decalogo pratico di un operatore Antonio Massari

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1 L'AVVIO DI UN PROGETTO DI PROTOCOLLO INFORMATICO 10 cose da fare e 10 da non fare decalogo pratico di un operatore Antonio Massari amassari@etnoteam.it

2 Inizio lavori: ottobre 1998 Fine lavori prevista

3 Determinazione delle Aree Organizzative Omogenee AOO = insieme di uffici che condividono: regole e processi il sistema di identificazione dei documenti cercare la dimensione giusta domandandosi: fino a che punto si possono condividere regole e processi? quanto è importante la certificazione interna (intra-amministrazione)? il gigantismo dell AOO-> tante realtà differenti da conciliare = nessuna regola comune realmente attuabile il nanismo dell AOO -> tanti registri che codificano livelli del titolario di archivio 3

4 La scansione dei documenti cartacei Diverse modalità ed usi: Supporto alla consultazione dell archivio Strumento di distribuzione elettronica e lavorazione delle pratiche Archiviazione sostitutiva degli originali cartacei Uso equilibrato dello strumento. Scansiono tutto e distribuisco via ? Fino quante pagine ha senso? Accorta gestione dell archivio informatico in convivenza con quello cartaceo. Che il costo delle fotocopie sia sostituito (ed aumentato) da quello delle stampe. 4

5 Adozione del titolario di classifcazione Piccolo passo per l informatico. enorme balzo in avanti per l amministrazione! Seguire i canoni e le metodologie archivistiche consolidate da tanto tempo. Il che significa: Attento esame del processo di produzione di documenti, analisi di ruoli, responsabilità, criteri di formazione dei fascicoli.. Pensare di cavarsela con l information retrieval 5

6 Uso di workflow management systems Consentono di modellare processi e di dirigerne l esecuzione Una possibile tecnologia per l automazione di attività e procedimenti amministrativi Non tutti i processi si prestano a questo tipo di strumenti Isolare le funzioni base del protocollo Valutare con attenzione su quali processi è utile l applicazione delle tecnologie WFMS Integrare il WFMS con le funzioni di protocollo Schematizzazione rigida di tutti i processi senza opportuna valutazione vantaggi/svantaggi 6

7 Adozione della firma digitale Formidabile (e indispensabile) strumento per ottenere un reale salto di qualità nella gestione documentale nelle PA Un nuovo oggetto, diverso dagli strumenti noti, soprattutto dal punto di vista dell interazione con chi lo usa Regole e standard ancora in evoluzione Attenuare l impatto culturale dovuto all introduzione di tale strumento Uso di tecniche che mettono al centro l utente (es. post-it) Selezionare tipologie documentarie che meglio si prestano (ad oggi) all uso di tale strumento Ritardare l avvio di sperimentazioni. Pensare di sostituire, in tempi rapidi, la firma autografa sul 100% dei documenti 7

8 L integrazione della posta elettronica Probabilmente tra tutti gli strumenti introdotti dal protocollo informatico la posta elettronica è l unico dove si osserva una reale, indiscutibile, velocizzazione delle procedure La circolare AIPA CR/28 del ne esalta le potenzialità nello scambio tra amministrazioni Nella sua variante certificata potrebbe essere la vera killer-application dell e-government Gestire, si, messaggi AIPA compliant o certificati, ma anche messaggi qualsiasi (nel manuale di gestione le AOO possono definire le regole d uso per messaggi qualsiasi) Burocratizzare l Complicare una delle cose semplici disponibili 8

9 La conservazione dei documenti informatici Per una pubblica amministrazione è fondamentale conservare, anche per lungo tempo, i documenti che tratta. La conservazione dei documenti deve garantire: accessibilità bassi rischi di deperimento o perdita dei documenti poter verificarne l autenticità La rapida tendenza all obsolescenza delle tencologie informatiche, unita alle peculiarità della firma digitale, rendono la conservazione dei documenti digitali un problema aperto. Adottare formati aperti, standard e documentati Prepararsi a gestire un archivio digitale come un oggetto molto diverso da un archivio tradizionale Disdegnare l uso del supporto analogico nei casi più a rischio 9

10 L offerta Etnoteam: servizi/ competenze/prodotti m Consulenza organizzativa (valutazione impatto sul personale, processi di riqualificazione, disegno nuovi ruoli e strutture) tecnologica (prospettare opportunità, effettuare benchmarking, analisi costi e rischi) archivistica (definizione titolario, massimari di scarto, piani di conservazione) Formazione sensibilizzazione, formazione di base e specialistica Fornitura di prodotti DOCSPA, Sistemi Documentali, Sistemi di Workflow,Firma digitale, Posta certificata Servizi di sviluppo ed avvio personalizzazione, integrazione, sviluppo ad hoc recupero dati pregressi, addestramento 10

11 Non solo protocollo L offerta Etnoteam: siti e portali consulenza su sicurezza, program management e-soucing di applicazioni internet applicazioni wireless Assegnatari: David Centomini Annarita Bonfigli Pino Colace Alessandro De Simone Notifica (Doc. non notificato) Salva 11

12 Portale Cittadino Genova Informazioni Comune di Genova AMGA Servizi Comune di Genova Sportello online AMGA Pagamenti online tributi multe Integrazione legacy Uffici del comune AMGA Periodo di realizzazione KOM-Rilascio: 60gg 12

13 Grazie per l attenzione! amassari@etnoteam.it Venite a visitare il nostro stand, pad.23 13