Manuale d uso per il commercialista

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1 Manuale d uso per il commercialista La corsia veloce per la tua fattura UN SISTEMA DI FATTURAZIONE TRAMITE POS, CHE CONSENTE LA GESTIONE DIGITALE DELLA FATTURA ACQUISISCI LE FATTURE DEI TUOI CLIENTI CON UN CLICK Scopri come funziona su GYB permette di fatturare rapidamente importi di qualsiasi entità anche presso negozi e locali dove i dati di fatturazione non siano già memorizzati, con un notevole risparmio di tempo. Attraverso i dispositivi di pagamento elettronico (POS), qualsiasi acquisto effettuato da privati e titolari di Partita IVA è registrabile senza errori. Il servizio non ha alcun costo o vincolo per l intestatario della fattura e per il commercialista, che potrà accedere, scaricare e processare le fatture dei suoi clienti in qualsiasi momento.

2 In convenzione con gli Ordini dei Commercialisti L ODCEC della Provincia di Udine seguito da quello della Provincia di Novara ha sottoscritto una convenzione con Ultroneo per lo sviluppo di processi di ottimizzazione e digitalizzazione di procedure amministrative e contabili. Scopri di più su pag. 2

3 Sommario ACQUISISCI LE FATTURE DEI TUOI CLIENTI CON UN CLICK...1 In convenzione con gli Ordini dei Commercialisti...2 Get Your Bill, la corsia veloce anche per il commercialista!...4 Get Your Bill è:...4 Come funziona?...4 Registrazione...5 Inserisci la tua e scegli una password Approfitta delle funzionalità del profilo Acquirente....6 Registrazione avvenuta!...6 Utilizzo dell area riservata...7 IMPORTANTE!...7 Funzionalità accessibili dal sito Menu dell area riservata GYB...8 Uno sguardo approfondito sull uso della scheda Clienti...9 COMPATIBILITÀ CON I PIÙ DIFFUSI SOFTWARE GESTIONALI ATTUALE COMPATIBILITÀ CON I PIÙ DIFFUSI SOFTWARE GESTIONALI Importazione delle contabili di fatturazione all interno del gestionale Profis ESPORTARE LE CONTABILI DA GET YOUR BILL IMPORTARE LE CONTABILI IN PROFIS Cosa deve fare il tuo cliente? Breve guida ai profili esercente/professionista ed acquirente Pannello Fatture Pannello Gestione Pannello Help Come l esercente acquista Get Your Bill pag. 3

4 Get Your Bill, la corsia veloce anche per il commercialista! Semplificazione e digitalizzazione: mai più fatture errate o smarrite. La soluzione GET YOUR BILL è pensata per semplificare tutte le operazioni legate alla fatturazione, facendo risparmiare tempo anche a chi gestisce la contabilità. Get Your Bill è: SEMPLICE Niente più invii di o plichi di documenti cartacei; puoi consultare e acquisire le fatture dei tuoi clienti direttamente on-line ORDINATO Le fatture di ogni utente vengono archiviate DIGITALMENTE in maniera automatica e conservate senza alcun costo aggiuntivo SICURO Get Your Bill, accedendo ai dati dei pubblici registri, acquisisce automaticamente i dati dell intestatario, ed evita qualsiasi errore di inserimento dei dati PRECISO La compilazione della fattura, attraverso l applicazione POS, viene automatizzata e la sua copia digitale garantisce la correttezza dei dati da contabilizzare ECONOMICO Il servizio non ha alcun costo o vincolo, né per l intestatario della fattura, né per il commercialista che potrà accedere, scaricare e processare le fatture dei suoi clienti in qualsiasi momento Come funziona? Il cliente chiede la fattura. L'esercente/profes sionista inserisce la voce d'acquisto nel POS. Il cliente passa la sua carta di pagamento. L'esercente stampa la fattura direttamente dal POS! Le fatture vengono salvate on-line. Le fatture di esercente/professionista e acquirente sono salvate e sono gestibili on-line, da chi emette fattura, dagli intestatari e dai loro commercialisti. Come? Ciascuno accedendo alla propria area riservata su pag. 4

5 Registrazione Per iniziare ad utilizzare Get Your Bill è necessario completare la registrazione on-line, visitando la pagina e cliccando sulla voce REGISTRATI, in alto sullo schermo. Ti ricordiamo che la registrazione e le funzionalità legate al profilo COMMERCIALISTA sono gratuite. La schermata di registrazione su " Inserisci la tua e scegli una password. Riceverai un di verifica con il link di conferma, per la creazione del tuo profilo commercialista. Clicca sul link dell che hai appena ricevuto ed esegui il login con i dati da te impostati. Clicca sulla voce Sei un commercialista? e prosegui con la compilazione. Il profilo è attivato con successo! Schermata di compilazione anagrafica pag. 5

6 Approfitta delle funzionalità del profilo Acquirente. Schermata di eventuale scelta del codice cliente Scegliendo ora il tuo codice cliente, oltre al profilo Commercialista, potrai attivare gratuitamente e in un solo passaggio anche tutte le funzionalità del profilo acquirente. In questo modo, la prossima volta che effettuerai un acquisto presso un esercente/professionista che utilizza Get Your Bill, anche tu potrai beneficiare della semplicità e velocità del servizio per ricevere le fatture a te intestate. N.B. Se non vuoi attivare ora le funzionalità del profilo acquirente, potrai farlo più tardi dal pannello di gestione del profilo. Registrazione avvenuta! Profilo commercialista: schermata Il mio profilo dopo la registrazione come commercialista avvenuta con successo pag. 6

7 Utilizzo dell area riservata Nella schermata di benvenuto, dopo l'accesso a GYB oppure facendo click sulla voce "Il mio profilo" nel menu laterale potrai trovare, tra le informazioni utili, il tuo codice commercialista. IMPORTANTE! Comunica questo codice, via o telefonicamente, a tutti i tuoi clienti, che desiderano delegare a te la gestione delle proprie fatture salvate su Get Your Bill. Il codice commercialista sarà necessario nel momento in cui vorranno associare il commercialista al proprio profilo. Profilo commercialista: nella schermata "Il mio profilo" si trova il tuo codice commercialista Leggi come funziona la procedura di associazione commercialista da parte del tuo cliente nella sezione Cosa deve fare il tuo cliente? di questo manuale. pag. 7

8 Funzionalità accessibili dal sito Per accedere all area riservata Get Your Bill è necessario accedere al portale digitando la propria e password. Menu dell area riservata GYB Di seguito un breve descrizione delle voci di menu principali, una volta attivato il tuo profilo come commercialista. Anagrafica: permette di modificare e aggiornare i dati relativi alla tua azienda. Clienti: mostra una lista di tutti i tuoi clienti registrati a Get Your Bill, che ti hanno autorizzato a consultare le proprie fatture. Gestione: ti permette di attivare anche le funzionalità di esercente/professionista e/o acquirente, e di applicare/rimuovere l associazione con il tuo commercialista (puoi associare anche te stesso). Guida all utilizzo: in quest area potrai consultare tutte le domande più frequenti sull utilizzo della tua area riservata Get Your Bill. Manuale GYB: scarica qui la versione in PDF di questo manuale per il commercialista! Avrai a disposizione anche il manuale d uso per l esercente/professionista. Menu dell'area riservata GYB Profilo commercialista pag. 8

9 Uno sguardo approfondito sull uso della scheda Clienti Profilo commercialista: la scheda "clienti" La scheda Clienti si presenta come una lista di coloro che ti hanno autorizzato a consultare e gestire le proprie fatture, emesse e ricevute. Al fine di agevolare la ricerca, avrai a disposizione il campo Filtra ed alcune informazioni essenziali su ogni cliente: partita IVA, codice fiscale, località e numero di telefono. Il click su uno dei clienti conduce ad una schermata dettagliata sul singolo cliente. Profilo commercialista: dettaglio di un singolo cliente Da questa scheda è possibile visualizzare tutte le fatture emesse, le fatture ricevute ed i resoconti, da cui si estraggono le contabili di fatturazione per l importazione delle fatture nel proprio gestionale. Per l estrazione, fare click sulla voce corrispondente al mese di cui si vogliono avere le contabili. pag. 9

10 COMPATIBILITÀ CON I PIÙ DIFFUSI SOFTWARE GESTIONALI Per estrarre le contabili di fatturazione è sufficiente selezionare Resoconti e quindi cliccare sul periodo prescelto. Verrà generato un file che va salvato su una specifica cartella (vedere le istruzioni del singolo produttore) per essere poi caricato nel tuo software gestionale tramite un apposita funzione di import presente in tale software. La compatibilità con altri software gestionali è in fase di sviluppo ed è descritta nella seguente tabella. Tutte le novità al riguardo saranno comunicate tempestivamente sul sito e sui canali social di Get Your Bill. ATTUALE COMPATIBILITÀ CON I PIÙ DIFFUSI SOFTWARE GESTIONALI PRODUTTORE SOFTWARE COLLEGAMENTO Sistemi SpA PROFIS Team System SpA LYNFA Studio Team System SpA GECOM Multi Zucchetti SpA AGO Infinity Zucchetti SpA OMNIA Il tuo gestionale non è presente nella lista? Segnalalo a info@getyourbill.com. ISTRUZIONI PER LE IMPORTAZIONI Di seguito troverai le istruzioni per l importazione delle fatture dei tuoi clienti all interno del gestionale PROFIS. A breve, questo manuale verrà aggiornato anche con le indicazioni per l importazione sui gestionali di Team System. pag. 10

11 Importazione delle contabili di fatturazione all interno del gestionale Profis ESPORTARE LE CONTABILI DA GET YOUR BILL a. Nella propria area riservata sul sito scegliere Clienti dal menu. Cliccare sul riquadro di uno dei clienti per leggerne il dettaglio. b. Per ogni nuovo cliente, compilare tutti i campi nel riquadro grigio (Codice Ateco, periodicità Iva, ecc). N.B. Il codice sottoconto di incasso POS, per Profis è sempre POS (A). c. Fare click su Salva d. Inserire il codice sottoconto di ricavo (B), quindi cliccare su Assegna ai prodotti. e. Nella schermata che appare, selezionare tutti i prodotti in elenco e salvare. Da questo momento non è più necessario intervenire sui campi appena compilati (salvo cambiamenti dei valori inseriti). N.B. Sarà necessario aggiornare l assegnazione in caso di cambiamento del sottoconto abbinato ad un prodotto oppure nel caso di inserimento di un nuovo prodotto da parte dell esercente. In quest ultimo caso, il sistema segnala la presenza di campi non assegnati e impedisce la prosecuzione. f. Nel menu a discesa Visualizza selezionare Resoconti. Nell elenco appare la lista dei mesi fino all ultimo mese concluso. g. Al click su ognuno dei mesi elencati avviene il download di un file in formato xml. Il file dovrà essere salvato nella cartella dalla quale il gestionale provvederà poi a estrarlo per importarlo in contabilità. pag. 11

12 IMPORTARE LE CONTABILI IN PROFIS a. Accedere a Profis. b. Cliccare di seguito su (A) Integrazione aziende, Integrazione dati con gestionali. c. Cliccare su Configurazione Generale per definire in quali cartelle Profis trova i file da importare (es. di percorso cartella: \SISTEMI\PROFIS3\GM3\INPUT\ ) e da archiviare (questa operazione va effettuata soltanto la prima volta) d. Cliccare su Configurazione Ditte per attivare su ciascuna Ditta (Cliente): - l'acquisizione automatica dei dati dall'esterno (GESCOM), - la Rinumerazione dei partitari - eventuali altri parametri (questa operazione va effettuata soltanto la prima volta pag. 12

13 e. Cliccare su (B) Acquisizione dati. f. Selezionare il file da importare, creato precedentemente e fare click su Acquisisci. g. A questo punto vengono generate le scritture contabili in Profis. h. Profis genera un file di report sull operazione appena avvenuta. i. Selezionare l'opzione di menu Raccordo Partitari per controllare le Anagrafiche Clienti e risolvere eventuali disallineamenti j. Selezionare l'opzione di menu Storico Acquisizioni per visualizzare le scritture contabili generate. pag. 13

14 Cosa deve fare il tuo cliente? Per prima cosa, deve assicurarsi di avere a portata di mano il tuo codice commercialista. N.B. RICORDA DI COMUNICARE IL CODICE COMMERCIALISTA AI TUOI CLIENTI: SERVIRÀ PER DARTI ACCESSO ALLE LORO FATTURE ARCHIVIATE SU GET YOUR BILL! Non ricordi il tuo codice commercialista? Si trova nella tua area riservata, alla voce Il mio profilo. Profilo commercialista: nella schermata "Il mio profilo" si trova il tuo codice commercialista Una volta effettuato l accesso alla propria area riservata, il tuo cliente dovrà cliccare su Attiva il tuo commercialista, dal pannello Gestione. Profilo ESERCENTE/PROFESSIONISTA o ACQUIRENTE: menu di gestione Profilo ESERCENTE/PROFESSIONISTA o ACQUIRENTE: schermata di associazione commercialista Nella schermata seguente, non rimane che inserire il tuo codice commercialista e cliccare su Associa. pag. 14

15 Breve guida ai profili esercente/professionista ed acquirente Cosa possono fare i tuoi clienti dalla loro area riservata? Un breve sguardo al menu principale. Pannello Fatture Profilo ESERCENTE e ACQUIRENTE: menu fatture Ricevute: da quest area, l ACQUIRENTE può gestire tutte le fatture ricevute tramite Get Your Bill, dalla panoramica generica, al dettaglio del singolo documento. Recupera (in fase di sviluppo): nel caso in cui un ACQUIRENTE fosse intestatario di fatture emesse con Get Your Bill, prima di essersi registrato sul sito può recuperare a posteriori tali fatture, in modo che vengano salvate on-line nella sua area riservata. Emesse: in questa sezione, l ESERCENTE/PROFESSIONISTA può gestire tutte le fatture emesse tramite Get Your Bill, dalla panoramica generica, al dettaglio del singolo documento. pag. 15

16 Pannello Gestione Profilo ESERCENTE e ACQUIRENTE: menu gestione Carte: in questa sezione, l ACQUIRENTE può visualizzare e gestire le carte di pagamento associate al suo profilo. Prodotti: in quest area, l ESERCENTE/PROFESSIONISTA può visualizzare, aggiungere e modificare i prodotti del listino sul POS, che potranno andare a comporre la fattura. Gestione messaggi fattura: l ESERCENTE/PROFESSIONISTA ha la possibilità di programmare la stampa di messaggi promozionali sulla fattura emessa dal POS con Get Your Bill. Lista POS: lista di tutti i POS dell ESERCENTE/PROFESSIONISTA su cui è stato installato Get Your Bill. Aggiungi un terminale POS: da quest area, l ESERCENTE/PROFESSIONISTA può aggiungere un nuovo POS su cui sia stato installato Get Your Bill. Attiva il tuo commercialista: permette ad ESERCENTE/PROFESSIONISTA ed ACQUIRENTE di associare il commercialista al proprio profilo, permettendogli di consultare e scaricare le fatture emesse e ricevute. pag. 16

17 Pannello Help 1 2 1Tutti i profili: menu "Help" 1 2 Guida all utilizzo: ACQUIRENTE ed ESERCENTE/PROFESSIONISTA, come il COMMERCIALISTA, hanno a disposizione una pratica guida per l utilizzo della propria area riservata. Manuale GYB: gli ESERCENTI/PROFESSIONISTI possono scaricare da qui il manuale d uso di GYB per l esercente/professionista, in versione PDF. Come l esercente acquista Get Your Bill Ogni esercente/professionista può accedere a tutte le funzionalità di Get Your Bill acquistando una delle offerte commerciali disponibili su scala nazionale, scegliendo tra le proposte commerciali quella più adatta alla sua attività. Tutte le offerte sono consultabili su Il costo delle offerte è molto vantaggioso se paragonato ai vantaggi portati dall uso del servizio; niente più clienti in coda alla cassa e fatture compilate sempre alla perfezione! Get Your Bill è disponibile attraverso un nuovo POS fornito da Ultroneo, oppure in convenzione bancaria, tramite i partner con cui Ultroneo collabora. pag. 17

18 Get Your Bill è un prodotto di ULTRONEO S.r.l. Società iscritta alla camera di commercio di Udine Sede legale: Via Vittorio Veneto Udine P.IVA e Codice fiscale: info@getyourbill.com La corsia veloce per la tua fattura Scopri come funziona su pag. 18