; traslochi e facchinaggio. L esperienza maturata nella gestione dei beni e degli archivi, di proprietà delle maggiori Aziende Sanitarie, l impiego di sistemi informatici di gestione e controllo e la qualificazione del proprio personale direttivo ed operativo, consentono a Demax di attestarsi tra le più importanti aziende del settore. L attuazione di soluzioni innovative quali l impiego di strumenti informatici personalizzati e l utilizzo di tecnologie innovative per l identificazione dei prodotti e delle loro specifiche posizioni all interno del magazzino ottimizzano la movimentazione interna delle merci, la loro preparazione e consegna al Cliente. Demax rappresenta il partner ideale per la gestione in outsourcing della logistica aziendale. 2 3

3 LOGISTICA INTEGRATA I servizi offerti dalla Demax comprendono tutte le fasi ed attività connesse alla gestione amministrativa e logistica delle merci, in relazione alle specifiche esigenze del cliente ed orientati al raggiungimento degli obiettivi di efficienza ed efficacia definiti congiuntamente. I nostri servizi vengono svolti con l ausilio di strutture di stoccaggio e distribuzione dotate di automatismi di elaborazione e trasmissione dati all avanguardia nel settore della logistica integrata. Con un alleato come Demax si ottimizza il sistema di gestione logistica a fronte di un minore impiego di risorse economico-finanziarie, guadagnando in efficienza. Il segreto di questo risparmio sta nella trasformazione dei gravosi costi fissi in costi variabili proporzionati all andamento della vendita. La tendenza ormai consolidata del ricorso sempre più frequente all outsourcing logistico spinge Demax a proporsi ai propri clienti non come semplice fornitore di servizi ma come partner strategico, con comunanza di obiettivi economici e produttivi finalizzati all ottimizzazione dell uso delle risorse ed alla concentrazione degli sforzi aziendali sui propri rispettivi core business. Il trasporto, per essere più conforme alle necessità del mondo industriale, deve essere visto come un momento essenziale del necessario processo di innovazione del sistema produttivo, per il quale costituisce anche un valore aggiunto. Demax ha ampliato la propria offerta con il servizio di trasloco e facchinaggio arredi ed apparecchiature di qualsiasi tipo. L Azienda mette a disposizione del Cliente i propri sistemi operativi di movimentazione e stoccaggio nonché personale altamente qualificato garantendo un organizzazione efficace ed efficiente in grado di soddisfare in tempi brevi qualsiasi necessità. Con l esperienza acquisita nel tempo e con l ausilio di mezzi e di personale qualificato la Demax è oggi una delle società specializzate più qualificate sul mercato, grazie anche all impiego di strumenti informatici personalizzati e all utilizzo di moderni sistemi informativi a supporto di tutte le fasi della gestione dei magazzini. I servizi di logistica integrata della DEMAX si sostanziano nella gestione degli approvvigionamenti seguendo tecniche gestionali personalizzate sul cliente, nella gestione dei magazzini fisici e contabili e nella distribuzione capillare agli utenti finali del servizio. Tutti i suddetti processi sono supportati da infrastrutture tecnologiche ed informatiche all avanguardia in grado di interfacciarsi con qualsiasi software gestionale del cliente, allineando in tempo reale tutti i dati contabili. 4 5

4 LOGISTICA INTEGRATA MERCI SPECIALI Demax ha sviluppato il suo know-how nella logistica dei farmaceutici e dei presidi e dispositivi medici. In particolare, in tutto il settore della diagnostica, della chirurgia, dell ortopedia e della riabilitazione, dell ematologia, della dialisi, in tutta l area medica e nella gamma dei prodotti biomedicali e dei prodotti monouso sterili e non. Questo sviluppo nel settore ha consentito di acquisire specifiche competenze ed expertise che costantemente vengono migliorate e messe a disposizione dei nostri Clienti. La gestione di tali attività è resa possibile anche grazie alle autorizzazioni legislative che la nostra società ha acquisito a livello regionale e nazionale (autorizzazione regionale allo stoccaggio e distribuzione di medicinali ad uso umano e autorizzazione nazionale al commercio all ingrosso di sostanze stupefacenti e psicotrope). L Azienda ha istituito un sistema efficiente in grado di coordinare ed organizzare un servizio logistico rapido e sicuro per il settore farmaceutico con: depositi polmone per il prodotto finito costituiti da celle a temperatura controllata (2 /8, 8 /25 ); locali coibentati per il rispetto delle norme vigenti sulla conservazione e lo stoccaggio dei materiali: misuratori di umidità; un centro elaborazione dati per tutte le operazioni riguardanti gli ordini e la distribuzione; una flotta di automezzi specifici per il trasporto a temperatura controllata. Oltre a ciò l organizzazione della società consente di gestire prodotti soggetti a regimi speciali di conservazione quali ad esempio: prodotti in celle frigorifere liquidi altamente infiammabili prodotti corrosivi, veleni, stupefacenti per tali ultime sostanze e preparazioni vengono utilizzati sistemi ed attrezzature particolari, quali armadio blindato ed impianto antifurto separato. L armadio è collocato all interno di una stanza accessibile esclusivamente al farmacista e al capo magazziniere. L Azienda è dotata di mezzi per il trasporto di sostanze pericolose (infiammabili, esplosivi, corrosivi, etc.) in regime A.D.R. 6 7

5 Gestione e distribuzione farmaci in dose unitaria personalizzata Demax si è dotata, grazie ad alleanze strategiche con i fornitori delle tecnologie, di sistemi hardware e software per offrire ai propri clienti un sistema integrato di gestione e distribuzione dei farmaci in dose unitaria personalizzata, per la diretta somministrazione delle terapie ospedaliere ai pazienti ricoverati in reparto. Tale innovazione è resa possibile grazie ad infrastrutture tecnologiche che sono in grado di integrarsi con i principali applicativi gestionali delle strutture ospedaliere e consentire, con l ausilio di tecnologie apposite messe a disposizione degli operatori di reparto (dal medico che prescrive la terapia, alla farmacia che la valida, al personale paramedico che si occupa della sua somministrazione) una drastica riduzione del rischio ed un notevole abbattimento della spesa farmaceutica che rappresenta la principale voce di spesa dei servizi assistenziali. Gli apparati tecnologici messi a disposizione (Tablet PC, Penne ottiche, Armadietti informatizzati, rete wireless, ) sono collegati in rete con l infrastruttura tecnologica che gestisce la preparazione e la distribuzione delle dosi terapeutiche personalizzate per paziente. Una volta ricevuto l input di preparazione della dose unitaria, i singoli farmaci richiesti vengono tutti singolarmente prelevati (compresse, fiale, pasticche, ) e vengono riunite in un unico pacchetto identificato anonimamente e consegnato alla struttura di ricovero del paziente (identificato con braccialetto barcode) per essere successivamente somministrato dal personale di reparto. 8 9

6 DOCUMENT MANAGEMENT Per un azienda l archiviazione e la classificazione dei documenti si traducono in costi locativi, attrezzature, impianti, investimenti per l adeguamento alle normative sulla prevenzione incendi e sulla sicurezza degli archivi. Queste spese generali e amministrative diventano con l outsourcing Demax tutti costi certi e monitorabili. Demax è specializzata nella custodia e nella gestione di documentazione di Enti pubblici e privati. Offre un servizio completo per la gestione dinamica e statica degli archivi cartacei. Questa attività è riferita a servizi di presa in carico della documentazione, classificazione ed informatizzazione, archiviazione in aree appositamente strutturate e riconsegna presso le strutture richiedenti. Tutti i nostri servizi di document management vengono svolti nel rispetto della legge sulla privacy avendo formato ed informato il nostro personale sui doveri derivantidall incarico ricevuto. Per garantire l integrità e la riservatezza dei documenti l accesso all archivio documentale è consentito unicamente a personale autorizzato. Infatti tutte le porte di entrata dispongono di lettori di badge magnetici che collegati al sistema informatico garantiscono il controllo puntuale di ogni accesso. Demax effettua altresì l archiviazione ottica della documentazione su supporti informatici rimovibili (CD, DVD, nastri) garantendo una consultazione immediata al cliente che, a mezzo stampa o video terminale, può accedere ad ogni informazione relativa alla documentazione necessaria attraverso diversi campi di ricerca. Demax fa dell archiviazione il suo core business e quindi ha sviluppato una forte esperienza nel record management: la gestione manageriale degli archivi con l adozione delle seguenti procedure e sistemi: software gestionale; applicazione dei codici a barre per l identificazione dei contenitori, delle unità archivistiche, dei documenti e delle coordinate archivistiche; esecuzione e registrazione di tutte le transazioni di stato con l utilizzo di lettori laser; standardizzazione delle procedure di check-out degli archivi dalle sedi dei Clienti controllo di tutte le fasi di lavorazione affidate ad operatori specializzati utilizzazione di procedure codificate per la ricezione e l invio delle richieste dei documenti oggetto di consultazione; collegamento remoto o tramite Internet al server Demax; recapito telematico delle immagini dei documenti oggetto di richiesta per la consultazione. Tra l altro è in grado di offrire come servizi integrativi: la spolveratura della documentazione e controllo della presenza di agenti patogeni e successivi interventi di prevenzione e risanamento sui documenti; l analisi e ricostruzione delle serie archivistiche; la predisposizione del massimario di conservazione e scarto della documentazione; lo smaltimento della documentazione scaduta

7 STRUTTURE E SERVIZI Demax è una società in continua espansione ed impegnata nella copertura uniforme del territorio nazionale. I propri depositi sono organizzati e concepiti per accogliere e gestire diverse tipologie di prodotti. Le nostre strutture sono dotate, in relazione alla tipologia di attività svolta, di ambienti condizionati, celle frigorifere, magazzini per merci speciali e pericolose, locale deposito per gli stupefacenti dotato di porta blindata e cassaforte, locale deposito per i farmaci, veleni e corrosivi, depositi liquidi infiammabili, camere di consultazione, sistemi di sicurezza all avanguardia, uffici e CED. Tutti i nostri depositi sono collegati tra loro grazie ad una rete informatica che centralmente gestisce i sistemi hardware e software. Inoltre ogni magazzino è dotato di ampi spazi esterni per facilitare le attività di logistica in entrata e uscita

8 PREVENZIONE E CONTROLLO Demax garantisce per tutti i suoi depositi la sicurezza delle merci custodite (con idonee polizze assicurative e procedure di gestione rigide e controllate) e la sicurezza dei lavoratori all interno ed all esterno delle proprie strutture. Qui di seguito i sistemi di protezione e di sicurezza adottati dall Azienda. SISTEMI ANTIFURTO. Tutti i depositi sono dotati di recinzione di sicurezza e di sistemi fotoelettrici di allarme antifurto e antirapina posti sia all esterno che all interno dei locali. Tale impianto è collegato telematicamente con un istituto di sicurezza il quale effettua la vigilanza notturna e festiva dei fabbricati. Le aree sono presidiate 24 ore su 24 da apposito servizio di guardianìa. SISTEMA PREVENZIONE ALLAGAMENTI. I depositi sono forniti di pozzetti di raccolta, gli scaffali sono rialzati dal suolo e il materiale non rimane mai posizionato a terra. Al sistema di allarme sono collegati dei sensori per la rilevazione di presenza di acqua all interno dei magazzini. SISTEMA DI CONTROLLO ACCESSI. L accesso ai locali controllati (archivi cartacei, CED, farmacia stupefacenti) è consentito tramite porte d accesso a norma VVFF. Tali porte dispongono di lettori di badge magnetici che, collegati al sistema informatico, hanno le seguenti funzioni: controllare il personale che accede ai locali protetti (chi e quando); vietare l accesso al personale non autorizzato; sistema anti-intrusione L impianto è collegato al sistema antifurto. Le smart-card magnetiche vengono rilasciate dal responsabile della sicurezza solo al personale autorizzato. Lo stesso responsabile, periodicamente, insieme al responsabile dei sistemi informativi, provvede ad aggiornare tali accessi e a ricodificarli. Tutto il sistema di gestione è improntato al rispetto ed applicazione delle norme vigenti in tema di tutela della privacy. SISTEMI ANTINCENDIO. I nostri depositi sono in regola con tutte le vigenti normative ed autorizzazioni in materia di prevenzione incendio dei VVFF. In tutti i magazzini sono inoltre presenti impianti di rilevazione fumi collegati a mezzo di sistema di allarme combinatore, alla sede operativa più vicina dei VVFF ed alla sede dell istituto di vigilanza privata, nonché ad un sistema di spegnimento che provvede a estinguere l incendio senza danneggiare il materiale. SICUREZZA IMPIANTO ELETTRICO E DI MESSA A TERRA. L intera struttura è fornita di impianto di illuminazione con lampade di sicurezza come prevede la vigente normativa, gruppo di continuità ed elettrogeno. Il sistema di protezione prevede inoltre il collegamento di tutte le masse metalliche, scaffalature, compresa la struttura del magazzino all impianto di messa a terra. NORME IGIENICO SANITARIE. Il depositi sono in regola con le vigenti normative e certificazioni in materia di igiene pubblica come da autorizzazioni tecnico-sanitarie per agibilità e l esercizio dell attività rilasciata dai comuni di competenza. La salvaguardia e il mantenimento delle condizioni igieniche dei depositi sono un attività quotidiana e costante a cui l azienda pone particolare attenzione e cura. In particolare vengono utilizzati: per la rimozione della polvere potenti aspirapolvere elettrici, per la pulizia dei pavimenti e di tutte le superfici lavabili una lavaspazzasciuga e per le superfici esterne una spazzatrice di tipo industriale. In tutti i nostri depositi sono applicate le norme igienico sanitarie previste dalla vigente normativa in tema di gestione dei prodotti sanitari e farmaceutici. Inoltre, sono state predisposte specifiche procedure interne per il monitoraggio delle attività di pulizia ed il mantenimento degli standard igienici imposti dalla legge. Contestualmente alle procedure effettuate all interno dei depositi vengono controllate e curate anche le condizioni igieniche degli automezzi. Inoltre periodicamente, una ditta specializzata provvede ad effettuare le operazioni di disinfestazione e di derattizzazione dei nostri depositi al fine di garantire e di assicurare una perfetta rispondenza della merce e dei locali all uso a cui sono destinati

9 Demax Depositi e Trasporti S.p.A. Via dei Faggi, 20/ Guidonia-Montecelio (Roma) tel fax demaxroma.it - info@demaxroma.it