Vicenza, 16 Marzo Conservazione Sostitutiva: Conservazione Sostitutiva: evoluzione della normativa Italiana sul Documento Informatico

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1 Vicenza, 16 Marzo 2011 Conservazione Sostitutiva: Conservazione Sostitutiva: evoluzione della normativa Italiana sul Documento Informatico

2 La Società in breve Software House Partner di Cedacri 30 anni di gestione dei documenti Società di riferimento in Italia nel settore ICT, con oltre 2500 clienti Sedi a Padova Roma Milano Presenza commerciale e tecnica sull intero territorio nazionale Da uno studio effettuato da Gartner nel Gennaio 2009 Ifin Sistemi è stata segnalata tra le prime cinque aziende leader in Italia nel settore della gestione e dematerializzazione documentale Ifin Sistemi opera nel settore del Document Management, ed è specializzata nella progettazione, sviluppo e distribuzione di soluzioni e servizi per la dematerializzazione

3 IfinSistemi Soluzioni per la Dematerializzazione documentale e Fatturazione Elettronica IfinConsulting Consulenza legale e applicativa IfinMed Conservazione legale/sostitutiva in ambito clinico sanitario

4 Il nostro valore aggiunto Una divisione dedicata alla consulenza e formazione Consulenza legale Consulenza archivistica Redazione di documenti, pareri e contratti Verifica della rispondenza alle prescrizioni normative (Audit) Formazione Aggiornamento normativo Formazione del Responsabile della Conservazione Sostitutiva

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6 Conservazione Sostitutiva

7 Le norme sono complete Considerazioni Le soluzioni tecnologiche (firma digitale e posta elettronica) sono valide: un mezzo per riprogettare l organizzazione aziendale sia in ambito pubblico che privato Consapevolezza che la macchina è partita e non si torna indietro. Conseguenze potenziali sociali ed economiche straordinarie: necessità di informazione e formazione.

8 Da che parte cominciare Dalla consapevolezza che sono necessari Soluzioni innovative basate sull integrazioni Programmi di formazione

9 La conservazione sostitutiva La conservazione degli atti corrisponde ad un bisogno innato dell umanità, bisogno che l ignoranza potrà pur calpestare, ma sopprimere non mai». (Eugenio Casanova, 1928)

10 In cosa consiste la conservazione Per conservazione sostitutiva si intende quel processo che permette di conservare documenti in modo tale che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità.

11 Cosa deve garantire la conservazione L'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento; Integrità del documento; Leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; Reperibilità; Esibizione

12 La conservazione L Archiviazione Elettronica non èla Conservazione Sostitutiva

13 Le leggi e i regolamenti Leggi e regolamenti TU (DPR 445/00): per il protocollo informatico CAD (Dlgs 82/05): per quasi tutti gli altri argomenti. Altre norme post CAD D.lgs 235/2010 Regole tecniche Deliberazione CNIPA n. 11/2004: per la conservazione. DPCM 30 marzo 2009: per la firma digitale. Deliberazione Cnipa 45/2009 DM MEF 23 gennaio 2004 e circolari: per i documenti fiscali. Art bis codice civile Circolari Circolare 45/E del 2005 Circolare 36/E 2006

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15 La conservazione Per conservare sono necessari due strumenti flessibili: La firma digitale La marca temporale

16 Il documento elettronico LA FIRMA DIGITALE E lo strumento che consente di attribuire, senza dubbi, la provenienza di un documento informatico ad un determinato soggetto e la sua integrità di contenuto.

17 La marca temporale Informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici (art. 1 lettera m del DPCM 30/03/2009) Tipicamente inserita durante la fase di firma in appositi campi La marca temporale si acquista preso l Ente Certificatore Accreditato E lo strumento che consente di attribuire una data ed una ora certa ad un documento informatico. La lista degli Enti Certificatori accreditati si trova linkandosi al sito

18 L imprenditore può tenere la contabilità: 1. In forma cartacea La conservazione 2. Con modalità informatiche e obbligo di stampa a condizione che i dati registrati: A. rispettino gli artt e 2219 cod. civ. B. vengano stampati a chiusura dell esercizio, e stampati in caso di verifiche 3. Con le nuove modalità informatiche, a condizione che il documento informatico: A. rispetti gli art e 2219 cod. civ.; sia integrato con la firma elettronica (qualificata dal 2006) con periodicità almeno annuale

19 Deliberazione CNIPA n.11/2004 (1) Suddivide i documenti in due grandi categorie : Documenti informatici Documenti analogici Definisce le modalità di conservazione delle due categorie di documenti; Evidenzia la distinzione tra conservazione di documento analogico non unico e unico, limitando solo in quest ultimo caso il ricorso al Pubblico Ufficiale/Notaio

20 Deliberazione CNIPA n.11/2004 (2) Art.3 Documenti informatici comma 1 Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l apposizione sull insieme di documenti o su evidenza informatica del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo

21 Deliberazione CNIPA n.11/2004 (3) Art.4 Documenti analogici comma 1 Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine su supporti ottici e termina con l apposizione sull insieme di documenti del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo

22 Deliberazione CNIPA n.11/2004 (4) Art.4 Documenti analogici comma 4 Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si conclude con l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d origine

23 Riassumendo PROCESSO di CONSERVAZIONE dei documenti informatici sull INSIEME DEI DOCUMENTI o su EVIDENZA INFORMATICA contenente impronta dei documenti avviene previa memorizzazione termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE TERMINI PER LA CONSERVAZIONE Ogni 15 giorni per le fatture ELETTRONICHE Ogni anno per gli altri documenti

24 Quali documenti Libro giornale Libro inventari Registri IVA Fatture Dichiarazioni Fiscali CUD F23/24 Reversali Mandati Messaggi PEC Referti LUL Libro unico del Lavoro Contratti Scontrini fiscali Distinte meccanografiche Documento di trasporto Registri assicurativi Ritenute d acconto Telegrammi Lettere Ricevute Immagini

25 Imposta di bollo Per libro giornale, libro degli inventari e ogni altro libro tenuto a norma degli artt e 2216 c.c. l imposta èdovuta nella misura di euro 14,62 per ogni cento pagine NB: Se il registro informatico èl imposta èdovuta nella misura si 14,62 per ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse (art. 7 DM 23 Gennaio 2004)

26 Riepilogo delle modalità di tenuta di libri e registri Libri contabili tenuti in forma cartacea Sono formati ed aggiornati direttamente su carta. Libri contabili tenuti con sistemi meccanografici Sono aggiornati e vengono stampati entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni. Libri contabili elettronici Non sono stampati e sono resi immodificabili entro la data dell ultima registrazione di periodo o comunque non oltre tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni.

27 Il Dm 23 gennaio 2004 ha previsto una diversa modalità di determinazione dell imposta legata alla impossibilità di parlare di pagine per i documenti informatici, assumendo come base di riferimento le registrazioni. Èvenuto meno, per i registri informatici l obbligo di vidimazione; la Circolare 36/2006 ha fugato ogni dubbio anche in ordine alla eventualità che il corrispondente cartaceo di un registro tenuto su supporti alternativi sia sottoposto a vidimazione; tale obbligo non sussiste, infatti, per libri e registri Elettronici. Ciò, tuttavia, non fa venire meno l obbligo di pagare l imposta di bollo con le specifiche modalità previste dallo stesso decreto

28 Il pagamento dell imposta di bollo si articola sulla combinazione di due comunicazioni, preventiva e consuntiva, sulla falsariga di quelle previste per il bollo virtuale (quest ultima resta, in ogni caso, una procedura del tutto autonoma; per i libri, registri e documenti non ricompresi nel DM 23 gennaio 2004, il contribuente, infatti, può avvalersi dell autorizzazione rilasciata ai fini del pagamento del bollo virtuale). Le comunicazioni devono essere inviate dalla persona fisica o giuridica tenuta al pagamento del tributo all Agenzia delle Entrate competente in base al domicilio fiscale del contribuente.

29 Entro il mese di gennaio dell anno successivo, il soggetto tenuto al pagamento del tributo presenta all Ufficio delle entrate competente una comunicazione a consuntivo contenente: L indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell anno precedente, con separata specificazione dell importo dovuto per ciascuna tipologia documentale; Gli estremi del versamento della maggiore imposta dovuta o la richiesta di rimborso o compensazione con F23 con Codice Tributo 458T.

30 Le novità: libri e registri elettronici Ai sensi del nuovo articolo 2215 bis del c.c., comma 1, i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Ai sensi del comma 3 Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.segue

31 La fattura elettronica

32 Commissione europea sulla FE La fatturazione elettronica ha il potenziale per fare una grande differenza, per le imprese, i consumatori e il commercio europeo nel suo insieme. I vantaggi in termini di risparmio di tempo e di denaro, sono pienamente in linea con la nostra strategia Europa 2020 e con l Agenda digitale per l Europa in particolare. Michel Barnier, commissario europeo per il mercato interno e i servizi

33 Lo scenario europeo La Commissione europea individua una serie di iniziative concrete per facilitare l adozione della fatturazione elettronica in Europa, e per arrivare ad un adozione su vasta scala della fatturazione elettronica entro il L impiego della fatturazione elettronica dovrà essere favorito dagli Stati membri, invitati ad istituire forum di discussione multilaterali sulla fatturazione elettronica entro giugno 2011; a completamento dell iniziativa la Commissione istituirà un forum di discussione sulla fatturazione elettronica a livello comunitario, che avrà come obiettivo la costituzione di un approccio paneuropeo coerente, che faciliti l emergere di un ambiente e invoicing interoperabile.

34 Direttiva 2010/ 45/UE La direttiva Europea introduce le caratteristiche della fatturazione elettronica. I punti chiave sono: Ricorso alla fatturazione elettronica entro il 2012 ; Autenticità dell origine: prova dell identità del fornitore o del prestatore o dell emittente della fattura; Integrità del contenuto: nessuna modifica dal momento dell emissione a quello di conservazione; Leggibilità nel tempo prescinde dal formato originale con cui la fattura è stata emessa e conservata; La fattura elettronica è subordinata all accordo tra le parti Entrata in vigore dall 11 Agosto del 2010

35 Norme di riferimento Direttiva 2001/115/CE : Linee guida per fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva D.M. 23/01/2004: Obblighi fiscali relativi ai documenti informatici Dlgs 20/02/2004, n 52: Attuazione Direttiva 2001/115/CE Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 art. 209, 210, 211, 212, 213 (Conv. Legge finanziaria 2008) Decreto 7 marzo Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze (G.U. n.103 del 3 maggio 2008). Direttiva Europea 2010/45/UE

36 La fattura elettronica pura PURA quando si ha l accordo tra le parti volto a regolare lo scambio di fatture che rimangono elettroniche per tutto il loro ciclo di vita. Obbligo di conservazione per entrambi i soggetti entro 15 giorni data emissione ricevimento.

37 La fattura elettronica lato emittente Quando manca il consenso del destinatario, l emittente potrà sempre optare per l emissione di una fattura elettronica. In questo caso la fattura sarà elettronica solo per l emittente (quindi sarà dotata di firma digitale e riferimento temporale) mentre sarà una fattura analogica tradizionale per il soggetto destinatario. In questo caso particolare, non essendovi alcuna trasmissione elettronica in senso stretto del documento, la data di emissione della fattura coinciderà con quella indicata sul documento. La Circolare 45/E infatti precisa che: «La fattura (sia analogica che elettronica) spedita o consegna nei modi tradizionali si considera emessa, rispettivamente, al momento della spedizione o della consegna».

38 La fattura elettronica pura PURA quando si ha l accordo tra le parti volto a regolare lo scambio documento informatico predisposto in modo da assicurare: 1 L attestazione della data il Riferimento Temporale 2 L autenticità dell origine 3 L integrità del contenuto la Firma elettronica qualificata La fattura così redatta consente di rispettare gli obblighi fiscali e permette il colloquio diretto tra le applicazioni gestionali del fornitore e del cliente.

39 D.Lgs 52/2004 Conservazione delle fatture Le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma Fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica Obbligo di portare in conservazione le fatture ogni 15 gg. Necessario rifarsi alle norme del DM 23 gennaio 2004 per e regole d di conservazione.

40 FATTURA ELETTRONICA PURA Previo consenso del destinatario Apposizione firma elettronica qualificata e riferimento temporale Il destinatario deve conservare la fattura ricevuta su supporto informatico ART3 dm23 Gennaio 2004 F. E. LATO EMITTENTE Forma alternativa di trasmissione (ad es. manca consenso del destinatario a ricevere fattura elettronica) Per emittente: sempre fattura elettronica Modalità: postalizzazione, e mail (ove manchi consenso destinatario si ha sempre fattura analogica spedita con mezzi elettronici)

41 Il responsabile del procedimento di conservazione

42 Regole tecniche per la conservazione dei documenti Deliberazione CNIPA n. 11/2004 art.5 Introduce la figura del Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva al quale vengono : indicate le attività in cui è coinvolto in prima persona assegnati specifici compiti e responsabilità consentiti diversi gradi di delega

43 Il profilo: attività attribuite B. Archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1. Descrizione del contenuto dell insieme dei documenti; 2. Estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3. Estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati;

44 Il profilo: attività attribuite 4.Indicazione delle copie di sicurezza; C. Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; D. Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; E. Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;

45 Il profilo: attività attribuite F. Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; G. Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l apposizione del riferimento temporale; H. Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

46 Il profilo: attività attribuite 1. il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 2. il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. 3. nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale èsvolto dal dirigente dell ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati...

47 Il profilo: responsabilità principali nelle pubbliche amministrazioni svolge il ruolo di pubblico ufficiale garantisce la leggibilità dei documenti conservati nel tempo può delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura può affidare in tutto o in parte il processo di conservazione a soggetti terzi valuta l integrità, la leggibilità e l identificazione dei documenti

48 Il sistema di nomina del responsabile interno all azienda Quando si sceglie di mantenere all interno dell azienda la conservazione sostitutiva è necessario individuare il responsabile della conservazione predisponendo un atto di nomina; Lo stesso responsabile così designato, potrà, a sua volta, redigere un atto di delega, conferendo ad altri soggetti la gestione di alcune fasi dell iter di conservazione; Ovviamente, il contribuente resterà l unico responsabile nei confronti del fisco per tutto quanto concerne gli obblighi prescritti dalle disposizioni tributarie.

49 Conservazione sostitutiva in outsourcing L art. 5 deliberazione CNIPA 11/2004, ammette che l impresa potrà avvalersi di un soggetto terzo a cui affidare tutti gli oneri gravanti sul Responsabile del procedimento di conservazione. Il responsabile del procedimento risponde (contrattualmente) di tutti i danni riguardanti la non corretta gestione del processo di conservazione; L affidamento verso l esterno avviene in genere mediante la sottoscrizione di un contratto di outsourcing, un rapporto contrattuale strutturato, rivolto all acquisizione di servizi (conservazione sostitutiva).

50 Il manuale della conservazione Il manuale è uno strumento di lavoro per la corretta gestione dei documenti aziendali, nonché della loro conservazione in modalità sostitutiva. Il manuale dovrebbe inoltre richiamare le misure (minime e idonee) di sicurezza previste dal Dlgs 196/2003, quindi far riferimento al Documento programmatico sulla Sicurezza.

51 Attività compiti di natura organizzativa compiti di registrazione compiti di manutenzione e controllo compiti operativi compiti per la protezione dei dati e delle procedure informatiche compiti di assistenza/ispezione compiti di natura fiscale

52 Posta Elettronica Certificata

53 La Posta Elettronica Certificata è un servizio di trasporto che non entra nel merito di ciò che è oggetto del trasferimento. Il servizio di Posta Elettronica Certificata produce le certificazioni a valore legale attestanti l invio e la consegna di un messaggio, solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a Gestori diversi.

54 La conservazione della PEC I gestori dei servizi PEC sono tenuti a conservare i dati relativi agli invii ed alle ricezioni per ogni singola casella per trenta mesi, eventualmente, in base ai contratti, possono conservare anche i messaggi stessi e trascorsi i trenta mesi?

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56 Chi ha necessità di conservare nel tempo i documenti pervenuti o spediti, ha l'esigenza di dotarsi di un servizio di conservazione a norma della deliberazione CNIPA 11/2004 che gli consentirà di preservare la validità nel tempo del documento.

57 Gli ultimi aggiornamenti normativi

58 Decreto Legislativo 30 Dicembre, N. 235 Tra novità introdotte dal D. Lgs. n. 235/2010 : Protocollazione delle standard e delle PEC (art.27) Ridefinizione dei concetti di copia nei passaggi tra analogico e digitale. Confermata la possibilità anche per la Pubblica Amministrazione di affidare in outsourcing i processi di conservazione digitale (art.44, comma 1 ter) Il D.Lgs. 235/10 introduce tre figure nel processo di conservazione sostitutiva: Responsabile della Conservazione, Responsabile della Privacy e Responsabile degli archivi. Il Responsabile della conservazione ha la facoltà di richiedere la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a soggetti pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. Conservatori accreditati: i soggetti pubblici o privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici possono essere accreditati presso Digit PA. Conservazione digitale dei documenti: meno carta, senza perdere né sicurezza né storia (articoli bis)

59 Provvedimento attuativo della comunicazione dell impronta COMUNICATO STAMPA Agenzia delle Entrate 27 ottobre 2010 Si ricorda, infatti, che in virtù di quanto disposto dal dm 23 gennaio 2004 sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali per i documenti informatici e la loro riproduzione in diversi tipi di supporto già da sei anni le aziende possono distruggere fatture e altra documentazione cartacea dopo averla memorizzata su un supporto informatico, a condizione che generino questa impronta.

60 I soggetti e termine ultimo Devono essere individuati i soggetti tenuti ad effettuare l adempimento e sono: Il contribuente direttamente interessato, Il responsabile della conservazione ovvero il soggetto da questo delegato ai sensi della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11 Conformemente a quanto previsto dal menzionato D.M.; come modificato dal decreto ministeriale 6 marzo 2009, è fissato il termine ultimo per procedere all invio, entro il quarto mese alla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

61 Come e quando comunicare l impronta La comunicazione deve essere inviata esclusivamente tramite il canale Entratel o Fisconline e deve contenere, tra le altre informazioni, i dati identificativi dell interessato, del responsabile della conservazione o del suo eventuale delegato, l elenco dei documenti cui si riferisce l impronta, l indicazione del luogo in cui è conservata l evidenza informatica da cui è stata generata l impronta, la marca temporale apposta all archivio. In via generale, i contribuenti che creeranno l archivio informatico dei documenti relativi al 2010 dovranno comunicarne l impronta entro gennaio 2012.

62 Cosa accade per i documenti più datati già archiviati Per gli anni d imposta precedenti al 2010, i contribuenti che hanno proceduto a conservare i documenti rilevanti ai fini tributari con modalità digitale dovranno trasmettere le comunicazioni sempre entro gennaio 2012, ossia entro lo stesso termine d invio previsto per comunicare l impronta dell archivio informatico relativo al Si ricorda che la comunicazione all Agenzia delle Entrate estende la validità dei documenti fino a che permane l obbligo di conservarli ai fini tributari.

63 Dematerializzazione: Vantaggi innegabili Norma certa!

64 Grazie per l attenzione Stefania Rampazzo Divisione Consulting stefania.rampazzo@ifin.it IFIN Sistemi Srl Via G. Medici 9/A Padova