Regolamento per la certificazione dei sistemi di gestione della sicurezza alimentare in conformità alla norma UNI EN ISO 22000

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1 Regolamento per la certificazione dei sistemi di gestione della sicurezza alimentare in conformità alla norma UNI EN ISO /04/2013 Annulla e sostituisce il documento Regolamento per la certificazione dei sistemi di gestione della sicurezza alimentare in conformità alla norma UNI EN ISO in rev. 0 SG DIR AD Rev. Data Descrizione Redatto Verificato Approvato IDENTIFICAZIONE: pag. 1 di 16

2 SOMMARIO 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI NORMATIVI DEFINIZIONI CONDIZIONI GENERALI PROCEDURA PER LA CERTIFICAZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE DELLA SICUREZZA ALIMENTARE DELLE AZIENDE Offerta Domanda di certificazione Condizioni per la conformità alla norma UNI EN ISO Gestione degli incidenti/richiamo dei prodotti Procedura di certificazione SORVEGLIANZA DELLE AZIENDE IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE Sorveglianze Audit straordinari VALIDITÀ E RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA SICUREZZA ALIMENTARE DELLE AZIENDE Validità della certificazione Ricertificazione DIRITTI E DOVERI DELLE AZIENDE IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE RINUNCIA, SOSPENSIONE O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE Rinuncia Sospensione Revoca Azioni ICIM RISERVATEZZA CONDIZIONI ECONOMICHE Tariffe Condizioni di pagamento MODIFICHE DELLE CONDIZIONI DI RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE SCORRETTO USO DELLA CERTIFICAZIONE RICORSI E RECLAMI CONTROVERSIE 16 pag. 2 di 16

3 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente Regolamento definisce le procedure applicate da ICIM S.p.A., (nel seguito denominata ICIM), per emettere, mantenere o ritirare il certificato di conformità alla norma UNI EN ISO di un sistema di gestione della sicurezza alimentare (Food Safety Management System - FSMS ) e i requisiti a cui un Azienda deve conformarsi per ottenere e mantenere tale certificazione e per l iscrizione nel relativo Registro delle Aziende in possesso della certificazione. Il presente Regolamento è parte integrante del contratto di certificazione e si intende accettato con la sottoscrizione dello stesso. Lo schema di certificazione UNI EN ISO si applica a tutte le organizzazioni direttamente o indirettamente coinvolte in qualsiasi aspetto della filiera alimentare. Le organizzazioni direttamente coinvolte includono, tra l altro, produttori di mangimi, mietitori, agricoltori, produttori di ingredienti, produttori di alimenti, dettaglianti, servizi alimentari, servizi di catering, organizzazioni che forniscono servizi accessori (esempio pulizia, sanificazione, trasporto, immagazzinamento, distribuzione). Le organizzazioni indirettamente coinvolte includono, tra l altro, fornitori di attrezzature, prodotti di pulizia e disinfezione, materiale di confezionamento e altri materiali a contatto con gli alimenti. I servizi di ICIM sono disponibili per qualsiasi Azienda che ne faccia richiesta in osservanza del presente Regolamento e dei requisiti della norma. Tali servizi non comprendono attività di consulenza relative alla elaborazione della documentazione del sistema di gestione per la sicurezza alimentare e/o all attuazione del sistema stesso. Il Comitato di Certificazione Agroalimentare, che comprende tutte le parti interessate alle attività di certificazione ed è nominato dal Consiglio di Amministrazione ICIM, garantisce la conformità del presente Regolamento alle normative applicabili e ai criteri di imparzialità, competenza, responsabilità, franchezza, riservatezza, sensibilità ai reclami. Il certificato di conformità ICIM è il documento con il quale ICIM attesta che l'azienda richiedente opera con un FSMS conforme alle norme di riferimento. L azienda è l unica responsabile della conformità ai requisiti per la certificazione. ICIM ha la responsabilità di valutare l evidenza obiettiva sufficiente su cui basare una decisione di certificazione. Sulla base delle conclusioni dell audit, ICIM prende la decisione di rilasciare la certificazione, se sussiste sufficiente evidenza di conformità, o di non rilasciarla, se non sussiste tale evidenza. L azienda è l'unica responsabile del rispetto di tutte le disposizioni di leggi vigenti - comunitarie, nazionali o locali - e/o delle norme tecniche relative ai controlli sulla sicurezza alimentare e dell'adempimento dei doveri da esse derivanti. Le attività di verifica della conformità legislativa operate da ICIM non sono sostitutive di quelle a carico degli enti di controllo e sono svolte per campionamento, per cui la certificazione ICIM non costituisce evidenza del pieno rispetto delle leggi applicabili nel campo della sicurezza alimentare. 2.0 RIFERIMENTI NORMATIVI La normativa nazionale ed internazionale di riferimento per la valutazione e la certificazione dei FSMS è quella di seguito riportata, ed è da ritenersi applicabile nell ultima edizione valida. pag. 3 di 16

4 UNI EN ISO Sistemi di gestione per la sicurezza alimentare. Requisiti per qualsiasi organizzazione nella filiera alimentare ISO/TS Food Safety Management Systems Requirements for bodies providing audit and certification of food safety management systems UNI CEI EN Requisiti generali per la valutazione e la certificazione dei sistemi qualità UNI EN ISO/IEC UNI EN ISO Valutazione della conformità - Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o ambientale RG-01 Regolamento SINCERT per l accreditamento degli organismi di certificazione 3.0 DEFINIZIONI Ai fini del presente Regolamento valgono le definizioni riportate nelle norme UNI EN ISO e UNI EN ISO 9000 con le seguenti aggiunte e/o precisazioni: Azienda Organizzazione che fornisce un prodotto o un servizio, collegata a ICIM mediante accordi che prevedono il rispetto delle prescrizioni indicate nel presente Regolamento. I termini azienda e organizzazione sono da considerare equivalenti. Gruppo di Audit del Sistema di Gestione della Sicurezza Alimentare (GAFSMS) Personale incaricato da ICIM di eseguire la valutazione del FSMS dell azienda. Certificazione di Conformità Atto mediante il quale una terza parte indipendente dichiara che, con ragionevole attendibilità, un determinato prodotto, processo o servizio è conforme a una specifica norma o ad altro documento normativo. Organismo di Certificazione Organismo che effettua la certificazione di conformità. Sorveglianza Attività mediante la quale ICIM verifica il mantenimento della conformità ai requisiti certificati del FSMS predisposto dall Azienda. Sito Area che abbia una propria struttura funzionale e amministrativa alla quale si applica il FSMS oggetto della richiesta di certificazione e nella quale sono svolte le attività industriali sotto il controllo dell'organizzazione. Auditor di Sistemi di Gestione della sicurezza alimentare Persona che ha la qualifica per eseguire verifiche ispettive. I termini auditor e ispettore sono da considerarsi equivalenti. pag. 4 di 16

5 Valutazione Azione mediante la quale ICIM accerta che l Azienda richiedente operi in conformità al modello di FSMS definito. 4.0 CONDIZIONI GENERALI Perché venga attivato l iter certificativo da parte di ICIM, l Azienda richiedente deve: essere conforme ai requisiti di Leggi e Regolamenti applicabili in fatto di sicurezza alimentare (tale conformità comporta in particolare il possesso di tutte le autorizzazioni ed il rispetto di tutti i requisiti legislativi cogenti, delle prescrizioni contenute nelle autorizzazioni o in altri documenti prescrittivi, di natura tecnica, operativa o analitica); disporre di un FSMS operativo che risponda ai requisiti della normativa di riferimento; accettare le condizioni fissate dal presente Regolamento e dal Contratto ICIM per la certificazione; accettare le condizioni fissate dal Regolamento per l uso del marchio di conformità ICIM; fornire le informazioni necessarie all esecuzione dell audit, incluse le disposizioni per il riesame della documentazione, e assicurare l accesso alle aree aziendali, alle informazioni, alla documentazione e alle persone necessarie per la valutazione, sorveglianza, sorveglianza supplementare e risoluzione dei reclami. Tale diritto di accesso è esteso agli ispettori degli enti di accreditamento in accompagnamento a ICIM, pena la mancata concessione della certificazione o la sospensione o revoca della certificazione in caso di successiva inadempienza all obbligo medesimo. Il contratto ICIM per la certificazione dei FSMS: identifica il documento normativo applicabile; definisce l Azienda (attività e sito) oggetto di certificazione; formalizza l accettazione del presente Regolamento e del Regolamento per l uso del marchio di conformità ICIM. La concessione del certificato e il mantenimento della certificazione sono subordinati al pagamento degli importi tariffari. Durante le attività di verifica, gli auditor ICIM considerano come persone di contatto i rappresentanti dell organizzazione specificati nell organigramma e nei documenti del sistema di gestione sottoposto a audit. Se l organizzazione vuole far partecipare all audit altre persone (esempio i consulenti) essa deve in ogni caso garantire che il loro ruolo sia limitato a quello di osservatori. Possono essere esclusi dallo scopo del certificato alcuni prodotti realizzati nel/i sito/i interessato. Non è ammessa alcuna esclusione di processi attuati dall Organizzazione per realizzare il prodotto finito. Fanno eccezione le aziende che coprono fasi sostanzialmente differenti nella catena alimentare. 5.0 PROCEDURA PER LA CERTIFICAZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE DELLA SICUREZZA ALIMENTARE DELLE AZIENDE 5.1 Offerta ICIM redige e invia a ciascuna azienda richiedente la certificazione un offerta, completa di tutte le informazioni relative agli aspetti tecnici ed economici, basata su: numero di gruppi di prodotti coinvolti nella certificazione, grandezza delle unità operative, numero e localizzazione geografica delle unità pag. 5 di 16

6 operative, complessità e criticità dei processi di produzione, presenza o meno di un sistema di gestione per la qualità certificato. 5.2 Domanda di certificazione L azienda che intende essere certificata deve presentare la domanda di certificazione del FSMS ad ICIM utilizzando l apposito modulo e allegando: offerta controfirmata; documentazione illustrativa del prodotto/processo/servizio fornito (es. cataloghi, brochure); certificato rilasciato da C.C.I.A.A. competente da cui risulti l iscrizione nei Registri delle Imprese, che indichi la persona che ha la legale rappresentanza; riferimenti del pagamento dell anticipo per l avvio della pratica; Manuale del FSMS Aziendale; Piano HACCP (completo di flow-chart). La Domanda è accettata da ICIM solo se compilata in ogni sua parte applicabile e accompagnata dalla documentazione sopraelencata. Al ricevimento della domanda di certificazione ICIM la registra su apposito protocollo e controlla che siano stati compilati e consegnati tutti i documenti previsti in allegato alla Domanda. ICIM, di norma, prende carico della richiesta di certificazione secondo l ordine di ricevimento della relativa Domanda. Qualora la documentazione inviata risulti, a giudizio di ICIM, incompleta e/o inadeguata, il corso della pratica viene sospeso finché l Azienda richiedente non abbia soddisfatto le richieste di ICIM comunicate ufficialmente. Qualora l Azienda non soddisfi le richieste di cui al periodo precedente entro 1 (uno) anno dalla data del loro inoltro, ICIM potrà rivedere i termini contrattuali. A seguito dell esito positivo dell esame della Domanda, ICIM comunica all Azienda richiedente l accettazione della Domanda e procede a stipulare il Contratto per la certificazione che regola i rapporti fra ICIM e l Azienda per l attività certificativi. Le condizioni contrattuali sono da considerare valide se le attività di verifica iniziano entro 1 (uno) anno dalla data della Domanda di certificazione. Allo scadere di questi termini, ICIM si riserba il diritto di rivedere i termini contrattuali. Qualora l'azienda intenda interrompere l'iter certificativo prima dell inizio dell attività, ICIM tratterrà l'importo anticipato a copertura dei costi di gestione sostenuti. 5.3 Condizioni per la conformità alla norma UNI EN ISO L azienda richiedente la certificazione si impegna a conformarsi alla norma UNI EN ISO e a soddisfare i requisiti in essa enunciati. La norma specifica i requisiti per un FSMS che combina i seguenti elementi chiave generalmente riconosciuti per assicurare la sicurezza alimentare lungo la filiera alimentare, fino al punto di consumo finale: comunicazione interattiva; gestione del sistema; programmi di prerequisiti; principi HACCP. pag. 6 di 16

7 5.4 Gestione degli incidenti/richiamo dei prodotti Se l azienda certificata viene a conoscenza di azioni legali relative alla sicurezza del prodotto o se avvia azioni di richiamo dei prodotti, essa deve immediatamente informarne ICIM e fornire tutte le informazioni al riguardo. ICIM valuterà la situazione e le sue implicazioni sulla certificazione. 5.5 Procedura di certificazione Dopo aver accettato l offerta di ICIM, l organizzazione invia una formale Domanda di certificazione (rif. P.to 5.2) e concorda con ICIM la data di svolgimento delle attività di certificazione, secondo la sequenza descritta nel seguito. La comunicazione ufficiale della data e della composizione del Gruppo di audit è inviata all organizzazione con almeno 15 giorni di anticipo. ICIM effettua la scelta dei componenti del Gruppo di audit tenendo presenti le esperienze specifiche e le eventuali incompatibilità. Entro cinque giorni l azienda ha diritto di chiedere per iscritto la sostituzione degli auditor, qualora esistano motivati conflitti di interesse. In caso contrario la data e il gruppo di audit si intendono accettati. L audit deve essere svolto durante la produzione e l azienda da certificare è responsabile di assicurare che il giorno dell audit di valutazione il programma di produzione includa più prodotti possibili tra quelli inclusi nello scopo di certificazione. Se gli stessi processi relativi allo stesso gruppo di prodotti si svolgono presso più siti della stessa organizzazione, si applicheranno adeguate regole di campionamento. Per verificare l efficacia del FSMS dell organizzazione, ICIM si riserba il diritto di estendere l audit ai subappaltatori dell organizzazione (nell ambito dell audit iniziale e/o dei periodici audit di sorveglianza) quando, in genere, il Responsabile del gruppo di audit valuta che i prodotti/processi del subappaltatore possano significativamente influenzare la conformità del prodotto/servizio dell organizzazione e il subappaltatore non è certificato in conformità alla norma UNI EN ISO da un organismo accreditato. Nelle riunioni di apertura e chiusura degli audit (iniziale e periodici) è richiesta la partecipazione della direzione dell organizzazione, con l autorità di garantire l adozione e il completamento delle azioni correttive per ogni NC rilevata Fase 1: Esame documentale (ED) e Visita Preliminare (VP) L Esame Documentale viene eseguito presso la sede dell azienda, in genere in concomitanza con la Visita Preliminare. I documenti del FSMS sono esaminati per verificarne la conformità con i requisiti della norma. Devono essere messi a disposizione di ICIM i seguenti documenti: politica per la sicurezza alimentare e relativi obiettivi; verbali del riesame del sistema; procedure del FSMS; Analisi dei Rischi e relative registrazioni; Programmi dei Prerequisiti Operativi (PRP); Piano HACCP; validazione delle misure di controllo; pag. 7 di 16

8 rapporti di audit interni. Gli obiettivi della VP sono: valutare la sede dell organizzazione e le condizioni particolari del sito; discutere con il personale dell organizzazione al fine di stabilire il grado di preparazione per le successive fasi di certificazione; riesaminare lo stato e la comprensione dell organizzazione riguardo i requisiti della norma, con particolare riguardo a: appropriata identificazione dei PRP; processo di identificazione dei rischi per la sicurezza alimentare dell organizzazione; conformità alla legislazione relativa alla sicurezza alimentare; coerenza del FSMS con la politica per la sicurezza alimentare dell organizzazione; raccogliere le informazioni necessarie riguardo il campo di applicazione del FSMS, compresi gli aspetti legali e regolamentari relativi e la conformità ad essi; accordarsi con l organizzazione sui particolari del successivo audit di valutazione; focalizzare la pianificazione del successivo audit di valutazione; valutare se gli audit interni e il riesame del sistema siano stati pianificati ed eseguiti e che il livello di attuazione del FSMS fornisca l evidenza che l organizzazione è pronta per l audit di valutazione successivo. Al termine dell ED e della VP, un rapporto completo è consegnato all azienda, insieme al Piano di Audit di Valutazione, basato sui risultati dell ED e della VP. L esito della VP può determinare l annullamento o il rinvio dell Audit di Valutazione. Il rapporto registra ogni non conformità rispetto ai requisiti della norma. Quando applicabile, l organizzazione deve completare le necessarie correzioni e notificare a ICIM l avvenuta conclusione entro la data dell audit di valutazione. Tali correzioni saranno verificate da ICIM all inizio dell audit di valutazione. In caso di esito positivo o al completamento delle azioni correttive richieste, ICIM proseguirà con le fasi successive del processo di certificazione. Se nei documenti del sistema sono presenti molte e significative non conformità rispetto ai requisiti della norma, l esame documentale deve essere ripetuto. Se l organizzazione decide di non proseguire il processo di certificazione, dovrà comunque pagare a ICIM la quota relativa all ED stesso Audit di Valutazione (VV) In seguito all esito positivo della VP, ICIM pianifica ed esegue l audit di valutazione. Scopo della VV è di valutare l attuazione e l efficacia del FSMS dell organizzazione, inclusi i legami tra i requisiti normativi, la politica, gli obiettivi di prestazione e i traguardi, i requisiti legali pertinenti, le responsabilità, la competenza del personale, le attività, le procedure, i dati di prestazione e i rilievi e le conclusioni degli audit interni. L audit prevede l ispezione del sito, l osservazione delle attività, interviste informali con il personale, inclusa l alta direzione e il personale di struttura, e lo studio delle registrazioni che attestano la conformità del sistema. Queste devono consentire una valutazione dell'applicazione sistematica delle procedure e devono risalire ad almeno 3 mesi prima dell audit. In caso contrario, il GA deve assicurarsi che sussistano frequenti ed effettive attività di controllo che possano garantire una corretta esecuzione pag. 8 di 16

9 delle attività ancora in fase iniziale, purché ogni attività sia stata eseguita correttamente almeno una volta Rapporto di Valutazione Al termine dell audit di valutazione, nella riunione finale, il Responsabile del Gruppo di audit presenta all azienda i risultati della verifica, le eventuali non conformità emerse e le raccomandazioni, avendo cura che esse vengano recepite secondo la loro effettiva importanza. Il RGA lascia quindi all azienda copia del rapporto di audit che contiene sintetiche ma complete informazioni relative alle prestazioni del FSMS dell organizzazione, i punti di forza e di debolezza del sistema e gli elementi per migliorare nel tempo la valutazione e riporta le eventuali non conformità emerse e le eventuali raccomandazioni formulate. Il rapporto è firmato dal RGA e dalla direzione dell'azienda per la presa in carico delle osservazioni formulate. In caso di disaccordo con il GA, l azienda ha la possibilità di sollevare riserve sulle non conformità emerse; tali riserve devono essere motivate e riportate sul rapporto di visita e saranno esaminate da ICIM Rilievi ICIM prevede quattro livelli di rilievi: non conformità critica, non conformità maggiore, non conformità minore, raccomandazione NC Critica Grave o incombente minaccia alla salute pubblica o non conformità relativa a requisiti legislativi cogenti, a prescrizioni di autorizzazioni o di altri documenti, di natura tecnica, operativa o analitica, correlati con la sicurezza alimentare NC Maggiore Requisito della norma di FSMS disatteso (totalmente o in parte) con un potenziale impatto sulla sicurezza del prodotto NC Minore Requisito della norma di FSMS disatteso (totalmente o in parte) senza potenziale impatto sulla sicurezza del prodotto Raccomandazione Opportunità di miglioramento relative ad aree o processi che, pur soddisfacendo i requisiti minimi della norma possono tuttavia essere migliorati Gestione delle NC NC Critiche Se si rilevano NC critiche durante l audit iniziale di certificazione, la certificazione non può essere rilasciata. La NC deve essere risolta e un adeguata azione correttiva deve essere attuata dall azienda entro 13 settimane e verificata da ICIM mediante audit presso l organizzazione. Se l azione correttiva non può essere conclusa entro 13 settimane, deve essere ripetuto un audit completo. Se si rilevano NC critiche durante gli audit di sorveglianza o di ricertificazione, il certificato è sospeso e l azienda deve informarne immediatamente i suoi clienti e fornire informazioni sulle azioni correttive che intende adottare. pag. 9 di 16

10 Tali azioni correttive devono essere concluse entro tre mesi e verificate da ICIM mediante audit presso l organizzazione. In presenza di NC critiche, il successivo audit di sorveglianza deve essere effettuato entro 6 mesi NC Maggiori Se si rilevano NC maggiori durante l audit iniziale di certificazione, la certificazione non può essere rilasciata. La NC deve essere risolta entro 90 giorni dalla sua emissione e ICIM deve verificare l attuazione dell azione correttiva. Tale verifica può essere condotta sulle evidenze documentali fornite dall azienda o, se necessario, ICIM può effettuare un audit presso l organizzazione. Se l azione correttiva non può essere conclusa entro 90 giorni, deve essere ripetuto un audit completo. Se si rilevano NC maggiori durante gli audit di sorveglianza o di ricertificazione, il certificato è sospeso e l azienda deve informarne immediatamente i suoi clienti e fornire informazioni sulle azioni correttive che intende adottare. Tali azioni correttive devono essere attuate entro 30 giorni. La verifica di ICIM può essere condotta sulle evidenze documentali fornite dall azienda o, se necessario, ICIM può effettuare un audit presso l organizzazione. In presenza di NC maggiori, il successivo audit di sorveglianza deve essere effettuato entro 6 mesi NC Minori Se si rilevano NC minori, la certificazione non può essere rilasciato finchè il piano delle azioni correttive non è stato approvato da ICIM. Tale piano deve essere presentato a ICIM entro 30 giorni. L attuazione delle azioni correttive è verificata da ICIM nel successivo audit di sorveglianza; in caso di completa insufficienza il certificato è sospeso e l azienda deve informarne immediatamente i clienti Rilascio della certificazione A seguito di esito positivo della VV o al completamento delle azioni correttive richieste, la documentazione relativa all esame della domanda di certificazione, all esame documentale, al Rapporto della VP e della VV viene resa disponibile al Comitato di Certificazione Agroalimentare per valutare la certificabilità dell azienda. L Amministratore Delegato (AD), per delega del CdA, ratifica le decisioni del Comitato relative alla concessione della certificazione ICIM. Quando la certificazione viene concessa, ICIM emette il relativo Certificato di conformità che definisce: la normativa di riferimento; il campo, il sito ed i limiti di applicazione del FSMS per il quale viene rilasciata la certificazione; la data di rilascio e la durata della validità della certificazione. Nel caso di non concessione della certificazione ICIM comunica per iscritto all azienda le ragioni di tale decisione. A seguito del rilascio della certificazione, ICIM iscrive l azienda nel Registro delle aziende in possesso di certificazione ICIM per i FSMS, e trasmette tali informazioni, per quanto applicabili, agli organismi (nazionali ed internazionali) con i quali ha accordi di riconoscimento. Tale registro è aggiornato con frequenza almeno annuale ed è reso disponibile a chiunque ne faccia richiesta. pag. 10 di 16

11 6.0 SORVEGLIANZA DELLE AZIENDE IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE 6.1 Sorveglianze ICIM attua una sorveglianza del FSMS dell azienda in possesso di certificazione al fine di verificare la permanenza della conformità ai requisiti certificati. Gli audit di sorveglianza (VS) sono effettuati di norma con una frequenza di 12 mesi (la data è calcolata dalla VV, non dall emissione del certificato) a meno che una NC critica o maggiore sia stata rilevata durante l audit precedente (ref : in tal caso l audit successivo deve essere ripianificato entro 6 mesi) o salvo richiesta di VS anticipata da parte del Comitato di certificazione. Il programma degli audit di sorveglianza include come minimo: audit interni e riesame del sistema; riesame delle azioni correttive alle NC identificate durante l audit precedente; gestione dei reclami; efficacia del FSMS in relazione agli obiettivi aziendali; miglioramento continuo; continuazione dei controlli operativi (incluse verifica e validazione di elementi selezionati dei PRP e del piano HACCP); riesame delle modifiche; uso del marchio di conformità ICIM. Le modalità di esecuzione delle VS e la gestione del rapporto sono analoghe a quelle della VV. 6.2 Audit straordinari Se necessario (ad esempio a seguito di un reclamo dal mercato o di segnalazione di un procedimento legale relativo alla sicurezza del prodotto) ICIM può svolgere audit straordinari parziali o totali, anche senza preavviso. Il costo di questi audit straordinari è a totale carico dell azienda certificata. 7.0 VALIDITÀ E RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA SICUREZZA ALIMENTARE DELLE AZIENDE 7.1 Validità della certificazione Il certificato di conformità ha validità 3 anni dalla data di emissione, purché il FSMS sia costantemente in vigore ed efficace, come dimostrato dagli audit di sorveglianza. Alla scadenza del certificato viene eseguito un audit di ricertificazione (VR) cha avvia un nuovo ciclo di certificazione. 7.2 Ricertificazione Lo scopo dell audit di ricertificazione (VR) è confermare la costante conformità ed efficacia del FSMS nel suo complesso, e la sua costante attinenza e applicabilità allo scopo della certificazione. La VR copre tutti i requisiti della norma e include il riesame dei documenti. Le modalità di esecuzione della VR e la gestione del rapporto sono analoghe a quelle della VV. pag. 11 di 16

12 8.0 DIRITTI E DOVERI DELLE AZIENDE IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE L azienda ha il diritto di dare pubblicità all ottenimento della certificazione ICIM del proprio FSMS nei modi che ritiene più opportuni purché sia fatto sempre corretto riferimento al campo, al sito e ai limiti della certificazione ottenuta. L azienda può inoltre utilizzare su documentazione tecnica e pubblicitaria il Marchio di Conformità ICIM e altri marchi di conformità, per il cui uso sia data esplicita autorizzazione, conseguenti sia ad adesioni e/o ad accordi di riconoscimento con organismi di certificazione nazionali e internazionali sia riferiti a specifici schemi purché tale marchio non possa essere interpretato come una certificazione di altro sistema di gestione aziendale o di prodotti e vengano soddisfatti i requisiti ICIM per l utilizzo del Marchio di Conformità così come definiti dal Regolamento per l'uso dei marchi ICIM. Il Marchio di Conformità ICIM non deve essere applicato su un prodotto. La certificazione non può essere usata in modo tale da essere ritenuta valida anche per altri modelli di sistemi di gestione aziendale non coperti dal certificato o per attività e siti produttivi diversi da quelli per i quali è stata rilasciata o comunque in modo tale da indurre in errore. La certificazione ICIM del FSMS aziendale non assolve l azienda dagli obblighi di legge e dalle autorizzazioni connesse alle attività produttive del sito. La certificazione è riservata all azienda limitatamente al sito produttivo menzionato nel certificato e non è trasferibile. Modifiche organizzative o cambi di proprietà dell Azienda consentono il mantenimento della certificazione purché: ne venga tempestivamente informato per iscritto ICIM; ICIM abbia verificato che le modifiche siano conformi al FSMS certificato. I costi connessi a tale attività sono a carico dell azienda richiedente. L azienda in possesso della certificazione si deve impegnare a: mantenere la propria azienda conforme ai requisiti della norma; tenere le registrazioni di tutti i reclami e delle relative azioni correttive apportate al FSMS; accettare, a proprie spese, le visite di valutazione che si rendessero necessarie per mantenere valida la certificazione a seguito di modifiche organizzative rilevanti intervenute dopo la data di concessione della certificazione o dell ultima visita di sorveglianza da parte di ICIM. L azienda che desideri mutare e/o estendere il modello di FSMS scelto come riferimento e/o il campo di applicazione del certificato e/o mutare e/o estendere il sito produttivo interessato alla certificazione del FSMS deve darne preventiva informazione scritta a ICIM. ICIM, al ricevimento della richiesta, provvede ad istruire una opportuna pratica per decidere le azioni del caso. L azienda in possesso di certificazione si impegna a consentire l accesso ai propri locali ai valutatori ICIM e agli ispettori degli organismi di accreditamento, o a eventuali altri suoi incaricati, ad assisterli durante le visite di valutazione e di sorveglianza e ad attuare le eventuali correzioni del proprio FSMS a seguito degli scostamenti rilevati. I valutatori ICIM limitano al minimo indispensabile le interferenze con le attività operative. L Azienda si impegna a non utilizzare la certificazione concessa qualora revocata o scaduta (rif.: 9.0). pag. 12 di 16

13 9.0 RINUNCIA, SOSPENSIONE O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE 9.1 Rinuncia L azienda certificata può rinunciare alla certificazione in qualsiasi momento, informando ufficialmente ICIM tramite raccomandata AR con 30 giorni di preavviso. ICIM è autorizzata a fatturare tutte le attività svolte prima della rinuncia. A seguito della rinuncia l azienda si impegna a: restituire l originale del certificato ICIM; non utilizzarne le eventuali copie e riproduzioni; eliminare dalla carta intestata e dalla documentazione tecnica e pubblicitaria ogni riferimento o simbolo alla/della certificazione ICIM. La rinuncia alla certificazione comporta inoltre da parte di ICIM la cancellazione dell azienda dal Registro delle aziende certificate e le azioni conseguenti. 9.2 Sospensione Dopo l emissione del certificato, in presenza di NC critiche o maggiori, ICIM applica i provvedimenti descritti nel paragrafo Gestione delle NC del presente Regolamento. Il certificato può inoltre essere sospeso (o revocato) quando ciò è reso necessario, a parere di ICIM, dalle condizioni derivanti da un azione legale contro l azienda relative alla sicurezza del prodotto. Inoltre, sospensione (o revoca) della certificazione possono derivare da: rifiuto di accesso agli ispettori di ICIM e/o degli organismi di accreditamento; uso scorretto della certificazione; mancati pagamenti; omessa informazione a ICIM relativamente a questioni sostanziali che possono influenzare l efficace e credibilità del sistema certificato. La sospensione ufficiale viene comunicata da ICIM all azienda per mezzo di lettera raccomandata indicando le condizioni alle quali può essere revocata. La sospensione comporta la temporanea cancellazione dall Elenco delle aziende con certificazione ICIM del FSMS. La sospensione è revocata solo quando ICIM abbia accertato il soddisfacente ripristino della conformità ai requisiti certificati. Qualora il provvedimento di sospensione non possa essere annullato entro 6 (sei) mesi, ICIM procederà alla revoca della certificazione. Le spese relative alle verifiche aggiuntive conseguenti a carenze o scostamenti, riscontrati in sede di visite o a conoscenza di ICIM, sono a carico dell azienda certificata. 9.3 Revoca Se le condizioni che hanno portato alla sospensione non sono risolte entro i termini specidifcati nella notifica di sospensione, ICIM provvede alla revoca del certificato. Il certificato può essere revocato senza preventiva sospensione nel caso di: gravi inadempienze da parte dell organizzazione; pag. 13 di 16

14 persistere della condizione di morosità per oltre un mese dal ricevimento della diffida inviata da ICIM per lettera raccomandata AR; cessazione delle attività per le quali l azienda aveva ottenuto la certificazione del proprio FSMS; fallimento o liquidazione. Il certificato è cancellato/revocato a fronte di formale rinuncia da parte dell azienda. La decisione della revoca della certificazione viene comunicata da ICIM mediante lettera raccomandata A.R. A seguito della revoca l azienda deve attuare tutte le azioni previste dal paragrafo 9.1. Inoltre ICIM provvede alla cancellazione dell azienda dal Registro delle aziende certificate e alle azioni di pubblicazione ritenute opportune. 9.4 Azioni ICIM Qualora l azienda che ha rinunciato alla certificazione, o la cui certificazione sia stata revocata da ICIM, non ottemperi agli obblighi descritti ai paragrafi 9.1 e 9.3, ICIM si tutelerà adottando i provvedimenti legali e di pubblicazione più opportuni RISERVATEZZA Gli atti (documentazione, lettere, comunicazioni) relativi alle attività di certificazione del sistema di gestione per la sicurezza alimentare dell Azienda richiedente, a partire dalla presentazione della domanda, sono considerati riservati e quindi l accesso ad essi è regolamentato da apposita procedura. Il personale e i collaboratori di ICIM, che nel corso dell espletamento delle proprie funzioni vengano a conoscenza dei contenuti di tali atti, sono tenuti al segreto professionale. Nel caso in cui la Legge preveda che determinate informazioni siano rese note ad Autorità Preposte, ICIM informerà l azienda circa le informazioni fornite. È inoltre pubblico l Elenco delle aziende con certificazione ICIM dei FSMS CONDIZIONI ECONOMICHE 11.1 Tariffe Le tariffe vigenti, relative alle attività di certificazione e di mantenimento della certificazione, possono essere variate da ICIM. Le loro variazioni vengono notificate alle organizzazioni certificate o certificande con le modalità indicate al successivo paragrafo 12. All azienda che non accetti dette variazioni e che si avvalga del diritto di rinuncia previsto al paragrafo 9.1 vengono praticate, durante il periodo di preavviso, le tariffe antecedenti le variazioni Condizioni di pagamento Gli importi dovuti a ICIM per le attività inerenti la certificazione sono stabiliti dalle condizioni definite nell offerta e devono essere versati a ICIM secondo quanto stabilito in offerta. Gli importi relativi alle visite di valutazione e di rinnovo devono essere versati con rimessa diretta ricevimento fattura e comunque prima del rilascio del certificato ICIM. pag. 14 di 16

15 L annullamento o il rinvio della visita di valutazione/sorveglianza/rinnovo già concordata tra ICIM e Azienda comporta il diritto di addebitare, a titolo di indennizzo, oneri addizionali pari al 50% del corrispettivo previsto per l attività programmata, salvo che la richiesta di rinvio o di annullamento non pervenga per iscritto a ICIM con almeno 10 gg lavorativi di anticipo. Nel caso di inadempienze e/o ritardi nei pagamenti da parte dell Azienda/Organizzazione avvenuti nel corso del rapporto contrattuale in corso, ICIM è autorizzata a emettere fatture con modalità di pagamento a rimessa diretta, prima di effettuare l attività di sorveglianza prevista dal contratto medesimo. Le fatture dovranno essere saldate integralmente entro l inizio delle singole attività di sorveglianza. La revoca o rinuncia della/alla certificazione ICIM, per uno qualsiasi dei motivi contemplati nel presente regolamento, comporta per l Azienda l integrale pagamento delle tariffe base per l eventuale nuova Domanda di Certificazione e per la valutazione della stessa. Il mancato adempimento dei suddetti obblighi comporta l invio da parte di ICIM di una lettera di diffida e quindi l'applicazione della sanzione di revoca della certificazione secondo quanto previsto al paragrafo MODIFICHE DELLE CONDIZIONI DI RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE Qualora venissero modificate da ICIM le condizioni relative al rilascio della certificazione quali: la normativa di riferimento per il modello di FSMS scelto; il Regolamento; le Tariffe. ICIM ne dà tempestiva comunicazione alle organizzazioni iscritte nel Registro delle aziende certificate o con domanda di certificazione presentata, utilizzando mezzo idoneo ad evidenziare la corretta trasmissione all'azienda. Le organizzazioni, in caso di accettazione delle variazioni, vi si devono adeguare entro il termine comunicato da ICIM contestualmente all'inoltro delle variazioni. Le organizzazioni, in caso di non accettazione delle variazioni, possono rinunciare alla certificazione purché ne diano comunicazione ad ICIM secondo le modalità indicate al paragrafo 9.1 di questo Regolamento. ICIM si riserva il diritto di verificare la conformità dell adeguatezza del FSMS dell Azienda alle nuove prescrizioni di normativa. Le spese per le eventuali visite di verifica sono a carico dell azienda certificata SCORRETTO USO DELLA CERTIFICAZIONE L uso della certificazione è giudicato scorretto qualora possa trarre in inganno i destinatari dell informazione (tecnica, commerciale, pubblicitaria) e, in particolare, quando: la certificazione non sia stata ancora concessa; la certificazione venga utilizzata o pubblicizzata fuori dal suo campo di applicabilità; l azienda apporti al suo FSMS modifiche non accettate da ICIM; l azienda ometta di recepire modifiche alle regole del sistema emanate da ICIM; si siano verificate altre circostanze suscettibili di influire negativamente sul FSMS Aziendale; pag. 15 di 16

16 la certificazione sia stata revocata o sospesa; l azienda ne abbia fatto rinuncia. ICIM, accertato l uso scorretto della certificazione, prenderà le misure atte ad impedirlo, salvaguardando i propri interessi e quelli della comunità RICORSI E RECLAMI L azienda richiedente o già in possesso della certificazione può fare ricorso contro le decisioni di ICIM, esponendo le ragioni del proprio dissenso entro 30 ( trenta) giorni dalla comunicazione della decisione. ICIM esamina il ricorso ed esprime il proprio parere entro (3) tre mesi dalla relativa data di ricezione. Reclami possono essere presentati ad ICIM dall Azienda in possesso della certificazione ICIM o dai clienti dell Azienda in possesso della certificazione ICIM, da organismi di accreditamento e/o da ciascuna delle parti interessate alla certificazione. Nel caso di reclami scritti, ICIM conferma per iscritto il ricevimento degli stessi e si impegna a rispondere entro 15 giorni dall avvenuta ricezione CONTROVERSIE Ogni e qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra le parti nell'esecuzione, applicazione o interpretazione delle clausole del presente Regolamento che non potesse essere risolta amichevolmente dalle parti, sarà devoluta alla competenza dell Autorità giudiziaria di Milano. pag. 16 di 16