PROCEDURA Rev.2 APPROVIGIONAMENTO

Transcript

1 Data Pagina 1 di 14 COPIA N Unica DISTRIBUITA A CED n. revisione Data Emissione Redatto Firma Resp. data REVISIONI Descrizione Prima emissione Definito metodo e criteri di monitoraggio periodico del professionisti (task 2) Introduzione codici identificativi della modulistica da utilizzare Verificato Firma RGQ data Rif. Rif. paragrafo pagina / di 14 8 di 14 Approvazione Firma COORD data

2 Pagina 2 di 14 INDICE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI ACRONIMI LEGENDA FLOW CHART DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA FLOW CHART PROCESSO VALUTAZIONE E QUALIFICA FORNITORI Descrizione processo valutazione e qualifica fornitori FLOW CHART PROCESSO GESTIONE ORDINI DI ACQUISTO Descrizione processo gestione ordini di acquisto FLOW CHART PROCESSO CONTROLLO DEL PRODOTTO APPROVVIGIONATO Descrizione processo controllo del prodotto approvvigionato MODULISTICA...14

3 Pagina 3 di 14 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Lo scopo della presente procedura è quello di descrive le modalità, le responsabilità e le azioni relative alla gestione del/dei processo/i: Valutazione, qualifica e controllo dei fornitori; gestione ordini, convenzioni, contratti; controlli sui prodotti/servizi approvvigionati. Per fornitori di servizi so da intendersi le seguenti categorie: prestazioni di servizi di assistenza (assistenza hw e sw); prestazioni di servizi professionali (legali, medico legali, formatori, ecc). Si ritiene che i materiali/prodotti di hardware e software n so soggetti a controlli specifici in quanto so considerati di largo consumo. Tutte le prestazioni di servizi relativi ad acquisto di prodotti/assistenza hw e sw e alle agli incarichi professionali per le attività di formazione (per formatori esterni) so ad esclusiva responsabilità della sede regionale. 2 RIFERIMENTI Norma UNI EN ISO 9001:2000 p.to 7.4 Manuale della qualità sez.7. 3 ACRONIMI DIR COORD RES OPE RGQ RSPP CED COF COT Direzione provinciale Coordinatore regionale Responsabile di Zona (operatore) Operatore Resp. Gestione Qualità regionale/provinciale Resp. Servizio Prevenzione e Protezione regionale/provinciale Centro Elaborazione Dati Commissione formazione regionale/provinciale Commissione tecnica regionale/provinciale

4 Pagina 4 di 14 CPR CVO Collaboratore a progetto regionale/provinciale Collaboratore Volontario regionale/provinciale

5 Pagina 5 di 14 4 LEGENDA FLOW CHART INPUT/OUTPUT DECISIONE DOCUMENTO ATTIVITA' PROCESSO INTERCONNESSIONE INIZIO/FINE CONNESSIO NE FLUSSO

6 Pagina 6 di 14 5 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA 5.1 Flow chart processo valutazione, qualifica e controllo fornitori Inizio Qualifica Fornitori (valutazione o rivalutazione) Fornitore Storico Nuovi Fornitori Task 1 Task 2 Analisi delle Forniture precedenti Valutazione Fornitori Task 2a Task 2b Fornitoridiservizi professionali Fornitori di servizi di assistenza (hw e sw) Task 3 Scelta e Approvazione professionista e fornitore di servizi di assistenza Task 4 Analisidelleprestazioniprofessionaliedeiservizidiassistenza Task 5 Inserimento Elenco Fornitori Qualificati Fornitori Qualificati Fornitori Qualificati con Riserva

7 Pagina 7 di Descrizione processo valutazione, qualifica e controllo dei fornitori Task 1 Analisi forniture precedenti: Si definisco fornitori storici coloro che han effettuato alme due forniture per an, sia essi fornitori di servizi di assistenza o professionisti; automaticamente DIR inserisce il fornitore nel Mod. 01-PG06 Elenco fornitori qualificati ed apre la scheda anagrafica fornitore presente sul SIINCA oppure il Mod. 02-PG06 Scheda controllo fornitore o altro documento che dia evidenza del monitoraggio delle forniture effettuate. Task 2 Valutazione fornitori: Quando si presenta l esigenza di approvvigionarsi di servizi presso un nuovo fornitore, RGQ o la funzione competente per tipologia di servizio approvvigionato (CED o COF) stabilisce l iter da seguire per la qualifica di un nuovo fornitore (Fornitura di prova, valutazione diretta attraverso Verifica Ispettiva o colloquio, Certificazione ISO 9001:00, indicato dalla CGIL in quanto garantiti da affinità politico-organizzative ecc..). Task2a Fornitori di servizi professionali: RGQ o la funzione competente per tipologia di servizio approvvigionato (CED o COF), valuta il professionista, riportando sulla scheda anagrafica fornitore presente sul SIINCA oppure sul Mod. 02-PG06 Scheda controllo fornitore il/i criteri di qualifica: Referenze sui lavori svolti; Curriculum professionale; Indicazioni sulle metodiche di progettazione dei corsi o delle modalità di consulenza. Task 2b Fornitori di servizi di assistenza: RGQ partecipa alla definizione dei parametri da verificare nei confronti dei fornitori: fornitura di prova; certificazione ISO 9001:00; referenze sui lavori svolti. Task 3 Scelta e approvazione fornitori servizi professionali e assistenza: DIR o COORD, a seguito della valutazione dei parametri di cui sopra approva l elenco dei fornitori nei confronti dei quali è possibile stipulare convenzioni/contratti ed emettere ordini.

8 Pagina 8 di 14 Task4 Analisi forniture delle prestazioni professionali o/e di servizi di assistenza: RGQ, a seguito dei controlli in accettazione (es. raffronto tra quanto riportato nella ricevuta fiscale e la prestazione eseguita) eseguiti dal personale incaricato, provvede a tificare sulla scheda anagrafica presente sul SIINCA oppure sul Mod. 02-PG06 Scheda controllo fornitore gli eventuali esiti negativi e contestualmente gestisce la n conformità come descritto nella PG 13 Gestione delle n conformità e dei reclami. Le registrazioni dei controlli, in caso di apertura di n conformità, saran conservate sulla scheda anagrafica presente sul SIINCA o sul Mod. 02-PG06 Scheda controllo fornitore. Task 5 Inserimento Elenco Fornitori Qualificati: RGQ compila l Elenco Fornitori Qualificati assegnando ad ogni fornitore il risultato di qualifica: Fornitore Qualificato; Fornitore Qualificato con Riserva.

9 Pagina 9 di Flow chart processo gestione ordini, convenzioni e contratti Inizio Magazzi si Task 1a Richiesta di Approvvigionamento hw e sw Disponibilità? Check1 Task 1b Proposta di convenzioni/incarichi con professionisti Task 2 Task 3 Ordine inter Selezione Fornitore si Check2 Qualificato? Processo valutazione e qualifica fornitore si Check3 Urgente? Task 4 Formulazione Richiesta di Offerta? Check4 Task 5 Emissione Ordine si Task 6 si Accettato incarico? Check 2b Valutazione Offerta Accettazio ne Offerta? Check 5 si Task 7 Firma Convezione/Contratto/incarico Fine

10 Pagina 10 di Descrizione processo gestione ordini, convenzioni e contratti Task 1a Richiesta di Acquisto hw e sw Sulla base delle esigenze di servizio i DIR emetto la Richiesta di Approvvigionamento di hw e sw al CED regionale, indicando i seguenti dati: descrizione materiale e quantità; eventuale data di consegna; scadenze e quant altro necessiti all individuazione del prodotto; La richiesta di approvvigionamento viene effettuata su qualsiasi supporto (documentale o informatico); è richiesta l evidenza oggettiva della richiesta fatta; tale richiesta è comunicata al COORD. Task 1b: Proposta di convenzioni/incarichi con professionisti Per le proposte di convenzione relative alle pratiche dei servizi erogati, DIR formula la proposta di convenzione al professionista (medico, medico legale); tale proposta è evidenziata dalla propria firma e da quella del segretario della C.d.L.T. in calce al documento scelto come descritto nel task2 del processo di valutazione dei fornitori. Gli strumenti utilizzati per la stipula delle convenzioni so gestite da INCA nazionale. Per le proposte di incarichi relativi ad altri servizi (attività di docenza, attività di assistenza, ecc) COORD formula la proposta in collaborazione (incarico) con le funzioni interessate (COF, CED). Gli strumenti utilizzati per la stipula degli incarichi so gestiti direttamente da INCA regionale ed in particolare dalle funzioni di competenza. Check 2b: accettazione incarico Se si, il professionista deve firmare in duplice copia la convenzione/ contratto/incarico. Se, si conclude il processo dovendo ricercare nuovamente un professionista nei confronti del quale proporre la convenzione/contratto/incarico. Check 1 Disponibilità Se si, si veda task 2. Se, CED procede alla selezione del fornitore (si veda task 3) Task 2 Ordine inter COOR approva l ordine inter e CED consegna il prodotto hw e sw all ente richiedente. L approvazione dell ordine inter viene effettuata su qualsiasi supporto (documentale o informatico). Task 3 Selezione fornitore CED verificata la necessità di iltrare un ordine di acquisto, seleziona il fornitore dall Elenco Fornitori Qualificati, nei confronti del quale emettere l ordine/richiesta d offerta.

11 Pagina 11 di 14 Check 2 Qualificato? : Se SI CED procede nella emissione dell ordine/ richiesta d offerta. Se NO CED sceglie il/ criterio/i di qualifica come indicato nel processo di valutazione e qualifica del fornitore. Check 3 Urgenza?: Se dall attività di selezione n risultasse un fornitore adatto alle esigenze specifiche,ma vi è necessità immediata di approvvigionamento, si può comunque emettere l ordine di acquisto o la richiesta di offerta attivando contestualmente il processo di valutazione e qualifica del fornitore (es. il processo di qualifica del fornitore avviene attraverso una fornitura di prova). Check 4 Formulazione Richiesta di Offerta: Se SI, CED redige la richiesta di offerta indicandovi gli estremi necessari per l incontrovertibile identificazione dei materiali, scadenze, modalità di consegna, pagamento ecc.. Tale richiesta può essere fatta ad un fornitore da qualificare o ad un insieme di fornitori qualificati per la valutazione dei costi della fornitura, Se No, CED provvede alla redazione dell ordine sulla base della convenzione/contratto quadro precedentemente stipulato oppure a seguito di indicazioni precise dalla CGIL in quanto garantita da affinità politico-organizzative. Task 5 Emissione ordine: Al controllo del check 3 segue subito l ordine nei confronti del fornitore individuato precedentemente, attivando iltre, se necessario, le modalità di controlli in accettazione. Task 6 Valutazione offerta: CED in collaborazione con COORD valuta il preventivo dando evidenza del riesame di merito apponendo firma e data sul documento. Check 5 Accettazione offerta: Se si, COORD appone la propria firma sull offerta o comunica al CED tramite mail l accettazione della stessa, trasformandola in contratto. Se, si conclude il processo dovendo ricercare nuovamente un fornitore nei confronti del quale emettere richiesta di offerta, farne valutazione e conseguente ordine di acquisto.

12 Pagina 12 di Flow chart processo controllo del prodotto approvvigionato Inizio task 1 task 1.a Controlli in accettazione prodotti hw e sw Controlli in accettazione doc. inerenti le prestazioni professionali PG 11 Monitoraggio e Misurazione prodotti Check 1 Conforme? PG 13 Gestione delle n conformità e dei reclami si task 2 Archiviazione doc.; aggiornamento monitoraggio fornitore Approvvigionamento - Processo Valutazione Fornitore - task 3 Conservazione prodotti hw e sw task 4 Ordine di prelievo inter

13 Pagina 13 di Descrizione processo controllo del prodotto approvvigionato Task 1 Controlli in accettazione prodotti hw e sw CED verifica, in accettazione,la corrispondenza della merce con i documenti di consegna (DDT o simili), se la verifica ha esito positivo procede a verificare i documenti di ordine con i documenti di consegna DDT, con apposizione di timbro attestante l accettazione della merce, la data e la firma. Task 1a Controlli in accettazione doc. inerenti le prestazioni professionali DIR e COORD, in relazione alle proprie competenze in fatto di approvigionamento (vedi par.1 di questa procedura) ed eventualmente in collaborazione con le funzioni interessate, verifica i documenti inerenti l acquisto di servizi specialistici legati ad attività specifiche attraverso il controllo di congruenza dei documenti di acquisto (convenzione, contratto, ecc..) con i documenti del fornitore del servizio (es buo di lavoro in caso di assistenza, tula/fattura professionale,ecc.). Check 1 Conforme A seguito delle verifiche di cui sopra, documentali e di merito, si esprime giudizio di conformità sulla fornitura. Ad esito positivo, si archivia la documentazione relativa alla fornitura (vedi task 3); in caso di prodotti hw e sw si libera la merce per l immagazinamento o l installazione della stessa. Ad esito negativo, ovvero quando si so riscontrate amalie per tutte le categorie di approvvigionamento, si attiva il processo Gestione delle n conformità e dei reclami (vedi PG 13), riportando sul documento di fornitura la dicitura n conforme nel caso si reputi necessaria l attivazione di tale azione. Task 2 Archiviazione doc.; Aggiornamento monitoraggio fornitore: CED, o funzioni competenti, per i prodotti hw e sw, archivia la documentazione di verifica degli acquisti; in caso di n conformità anta sulla Scheda controllo fornitore il riferimento alla n conformità aperta. DIR o COORD o funzioni competenti, per prestazioni professionali (medico, medico legale, formatori), archivia la documentazione di verifica degli acquisti; in caso di n conformità anta sulla Scheda controllo fornitore il riferimento alla n conformità aperta. Le funzioni competenti, con cadenza semestrale, controlla per ciascun professionista che ha lavorato nel periodo, l esito delle forniture ed anta sulla Scheda controllo fornitore, nella parte 3, la tipologia del controllo effettuato con la valutazione emersa sulla base delle statistiche di performance. Task 3 Conservazione prodotti hw e sw Nel caso in cui sia necessario immagazzinare i prodotti hw e sw, essi saran conservati in spazi che garantisco la reperibilità del prodotto.

14 Pagina 14 di 14 Task 5 Ordine di prelievo inter: Al momento in cui è necessario il prelievo dei prodotti hw e sw per il loro utilizzo, il CED, previa autorizzazione del COORD (vedi task 2 del processo gestione ordini, convenzioni e contratti) li consegna al DIR tramite il ritiro della richiesta di approvvigionamento hw e sw.. 6 MODULISTICA Mod. 01-PG06 Elenco fornitori qualificati Mod. 02-PG06 Scheda controllo Fornitore