Codice di condotta etica e aziendale

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1 Codice di condotta etica e aziendale L impegno per l eccellenza sul luogo di lavoro

2 Indice dei contenuti Lettera del direttore generale 2 L eccellenza sul posto di lavoro ed il codice di condotta etica e aziendale di FedEx 3 Comportamento etico e legale 5 Pari opportunità; molestie 8 Politica delle porte aperte 9 Salute, sicurezza e ambiente 10 Conflitto d interessi 11 Opportunità aziendali 13 Regali, intrattenimenti, prestiti o altri favori 14 Pagamenti impropri e tangenti 16 Protezione e utilizzo dei beni e delle informazioni della società 18 Trading su informazioni interne 20 Attività e contributi politici 21 Leggi USA sull antitrust e altre leggi sulla concorrenza 22 Utilizzo delle risorse informatiche e digitali 23 Registrazioni e controlli interni; archiviazione della documentazione 25 Reporting aziendale e rivelazione al pubblico di informazioni aziendali 26 Rapporti riguardanti questioni di contabilità e revisione 27 Comunicazione di abusi; Linea d emergenza FedEx 28 Eccezioni 30 Esecuzione 30 Consiglio conclusivo 31 Codice di condotta etica e aziendale 1

3 Lettera del direttore generale In tutto il mondo, il nome FedEx è sinonimo di integrità e affidabilità. La nostra reputazione è un importante valore strategico spetta a tutti noi proteggerla e migliorarla. Oggigiorno, il valore della nostra imagine aziendale è inestimabile. Siamo da sempre impegnati a rispettare la legge ovunque operiamo e facciamo del nostro meglio per mantenere un alto standard etico sia a livello lavorativo che personale. Ad ogni direttore, funzionario e dipendente di FedEx è richiesto il rispetto dei principi stabiliti da questo codice di condotta etica e aziendale. Anche agli appaltatori FedEx e agli operatori dei servizi internazionali che operano sotto il marchio FedEx è richiesto di rispettare le parti del codice che li riguardano. È importante leggere questo codice e sviluppare una conoscenza pratica dei principi e delle norme che influenzano direttamente il vostro lavoro. Questo codice non può regolamentare ogni situazione in cui si devono fare delle scelte e prendere delle decisioni. Altre direttive, manuali e opuscoli FedEx sono componenti importanti del nostro programma etico e di conformità e dovrebbero pertanto essere letti insieme al codice. Soprattutto, non esitate a chiedere chiarimenti o consigli al vostro manager, al vostro Referente aziendale o ad un avvocato del Reparto Legale dell azienda prima di prendere una decisione della quale non siete sicuri. Se avete ragione di credere che si sia verificata una violazione legale o etica, FedEx vi incoraggia a riferirlo al vostro manager, al Referente aziendale, al Reparto Legale. Siete anche invitati a sporgere denuncia alla Linea d emergenza FedEx qualsiasi infrazione legale o deontologica dei settori della contabilità, revisione contabile finanziaria o di lotta alla corruzione. Nessuna denuncia fatta in buona fede porterà a sanzioni disciplinari. I nostri funzionari, direttori e manager hanno inoltre la responsabilità di promuovere i principi stabiliti in questo codice e incoraggiare una cultura in cui una condotta etica sia riconosciuta, valorizzata e fatta propria da tutti i membri del team. Il nostro impegno ad agire adeguatamente dipende dalla vostra capacità di stabilire il tono giusto e di affrontare prontamente le sospette violazioni con attenzione e rispetto. Il nostro impegno per il mantenimento dei più alti standard etici e professionali è parte integrante della nostra Purple Promise di rendere straordinaria ogni esperienza con FedEx. Grazie per il tempo che dedicherete alla lettura, comprensione ed applicazione di questo codice e per il vostro continuo impegno e duro lavoro. Cordialmente, Frederick W. Smith Direttore Generale, Presidente e Amministratore delegato Codice di condotta etica e aziendale 2

4 L eccellenza sul posto di lavoro ed il codice di condotta etica e aziendale di FedEx Il codice di condotta etica e aziendale di FedEx fornisce linee-guida atte a garantire che il nostro comportamento sul lavoro sia etico e confermi la reputazione acquisita da FedEx come uno dei marchi più ammirati al mondo. FedEx è costantemente riconosciuta tra le migliori aziende con cui operare sia negli Stati Uniti che a livello internazionale. Mentre il codice fornisce le direttive per un insieme di situazioni lavorative, gli alti standard che caratterizzano il nostro ambiente lavorativo possono essere riassunti in pochi semplici principi. Rispetto per i nostri CLIENTI Rispetto per i nostri COLLEGHI Rispetto per la nostra AZIENDA Rispetto per le COMUNITÀ Ascoltiamo i nostri clienti e ci impegniamo per ottenere l eccellenza sul posto di lavoro che ci consenta di esaudire le loro necessità superandone le aspettative. Creiamo membri di team altamente motivati ed efficienti promuovendo un luogo di lavoro sicuro che valorizzi la diversità, il lavoro di squadra e la dignità umana. Siamo reponsabili del modo in cui le nostre azioni si riflettono sulla reputazione dell azienda e dell utilizzo prudente delle risorse aziendali. Favoriamo le comunità in cui operiamo ed agiamo come cittadini del mondo responsabili. Codice di condotta etica e aziendale 3

5 A molte delle dichiarazioni relative alle politiche di questo codice seguono una o più domande e risposte. Le D&R sono incluse per chiarire le direttive e per rispondere ad argomenti specifici che ci si può trovare ad affrontare durante il lavoro. D: Il codice si applica a tutti in FedEx? R: Il codice, adattato alle normative valide in tutti i paesi in cui FedEx opera, si applica a ogni direttore, funzionario e dipendente di FedEx Corporation ed alle sue consociate in tutto il mondo. Dovreste leggere questo codice unitamente a ogni altra direttiva, manuale od opuscolo FedEx applicabili al vostro lavoro. La società operativa FedEx per cui lavorate può avere politiche leggermente differenti da quanto riportato in questo codice. In una situazione del genere, dovreste seguire le direttive più restrittive oppure chiedere consiglio al Reparto Legale della vostra azienda. D: Il codice si applica agli appaltatori? R: Determinate direttive di questo codice si applicano ai consulenti e agli operatori dei servizi internazionali ( Appaltatori ) che operano sotto il marchio FedEx nella misura illustrata all interno dei rispettivi accordi con FedEx e nella misura prevista dalle leggi in vigore. I termini di tali accordi o leggi in vigore prevarranno nel caso di conflitto con quanto stabilito dal presente Codice. In tutte le circostanze, gli appaltatori e il loro personale sono tenuti ad agire in conformità con i massimi standard di etica aziendale e a garantire la conformità con tutte le leggi applicabili. Gli appaltatori che necessitano di ulteriori informazioni relativamente alle direttive del presente codice devono indirizzare le proprie domande al rispettivo referente primario presso FedEx (il Referente aziendale ) o al Reparto Legale. D: Questo codice è un contratto? R: Questo codice e le direttive in esso descritte non costituiscono un contratto d impiego. Inoltre,nulla di ciò che è contenuto in questo codice creerà un rapporto datore di lavoro-dipendente tra FedEx e i propri appaltatori o il loro personale. FedEx non crea alcun diritto contrattuale con la pubblicazione di questo codice. Le politiche, le linee guida e le relative procedure sono passibili di modifiche da parte di FedEx in qualsiasi momento. D: A chi devo rivolgermi in caso di domande riguardo al codice? R: Le domande relative agli argomenti trattati nel codice dovrebbero essere dirette al vostro manager o al vostro Reparto Legale o risorse umane. Essi potranno anche fornirvi ulteriori copie di questo codice. Per scaricare una copia del codice andare all indirizzo o alla sezione corporate governance del sito Web di relazioni con gli investitori di FedEx all indirizzo Il codice di condotta etica e aziendale vale per tutti in FedEx. Codice di condotta etica e aziendale 4

6 Comportamento etico e legale Un comportamento etico e legale è cruciale e necessario per la continuazione del nostro successo. È necessario rispettare i principi e le norme relative alla vostra condotta lavorativa. Inoltre, dovete evitare e siete incoraggiati a riferire qualsiasi attività che comporti o che potrebbe avere come conseguenza il coinvolgimento di FedEx in una qualsiasi potenziale pratica illegale. A tale scopo, è necessario comprendiate i principi e le norme relative al vostro lavoro e rispettiate i requisiti legali del paese in cui state lavorando. Alcune leggi riguardano tutti, come quelle relative alle pari opportunità d impiego e la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro. Altre leggi riguardano principalmente dipendenti e appaltatori in ruoli particolari, come quelle relative al funzionamento delle nostre reti operative, all amministrazione finanziaria e al servizio clienti. Le leggi che governano le nostre attività possono essere complesse, ma l ignoranza della legge non può essere usata come scusa per il mancato rispetto della stessa. Richiedete consiglio ai vostri manager, al vostro referente aziendale o al Reparto Legale della vostra azienda se avete dei dubbi sui principi e le norme relative al vostro lavoro. Oltre a rispettare la legge, dovete aderire agli standard etici e di altro tipo riportati in questo codice. FedEx lavora costantemente per svolgere tutte le proprie attività lavorative in conformità con i più alti standard etici e di integrità professionale. Vi è richiesto di dimostrare integrità, responsabilità e condotta professionale inflessibili nell espletamento delle vostre funzioni. Dovete essere onesti e sinceri nei vostri rapporti con i clienti, i funzionari governativi, il pubblico, i fornitori, i concorrenti e i colleghi o appaltatori, rispettandone inoltre i diritti. Non dovrete mai trarre ingiusto vantaggio a spese di qualcuno tramite manipolazione, reticenza, abuso di informazioni riservate, false dichiarazioni relative a fatti materiali o qualsiasi altra pratica intenzionale del genere. Né dovrete partecipare o agevolare alcun comportamento illegale. Questo codice contiene principi e norme riassunti per argomento e riguardanti la condotta deontologica e personale. Pur affrontando le questioni per noi di maggiore importanza, tenete presente che vi sono altre direttive specifiche che dovete leggere e comprendere. Per esempio, tra le altre cose, i dipendenti FedEx Express dovrebbero consultare le direttive contenute nel People Manual. Gli appaltatori dovrebbero far riferimento ai termini dei propri contratti con FedEx, oltre che alle proprie direttive e procedure interne. È inoltre importante mantenere una relazione aperta tra dipendenti e manager, avere rapporti produttivi e professionali con i dipendenti di altre aziende FedEx prendendo sempre decisioni assennate e con integrità. I manager devono rispettare questo codice e farlo rispettare ai propri collaboratori. Dobbiamo garantire che il nostro comportamento sia legale ed etico sempre, anche se tale rispetto dovesse andare a discapito del nostro business o del profitto a breve termine. Il comportamento etico e legale è il nostro più alto interesse a lungo termine, perché questo conferma la nostra ottima reputazione di azienda seria e affidabile. I Una condotta lavorativa appropriata incoraggia la lealtà dei nostri membri del team, fornitori e clienti, promuovendo un rapporto reciprocamente vantaggioso tra FedEx e le comunità in cui operiamo. Codice di condotta etica e aziendale 5

7 Responsabilità speciali dei manager di FedEx: tutti i manager di FedEx devono avere un solido senso di integrità e comportarsi in maniera esemplare e onesta. Si occupate una posizione direttiva, avrete l ulteriore responsabilità di comportarvi in modo coerente con i principi esposti nel presente codice. Dovrete essere d esempio ai vostri dipendenti poiché le vostre azioni saranno viste ed emulate dai vostri subalterni. Lo stile da voi definito nelle azioni quotidiane è il fattore più importante nel promuovere una cultura in cui i vostri dipendenti agiscano in conformità con i principi enunciati nel codice. In quanto leader, dovete: e compreso il codice garantire la conformità al codice nell ambito di vostra responsabilità alla conformità politiche e procedure problemi o preoccupazioni subisca ritorsioni per aver fatto rapporto in buona fede inconsistenza relativa alla conformità, inclusa l adozione di azioni disciplinari adeguate D: Abbiamo assunto una persona che in precedenza lavorava per un concorrente. Questa persona è a conoscenza di informazioni riservate e confidenziali del suo ex datore di lavoro. È corretto per lei condividere queste informazioni con FedEx? R: No. Le direttive di FedEx proibiscono di rivelare informazioni lavorative riservate, tecniche e confidenziali relativamente all azienda con la quale vi era precedentemente un rapporto di lavoro. Anche se dovessero essere rivelate in maniera accidentale, tali informazioni non possono essere usate. In altre parole, FedEx tratterà le informazioni di proprietà e riservate su altre società allo stesso modo in cui si aspetta che ex dipendenti FedEx trattino le nostre informazioni riservate. D: FedEx richiede migliori prestazioni ogni anno e sembra che siamo sempre sotto pressione per ottenere migliori risultati. Questi obblighi per il conseguimento di difficili obiettivi lavorativi e finanziari entrano in conflitto con i miei vincoli dettatti dal codice? R: No. Questi obblighi non solo sono compatibili, ma sono direttamente collegati. Agire nel modo giusto per un giusto motivo è sempre un ottimo comportamento lavorativo. Gli interessi aziendali non sono mai agevolati da prassi lavorative illegali o non etiche. La nostra economia di mercato si basa essenzialmente sulla fiducia, e FedEx è uno dei marchi più affidabili al mondo. Mantenere i più alti standard tecnici e professionali è cruciale per conservare questa preziosa fiducia. D: Il mio gruppo in FedEx ha un fornitore di lunga data che abbiamo sempre pagato con un assegno per posta alla sua sede di Scranton, Pennsylvania. Per l ultimo pagamento il fornitore mi ha chiesto di inviargli la cifra con un trasferimento bancario ad un conto a nome di un azienda nelle Isole Vergini Britanniche in una banca alle Bahamas. Dovrei avere sospetti? R: Sì, dovreste avere sospetti se una transazione implica il trasferimento di fondi a o da paesi o entità estranee alla transazione o prive di nessi logici con l altra parte. Le richieste di trasferimento di danaro a terze parti sono un campanello d allarme che necessitano di approfondimenti atti a garantirne la legittimità. Prima di procedere consultate il vostro superiore o il Reparto Legale aziendale. Codice di condotta etica e aziendale 6

8 Comportamento etico e legale D: Le diverse leggi sono così complicate e coprono così tanti argomenti, come posso essere certo che non violerò dei cavilli tecnici? E poi, come potrei capire tutto questo? Non sono un avvocato. R: Non rinunciate al vostro giudizio. Se il vostro intuito vi dice che qualcosa è sbagliato, chiedete prima di agire. Avete anche l obbligo di comprendere gli aspetti più delicati delle norme che governano il vostro lavoro. Il Reparto Legale della vostra azienda possiede familiarità con le direttive scritte in vigore presso la vostra azienda. Non esitate a contattarli nel caso abbiate bisogno di chiarimenti sulle leggi o sugli standard e le direttive FedEx. D: Cosa dovrei fare nel caso vi fosse un conflitto tra una direttiva FedEx e la legge del paese in cui sto lavorando? R: Il nostro scopo ed il nostro obbligo è di uniformarci a tutte le leggi locali e di aderire ai più elevati standard etici e professionali ovunque nel mondo. Il solo fatto che le leggi di un determinato paese possano essere meno restrittive sotto alcuni aspetti di quelle degli USA, non costituisce una scusa per violare le direttive di FedEx e viceversa. I manager FedEx, i Contatti in Azienda e il Reparto Legale della vostra società hanno la responsabilitàdi fornire istruzioni chiare su come gestire qualsiasi conflitto tra una legge o abitudine locale e una direttiva FedEx. Se scoprite che esiste un conflitto che il vostro manager non ha affrontato, dovete riferirglielo immediatamente. Se avete bisogno di ulteriori istruzioni, contattate il Reparto Legale della vostra azienda. È essenziale che FedEx sia a conoscenza di eventuali casi in cui le nostre pratiche possano essere in conflitto con i requisiti locali di legge. FedEx difende i più alti standard di integrità e comportamento etico. Codice di condotta etica e aziendale 7

9 Pari opportunità; molestie Il nostro bene più grande sono le nostre persone. Siamo impegnati nella creazione di un posto di lavoro in cui si sia rispettati, soddisfatti e apprezzati. Le nostre direttive sono state create al fine di promuovere equità e rispetto per tutti. Assumiamo, valutiamo e promuoviamo dipendenti e ingaggiamo appaltatori sulla base delle loro abilità, del loro comportamento e delle loro prestazioni. Con questo in mente, desideriamo che si tratti reciprocamente con dignità e rispetto e non tollereremo determinati comportamenti. Comportamenti inaccettabili includono molestie, violenza, intimidazioni e discriminazioni di qualsiasi genere relativamente a razza, colore, religione, origine nazionale, genere, orientamento sessuale, identità di genere, espressione di genere, età, handicap, status di veterano di guerra o stato civile (ove applicabile), o qualsiasi altra caratteristica protetta dalle leggi applicabili. Sono proibite avances sessuali indesiderate e altra condotta personale inadeguata. Proibiamo fermamente e non tollereremo alcun tipo di molestie o qualsiasi atto che crei il potenziale per molestie, sia nei termini della morale dei singoli dipendenti che in violazione delle leggi applicabili. Siate consapevoli che le molestie possono assumere numerose forme, fra cui avances sessuali, proposte, minacce, condotta minacciosa e contatto fisico indesiderato. Le molestie possono anche verificarsi se le vostre parole, azioni o comportamento creano un ambiente di lavoro ostile, intimidatorio od offensivo come il fare commenti, scherzi o gesti di carattere denigratorio. Le direttive di FedEx vietano qualsiasi forma di rappresaglia contro una persona che segnala in buona fede comportamenti inappropriati noti o sospetti. Le nostre direttive sono progettate per promuovere correttezza e rispetto per tutti. D: Ritengo di non aver ricevuto una promozione poiché il mio manager sa che sto cercando di rimanere incinta. Ho sentito il mio manager dire che quando una donna rimane incinta, questo interferisce inevitabilmente con le prestazioni sul lavoro. C è qualcosa che posso fare? R: Sì. In FedEx, tutte le decisioni correlate all impiego (ad esempio, assunzioni, promozioni, incarichi di lavoro, compensi, disciplina e addestramento) devono essere basate su criteri correlati al lavoro. Dovreste utilizzare le procedure applicabili all interno della vostra società o riferire la situazione al reparto risorse umane dell azienda. È possibile fare rapporto anche tramite la Linea d emergenza FedEx. D: I miei colleghi di lavoro raccontano delle barzellette sul mio orientamento sessuale. Devo semplicemente ignorarlo? R: No. FedEx non tollera un tale comportamento. Dovreste riportarlo prontamente al vostro manager, al reparto risorse umane aziendale oppure utilizzare le procedure di querela della vostra società. È possibile fare rapporto anche tramite la Linea d emergenza FedEx. Codice di condotta etica e aziendale 8

10 Politica delle porte aperte Siete incoraggiati a comunicare le vostre idee e preoccupazioni direttamente al management o al vostro Contatto in Azienda. È importante che parliate prontamente, di modo che sia possibile occuparsi delle vostre idee o preoccupazioni. Lavorare insieme in un atmosfera di fiducia rispetto e collaborazione produce l ambiente di lavoro più produttivo. Se il vostro manager o Contatto in Azienda non è in grado di risolvere una questione, oppure se ritenete che il vostro manager o Contatto in Azienda fa parte del problema, potete contattare il reparto risorse umane dell azienda chiedendo istruzioni o chiamare la linea di emergenza di FedEx. D: Ho qualche idea per rendere il mio lavoro più efficiente. Dovrei condividere i miei pensieri con il management? R: Alcune delle nostre migliori idee vengono da dipendenti che vedono un modo migliore di fare le cose. Nel mercato competitivo di oggi, è sempre più importante pensare e agire in base a idee che possono renderci più efficienti. Anche piccole idee, se applicate a un azienda da molti miliardi di dollari come FedEx, possono portare vantaggi significativi. Non esitate a condividere le vostre idee con altri membri della società. D: Ogni volta che faccio notare dei problemi nel mio settore, il mio supervisore mi ignora o non fa nulla. Come posso comunicare se nessuno mi ascolta? R: Per prima cosa, assicuratevi che le vostre comunicazioni siano efficaci. Siate sempre preparati, sappiate cosa volete dire e perché lo dite. Accertatevi che il vostro interlocutore sia pronto ad ascoltare e non sia distratto o preoccupato da altre cose. Utilizzate un linguaggio semplice e comprensibile e formulate le vostre richieste o suggerimenti in modo positivo. Infine, chiedete una risposta. Assicuratevi che il vostro messaggio venga inviato e ricevuto così come lo intendete. Se ci avete provato e credete sinceramente che le vostre comunicazioni vengano ignorate, allora utilizzate altri mezzi. Parlate col reparto risorse umane della vostra azienda o con il manager del vostro supervisore. Tutti in FedEx hanno il diritto e vengono incoraggiati a contribuire coi propri pensieri, idee e azioni nella costruzione di un azienda migliore. Ricordate che, per una serie di ragioni diverse, non tutte le idee saranno adottate, ma i suggerimenti sono sempre apprezzati. Le migliori idee spesso vengono dai dipendenti. Codice di condotta etica e aziendale 9

11 Salute, sicurezza e ambiente Siamo impegnati a fornire un posto di lavoro sicuro, sano e libero da alcol e droghe. Sono proibite tutte le forme di condotta illegale, compresi comportamenti minacciosi o intimidatori, aggressioni o violenza di qualsiasi tipo. Tutti i dipendenti sono responsabili di segnalare condizioni di lavoro non sicure, minacce e azioni o situazioni (incluse quelle che coinvolgono fornitori o clienti) potenzialmente violente per il posto di lavoro. Dovete comprendere e rispettare le leggi e le norme relative a sicurezza, salute e ambiente relative alle vostre attività lavorative, oltre a tutte le direttive aziendali correlate. Siamo inoltre impegnati a evitare, ove possibile, un impatto negativo sull ambiente e sulle comunità in cui operiamo. D: Nonostante ciò che FedEx dice riguardo alla priorità della sicurezza, il mio manager richiede che io soddisfi obiettivi che possono essere raggiunti soltanto violando le procedure di sicurezza. Ho sollevato la questione coi miei colleghi, ma mi hanno detto di stare buono o potrebbero licenziarmi. Cosa devo fare? R: Le procedure non devono mai essere compromesse. Dovreste per prima cosa discutere la situazione col vostro manager, oppure con il livello superiore di management FedEx. FedEx non permetterà alcuna rappresaglia contro dipendenti che sollevino preoccupazioni fondate. D: Mi sono infortunato alla schiena sul lavoro, ma non voglio riportarlo poiché in parte è colpa mia e poiché andrà ascritto sul mio dossier personale, finora privo di infortuni. Cosa devo fare? R: Non dovreste mai ignorare o nascondere un problema. Tutti gli incidenti devono essere riportati al più presto possibile al management di modo che FedEx possa intraprendere qualsiasi azione sia necessaria per la vostra sicurezza e per prevenire incidenti simili in futuro. Le azioni correttive possono includere modifiche alle procedure di lavoro o addestramento di sicurezza aggiuntivo. D: Sono stato scelto per un test antidroga casuale. Non faccio uso di droghe illegali, perciò non ritengo che dovrei essere sottoposto a un esame. Questo esame non rappresenta una violazione alla mia privacy? R: No. In qualità di fornitori di servizi di trasporto e altri servizi correlati, dobbiamo rispettare i numerosi requisiti di legge che hanno lo scopo di mantenere i nostri dipendenti e luoghi di lavoro liberi da alcol e droghe illegali. Lo scopo è di assicurare sicurezza per i nostri dipendenti e per il pubblico. In determinate circostanze, e nel rispetto della legge, FedEx può sottoporre a esami i propri dipendenti. I nostri esami vengono eseguiti in modo da rispettare la vostra privacy e dignità personali. D: Credo che il mio capo abbia dei problemi di alcol che gli/le impediscono di svolgere il suo lavoro. Cosa posso fare? Vorrei davvero essere d aiuto. R: Avete l obbligo di riferire i vostri sospetti al responsabile del vostro capo oppure al reparto risorse umane della vostra azienda. Vi In qualità di fornitori di servizi di trasporto, è cruciale per la sicurezza dei dipendenti e del pubblico che tutti i luoghi di lavoro FedEx siano completamente liberi da alcol e droghe proibite. Segnalando i vostri sospetti ora, non soltanto adempirete al vostro dovere verso FedEx, ma potrete anche potenzialmente aiutare il vostro capo ad affrontare un grave problema. Codice di condotta etica e aziendale 10

12 Conflitto d interessi Evitate qualsiasi attività o situazione che dia l impressione di creare un conflitto di interessi. Rispettiamo il vostro diritto a gestire i vostri affari e investimenti personali. Al tempo stesso, i dipendenti dovrebbero evitare attività o situazioni che presentino un potenziale conflitto tra i propri interessi personali e quelli di FedEx. I dipendenti devono a FedEx la propria lealtà e dovrebbero perciò evitare qualsiasi interesse, investimento o associazione che interferiscano con l esercizio indipendente di un giudizio equo nei migliori interessi di FedEx. Inoltre, dovrebbe essere evitata qualsiasi attività o situazione che paia creare un conflitto d interessi. In particolare: né alcun membro della vostra famiglia immediata dovrebbe avere un interesse diretto o indiretto o un rapporto con una qualsiasi organizzazione (compresi fornitori, clienti o concorrenti di FedEx), in cui un tale rapporto potrebbe versosimilmente influenzare l obiettività e l indipendenza del vostro giudizio o condotta nell eseguire i vostri doveri e responsabilità. autorizzate disposizioni particolari, non dovreste mai trovarvi in una posizione tale da influenzare le condizioni d impiego (ad esempio, promozione, incarichi di lavoro, compensi e disciplina) o la valutazione delle prestazioni di un membro familiare che sia dipe dente, terzista o agente di FedEx. lavorative presso organizzazioni esterne o avere una propria attività imprenditoriale nel caso in cui tale attività possa interferire con le mansioni aziendali in FedEx o creare un conflitto di interessi reale o percepito (ad esempio, impiego presso un azienda concorrente, un cliente o un fornitore) con FedEx oppure se tale impiego o attività implica l uso di informazioni riservate di FedEx o proprietà o sistemi basati in FedEx. approvato dal Vice Presidente Esecutivo e dal Direttore Area Finanziaria e dal Responsabile della Contabilità di FedEx Corporation, non potete assumere chiunque sia stato impiegato nei tre anni precedenti dall auditor indipendente di FedEx Corporation (attualmente, Ernst & Young LLP). Ci aspettiamo che non vi poniate intenzionalmente in una posizione che potrebbe creare un conflitto d interessi, o la percezione di un conflitto. Se ritenete di poter avere un conflitto d interessi, siete tenuti a rivelare immediatamente questo fatto al vostro manager e al Reparto Legale della vostra azienda. Codice di condotta etica e aziendale 11

13 Conflitto d interessi D: Posso assumere mio fratello perché svolga del lavoro a contratto per FedEx se le sue tariffe sono le migliori disponibili? R: No. FedEx in genere proibisce di intrattenere rapporti d affari con i familiari dei dipendenti. Indipendentemente dalle tariffe del proprio fratello, FedEx non lo ingaggerà per svolgere servizi in base a un contratto nel caso in cui debba lavorare sotto la vostra supervisione, oppure se avete una qualche influenza sulla decisione di ingaggiarlo. D: Mia figlia sta cercando impiego e ha detto di essere interessata a lavorare per FedEx. Quali sono le direttive di FedEx in questo caso? R: Se la politica di assunzione presso l azienda FedEx in questione lo permette, vostra figlia può fare domanda d impiego presso FedEx, a patto che la posizione per cui fa domanda non sia a voi subordinata (e viceversa). La sua domanda sarà valutata in base agli stessi criteri di tutte le altre domande. Non potete utilizzare la vostra influenza o posizione per influenzare il processo di assunzione. D: Mia moglie lavora per un concorrente di FedEx. Questo costituisce un conflitto di interessi? R: No, non necessariamente. In ogni caso, dovreste discutere della situazione col vostro manager in modo da accertarvi che non vi vengano dati incarichi che creerebbero un conflitto d interessi. In nessun caso dovreste rivelare informazioni confidenziali di FedEx al vostro coniuge o richiedere al vostro coniuge informazioni confidenziali relative al suo datore di lavoro. D: Un amico mi ha chiesto di investire in una società che fabbricherà un prodotto che alla fine potrebbe essere venduto a FedEx. Se il mio unico coinvolgimento nella nuova società è finanziario, si tratta di un conflitto d interessi? R: Questo è un potenziale conflitto, a secondo della vostra posizione in FedEx, della capacità che avete di influenzare le decisioni di FedEx in materia di acquisti, dell entità del vostro investimento e dell importanza di FedEx come futuro cliente della nuova società. Prima di investire dovreste chiedere consiglio al Reparto Legale della vostra azienda e al vostro manager e ottenerne prima la loro approvazione. D: Gestisco una piccola attività casalinga per la vendita di cosmetici, principalmente on-line. Utilizzo il mio computer al lavoro per accedere alle e ai siti Web per la mia attività casalinga e per gestire gli ordini dei miei clienti e uso la fotocopiatrice a colori per fotocopiare i volantini per tale attività. Tuttavia, non lascio mai che questa occupazione interferisca con le mie mansioni in FedEx, quindi nono credo che vi sia alcun conflitto di interessi. Ho ragione? R: No. Indipendentemente dal fatto che la vostra seconda attività interferisca col vostro lavoro in FedEx, non vi ci potete dedicare durante le ore lavorative in FedEx o utilizzando risorse o sistemi aziendali (quali computer e fotocopiatrici). In breve, dovete gestire la vostra attività casalinga a casa. Codice di condotta etica e aziendale 12

14 Opportunità aziendali Clienti, dipendenti, fornitori dei servizi e altre persone presentano continuamente idee e opportunità a FedEx. Allo stesso modo, durante il vostro impiego presso FedEx, potrebbero esservi presentate, potreste scoprire, o sviluppare idee od opportunità di nuovi affari o investimenti. Queste opportunità e idee sono proprietà esclusiva di FedEx. Ai dipendenti è proibito appropriarsi di tali idee od opportunità a proprio vantaggio personale senza il preventivo consenso scritto del Reparto Legale della propria azienda. Non potete usare la vostra posizione in FedEx, o qualsiasi proprietà o informazione della società, per guadagno personale improprio o per competere con FedEx. Avete il dovere verso FedEx di dare la priorità ai suoi interessi quando se ne presenta l opportunità. Abbiamo il dovere di promuovere gli interessi di FedEx quando si presenta l opportunità. D: Durante il lavoro, ho parlato recentemente con una cliente di FedEx la quale mi ha parlato di un attraente affare immobiliare che sta per presentarsi e a cui FedEx potrebbe essere interessata. Vedo spesso questa cliente, ed io e lei siamo amiche. Posso investire il mio denaro? R: Non senza rivelarne tutti i dettagli al Reparto Legale della vostra azienda e senza riceverne il preventivo consenso scritto. D: Un mio amico dell università mi ha chiamato sul lavoro per parlarmi di un nuovo titolo caldo. Posso investire il mio denaro? R: Sì. Non avete scoperto questa opportunità nel corso dell esercizio dei vostri doveri per FedEx. In ogni caso, vi preghiamo di notare che dovreste evitare di condurre affari personali durante le ore di lavoro. Codice di condotta etica e aziendale 13

15 Regali, intrattenimenti, prestiti o altri favori Voi e i membri della vostra famiglia immediata non dovreste accettare regali o intrattenimenti pagati (se non di valore minimo), prestiti (di qualsiasi importo) o altri favori da un fornitore, potenziale fornitore o altra persona con cui FedEx intrattiene o potrebbe intrattenere rapporti d affari. Ricevere tali oggetti o favori potrebbe compromettere (o sembrare compromettere) la vostra capacità di prendere decisioni lavorative obiettive, imparziali ed eque. Bisogna evitare di offrire o ricevere regali, regalie o intrattenimenti di qualsiasi natura che potrebbero erroneamente essere ritenuti un modo di influenzare un rapporto di lavoro. Regali in denaro od oggetti equiparabili a denaro (quali tessere omaggio o buoni omaggio) non devono mai essere offerti né ricevuti. Inoltre, non dovete mai richiedere regali o intrattenimenti. Gli intrattenimenti di lavoro dovrebbero essere di natura modesta e intesi soltanto a facilitare gli obiettivi di business. Regali ripetitivi (indipendentemente da quanto possano essere piccoli) possono essere percepiti come un tentativo di creare un obbligo verso chi fa il regalo e sono quindi inappropriati. Questa direttiva si applica sempre, e non cambia durante i tradizionali periodi delle feste che comportano uno scambio di regali. Dovete ottenere l approvazione del vostro manager o del Contatto in Azienda, oltre alle eventuali approvazioni aggiuntive richieste dalle direttive aziendali, nel caso in cui un fornitore, un potenziale fornitore o qualsiasi altra persona con cui FedEx intrattiene o potrebbe intrattenere rapporti d affari vi offra regali o intratte nimenti di un valore più che minimo. Se avete dei dubbi, chiedete consiglio al Reparto Legale della vostra azienda. Codice di condotta etica e aziendale 14

16 Regali, intrattenimenti, prestiti o altri favori D: Un fornitore mi ha offerto biglietti gratuiti per un evento sportivo a cui vorrei proprio partecipare. Posso accettare? R: Forse. La considerazione più importante quando si decide se accettare un regalo o un intrattenimento già pagato, come i biglietti per un evento sportivo, è se l atto di riceverli possa (i) compromettere o dare l impressione di compromettere la vostra capacità di prendere decisioni lavorative obiettive, imparziali e oneste, o (ii) di influenzare o dare l impressione di influenzare un rapporto di lavoro. Per questo motivo, l intrattenimento lavorativo deve essere soppesato con cautela e inteso solo per facilitare obiettivi di lavoro. Queste sono, naturalmente, indagini di fatti e circostanze. I fattori rilevanti includono, tra gli altri, la valutazione onesta di giorni o intrattenimenti, se il fornitore sarà presente all evento, la frequenza di doni e intrattenimenti ricevuti dal fornitore, se il fornitore paghi anche viaggio, alloggio e pranzi, ed il tipo di rapporto di lavoro con il fornitore. Di conseguenza, se vi viene offerto un dono o un intrattenimento pagato (inclusi i intrattenimenti di lavoro) superiori al valore nominale da parte del fornitore, del potenziale fornitore o di qualsiasi altra persona con cui FedEx faccia o potrebbe fare affari, dovete informare il vostro manager, se opportuno, consigliarvi con il Reparto Legale della vostra azienda. Non potete accettare nessuno di questi doni o intrattenimenti senza un precedente consenso scritto del manager. D: Ho ricevuto un regalo più che modesto da un fornitore in un paese in cui tradizionalmente si fanno regali costosi e frequenti. Come posso gestire questo? R: In alcune culture, doni e intrattenimenti giocano un ruolo importante nei rapporti d affari, ed è importante comprendere e adattarsi ai costumi locali quando si lavora in paesi al di fuori degli USA. Rammentate, in ogni caso, che le direttive FedEx non permettono di ricevere regali che potrebbero compromettere o sembrare compromettere la nostra capacità di prendere decisioni lavorative obiettive ed eque. Dovreste esaminare questo argomento con il vostro manager e con il Reparto Legale della vostra azienda per considerare la legalità, la tempistica, lo scopo lavorativo, il valore e l intento del regalo. D: Ho ricevuto un regalo da un cliente, ma non sono sicuro del suo valore. Come faccio a sapere se devo dirlo al mio manager? R: Non c è bisogno che ricerchiate l approvazione per oggetti molto modesti, a meno che altre persone li possano ragionevolmente considerare come un modo per influenzare le vostre decisioni lavorative. Dovreste usare il vostro miglior giudizio per stimare il valore del regalo che avete ricevuto e la necessità di ricercare un approvazione appropriata. Se siete in dubbio, è sempre meglio scegliere di richiedere l approvazione. Se avete dei dubbi relativamente al valore di un oggetto o alle sue implicazioni in rapporto a un conflitto d interessi reale o percepito, dovreste discutere della situazione con il vostro manager e con il Reparto Legale della vostra azienda. Regali in denaro od oggetti equiparabili a denaro non devono mai essere offerti né ricevuti. Codice di condotta etica e aziendale 15

17 Pagamenti impropri e tangenti Non tolleriamo pagamenti o pagamenti in natura (regali, favori, ecc.) aventi lo scopo di influenzare persone ad assegnarci opportunità di lavoro o a prendere decisioni lavorative in nostro favore. Nel business internazionale, in particolare, dipendenti o terzisti possono talvolta subire pressioni perché facciano pagamenti o pagamenti in natura aventi lo scopo di indurre impropriamente altri a garantire permessi o servizi a cui in genere non avremmo diritto. Mai fare o permettere tali pagamenti. Regalie, tangenti, commissioni segrete e pagamenti simili sono severamente proibiti. Inoltre, essi possono esporre FedEx, i suoi dipendenti e consulenti a rischi di prosecuzione penale e gravi condanne secondo la legge negli USA e in altri paesi. Quando FedEx lavora con enti o funzionari governativi è necessario applicare norme rigorose, sia negli USA che in altri paesi. Ad esempio, è necessario rispettare la legge Foreign Corrupt Practices Act, la quale, oltre a richiedere il rispetto delle procedure di controllo interne, stabilisce che è illegale corrompere un funzionario straniero o chiunque agisca per suo conto allo scopo di influenzare una qualsiasi legge o decisione governativa, o di conseguire un vantaggio improprio al fine di ottenere o mantenere gli affari della società. Una regalia potrebbe essere un pagamento, un offerta o una promessa di qualcosa di valore (indipendentemente dall importo), ed un funzionario straniero potrebbe essere un funzionario governativo, un funzionario di un partito politico, un candidato alle elezioni o un funzionario di un organizzazione pubblica internazionale. I facilitating payments sono vietati se non necessari per proteggere la salute o la sicurezza di una persona. Sebbene siano permessi determinati facilitating payments a funzionari stranieri, dovreste compiere ogni sforzo per evitarli. Ottenere l approvazione del vostro manager o Contatto in Azienda e, se necessario, del Reparto Legale o degli affari governativi dell azienda prima di eseguire un facilitating payment, offrire o fare regali o ospitalità a un dipendente governativo statunitense o straniero. Qualsiasi tipo di pagamento o regalia deve essere totalmente documentato. D: Un funzionario governativo non statunitense ha chiesto un pagamento non in denaro o in natura. Mi è stato detto che questo genere di regali costituisce pratica comune in questo paese. È permesso? R: Riferite la richiesta del funzionario governativo al vostro manager o Contatto in Azienda e al Reparto Legale della vostra azienda, e chiedete consiglio su quale azione intraprendere. In genere, questo tipo di pagamenti dovrebbero essere considerati allo stesso modo dei pagamenti in denaro, per cui vale la medesima proibizione. D: In determinati paesi al di fuori degli USA, sono necessari piccoli pagamenti allo scopo di facilitare la burocrazia. Se questi pagamenti non vengono fatti, la burocrazia potrebbe richiedere molti mesi in più. Cosa devo fare? R: Questi pagamenti possono essere considerati facilitating payments. Facilitating payments di minore entità vengono talvolta fatti in cambio del completamento di un servizio di routine amministrativa a cui FedEx ha diritto nel normale corso degli eventi. Tuttavia, i facilitating payments possono violare leggi locali e altre leggi anticorruzione. Pertanto, FedEx vieta di effettuare, offrire, promettere o autorizzare questi pagamenti a meno che un pagamento non sia necessario per proteggere la salute o la sicurezza di una persona. Tali pagamenti devono essere completamente documentati. Codice di condotta etica e aziendale 16

18 Pagamenti impropri e tangenti D: Vorrei portare a cena un membro dello staff di un parlamentare USA per discutere la legislazione che interessa FedEx. È consentito? R: Le leggi, regole e normative federali, statali e locali degli Stati Uniti impongono notevoli restrizioni sull offerta e sulla ricezione da parte di funzionari governativi e dei loro familiari di regali, viaggi, pranzi e intrattenimenti. Queste leggi, regole e normative variano in base alla giurisdizione e sono molto complesse. I funzionari e dipendenti FedEx non possono offrire o indirizzare regali, viaggi, pranzi o intrattenimenti a qualsiasi funzionario governativo federale, statale o locale o ai suoi familiari. In situazioni molto limitate in cui un funzionario o dipendente FedEx ritiene che queste offerte possano essere appropriate, è necessaria una preventiva approvazione di tali regali, viaggi, pranzi o intrattenimenti da parte del reparto responsabile degli affari con il governo di FedEx. Inoltre, il reparto responsabile degli affari con il governo è tenuto a garantire la conformità di FedEx alle diverse leggi federali, statali e locali che regolano attività di lobby e reporting. Di conseguenza, qualsiasi contatto o comunicazione, scritta o verbale, effettuata per o per conto di FedEx da un funzionario o dipendente FedEx con determinati funzionari governativi deve essere preapprovata dal reparto responsabile degli affari con il governo. Per ulteriori informazioni, vedere la Politica di conformità alle disposizioni sulla divulgazione di lobby e sui contatti con funzionari governativi di FedEx Corporation all indirizzo Codice di condotta etica e aziendale 17

19 Protezione e utilizzo dei beni e delle informazioni della società Dovreste proteggere i beni di FedEx e assicurarne un utilizzo efficiente e appropriato. Furti, incuria e sprechi hanno un impatto diretto sulla nostra redditività. Tutti i beni della società, comprese le informazioni di FedEx, devono essere usati esclusivamente per scopi di lavoro legittimi. Per maggiori informazioni in materia di protezione delle informazioni e delle risorse FedEx, fate riferimento alla key policy di FedEx in materia di sicurezza delle informazioni all indirizzo Uno dei nostri beni più importanti sono le informazioni che generiamo nel corso del lavoro, che siano tecniche, d affari, finanziarie o di altro tipo. Qualsiasi informazione di cui veniate a conoscenza nel corso del vostro impiego o ingaggio di lavoro che appartenga al lavoro di FedEx, è da considerarsi proprietà esclusiva di FedEx. Ciò include informazioni non di dominio pubblico che potrebbero essere usate dalla concorrenza, o dannose per i nostri clienti o per noi se rivelate. La protezione di queste informazioni è molto importante per la nostra continua crescita e per la nostra capacità concorrenziale. Tali informazioni possono essere rivelate soltanto se si è autorizzati a farlo in modo appropriato. Se doveste essere contattati da un cronista o qualsiasi altro membro dei media oppure da un analista finanziario, anche con una semplice domanda, dovreste immediatamente indirizzarli al reparto comunicazioni della vostra azienda o al reparto di gestione rapporti con gli investitori. È estremamente importante avere una persona come portavoce di FedEx in modo da evitare dichiarazioni contraddittorie. la gestione delle informazioni riservate. Siete tenuti a mantenere queste informazioni riservate e non divulgarle o utilizzarle in modo improprio durante il periodo di impiego o collaborazione e successivamente. Non dovreste mai divulgare tali informazioni in qualsiasi forma o forum, inclusi blog, wiki, chat room, bulletin board elettronici o forum on-line di natura pubblica. Per ottenere linee guida sulla partecipazione individuale e la pubblicazione di commenti personali sui media sociali esterni, fate riferimento alle Linee guida sui media sociali di FedEx all indirizzo Pages/policies.aspx. Dovreste inoltre applicare la massima prudenza nel discutere delle attività di FedEx in luoghi pubblici in cui le conversazioni possono essere udite, come ad esempio ristoranti o ascensori. Evitate di leggere documenti confidenziali in luoghi pubblici, quali aeroplani o treni, e non gettateli dove altri possano recuperarli. Dovrete divulgare informazioni confidenziali ad altri dipendenti FedEx solo nel caso in cui abbiano l esigenza legittima, dal punto di vista aziendale, di venire a conoscenza di tali informazioni. Ove possibile e, se in conformità alle direttive di conservazione dei documenti applicabili al vostro lavoro, l eliminazione dei documenti confidenziali deve essere compiuta distruggendoli. Non dovete mai usare informazioni di proprietà di FedEx per scopi personali o a vantaggio di persone al di fuori di FedEx. Inoltre, dovreste rispettare la privacy di tutti i colleghi e dei terzisti. Esempi di informazioni riservate includono segreti commerciali e informazioni non pubbliche su beni di proprietà della Società, su utili, tecnologia, piani e strategie aziendali, proprietà intellettuale, fornitori o clienti e numeri di previdenza sociale e dati sanitari di FedEx. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alle politiche e alle procedure aziendali che regolano Codice di condotta etica e aziendale 18

20 Protezione e utilizzo dei beni e delle informazioni della società D: Ho il forte sospetto che un mio collega rubi merce in via di spedizione ai clienti. Cosa posso fare? R: Non accusate direttamente il collega. Riferite subito le vostre preoccupazioni al vostro manager o al servizio di sicurezza, oppure chiamate la Linea d emergenza FedEx. D: Sono membro di un team che sta valutando un alleanza tra FedEx e un altra società. Il team include membri dell altra società. Posso condividere informazioni su FedEx con i membri del mio team? R: La vostra situazione richiede una grande attenzione e discrezione. Un membro del Reparto Legale dovrebbe far parte del vostro team in modo da affrontare tali questioni. In ogni caso, dovete consultarvi con il Reparto Legale prima di condividere qualsiasi informazione proprietaria (non pubblica) con persone estranee a FedEx. In taluni casi, il Reparto Legale potrà richiedere che tali persone sottoscrivano dichiarazioni di riservatezza. Tenete a mente che se un documento non è contrassegnato come riservato, non implica necessariamente che possa essere diffuso, o che il materiale che contiene siano informazioni pubbliche. D: Sono un corriere e uno dei nostri clienti mi fa domande relative a quali altre persone utilizzino il nostro servizio nel suo edificio. Mi considero in amicizia con questa persona. Cosa devo fare? R: Nonostante i vostri sentimenti personali, le informazioni che otteniamo dai nostri clienti, o che li riguardino, devono essere oggetto del più stretto riserbo. Non potete rivelare tali informazioni a nessuno all infuori di FedEx. Inoltre, non dovreste condividere informazioni su un cliente con altri dipendenti FedEx al di fuori della normale attività lavorativa (cioè soltanto quando ve ne sia effettivamente bisogno). Le informazioni della clientela devono essere mantenute riservate. Codice di condotta etica e aziendale 19

21 Trading su informazioni interne L utilizzo di informazioni materiali confidenziali per il trading di titoli, o per dare suggerimenti ad altri in materia di trading, è sia illegale che non etico. Le informazioni materiali interne sono tutte quelle informazioni relative a una società (FedEx, i nostri fornitori o clienti) che non abbiano raggiunto il mercato e che probabilmente saranno considerate importanti dagli investitori nel decidere l acquisto o la vendita dei titoli di una determinata azienda. Fate attenzione a non diffondere ad altri tali informazioni (ad es. un parente, collega o amico) il quale potrebbe trarne profitto. Inoltre, ai direttori, funzionari e direttori esecutivi (e ai loro familiari più stretti) è proibito eseguire trading di azioni FedEx durante i periodi di quiete imposti dall azienda. Si deve essere cauti nel non diffondere informazioni interne. D: So che un mio collega di FedEx sta lavorando a un grosso contratto con un nuovo fornitore. Mi è permesso fare trading di titoli FedEx? E dei titoli del nuovo fornitore? E di quelli di uno dei concorrenti del nuovo fornitore? R: Se desiderate comprare o vendere i titoli di una qualsiasi società in forza delle informazioni che avete ottenuto relativamente al nuovo contratto, la risposta è no. Se è ragionevolmente probabile che il contratto divenga un importante informazione riservata per FedEx, il nuovo fornitore o il suo concorrente, vi è proibito eseguire trading finché le informazioni in vostro possesso non saranno rese pubbliche. FedEx potrebbe essere danneggiata persino dalla parvenza di insider trading. Allo stesso modo, se sospettate di essere in possesso di informazioni materiali riservate, dovrete consultare il settore titoli e diritto aziendale di FedEx Corporation (securities_law@fedex.com) prima di eseguire alcun trading sulla base di tali informazioni. D: Ho appreso che FedEx ha avviato negoziati con un altra società in merito a una possibile alleanza strategica. L ho detto inavvertitamente a un conoscente. Cosa devo fare? R: La diffusione di questo tipo di informazioni sensibili è una violazione delle direttive aziendali, anche se avviene inavvertitamente. Se si è verificata una violazione, dovete immediatamente informare il destinatario che tale informazione è riservata e che non deve essere condivisa o usata da nessun altro. In particolare, il destinatario non dovrà eseguire trading di titoli di FedEx o dell altra società finché una delle due non avrà rivelato pubblicamente la transazione. Dovete inoltre riferire subito la violazione al settore titoli e diritto aziendale di FedEx Corporation (securities_law@fedex.com), poiché le violazioni delle leggi sull insider trading possono comportare una responsabilità legale sia per voi che per la vostra azienda. Codice di condotta etica e aziendale 20