Il controllo dei costi di stampa nelle aziende della fascia media di mercato

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1 Il controllo dei costi di stampa nelle aziende della fascia media di mercato Come ottenere i vantaggi derivanti dai servizi di stampa gestiti Marzo 2010 Le aziende della fascia media di mercato devono affrontare le stesse sfide delle aziende più grandi per quanto riguarda la riduzione della complessità e dei costi legati alla gestione della loro infrastruttura di stampa. Mentre molte grandi aziende hanno già adottato i servizi di stampa gestiti (MPS) per risolvere il problema dei costi in continuo aumento e migliorare l'efficienza, ora anche le aziende della fascia media di mercato stanno valutando l'opportunità di sfruttare i MPS. La nascita di pacchetti di servizi semplici e convenienti per la gestione della stampa contribuisce a ridurre i costi operativi, a migliorare l'uptime e consente alle risorse IT di concentrarsi su obiettivi più strategici. Louella Fernandes Quocirca Ltd Tel louella.fernandes@quocirca.com Clive Longbottom Quocirca Ltd Tel clive.longbottom@quocirca.com Report indipendente di Quocirca Ltd. Commissionato da HP Quocirca 2010

2 1 Introduzione Oggi, la grande disponibilità di stampanti nelle aziende offre da un lato velocità e praticità, mentre dall'altro, se non controllata, può portare anche a un aumento costante dei costi e dell'inquinamento ambientale. Poche aziende della fascia media di mercato, definite in questo documento come aziende che hanno dai 100 ai 999 dipendenti, hanno un reale controllo sui costi di stampa a causa della mancanza di visibilità di ciò che viene stampato, dove e da chi. Poiché tutte le aziende oggi cercano di ridurre i costi e allo stesso tempo di incrementare la produttività, le aziende di medie dimensioni non possono più permettersi di ignorare l'enorme costo che può rappresentare la stampa. Le aziende della fascia media di mercato sono un potente motore delle economie europee, tuttavia, le difficili condizioni economiche e la concorrenza intensa costringono molte aziende di medie dimensioni a trovare nuove modalità per ridurre i costi e allo stesso tempo garantire la redditività e il flusso di cassa. Il settore IT può avere un ruolo essenziale nella risoluzione di questi problemi e, sebbene abbiano risorse e competenze IT limitate, le aziende della fascia media di mercato devono affrontare le stesse sfide delle aziende più grandi per eliminare la complessità dall'ambiente IT: per semplificare i processi, per ridurre i tempi di inattività e migliorare la sicurezza e la conformità alle normative. Sebbene non sia una panacea, Quocirca ritiene che un'infrastruttura di stampa ben gestita possa svolgere un ruolo fondamentale nell'aiutare le aziende della fascia media di mercato a sviluppare una modalità operativa più efficiente e a costi ridotti. La natura accidentale del modo in cui le infrastrutture di stampa si sono evolute indica che sono sovraccariche di attrezzature di diversi produttori, che richiedono materiali di consumo, software e contratti di assistenza diversi. Fino ad oggi i servizi di stampa gestiti sono stati adottati soprattutto dalle aziende maggiori, ma sebbene non dispongano dei budget IT delle multinazionali, non c'è motivo per cui le aziende di medie dimensioni non utilizzino servizi esterni per gestire un'infrastruttura di stampa efficiente proprio come le aziende più grandi. Implementando un ambiente di stampa gestito, le aziende della fascia media del mercato possono migliorare l'efficienza, la flessibilità e la business continuity. Ad esempio, un approccio che prevede la locazione può eliminare i costi hardware immediati, aiutando le aziende a passare da spese in conto capitale (CapEx) alle spese operative (OpEx) grazie a una fatturazione mensile prevedibile, basata sull'utilizzo effettivo della stampa. Implementando una delle lezioni che le aziende più grandi hanno imparato da tempo quando si tratta di stampa, le aziende di medie dimensioni dovrebbero essere in grado di ridurre i costi, migliorare la produttività e garantire il funzionamento continuo e senza problemi della loro azienda. In questo report vengono evidenziate le sfide che devono affrontare le aziende e le implicazioni derivanti dall'impiego di un ambiente di stampa non gestito. Vengono discussi i vantaggi che le aziende di medie dimensioni possono ottenere dall'adozione di un servizio di stampa gestito sia che si tratti di un pacchetto di servizi che offre hardware, materiali di consumo e assistenza di base, oppure di un servizio di stampa gestito (MPS) end to end di fascia elevata. Questo documento dovrebbe essere letto dai responsabili degli acquisti, della gestione o dell'assistenza alla stampa in un'azienda di medie dimensioni. 2 Sfide della fascia media di mercato: esigenze aziendali, risorse limitate Punti principali: La sfida della riduzione dei costi di stampa per le aziende della fascia media di mercato si associa a capacità e risorse IT limitate. I processi manuali di acquisto e gestione dell'hardware e dei materiali di consumo sono lunghi e costosi. Un approccio a lungo termine all'acquisto e alla gestione della stampa è necessario per ridurre i costi e consente di concentrarsi maggiormente sull'azienda e sulle competenze principali. Le aziende della fascia media di mercato spesso hanno esigenze di infrastruttura simili a quelle delle aziende maggiori, in particolare per quanto riguarda l'affidabilità, la gestibilità e la convenienza. I tipici ambienti di stampa della fascia media di mercato sono caratterizzati da una combinazione di stampanti desktop, stampanti per gruppi di lavoro, dispositivi multifunzione (MFP) e fotocopiatrici digitali. Sebbene i volumi di stampa non Quocirca 2010 Pagina 2

3 siano necessariamente maggiori, l'utilizzo del colore invece è in aumento, e questo si può tradurre in costi elevati se la stampa non viene effettuata con il dispositivo più conveniente. Alcune aziende con accesso a dispositivi di fascia più elevata possono produrre stampe a colori quale il materiale di marketing all'interno dell'azienda, altre effettuano l'outsourcing a centri di stampa commerciali. Poiché le aziende della fascia media di mercato utilizzano la stampa in molti settori, supportare e gestire oppure ottenere la visibilità dei costi totali di stampa di tutta l'azienda diventa una sfida. Mentre le aziende più piccole sono in genere caratterizzate da processi altamente manuali, acquisti ad hoc e mancanza di risorse IT dedicate, le aziende più grandi della fascia media di mercato hanno reparti IT dedicati, processi di acquisto formali e un approccio strategico alle grandi spese. Nel momento in cui una PMI diventa un'azienda di fascia media di mercato, si viene a creare uno scenario stampanti diverso e più complesso, mentre la gestione decentralizzata e i parchi stampanti eterogenei diventano sempre più diffusi in tutta l'azienda. Molte aziende gestisco l'installazione, la manutenzione e l'assistenza delle stampanti e dei relativi driver all'interno dell'azienda. Il personale può dover dedicare del tempo anche alla gestione dei materiali di consumo, incluso il rifornimento, l'acquisto e la sostituzione di toner/inchiostro/carta. Queste operazioni possono essere anche divise tra i reparti IT, acquisti e gestione delle infrastrutture. Di conseguenza, l'ambiente di stampa, per molti, è diventato un insieme confuso di stampanti, fotocopiatrici e dispositivi MFP senza una gestione integrata dei dispositivi, del software o dei materiali di consumo. Da una ricerca Quocirca 1 del 2007 è emerso che quelli relativi alle stampanti erano i problemi IT più comuni tra le piccole e medie imprese (figura 1). Questo può portare a un notevole calo della produttività, che può essere in parte evitato con l'utilizzo di MPS. Il monitoraggio in remoto semplifica l'approvvigionamento dei materiali di consumo grazie a strumenti on line per l'ordine o alla fornitura tempestiva automatizzata. Insieme a servizio e assistenza completi, questo può portare a notevoli risparmi sui costi di amministrazione e assistenza. Figura 1 Frequenza dei problemi di gestione IT Sfide principali Il controllo dei costi di stampa diventa un problema per molte aziende per vari motivi: Approccio frammentato all'acquisto. I dispositivi di stampa possono essere acquistati in due modi. Innanzitutto, i dispositivi possono essere acquistati a pieno titolo utilizzando spese in conto capitale (CapEx), modalità che richiede un investimento nell'immediato e che prevede un deprezzamento nel corso del tempo. I materiali di consumo spesso vengono acquistati in base alla necessità, da vari fornitori negozi di cancelleria, rivenditori IT o direttamente dal produttore. Il processo manuale dell'ordine dei materiali di consumo può richiedere lungo tempo, limitando la produttività e rendendo praticamente impossibile tenere traccia dei costi di esercizio. Il secondo approccio prevede l'utilizzo di spese operative mediante la locazione. La locazione delle attrezzature consente all'azienda di non Quocirca 2010 Pagina 3

4 avere esborsi di capitale e le attrezzature non vengono deprezzate. In questo approccio, un contratto basato sul costo per pagina include materiali di consumo, servizio e, in alcuni casi, assistenza da parte di un help desk. I diversi processi di acquisto non consentono alle aziende di avere un quadro dei costi di stampa generali. Dispersione dei dispositivi. L'approccio casuale all'acquisto delle stampanti spesso porta ad un puzzle di vecchie attrezzature e tecnologie, che richiedono vari tipi di materiali di consumo, contratti multipli di manutenzione o nessun contratto, l'aggiornamento dei driver e richieste di assistenza all'help desk sempre più difficili da soddisfare. Oltre ai costi correlati alla gestione di un parco stampanti misto, questa situazione si ripercuote sulla produttività degli utenti e del personale IT e, da ultimo, sulla business continuity. Rapporto tra il numero di stampanti e di utenti. Le aziende spesso hanno molte più stampanti del necessario, a causa dell'acquisto frammentato di stampanti desktop e per gruppi di lavoro. Alcune aziende (come le media company) possono arrivare ad avere addirittura una stampante ogni tre utenti, ma molte altre ottengono una maggiore efficienza con un utilizzo più equilibrato che prevede, ad esempio, la condivisione di un dispositivo tra 10 utenti. Più stampanti ha un'azienda, più è elevato il costo per quanto riguarda materiali di consumo, manutenzione, assistenza e gestione. Eliminando le stampanti desktop e centralizzando le stampanti per gruppi di lavoro, è possibile ottimizzare il rapporto tra il numero di dispositivi e di utenti, migliorando la produttività e riducendo i costi operativi. Parco stampanti obsoleto. Molte aziende dispongono di un parco stampanti che ha più di 5 anni. Mano a mano che una stampante invecchia, diventa più probabile che si guasti, portando a costi più elevati per quanto riguarda l'assistenza e i kit di manutenzione e ad una riduzione della produttività. Le stampanti obsolete sono meno efficienti e spesso hanno costi più elevati per quanto riguarda i materiali di consumo, che si traducono in un costo per pagina più alto. La sostituzione di stampanti obsolete con stampanti o dispositivi MFP più efficienti può portare ad una notevole riduzione dei costi e del consumo energetico. Inoltre le attrezzature obsolete sono meno compatibili con le soluzioni per il flusso di lavoro dei documenti di ultima generazione, che a loro volta possono offrire ulteriori vantaggi in termini di riduzione del consumo di carta e di miglioramento della sicurezza dei documenti. Mancanza di strumenti per la gestione della stampa. Poche aziende dispongono dei tool software che consentono di tenere traccia, monitorare, verificare e controllare l'ambiente di stampa per ridurre gli sprechi, ottimizzare le prestazioni, guidare l'acquisto di nuovi dispositivi e sfruttare al meglio quelli esistenti. Di conseguenza, molti dei costi di stampa rimangono invisibili. Molti VAR (value added reseller) hanno cominciato a fornire servizi che offrono alle aziende della fascia media di mercato una modalità per affrontare queste sfide, garantendo accesso a tecnologie di stampa ed assistenza di classe enterprise per una cifra mensile prevedibile, senza la necessità di un sostanzioso investimento di capitale e pagando solo per i servizi necessari. 3 Una proposta di valore per i MPS Punti principali: Molte aziende della fascia media di mercato stanno seguendo l'esempio delle aziende più grandi e implementano servizi di stampa gestiti. I servizi per la fascia media di mercato vanno dai pacchetti di servizi che includono hardware, materiali di consumo e assistenza ai servizi end to end per tutto il ciclo di vita che offrono gestione continua dell'ambiente di stampa. I servizi di stampa gestiti possono ridurre le spese in conto capitale e i costi operativi, ridurre il consumo energetico e consentire al settore IT di concentrarsi su attività più strategiche. Una ricerca Quocirca non pubblicata, condotta nel 2008, ha dimostrato che circa la metà delle aziende della fascia media del mercato ha difficoltà a gestire o capire l'effettivo utilizzo della stampa. La maggior parte gestisce le proprie esigenze di stampa all'interno dell'azienda ma, con competenze e risorse IT limitate, ha difficoltà a gestire un ambiente di stampa efficiente. Tuttavia, ci sono buone notizie. I MPS cominciano a Quocirca 2010 Pagina 4

5 diffondersi a partire dalle aziende più grandi, favoriti dall'introduzione di modelli a costi contenuti che offrono accesso a servizi e assistenza di livello enterprise anche alle aziende più piccole. La ricerca Quocirca indica che i due principali fattori trainanti tra le aziende della fascia media del mercato, che utilizzano già o stanno prendendo in considerazione i MPS, sono la possibilità che ha il settore IT di concentrarsi su attività più strategiche e la riduzione dei costi. Quocirca ritiene che i MPS avranno una diffusione ancora maggiore nella fascia media di mercato nel momento in cui emergeranno pacchetti di servizi più economici. Le aziende della fascia media di mercato possono adottare due tipi di approccio: Pacchetti di servizi entry level. Si tratta generalmente di servizi forniti dal partner di canale di un produttore. L'hardware viene fornito in bundle con i materiali di consumo, la manutenzione e l'assistenza, ad un prezzo basato sul costo per pagina. Allo stesso modo delle offerte di telefonia mobile basate su costi fissi per le telefonate, questi contratti offrono un prezzo mensile prevedibile basato su volumi di stampa stimati, servizio e assistenza e possono offrire anche l'approvvigionamento proattivo dei materiali di consumo se viene utilizzato il monitoraggio in remoto per controllare l'utilizzo dei materiali di consumo. Questi contratti si basano sull'hardware e non richiedono necessariamente una verifica dell'ambiente di stampa. MPS completi. Le aziende possono anche prendere in considerazione un servizio di stampa gestito (MPS) più completo, nel quale un fornitore esterno effettua una verifica dell'attuale utilizzo della stampa. Affinché sia più efficace, la verifica deve tenere traccia non solo dei volumi di stampa, ma anche del tipo di documenti stampati e su quali dispositivi vengono stampati. Il fornitore del MPS può fornire consigli su come ottimizzare al meglio il parco stampanti esistente per bilanciare costi e produttività. Il consolidamento dei dispositivi sostituisce le stampanti obsolete con la tecnologia MFP più recente, ed è possibile implementare anche soluzioni per il flusso di lavoro per ridurre ulteriormente gli sprechi e semplificare i processi aziendali. I contratti di MPS più completi offrono il monitoraggio e la gestione continua in base a livelli di servizio (SLA) predefiniti. Principali vantaggi Quocirca utilizza una metodologia Total Value Proposition (TVP) che include l'esame dei costi, del valore e dei rischi di un investimento tecnologico. Mentre un servizio gestito di base prevede un costo mensile con alcune spese in conto capitale sull'hardware, il valore aziendale e la riduzione del rischio derivanti dall'implementazione di un servizio di questo genere lo rendono comunque consigliabile. Un ambiente di stampa gestito dovrebbe essere riesaminato alla luce di tre elementi: Gestione dei costi Riduzione dei costi. I MPS sia di base che completi offrono un prezzo prevedibile fissato in un contratto mensile basato sul costo per pagina. Il monitoraggio in remoto del parco stampanti garantisce la fornitura tempestiva dei materiali di consumo e di un servizio affidabile rotture/riparazioni, per consentire alle aziende di non investire capitale nel rifornimento di materiali di consumo che potrebbero non essere mai utilizzati se una stampante subisce un guasto irreparabile, e di non sprecare tempo a cercare una vasta gamma di materiali di consumo diversi. Semplificazione dell'approvvigionamento e del budget. L'utilizzo di un contratto MPS riduce i processi manuali di approvvigionamento e semplifica la fatturazione grazie a processi consolidati. Dal momento che poche aziende utilizzano stampanti o fotocopiatrici di un unico produttore, il servizio più efficace è quello che copre tutti i dispositivi nell'ambiente di stampa. Consolidamento dei dispositivi. La gestione di un minore numero di dispositivi e di contratti di assistenza garantisce un controllo più semplice e meno lavoro amministrativo. I dispositivi a singola funzione possono essere sostituiti con i dispositivi MFP, che richiedono meno materiali di consumo e quindi riducono il TCO, i requisiti di approvvigionamento e le interruzioni del servizio. Il denaro risparmiato grazie al consolidamento dei dispositivi e alla gestione efficace della stampa può essere destinato ad altri settori dell'azienda. Quocirca 2010 Pagina 5

6 Minore consumo energetico. L'IT sostenibile è diventato una problematica che tutte le aziende devono affrontare. Consolidando numerose stampanti, fotocopiatrici, fax e scanner con un numero minore di piattaforme MFP, le aziende possono risparmiare energia grazie ad un consumo energetico ridotto. Anche le procedure di stampa intelligenti, quali la stampa fronte/retro, i controlli dell'accesso al colore e il pull printing, che consente di effettuare stampe con l'autenticazione dell'utente, possono ridurre il numero di stampe inutili e quindi ridurre ulteriormente l'utilizzo di energia. Aggiunta di valore Più tempo per il personale IT. Le aziende della fascia media di mercato sono limitate dalla mancanza di personale IT con competenze specifiche di stampa. Senza le capacità in house, le aziende trovano difficile supportare stampanti sempre più sofisticate. Adottando un contratto di MPS che include servizio e assistenza, molte delle banali operazioni di gestione della stampante possono essere effettuate da una terza parte, che in questo modo può consentire al personale IT di concentrarsi su altre problematiche, portando ad una maggiore produttività del reparto IT. Maggiore produttività degli utenti. Un minore intervento degli utenti e tempi minimi di inattività del dispositivo grazie all'approvvigionamento proattivo dei materiali di consumo e fornitura garantita del servizio si traducono in minori interruzioni dell'attività. I servizi di stampa per la fascia media di mercato che offrono monitoraggio in remoto consentono di controllare l'utilizzo dei dispositivi e dei materiali di consumo, liberando le risorse IT. Questo può essere utile soprattutto per l'elevato numero di aziende della fascia media di mercato che hanno sedi distaccate multiple. Le sedi distaccate in genere hanno poche o nessuna risorsa IT in sede e richiedono assistenza remota per il supporto delle attrezzature di stampa. Procedure di stampa intelligenti. L'utilizzo efficiente dei dispositivi fa in modo che i lavori di stampa giusti vengano inviati alla stampante più conveniente e i documenti a colori vengono stampati solo se necessario. L'utilizzo di soluzioni per il flusso di lavoro dei documenti e di MFP consente di applicare le funzioni di invio di scansione ad e mail oppure di salvataggio di scansione su file per minimizzare la stampa non necessaria. Riduzione del rischio Maggiore sicurezza informatica. Le stampanti e i dispositivi MFP in rete rappresentano un rischio per la sicurezza come qualunque altro dispositivo in rete. Un servizio di stampa gestito può includere SLA per la fornitura di sicurezza sia per i dispositivi che per i documenti. Può includere la crittografia dei dati sul disco rigido di un dispositivo e l'autenticazione mediante smart card o stampa "follow me" che blocca i lavori di stampa fino a quando un utente si autentica sul dispositivo. Mentre è possibile ottenere questo risultato senza MPS, un provider esterno può implementare policy e regole di business che possono applicare e verificare policy di stampa sicure. Business continuity. La stampa è essenziale per molti processi aziendali e per le aziende della fascia media di mercato la minaccia di tempi di inattività può essere notevolmente più grave che per le organizzazioni più grandi, poiché spesso non dispongono della riserva di capacità necessaria per affrontare tali problemi, né hanno il tempo o le competenze per prevenirli. Utilizzando un provider di servizi gestiti per monitorare e gestire l'ambiente di stampa, le aziende della fascia media di mercato possono ridurre i rischi di inattività e prevenire potenziali problemi, invece di provare a combatterli quando si sono già verificati. Quocirca 2010 Pagina 6

7 Risparmi misurabili grazie agli MPS Captiva GmbH, con sede a Neuss am Rhein, Germania, aiuta le aziende a risolvere i problemi a breve termine assumendosi la responsabilità per le sovrapproduzioni di magazzino in cambio di un pagamento immediato. Sfida di business L'infrastruttura di stampa di Captiva era un assortimento di stampanti, scanner e fax di diversi produttori. Captiva, una piccola azienda, non poteva permettersi di assumere uno specialista per la manutenzione e l'amministrazione e di conseguenza le operazioni di gestione della stampa venivano effettuate dal personale generico, sottraendogli tempo da dedicare alle responsabilità di core business. Captiva voleva ridurre i costi generali e di amministrazione, oltre a migliorare la qualità della scansione e della stampa. Soluzione scelta Captiva ha scelto una soluzione HP, che ha sostituito le fotocopiatrici, gli scanner e i fax dedicati con la tecnologia HP MFP che include l'implementazione di HP Universal Driver (UD). HP Web Jetadmin viene utilizzato per il monitoraggio proattivo, mentre un contratto HP Smart Printing Services, fornito dal partner HP Nösse Datantechik GmbH, gestisce i costi di stampa in base ai materiali di consumo effettivamente utilizzati. Vantaggi di business Captiva ha ottenuto un risparmio diretto del 28% sui costi di energia e carta, oltre ad una riduzione del 30% del tempo dedicato ad assistenza e amministrazione. Virtualmente non è stato investito alcun capitale, poiché non sono più necessarie grandi forniture di toner. La manutenzione delle attrezzature ora è molto più semplice, dal momento che Captiva non ha più bisogno di ordinare manualmente i toner. Questa operazione è svolta automaticamente da HP Web Jetadmin, che invia una e mail al partner HP, e a Captiva viene addebitato solo il costo del toner effettivamente utilizzato. Il contratto HP Smart Printing Services rende trasparente il costo dei materiali di consumo, e di conseguenza i costi sono prevedibili e l'infrastruttura di stampa molto più affidabile. In sostanza, anche se il costo complessivo dell'implementazione di MPS porta a spese mensili più elevate, queste sono controbilanciate dai risparmi sui costi generati dal consolidamento dei dispositivi e dal miglioramento del settore IT e della produttività degli utenti grazie alla riduzione dei processi manuali necessari per supportare l'ambiente di stampa. 4 Conclusioni Le aziende della fascia media di mercato non dispongono delle competenze o delle risorse IT per gestire in modo efficiente la stampa all'interno dell'azienda. Anche le grandi aziende che dispongono di supporto IT in house possono investire meglio le loro risorse in iniziative strategiche invece che nella gestione di funzioni di stampa di base. L'outsourcing dei servizi di stampa di base consente loro di concentrarsi sulle funzioni IT specifiche della loro attività. Fino ad ora, la fascia media di mercato non ha adottato ampiamente i servizi di stampa gestiti, soprattutto a causa di una mancanza di comprensione di ciò che tali servizi sono, come vengono forniti e quali sono i costi. Di conseguenza, molte aziende di medie dimensioni non prevedono di implementare MPS. Oggi stanno emergendo pacchetti sempre più numerosi di MPS che offrono un approccio semplice e a costi contenuti e livelli di servizio flessibili che possono essere implementati e gestiti con un intervento IT minimo. I prezzi possono essere fissati in base alle esigenze aziendali individuali, perciò i MPS sono facilmente scalabili per adeguarsi alla crescita del business, situazione spesso problematica per un'azienda di medie dimensioni. L'analisi TVP presentata dimostra che l'implementazione di un ambiente di stampa gestito può offrire un notevole aumento della produttività e una riduzione del rischio, oltre a generare risparmi sui costi. Attraverso un singolo punto di contatto, le aziende ottengono il controllo, grazie al loro partner di MPS, di tutte le loro esigenze di hardware, servizi e manutenzione. In questo modo si riducono i processi manuali aziendali, e grazie alla fatturazione regolare, le spese sono prevedibili e trasparenti. Le aziende che utilizzano questi servizi Quocirca 2010 Pagina 7

8 usufruiscono di alti livelli di supporto e disponibilità della stampa, e il personale IT interno può concentrarsi sulle attività strategiche invece che sul supporto alla stampa. Non esiste un'unica soluzione valida per tutte le esigenze di stampa delle aziende della fascia media di mercato. Le aziende più piccole adotteranno un approccio contrattuale più semplice che facilita l'acquisto, l'amministrazione, la manutenzione e l'assistenza delle stampanti, mentre le aziende che operano in un ambiente distribuito con sedi distaccate multiple, o sedi con meno dipendenti, possono ottenere maggiori risparmi da un MPS più completo invece che dalla gestione in house. Il primo, e più importante, passo è la valutazione precisa dell'infrastruttura di stampa esistente e di come integrare i vari processi utilizzati nel settore IT, nella gestione delle strutture e nell'approvvigionamento. Una volta ottenuto un quadro chiaro e preciso dell'ambiente attuale, le aziende possono adottare un approccio graduale nell'implementazione di un ambiente gestito. Perciò le aziende devono richiedere un servizio flessibile e scalabile, per soddisfare le esigenze di stampa in continua evoluzione mano a mano che l'azienda evolve. In ultima istanza, i servizi gestiti possono consentire alle aziende di medie dimensioni di non doversi più preoccupare di gestire grandi parti della loro infrastruttura IT e quindi di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio gestire i loro core business e rimanere competitive nei loro mercati. Riferimenti: 1 Quocirca IT management for SMBs ( employees), dicembre 2007 Quocirca 2010 Pagina 8

9 Informazioni su HP HP, la più grande società tecnologica del mondo, semplifica l'esperienza tecnologica di singoli utenti e aziende grazie ad una gamma di prodotti nel settore della stampa, del personal computing, del software, dei servizi e dell'infrastruttura IT. Ulteriori informazioni su HP (NYSE: HPQ) sono disponibili sul sito Web all indirizzo Quocirca 2010 Pagina 9

10 Informazioni su Quocirca Quocirca è una delle maggiori aziende di ricerca ed analisi, specializzata nell'impatto aziendale dell'itc (information technology and communications). Con una diffusione mondiale nelle lingue native, Quocirca offre analisi approfondite delle opinioni dei responsabili degli acquisti e di coloro che influenzano le decisioni aziendali nelle aziende di grandi, medie e piccole dimensioni. Il suo team di analisti è costituito da esperti del mondo reale con esperienza diretta delle forniture ITC, che analizzano e controllano continuamente il settore nelle seguenti aree chiave: Evoluzione e implementazione dei processi di business Soluzioni aziendali e integrazione Business intelligence e report Comunicazioni, collaborazione e mobility Gestione delle infrastrutture e dei sistemi IT Sicurezza e dei sistemi e gestione end point Utility computing e fornitura dell'it come servizio Canali e procedure di fornitura dell'it Attività, comportamento e pianificazione degli investimenti nell'it Adozione della tecnologia nel settore pubblico e relativi problemi Gestione integrata della stampa Attraverso i risultati della ricerca, Quocirca rivela i reali ostacoli all'adozione della tecnologia gli aspetti personali e politici dell'ambiente di un'azienda e la pressione e l'esigenza di un valore aziendale dimostrabile in qualunque implementazione. Questa capacità di rivelare ed effettuare report sulle percezioni degli utenti finali nel mercato consente a Quocirca di offrire consigli sulla realtà, e non sulle promesse, dell'adozione della tecnologia. La ricerca Quocirca è sempre pragmatica, orientata all'azienda e condotta nel contesto di una visione più ampia. L'ITC ha la capacità di trasformare le aziende e i processi su cui queste si basano, ma spesso non è in grado di farlo. La missione di Quocirca è quella di aiutare le aziende a migliorare la loro percentuale di successo nell'implementazione dei processi grazie a una maggiore comprensione e all'adozione delle tecnologie giuste al momento giusto. Quocirca dispone di un programma principale di ricerca proattiva, nell'ambito del quale vengono condotte regolarmente indagini tra gli utenti, gli acquirenti e i rivenditori dei prodotti e dei servizi ITC sulle tecnologie emergenti, in evoluzione e già consolidate. Nel corso del tempo, Quocirca ha creato un quadro delle tendenze degli investimenti a lungo termine, fornendo preziose informazioni per l'intera comunità ITC. Quocirca collabora con fornitori a livello mondiale e locale di prodotti e servizi ITC per aiutarli a mantenere la promessa che l'itc rappresenta per le aziende. Tra i clienti di Quocirca ricordiamo Oracle, Microsoft, IBM, Dell, T Mobile, Vodafone, EMC, Symantec e Cisco, oltre a numerosi produttori di grandi e medie dimensioni, fornitori di servizi e aziende più specializzate. La sponsorizzazione di studi specifici da parte di tali aziende consente di rendere di dominio pubblico la maggior parte della ricerca Quocirca senza alcun costo. Il lavoro di Quocirca è ampiamente diffuso grazie a una rete di partner nel settore della stampa e delle comunicazioni, Quocirca pubblica le sue ricerche per un pubblico di milioni di lettori. La cultura indipendente di Quocirca e l'esperienza del mondo reale degli analisti di Quocirca garantiscono la massima obiettività, precisione, utilità e complessità delle nostre ricerche e analisi. I report di Quocirca sono disponibili gratuitamente e possono essere richiesti visitando il sito Contatto: Quocirca Ltd Mountbatten House Fairacres Windsor Berkshire SL4 4LE Regno Unito Tel Quocirca 2010 Pagina 10