ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE E CONTROLLO DI GESTIONE 10 / 04 / 2012 Relatore: Dott. Alberto Manzo

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1 ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE E CONTROLLO DI GESTIONE 10 / 04 / 2012 Relatore: Dott. Alberto Manzo

2 ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE COSA VUOLE DIRE ORGANIZZARE? SI PUO ORGANIZZARE UNO STUDIO PROFESSIONALE? 2

3 ORGANIZZARE PIANIFICAZIONE ESECUZIONE CONTROLLO 3

4 ORGANIZZARE Gestire le risorse Creare un ambiente relazionale Desiderio di appartenenza 4

5 Persone Materiali: Immobili Attrezzature Strumenti Denaro Immateriali: Conoscenza Capacità Know how Procedure Relazioni RISORSE 5

6 AMBIENTE RELAZIONALE Efficace: adatto al raggiungimento degli obiettivi Efficiente: in grado di sfruttare al meglio le risorse disponibili Flessibile: adattabile all evoluzione dell attività svolta Equilibrato: operatività dell insieme come unica entità 6

7 ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE SVANTAGGI / DIFFICOLTA Tempo Costi Auto criticismo VANTAGGI Tempo Riduzione costi Ricavi Conoscenza Razionalità Efficienza Consapevolezza Flessibilità Nessuna regola 7

8 STUDIO PROFESSIONALE è un IMPRESA con le sue particolarità: Il capitale intellettuale ha un ruolo centrale Rapida evoluzione dell attività svolta Formazione continua Software di gestione e supporto dell attività 8

9 STUDIO PROFESSIONALE è un IMPRESA come le altre: Attività articolata in sequenze di azioni Persone che compiono queste azioni Strumenti a supporto delle persone ORGANIZZATA / ORGANIZZABILE 9

10 ASPETTI CRITICI PROFESSIONISTA Limitata predisposizione all organizzazione Concetto errato di organizzazione Enfasi eccessiva sul processo di parcellazione (la parcellazione è una delle sequenze dell organizzazione e non la finalità dell organizzazione stessa) PREROGATIVA: OSSERVARE IN MANIERA CRITICA IL PROPRIO OPERATO 10

11 ASPETTI CRITICI SIGNIFICATIVITA DELLE INFORMAZIONI Definire le finalità dei processi di controllo Definire le risorse a disposizione per il processo di controllo Definire le informazioni necessarie per ottenere potere decisionale Definire le modalità di raccolta delle informazioni PREROGATIVA: OSSERVARE IN MANIERA CRITICA IL PROPRIO OPERATO 11

12 ASPETTI CRITICI TEMPO Organizzare richiede tempo e permette di risparmiare tempo Vantaggi Flessibilità dell attività organizzativa: non ho vincoli di legge, faccio come voglio, quando posso, con il livello di dettaglio che preferisco. Standardizzazione e ripetitività delle attività organizzative (controllo di gestione) PREROGATIVA: CONSIDERARE L ATTIVITA ORGANIZZATIVA COME ATTIVITA STRUTTURALE PER LA GESTIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE 12

13 ASPETTI CRITICI COSTI Organizzare comporta costi diretti e permette di ottenere ricavi indiretti Organizzare significa incrementare l efficienza dello studio e di conseguenza maggior efficacia Organizzare significa anche: incrementare il valore economico dell impresa PREROGATIVA: CONSIDERARE L ATTIVITA ORGANIZZATIVA COME ATTIVITA STRUTTURALE PER LA GESTIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE 13

14 ASPETTI CRITICI VISIONE DEL PROFESSIONISTA Per poter organizzare è necessario essere Professionisti e Manager PREROGATIVA: CREATIVITA 14

15 PRINCIPI ORGANIZZATIVI EFFICACIA: Raggiungo gli obiettivi prefissati? Obiettivi economici Obiettivi tipici dell attività Obiettivi relazionali Obiettivi di crescita Obiettivi di formazione Obiettivi di immagine Obiettivi personali E relativamente facile rispondere a questa domanda. 15

16 EFFICIENZA: PRINCIPI ORGANIZZATIVI Ho organizzato il mio Studio in modo da sfruttare al meglio le risorse disponibili per il raggiungimento degli obiettivi? SI? NO? FORSE! SI E Relativamente difficile PRESUMERE la risposta Necessito di informazioni sulla gestione 16

17 PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA OGNI SOGGETTO SI RICONOSCE NELL IMPRESA E VUOLE FARNE PARTE STUDIO PROFESSIONALE PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2 CONTABILE FISCALE COLLABORATORE 1 DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2 DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2 17

18 PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA I PROFESSIONISTI (ALTO LIVELLO) SI SENTONO IL PILASTRO DELLO STUDIO MENTRE PER GLI ALTRI SOGGETTI (MEDIO / BASSO LIVELLO) NON E LO STESSO STUDIO PROFESSIONALE PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2 CONTABILE FISCALE COLLABORATORE 1 DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2 DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2 18

19 PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA LO STUDIO E PRATICAMENTE DIVISO NELLE DIVERSE AREE E NON C E' ALCUNA CONDIVISIONE DI IDEALI ED OBIETTIVI STUDIO PROFESSIONALE PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2 CONTABILE FISCALE COLLABORATORE 1 DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2 DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2 19

20 PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA ANCHE SE TUTTI I SOGGETTI VANNO NELLA STESSA DIREZIONE LO FANNO A VELOCITA DIVERSE STUDIO PROFESSIONALE PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2 CONTABILE FISCALE COLLABORATORE 1 DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2 DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2 20

21 OBIETTIVI DELL ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE L organizzazione è un insieme di attività creative svolte da un soggetto la cui creatività è imbrigliata dalla legge 21

22 OBIETTIVI DELL ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE Perché un professionista dovrebbe organizzare diversamente l attività del suo studio? Organizzare non vuol dire stravolgere; MA Prendere decisioni razionali dirette al miglioramento dell attività sulla base di informazioni e non supposizioni; 22

23 OBIETTIVI DELL ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE ECONOMICI: elaborare dati ed ottenere informazioni che descrivano correttamente la realtà economica dello studio e con le quale è possibile migliorare la redditività dello stesso. PROFESSIONALI: un attività organizzata favorisce il suo carattere professionale e di conseguenza anche la soddisfazione personale e la redditività. 23

24 OBIETTIVI DELL ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE PERSONALI: un attività organizzata consente di risparmiare tempo che potrà essere impiegato come meglio si ritiene. CONFORMITA DI LEGGE: vincoli di legge o conformità di qualità (ISO9000) 24

25 OBIETTIVI DELL ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE CREAZIONE DI VALORE: L organizzazione dello studio è uno strumento indispensabile per valutare razionalmente il suo valore economico. Uno studio organizzato permette anche di incrementare il valore percepito dall esterno in quanto organizzazione = ordine = sicurezza. 25

26 I PRINCIPI ORGANIZZATIVI I principi universali di gestione Aziendale Sistema Qualità Totale dettati dalle norme (UNI EN ISO 9004: :2005) sono: Orientamento al cliente Leadership Coinvolgimento del Personale Organizzazione dell azienda per processi Disponibilità di un sistema informatico adatto alla gestione per processi ed al controllo di gestione Miglioramento continuo Decisioni basate su dati di fatto Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori 26

27 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI PREMESSA: Cosa influisce sul valore della prestazione fornita al cliente? Chi effettua la prestazione! Professionalità Come viene effettuata la prestazione! Organizzazione delle attività 27

28 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI Uno studio competente e professionale ma non organizzato: (PRESTAZIONE PERFETTA MA ONEROSA E TARDIVA) Uno studio poco competente ma organizzato: (PRESTAZIONE PUNTALE MA NON COMPLETA/PERFETTA) Uno studio competente, professionale ed organizzato: (PRESTAZIONE COMPLETA E PUNTALE) 28

29 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI PROCESSO Insieme di attività correlate ed interagenti che trasformano un input in output 29

30 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI Come si definisce un processo? Attraverso la definizione degli elementi che lo compongono: ATTIVITA 1. PERSONE 2. RESPONSABILITA 3. STRUMENTI 4. MODALITA OPERATIVE 30

31 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI PROCESSO: TENUTA DELLA CONTABILITA IVA ATTIVITA PERSONE RESPONSABILITA STRUMENTI MODALITA OPERATIVE RACCOLTA DOCUMENTI IMPIEGATO FILIPPO BIANCHI Presenza di tutti i documenti ELENCO CONTABILITA IVA Suddivisione per tipologia documenti (fatture e doc. cont), ordinati a loro volta per data di emissione del documento. Scartare i documenti non necessari che verranno restituiti al cliente. Eventuali documenti utili esclusivamente per il modello Unico vanno inseriti immediatamente nella cartellina DR. Annotazione nell elenco Contabilità iva Pronte per la registrazione REGISTRAZIONI IVA IMPIEGATO MARIO ROSSI Corretta registrazione in base agli standard dello Studio; Corretta predisposizione dell elenco contabilità iva SOFTWARE GESTIONALE ELENCO CONTABILITA IVA Registrazione sequenziale delle fatture di vendita/acquisto. Annotazione sulle stesse del numero progressivo di registrazione e dei conti di imputazione dei ricavi/costi. Fotocopia delle fatture intra / black list / cespiti / con ritenuta. Annotazione sull elenco contabilità iva dei periodi registrati in contabilità. LIQUIDAIZONE IVA IMPIEGATO MARIO ROSSI Controllo di eventuali liquidazioni anomale ; Corretta predisposizione dell elenco scadenze clienti. SOFTWARE GESTIONALE ELENCO CONTABILITA IVA ELENCO SCADENZE CLIENTI Estrapolando dall elenco contabilità iva periodo registrato in contabilità procedere alla chiusura del periodo ed alla liquidazione iva, con conseguente predisposizione automatica del modello F24. Annotazione nell elenco scadenze clienti dell eventuale debito Iva al netto di crediti disponibili per la compensazione.

32 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI INCARICO AREA DEL LAVORO LAVORO ATTIVITA DEL LAVORO 32

33 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI PIANIFICAZIONE ESECUZIONE CORREZIONE CONTROLLO E VALUTAZIONE GESTIONE STUDIO PROFESIONALE 33

34 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI 1. PIANIFICARE: Chi fa cosa? Il soggetto X è il responsabile esecutivo del lavoro Y Quando? (Le attività dovranno essere svolte seguendo una precisa sequenza nelle date prestabilite ovvero le attività dovranno essere svolte entro la data del ) Livelli diversi di determinazione inversamente proporzionali all indipendenza organizzativa lasciata ai soggetti operanti nello studio Come? (L attività x dovrà essere svolta seguendo gli standard dello studio, considerando che alla stessa sono collegate altre attività con le quali avviene un continuo scambio di dati ed informazioni provocando così una certa interdipendenza tra le stesse) 34

35 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI 1. PIANIFICARE: Definire gli obiettivi finali / intermedi Definire i vincoli di legge Definire la mole del lavoro da svolgere Dati ed informazioni sui processi precedenti Rendere i processi controllabili 35

36 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI 2. ESECUZIONE: secondo le modalità prestabilite MEMORIZZANDO I DATI UTILI PER IL CONTROLLO E LA PROGRAMMAZIONE 36

37 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI 3. CONTROLLO e VALUTAZIONE: Individuazione degli scostamenti rispetto agli obiettivi programmati Determinazione dei punti critici della struttura organizzativa 37

38 PRINCIPI ORGANIZZATIVI ORGANIZZAZIONE DELL AZIENDA PER PROCESSI 4. CORREZIONE: Adeguare / Correggere / Migliorare le procedure di gestione Innovare le procedure in atto puntando ad un miglioramento dell efficienza 38

39 PRINCIPI ORGANIZZATIVI SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER PROCESSI SISTEMA INFORMATICO: Hardware: dispositivi fissi e mobili, Client-Server, Cloud Software: Gestionale dell attività, Gestionale di studio 39

40 PRINCIPI ORGANIZZATIVI SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER PROCESSI GESTIONALE DI STUDIO: Si tratta di un software con il quale si è in grado di gestire (pianificare, controllare e valutare, correggere) le attività dello studio professionale, mediante il quale si possono anche eseguire in maniera automatizzata funzioni economiche (parcellazione) tipiche dello studio professionale 40

41 PRINCIPI ORGANIZZATIVI SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER PROCESSI GESTIONALE DI STUDIO: DATABASE: dettaglio delle attività; PROGRAMMABILITA : il data base può essere modificato; FLESSIBILITA : si può agire sui diversi livelli di dettaglio a seconda delle esigenze dello studio; USABILE: pochi semplici click = numerose utili informazioni; PARCELLAZIONE AUTOMATICA: la parcellazione è una delle ultime fasi della gestione ciclica dello studio professionale, crea valore ma è una pura valorizzazione delle attività svolte in precedenza; GESTIONE DELLE RISORSE UMANE: gestione dei ruoli e dei carichi di lavoro attribuiti; CONTROLLO DELLE ATTIVITA : avanzamento pratiche e redditività del lavoro svolto; 41

42 PRINCIPI ORGANIZZATIVI SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER PROCESSI GESTIONALE DI STUDIO: Criticita Investimento di capitali Personalizzazione onerosa Ridotta competitività del mercato Difficoltà nell inserimento dei dati utili nel software (tempo / modalità / tipologia di dati) 42

43 PRINCIPI ORGANIZZATIVI SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER PROCESSI GESTIONALE DI STUDIO: progresso nel futuro GESTIONALE DI STUDIO INDIPENDENTE Doppia anagrafica Registrazione manuale delle attività; Integrazione non completamente automatica con il software di contabilità GESTIONALE DI STUDIO INTEGRATO Anagrafica unica Registrazione automatica delle attività effettuate mediante il gestionale di contabilità; Integrazione contabile con i dati di fatturazione 43

44 STRUTTURA DATABASE: GESTIONALE DI STUDIO IMPLEMENTAZIONE DELLA SUDDIVISIONE PER PROCESSI LAVORO 1 ATTIVITA DEL LAVORO 1 ATTIVITA DEL LAVORO 2 INCARICO AREA DEL LAVORO 1 LAVORO 2 ATTIVITA DEL LAVORO 3 ATTIVITA DEL LAVORO 2 ATTIVITA DEL LAVORO 4 AREA DEL LAVORO N LAVORO 3 ATTIVITA DEL LAVORO 4 ATTIVITA DEL LAVORO 5 ATTIVITA DEL LAVORO 3 LAVORO N ATTIVITA DEL LAVORO 5 ATTIVITA DEL LAVORO N 44

45 STRUTTURA DATABASE: GESTIONALE DI STUDIO IMPLEMENTAZIONE DELLA SUDDIVISIONE PER PROCESSI: ATTIVITA DEL LAVORO RACCOLTA DOCUMENTI INCARICO CONTABILITA BILANCIO DICHIARAZIONI SOCIETA DI CAPITALI AREA DEL LAVORO CONTABILITA MENSILE AREA DEL LAVORO BILANCIO LAVORO CONTABILITA GENNAIO LAVORO CONTABILITA FEBBRAIO LAVORO SP & CE LAVORO NOTA INTEGRATIVA REGISTRAZIONI CONTABILI LIQUIDAZIONE IVA INVIO F24 AL CLIENTE TRASMISSIONE TELEMATICA F24 STAMPA REGISTRI IVA ATTIVITA DEL LAVORO SCRITTURE DI RETTIFICA II BILANCIO DI VERIFICA PROSPETTO DI STATO PATRIMON. PROSPETTO DI CONTO ECONOMICO PREDISPOSIONE RENDICONTO FIN. 45

46 STRUTTURA DATABASE: GESTIONALE DI STUDIO PROPRIETA DELLE SINGOLE ATTIVITA SVOLTE NELLO STUDIO In fase di impostazione e configurazione del programma: Assegnazione delle attività ad una tipologia di lavoro o pratica; Eventuale scadenza fissa / variabile; Esecuzione multipla su più clienti; Fatturabilità; Tipologia di parcellazione (tipica) Soggetto operatore (esecutore abituale) Soggetto responsabile Soggetto verificatore 46

47 GESTIONALE DI STUDIO STRUTTURA DATABASE: PROPRIETA DELLE SINGOLE ATTIVITA SVOLTE NELLO STUDIO In fase di registrazione nel gestionale delle attività svolte nello studio: Tempo di esecuzione Spese sostenute relative all attività Tipologia di fatturazione Valorizzazione delle quantità nel caso di tariffe interne 47

48 GRAZIE PER L ATTENZIONE Per informazioni di carattere generale: info@opendotcom.it Per quesiti relativi alla gestione di studio: studiodotcom@opendotcom.it Telefono: Sito: 48