AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI

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1 AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI Il modello lombardo per l ottimizzazione degli acquisti nella Pubblica Amministrazione Milano, gennaio 2014

2 I N D I C E C O N T E S T O D I R I F E R I M E N T O C E N T R A L E D I C O M M I T T E N Z A S T R U M E N T I D I E - P R O C U R E M E N T C O M E P A R T E C I P A R E?

3 Il Contesto normativo Italiano La cornice normativa del procurement dedicata alle Pubbliche Amministrazioni è stata profondamente innovata dalle seguenti normative: d.l. 7 maggio 2012, n. 52, Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della spesa pubblica - convertito in legge, con modificazioni, dalla legge 6 luglio 2012, n. 94 d.l. 6 luglio 2012, n. 95, Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini - convertito in legge, con modificazioni, dalla legge 7 agosto 2012 l. 24 dicembre 2012, n. 228, Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato - legge di stabilità 2013 l. r. 28 dicembre 2007, n. 33, articolo 1, comma 6 bis 1 e comma 6 ter, Norme sulle procedure della programmazione, sul bilancio e sulla contabilità della Regione Che rafforzano da un lato il ruolo delle Centrali di Committenza e dall altro l utilizzo di strumenti innovativi di acquisto ponendo l accento su: l acquisto attraverso gare aggregate; la spinta all'utilizzo dei sistemi informatici nelle gare di forniture di beni e servizi 3

4 Contesto normativo lombardo: da start-up a realtà stabile a Agenzia Regionale 2007 Start-up 2011 Realtà 2012 Agenzia Regionale Avvio sperimentale (tre anni) della Centrale Regionale Acquisti per la gestione di gare pubbliche centralizzate e lo sviluppo e promozione di strumenti telematici di acquisto (L.R.. n /12/2007) Nel corso del 2011 sono stati emanati sei provvedimenti legislativi, due Leggi regionali e quattro delibere della Giunta Regionale, con l obiettivo di rafforzare il ruolo della Centrale Acquisti e gli ambiti di operatività e chiarire il corretto comportamento che gli Enti devono seguire rispetto all utilizzo delle Convenzioni e della piattaforma di e-procurement Sintel: E stato istituito l Elenco Fornitori Telematico di Regione Lombardia >> L.R. n. 3 del 21 febbraio 2011 Viene regolamentato e favorito l utilizzo di Sintel per Procedure di vendita e dismissione di beni mobili e immobili >> L.R. n.11 del 3 agosto 2011 Principio di non sovrapposizione >> DGR n.2057 del 28 luglio 2011 Obbligo di adesione ai contratti/convenzioni attivati dall Agenzia per le aziende sanitarie; Divieto di attivazione di procedure di acquisto relative a prodotti già oggetto di contratti/convenzioni regionali attive o in corso di attivazione; Obbligo ad effettuare procedure in aggregazione, per gli acquisti non contemplati nei contratti/convenzioni stipulate da Consip e/o dall Agenzia Istituzione della SUA (Stazione Unica Appaltante) >> DGR N.2429 del 09 novembre 2011 Obbligo per gli Enti Regionali di utilizzare la piattaforma Sintel >>DGR n.2628/ /12/2011 Istituzione dell Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA) L.R. 16 luglio 2012 n. 12 4

5 Contesto normativo: linee regionali di indirizzo per il 2013 La recente disposizione collegato alla finanziaria regionale 2013 ha modificato la legge Regionale n. 33/2007, ampliando e specificando le finalità istituzionali dell Agenzia Regionale Centrale Acquisti ARCA e l ambito soggettivo di riferimento. allargamento del perimetro ad Unioncamere Lombardia estensione dei servizi di ARCA in regime obbligatorio anche agli Enti del Sistema Regionale (allegati A1 e A2 della l.r. 30/2006) Conferma del ruolo di S.U.A. (legge n 11 del 03/08/2011) Rafforzamento delle attività di consulenza al sistema Sviluppo di istituti innovativi di gara come l appalto pre-commerciale (primo progetto pilota con AO Niguarda) Obbligo di utilizzo dell Elenco Fornitori Telematico Obbligo di uso del Negozio Elettronico per gli Enti del SSR come strumento di invio degli ordini ai Fornitori per i contratti che saranno stipulati a far data dal 1 gennaio 2013 e che hanno in oggetto la fornitura di Farmaci e Dispositivi Medici 5

6 Il Contesto di riferimento: Enti Sanitari Obbligo per gli Enti Sanitari di cui all Allegato A1 L.R. 30/06 di ricorrere, in via gradata a: Obbligo di aderire alle Convenzioni, agli Accordi Quadro e ad ogni altro strumento contrattuale stipulato da ARCA qualora attivo (art. 1, comma 449, legge n. 296/2006 e legge regionale n. 33/2007 articolo 1, comma 6 bis 1 ) Se non disponibili possono: Aderire alla Convenzione Consip (art. 1, comma 449, Legge n. 296/2006) Se non disponibili Convenzioni ARCA o Consip possono: (art. 15, comma 13, lettera d D.L. n. 95/2012, c.d. Spending Review) Acquisti inerenti le categorie merceologiche presenti nella piattaforma CONSIP Utilizzo degli strumenti di acquisto e negoziazione telematici messi a disposizione : da Consip S.p.A. (SDA e MePA) o dalla Centrale Regionale Acquisti di riferimento. Per la Regione Lombardia tramite autonoma procedura su SinTel (considerato l obbligo di utilizzo della Piattaforma Telematica previsto dall art. 1, comma 6-ter della L.R. n. 33/2007). Acquisti non inerenti le categorie merceologiche presenti nella piattaforma CONSIP Utilizzo degli strumenti di acquisto e negoziazione telematici messi a disposizione: dalla Centrale Regionale Acquisti di riferimento. Per la Regione Lombardia tramite autonoma procedura su SinTel (considerato l obbligo di utilizzo della Piattaforma Telematica previsto dall art. 1, comma 6-ter della L.R. n. 33/2007). 6

7 Il Contesto di riferimento: Enti del SIREG (1/2) Obbligo per gli Enti del Sireg, elencati nell Allegato A1 e A2 (si escludono i soggetti di diritto privato dell allegato A2) di ricorrere in via gradata: Obbligo di aderire alle Convenzioni, agli Accordi Quadro e ad ogni altro strumento contrattuale stipulato da ARCA qualora attivo (Legge Regionale n. 33/2007 articolo 1, comma 6 bis) Se non disponibili possono: Aderire alla Convenzione Consip se l ente Sireg è qualificato come amministrazione pubblica ai sensi del Dlgs n. 165/01 (art. 1, comma 449, Legge n. 296/2006) Procedere ad un acquisto autonomo rispettando i seguenti obblighi: utilizzare i parametri di prezzo-qualità della Convenzione Consip, come limite massimo se l ente Sireg è qualificato come amministrazione pubblica ai sensi del Dlgs n. 165/01; (art. 1, comma 449, Legge n. 296/2006) utilizzare la piattaforma Sintel (per gli Enti di cui all Allegato A1 della Legge Regionale n. 33/2007 articolo 1, comma 6 ter) o il mercato elettronico della pubblica amministrazione MePA (art. 1, comma 450, Legge n. 296/2006) Se non disponibili possono: Procedere autonomamente all acquisizione senza vincoli di parametro prezzo/qualità utilizzando la Piattaforma regionale Sintel (Legge Regionale n. 33/2007 articolo 1, comma 6 ter) (vale per gli Enti di cui all Allegato A1 della Legge Regionale n. 33/2007 articolo 1, comma 6 ter. Sono possibili deroghe qualora precedentemente comunicate e motivate) 7

8 Il Contesto di riferimento: Enti del SIREG (2/2) Per le categorie ex art. 1, c. 7, Spending Review energia elettrica gas carburanti rete e carburanti extra-rete combustibili per riscaldamento telefonia fissa e telefonia mobile Gli Enti Sireg (ad eccezione degli Enti Sanitari) che siano anche: O Amministrazioni pubbliche ai sensi del D.lgs n. 165/01 O Società inserite nel conto economico consolidato della Pubblica Amministrazione dello Stato Hanno l obbligo di acquistare tramite: Convenzioni o AQ ARCA/Consip Procedure autonome utilizzando i sistemi telematici di negoziazione di ARCA/Consip Adesione a procedure di acquisto derivanti da altre Centrali di Committenza Acquisto autonomo ma con procedura ad evidenza pubblica (tramite uilizzo di Sintel per gli Enti Sireg elencati nell Allegato A1) Purché a prezzi inferiori rispetto a acquisizioni ARCA/Consip e con condizione risolutiva di raccordo con future Convenzioni Consip/ARCA 8

9 In subordine e coordinamento Il Contesto di riferimento: Enti Locali Soprasoglia Hanno facoltà di acquistare tramite: Convenzioni o AQ Arca/Consip Acquisto autonomo (salvo il vincolo del benchmark) (rif principale: comma 449, art. 1 finanziaria 2007) Sottosoglia Hanno l obbligo di acquistare tramite: MePA, altri ME, o acquisto autonomo tramite sistema telematico messo a disposizione dalla centrale regionale di riferimento per lo svolgimento delle relative procedure (Sintel in Lombardia) (rif principale: comma 450, art. 1 finanziaria 2007) Per le categorie ex art. 1, c. 7, Spending Review energia elettrica gas carburanti rete e carburanti extra-rete combustibili per riscaldamento telefonia fissa e telefonia mobile Hanno l obbligo di acquistare tramite: Convenzioni o AQ ARCA/Consip Procedure autonome utilizzando i sistemi telematici di negoziazione di ARCA/Consip Adesione a procedure di acquisto derivanti da altre Centrali di Committenza Acquisto autonomo ma con procedura ad evidenza pubblica Purché a prezzi inferiori rispetto a acquisizioni ARCA/Consip e con condizione risolutiva di raccordo con successive Convenzioni Consip/ARCA 9

10 Il Contesto di riferimento: la normativa vigente per i piccoli comuni Gestione Associata acquisti I comuni con meno di abitanti hanno l obbligo di acquistare lavori, servizi e forniture, tramite: Unica centrale di committenza: i) tramite le unioni di comuni esistenti (rif art. 32 TUEL) ii) tramite Accordo consortile (rif art. 31 TUEL) Strumenti telematici delle Centrali di Committenza di riferimento: in particolare Convenzioni o MePA (art.33 comma 3bis - Codice degli Appalti) Aggregazione per risparmio nell acquisto Economia di risorse tra i Comuni 10

11 La Corte dei Conti e gli Enti Locali Possibilità di acquisto autonomo (si vedano, tra le altre, delib. Cdc, sez. Marche, n. 169/2012 e delib. Cdc, sez. Lombardia, n. 89, 92 e 112 del 2013) Illegittimità degli acquisti sottosoglia operati in via autonoma al di fuori degli strumenti MEPA: anche nelle ipotesi di condizioni contrattuali più favorevoli o nel caso di difformità parziale del bene disponibile sul mercato elettronico. Unica ipotesi consentita: laddove il bene o servizio non sia presente sul catalogo MEPA o, se presente, sia inidoneo rispetto alle necessità dell amministrazione procedente. Corte dei Conti n. 312/2013 Strumenti Telematici messi a disposizione delle Centrali di Committenza Regionali Chiarisce che Sintel, la piattaforma di e-procurement della Lombardia, è uno strumento obbligatorio di pari rango (ergo alternativo) al MEPA. Pertanto le PA, specie in ambito sottosoglia, possono esperire la propria procedura su Sintel con ciò ottemperando alla normativa sugli acquisti sottosoglia 11

12 Il ruolo di ARCA nel procurement lombardo A partire dal 1 ottobre 2012 le attività svolte dalla Direzione Centrale Regionale Acquisti di Lombardia Informatica spa vengono svolte dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti, soggetto di diritto pubblico La Centrale di committenza Promotrice dell e-procurement Ottimizza gli acquisti a livello di sistema Supporto nella gestione degli acquisti di beni e servizi degli enti lombardi attraverso gare pubbliche aggregate Consulenza e formazione Offre consulenza specialistica agli Enti per la predisposizione delle proprie gare sia tradizionali che telematiche e per lo sviluppo dell'e-procurement Regione ed Enti regionali > 1700 Enti Pubblici di riferimento Migliora le performance d acquisto dei singoli Enti Realizzazione e promozione di soluzioni e-procurement, per la gestione dei processi di approvvigionamento online SUA Stazione Unica Appaltante Svolgimento delle gare in nome e per conto dei singoli Enti Enti Locali ed altre PA Enti Sanitari Sistema Camerale 12

13 I N D I C E C O N T E S T O D I R I F E R I M E N T O C E N T R A L E D I C O M M I T T E N Z A S T R U M E N T I D I E - P R O C U R E M E N T C O M E P A R T E C I P A R E?

14 La Centrale di Committenza Genera efficienza di spesa centralizzando la gara e localizzando gli acquisti ARCA Fabbisogni degli Enti Consultazione del Mercato Gara Aggregata Convenzione Monitoraggio Qualità Attenzione a criteri ambientali e sociali Green Public Procurement - GPP L Agenzia ha introdotto all interno delle proprie procedure di gara centralizzate criteri che incentivano ad acquistare prodotti e servizi ecologici, salvaguardando la concorrenza e premiando i prodotti/servizi più innovativi Carta in risme (1ª e 2ª edizione) Cancelleria (2ª e 3ª edizione) Energia elettrica (2ª edizione) Agenzia viaggi Divise polizia locale Fotocopiatori in noleggio Responsabilità Sociale d Impresa - RSI L Agenzia sta progressivamente attuando il processo degli acquisti sostenibili, inserendo criteri sociali negli appalti pubblici. L approccio adottato si basa sulla trasparenza e tracciabilità della catena di fornitura e prevede la costruzione di un dialogo strutturato tra le Amministrazioni aggiudicatrici e i relativi fornitori. 14

15 La Centrale di Committenza: benefici per gli Enti Una gara aggregata permette di elaborare una sola documentazione al posto dei tanti capitolati redatti dagli enti e genera risparmi in termini di: Risorse economiche Risorse umane dedicate Tempo Consumo di energia, toner e carta Gli Enti locali più piccoli sono i maggiori beneficiari dell aggregazione della spesa, conseguendo economie di scala e risparmi di processo Gestione diretta del rapporto con i fornitori Acquisto online tramite Negozio Elettronico Monitoraggio del rispetto delle condizioni contrattuali 15

16 La Centrale di Committenza: i Benefici L ottimizzazione degli acquisti derivante dalle gare centralizzate può essere valutato su diverse dimensioni di analisi Risparmi sui prezzi storici Risparmio medio ponderato sui prezzi storici di circa il 24% pari a circa 300 Mln Risparmi sui costi di pubblicazione Economie di processo Risparmio, da parte degli Enti, dei costi di pubblicazione di singole procedure di gara (circa 15K cad.) Riduzione del numero complessivo delle gare Aumento produttività del personale Centralizzazione degli eventuali costi di contenzioso Ad es. gara Vaccini: - Risparmi da pubblicazione (150K ) - riduzione a livello di sistema di 15 gare Qualità delle forniture standard qualitativi elevati ed omogenei a livello regionale (beneficio enti piccoli) monitoraggio continuo qualità prodotti/servizi GPP >> Introduzione nei prodotti/servizi oggetto di gara di caratteristiche di ecocompatibilità ambientale RSI >> introduzione di criteri sociali negli appalti pubblici soprattutto a beneficio degli Enti più piccoli Trasparenza Gestione telematica dell impostazione delle procedure di gara e dei rapporti con i fornitori Arca a TorVergata, 20/2/

17 I N D I C E C O N T E S T O D I R I F E R I M E N T O C E N T R A L E D I C O M M I T T E N Z A S T R U M E N T I D I E - P R O C U R E M E N T C O M E P A R T E C I P A R E?

18 E-procurement: integrazione della supply chain ARCA si occupa di definire, gestire e promuovere l utilizzo degli strumenti informatici da parte di tutte le PA lombarde a supporto dell intero processo di acquisto (NON «SOLO LA GARA») in un ottica di totale semplificazione e dematerializzazione dei processi di acquisto FABBISOGNI DEGLI ENTI CONSULTA- ZIONE DEL MERCATO GESTIONE DEI FORNITORI GARA GESTIONE CONTRATTO ED ORDINI Fabbisogni OnLine (FOL) E-survey Elenco Fornitori Telematico Piattaforma di e-procurement SINTEL Negozio Elettronico (NECA) Strumenti per la raccolta dei fabbisogni delle Pubbliche Amministrazioni e per la Consultazione del Mercato in fase di strategia di Gara Gestione avanzata dei fornitori, con DB corredato della documentazione necessaria per la partecipazione alle gare d appalto Piattaforma per lo svolgimento delle gare d appalto online Piattaforma per l acquisto online dei prodotti oggetto delle Convenzioni ARCA 18

19 E-procurement: piattaforma per la raccolta fabbisogni degli Enti FABBISOG NI DEGLI ENTI CONSULT A-ZIONE DEL MERCATO GESTIONE DEI FORNITORI GARA GESTIONE CONTRATTO ED ORDINI Risparmio Utilizzo di questionari online per raccogliere in modo rapido ed efficace i fabbisogni di spesa di centinaia di Enti in Lombardia L accesso alla piattaforma avviene tramite il Codice Fiscale dell Ente per garantire l autenticazione Che domande vengono fatte? Elenco prodotti acquistati Prezzi storici Quantità storiche Perimetro di gara Qualità della fornitura Elenco prodotti desiderati Quantità desiderate Contratti attivi /in scadenza Durata desiderata del contratto Qualità desiderata dei prodotti Livelli di servizio desiderati (es. frequenza di consegna, frequenza di fatturazione) Gli Enti possono richiedere l utilizzo dello strumento per raccogliere ed analizzare dati relativi a procedure complesse o per gestire in autonomia iniziative di acquisto/aggregazione della spesa 19

20 E-procurement: piattaforma di e-survey per le imprese FABBISOG NI DEGLI ENTI CONSULT A-ZIONE DEL MERCATO GESTIONE DEI FORNITORI GARA GESTIONE CONTRATTO ED ORDINI Le imprese e le associazioni di categoria vengono consultate tramite questionari online Non sono richieste credenziali per garantire semplicità di accesso del Mercato Che domande vengono fatte? Barriere all ingresso Quali elementi ritiene possano costituire un limite alla partecipazione delle società all iniziativa? Nel caso di prodotti importati, quali modalità sono seguite per l esecuzione dei controlli di qualità? Struttura mercato Specifiche tecniche Quali sono le principali variabili che influenzano il costo della fornitura? Quali sono i fattori su cui si gioca la competizione? Quali sono le principali caratteristiche del prodotto/servizio offerto? Quali innovazioni ha proposto e/o proporrà la sua azienda nell immediato futuro relativamente al prodotto/servizio? 20

21 E-procurement: l Elenco Fornitori Telematico - Benefici FABBISOG NI DEGLI ENTI CONSULT A-ZIONE DEL MERCATO GESTIONE DEI FORNITORI GARA GESTIONE CONTRATTO ED ORDINI ELENCO FORNITORI: Strumento di accesso al sistema degli appalti in Lombardia Popolato autonomamente dalle imprese consente di rendere disponibili a tutti gli Enti Lombardi, una sola volta, documentazioni ( quali bilanci, visure camerali, statuti, certificazioni qualità, ecc.) funzionali alla partecipazione alle gare di appalto Benefici economici Stima 90% del full cost di partecipazione a gare Eliminazione costi per aggiornamento e reinvio documenti (posta, corriere postale, fax) Eliminazione costi/rischi di archiviazione copie cartacee Eliminazione rischio di documenti incompleti Benefici di efficacia Disponibilità di dati sempre aggiornati Coerenza fra i documenti presentati alle diverse stazioni appaltanti in sede di gara * L.R. 33/2007 Art. 1, c. 6/bis Benefici di efficienza Riduzione del tempo di analisi e verifica dei documenti amministrativi 21

22 E-procurement: la Piattaforma Sintel FABBISOG NI DEGLI ENTI CONSULT A-ZIONE DEL MERCATO GESTIONE DEI FORNITORI GARA GESTIONE CONTRATTO ED ORDINI La piattaforma di e-procurement Sintel consente agli Enti di realizzare gare sopra e sotto soglia comunitaria tramite tutte le procedure previste dalla normativa interamente online, usufruendo dei servizi di formazione ed affiancamento operativo. GRATUITA Gli enti e le imprese ricevono gratuitamente il supporto di ARCA per innovare i processi di acquisto, gestire le procedure di gara e utilizzare gli strumenti di e-procurement AUTONOMIA Sintel può essere utilizzato da: Tutti gli Enti pubblici aventi sede in Regione Lombardia Fornitori italiani e internazionali Gli Enti in forma singola o associata possono gestire autonomamente i propri acquisti utilizzando la piattaforma BENI LAVORI SERVIZI CONCESSIONI 22

23 E-procurement: il Negozio Elettronico (NECA) FABBISOG NI DEGLI ENTI CONSULT A-ZIONE DEL MERCATO GESTIONE DEI FORNITORI GARA GESTIONE CONTRATTO ED ORDINI Acquisto Online tramite il NECA Tramite il Negozio Elettronico (NECA) è possibile acquistare online i prodotti oggetto delle convenzioni ARCA, attraverso una relazione diretta con il fornitore Integrazione Sistemi Gestionali Enti FORNITORE Integrazione fra il NECA ed i sistemi ERP (sistema gestionale) degli Enti Sanitari e Regionali per garantire la gestione degli ordini alimentando automaticamente ENTE senza duplicazioni di attività. NECA Benefici Per gli Enti regionali Dematerializzazione del processo di emissione contratti ed ordini Strumento unico per la ricezione e gestione degli ordini Per Regione Piena Governance della spesa, al massimo di livello di dettaglio 23

24 I N D I C E C O N T E S T O D I R I F E R I M E N T O C E N T R A L E D I C O M M I T T E N Z A S T R U M E N T I D I E - P R O C U R E M E N T C O M E P A R T E C I P A R E?

25 Come Partecipare Per utilizzare gli strumenti di e-procurement e aderire alle Convenzioni, è necessario eseguire la registrazione tramite il portale Accesso alle gare aggregate Registrazione ad ARCA Per accedere alle gare aggregate, partecipare ai bandi di gara e acquistare tramite negozio elettronico Accesso agli strumenti di e-procurement tramite username e password rilasciate all atto della registrazione La registrazione avviene interamente online con firma digitale tramite un apposito form di registrazione 25

26 Il customer care Assistenza Diversi canali di contatto per dare supporto e assistenza completa e tempestiva: Affiancamento e consulenza tecnico specialistica Training on the job Formazione in aula e moduli per la formazione a distanza Portale Web aggiornato quotidianamente, knowledge base Contact Center specializzato - Numero Verde - - Form online Qualità monitoraggio della qualità delle forniture tramite verifiche ispettive svolte da auditor esterni rilevazione della customer satisfaction tramite attività di surveying Costante manutenzione evolutiva dei servizi e-procurement 26

27 Numero Verde