Gestire le Spese Famigliari e personali in modo efficace

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1 Gestire le Spese Famigliari e personali in modo efficace Ideato e scritto da. Questo e-book non è protetto da copyright, il suo contenuto è pubblico per scelta. Non è richiesta nessuna autorizzazione per distribuire quanto contenuto in questo e-book, è gradita in questo caso la citazione della fonte Il Tempo Domato

2 Gestire e controllare le uscite, è sempre stato importate, a maggior ragione in un momento di crisi come quello che stiamo attraversando. Tenere traccia delle spese oggi è diventato fondamentale, al fine di ottimizzare le proprie risorse. In questo Manuale vedremo come si possono gestire facilmente le spese personali, famigliari e professionali, utilizzando un semplice strumento di facile creazione (1*) che ti consentirà di tenere sotto controllo tutte le tue uscite, e ti darà in tempo reale la situazione analitica con statistiche automatizzate. In passato ho cercato di cimentarmi diverse volte, con diversi strumenti per la gestione delle spese, ed i risultati non sono stati certo brillanti. Il motivo principale per cui io, e la maggior parte delle persone che ci prova, trova difficoltà ad essere costante nell applicazione di un sistema per la gestione delle spese, è questo: Solitamente si tende a passare da un sistema anarchico (non segnare mai nulla,!) ad un sistema maniacale! (segnare e dettagliare tutto, nei minimi particolari). Questo è un errore molto comune, ed il risultato è che dopo pochi giorni, o poche settimane, le persone si stufano di segnare e abbandonano il sistema. (1*) creazione?? Si hai capito bene, in questo manuale imparerai a creare da solo il tuo sistema di gestione spese, a personalizzarlo e ad usarlo per ottimizzare le tue uscite mensili.

3 Un altro motivo è la difficoltà che si riscontra a successivamente i dati raccolti. tenere in ordine ed analizzare Non è molto motivante impegnarsi a fondo per registrare tutto, e poi non sapere cosa fare con i dati che mi trovo davanti, perche sono poco leggibili Ci sono alcuni sistemi, alcune applicazioni che sono tremendamente sofisticate, questo si traduce in una difficile applicazione in fase di registrazione dei dati, ed una difficile interpretazione degli stessi in fase di lettura. Una volta capito questo, ho lavorato per mettere in pratica un sistema che doveva avere le seguenti caratteristiche: facile utilizzo sempre a portata di mano, semplice da portare avanti nel tempo,,. (e che non richiedesse di essere revisionato e riordinato ogni santo giorno) In primo luogo la semplicità. Non serve a nulla annotarsi nel dettaglio il centesimo il luogo, il negozio, il tipo di articolo/servizio acquistato, il motivo per cui lo hai acquistato ecc. ecc. Non è una buona idea dettagliare troppo le registrazioni Per una gestione ottimale, devi necessariamente semplificare e utilizzare delle macro aree.

4 Personalmente utilizzo 4 categorie di spese: LAVORO FAMIGLIA PERSONA SVAGO (HOBBY/DIVERTIMENTO) Qualsiasi uscita è possibile farla rientrare in queste 4 categorie. Ora attento, stai per conoscere un segreto. Cosa faresti se ci fosse un sistema per registrare MOLTO velocemente : l importo speso la categoria una brevissima descrizione dell uscita. (1 parola massimo 2) E se questo sistema aggiungesse per te la data e l ora in cui hai fatto la registrazione? Ed inoltre se il sistema stesso ti compilasse automaticamente un foglio elettronico consultabile da qualunque dispositivo connesso ad internet (un PC, un Tablet, o uno Smart phone) che ti aggiorna in tempo reale sulle statistiche delle tue uscite? Non sarebbe fantastico? Bene, questo sistema io non lo avevo individuato tra le decine di applicazioni per la gestione delle spese, e pertanto l ho costruito,utilizzando strumenti GRATUITI che si possono trovare sul Web. Questa immagine rappresenta il metodo di inserimento che utilizzo con il mio sistema e che ti voglio spiegare come costruire in questo manuale.

5 Figura 1 In pratica, una volta terminato di costruire il sistema, avrai questa situazione: sul tuo smartphone, (IOS o Android,) sul tuo tablet, e su tuo PC (sia fisso che portatile) ci sarà un icona Questo è il desktop del mio iphone e questa è l icona che conduce alla pagina di inserimento spese compilazione dati Cliccando su questa icona, avrai immediato accesso alla pagina di

6 Questo è quello che appare sul mio iphone quando clicco l icona. Non appena fai una spesa, clicchi sull icona, inserisci l importo, (arrotonda, lascia perdere le virgole, se spendi 4, 78 registra 5! Questo ti consentirà una certa tolleranza se dovessi scordarti di registrare un caffe ;) )scegli la categoria, descrivi con una parola, e clicchi su invia. Tempo stimato 10 / 15 secondi E ripeti questo rituale ogni volta che hai una uscita.

7 Ora la magia! Questa operazione andrà in automatico a implementare un file fatto +/- così: E tu non dovrai più pensare a nulla, infatti il sistema penserà automaticamente a tenere aggiornato l elenco delle spese e metterle in ordine cronologico. Potrai analizzare le aree dove vengono spesi i soldi e aggiustare di conseguenza il tiro. Vedi il tasto tabella pivot 1 indicato con la freccia? cliccando su quel tasto avrai questa finestra:

8 In questo modo il sistema tiene i conti per te, saprai in tempo reale quanto stai spendendo per ogni categoria, senza dover mai rimettere in ordine i conti Senza doverci mai tornare sopra, basta solo inserire le spese ed il gioco è fatto! Fantastico vero? Ho installato il sistema sul mio Iphone, sul telefono Android di mia moglie, sul mio Tablet, e sul mio PC portatile, in modo che da qualunque postazione posso velocemente e facilmente aggiornare le mie spese. La cosa fantastica è che da qualunque dispositivo inserisco i dati, il sistema fa confluire tutto sempre nello stesso file. Ho testato il tutto per diverso tempo, e ti dico veramente che non c è paragone con nessun altro sistema di gestione delle spese. Ho avuto la piacevole sensazione di far diventare una abitudine questa gestualità. Sia io che mia moglie abbiamo acquisito questa buona abitudine, ed è tutto molto naturale, ed ora abbiamo le nostre spese tutte sotto controllo. Abbiamo integrato questo sistema con un altro sistema di archiviazione, chiamato EVERNOTE dove scansioniamo con uno scanner tutta la carta ed ora non ci perdiamo più nulla. (se ti può interessare ne parlo qui: evernote-2/) Ora ti va di seguirmi passo dopo passo per vedere come costruire il TUO sistema di gestione spese e come personalizzarlo? Due consigli per rendere il tutto ancora più semplice: 1 - se ti è possibile stampa questo Manuale, sarà più semplice lavorare al PC mentre leggi i fogli, che passare da una finestra all altra per eseguire i passaggi suggeriti.

9 2 Esegui i passaggi step by step, in quanto se leggi prima tutto il manuale senza eseguire i passaggi può sembrare più complicato di quello che è in realtà Iniziamo: 1. Step E necessario avere un account GOOGLE Prima un consiglio, la scelta del browser (2*) internet. Sarebbe meglio che per questo sistema tu utilizzassi Google Chrome. Essendo un progetto interamente realizzato con i sistemi nativi Google, questo browser è totalmente compatibile. Altri browser rischiano di risultare leggermente più macchinosi allo scopo. (*2) Un browser è un programma che consente di visualizzare i contenuti delle pagine dei siti web e di interagire con essi, permettendo così all'utente di navigare in internet. Il browser è infatti in grado di interpretare l'html (il codice con il quale sono scritte la maggior parte delle pagine web) e di visualizzarlo. I browser attualmente più noti e diffusi sono Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari e Opera.

10 Il file che tiene sotto controllo tutto è un file di Google Doc, pertanto il primo passo è quello di avere un account Google. Se ne possiedi già uno puoi passare allo step 2 altrimenti vediamo come crearlo: - Se non lo hai già, Scarica ed installa Google chrome, (dal tuo browser internet digita google chrome download e segui le istruzioni) - Una volta installato vai sulla home page di google ( - Dovresti avere questa situazione sul tuo monitor (fig 3): - Clicca sul tasto accedi indicato con la freccia in fig 3 Fig. 3 -

11 Una volta cliccato su accedi dovresti avere questa pagina: Fai click sulla frase evidenziata in blu indicata con la freccia crea un account gratuitamente Dovresti avere questa finestra davanti a te:

12 Compila i campi con i tuoi dati, scegli il tuo nome utente (io ti consigio nome.cognome@gmail.com, ma non è vincolante, l importante è che termini sempre ) sarà anche la tua casella mail di Google (molto utile) Crea una password tua, e vai avanti al secondo punto della creazione account, Se vuoi puoi personalizzarlo, altrimenti clicca semplicemente su passaggio successivo

13 Fatto! Ora disponi di un account Google! La prossima volta che aprirai Google home page ( sarà sufficiente cliccare sul tasto accedi posto in alto a destra, inserire il tuo nome utente (quello che hai appena creato) e la tua password. Prima di cliccare su accedi ti suggerisco di verificare che la casellina con scritto resta connesso sia spuntata, in questo modo non dovrai più digitare nome utente o password, ma sarai connesso automaticamente al tuo account quando apri Google. (ovviamente se il PC sul quale stai facendo queste operazioni è solo di tuo utilizzo, altrimenti altri potrebbero ficcanasare nei tuoi file che andrai a creare con Google doc)

14 2. Secondo step Ora devi accedere a Google Doc. vediamo come. In alto hai una barra nera e l ultima voce della barra è: altro cliccandoci sopra si apre un menù a tendina, devi cliccare su Documenti. A questo punto si apre la richiesta di Google di installare Google Drive (3*) 3* Google Drive è un sistema di archiviazione remota di Google, in pratica ti mette a disposizione uno spazio remoto dove archiviare i tuoi file, i tuoi progetti, per poterli condividere, lavorare in remoto, salvarli e proteggerli, ecc.ecc. Per approfondimenti:

15 Clicca sul tasto con la Blu inizia con 5bg si spazio gratuito NB: tutto il sistema che stiamo preparando è totalmente gratuito, e il sistema per la gestione delle spese è solo un millesimo di quello che potrai fare con quello che stiamo impostando ora. Ora hai davanti a te questa finestra, scarica ed installa google drive cliccando sul tasto blu indicato in freccia, questa azione ti porterà ad avere sul desktop del tuo PC una cartella denominata google drive sappi che qualunque cosa metterai dentro quella cartella, sarà sincronizzata con il tuo account Google, potrai consultare e modificare i file che tieni in questa cartella da qualunque postazione connessa ad internet (bello vero?)

16 Bene, una volta terminato questo processo hai compiuto il giro di boa. Il più è fatto, ora viene la parte divertente, quella in cui andiamo davvero ad essere creativi! 3 step Crea il tuo modulo inserimento dati Se hai fatto tutto seguendo le istruzioni fino a qui, dovresti essere in questa finestra. Ora clicca sul tasto rosso posto a destra con scritto CREA

17 Si apre un menù a tendina dal qual devo scegliere il comando MODULO Ora si dovrebbe essere su questa finestra:

18 Iniziamo a compilare i campi: nella 1 riga in alto, dove trovi scritto MODULO SENZA TITOLO (1) scrivi la parola SPESE la seconda riga (2) lasciala in bianco. Nella parte evidenziata in giallo trovi TITOLO DOMANDA affianco c è una casella bianca scrivibile.(3) Dentro a questa casella scrivi la parola IMPORTO Ora spunta la casella con scritto RENDILA UNA DOMANDA OBBLIGATORIA (indicata con la freccia 4) Clicca sul pulsante FINE posto subito a sinistra della casella che hai appena spuntato. Se hai fatto tutto dovresti vedere questa finestra: Passando con il mouse vicino alla casella domanda di esempio 2 dovrebbe apparire una striscia gialla, alla estrema destra della quale c è il simbolo di una matita, in questo modo:

19 Il simbolo della matita serve per passare alla modalità di modifica della domanda 2 Clicca sulla matita indicata con la freccia nell immagine, e avrai la possibilità di modificare la domanda di inserimento 2, in questo modo:

20 Come prima imposta il titolo della domanda questa volta scrivendo la parola CATEGORIA. Ora devi modificare la tipologia di inserimento, scegliendo dal menu a tendina TIPO DI DOMANDA. Cliccando sulla freccetta dove vedi scritto testo indicata con la freccia, si apre un menu a tendina dal quale dovrai scegliere l ultima voce, GRIGLIA Se fai questo ti appare cosi una casellina con dentro il numero 5, e sotto cinque caselline numerate dall 1 al 5. Devi cambiare la prima casellina portando il numero 5 al numero 4! Ora le caselline sotto sono diventate 4, inizia dalla prima e scrivi: nella prima: LAVORO nella seconda: FAMIGLIA nella terza: PERSONA nella quarta: SVAGO IN QUESTO MODO:

21 Ricorda di spuntare la casella rendila una domanda obbligatoria, e attento a cancellare quello che trovi scritto dentro alla casella ETICHETTA RIGA 1, questa casella è meglio che sia vuota (solo per motivi estetici, l etichetta darebbe fastidio dopo) A questo punto Clicca su FINE Dovresti trovarti in questa finestra:

22 Hai quasi finito, devi aggiungere l ultimo campo, quello delle note. Procedi così: in alto a sinistra (indicato con la freccia in figura) c è un tasto che dice + AGGIUNGI NUOVO ELEMENTO cliccando su quel tasto si apre un menù a tendina dal quale dovrai scegliere la prima voce in alto : TESTO come nei passaggi precedenti (ormai sei un esperto )dai un titolo alla domanda e chiamala : NOTE una volta scritto note nel campo titolo domanda clicca direttamente sul tasto fine. (non spuntare la casella rendila una domanda obbligatoria questa volta) Complimenti hai appena creato il tuo 1 modulo di inserimento Dati. Prima di vederlo all opera però ancora 1 passaggio, reso necessario per essere ben visibile cono l utilizzo sugli Smartphone. Dobbiamo scegliere un TEMA adatto, non ci interessa tanto che sia bello da vedere, ma deve essere pratico da usare.

23 In alto a sinistra trovi un tasto con scritto TEMA: PLAIN cliccando il quale accedi al menu di scelta dei TEMI per il modulo.

24 Il mio consiglio è quello di cliccare su NEXT (vedi freccia) fino a quando non ti compaiono questi TEMI: I Temi che ti ho cerchiato in figura, sono i più visibili sugli smartphone e sui tablet. Clicca su quello che maggiormente si avvicina ai tuoi gusti ed il programma ti farà vedere un anteprima

25 Se ti piace, Clicca sul pulsante applica posto in alto a sinistra. PERFETTO!! Hai finito, non ti resta che inoltrare il modulo via mail, a tutti quelli che dovranno utilizzarlo per registrare le spese (a te stesso, a tua moglie ed ai membri del tuo nucleo famigliare se vuoi, oppure se lo hai pensato per i dipendenti e/o collaboratori dell azienda, manda una copia a ciascuno di loro, ma ti suggerisco prima di sperimentarlo per te stesso un paio di settimane) Fai cosi:

26 Clicca su invia modulo tramite mail (vedi freccia) Inserisci il tuo indirizzo mail (quello che puoi aprire dal IPhone, o dal Tablet, o tutti gli indirizzi tuoi che hai se usi più indirizzi)

27 E clicca su invia. una volta fatto questo puoi chiudere la pagina e andare sul tuo account Google, dove troverai un nuovo file che ti aspetta: Eccolo! Naturalmente se lo apri in questo momento non ci sarà nulla

28 Avrai solo le 4 intestazioni delle colonne che man mano che registrerai le spese si auto compileranno! Vediamo come fare a compilare le spese: direttamente dal PC: dal foglio che hai appena creato nel menu in alto trovi modulo, se ci clicchi sopra avrai: Devi scegliere vai a modulo online. Si apre un altra finenstra con il tuo modulo pronto per essere compilato:

29 (Puoi salvare questa pagina sul deskyop del tuo PC, in modo da averla sempre a portata di click ) Compila i campi, clicca su invia, e il modulo ti propone una finestra dove puoi decidere se inviare un atra risposta (Google Doc considera i dati che inserisci con l ausilio dei moduli, come se fossero risposte a domande) Ora se hai altre spese da inserire puoi cliccare su invia un altra risposta e ti si ripresenterà il modulo di prima da ri-compilare, e cosi facilmente ne puoi inserire velocemente diverse.

30 Per chiudere quando hai finito Per inviare un altra registrazione di spese Quando hai finito di registrare chiudi semplicemente con la X in alto a destra sinistra di fianco alla parola grazie. Se ora vai a vedere il tuo file SPESE vedrai che si è aggiornato con i dati che hai appena inserito. DALLO SMARTPHONE Per effettuare le registrazioni dallo smartphone devi fare un procedimento molto simile, ad eccezione della prima volta, in quanto devi prima installare l icona di accesso alla pagina di caricamento dati sulla home page del tuo telefono. Procedi cosi: dal telefono apri la mail che ti sei mandato con il link del modulo (vedi pagina 21 e 22)

31 clicca sul link si apre una pagina web molto simile a quella che hai utilizzato x caricare i dati dal PC.

32 Ora devi salvare quella pagina sul desktop del telefono. Se hai un Iphone fai cosi: clicca sul quadratino in basso al centro con la freccetta a uscire, (l ho indicata con la freccia rossa nell immagine) si apre una finestra che ti propone tra le opzioni AGGIUNGI A HOME, clicca questo tasto e avrai una nuova icona sulla home del tuo Iphone. Mettila in una posizione comoda da raggiungere (in prima schermata) in quanto d ora in poi quando la selezionerai si aprirà direttamente la pagina per inserire i dati per la registrazione di una spesa.

33 Se hai un dispositivo Android fai cosi: Apri la mail con il link che ti sei spedito, clicca sul link per aprire la pagina Clicca il tasto menu di sinistra, si apre questo menù:

34 Clicca sul tasto altro e avrai queste opzioni: Seleziona aggiungi collegamento a scheda, ora vai a vedere sul desktop del tuo dispositivo, avrai una icona rossa che sembra un segnalibro. Anche qui siamo pronti ad operare, da ora in poi quando sei in giro e fai una spesa puoi estrarre il tuo telefono, cliccare sull icona della pagina che hai appena salvato (salvala in una posizione comoda da raggiungere), inserisci i dati, clicki fine e riponi il telefono. Quando arriverai a casa apri il tuo file spese e avrai tutto aggiornato! Da tablet. È la stessa identica procedura che hai appena visto per gli Smatphone. Non cambia assolutamente nulla. Per cui se hai un Tablet Apple segui la procedura come per Iphone, se ha un Tablet Android segui la procedura per i dispositivi Android. Bene, abbiamo finito. Ora sta a te abituarti a questo nuovo sistema di gestione delle spese.

35 Il file che hai appena creato (SPESE) è tuttavia creato nella sua versione più semplice. Ma visto che mi hai seguito fino a qui, ho pensato di farti un ulteriore regalo: lascia il tuo parere qui (gestione-spese/) in merito a questo manuale, e nei prossimi giorni ti manderò (sempre gratuitamente) le istruzioni per rendere ancora più personalizzato il tuo Sistema. Con questi aggiornamenti potrai: filtrare le spese in base a intervalli temporali specifici e impostabili da te filtrare le spese in base alla loro tipologia. Avere un grafico costantemente aggiornato che ti dà subito l immagine grafica delle tue spese. Avere in evidenza il totale delle spese progressive Avere in evidenza il sub totale delle spese, in base al tipo di filtro applicato. Queste personalizzazioni sono possibili dopo che avrai inserito un certo numero di registrazioni Questo è il motivo per cui è meglio procedere ad installare le personalizzazioni dopo qualche giorno. Per ora ti saluto, con la speranza di esserti stato utile, e con la certezza che da parte mia ci ho messo il massimo dell impegno per farlo. Mi auguro di avere un tuo feedback su quest opera, in modo da poterla aggiornare e migliorare.

36 Se hai domande, dubbi, richieste di qualunque natura inerenti a questo manuale non esitare a contattarmi, cercherò di soddisfare al meglio le tue esigenze. Se ti fa piacere resta iscritto alla newsletter del mio Blog, in questo modo potrò mandarti gli eventuali aggiornamenti di questo manuale. E stato un vero piacere! fabiano.garoli@gmail.com