3 Gestire. le presentazioni

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1 3 Gestire le presentazioni Creare una nuova presentazione Salvare una presentazione Salvare sulle nuvole Salvare una presentazione su SkyDrive Aprire una presentazione Passare da una presentazione a un altra Chiudere un documento

2 Microsoft PowerPoint 2013 Ora che hai familiarità con la finestra di PowerPoint, puoi cominciare a lavorare. Il primo passo richiede la creazione di una nuova presentazione con tutto ciò che ne consegue: salvataggio, apertura, chiusura, visualizzazione Questi sono gli argomenti che affronteremo nel capitolo. Creare una nuova presentazione Per creare una nuova presentazione scegli Nuovo dal backstage che compare facendo clic sul pulsante arancione File. Ti trovi di fronte alla stessa schermata che si presenta all avvio di PowerPoint. Nell area centrale (vedi figura 3.1) sono mostrati una serie di modelli tra cui puoi scegliere. Figura 3.1 Creazione di un nuovo documento con PowerPoint. Per esempio, se scegli Presentazione vuota viene creata una presentazione contenente una sola diapositiva, alla quale viene assegnato il nome provvisorio Presentazione1. Per creare una presentazione vuota puoi ricorrere anche alla combinazione di tasti Ctrl+N. 22

3 3: Gestire le presentazioni Se desideri scegliere il tipo di presentazione da creare: nell area centrale fai clic sul modello che pensi possa soddisfare le tue esigenze. Si apre una finestra che ne mostra un anteprima e una descrizione; per confermare la creazione, premi il pulsante Crea; la nuova presentazione appare immediatamente sullo schermo. Procedi alla sua personalizzazione secondo le procedure che apprenderai nel corso di questo libro; qualora tra i modelli non ne trovassi nessuno che invece ti soddisfa e desiderassi quindi accedere a ulteriori modelli presenti sul sito Microsoft, utilizza la casella di ricerca Cerca modelli online che trovi nella parte superiore. Digita il termine che pensi rappresenti al meglio il file che vuoi creare, quindi conferma premendo Invio. In poco tempo l area centrale mostrerà altri modelli tra cui potrai scegliere come appena spiegato. Ovviamente, perché tu riesca a visualizzarli, è necessario che il tuo PC sia collegato a Internet. Salvare una presentazione Alla creazione di una nuova presentazione devi ovviamente far seguire l operazione di salvataggio. Sebbene a prima vista questa possa sembrare un operazione semplice e banale, in realtà richiede che vengano prese diverse decisioni in base, per esempio, al formato e alla posizione (remota o locale) in cui desideri collocare il file. Se prevedi di utilizzarlo esclusivamente per fini personali e sei sicuro che non verrà mai aperto con versioni precedenti di PowerPoint, il modo più semplice per salvarlo consiste nell utilizzare il comando Salva e le relative impostazioni predefinite. Se invece la presentazione deve essere inserita in una cartella per essere utilizzata da altri utenti, oppure se le persone che la vedranno dispongono di un software diverso da Microsoft PowerPoint 2013 o se prevedi di aprirlo in un altro computer, sarà necessario effettuare alcune scelte relative al formato del file e alla posizione in cui salvare la presentazione. A ogni modo, indipendentemente dalle decisioni che prendi, il primo passo verso il salvataggio è uguale per tutti. Fai clic sul pulsante Salva situato sulla barra di accesso rapido. Al primo salvataggio PowerPoint apre una schermata che presenta un riquadro centrale che propone quattro scelte (vedi figura 3.2). 23

4 Microsoft PowerPoint 2013 Figura 3.2 Possibili scelte relative al salvataggio di una presentazione PowerPoint. SkyDrive è un servizio gratuito di Microsoft che consente di archiviare online i propri file proteggendoli con password. Altri percorsi Web include i siti Web usati di recente per salvare o aprire file e un pulsante Sfoglia per salvare la pubblicazione in qualunque sito Web al quale si abbia accesso. Computer include tutte le cartelle presenti nel computer. Aggiungi una posizione consente di aggiungere una posizione online in cui salvare la pubblicazione. Cerchiamo, almeno per ora, di tenere i piedi per terra e vediamo come procedere per salvare il nostro file sul disco del nostro computer. Ipotizzando che tu voglia salvare il file su un disco fisso (o al limite su un disco in rete), scegli la voce Computer. Il riquadro destro fornisce un elenco che, per impostazione predefinita, contiene le ultime cartelle (directory) sulle quali hai lavorato. Se la cartella in cui desideri salvare la presentazione compare in questo elenco fai clic sul suo nome, altrimenti premi il pulsante Sfoglia. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo Salva con nome (vedi figura 3.3). 24

5 3: Gestire le presentazioni Figura 3.3 Finestra di dialogo Salva con nome. Mentre nel primo caso sei già posizionato sulla cartella di destinazione del salvataggio (nella casella Salva in compare il nome della posizione corrente in cui puoi salvare il file), nel secondo caso dovrai procedere a individuarlo. Per questo scopo puoi accedere alle cartelle locali del tuo computer premendo l icona Computer che si trova nell area laterale di questa finestra (perché sia visibile scorri verso il basso utilizzando la barra di scorrimento); selezionando invece Rete, accedi a tutti i dischi della rete. La casella Salva in della finestra di dialogo Salva con nome visualizza il percorso usando un metodo chiamato breadcrumbing (tradotto letteralmente a briciole di pane : il nome si riferisce a Hansel e Gretel che lasciarono una traccia di briciole di pane per trovare il percorso per tornare a casa). Il nome all estrema destra rappresenta il nome della cartella aperta. I nomi che lo precedono sulla sinistra sono quelli delle cartelle genitori. Questa visualizzazione a briciole di pane non solo ti indica dove sei, ma è anche interattiva. Per andare in una delle cartelle genitori fai clic sul suo nome presente sulla barra indirizzo. La barra indirizzo può anche dirti le sottocartelle che una cartella contiene e permetterti di navigare nelle sottocartelle semplicemente con un doppio clic. Infatti, se fai clic sulla freccia rivolta verso destra, situata a destra del nome di ciascuna cartella presente sulla barra Indirizzo (vedi figura 3.3) compare un menu a discesa che elenca tutte le sottocartelle contenute nella cartella. 25

6 Microsoft PowerPoint 2013 In tale menu il nome della sottocartella riportato in grassetto indica la sottocartella aperta in quel momento. Fai clic sul nome della sottocartella su cui desideri spostarti. Individuata la collocazione per il nuovo file, digita il nome che desideri assegnargli nella casella Nome file. Premi Salva o Invio per concludere l operazione di salvataggio. Dopo il primo salvataggio, qualora apportassi ulteriori modifiche, premendo il pulsante Salva (o richiamando Salva dal backstage cui accedi premendo il pulsante File) non verrebbe aperta alcuna finestra: il programma è ormai in possesso delle informazioni necessarie per procedere al salvataggio (nome e posizione) senza farti ulteriori richieste. Nel caso tu volessi salvare una presentazione esistente con un altro nome, scegli Salva con nome dal backstage cui accedi premendo il pulsante File. Seleziona la voce Computer dal riquadro laterale sinistro, quindi scegli, come appena visto, la cartella in cui vuoi che il file venga salvato. In questo modo ti viene mostrata la finestra di dialogo utilizzata nel primo salvataggio, attraverso cui, a questo punto, puoi modificare il nome digitando quello nuovo nella casella Nome file. Procedi esattamente alla stessa maniera se desideri cambiare il formato del file, scegliendo Altri formati dal sottomenu Salva come. In questo caso devi agire sulla casella Tipo file (sempre della finestra Salva con nome). Facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso, in fondo alla casella, si apre un menu a discesa riportante l elenco di tutti i tipi di file tra i quali puoi scegliere. Se in genere desideri salvare le presentazioni di PowerPoint sempre in una stessa cartella, puoi fare in modo che tale cartella venga mostrata nell elenco che appare scegliendo Salva con nome. Selezionala dall elenco delle cartelle utilizzate di recente (qualora non ci fosse, aprila una volta in modo tale che poi appaia), sull estrema destra appare il pulsante (a forma di puntina; vedi figura 3.2) Includi elemento nell elenco. Fai clic. Immediatamente il nome della cartella viene spostato in cima all elenco; una linea (anch essa messa in evidenza nella figura 3.2) separa la zona di cartelle che verranno sempre visualizzate dall elenco di cartelle usate di recente. Salvare sulle nuvole Parlando di PowerPoint 2013 (e in generale di Office 2013) non si può ignorare il fatto che sia fortemente orientato al concetto di cloud (nuvola), sia per l utilizzo sia per i servizi. Ritengo dunque necessario spendere due parole per farti capire meglio questo concetto ormai tanto diffuso e dal quale comunque potresti ricavare qualche vantaggio. 26

7 3: Gestire le presentazioni Il cloud, ovvero nuvola, non è più solo un termine del mondo meteorologico, nemmeno uno degli elementi romantici di un cielo stellato, ma è il termine con cui metaforicamente si indica la rete. Spesso le reti sono connesse ad altre reti di cui, per forza di cose, si sa poco o nulla: queste ultime rappresentano un entità esterna in cui pompare e da cui estrarre informazioni. Questa indeterminazione viene simboleggiata da una nuvoletta. L esempio tipico è Internet: dopo il perimetro del network locale, l ultima connessione è sempre una specie di saetta che si infila in una nuvola, per simboleggiare una rete di cui si conosce il punto di ingresso, la natura dei dati che vengono scambiati, ma non la loro posizione e i loro percorsi. Utilizzare i servizi in the cloud significa per esempio memorizzare i propri documenti su un server anziché dentro il proprio computer, per potervi poi accedere in modo sicuro e protetto da password e da criptaggio avanzato da qualunque posto nel mondo. Ci sono molti servizi diffusi per il clouding, uno dei più famosi è SkyDrive, che fino a un massimo di 7 gigabyte è totalmente gratuito. Creando una presentazione in ufficio, quando dovrai affrontare la fase finale, quella del salvataggio, potrai scegliere direttamente da PowerPoint una cartella su SkyDrive e in modo del tutto automatico il file verrà immagazzinato su un server online totalmente sicuro. Se un domani ti dovessi trovare nella condizione di dover disporre immediatamente di quella presentazione, basterebbe avere un computer (anche quello di uno sconosciuto) perché accedendo a SkyDrive, ovviamente con le tue credenziali, avrai tutti i tuoi file a disposizione. Una volta usciti dal sito SkyDrive, i file spariranno e non lascerai traccia di te. Salvare una presentazione su SkyDrive Microsoft PowerPoint dispone di un comando tramite il quale puoi procedere direttamente al salvataggio online di qualsiasi presentazione utilizzando SkyDrive. Volendo dunque salvare online, nel riquadro centrale del backstage visualizzato quando scegli Salva, questa volta seleziona SkyDrive invece che Computer. Se non risulti già connesso al servizio, per poter accedere dovrai prima inserire il nome utente e la password che hai fornito nel momento della sottoscrizione. Se invece risulti collegato (se lavori con Windows 8 e con un account Microsoft è molto probabile), analogamente a quanto accade per il salvataggio su un disco locale o di rete, il riquadro destro fornisce, anche in questo caso, un elenco contenente le ultime cartelle su cui hai lavorato. 27

8 Microsoft PowerPoint 2013 Se la cartella di destinazione compare in tale elenco, fai clic su di essa, altrimenti premi il pulsante Sfoglia per andare a individuarla. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo Salva con nome, analoga a quella utilizzata al primo salvataggio, attraverso cui, a questo punto, puoi individuare la cartella (che, lo sottolineo, appartiene a SkyDrive e non è più in locale sul tuo computer) e inserire il nome. Premi Salva per concludere l operazione. Per ciascuna cartella esistente o creata ex novo su SkyDrive sono previsti diversi livelli di condivisione e quindi anche di sicurezza. La gestione della condivisione delle cartelle avviene collegandosi allo spazio SkyDrive tramite browser, all indirizzo Aprire una presentazione Una volta avviato PowerPoint, per poter lavorare devi creare una nuova presentazione oppure aprirne una alla quale desideri apportare delle modifiche o aggiungere del testo. Per aprire una presentazione di PowerPoint procedi nel modo seguente: seleziona Apri dal backstage cui accedi premendo il pulsante File (che affianca la prima scheda Home in alto a sinistra della finestra); scegli Apri per accedere alla schermata che presenta un riquadro laterale sinistro con cinque scelte. Nella migliore delle ipotesi trovi già il nome del file nell elenco delle Presentazioni recenti: in tal caso basta un clic su di esso per aprirlo; se così non fosse, in base a dove hai salvato il documento scegli Computer se lo hai salvato in un disco fisso o in rete oppure SkyDrive se si trova online; si apre la finestra di dialogo attraverso cui devi individuare la cartella in cui si trova il file da aprire; una volta definita la cartella in cui si trova il file, seleziona il nome del file e premi il pulsante Apri oppure fai doppio clic sul documento; la tua presentazione viene aperta e visualizzata nella finestra di PowerPoint. Se desideri scegliere la modalità di apertura del tuo file agisci sul pulsante Apri della finestra Apri (vedi figura 3.4), il quale possiede una piccola freccia rivolta verso il basso che fornisce l accesso alle Opzioni di apertura. 28

9 3: Gestire le presentazioni Figura 3.4 Finestra di dialogo Apri con le relative opzioni. In particolare puoi scegliere tra le voci: Apri in sola lettura: consente l apertura del file in modo tale che non possano essere apportate modifiche, a meno che non venga rinominato il file; Apri come copia: apre un duplicato del file selezionato, al quale assegna il nome Copia seguito dal nome del file scelto. In questo modo puoi apportare delle modifiche preservando nello stesso tempo il file originale; Apri nel browser: disponibile solo per documenti di tipo HTML, apre il file selezionato nel browser predefinito; Apri in Visualizzazione protetta: la Visualizzazione protetta è una modalità di sola lettura in cui la maggior parte delle funzioni di modifica viene disabilitata. Parleremo in maniera più dettagliata di questo tipo di visualizzazione tra poco; Apri e ripristina: esegue dei controlli e cerca di risolvere eventuali problemi riscontrati, prima di aprire il documento. 29

10 Microsoft PowerPoint 2013 Per aprire contemporaneamente più presentazioni (le quali verranno sovrapposte) seleziona i loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri. Nel caso i file che desideri aprire non fossero contigui, fai clic sul primo quindi, tenendo premuto il tasto Ctrl, fai clic su tutti gli altri. Passare da una presentazione a un altra Per ogni presentazione aperta viene creata una finestra di PowerPoint. Su tali finestre puoi agire in modo indipendente, ridimensionandole o riducendole a icona. Per passare da una presentazione a un altra procedi in uno dei seguenti modi: sulla barra delle attività fai clic sul pulsante relativo a PowerPoint: vengono mostrate in miniatura le presentazioni aperte. Per passare da una all altra seleziona la sua anteprima; fai clic in qualsiasi punto della finestra contenente la presentazione sulla quale desideri lavorare, sempre che non sia completamente nascosta da altre finestre. In tal caso, utilizza i comandi di disposizione automatica di Power- Point per rendere visibili tutte le finestre, scegliendo Disponi tutto dal gruppo Finestra della scheda Visualizza. Nel caso di documenti affiancati, la finestra attiva è quella con la barra del titolo colorata; tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una fascia orizzontale che presenta una serie di icone, una per ogni finestra aperta. Tenendo sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da un icona all altra: nella casella sottostante le icone è riportato il titolo del documento nonché il nome dell applicazione con cui è stato creato. Una volta individuata l icona della presentazione sulla quale desideri lavorare, rilascia sia il tasto Alt sia il tasto Tab. Chiudere un documento Dal momento che per ogni presentazione di PowerPoint che apri viene utilizzata una finestra indipendente, la chiusura di una presentazione equivale a chiudere la finestra. Pertanto, per chiudere una presentazione, seleziona Chiudi dal backstage cui accedi premendo il pulsante File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra (vedi figura 3.5). 30

11 3: Gestire le presentazioni Figura 3.5 Chiudere una presentazione. In entrambi i casi, comunque, se la presentazione è stata modificata ma non ancora salvata, PowerPoint ti chiederà se vuoi salvare l ultima versione della presentazione. Scegliendo Sì, salvi la presentazione conservando le modifiche apportate. 31