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1 231 e Reati ambientali HSE Management: reati ambientali e sistemi informativi a supporto

2 Indice Sistemi informativi - dalle esigenze alla selezione Sistemi informativi - requisiti HSE Scenari di selezione Benefici Principali vendor

3 Sistemi informativi - dalle esigenze alla selezione Principali indicatori di necessità Ridurre l effort speso per aggiornare e gestire le attività di Risk Assessment Migliorare la tracciabilità delle attività realizzate Migliorare la correlazione tra rischi e controlli mappati nel corso delle attività Effettuare comunicazioni tempestive nei confronti dell ODV Dotarsi di adeguati strumenti informativi a supporto Valutare la scelta delle soluzioni e sistemi disponibili sul mercato vs sviluppare soluzioni in house tenendo in considerazione il portafoglio applicativo già presente in azienda. Comprendere quali esigenze devono essere coperte per la gestione di: COMPLIANCE MONITORAGGIO PREVENZIONE Come i miei sistemi informativi supportano i processi nel perimetro HSE e le relative attività di controllo? Dispongo di sistemi che mi consentono di monitorare quanto rilevato nelle attività day by day per la compliance ambientale (e non)? La mia azienda è dotata di strumenti in grado di identificare potenziali rischi operativi ambientali (e non)? 3

4 Sistemi informativi - requisiti HSE ENVIRONMENT GESTIONE RIFIUTI Integrazione del sistema con requisiti normativi (es.sistri) e relativa digitalizzazione del flusso di documenti obbligatori GESTIONE SCARICHI ACQUE REFLUE INDUSTRIALI Centralizzazione di tutte le informazioni rilevanti per la compliance normativa (in termini di autorizzazioni obbligatorie), tracking delle emissioni per singola unità organizzativa (plant) Riepilogo di tutte le misurazioni e/o dei controlli gestiti nelle schede GESTIONE SCARICHI NEL SUOLO E/O ACQUE Strumenti di monitoraggio e alert dei valori soglia previsti ex lege SAFETY SICUREZZA E CONFORMITA DEI BENI PRODOTTI Codifica in basi dati interrogabili delle proprietà e delle informazioni relative ai fattori di produzione Gestione albi fornitori etici Controlli preventivi in tutti i passaggi della Supply Chain Workflow per la notifica di anomalie direttamente ai responsabili HEALTH SICUREZZA SUL LAVORO (Razionalizzazione e standardizzazione dati) Ricezione ed attuazione di leggi e normative Individuazione e valutazione dei fattori di rischio per ciascuna area di lavoro Elaborazione DVR (Documento di valutazione del rischio) Monitoraggio della formazione e informazione obbligatoria per la sicurezza Gestione DPI Definizione / attuazione / monitoraggio misure preventive e protettive Gestione incidenti Documentazione e reportistica Audit interno ed azioni correttive Codifica e organizzazione delle attività di Risk Assesment Reati ambientali ex art 25 undecies D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 Standardizzazione attività di controllo,valutazione e test Sistemi di Gestione Documentale Archiviazione in elettronico di tutta la documentazione obbligatoria e relative scadenze Archivio unico e organizzato per il reperimento di informazioni utili ai fini di Audit e verifiche Sicurezza sul lavoro ex art 25 septies Monitoraggio delle attività di controllo 4

5 Scenari di selezione Prevenzione Strumenti di analisi avanzata e simulazione, tramite strumenti di Business Intelligence (Data Mining) Sistemi integrati per la gestione del rischio Esigenza Monitoraggio La struttura informativa per le attività 231 non è codificata e formalizzata in un sistema. Risk assessment formalizzato e codificato Tracking delle attività di test Strumenti di monitoraggio in house (e.g. portale) Datawarehouse ad integrazione dei silos informativi e delle regole di compliance Flussi informativi asincroni tra operativi e ODV. Flussi informativi asincroni tra operativi e ODV. Flussi informatiivi discrezi Reportistica di monitoraggio out of the box Base dati alimentata direttamente dal sistema gestionale Workflow e notifiche attivate direttamente dall applicazione Compliance Redazione manuale dei report per la compliance Data entry manuale Archiviazione presumibilmente cartacea della documentazione obbligatoria Sistemi di gestione ambientale dedicati Data entry prevalentemente manuale Archiviazione elettronica della documentazione obbligatoria Gestione delle logiche EHS direttamente sui Sistemi gestionali esistenti Data entry manuale ridotto, maggior parte delle rilevazioni dati in automatico Archiviazione elettronica e collegata logicamente ai requisiti EHS Office Automation Dipartimentali Integrati Sistemi informativi impattati da requisiti EHS 5

6 Benefici Adottando un approccio incrementale, partendo dalla situazione as-is dei propri strumenti informativi a supporto delle attività di compliance ambientale e delle reali esigenze è possibile valutare caso per caso quale sia la scelta di investimento per la quale optare. OPTIMIZING MANAGED PRINCIPALI CARATTERISTICHE Scalabilità della soluzione Compliance come by-product BENEFIT ROADMAP CONTINUUM DEFINED REPEATABLE INITIAL Supporto alle attività di compliance/certificazioni Unico repository per la raccoltadella documentazione obbligatoria Facilità di accesso e consultazione Maggiore certezza delle informazioni Progressivo automatismo nella definizione dei flussi informativi Produzione di reportistica operativa di supporto efficace Dati flessibili e univoci facilmente manutenibili e consultabili Qualità dei dati prodotti Opportunità di revisione e miglioramento dei processi/procedure EHS durante lo studio di fattibilità Automatizzazione delle procedure di verifica e controllo Rispetto delle scadenze Self Service Audit Cruscotti riepilogativi di compliance allargata Riduzione delle tempistiche di verifica Processo diffuso su tutte le aree aziendali Monitoraggio puntuale dei controlli compensativi Prevenzione e controllo continuo delle anomalie Strumenti dedicati alla corretta identificazione, analisi, qualificazione, quantificazione e gestione dei rischi operativi Scenari di simulazione Tool di supporto al decision making in termini di trasferimento, riduzione, ritenzione, non assunzione del rischio Risposta preventiva ai rischi potenziali e alla violazioni prima che queste si verifichino - Undefined tasks - Relies on initiative - just do it - Reliance on key people - Common language - Qualify people assigned - Defined task - Initial infrastructure - Uniform process -Remaining components -of infrastructure - Rigorous methodologies - Rigorous management - Methodologies /analysis - Intensive debate on tradeoff issues - Issue resolution strategy -Increased emphasis on taking and exploiting opportunity METHOD OF ACHIEVEMENT 6

7 Benefici derivanti da una gestione integrata Approvvigionamento Produzione Logistica - Gestione delle specifiche dei materiali acquistati - Gestione e tracciamento dei volumi di sostanze nocive - Analisi dei fornitori etici - Blocchi all acquisto di specifici materiali non ammessi - Gestione impianti - Calcolo emissioni per impianto e monitoraggio delle soglie - Rilevazione dei consumi dal processo di produzione - Programmazione delle manutenzioni - Gestione e tracking dello stock di sostanze nocive/proibite dalla legge - Monitoraggio puntuale giacenze merce pericolosa e rifiuti - Tracciamento dei trasferimenti e generazione automatica di documenti accompagnatori Risorse Umane - Allineamento delle informazioni dei dipendenti alle aree di lavoro - Associazione delle aree di lavoro ai DPI richiesti - Monitoraggio delle attività di formazione obbligatoria - Produzione direttamente dal sistema della documentazione obbligatoria Base dati unica, alimentata dagli eventi transazionali COMPLIANCE MONITORAGGIO PREVENZIONE 7

8 Principali vendor Environment Safety Health D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 Gestione rifiuti Sicurezza e conformità Integrazione del sistema dei beni prodotti: Sistemi per la gestione proattiva del rischio con requisiti normativi Codifica in basi dati (es.sistri) e relativa interrogabili delle digitalizzazione del flusso proprietà e delle di documenti obbligatorisistemi per la informazioni gestione delle relative attività ai di controllo, Gestione scarichi acque testing, risoluzione fattori delle di produzione deficiency e monitoraggio reflue industriali Gestione albi fornitori riepilogo di tutte le etici misurazioni ERP e/o software dei provider che integrano Controlli logiche preventivi EHS cross in tutti ai principali controlli processi gestiti nelle gestionali (Approvvigionamento, i passaggi della Logistica, Supply Produzione, HR) schede Chain Gestione scarichi nel Workflow per la notfica di suolo e/o acque anomalie direttamente ai Strumenti Sistemi di specifici monitoraggio per la gestione ambientale responsabili e alert dei valori soglia previsti ex lege Sistemi specifici per la gestione della Sicurezza sul Lavoro Sistemi di archiviazione e gestione documentale 8

9

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