CULTURA E STRUMENTI PER LA PROGETTAZIONE SPORTIVA

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1 CULTURA E STRUMENTI PER LA PROGETTAZIONE SPORTIVA 1. Progetto 2. Programma 3. Budget 4. Schede Operative 5. Stile 1

2 Come descriviamo l evento nella sua globalità? Con il Progetto Prel-Gen-Def-Ese-Val Come controlliamo la realizzazione dell evento nelle diverse fasi: pre-inter-post? Con il Programma Pre-Inter-Post Event Come controlliamo la spesa per organizzare l evento? Con il Budget Come controlliamo l esecuzione delle attività? Con le Schede Operative Obiettivi mensili e procedure Come miglioriamo le dinamiche relazionali? Con lo Stile Relazioni Interpers-Gestionali-Pubbl PianoFinBilpre/cons-CashFlow-Rendic 2

3 Piccoli Eventi < 500 pax Medi Eventi < 1000 pax PIRAMIDALE a livelli Grandi Eventi > 1000 pax DIVISIONALE a matrice 3

4 Le 5 attività dominanti un evento 1. Attività Tecnica Regole tecniche - Modelli di Gara Formule org.ve Classifiche Premi Impiantistica Attrezzatura - Arbitri Giudici - Assic Infortuni Ass Medica 2. Attività Organizzativa e Logistica Domande Autorizzazioni Permessi Concessioni Contratti Soggiorno Trasferimenti - Accoglienza Assistenza Piano di sicurezza 3. Attività Marketing e Comunicazione Ricerca partner, sponsor, collaboratori Materiale divulgativo stampa Conferenza e comunicati stampa Studio slogan Arredi e immagine Piano di marketing (cosa offriamo) Piano di comunicazione (valori) 4. Attività Culturale e Sociale Convegni Mostre Esibizioni Cene di gala Feste Visite 5. Attività Amministrativa Controllo della spesa - Piano finanz - Redazione bilancio Rendiconto 4

5 Parliamo del PROGETTO 5

6 IL PROGETTO Attenzione ai sinonimi ed alle parole! Pensare in termini di procedimento-processo Circolarità e non linearità 6

7 LE 5 FASI DI UN PROGETTO 1.Preliminare 5.Valutativa 2.Generale 4. Esecutiva 3. Definitiva 7

8 15 PUNTI Presentazione Idea progettuale Contesto di riferimento Durata Obiettivo finale Modalità Organigramma Impianti, Attrezzature e Fasi del progetto Risultati finali Indicazione di altri soggetti Quadro Finanziario Criteri di verifica finale Esperienze del Soggetto Riferimenti e contatti ESSENZIALI DI UN PROGETTO CREDIBILE del Soggetto proponente e parole chiave e giustificazione del progetto del progetto del progetto di attuazione con descrizione compiti e responsabilità specifica degli Strumenti azioni e cronoprogramma attesi coinvolti ed interessati sintetico dei risultati proponente riguardo il progetto dei responsabili 8

9 GLOBAL PANEL del PM PRE 12 Ideazione Progettazione 11 fase mese a. Tecnica a. Organizzat a. Mark+Com a. Cult+Soc a. Ammin INTER 0 POST 1 CHIUSURA CHIUSURA 2 CHIUSURA CHIUSURA 3 CHIUSURA 9

10 DELEGHE DELLE RESPONSABILITA Tipo di Attività Responsabile Budget TECNICA ORGANIZZ MARK-COM CULT-SOC AMMINISTR 10

11 Quindi, Cos è il PROGETTO E UNO STRUMENTO CHE CONSENTE DI CONSEGUIRE SPECIFICI OBIETTIVI PREFISSATI, ATTRAVERSO PROCESSI DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO RIDUCENDO AL MINIMO I FATTORI DI RISCHIO, OTTIMIZZANDO LE RISORSE DISPONIBILI, RISPONDENDO A CRITERI DI EFFICACIA ED EFFICIENZA. Allegati sempre: PIANO FINANZIARIO + CRONOPROGRAMMA 11

12 Parliamo del PROGRAMMA 12

13 CRONOPROGRAMMA ATTIVITA TECNICA PRE 12 Ideazione + Progettazione + Avviamento Obiettivi Mensili e Settimanali 11 Regole tecniche - Modelli di Gara - Arbitri Giudici 10 Acquisto Impiantistica Attrezzatura Esame preventivi e ordini 9 Formule organizzative Classifiche Premi 8 Assicurazione Infortuni Assistenza Medica Studiare giusto contratto 7 Organigramma tecnico e organizzativo Controllo generale Area Tecnica 2 Accordi con i collaboratori tecnici 1 Verifica impianti e Attrezzature Arrivo attrezzatura INTER 0 Ultimo giorno: verifica finale impianti e attrezzature POST 1 CHIUSURA

14 CRONOPROGRAMMA ATTIVITA ORG-LOG PRE 12 Ideazione + Progettazione + Avviamento Obiettivi Mensili e Settimanali 11 Contenuti nel Sito dell Evento Piano di Sicurezza impianto e delle gare INTER 0 POST 1 3 Soggiorno ed hotel Lettere impegno 2 Piano degli arrivi e delle partenze 2 CHIUSURA 3 14

15 CRONOPROGRAMMA ATTIVITA MARK-COM PRE 12 Ideazione + Progettazione + Avviamento Obiettivi Mensili e Settimanali 11 Studio e Apertura del Sito Lettere per contributi pubblici Contattare Web Master Invio Lettere Regione e Comune 10 Intese con Sponsor, Partner, Patrocinatori Contatti e Lettere di impegno 9 Intese con Radio TV e Media 8 Accordo con Sponsor, Partner, Patrocinatori 7 INTER 0 6 Comunicato Stampa per il LANCIO 5 Comunicato Stampa per un POSIZIONAMENTO 4 Comunicato Stampa PROMOZIONALE 3 Comunicato Stampa MOTIVAZIONALE 2 Comunicato Stampa per gli SPONSOR 1 Conferenza Stampa di PRESENTAZIONE POST 1 Lettere di ringraziamento 2 CHIUSURA 3 15

16 CRONOPROGRAMMA ATTIVITA CULT-SOCIALE PRE 12 Ideazione + Progettazione + Avviamento Obiettivi Mensili e Settimanali Scelta delle attività Accordi per le attività 3 Definizione delle attività Visita Museo Nazionale 2 1 Conferma delle attività INTER 0 Ballo notturno sulla spiaggia Elezione Mr/Miss POST 1 CHIUSURA

17 CRONOPROGRAMMA ATTIVITA AMMINISTRATIVA PRE 12 Ideazione + Progettazione + Avviamento Obiettivi Mensili e Settimanali 11 Predisposizione strumenti 10 Predisposizione del Piano Finanziario 9 Redazione del Bilancio Preventivo e Consuntivo Giornale di cassa + Cash Flow 5 4 Assestamento Bilancio Preventivo e Consuntivo INTER 0 POST 1 2 Chiusura del Bilancio Preventivo e Consuntivo 3 CHIUSURA Rendiconto + Relazione finale Archiviazione 17

18 Parliamo del BUDGET 18

19 IL BUDGET Piano Finanziario Bilancio Giornale di cassa Rendiconto Tutte le Entrate-Uscite Preventivo: Entrate - Consuntivo: Uscite Entrate-Uscite scalari + Cash Flow Elenco spese e raccolta giustificativi Relazione finale di accompagno che descrive quantum-quid-quibus 19

20 SCHEMA DI PIANO FINANZIARIO Entrate FONDI PROPRI Somme della propria organizzazione FAMIGLIE E CLUB Libera partecipazione-contributi genitori-presidenti Club Sport SPONSOR Fondi degli sponsor POGAS Contributo progetto fino al 50% del costo complessivo di realizzazione Totale entrate Uscite Impianti Affitto e arredo Impianti di gioco Aree sociali Spazi didattici InfoZone Attrezzature/ Abbigl Da gioco Compensi Collaboratori tecnici Organizzatori Coordinatori Responsabili di servizi Docenti Tutor tecnici Giudici Arbitri Trasferte Viaggi e soggiorni degli organizzatori, responsabili, collaboratori per tutte le manifestazioni Festival Attività formazione Corsi e incontri Organizzati nel corso dei Festival Attività di orientamento ai mestieri e professioni dello sport Comunicazione Doc Materiale didattico, informativo, illustrativo Premi e ricordi Gadget per tutti Facile consumo Segreteria / Funzionionamento Altre spese Diverse Varie e non classificabili Totale uscite Il Presidente 20

21 Giornale di cassa Registrazione temporale E-U (esempio didattico) DATA INIZIO REGISTRAZIONE giorno Causale Entrata Uscita Note DATA CHIUSURA REGISTRAZIONE 21

22 CASH FLOW Flusso di cassa E-U (esempio didattico) Mese 6/5-4/3-2/ Totali ENTRATE Fondo proprio Famiglie Club Sponsor Ministero USCITE Impianti Attrezz / Abbig Comnpensi Trasferte Formazione Comunicaz Premi Facile cons Altre spese ENTR Parziali USC Parziali Disponibilità ZERO Note di cassa 22

23 RENDICONTO dettaglio economico + relazione Soggetto Totale Causale Mignardi Sergio Collaborazione tecnica Giudice / Arbitraggio Marcolini Daniella 2850 Piano di comunicazione Relazioni esterne Monti Luciano 1550 Collaborazione tecnica Direzione att tecniche Dallari Elisabetta 1500 Fattura per fornitura Attrezzature da campo Totale Generale Elenco spese e raccolta giustificativi Relazione finale di accompagno che descrive quantum quid - quibus 23

24 Parliamo delle SCHEDE OPERATIVE 24

25 Scheda operativa ATTIVITA TEC/ORG/MAR/CUL/AMM Responsabile: gg Pre-E Mese Obiettivo del mese Procedura Data chiusura Note Obiettivi Settimanali 1^ sett 2^ sett 3^ sett 4^ sett 25

26 Parliamo dello STILE 26

27 LO STILE INTERPERSONALE RISPETTARE LE BUONE MANIERE CON TUTTI BUON COMPORTAMENTO SOCIALE ASCOLTARE E DARE FIDUCIA RISPETTARE GLI IMPEGNI GESTIONALE ASSERTIVITA DARE FIDUCIA ASSEGNANDO COMPITI CHIARI RICONOSCERE RISULTATI PRECISI LINGUAGGIO EDUCATO, SPECIFICO, MOTIVAZIONALE PUBBLICO DIMOSTRARE CONOSCENZE DIMOSTRARE COMPETENZE DIMOSTRARE CAPACITA DIMOSTRARE CORRETTEZZA possesso di strumenti possesso di abilità possesso di professionalità possesso di qualità etiche e valori 27

28 Ricordiamoci sempre: L IMPREVEDIBILITA che LA POSSIBILITA di LA PROBABILITA di IL PIZZICO DI FORTUNA che 28