Uso di Adobe PDFMaker 4.05 per Microsoft Word 97, Word 2000, PowerPoint 97 e PowerPoint 2000

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1 ADOBE ACROBAT 4.0 Manuale dell utente 1 Uso di Adobe PDFMaker 4.05 per Microsoft Word 97, Word 2000, PowerPoint 97 e PowerPoint 2000 Adobe PDFMaker 4.05 consente di creare documenti PDF (Portable Document Format) direttamente da Microsoft Word 97, Word 2000, PowerPoint 97 e PowerPoint Con Adobe PDFMaker, è possibile convertire i file Word mediante PDFWriter o Acrobat Distiller e i file PowerPoint mediante Acrobat Distiller. Inoltre è possibile stabilire se i file PDF risultanti debbano essere compatibili con Acrobat 3.0 (PDF 1.2) o Acrobat 4.0 (PDF 1.3). I file convertiti nel formato PDF possono essere visualizzati immediatamente usando Adobe Acrobat o Acrobat Reader. I file PDF convertiti da Word vengono ritagliati in base alle dimensioni delle pagine impostate in Word. I file PDF convertiti da PowerPoint vengono ritagliati in base alle dimensioni delle diapositive impostate in PowerPoint; inoltre le transizioni delle diapositive vengono conservate. Requisiti software Prima di poter usare Adobe PDFMaker e visualizzare i documenti PDF risultanti, è necessario installare determinati programmi sul proprio sistema. Adobe PDFMaker per Microsoft Word 97 e Word 2000 I programmi da installare sono: Microsoft Word 97 o Word 2000 e uno dei seguenti: Windows 98, Windows 95 o Windows NT 4.0 Adobe Acrobat 4.0 Adobe PDFMaker per Microsoft PowerPoint 97 e PowerPoint 2000 I programmi da installare sono: Microsoft PowerPoint 97 o PowerPoint 2000 per Windows 95, Windows 98 o Windows NT 4.0 Adobe Acrobat 4.0 Importante: Adobe PDFMaker per Word 97, Word 2000, PowerPoint 97 e PowerPoint 2000 non è compatibile con le versioni anteriori di Microsoft Word e PowerPoint.

2 2 Uso di Adobe PDFMaker 4.05 per Microsoft Word 97, Word 2000, PowerPoint 97 e PowerPoint 2000 Installazione di Adobe PDFMaker Adobe PDFMaker per Microsoft Word e Microsoft PowerPoint viene installato automaticamente durante l installazione di Acrobat 4.0. Dopo avere installato Acrobat 4.0, all avvio successivo di Word o di PowerPoint, l icona Adobe Acrobat viene aggiunta alla barra degli strumenti (Word e PowerPoint). In Word, dopo avere eseguito PDFMaker una volta usando l icona della barra degli strumenti, il comando Crea PDF Adobe viene aggiunto al menu File. Uso di Adobe PDFMaker con Word 97 e Word 2000 In Word, per convertire un documento in PDF, è possibile usare il comando Crea PDF Adobe del menu File o l icona Acrobat della barra degli strumenti. Prima di decidere se usare PDFWriter o Acrobat Distiller per convertire i documenti, è importante capire le differenze tra i due processi: PDFWriter genera i file PDF automaticamente in un unica operazione, usando le impostazioni predefinite. Si consiglia di usare questo metodo per convertire file di testo semplici e di dimensioni ridotte, che non contengono illustrazioni, tabelle, collegamenti o immagini. I file PDF risultanti saranno dotati delle funzionalità basilari. Distiller genera i file PDF in due fasi: il documento Word viene dapprima convertito in PostScript e successivamente in PDF. La conversione nel formato PostScript, nella prima fase del processo, consente di ottenere un livello di compressione in grado di garantire un risultato di alta qualità. Con Distiller è possibile impostare diverse opzioni che determinano l aspetto e le funzionalità dei file PDF. Si consiglia di usare questo metodo per convertire file di testo di grandi dimensioni o file contenenti illustrazioni, tabelle o immagini. Distiller permette inoltre a PDFMaker di creare documenti PDF contenenti segnalibri strutturati, collegamenti, note di testo e altre informazioni. Nella tabella seguente sono indicati gli elementi che è possibile gestire quando si converte un file nel formato PDF. Elemento del documento Intestazioni e stili di paragrafo Livelli di intestazione e stili di paragrafo Numeri di pagina nei sommari Numeri negli elenchi dei numeri Note a piè di pagina e note di chiusura Commenti Caselle di testo Proprietà del documento (per esempio, autore e data di creazione) Riferimenti incrociati all interno di un documento Collegamenti ad altri documenti Collegamenti a destinazioni all interno di un documento o a un altro documento PDF URL (Uniform Resource Locator) Risultato della conversione Segnalibri PDF Segnalibri strutturati PDF Collegamenti alle destinazioni nel documento Collegamenti alle destinazioni nel documento Collegamenti alle note stesse Note di testo PDF Thread di articolo PDF Informazioni sul documento PDF Collegamenti PDF Collegamenti PDF Collegamenti PDF Link Web PDF

3 ADOBE ACROBAT 4.0 Manuale dell utente 3 Uso dell opzione PDFWriter con Word 97 e Word 2000 L opzione PDFWriter rappresenta un processo automatico che usa le impostazioni predefinite per convertire i documenti in PDF. Per ottenere i risultati migliori, usare PDFWriter per convertire i documenti di testo semplici nel formato PDF. Per convertire un documento Word mediante PDFWriter: 1 Eseguire una delle seguenti operazioni: Fare clic sull icona Adobe Acrobat nella barra degli strumenti. Scegliere File > Crea PDF Adobe. 2 Fare clic sulla scheda Generale nella finestra di dialogo Acrobat PDFMaker 4.05 per Microsoft Word e selezionare Usa Acrobat PDFWriter. 3 Se si desidera specificare la destinazione del file PDF, selezionare l opzione Richiedi nome file PDF. In caso contrario, il file verrà salvato nella stessa posizione del documento Word. Se il documento Word è un nuovo file (vale a dire, non ancora salvato), il file PDF verrà collocato nella directory temp di Windows. 4 Per far sì che venga visualizzata una finestra in cui sono riportati gli errori eventualmente riscontrati durante la conversione, selezionare l opzione Riporta errori. 5 Fare clic su Applica. 6 Generare il file PDF usando uno dei seguenti metodi: Fare clic su Crea. Verrà visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile confermare la selezione oppure selezionare Distiller. Se si desidera disattivare questa finestra di messaggio, selezionare l opzione Non visualizzare più questo messaggio. Per continuare, fare clic su OK. Fare clic su per creare un nuovo messaggio di posta elettronica con il file PDF allegato. Viene avviato il programma di posta elettronica usato, mediante il quale è possibile creare un messaggio e inviarlo con il file PDF allegato. Acrobat usa l interfaccia MAPI (Messaging Application Program Interface) per comunicare con l applicazione di posta elettronica. La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica è dotata di un server MAPI per l uso di questa interfaccia. Per informazioni sulla configurazione del sistema, vedere Invio di documenti per posta elettronica da Acrobat a pagina 229 del Manuale dell utente Adobe Acrobat Se si è selezionata l opzione Richiedi nome file PDF, verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva file PDF con nome. Specificare la destinazione e il nome del file. Fare clic su Salva.

4 4 Uso di Adobe PDFMaker 4.05 per Microsoft Word 97, Word 2000, PowerPoint 97 e PowerPoint 2000 Uso dell opzione Distiller con Word 97 e Word 2000 Mediante l opzione Distiller di PDFMaker è possibile definire diverse impostazioni per determinare l aspetto e le funzionalità del file PDF risultante. Si consiglia di usare questa opzione per i documenti contenenti tabelle e illustrazioni. Per convertire un documento Word mediante Distiller: 1 Aprire un file Word ed eseguire una delle seguenti operazioni: Scegliere File > Crea PDF Adobe. Fare clic sull icona Adobe Acrobat nella barra degli strumenti. 2 Fare clic sulla scheda Generale nella finestra di dialogo Acrobat PDFMaker 4.05 per Microsoft Word e selezionare Usa Acrobat Distiller. Selezionare l opzione Stampa sulla stampante di Distiller per far sì che PDFMaker crei il file PDF usando Acrobat Distiller. Specificare quindi le impostazioni desiderate nel menu a discesa Impostazioni di Distiller. Si consiglia di usare le opzioni processo SchermoOttimizzato per i file PDF che verranno visualizzati sul World Wide Web o su una intranet, o che verranno distribuiti attraverso un sistema di posta elettronica per la consultazione a video. Questo gruppo di opzioni consente di usare la compressione, il downsampling e una risoluzione relativamente bassa; di convertire tutti i colori in CalRGB, CalGray o Lab; di conservare la compatibilità con Acrobat 3.0; di incorporare sottoinsiemi di tutti i font usati nel file (tranne i 14 font di base) per ottenere il file PDF più piccolo possibile. Si consiglia di usare le opzioni processo StampaOttimizzata per i file PDF destinati alle stampanti desktop, alle fotocopiatrici digitali, alla pubblicazione su CD o all invio a un cliente come bozza prima della pubblicazione. In questo caso, la dimensione del file è importante, ma non è l unico obiettivo. Questo gruppo di opzioni consente di usare la compressione e il downsampling per ridurre la dimensione del file, ma anche di incorporare i sottoinsiemi di tutti i font usati nel file, di specificare tutti gli elementi per la gestione dei colori e di stampare con una risoluzione media al fine di ottenere una riproduzione abbastanza accurata del documento originale. I file PDF creati mediante le opzioni processo StampaOttimizzata sono compatibili solo con Acrobat 4.0 e versioni successive. Si consiglia di usare le opzioni processo PrestampaOttimizzata per i file PDF che verranno stampati come output finale di alta qualità, per esempio su una unità di fotocomposizione o su una unità di creazione di lastre. In questo caso, la dimensione del file non ha importanza. L obiettivo consiste nell inserire in un file PDF tutte le informazioni necessarie affinché il centro servizi possa stampare il documento correttamente. Questo gruppo di opzioni consente di eseguire il downsampling delle immagini a colori e a scala di grigi a 300 dpi e delle immagini monocromatiche a 1200 dpi, di incorporare i sottoinsiemi di tutti i font usati nel file, di stampare con una risoluzione elevata, di usare altre impostazioni per conservare più informazioni possibili sul documento originale. I file PDF creati mediante le opzioni processo PrestampaOttimizzata sono compatibili solo con Acrobat 4.0 o versioni successive. Nota: È possibile definire opzioni personalizzate reimpostando le compatibilità predefinite delle opzioni processo SchermoOttimizzato, StampaOttimizzata e PrestampaOttimizzata. Per creare impostazioni personalizzate di Distiller, aprire l applicazione Distiller. Le impostazioni personalizzate verranno visualizzate sia nel menu a discesa di Distiller sia nel menu a discesa Impostazioni di Distiller di PDFMaker. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle Opzioni processo di Distiller nel Manuale dell utente di Adobe Acrobat 4.0 in linea.

5 ADOBE ACROBAT 4.0 Manuale dell utente 5 L opzione Richiedi nome file PDF visualizza una finestra di dialogo in cui è possibile specificare un nome di file per il documento. Si raccomanda di usare l estensione.pdf. Questa finestra di dialogo consente inoltre di indicare una cartella specifica per il file. L opzione Visualizza file PDF dopo la creazione visualizza la versione PDF del file al termine della conversione. Adobe Acrobat o Acrobat Reader viene avviato automaticamente per visualizzare il file. L opzione Riporta errori visualizza una finestra di dialogo in cui sono indicati gli errori eventualmente riscontrati durante la conversione. In questo caso, il processo di conversione viene temporaneamente interrotto durante la notifica degli errori, dopodiché riprende normalmente. L opzione Elimina file.ps e.log rimuove automaticamente questi tipi di file al termine della conversione. Il pulsante Valori predefiniti ripristina le impostazioni originali. 3 Fare clic sulla scheda Output e impostare le opzioni desiderate: Commenti --> Note converte i commenti in note di testo PDF. Caselle di testo --> Thread di articolo converte le caselle di testo in thread di articolo PDF. Etichette di pagina converte i numeri, come per esempio ix, v, A-1 e così via, nei loro equivalenti PDF. Conversione informazioni documenti converte le proprietà dei documenti (autore, soggetto, parole chiave e così via) nei loro equivalenti PDF. Collegamenti a riferimenti incrociati e sommari converte i riferimenti incrociati in collegamenti PDF e le voci dei sommari in collegamenti PDF alle rispettive destinazioni. Collegamenti tra documenti converte i collegamenti ipertestuali ad altri documenti in collegamenti PDF. Collegamenti a note a piè di pagina e di chiusura converte le note a piè di pagina e le note di chiusura in collegamenti PDF alle rispettive citazioni. Collegamenti Internet converte gli URL in link Web PDF. 4 Selezionare un fattore di ingrandimento: Mantieni zoom conserva il fattore di ingrandimento del documento originale. Adatta pagina ridimensiona la pagina in modo che venga visualizzata interamente nella finestra di Acrobat. Adatta larghezza ridimensiona la pagina in modo che la larghezza corrisponda alla larghezza della finestra di Acrobat durante la visualizzazione. Adatta altezza ridimensiona la pagina in modo che l altezza corrisponda all altezza della finestra di Acrobat durante la visualizzazione. Dimensione visibile ridimensiona la pagina in modo che il testo e le immagini siano visibili (nel senso della larghezza) nella finestra di Acrobat. 5 Fare clic sulla scheda Segnalibri e selezionare le opzioni desiderate: Intestazioni Word consente di associare i livelli di intestazione (da Intestazione 1 a Intestazione 9) ai segnalibri. Se un documento contiene paragrafi formattati con livelli di intestazione discontinui, PDFMaker inserisce dei segnalibri vuoti al posto dei livelli mancanti. Per tale motivo, si raccomanda di specificare tutti i livelli di intestazione.

6 6 Uso di Adobe PDFMaker 4.05 per Microsoft Word 97, Word 2000, PowerPoint 97 e PowerPoint 2000 Stili Word consente di associare gli stili di paragrafi personalizzati ai segnalibri. È possibile determinare inoltre la gerarchia dei segnalibri specificando un livello (il numero 1 rappresenta il livello più alto della gerarchia, il numero 2 il livello successivo e così via). Struttura documenti consente di specificare le informazioni per le intestazioni, gli stili di paragrafo e i segnalibri. È possibile specificare i seguenti elementi della struttura dei documenti: sezioni, intestazioni, paragrafi, tabelle, elenchi, note a piè di pagina, collegamenti, riferimenti, sommari e indici. Nota: Se si esegue Microsoft Office 97, è necessario avere Microsoft Office Service Release 2 (SR-2) installato per poter usare l opzione Struttura documenti di PDFMaker. Salva file Word automaticamente salva il file Word prima dell inizio del processo di conversione. Nota: Questa funzione è disponibile solo quando l opzione Struttura documenti è selezionata. Ingrandimento consente di scegliere tra le seguenti opzioni per visualizzare i segnalibri quando sono selezionati: Mantieni zoom, Adatta pagina, Adatta larghezza, Adatta altezza, Dimensione visibile. 6 Selezionare nell elenco gli elementi da associare ai segnalibri PDF. Quando un elemento viene selezionato, appare una x. Se lo si desidera, fare clic sul numero nella colonna di destra per impostare il livello gerarchico. Per deselezionare un elemento, farvi di nuovo clic sopra. Fare clic sul pulsante appropriato per ordinare l elenco degli stili per Elemento, Tipo, Struttura, Segnalibro o Livello. 7 Fare clic sulla scheda Visualizzazione e selezionare le opzioni desiderate: Aspetto collegamento consente di specificare come appaiono i collegamenti quando si visualizza il file PDF. Le opzioni della sezione Tipo consentono di determinare se i collegamenti sono invisibili, visibili con linee sottili o visibili con linee spesse. Le opzioni della sezione Evidenziazione consentono di specificare come appaiono i collegamenti quando vengono selezionati: non evidenziati, invertiti, con un contorno o in rilievo. Le opzioni della sezione Stile linea consentono di specificare se le linee visualizzate sono uniformi o tratteggiate. Le opzioni del menu Colore consentono di specificare il colore per i collegamenti. Le opzioni della sezione Apertura documento consentono di specificare come viene visualizzato il documento la prima volta che viene aperto. È possibile determinare se i segnalibri sono visibili, quale pagina viene visualizzata e il fattore di ingrandimento del file. Per quanto riguarda l ingrandimento, è possibile impostare un valore percentuale (rispetto alla pagina del documento originale) o una delle seguenti opzioni: Adatta alla finestra, Adatta larghezza, Dimensione visibile, Predefinito. Le opzioni della sezione Note testo consentono di specificare i parametri per la conversione dei commenti in note di testo PDF. È possibile selezionare il revisore i cui commenti vanno convertiti in note di testo, determinare se le note di testo vengono visualizzate automaticamente aperte o chiuse e impostare il colore delle note. Se si desidera modificare le proprietà di un particolare revisore, selezionare il nome del revisore nella colonna corrispondente. Se si desidera includere i commenti di un revisore come note di testo, evidenziare il nome del revisore e selezionare Inclusione. 8 Fare clic su Applica. 9 Eseguire una delle seguenti operazioni: Fare clic su Crea per generare il file PDF. Nella finestra di dialogo Salva file PDF con nome, specificare la destinazione e il nome del file. Fare clic su Salva. Nota: Se il documento Word è un nuovo file (vale a dire, non ancora salvato) e l opzione Richiedi nome file PDF non è selezionata, il file PDF verrà salvato nella directory temp di Windows. Se il documento Word è un file esistente, il file PDF verrà salvato nella stessa posizione del file Word.

7 ADOBE ACROBAT 4.0 Manuale dell utente 7 Fare clic su per creare un nuovo messaggio di posta elettronica con il file PDF allegato. Viene avviato il programma di posta elettronica usato, mediante il quale è possibile creare un messaggio e inviarlo con il file PDF allegato. Acrobat usa l interfaccia MAPI (Messaging Application Program Interface) per comunicare con l applicazione di posta elettronica. La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica è dotata di un server MAPI per l uso di questa interfaccia. Per ulteriori informazioni, vedere Invio di documenti per posta elettronica da Acrobat a pagina 223 del Manuale dell utente di Adobe Acrobat 4.0. Uso di Adobe PDFMaker con PowerPoint 97 e PowerPoint 2000 È possibile usare PDFMaker per convertire un documento PowerPoint 97 o PowerPoint 2000 in PDF mediante l icona Acrobat collocata da PDFMaker nella barra degli strumenti di PowerPoint. Questo metodo di conversione comporta l uso di Acrobat Distiller; tuttavia, non consente di accedere direttamente alle opzioni processo di Distiller (come avviene invece con Word). Per verificare le impostazioni delle opzioni processo di Distiller o per modificarle prima di convertire il file PowerPoint, è necessario avviare l applicazione Acrobat Distiller. Per una spiegazione delle impostazioni di Distiller, vedere Uso dell opzione Distiller con Word 97 e Word 2000 a pagina 4. Per informazioni sull impostazione delle opzioni processo di Distiller, vedere Impostazione delle Opzioni processo di Distiller nel Manuale dell utente di Adobe Acrobat 4.0 in linea. Nota: Sebbene sia possibile scegliere PDFWriter o Acrobat Distiller per creare un file PDF nella finestra di dialogo Stampa di PowerPoint, questo metodo non comporta l uso di PDFMaker. I file PDF risultanti non visualizzeranno le transizioni e le pagine ritagliate. Per convertire un documento PowerPoint mediante l opzione Distiller di PDFMaker: Con il file PowerPoint aperto, fare clic sull icona Adobe Acrobat situata nella barra degli strumenti. Il documento PowerPoint viene convertito automaticamente nel formato PDF. Le pagine del documento PDF vengono ritagliate automaticamente in base alle dimensioni di pagina specificate in PowerPoint. Gli effetti di transizione impostati in PowerPoint vengono conservati nel file PDF. Il file PDF viene salvato nella stessa posizione del file PowerPoint originale. Se il documento PowerPoint è un nuovo file (vale a dire, non ancora salvato), il file PDF verrà collocato nella directory PDF Output della cartella dell applicazione Acrobat 4.0.

8 1999 Adobe Systems Incorporated e società concessionarie. Tutti i diritti riservati. Uso di Adobe PDFMaker 4.0 per Microsoft Word 97, Word 2000, PowerPoint 97 e PowerPoint 2000 Il presente manuale e il programma in esso descritto vengono forniti in licenza e possono essere usati e copiati solo secondo i termini della licenza stessa. Il contenuto del manuale è fornito a scopo unicamente informativo, è soggetto a modifiche senza preavviso e non deve essere interpretato come un impegno da parte di Adobe Systems Incorporated. Adobe Systems Incorporated non si assume alcuna responsabilità od obbligo per eventuali errori o imprecisioni che possono riscontrarsi nel presente documento. Eccetto quanto consentito dalla licenza, nessuna parte di questo documento può essere riprodotta, memorizzata in un sistema di archiviazione o trasmessa in qualsiasi modo o con qualsiasi mezzo, elettronico, meccanico, di registrazione o altro, senza previa autorizzazione scritta di Adobe Systems Incorporated. Adobe, il logo Adobe, Acrobat, il logo Acrobat e Distiller sono marchi di Adobe Systems Incorporated. Microsoft, Windows e Windows NT sono marchi registrati o marchi di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Tutelato dai brevetti statunitensi: , , , , , , , , , , , , ; brevetti in fase di approvazione. Questo prodotto potrebbe contenere un implementazione dell algoritmo LZW con licenza relativa al brevetto statunitense nr Scritto e progettato da Adobe Systems Incorporated, 345 Park Ave, San Jose, CA , Stati Uniti. World Wide Web Avviso per i dipendenti del Governo degli Stati Uniti. Il presente software e la relativa documentazione sono Commercial Items (articoli commerciali), secondo la definizione fornita al comma 48 C.F.R , riguardante il Commercial Computer Software (software per computer commerciale) e la Commercial Computer Software Documentation (documentazione relativa al software per computer commerciale), in base all uso di tali termini al comma 48 C.F.R o 48 C.F.R , a seconda dei casi. Conformemente al comma 48 C.F.R o 48 C.F.R fino a , a seconda dei casi, il Commercial Computer Software e la Commercial Computer Software Documentation sono concessi in licenza ai dipendenti del Governo degli Stati Uniti (A) solo in qualità di Commercial Items e (B) solo con gli stessi diritti concessi a tutti gli altri utenti in base ai termini e alle condizioni stabiliti nell accordo commerciale standard di Adobe per questo software. I diritti non pubblicati sono riservati in base alle leggi sul copyright degli Stati Uniti.