Tutto su Zetafax. Tutto su Zetafax. Il Fax Server più apprezzato

Transcript

1 Il Fax Server più apprezzato Equisys è fornitore mondiale di software per la creazione, gestione e spedizione dei documenti. Con oltre clienti in tutto il mondo è conosciuta per la fornitura di software affidabili e semplici da gestire. Zetafax è il Fax Server utilizzato da più di 100 nazioni e supportato da una rete internazionale di partner. Zetafax è un software molto versatile poiché è in grado di soddisfare sia piccole che grandi aziende distribuite in più sedi. Consente di inviare e ricevere fax e messaggi SMS dalla propria postazione e può essere integrato con le applicazioni aziendali per inviare i fax in modo rapido e automatizzato dal proprio desktop o in back office. Zetafax Duo aggiunge la potenza e le caratteristiche di Zetadocs PDF a Zetafax, fornendo una singola interfaccia che consente di creare documenti PDF ed inviarli via o fax in modo sicuro. E una soluzione ideale per la creazione di quotazioni, ordini di acquisto e fatturazioni. Benefici Ad oggi il fax continua ad essere uno dei canali più efficaci per inviare un messaggio in tempo reale. Tuttavia, gli apparati fax tradizionali sono obsoleti, non sempre sicuri e time consuming. Zetafax consente di impiegare un quinto del tempo speso con un fax tradizionale, indipendentemente dal tipo di documento che si intende trasmettere. Inviare i fax direttamente dal proprio desktop è facile come inviare un documento ad una stampante. Invece di essere stampato su carta, il documento verrà convertito in formato fax pronto per essere inviato. E possibile inoltre selezionare una copertina ed una carta intestata personalizzata e scegliere di inviare il messaggio immediatamente o in un secondo momento. Gestione completa del fax E dimostrato che utilizzando Zetafax è possibile risparmiare fino all 80% del tempo impiegato per inviare un fax in modo tradizionale, con evidente risparmio dei costi. Gli IT Managers possono ridurre ulteriormente i costi di invio fax utilizzando il modulo Zetafax Least Cost Routing (LCR) e configurando quando e in quale parte del mondo gli utenti possono inviare i fax. Un altro fattore da non sottovalutare è la capacità di recuperare rapidamente le informazioni. Infatti, tutti i fax inviati e ricevuti possono essere archiviati all interno del sistema, consentendo agli utenti di avere in qualsiasi momento un accesso rapido a tutti i messaggi senza alcun bisogno di gestire o consultare un archivio cartaceo.. Prima di inviare un fax è possibile visualizzarlo in diverse modalità: utilizzando l applicazione Zetafax Client o integrando Zetafax con la posta elettronica. L integrazione con la posta elettronica, consente di avere in un unico archivio, tutte le comunicazioni aziendali e fax, con un ulteriore abbattimento dei costi di training. The fax wizard helps you prepare and send faxes 1

2 Semplice Zetafax è stato progettato per essere estremamente semplice da utilizzare e offre diverse modalità per creare ed inviare i fax, in modo da soddisfare qualsiasi esigenza aziendale. Il wizard del client Zetafax guida l utente alla creazione e all indirizzamento del fax, consentendogli di scegliere tra le varie opzioni disponibili. Copertine Utilizzando l editor grafico di Zetafax è possibile creare nuove copertine consentendo cosi all utente di selezionare, in fase di invio fax, la copertina personalizzata. Di default, le copertine dispongono di un numero di campi compilati in automatico dal sistema (come ad esempio il nome del mittente e il numero di pagine fax). Il nome del mittente corrisponde all utente Zetafax che ha effettuato l invio, ma può essere modificato su ogni fax inviato. Possono essere aggiunti altri campi come ad esempio il numero di telefono, il numero del fax e l indirizzo The Zetafax Client is rich in features and easy to use Carta Intestata La carta intestata può essere utilizzata dagli utenti per inviare via fax documenti contrassegnati dal logo dell azienda senza costi aggiuntivi. Allegati Con Zetafax è possibile salvare in cartelle centralizzate degli allegati standard, come ad esempio brochure. Ideale per i processi ripetitivi, come ad esempio invio di offerte o bilanci, Zetafax Duo migliora questa funzionalità usufruendo dei suoi modelli standard che consentono di unire intestazioni, allegati e testo personalizzato con una sola operazione. Centro di Costo Per le aziende che hanno la necessità di tenere traccia dei costi, gli utenti hanno la possibilità di specificare il centro di costo per ogni singolo invio oppure può essere configurato come campo obbligatorio. Orario di invio E possibile configurare determinate fasce di orario e giorni in cui è consentito agli utenti di inviare fax. Questa funzionalità consente di velocizzare l invio dei fax e a ridurre i costi delle chiamate. Risoluzione Fax Zetafax supporta la risoluzione standard e alta. Di default è impostata la risoluzione ( Normal ), ma ogni utente ha la possibilità di modificare tale impostazione a seconda delle proprie esigenze. Visualizzazione e annotazione dei fax Zetafax gestisce tutti i fax in formato TIFF e dispone di un suo visualizzatore che consente all utente di visualizzare e annotare i fax. Annotare un fax direttamente dalla propria postazione elimina la necessità di dover stampare il fax, mettere il timbro, aggiungere un commento o una nota. Infine, è molto semplice configurare il server fax per ricevere i fax come allegati di diversi formati come ad esempio PDF Stampa dei fax Gli utenti possono stampare manualmente ogni fax inviato e/o ricevuto, oppure è possibile configurare il server Zetafax per stamparli in automatico. Questa funzionalità è molto utile per le aziende che ancora necessitano di gestire i fax ricevuti in cartaceo, ma che comunque desiderano avere un archivio centralizzato on-line. Ogni fax inviato o ricevuto può essere stampato con il rapportino che fornisce i dettagli di trasmissione, sia a grandezza A4 che di dimensioni ridotte per risparmiare carta. Inoltro dei fax ricevuti I fax ricevuti possono essere visualizzati sullo schermo e inoltrati manualmente via fax ad altri utenti Zetafax o ad un indirizzo Reinvio di un fax Quando un fax inviato a più persone fallisce, è sufficiente reinviare lo stesso per ritentare l invio solo ai destinatari mancanti. Scansione dei documenti Zetafax supporta una vasta gamma di scanner, comprese le stampanti multifunzione (MFP). Con Zetafax Duo è possibile gestire la scansione a colori in formato PDF per l invio in posta elettronica. Maggiori dettagli sono reperibili nella sezione scanner e stampanti MFP più avanti in questo documento. 2

3 Potente Faxes may be previewed before sending Giunto alla sua sedicesima versione, Zetafax è in grado di soddisfare anche i clienti più esigenti. Unione di documenti multipli E possibile inviare documenti multipli, come un fax unico, utilizzando la funzione Multi- Documento o in alternativa, allegare più file ad un messagio in Microsoft Outlook. E possibile unire differenti tipi di file come Word, PowePoint ed Excel. Questa funzionalità è ancora più evidente utilizzando Zetafax Duo poiché consente di creare un multi documento in modo semplice e ordinato e assicurando che venga ricevuto un unico fax o un unico allegato PDF di un . Fax mail merge e PDF Il modo più semplice per gestire l invio di un fax a più destinatari è quello di creare un modello di stampa unione in Microsoft Word ed importare i dati dei destinatari da un foglio di calcolo Excel. Con l aggiunta dei comandi embedded all interno del documento è possibile aggiungere le informazioni di ogni destinatario. Zetafax Duo estende questa funzionalità di personalizzazione alle in formato PDF. I comandi che possono essere utilizzati per personalizzare un fax sono i dati del destinatario, i recapiti del mittente, la data, l ora e gli allegati. Regole della Inbox Il client Zetafax offre la possibilità di creare le Regole della Inbox in modo da consentire la gestione dei messaggi in modo efficace. Ad esempio, è possibile inoltrare una copia di tutti i fax da un determinato mittente ad un collega o di impostare l inoltro di tutti i fax quando non si è in ufficio. Contrassegno dei messaggi Proprio come le , i fax ricevuti possono essere contrassegnati come letti o non letti, o aggiungere un follow up Nome del mittente I fax tradizionali hanno come identificativo solo l ID del mittente (CSID). Zetafax consente agli utenti di associare un nome ad ogni mittente, che potrà essere visualizzato al posto del numero sui fax ricevuti. Controllo dell intestazione Zetafax consente di personalizzare la riga di intestazione nella parte superiore di ogni pagina del fax che viene inviato. E possibile abilitare o meno ulteriori campi come ad esempio il numero di pagina, il nome del mittente, il nome del destinatario, la data e l ora. Avvisi a schermo Gli utenti possono decidere di ricever gli avvisi da un pop-up o da un messaggio sulla barra delle applicazioni Windows. E possibile inoltre abilitare ulteriori avvisi come ad esempio quando viene ricevuto un fax, quando un messaggio è pronto per l anteprima, quando un messaggio è stato inviato o quando un messaggio non è stato inviato correttamente. Rubriche Zetafax ha una propria rubrica che può essere sia pubblica che privata.. Zetafax conserva anche un elenco di numeri di fax utilizzati di recente per ciascun utente e supporta l utilizzo di rubriche MAPI (ad esempio Microsoft Outlook). In alternativa è possibile importare rubriche CSV e database ODBC compatibili. OCR Zetafax si integra con i principali pacchetti di OCR consentendo all utente di convertire i fax ricevuti in file di testo per poi essere letti in un word processor Distribuzione e aggiornamenti automatici E possibile richiedere al client Zetafax di rilevare eventuali aggiornamenti del software suggerendone l installazione. Shortcuts tastiera e mouse Per velocizzare ulteriormente la procedura di invio fax, all interno del client Zetafax è possibile utilizzare la funzionalità di drag and drop e i tasti di scelta rapida. 3

4 Integrato Zetafax può essere integrato con qualsiasi applicazione consentendo agli utenti di inviare i fax direttamente dalle stesse. Piattaforme Microsoft Supportate Zetafax supporta le più recenti piattaforme Microsoft, incluso Windows 2008 server R2, Office 2010, Exchange 2010 e Windows 7. Nella licenza standard sono compresi gli addin di Office per Microsoft Word, PowerPoint ed Excel che aggiungono un pulsante sulla barra degli strumenti per inviare i fax con un solo click direttamente dall applicazione Office che si sta utilizzando. Microsoft Office add-ins Gli add-in di Office per Microsoft Word, PowerPoint ed Excel sono standard ed aggiungono un pulsante nella barra degli strumenti che consente all utente di inviare il fax. In Word 2012 ed Excel 2010, Zetafax utilizza la barra multifunzione di Office e del pulsante di menu per una perfetta integrazione. Microsoft Outlook ed altri client Se è stato configurata l integrazione con il proprio server, è possibile inviare e ricevere fax utilizzando il client di posta elettronica preferito, come ad esempio Microsoft Outlook. Il componente aggiuntivo di Outlook consente di accedere a molte delle funzionalità di Zetafax, come ad esempio copertine, carta intestata, orario di invio, anteprima e allegati. L integrazione con la rubrica di Outlook permette all utente di inserire un contatto fax come se fosse un . E possibile infine creare un nuovo fax anche se Outlook è Offline in modo da inviarlo appena viene ripristinata la connessione. Fax Relay Il Fax Relay è un componente software di Zetafax che permette di utilizzare apparati fax tradizionali e/o dispositivi multi-funzione (MFP) come scanner di rete intelligenti perchè si integra con la coda di spedizione di Zetafax Server. Grazie a questa nuova e potente funzionalità, tutti i fax inviati, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, sono indicizzati e storicizzati nell'archivio Zetafax, con i seguenti vantaggi: Nessun fax sarà più smarrito: con il fax relay tutti i documenti sono memorizzati in modo sicuro, eliminando il rischio di smarrimento ed assicurando allo stesso tempoun facile e rapido recupero Riduzione del TCO (Total Cost of Ownership): nessuna linea dedicata significa ottimizzare i costi telefonici Maggiore flessibilità nel posizionamento degli apparati fax: grazie alla connessione con la LAN aziendale ed un ATA (Analog Telephone Adapter) non è più richiesto un cablaggio telefonico dedicato Maggiore efficienza: con un solo passaggio si ottiene la scansione del documento e l invio a Zetafax Server per la spedizione e l archiviazione Integrazione con CRM Zetafax può essere integrato con la maggior parte dei pacchetti CRM. La funzionalità di embedded addressing di Zetafax consente di specificare il nome del destinatario e il numero di fax all interno del documento in fase di stampa. Questa funzionalità può essere utilizzata per la stampa unione in modo da recuperare i dati dei destinatari direttamente dal CRM. Zetafax Duo può essere integrato con ACT! Da Sage per creare fax uniti e file PDF come ad esempio quotazioni, proposte, brochure ecc. Questi documenti possono essere inviati via fax o via a contatti singoli o gruppi di contatti presenti all interno di ACT!. Infine, gli utenti possono memorizzare gli invii effettuati all interno del database di ACT! Microsoft Dynamics e SalesLogix Il software Zetadocs comprende prodotti per Microsoft Dynamics NAV e GP, e SalesLogix. Questi software possono essere integrati con Zetafax per inviare i fax direttamente da tali applicazioni. Maggiori informazioni sulla gamma di prodotti Zetadocs. Altre applicazioni I documenti generati da altre applicazioni possono essere inviati via fax utilizzando la stampante Zetafax printer ed inserendo le informazioni richieste. API Toolkit Gli sviluppatori possono utilizzare il modulo Zetafax API Toolkit per integrare qualsiasi applicazione a Zetafax. Per maggiori informazioni visualizzare la sezione API Toolkit più avanti in questo documento. Opzioni di Connessione Fax Over IP Lo Zetafax Fax Over IP Connector è una soluzione software che consente al server Zetafax di comunicare con un sistema Fax Over IP (FoIP o T.38) utilizzando la rete locale. Questa infrastruttura elimina la necessità di collegare le linee telefoniche direttamente al server Zetafax, oppure di riconfigurare l hardware ogni volta che è necessario spostare il server Zetafax su un altro computer (es: Failover automatico) La maggior parte dei nuovi PBX supportano il FoIP utilizzando una scheda Ethernet standard, e molti PBX tradizionali possono essere aggiornati alla nuova infrastruttura. In alternativa, è possibile collegare in rete un gateway T.38 che può supportare linee Permissioning controls where and when each user may send faxes analogiche o digitali (ISDN), e sono disponibile in varie configurazioni. il Fax Over IP Connector diventa indispensabile quando il server Zetafax deve essere installato in ambienti virtualizzati come ad esempio VMware, se non sono supportate schede fax intelligenti e hardware fax. Schede fax intelligenti Zetafax supporta i fax di Gruppo III in modalità standard (200x100 dpi) e in modalità fine (200x200 dpi) utilizzando il protocollo T.30 a diverse velocità e utilizzando una vasta gamma di tecniche di compressione. Con una scheda fax intelligente Brooktrout o Diva Server, Zetafax è in grado di inviare i fax utilizzando la correzione degli errori (ECM) per ridurre la frequenza dei fallimenti, e la compressione (MMR) per diminuire i tempi di chiamata. Le schede fax intelligenti possono essere utilizzate con linee ISDN e analogiche che contengono il dato DID in modo da poter configurare il routing per i fax ricevuti. 4

5 Modem fax Zetafax supporta i modem fax standard per inviare e ricevere fax utilizzando la compressione standard dei fax (MH). Il tempo di trasmissione e connessione è meno buona rispetto alle schede fax intelligenti, ma possono comunque essere un opzione per sistemi piccoli o come hardware di backup nei sistemi in fai lover. Messaggi di testo L opzione di invio SMS consente di inviare e ricevere messaggi SMS all interno del client Zetafax. Possono essere collegati a Zetafax Server uno o piu modem GSM per gestire il traffico SMS. Semplice da gestire Il server Zetafax è stato progettato per essere semplice da installare e gestire, ma allo stesso tempo contiene funzionalità avanzate per le installazioni piu esigenti. Coda di priorità centralizzata Il fax server ha una coda di tutti i messaggi degli utenti al quale è possibile impostare una priorità urgente, normale o background.. Questa funzionalità garantisce che fax di grandi dimensioni non interrompa il regolare funzionamento del software fax. Una volta in coda, un messaggio può essere inviato immediatamente o messo in attesa. Utilizzo ristretto del fax L Opzione Do not dial number restriction consente di specificare i numeri ai quali non è consentito inviare i fax. E possibile specificare: - Numeri individuali che non devono essere selezionati - Tutte le comunicazioni internazionali che devono essere bloccate - I numeri a tariffa maggiorata Ulteriori impostazioni dell amministratore consentono di controllare come e quando ogni utente può inviare il fax. Archiviazione Zetafax consente di archiviare tutti i fax inviati e/o ricevuti (compresi di rapporto di trasmissione), permettendo agli utenti di recuperarli autonomamente. E supportata sia l archiviazione locale che quella centralizzata. E inoltre possibile stampare i fax in automatico su qualsiasi stampante di rete, con la pagina del rapportino che indica il tempo di connessione e i dettagli di invio. Filtro dei messaggi Junk Il filtro dei messaggi junk di Zetafax blocca i messaggi fax in arrivo da mittenti specifici. Tale funzionalità consente di specificare i numeri di fax e SMS da cui non si desidera ricevere messaggi. I messaggi indesiderati possono essere memorizzati all interno della cartella Junk. Server failover Per rendere più sicuro il fax server e garantirne il funzionamento in qualsiasi occasione è possibile installare un secondo server Zetafax che si attiverà in caso di fallimento del primo. Questo consente di risolvere i problemi di crash del sistema o di guasti hardware, oppure di effettuare aggiornamenti del sistema senza dover interrompere l utilizzo di Zetafax. Server failover setup 5

6 Strumenti di amministrazione Zetafax server possiede una console per il monitoraggio in tempo reale delle attività del server fax e un programma di configurazione in MMC per configurare le autorizzazioni, gli utenti e i device. E possibile gestire da remoto il server Zetafax utilizzando lo Zetafax Remote Administration Il visualizzatore di eventi di Windows consente di visualizzare eventuali problemi che possono verificarsi sul server Zetafax durante il suo uso quotidiano. Fornisce infatti informazioni sugli eventi come ad esempio errori, avvisi o fallimenti di task specifici. Alcuni eventi critici vengono inoltre visualizzati a schermo oltre che nel registro eventi. Il Performance Monitor di Windows consente di monitorare le prestazioni del server Zetafax localmente o da remoto. E possibile visualizzare questi dati in tempo reale, utilizzare grafici e report ed impostare allarmi per avvisare quando un valore di soglia viene superata Report sull utilizzo del fax Il report di Zetafax server consente di memorizzare i dati del server Zetafax all interno del rapportino, e può essere configurato per mostrare solo i dati relativi a determinati utenti, periodi di tempo specifici o per destinazioni specifiche. I grafici e i report possono essere generati in base a: - il numero medio dei fax inviati ogni ora in un determinato periodo di tempo - il numero di fax inviati ogni giorno della settimana per un periodo di tempo - tutte le informazioni memorizzate su ogni fax inviato, entro un periodo di tempo - il numero di pagine inviate a ciascun paese entro un determinato periodo di tempo - una sintesi di ogni fax inviato in un determinato periodo di tempo, che mostra il mittente, il destinatario, la data e ora di invio, e il tempo impiegato per ogni fax che è stato inviato dalla vostra azienda - il numero di fax, il numero di pagine e il tempo necessario per inviare Questi report possono essere filtrati in base al paese di destinazione, il mittente, il destinatario e il centro di costo. Zetafax Gateway Lo Zetafax Gateway è un componente standard di Zetafax Server. Consente agli utenti di inviare un messaggio a un destinatario fax, come se fosse un . L gateway consente anche di ricevere i messaggi fax in posta elettronica come allegati. L Gateway converte i messaggi in formato fax prima di inoltrarli al server Zetafax. Il corpo del messaggio di posta elettronica viene convertito ed inviato come testo della copertina del fax. Anche eventuali file allegati, come ad esempio documenti word o Excel, vengono convertiti dal gateway in formato fax. Notifiche Quando si invia un fax da un fax tradizionale o ad un software fax, viene ricevuta la notifica di corretto invio o di spedizione fallita. Allo stesso modo, quando si invia un fax utilizzando l gateway, viene ricevuta sul client di posta la notifica di corretto invio o spedizione fallita. Se necessario, oltre alla notifica è possibile ricevere una copia del fax inviato. Ricezione dei fax L Gateway può essere configurato in modo che I fax ricevuti vengano inoltrati nel client di posta dell utente. Il fax verrà ricevuto come un allegato grafico. L Exchange Connector contiene dei moduli per Outlook che consentono di visualizzare il fax senza l utilizzo di visualizzatori esterni. Zetafax Outlook Extensions Il grado di integrazione di Zetafax con Microsoft Outlook è superiore a quello offerto dalla maggior parte degli altri fax server. Se gli utenti desiderano inviare un fax dal proprio client di posta Outlook, possono utilizzare delle funzionalità simili a quelle del client Zetafax. Gli utenti sono anche in grado di specificare le opzioni di invio, come ad esempio selezionare una copertina o carta intestata personalizzata. Per poter usufruire di tali opzioni è necessario installare le outlook Extension su ogni macchina client. Tale installazione può anche essere effettuata da remoto utilizzando le Group Policy integration and web client support are standard 6

7 Zetafax Automation Toolkit Le API di Zetafax o Application Programmers Interface consentono agli sviluppatori di interagire direttamente con il server Zetafax senza dover utilizzare il Client Zetafax. Con la licenza standard di Zetafax è possibile utilizzare solo alcune funzionalità base delle API, pertanto, per un utilizzo più complesso, è necessario acquistare la licenza add-on API Toolkit. Tale add-on può essere acquistato in qualsiasi momento contattando il vostro rivenditore. Utilizzando le Automation Toolkit di Zetafax è possibile inviare al server Zetafax messaggi fax o SMS in diverse modalità progettate per rendere l invio automatico dei messaggi da altre applicazioni estremamente facile da implementare. File di submit Il metodo più semplice per inviare i fax è creando un messaggio di testo nella cartella di un file server un file SUBMIT. Questo file può contenere sia il contenuto del messaggio che le informazioni di indirizzamento, oppure possono essere suddivise in due file distinti. Zetafax verifica la cartella per verificare se ci sono nuovi file e gestisce in automatico tutti i file che trova inviando il messaggio ad un numero fax o ad un numero SMS. Il client Zetafax può essere utilizzato per monitorare il processo di invio e reinviare i fax falliti. Zetafax Web Client Embedded addressing Alcune informazioni di indirizzamento e altre impostazioni fax (come ad esempio, orario di invio, priorità, risoluzione, copertina e carta intestata) possono essere incorporati in un documento word o in altre applicazioni. Tali comandi vengono inseriti nel documento utilizzando una sintassi particolare, come ad esempio: :%% [Fax: ] Quando il documento viene stampato con la Zetafax printer, vengono utilizzati i comandi di indirizzamento inseriti precedentemente nel documento per inviare il fax. In questo modo non verrà visualizzato il wizard del client Zetafax e il fax verrà inviato in automatico al server Zetafax. APIs per programmatori Il metodo piu potente per inviare i fax al fax server è utilizzare il componente di programmazione delle API. Il programmatore delle API può essere utilizzato con la maggior parte dei linguaggi di programmazione, tra cui C #,. NET, COM, C + + e C. Document conversion add-on Zetafax converte i documenti più utilizzati, documenti word, fogli elettronici e PDF, in formato TIFF in modo che possano essere inviati via fax come allegati. Anche il client Zetafax converte i file nei seguenti formati: ASCII, BMP, DCX, bitmap EPS, GIF, JPEG, PCX, PICT, Targa, TIFF e altri. Qualsiasi altro formato può essere inviato via fax utilizzando la Zetafax printer. Utilizzando l add-on denominato Document Conversion è possibile convertire in formato TIFF fino a 255 tipi di file, incluso documenti word, excel, presentazioni, immagini e file di database. Tale add-on può essere utilizzato nei seguenti ambiti: Web Client Gli utenti che utilizzano il Web Client possono allegare qualsiasi tipo di file utilizzando il Document Conversion Zetafax Automation Toolkit Gli utenti che utilizzano le Automation Toolkit di Zetafax possono inviare fax da applicazioni di terze parti con allegati di qualsiasi tipo, perché Zetafax li convertirà in formato TIFF utilizzando il Document Conversion. Senza il Document Conversion, gli utenti che utilizzano il Web Client e le API possono inviare solo file di testo e immagini, come ad esempio BMP, JPEG e TIFF gateway Lo Zetafax Gateway è in grado di convertire i file in formato TIFF utilizzando l'applicazione nativa (Doctiff Lite) o l'add-on del Document Conversion. Se si utilizza l'add-on del Document Conversion, è possibile convertire 256 formati di file diversi, a differenza invece del Doctiff Lite che consente la conversione solo dei file Office e PDF. 7

8 Scanners & MFPs Il client Zetafax supporta gli scanner TWAIN personal-based. Zetafax Duo estende l utilizzo di scanner per la scansione a colori in formato PDF per l invio via . Inoltre, il server Zetafax supporta gli scanner di rete come ad esempio HP Digital Senders. Gli utenti possono eseguire la scansione del documento da qualsiasi scanner ed inviare i messaggi direttamente da quest ultimo. ecopy Lo Zetafax ecopy connector si integra con il software ecopy ShareScan OP per consentire agli utenti di inviare i documenti direttamente da dispositivi multifunzione (MFP) Quando si invia un fax da una stampante multifunzione, viene automaticamente associato alla casella di posta elettronica, consentendo di gestire i fax insieme agli altri messaggi. Se si verifica un errore durante l invio si riceverà una notifica e il fax verrà reinviato in automatico al server Zetafax. I documenti trasmessi possono essere archiviati in una cartella centralizzata per essere visibili a tutti gli utenti. Fax Ricevuti Zetafax supporta, in modalità standard, una vasta gamma di opzioni di routing per i fax ricevuti. Questa funzionalità include l inoltro dei fax ricevuti basandosi sul DID o DDI, dove ad ogni utente viene assegnato un numero di fax personale per ricevere i fax sul proprio Client Zetafax, sul Client Web Zetafax o via . Direct dial routing Molti operatori ISDN offrono due opzioni di linea diretta: Il Multi Subscriber Numbering (MSN), dove vengono richiesti dieci o meno numeri diretti e il Direct Inward Dialing (DDI) per richiedere ulteriori numeri. Zetafax può essere utilizzato con entrambe le opzioni. Possono essere utilizzati collegamenti interni analogici di un PBX con schede fax intelligenti analogiche in modo da indirizzare i fax ricevuti alle postazioni degli utenti. Solitamente vengono utilizzati i toni DTMF per trasmettere al server fax il numero diretto. Per sistemi che hanno le linee telefoniche collegate direttamente al server Zetafax, Equisys raccomanda l utilizzo di schede fax Brooktrout e Dialogic Diva Server per effettuare il routing. Sono disponibili varie opzioni per linee ISDN2 Basic Rate Interface (BRI), linee ISDN30 Primary Rate Interface (PRI) e le linee analogiche DID. Il routing automatico dei fax è supportato anche in ambiente Fax Over IP (FoIP), utilizzando lo Zetafax FoIP Connector con un IP PBX o un gateway T.38. Station ID suffix routing Se si invia un fax ad un altro sistema Zetafax, è possibile specificare il nome utente del destinatario in modo che il fax venga inviato direttamente a tale utente. Questo viene effettuato aggiungendo il nome utente alla fine del numero di fax di destinazione, separati dai due punti, ad esempio : Brian. T.30 sub-addressing Anche se raramente utilizzato, è stato aggiunto il Gruppo 3 ITU T.30 per consentire il sub-address in aggiunta al numero di fax di base. Routing basato sul Sender ID Questa funzionalità verifica chi ha inviato il fax per determinarne il destinatario, utilizzando le regole configurate dall amministratore o dai singoli utenti. Inoltro automatico Questa funzionalità consente l inoltro di tutti i A wide range of client options fax per un utente specifico ad un altro utente. Questo potrebbe essere utilizzato quando qualcuno è malato o in vacanza. Least Cost Routing (LCR) Se l azienda ha più di una sede e più di un fax server, il modulo Least Cost Routing consente di ridurre i costi di invio fax unendo due o più server Zetafax in luoghi diversi. L LCR inoltra un fax inviato al server fax più vicino alla destinazione finale del fax. Possono essere configurate le comunicazioni da server a server via WAN (usando i file condivisi) o via (WAN o Internet) come regole di routing in base alla posizione, dimensione del fax, utente della rete e orario. I fax inviati tramite l LCR possono anche essere criptati tra i server fax. Se il collegamento tra i server si interrompe, può essere attivato il reinoltro automatico dei fax. Ad esempio, un azienda con un ufficio a Londra e uno a New York può scegliere di configurare il proprio server di Londra per indirizzare tutti i fax destinati al Nord America utilizzando il server di New York. La trasmissione del fax utilizzando la rete telefonica del server di New York può dare un risparmio rispetto al costo di trasmissione a lunga distanza tra il punto di origine del fax a Londra. Altri fattori, oltre la destinazione dei fax, può essere importante per decidere da quale server deve essere spedito il fax. 8

9 Specifiche tecniche Zetafax Server: Zetafax Server può essere installato in ambienti Microsoft Windows e supporta fino a 100 linee di fax contemporanee. Il componente server è noto per la sua affidabilità ed è adatto per essere utilizzato in installazioni business critical. Può essere inoltre integrato con il server grazie alla funzionalità Zetafax Gateway. Integrazione con Microsoft Exchange Zetafax Gateway permette l integrazione nativa con Microsoft Exchange. Sono supportate le seguenti configurazioni: Microsoft Exchange 2010 Microsoft Exchange Server 2007 Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Exchange 2003/2007/2012 in ambienti cluster Windows 2003/2008 Server (solo il connettore di Zetafax per Exchange) Integrazione con IBM Lotus Domino e Notes Zetafax Gateway si integra in modo nativo anche con Lotus Notes e Domino utilizzando le Opzioni di Zetafax per Lotus Notes. Sono supportate le seguenti configurazioni di Lotus Domino: versioni 6.5, 7, 8 e 8.5 Integrazione con I sistemi SMTP Lo Zetafax Gateway può integrarsi anche con sistemi di posta elettronica che utlizzano il protocollo SMTP. Questa modalità di integrazione, consente l utilizzo di sistemi di posta elettronica e applicazioni client di tipo Open Source. Prerequisiti hardware del Fax Server Microsoft Windows 7: 1.4GHz Pentium compatible CPU or faster, 1GB RAM (1.5GB recommended) Microsoft Windows Server 2008 R2 (64 bit): 1.4GHz Pentium-compatible CPU or faster, 1GB RAM (1.5GB recommended) Windows Server 2008 (32 bit e 64 bit) da 1 GHz CPU Pentium compatibile o superiore, 1 GB di RAM (consigliati 1,5 GB), device fax compatibile Windows Server 2003 (32 bit e 64 bit) 550MHz CPU Pentium compatibile o superiore, 512MB RAM (1GB raccomandato), device fax compatibile Microsoft Small Business Server MHz CPU compatibile con Pentium o superiore, 512MB RAM (1GB raccomandato), device fax compatibile Microsoft Small Business Server 2008: 2GHz (x64 processor) or faster for single core, 1.5GHz multicore Pentium-compatible CPU or faster, 4GB RAM Microsoft Small Business Server 2011: 2GHz (x64 processor) or faster for single core, 1.5GHz multicore Pentium-compatible CPU or faster, 4GB RAM Windows Vista Business, Enterprise o Ultimate Edition (32 bit e 64 bit) da 1 GHz CPU compatibile con Pentium o superiore, 1 GB di RAM (consigliati 1,5 GB), device fax compatibile Windows XP Professional CPU Pentium 300 MHz compatibile o più veloce, 512MB RAM (1GB raccomandato), device fax compatibile Macchine virtuale VMware ESX o ESXi con Windows Server 2008 (32 bit e 64 bit) da 1 GHz CPU Pentium compatibile o superiore, 512MB RAM (1GB raccomandato), connettore Fax over IP compatibile con sistema di telefonia IP o gateway T.38 Macchine virtuali VMware ESX o ESXi con Windows Server 2003 (32 bit e 64 bit) 550MHz CPU Pentium compatibile o superiore, 1 GB di RAM (consigliati 1,5 GB), connettore Fax over IP compatibile con sistema di telefonia IP o gateway T.38 Per supportare più di 10 utenti, è necessario un sistema operativo server, come ad esempio Windows Server Per supportare più di 25 utenti si consiglia di utilizzare un server dedicato fax. Scanner e stampanti Zetafax supporta i seguenti scanner e stampanti: scanner TWAIN compatibile Hewlett Packard 8100C Digital Sender * Hewlett Packard 9100C Digital Sender Hewlett Packard Network ScanJet 5 stampanti di grafica Canon, Gestetner, HP, Konica- Minolta, Lanier, Ricoh, Savin, Sharp e Toshiba MFP Windows compatibili * Supportato solo con il server SMTP. Supportato solo per l utilizzo con ecopy ShareScan OP Schede fax e modem Zetafax supporta i seguenti tipi di schede fax, modem fax e software Fax Over IP: schede fax intelligenti Dialogic Brooktrout e Dialogic Diva Server software SR140 se acquistato come parte del connettore di Zetafax modem fax di Classe 1, Classe 2, Classe 2.0 e Classe 2.1 Active controller ISDN CAPI 2.0 (che supporta il protocollo T.30) Sistemi di telefonia IP e gateway Lo Zetafax Fax over IP Connector utilizza la tecnologia Brooktrout SR140, e supporta una vasta gamma di sistemi telefonici e gateway utilizzando il protocollo Fax over IP (FoIP o T.38). Dispositivi GSM Equisys raccomanda il seguente modem GSM per l utilizzo con Zetafax SMS Gateway: Wavecom Fastrack Modem M1306B Specifiche tecniche: Client fax Zetafax supporta una vasta gamma di opzioni client. Il Client Zetafax è un potente software per Windows che include un driver della stampante fax in modo che i documenti possono essere inviati da qualsiasi software di Windows alla stampante Zetafax. Il Client Zetafax FaxBroadcast è progettato per l invio di un alto volume di fax, mentre lo Zetafax Web Client consente agli utenti di inviare e ricevere messaggi tramite Internet Explorer. Zetafax si integra con Microsoft Exchange, Lotus Domino e molti sistemi di posta SMTP per consentire di inviare e ricevere fax dal tuo client di posta elettronica come ad esempio Microsoft Outlook. Zetafax Duo aggiunge un generatore di documenti sia per l invio di fax che in formato PDF. Per una maggiore flessibilità, i fax possono anche essere automatizzati e inviati direttamente dalle applicazioni Microsoft Office o utilizzando l API Toolkit. Piattaforme supportate da Zetafax Client Il Client Zetafax e i driver della stampante fax possono essere installati da remoto utilizzando le Group Policy di Windows Active Directory. Il Client Zetafax supporta i seguenti sistemi operativi: Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Server 2008 R2 Windows Vista Business, Enterprise o Ultimate Edition (32 bit e 64 bit) Windows XP Professional (32 bit) Windows Server 2008 (32 bit e 64 bit) Windows Server 2003 (a 32 bit e 64 bit ) Windows Terminal Services, Citrix XenApp 5 o Citrix Presentation Server 4.5 con 4 Windows Server 2008 (32 bit e 64 bit) o 2003 (32 bit e 64 bit). Lingue supportate: danese, olandese, inglese (Stati Uniti e britannico), francese, tedesco, greco, ebraico, italiano, norvegese, polacco, portoghese, spagnolo e svedese 9

10 Zetafax FaxBroadcast Il Client FaxBroadcast supporta i seguenti sistemi operativi: Microsoft Windows 7 Microsoft Windows 2008 R2 Windows Vista Business, Enterprise o Ultimate Edition (32 bit e 64 bit) Windows XP Professional (32 bit) Windows Server 2008 (32 bit e 64 bit) Windows Server 2003 (a 32 bit e 64 bit ) Zetafax Web Client Lo Zetafax Web Client può essere installato sul server Zetafax o su un altro server collegato allo stesso dominio Active Directory del server Zetafax. Microsoft Outlook Extensions Le Zetafax Outlook Extension possono essere installate utilizzando le Group Policy di Microsoft Active Directory. Le Zetafax Outlook Extension supportano le seguenti versioni di Microsoft Outlook: Microsoft Outlook 2010 (solo 32 bit) Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2003 Altri client Le opzioni di Zetafax per Lotus Notes supportano i client Lotus Notes versione 6.5 o successivi. Lo Zetafax SMTP server supporta i seguenti client POP3: Microsoft Outlook 2003/2007/2010 Microsoft Outlook Express Qualcomm Eudora Zetafax Duo Nel pacchetto Zetafax Duo è compreso il client di Zetadocs PDF per l invio di fax e l invio di messaggi di posta elettronica come file PDF. Supporta: Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Server 2008 R2 (64 bit) Windows Vista Business, Enterprise o Ultimate Edition (32 bit e 64 bit) Windows XP Professional (32 bit) Windows Server 2008 (32 bit e 64 bit) Windows Server 2003 (32 bit e 64 bit) Windows Terminal Services, Citrix XenApp 5 o Citrix Presentation Server 4.5 con 4 e Windows Server 2008 o 2003 (32 bit e 64 bit) Zetadocs PDF richiede l installazione di Microsoft. NET Framework versione 2.0. Si raccomanda di disporre di macchine con CPU di classe Pentium a 1 GHz o superiore, con 1 GB di RAM o superiore. Si integra con Microsoft Office Outlook 2003/2007/2010 e con le versioni di Microsoft Word 2003/2007/2010. E disponibile l Integrazione con Active Directory per la distribuzione rapida e semplice a tutti gli utenti della rete. Zetadocs PDF genera file PDF che sono visualizzabili con Adobe Reader versione 5 e successive. Gestisce allegati PDF creati in PDF standard 1.2, 1.3, 1.4 e 1.5 Supporta scanner TWAIN e WIA compatibili. Supporto di lingua: inglese, francese, italiano, spagnolo Microsoft Office e altre applicazioni Oltre alla sua integrazione nativa con Outlook, Zetafax è integrato con: Microsoft Word ed Excel 2010 Microsoft Word ed Excel 2007 ACT! Con Sage (Zetafax Duo) Specifiche Tecniche altri componenti: Zetafax supporta anche altre configurazioni, come ad esempio l utilizzo con i Terminal Services, Citrix o su un portatile non connesso alla rete aziendale. Application Servers Il Client Zetafax può essere distribuito agli utenti utilizzando il software in esecuzione sul server di applicazioni supportate. Può essere attivata la sessione di application server su una vasta gamma di sistemi operativi tra cui Apple Macintosh, UNIX, PC portatili e terminali di rete. Gli utenti della rete possono essere dotati di funzioni di fax nelle filiali o in siti remoti e può utilizzare Zetafax in sessioni di thin-client attraverso la WAN o tramite accesso remoto. Per l invio di fax di grandi dimensioni, Zetafax supporta anche embedded, affrontando in un ambiente server di applicazioni. Zetafax supporta i seguenti application server: Microsoft Windows Server 2008 Terminal Services Microsoft Windows Server 2003 Terminal Services Citrix XenApp Citrix, Citrix Presentation Server e MetaFrame 1.8 o versioni XP Se si utilizza Zetafax in ambienti application server, si consiglia di utilizzare un server fax dedicato ed installare il Client Zetafax solo sull application server fax server Laptop Il Server Zetafax di installare una copia su un computer portatile, così gli utenti possono inviare e ricevere fax, anche fuori ufficio. Il client di Zetafax rileva automaticamente se il PC è in grado di connettersi ad un server fax di rete ed in caso contrario, una versione del Server Zetafax può essere eseguita in locale, utilizzando il modem fax integrato nel PC. Questa opzione è supportata su sistemi: Microsoft Windows 7 Windows Vista Business o Ultimate Microsoft Windows XP Professional con modem fax di Classe 1, Classe 2, Classe 2.0 e Classe

11 Zetafax Configuration Zetafax è disponibile in varie edizioni - ognuno include il Server Zetafax (con la sua Gateway e il software di Web Client) con il software Zetafax Client, e integrazione con Microsoft Office per il numero di licenza di utenti acquistata. - Zetafax Business Edition è progettato per le reti più piccole - Zetafax Corporate Edition è per i clienti con un minimo di cinquanta utenti fax - Zetafax versione Enterprise dispone di una licenza a livello aziendale per l invio di un alto volume fax su più sedi - Zetafax FaxBroadcast è stato progettato appositamente per le trasmissioni fax - Zetafax Duo è il top della gamma, che include il software client Zetadocs PDF per offrire potenti funzionalità di automazione ed invio PDF Tutte le edizioni supportano due linee fax standard utilizzando una vasta gamma di hardware fax, routing DDI dei fax in ingresso, gestione delle code, monitoraggio da remoto e reportistica. Gli add-on di Zetafax consentono di estendere il numero di linee fax aggiungere utenti extra, integrare Zetafax con ecopy, gestire i messaggi di testo SMS, convertire più formati di file. Licenza di linee aggiuntive per fax o SMS Aumentando il numero di utenti Zetafax potrebbe aumentare anche il volume dei fax in entrata e in uscita della vostra azienda. E per questo motivo che potrebbe essere necessario acquistare delle linee aggiuntive. Queste linee addizionali consentono di dividere il traffico fax tra fax o linee diverse SMS, riducendo il tempo di invio fax. Licenza di utenti aggiuntivi Con la licenza di utenti aggiuntivi è possibile aggiungere altri utenti al sistema Zetafax. Fax over IP Connector Lo Zetafax Fax over IP Connector consente al server di Zetafax di comunicare in un ambiente Fax over IP (FoIP o T.38) utilizzando la rete locale, per inviare e ricevere fax senza la necessità di collegare le linee telefoniche direttamente al server di Zetafax. Aggiornamento delle funzionalità Corporate Edition L add-on Corporate Edition è ideale per le aziende che necessitano del Least Cost Routing e/o di supporto per ambienti in cluster quando si utilizza Microsoft Exchange - ma che non possono avere 50 o più utenti fax. Alcuni esempi sono le aziende che desiderano fornire Zetafax agli uffici o ad altri gruppi di utenti. Questo add-on offre tutte le caratteristiche della Corporate Edition tranne la Software Assurance, che deve essere acquistata separatamente SMS Gateway Lo Zetafax SMS Gateway add-on consente agli utenti Zetafax collegati in rete di inviare e ricevere messaggi di testo a/da colleghi e ai dispositivi mobili direttamente dalla propria postazione. L SMS add-on richiede un modem GSM, che può essere disponibile come parte di un bundle con lo Zetafax SMS Gateway. FaxBroadcast Zetafax FaxBroadcast è stato introdotto per semplificare l invio di grandi volumi di fax. Il modulo FaxBroadcast è disponibile separatamente, e può essere eseguito come un programma in background su un PC client. Servizi Software Assurance L acquisto della Software Assurance consente, per la durata del programma, aggiornamenti di versione del software senza alcun costo aggiuntivo. Mantenere il software aggiornato garantisce che il sistema supporta le nuove versioni dei sistemi operativi o delle applicazioni in commercio, evitando problemi di compatibilità. La Software Assurance è disponibile per tutti i nuovi sistemi Zetafax, e l adesione è disponibile per un anno, due o tre. Durante l anno in cui si è coperti dalla Software Assurance sono compresi tutti gli aggiornamenti del software fax. Zetafax Update Service Gli aggiornamenti di Zetafax sono disponibili a tutti gli utenti che dispongono della Software Assurance. L amministratore di Zetafax può decidere quali aggiornamenti devono essere installati sul server e resi disponibili agli utenti. Le macchine client possono essere aggiornate utilizzando le Group Policy, o tramite il controllo degli aggiornamenti automatici del client Zetafax. Supporto Tecnico E disponibile il supporto online utilizzando la Knowledgebase Equisys, che contiene consigli tecnici su come configurare al meglio il vostro sistema: / support / knowledgebase. Zetafax comprende una guida in linea, comprese le risposte alle domande o ai problemi più comuni. Tali informazioni si possono trovare anche sul sito Equisys fornisce supporto tecnico attraverso i nostri uffici negli Stati Uniti e nel Regno Unito, e in altre regioni attraverso i nostri distributori. Si consiglia di contattare il distributore locale per i dettagli dei servizi di supporto disponibili nel vostro paese. L indirizzo del più vicino distributore Zetafax può essere trovato all indirizzo 11

12 Indice ACT! by Sage, 4, 10 Add-ins for Microsoft Office, 4, 10 Additional users upgrade, 11 Administration tools, 6 Alerts, 3, 6 API Toolkit, 7 API Toolkit, Document conversion add-on, 7 Application Servers, 10 Archiving, 5 Attachments, 2 Automatic forwarding of faxes, 8 Broadcast fax, 10, 11 Business Edition, Zetafax, 11 Charge codes, 2 Citrix Presentation Server, 10 Client software, Zetafax, 2 Configuration program, 6 Configurations of Zetafax, 11 Corporate Edition features upgrade, 11 Corporate Edition, Zetafax, 11 Coversheets, 2 CRM, Integration with, 4 DDI and DID routing of faxes, 8 DID and DDI routing of faxes, 8 Document conversion add-on, 7 Domino and Notes, IBM Lotus, 9 ecopy, 8, 9 clients, Integration with, 4, 10 Gateway, 6 gateway, Document conversion add-on, 7 Embedded addressing, 7 Enterprise Edition, Zetafax, 11 Event viewer, 6 Exchange Server integration, 9 Extra users upgrade, 11 Failover, Server, 5 Fax boards, 9 Fax clients technical spec, 9 Fax header line, 3 Fax Merge, 7 Fax modems, 9 Fax over IP (FoIP), 11 Fax server queue, 5 Fax server, Laptop, 10 FaxBroadcast Client, 10, 11 FoIP, 11 GSM devices, 9 Hardware, 9 Header line, 3 IBM Lotus Domino and Notes, 9 Inbound faxes, 8 Integration with CRM, 4 Integration with clients, 4, 10 Intelligent fax boards, 9 Keyboard and mouse shortcuts, 3 Laptop fax server, 10 LCR, 8, 11 Least Cost Routing (LCR), 8, 11 Letterheads, 2 Lotus Domino and Notes, 9 MFPs, 8, 9 Microsoft Dynamics, 4 Microsoft Exchange, 9 Microsoft Office add-ins, 4, 10 Microsoft Outlook add-in, 4, 6, 10 Microsoft Outlook extensions, 4, 6, 10 MMC configuration program, 6 Modems, 9 Mouse and keyboard shortcuts, 3 Notebook PC fax server, 10 Notes and Domino, IBM Lotus, 9 Notifications, 3, 6 OCR, 3 Office add-ins, 4, 10 Outlook add-in, 4, 6, 10 Outlook extensions, 4, 6, 10 PDF s, 10 Performance monitor, 6 Presentation Server, Citrix, 10 Printer driver, Zetafax, 7, 9 Printing faxes, 9 Queue, Fax server, 5 Receiving faxes, 8 Remote administration, 6 Resolutions, fax, 2 Roll-out upgrades and updates, 11 Routing of faxes, Automatic forwarding, 8 Routing of faxes, DDI and DID, 8 Routing of faxes, Sender ID, 8 Routing of faxes, Station ID suffix, 8 Routing of faxes, T.30 sub-addressing, 8 Sage ACT!, 4, 10 SalesLogix, 4 Scanners & MFPs, 8 Scanning, 2, 8, 9 Sender ID routing of faxes, 8 Server console, 6 Server failover, 5 Services, 11 Shortcuts, Keyboard and mouse, 3 SMS hardware, 9 SMS text messaging upgrade, 11 Software Assurance, 11 Software update Service, 11 Station ID suffix routing of faxes, 8 T.30 sub-addressing routing of faxes, 8 T.38, 11 Technical spec: Fax clients, 9 Terminal Services, Windows, 10 Text messaging upgrade, 11 Texting hardware, SMS, 9 Update Service for Zetafax, 11 Updates and upgrades, Rolling out, 11 Upgrade for additional users, 11 Upgrade for Corporate Edition features, 11 Upgrade for SMS text messaging, 11 Web Client, 10 Web Client, Document conversion add-on, 7 Windows Terminal Services, 10 Zetadocs PDF, 10, 11 Zetafax Client software, 2 Zetafax Configurations, 11 Zetafax Duo, 10, 11 Zetafax printer driver, 7, 9 Zetafax Server software, 6 Zetafax update Service, 11 12

13 Valutazione gratuita Scarica ora la tua copia di valutazione gratuita all indirizzo. Per maggiori informazioni è possibile contattare il settore commerciale di Bludis via a sales@bludis.it o al numero