Gestione della Programmazione ed Erogazione del Servizio

Transcript

1 PS.DPREV di 7 Gestione della Programmazione ed Erogazione del Servizio Data Redazione Verifica Approvazione 23/05/2017 Redattore / Coordinatore del Gruppo Qualità Nadia Betti Processo di Dipartimento Renzo Berti Sanitario f.f. Roberto Biagini SGQ Area Governo Clinico Claudio Sarti Gruppo di redazione : Gruppo Q Dipartimento Balduini Michela Betti Nadia Del Guerra Paolo D'Ulivo Maurizio Fattore Dimitri Tognarelli Monica Parole chiave: programmazione - erogazione servizio - monitoraggio

2 PS.DPREV di 7 Indice 1.Premessa Scopo/ Obiettivi Campo di applicazione Glossario e definizioni Responsabilità e descrizione delle attività Diffusione/conservazione/consultazione/archiviazione Monitoraggio e controllo Strumenti / Registrazioni Revisione Diagramma di flusso Allegati Riferimenti Indice revisioni Lista di diffusione Premessa Al fine di rendere omogenea la gestione dell attività del Dipartimento della Prevenzione dell Azienda USL Toscana Centro si ritiene di dover condividere i criteri di programmazione, di erogazione e di monitoraggio del servizio contenuti nella presente procedura. 2. Scopo/ Obiettivi La presente procedura descrive le modalità per la gestione del processo di programmazione, erogazione e monitoraggio del servizio delle Strutture afferenti al Dipartimento della Prevenzione USL Toscana Centro. 3. Campo di applicazione La presente Procedura si applica alle fasi di: programmazione di attività e dell offerta di servizi delle Strutture del Dipartimento; alla fase di richiesta di prestazioni o servizi da parte del Cliente; ; monitoraggio dei processi. 4. Glossario e definizioni RSQ: Referente Sistema Qualità l operatore referente per la gestione del Sistema Qualità del Dipartimento della Prevenzione RSF: Referente Struttura Funzionale è un operatore referente per la gestione del Sistema Qualità a livello di Area/Struttura in Staff alla Direzione con specifici compiti e funzioni, come definito nella documentazione di riferimento. PQ: Promotore della Qualità: è un operatore che gestisce il SGQ a livello di Unità Funzionale complessa/unità Funzionale semplice, con specifici compiti e funzioni, come definito nella documentazione di riferimento. 5. Responsabilità e descrizione delle attività Oggetto o modalità operative Responsabilità

3 PS.DPREV di 7 1 criteri generali La presente Procedura descrive le modalità operative e le responsabilità relative alla programmazione, al processo di e al suo monitoraggio, in modo che il Dipartimento della Prevenzione dell USL Toscana Centro possa garantire che: i criteri di programmazione e delle offerte dei servizi siano conformi ai requisiti cogenti ed alle richieste/aspettative del Cliente; le attività programmate e le offerte di servizi siano coerenti con gli obiettivi individuati, con le indicazioni delle strutture sovraordinate e con i bisogni del Cliente, come definiti nel piano di programmazione; l'effettiva conduzione delle attività previste nella programmazione annuale sia verificata tramite monitoraggio almeno quadrimestrale, dettagliato in uno specifico documento di struttura, nel quale si rilevi anche la necessità di eventuali modifiche, variazioni e appropriate in relazione a esigenze sopravvenute; siano definiti ed univoci i canali di comunicazione e le interfacce con il Cliente e le strutture sovraordinate in ordine alle esigenze di predisposizione e di socializzazione della programmazione 2 MODALITA OPERATIVE Il del Dipartimento della Prevenzione garantisce che le Aree Funzionali e le strutture in staff al Dipartimento assicurino l individuazione di: - un catalogo delle prestazioni; - obiettivi rilevanti per l Area o la Struttura in Staff alla direzione dipartimentale; - priorità delle attività per l anno in corso, anche in relazione ai problemi di salute e all analisi del rischio; - richieste del Cliente. del Dipartimento Programmazione attività Entro il mese di gennaio la Direzione del Dipartimento della Prevenzione approva i piani di lavoro (piani di programmazione di Area/Struttura in Staff al Dipartimento) per l anno in corso. Il Piano di Programmazione Annuale viene definito dal di Area/Responsabile di Struttura in Staff al Dipartimento, di concerto con i Responsabili di UFC e di UFS, con i Direttori di UO e con i Direttori delle Strutture Operative dei Dipartimenti orizzontali il cui personale contribuisce all del Dipartimento della Prevenzione, avvalendosi anche del personale che assicura il supporto metodologico per la Qualità. Ciascun Piano di Programmazione Annuale individua: 1. criteri di programmazione (LEA, Piano Regionale, Analisi del Rischio, ecc.) 2. attività da programmare (con riferimenti normativi, tipo di prestazione, frequenza minima richiesta ); 3. risorse disponibili; 4. impegno orario per ogni attività programmata; 5. tipologie e volumi di attività, ripartiti per UFC e UFS; di Area/Resp. Struttura in Staff Dip., Respons. UFC,UFS Direttori UO, Direttori Strutture Operative dei Dipartimenti orizzontali

4 PS.DPREV di 7 6. priorità di programmazione qualora non siano disponibili risorse sufficienti per l'effettuazione di tutte le attività istituzionali richieste. La definizione del Piano di Programmazione Annuale viene effettuata attraverso tre distinte attività: A. Esame e valutazione dei dati in ingresso; B. Valutazione complessiva di sostenibilità in relazione alle risorse disponibili; C. Redazione del Piano di Programmazione annuale. Deve essere conservata informazione documentata di quanto sopra. La pubblicazione del Piano di Programmazione Annuale sul sito Intranet Aziendale è a cura del RSF di Area Funzionale /di Struttura in Staff alla Direzione. Il Gruppo Qualità Dipartimentale, in collaborazione con il Gruppo dipartimentale per la Comunicazione, assicura la pubblicazione dei piani di programmazione annuale delle strutture dipartimentali anche in modo visibile all utenza esterna, nel rispetto della tutela della privacy e delle informazioni sensibili riguardo alle attività da effettuare. RSF Area Funz./Struttura in staff Gruppo Qualità Dip, Gruppo Comunicazione Per svolgere le attività di cui al precedente punto A) dovranno essere presi in considerazione almeno i seguenti dati: I. quantificazione delle attività di istituto rese obbligatorie dalla legge II. quantificazione del fabbisogno necessario per lo svolgimento delle stesse; III. IV. risorse (di ogni tipo) a disposizione delle strutture; richieste delle strutture sovraordinate; (input programmazione regionale PRP, ecc..) V. richieste del Cliente; VI. VII. VIII. reclami del Cliente; istanze degli operatori; esigenze espresse dal territorio; IX. attività dell anno precedente con particolare riferimento alle emergenze occorse; Per definire le priorità operative, il di Area/Resp. Struttura in Staff, dovrà attenersi alle disposizioni aziendali e dalle altre autorità sovraordinate. di Area/Resp. Struttura in Staff Una volta definite le priorità il di Area/Responsabile di Struttura in Staff al Dipartimento, di concerto con i Direttori di UFC e di UFS, con i Direttori di UO e con i Direttori delle Strutture Operative dei Dipartimenti orizzontali il cui personale contribuisce all nella struttura, avvalendosi anche del personale che assicura il supporto metodologico per la Qualità, redigerà il Piano di Programmazione Annuale. di Area/Responsabile di Struttura in Staff, Direttori di UFC e di UFS, Direttori di UO, Direttori delle Strutture Operative dei Dipartimenti orizzontali, personale di supporto Entro 15 giorni dall approvazione del Piano di Programmazione Annuale, ogni di UFC,UFS in accordo con le Posizioni Organizzative/Coordinatori provvederà a pianificare le attività della rispettiva struttura al fine di assicurare di UFC,UFS, Posizioni Organizzative/Coordi

5 lo svolgimento delle attività sul territorio. PS.DPREV di 7 natori Monitoraggio Con cadenza almeno quadrimestrale i Direttori di Area/Resp, Strutture in Staff valuteranno e valideranno, entro un mese dalla fine del quadrimestre, il monitoraggio del piano d attività secondo le modalità sotto indicate: Area/Struttura in Staff Dir. UFC -UFS RSF Area/Struttura in Staff, PQ UFC 1. entro la prima settimana successiva alla scadenza del trimestre, dovrà essere completata la registrazione a cura dei singoli operatori della Struttura, sui programmi gestionali, di tutti i dati delle attività effettuate nei trimestre; operatori Struttura della 2. entro la seconda settimana, verrà effettuata l estrazione dei dati di attività dai programmi gestionali e la compilazione del piano di programmazione aggiornato con i dati del trimestre, a cura dei Direttori di UFC e UFS (supportati dai componenti del Gruppo Sistema informativo), per il successivo invio al direttore dell Area/Struttura in staff. Direttori di UFC e UFS, Gruppo Sistema informativo 3. entro la quarta settimana, il di Area/Resp. Struttura in Staff con il supporto dei Direttori di UFC e UFS, delle Posizioni Organizzative, dei Coordinatori e del RSF di Area Funzionale/Struttura in Staff provvede alla validazione dei dati con valutazione degli scostamenti e dell eventuale nuova modulazione del Piano di Programmazione. In caso di sostanziali scostamenti dei dati di monitoraggio rispetto alla programmazione originaria, i Direttori di Area/Resp, Strutture in Staff programmeranno il successivo monitoraggio in tempi più ravvicinati, dandone evidenza nel verbale della seduta di valutazione/validazione del monitoraggio stesso. Area/Resp. Struttura in Staff, Direttori di UFC e UFS, Posizioni Organ., Coordinatori,RSF Area Funz/Struttura in Staff 4. entro la quinta settimana, verrà effettuato l aggiornamento e le eventuali correzioni del piano di programmazione a cura dei Direttori delle Strutture interessate; 5. entro la sesta settimana il RSF di Area Funzionale/Strutture in Staff pubblica la revisione del piano di programmazione; sarà anche cura del RSF di Area Funzionale/Struttura in Staff alla Direzione dare comunicazione dell'avvenuta pubblicazione del monitoraggio del piano di programmazione a tutti gli operatori della struttura. Direttori delle Strutture interessate RSFArea Funzionale/Strutture in Staff Erogazione dei Servizi Gli operatori delle Aree Funzionali /Strutture in Staff erogano i servizi secondo quanto definito nelle Procedure Tecniche specifiche e secondo quanto previsto nei programmi di lavoro o su indicazione dei Direttori delle strutture/posizioni Organizzative/Coordinatori. Le registrazioni relative alle attività svolte devono essere tempestivamente effettuate dagli operatori sui programmi gestionali in dotazione. Offerta/richiesta di servizi Operatori Aree Funz./Strutture in Staff Direttori delle strutture/posizioni Organizzative/Coordi natori

6 PS.DPREV di 7 Gestione delle richieste di prestazioni da parte dell Utenza: Nel caso si tratti di richieste di prestazioni per i quali sono definite le modalità di esecuzione, L'operatore addetto segue le indicazioni impartite. Nel caso di richieste di servizi non ancora previsti, acquisisce i dati relativi all Utente ed al servizio e trasmette la richiesta e l informativa al Responsabile di Struttura, questi trasmette al di Area/Resp.Struttura in Staff la richiesta; questi esamina, di concerto con i Resposabili di UFC, il RSF dio Area Funzionale/ Struttura in Staff e i Direttori di UUOO, la richiesta valutando l opportunità e la possibilità di fornire la prestazione. Ciò avviene attraverso la verifica della normativa di interesse, del regolamento aziendale, delle indicazioni dei livelli sovraordinati, della disponibilità di risorse e delle competenze degli operatori. il di Area Funzionale/Resp. Struttura in Staff comunica l'accettazione o il diniego della richiesta. In caso di accettazione il di Area Funzionale/Resp.Struttura in Staff comunica allo specifico Gruppo la necessità di predisporre la relativa Procedura Tecnico-Operativa-Professionale PST come definito nella procedura PST.DPREV.04 aggiornamento e gestione delle Procedure-Tecnico-Operative-Professionali, ed integra il documento di programmazione attività. Rintracciabilità del servizio e registrazione attività operatore addetto di Area/Resp.Struttura in Staff, Resposabili di UFC, RSF di Area, Direttori di UUOO Dir Area/Resp. Strutture in Staff, La rintracciabilità del servizio è garantita dalla registrazione delle attività da parte di tutti gli Operatori del Dipartimento sul Gestionale informatico SISPC/sui diversi applicativi in uso. tutti gli Operatori del Dipartimento della Prevenzione 6. Diffusione/conservazione/consultazione/archiviazione Oggetto e modalità operative ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Tutta la documentazione del SGQ è pubblicata sul sito intranet aziendale. I documenti di organizzazione del SGQ sono conservati a cura del Gruppo Qualità su apposita cartella su server che garantisce la predisposizione di copie di backup e la tutela della loro riservatezza. Tutti i documenti sono conservati secondo le modalità stabilite a livello aziendale, salvo specifiche di struttura e comunque per un tempo non inferiore a 6 anni. Ogni struttura redige, se necessario Istruzioni Operative atte a dare indirizzi sulle modalità di archiviazione, conservazione e rintracciabilità dei documenti. Responsabilità Gruppo Qualità 7. Monitoraggio e controllo Il Gruppo Q Dipartimentale effettua il monitoraggio dell'applicazione della presente procedura almeno in occasione del riesame annuale della Direzione. 8. Strumenti / Registrazioni SISPC Altri applicativi (es. BDN, ASTER, ecc.)

7 PS.DPREV di 7 9. Revisione La revisione si effettua su motivazioni sostanziali, e comunque viene riesaminata ogni tre anni in occasione del rinnovo della certificazione UNI EN ISO 9001:2015 del Dipartimento della Prevenzione. 10. Diagramma di flusso Allegati Riferimenti Normative, Leggi, Linee Guida, Circolari interne e documenti della Azienda USL Toscana Piano Regionale della Prevenzione LEA 13. Indice revisioni Revisione Data Tipo modifica Titolo n emissione 0 23/05/2017 PRIMA EMISSIONE Procedura Gestione della Programmazione ed erogazione del Servizio nel Dipartimento della Prevenzione 14. Lista di diffusione Tutto il personale del Dipartimento della Prevenzione Azienda USL Toscana Centro