SOFTWARESIRIO L E S O L U Z I O N I P E R L A P M I. Contratti di manutenzione, chiamate e interventi

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1 SOFTWARESIRIO L E S O L U Z I O N I P E R L A P M I Contratti di manutenzione, chiamate e interventi A CHI SI RIVOLGE Alle Piccole e Medie Imprese italiane che vogliono gestire in maniera automatizzata e completa i processi relativi alla manutenzione degli impianti (dalla creazione dell anagrafica, alla gestione dei contratti e della relativa fatturazione, alle richieste di intervento). Gestione completa di tutti i processi Personalizzazione Anagrafica impianti e scheda tecnica SERVICE GOVERNARE IL PROCESSO DI MANUTENZIONE Quali sono i principali benefici della soluzione interventi è la soluzione sviluppata da Sirio informatica e sistemi appositamente per tutte le società che si occupano, direttamente o per conto terzi, dei servizi di manutenzione. Integrando tutte le fasi del processo di gestione dei servizi di manutenzione, inoltre, SERVICE Gestione contratti di manutenzione, chiamate e interventi risulta essere una soluzione completa in grado di fornire un valido supporto ai suoi utilizzatori. interventi semplifica la gestione dei seguenti processi: - inserimento e gestione delle anagrafiche relative all erogazione del servizio di manutenzione; - creazione e personalizzazione dei contratti di manutenzione e successiva fatturazione; - richieste di intervento e gestione dei rapportini di servizio. Nato per adeguarsi alle più svariate esigenze relative alla gestione dei servizi di manutenzione di diverse tipologie, SERVICE Gestione contratti di manutenzione, chiamate e interventi è altamente configurabile e personalizzabile; un esempio su tutti è costituito da un apposita area parametrica che può essere configurata dall utente e che consente di creare un anagrafica aggiuntiva in grado di raccogliere tutte le informazioni che sono necessarie per una gestione dettagliata di ogni singolo contratto. Tutte le informazioni relative all oggetto del contratto di manutenzione, sia esso di proprietà o di terzi, vengono governate al fine di effettuare gli interventi ordinari e straordinari. In questo contesto è possibile gestire anche impianti interni di cui si vuole gestire il processo manutentivo. Le informazioni dettagliate di natura tecnica vengono configurate secondo le esigenze delle singole aziende, delle caratteristiche dell impianto o delle tipologie del servizio e possono essere gestite sia sotto forma di domande chiuse (che prevedono risposte predefinite) che aperte (con la possibilità di inserire delle note).

2 In questo modo sarà possibile creare una vera e propria scheda tecnica che raccoglie tutte le caratteristiche dell impianto. La scheda tecnica può inoltre essere legata agli archivi clienti / fornitori / articolo, rendendo così richiamabili le informazioni da più parti. Questo apre le porte a una serie di attività di marketing e di contatto che possono essere effettuate verso determinate categorie di clienti. Oltre alle ricerche tradizionali del SoftwareSirio, è possibile rintracciare ulteriori informazioni sulla base delle domande e delle risposte inserite precedentemente nella scheda tecnica degli impianti. Consuntivazione impianto Impianti potenziali Contratti di manutenzione Grazie all integrazione di SERVICE Gestione contratti di manutenzione, chiamate e interventi le aree specifiche del SoftwareSirio, vengono consuntivate tutte le informazioni relative alle aree: acquisti, logistica, bollettazione e contabilità. A completamento della corretta consuntivazione di ogni singolo impianto è possibile gestire le ore di manodopera interna. I costi dell impianto potranno essere suddivisi per tipologia di costo o fase di lavorazione. interventi consente inoltre il governo delle anagrafiche relative ad impianti non ancora in effettiva gestione dell azienda. Il governo dei contratti di manutenzione, perfettamente integrato con le informazioni relative alle anagrafiche degli impianti e dei clienti, consente di creare i documenti per tutti i clienti in possesso di uno o più canoni di manutenzione da fatturare periodicamente. A sua volta, un singolo contratto può essere legato a impianti diversi, pur mantenendo l indipendenza di ogni impianto relativamente a: descrizione dell intervento, tipologia di pagamento, data di decorrenza del contratto e del pagamento, periodicità di fatturazione (anche anticipata e posticipata), note e altri campi personalizzabili in base alle esigenze. Ogni singolo intervento può inoltre essere gestito con una periodicità di fatturazione differente, che viene schedulata per ogni impianto, così come avviene per le visite programmate. E anche possibile gestire tipologie di contratti di manutenzione differenti.

3 Funzionalità aggiuntive interventi consente inoltre di: - ricercare e visualizzare tutte le voci e i costi relativi ad una particolare commessa; - attribuire testi diversi per costruire i DDT e le fatture per ogni tipologia di manutenzione/intervento. - effettuare una stampa riepilogativa e una dettagliata dei contratti, così come una stampa per mese; - simulare e rendere definitivo un aumento dei contratti di manutenzione; - rinnovare e/o copiare singoli contratti; - aggiornare automaticamente gli importi da fatturare in base alle revisioni ISTAT; - stampare i contratti in scadenza; - modificare il cliente su un singolo contratto; - gestire l anagrafica dei manutentori; - annullare fatture emesse; - creare visite previste da contratto; - stampare le verifiche/richieste periodiche; - stampare le verifiche/richieste semestrali. Richieste di intervento Fatturazione interventi Interrogazione richieste Grazie a SERVICE Gestione contratti di manutenzione, chiamate e interventi è possibile registrare le richieste di intervento che si ricevono, associandole agli impianti ai quali si riferiscono. Grazie al numero di chiamata è possibile seguire tutte le fasi relative alla chiamata stessa, fino alla sua completa evasione. Le richieste di intervento vengono assegnate al manutentore desiderato, in tempo reale o successivamente, riportando, secondo le necessità, la tipologia e il valore del servizio, con la possibilità di diversificare gli interventi a pagamento da quelli in abbonamento. Gli interventi programmati che vengono generati automaticamente dai parametri inseriti nella fase di gestione contratti vengono assegnati al manutentore di riferimento. Grazie all integrazione con SIAGG AR Regole & Alert viene automaticamente generata una mail e/o SMS di avviso relativi all assegnazione della richiesta di intervento inserita. Per quanto riguarda la fatturazione degli interventi, si ha la possibilità di basarsi su un listino definito in precedenza o di determinare il prezzo al momento della richiesta. Grazie alla funzione di interrogazione, è possibile controllare in tempo reale lo stato dell arte di ogni chiamata, per accertarsi che le richieste siano state evase correttamente o per sollecitare quelle ancora aperte. Le richieste possono essere richiamate per gruppi: chiamate aperte, evase da fatturare, evase parzialmente, inevase, in abbonamento, fatturate, tutte.

4 Funzionalità aggiuntive Completano le richieste di intervento le seguenti funzionalità: - aggiornamento veloce delle richieste di intervento; - interrogazione delle richieste di intervento - stampa delle richieste di intervento; - stampa del consuntivo richieste di intervento; - stampa occupazione manutenzione planning attività; - stampa conteggio chiamate per singolo impianto. Rapportino di servizio Al termine dell intervento sarà possibile generare le voci che compongono il rapportino di servizio (RDS), ossia: ore di intervento, chilometri percorsi, ore di viaggio, materiale utilizzato. Qualora gli interventi vengano erogati da centri di assistenza esterni, sarà possibile generare una previsione delle fatture da ricevere. Analisi interventi consente di effettuare tutte le analisi e interrogazioni necessarie al fine di sveltire e di monitorare i processi relativi alla manutenzione degli impianti; più nello specifico, è possibile analizzare l asse temporale degli impianti e delle richieste di intervento. Nell ambito delle analisi per commessa si potranno definire le fasi/tipologie di capitolato che compongono la commessa stessa, oltre a poter monitorare il costo della commessa per singola chiamata o per singolo impianto.

5 Allegati e documenti attivi La gestione allegati e documenti attivi del SoftwareSirio V10 consente di attivare una importante funzione organizzativa direttamente nella gestione dei contratti di manutenzione, delle chiamate e degli interventi. Con la gestione allegati e documenti attivi del SoftwareSirio V10 è possibile allegare documenti, immagini, disegni e qualsiasi estensione di file, così come è possibile generare nuovi documenti, utilizzare modelli aziendali, gestire i diversi livelli di revisione per ogni singolo documento e autorizzare la lettura o la modifica degli allegati a utenti del sistema. Nella fase di generazione di nuovi documenti è inoltre possibile fondere in un modello di Microsoft Word diverse FONTE DATI generate elaborando istruzioni SQL. Classificazione dei documenti Una corretta organizzazione dei documenti è alla base di un funzionamento più efficace e veloce dell azienda. La gestione allegati e documenti attivi del SoftwareSirio V10 consente la gestione dei documenti aziendali per tipologia, per business unit aziendale, etc. oltre a governarne la lettura e la creazione per singola funzione aziendale o per gruppo di persone. L identificazione delle tipologie e le loro caratteristiche è completamente configurabile dall utente finale. E possibile inoltre identificare e relazionare a ogni classificazione documentale un percorso di salvataggio/archiviazione, questo per una maggiore facilità nella successiva ricerca e recupero del dato stesso e per una corretta politica di backup management. Revisione documenti multilivello I documenti allegati ai contratti di manutenzione, alle chiamate e agli interventi possono essere gestiti per livello di revisione e mantenuti in tutte le versioni rettificate. Per ogni revisione vengono memorizzate informazioni salienti quali data, ora e utente del documento revisionato. Per singolo utente è possibile configurare la visualizzazione dei documenti archiviati per il solo ultimo livello di revisione o totale.

6 Modelli aziendali Processo di autorizzazione documenti Invio documenti a mezzo posta elettronica Ricerca documenti Formato Acrobat Reader Documenti attivi Per ulteriori informazioni, visitate il sito Web SIRIO informatica e sistemi S.p.A. Via Caduti di Marcinelle, MILANO Tel Fax Nella fase di generazione di un nuovo documento all interno della gestione allegati, è possibile impostare l utilizzo di un modello aziendale al fine di condurre una corretta politica di immagine e di contenuti verso l esterno. I modelli aziendali possono inoltre essere abbinati al tipo di classificazione documentale in modo da garantire uniformità di stile. La gestione allegati consente l utilizzo di tutti gli standard di office, pertanto possono essere impostati modelli.dot per Word,.xlt per excel e.pot per PowerPoint. I documenti allegati possono essere autorizzati, sia a livello di processo, che a livello di visualizzazione. Questa funzione consente di creare livelli diversi di utenti e autorizzazione alla visualizzazione e/o variazione dei documenti allegati. In fase di assegnazione dei ruoli nell accesso al SoftwareSirio V10 è pertanto possibile identificare ruoli di autorizzatori e di autorizzati alla visualizzazione/variazione. I documenti archiviati possono essere spediti tramite le applicazioni di posta elettronica. L invio può essere effettuato sia per singolo documento che tramite una apposita funzione che consente l utilizzo di una lista di spedizione e permette la creazione automatica dei log di spedizione. I log di spedizione vengono archiviati e sono consultabili in qualsiasi momento, creando così uno storico dei documenti spediti. Tutti i documenti allegati alle informazioni del contratto di manutenzione, delle chiamate e degli interventi possono essere ricercati sia tramite un potente strumento di selezione, sia tramite il tasto DX del mouse con la funzione Verifica allegati all interno di una qualsiasi griglia di dati. L identificazione dei documenti trovati nei campi presenti a video farà apparire una mollettina nell angolo di sinistra della griglia e colorerà di rosso l identificativo della griglia stessa, agevolando così l operatività quotidiana degli utenti. La disponibilità di un server Acrobat nell ambiente SoftwareSirio V10, consente l automatica trasformazione dei documenti allegati in formato.pdf rendendo il documento non modificabile e facilmente recapitabile tramite posta elettronica. Con la gestione documenti attivi del SoftwareSirio V10 si possono generare documenti di testo nei quali integrare informazioni prelevate da più database quali ad esempio: i dati dell anagrafico clienti, le informazioni dei contratti di manutenzione e il dettaglio degli interventi da effettuare e/o effettuati. Con la gestione documenti attivi del SoftwareSirio V10 si sommano i vantaggi di un potente editore che consente una impaginazione gradevole con la qualità formale dei contenuti estratti dal database. Per richiedere una demo sulle potenzialità della soluzione SERVICE oppure per individuare il Rivenditore o la sede SIRIO nella Vostra zona, inviare una mail all indirizzo marketing@sirio-is.it