SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI

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1 SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI Prof. Andrea Borghesan venus.unive.it/borg Ricevimento: Alla fine di ogni lezione Modalità esame: scritto 1

2 Sistemi operazionali I sistemi operazionali costituiscono l infrastruttura informatica su cui si appoggia l attività esecutiva. Attività tipiche sono progettazione, produzione, vendita di prodotti ed erogazione servizi. Sono inoltre utilizzate anche per attività di supporto come amministrazione, pianificazione e controllo operativo. Se potessimo semplificare al massimo la struttura di un sistema operazionale potremmo dire che è semplicemente una base di dati su cui agiscono procedure di aggiornamento, interrogazione ed elaborazione 2

3 Funzioni principali Le funzioni principali di un sistema operazionale sono: Automazione di attività procedurali, il computer diventa una sorta di impiegato elettronico, esempio la redazione di fatture Supporto alle attività aziendali, esempio conoscere la disponibilità di un articolo Raccolta di dati, permette ai livelli decisionali il controllo dell attività operativa, esempio le informazioni sull evasione degli ordini e sui pagamenti Guida per l operatore, si seguono procedure e flussi predefiniti e controllati, con poche possibilità di incorrere in errori, esempio l inserimento di un movimento contabile prevede controlli relativi al calcolo dell IVA 3

4 La natura esecutiva del sistema Il sistema operazionale ha natura essenzialmente esecutiva, ha tendenza a strutturare i flussi e a standardizzare il contenuto informativo per minimizzare la possibilità di commettere errori e allo stesso tempo rendere le operazioni aziendali di tutti i giorni fluide e rapide. La sua struttura è ottimizzata per sostenere l attività di un numero potenzialmente elevato di persone che interagiscono con la base di dati. 4

5 La natura dell informazione Le caratteristiche dell informazione utilizzata/immagazzinata dai sistemi informazionali prevedono: Accesso/aggiornamento/modifica/elaborazione interattiva ai dati puntuali Selezione di dati secondo lo stato/scopo, per facilitare e guidare l operatore nella sua attività. Il concetto di stato deriva dalla dinamicità dei processi aziendali, ognuno dei quali può essere effettuato solo se è stato completato quello precedente. 5

6 Carenze dei sistemi operazionali 6 Il sistema operazionale incentrato sul concetto di transazione e/o di processo, si è rivelato carente: Nella produzione di dati di sintesi, presentati tramite una reportistica molto rigida Nella possibilità di interrogare facilmente la base di dati, accessibile solo dai tecnici Nella disponibilità di dati fondamentali per il processo decisionale, esempio mancanza di strutture per la classificazione delle informazioni Nella coerenza del sistema, che può descrivere lo stesso oggetto in processi diversi (dipende dalla visione d impresa funzione o processi) Nella velocità di risposta alle interrogazioni Nella copertura temporale, di solito ridotta per motivi di occupazione di memoria di massa

7 Schema delle differenze OLTP OLAP 7 Finalità Supporto all operatività Supporto al processo decisionale Utenti Molti utenti, operativi Pochi utenti, direzionali Dati Analitici Sintetici Modalità di utilizzo Quantità di dati per attività elementare Guidata, per processi e stati successivi Bassa (centinaia di record per ogni transazione) Interrogazioni ad hoc Orientamento Per processo/funzione Per soggetto Frequenza di aggiornamento Copertura temporale Ottimizzazione Continua, tramite azioni Dati correnti Per accessi in lettura e scrittura (modello normalizzato) Alta (milioni di record per ogni diversa query) Sporadica, tramite funzioni esplicite Storica Per accessi in lettura/interrogazione (modello dfm e ipercubo)

8 Finalità dei sistemi operazionali Le finalità dei sistemi operazionali possono essere ricondotte a quattro grandi categorie: Registrazione delle transazioni Pianificazione e controllo delle operazioni Acquisizione e organizzazione della conoscenza Elaborazione delle situazioni aziendali Tutte queste funzioni sono di solito sviluppate attorno ad un unico grande archivio che contiene in maniera organizzata l insieme di tutti i dati aziendali. 8

9 9 Registrazione delle transazioni Il concetto di transazione è molto ampio: comprende infatti tutte le operazioni elementari che rappresentano eventi che si manifestano in un dato momento e che l azienda ha interessa a memorizzare. Esempi di transazione sono: ordini cliente e fornitore, prelievo da magazzino per la produzione, spedizione della merce, aggiornamenti anagrafici. Le transazioni possono essere semplici se registrate solo all interno del sistema informativo oppure complesse se oltre al dato sono legate a documenti fisici. La struttura aziendale incide sul volume dei dati generato dalle transazioni perché ad una informazione è legata a cascata altra informazione. Esempio, la lavorazione affidata all esterno genera almeno 3 transazioni (uscita del materiale, avanzamento della lavorazione, rientro del prodotto). La lavorazione interna può essere registrata con una sola transazione

10 Pianificazione e controllo delle operazioni Spesso i processi sono tra loro concatenati, è quindi naturale pensare di utilizzare dati provenienti da processi a monte per pianificare attività da svolgere a valle. I programmi vengono utilizzati non solo per razionalizzare l attività e semplificare la concatenazione tra processi ma anche per misurare la capacità aziendale di rispettare gli obiettivi fissati. L uso dei sistemi informativi rende possibile l adozione di modelli complessi di pianificazione e consente il monitoraggio continuo dello stato dei processi tramite l analisi delle transazioni di avanzamento registrate. Lo scostamento tra piano e consuntivi può far emergere tempestivamente le eccezioni, dare una misura dell efficienza aziendale ed evidenziare punti critici su cui concentrare l attenzione. 10

11 Pianificazione e controllo delle operazioni Schema di generazione di un piano di produzione Informazioni da processi diversi Ordini cliente aperti Stato del magazzino Informazioni di struttura del processo Struttura prodotto Centro di lavoro Fasi di lavoro Articolo Quantità Centro di lavoro Piano di produzione del 23/05/2010 Persona Istruzioni aggiuntive Fase di lavorazione Durata lavorazione 11

12 Organizzazione della conoscenza 12 Una funzione primaria dei sistemi operazionali è l archiviazione organizzata della conoscenza aziendale. Lo scopo è trattare in modo centralizzato tutte le informazioni di supporto all attività, questo permette ai diversi settori aziendali di avere a disposizione informazioni comuni nella versione più aggiornata. Le informazioni dei sistemi operazionali hanno 2 caratteristiche comuni: Sono strutturate, cioè riconducibili a un insieme di caratteristiche predeterminate che descrivono ogni elemento archiviato. La struttura dipende dal modello adottato dall azienda per rappresentare la realtà Sono correlate, per esempio la distinta base è correlata agli articoli, il cliente alla sua catena di agenzia

13 Elaborazione delle situazioni aziendali La sintesi di tutte le funzioni svolte dal sistema informativo aziendale è la possibilità di elaborare indicatori dello stato della conoscenza aziendale. La conoscenza dello stato aziendale permette ai decisori di agire sul sistema azienda tramite leve opportune (piani di produzione, approvvigionamenti). Possibili indicatori di stato sono: le giacenze degli articoli nel magazzino, l elenco degli ordini inevasi, il fatturato corrente o il livello di saturazione dei reparti produttivi. 13

14 Informazione operativa 1/3 L informazione operativa è mantenuta in forma organizzata in un archivio virtualmente unitario (anche se magari ripartito su più basi fisiche). Si distinguono alcune categorie di informazione omogenee per struttura, modalità di gestione e destinazione d uso: Movimenti, sono informazioni che registrano le transazioni avvenute (movimenti di magazzino o movimenti di prima nota contabile). Di solito si caratterizzano per gli attributi di data, quantità ed entità a cui si riferisce Documenti di processo, anche queste informazioni descrivono transazioni ma sono più complesse, di solito collegate a liste di oggetti. Esempi sono l ordine cliente (più articoli, condizioni di vendita, spedizione, pagamento ) 14

15 Informazione operativa 2/3 Informazioni di stato, descrivono la situazione corrente del sistema informativo e quindi di riflesso l azienda. Spesso derivano da elaborazioni. Esempio, il livello di giacenza di un dato articolo ottenuto dalla somma algebrica di tutti i movimenti di magazzino relativi all articolo. Le informazioni di stato si definiscono run-time se vengono calcolate al momento della richiesta e dunque non sono salvati in alcuna posizione dell archivio 15

16 Informazione operativa 3/3 L informazione operativa è caratterizzata da parametri strutturali e funzionali che danno una misura della qualità dei dati a supporto dei processi aziendali. Le norme ISO definiscono la qualità dei dati come il possesso della totalità delle caratteristiche che portano al soddisfacimento delle esigenze, esplicite o implicite, dell utente. La qualità dei dati dipende in misura determinante da come è stato progettato il sistema informativo 16

17 Scarsa qualità dei dati. Svantaggi Le aziende che hanno affrontato l informatizzazione in modo discontinuo e senza una metodologia si trovano nella situazione di dover integrare sottosistemi autonomi, non integrati e con informazioni spesso duplicate innescando così processi di allineamento e/o conversione dei dati per poter giungere ad una visione unitaria aziendale. La scarsa qualità dei dati si ripercuote in: Difficoltà nell introduzione dell innovazione Incapacità di reingegnerizzare i processi Impossibilità di creare un data warehouse 17

18 Caratteristiche funzionali 1/2 18 I dati operativi hanno caratteristiche funzionali precise che influiscono sulla qualità del sistema operazionale: Completezza, che si riferisca ad un oggetto o ad un evento, un sistema operazionale è tanto più completo tanto quanto più dettagliate sono le informazioni raccolte. In un sistema informativo completo non c è necessità di memorizzare ulteriori dati. Difficilmente la completezza totale del sistema può esser raggiunta Correttezza, indica la corrispondenza tra dato e realtà. Dove possibile la correttezza viene garantita da opportune procedure che convalidano i dati prima di procedere alla registrazione (imputare un attività in un giorno festivo) Precisione, indica l approssimazione con cui il dato rappresenta la realtà. La precisione riguarda soprattutto dati che rappresentano misure

19 Caratteristiche funzionali 2/2 Omogeneità, richiede che dati della stessa natura siano riportati sulla stessa tipologia di struttura e vengano trattati con le stesse funzioni di accesso (esempio, il formato delle date). Fruibilità, si riferisce alla semplicità per l utente di reperire, acquisire e comprendere le informazioni disponibili in relazione alle proprie finalità. Esempio, se per estrarre il valore di un insoluto di un cliente il sistema impiega 20 minuti, difficilmente tale procedura verrà utilizzata per un controllo interattivo durante una telefonata. 19

20 Rappresentazione dei dati Uno dei modelli più diffusi per la rappresentazione concettuale della struttura delle basi di dati è il modello Entità-Relazione o E-R. Elementi fondamentali del modello: Entità Relazioni Cardinalità delle relazioni Attributi (dispense sul modello E-R già viste a lezione) 20