Fatturazione Elettronica Manuale operativo utente Fatel

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1 Pag. 1 Fatturazione Elettronica Manuale operativo utente Fatel Rispetto al precedente manuale operativo FATTURAZIONE ELETTRONICA PA E B2B rilasciato in fase di configurazione iniziale, con il presente manuale si vuole fornire una breve guida tecnica step by step per l emissione e l invio delle fatture elettroniche tramite il programma Fatel. 1. Passi da svolgere su Ad Hoc Emissione delle fatture e delle note credito nel gestionale AD HOC come di consueto, utilizzando le causali dedicate (comunicate al termine delle attività di configurazione). 2. FATEL: verifiche da fare una tantum Di seguito vengono elencati alcuni controlli da effettuare al primo utilizzo di FATEL 1. Richiamare la maschera dei Dati Azienda da Archivi Dati azienda e premere il pulsante Altri dati (evidenziato in figura):

2 Pag Controllare ed eventualmente impostare, il Regime fiscale (es. Ordinario): Nel tab successivo Iscrizione Albo e REA si possono aggiungere ulteriori campi da riportare nel file xml generato (non obbligatori). Fatture Attive - Passi da svolgere a regime per inviare la fattura a SDI Di seguito riportiamo i passi operativi da svolgere per l invio delle Fatture Elettroniche B2B e B2C. 1. Entrare in FATEL selezionando l azienda corretta (nel caso di gestione multi aziendale selezionare quella corretta facendo doppio click sul campo evidenziato):

3 Pag Mediante i pulsanti interattivi posti nel desktop, entrare nella sezione della Fatturazione Elettronica PR: 3. Import Documenti da AD HOC Dalla schermata premere il pulsante Importazione documenti per importare da Ad Hoc i nuovi documenti (con le relative anagrafiche clienti):

4 Pag. 4 Premere il pulsante Ok (senza modificare i check presenti nella maschera) per eseguire l importazione dati (documenti e anagrafiche) da Ad Hoc: Attendere la fine del processo e premere Ok: Rispondere Si alla seguente richiesta: Questa verifica consente di gestire automaticamente fin da subito l abbinamento tra i codici di Ad Hoc (Causali, Codici IVA, Pagamenti eccetera) e quelli del SDI. N.B.: se per errore avete risposto No, è possibile effettuare questa operazione in un secondo momento (vedi al punto successivo)

5 Pag. 5 Si aprirà in questo modo la maschera di gestione delle transcodifiche, con gli abbinamenti da gestire da parte dell utente. La procedura memorizzerà gli abbinamenti effettuati in modo da non ripeterli le volte successive. E necessario compilare il solo campo evidenziato nella figura sottostante, premendo il pulsante * si aprirà la lista dei codici disponibili. Abbinamento tra Codice Gestionale e Codice SDI: Tipologia Documento: la procedura chiede di abbinare la causale documento proveniente da Ad Hoc (nell esempio: EFAVI) con una delle tipologia documento messe a disposizione da SDI a livello nazionale. A titolo di esempio, le tipologie più comuni gestite da SDI sono le seguenti: - TD01 = Fattura - TD04 = Nota Credito Natura IVA e Norma: l abbinamento è necessario per i codici IVA che hanno aliquota IVA pari a zero, per i quali si deve effettuare la corretta transcodifica in base alle Norme IVA dettate da SDI. A titolo di esempio: - N1 = Escluse ex art N2 = non soggette - - N7 = IVA assolta in altro stato UE Con la stessa logica devono essere fatti gli abbinamenti, quando richiesti, per: - Condizioni Pagamento - Modalità Pagamento - Regime Fiscale

6 Pag. 6 - Condizioni Consegna - Tipologia Cassa Previdenziale Si riporta di seguito un esempio di compilazione della maschera, una volta terminati gli abbinamenti, premere il tasto Aggiorna per memorizzare tutte le impostazioni. Una volta effettuato l import e le transcodifiche premere Esci

7 Pag Cruscotto Fatture Emesse La maschera consente di gestire tutte le fatture acquisite da Ad Hoc seguendo tutto il processo, dalla validazione fino all invio a SDI. Se in fase di import. non si è premuto Si al messaggio delle transcodifiche, oppure ci si vuole assicurare di averle effettuate tutte, premere il pulsante Verifica in basso nella maschera e seguire i passaggi già indicati precedentemente.

8 Pag. 8 Procedere, a questo punto, all elaborazione delle fatture importate seguendo gli step elencati: 4.1. Selezione E possibile selezionarle singolarmente, a blocchi di n, oppure tutte, usando il pulsante Seleziona : 4.2. Validazione In questa fase FATEL effettua una serie di controlli sulle fatture, per evitare il più possibile casistiche di scarto da parte di SDI. Selezionare le fatture che si intende lavorare e premere il tasto Esegui. Se una fattura supera la validazione, è possibile passare alla generazione del file. Diversamente, in caso di errore, compare il messaggio vuol dire che uno o più documenti (indicati con un quadrato arancione nella colonna Validazione ) non hanno superato i controlli.

9 Pag. 9 Per procedere con la risoluzione guidata degli errori, selezionare la fattura da correggere e premere il pulsante Log per apportare le dovute correzioni. Di seguito abbiamo riportato i principali errori che possono verificarsi durante la validazione: - Codice Destinatario / PEC mancanti: la procedura chiede all utente di indicare l indirizzo telematico del cliente al quale inviare il documento. Premendo il tasto Risolvi si aprirà una maschera dove si potrà indicare la PEC o il Codice Destinatario del cliente: IMPORTANTE: indicare solo uno dei due dati. N.B.: nel caso in cui non si conosca nessuno dei due dati, spuntare la casella Dati di indirizzamento non conosciuti : la procedura inserirà in automatico il Codice Destinatario previsto in questi casi.

10 Pag. 10 Alla conferma, premere Si nella seguente maschera se si vogliono memorizzare le impostazioni sull anagrafica del cliente in FATEL, in modo che la procedura non richieda più tali informazioni: Una volta corrette le anomalie, la schermata riporterà in colore verde il problema che è stato risolto: Chiudere la maschera, selezionare la fattura appena corretta e premere nuovamente il pulsante Esegui. Altri errori che possono presentarsi più frequentemente possono essere: - Transcodifica mancante (nel caso non sia stata gestita in precedenza) - P.IVA. non corretta - Nazione mancante Anche tutti questi casi devono essere risolti con la stessa metodologia illustrata nei passaggi precedenti.

11 Pag Generazione: Selezionare le fatture e premere il tasto Esegui per generare il file XML. Questa è una fase che non richiede azioni ulteriori da parte dell utilizzatore Invio, Firma e conferma: Premendo più volte il tasto Esegui, la procedura effettua, sulle fatture selezionate, le azioni in cascata di invio al Digital Hub, firma digitale e invio poi a SDI. Le fatture inviate a SDI verranno spostate nella scheda Documenti in attesa

12 Pag Aggiornamento stato fatture Per le fatture inviate, elencate in questa scheda, periodicamente, è necessario aggiornarne lo stato per conoscere l esito dell invio a SDI. L aggiornamento va fatto per i documenti che si trovano nelle seguenti fasi: - Documenti in attesa, per abbinare il documento alla notifica di accettazione/scarto, - Documenti Iter completato, per sapere se la fattura è stata inviata in Conservazione Digitale.

13 Pag Esiti di notifica documenti inviati I casi dopo l invio dei documenti a SDI sono: 6.1. Fattura ACCETTATA da SDI: - La fattura è consegnata e disponibile nel tab Documenti Iter completato Va in CODI (COnservazione DIgitale) automaticamente - La fattura non è stata consegnata (ma è sempre accettata) e disponibile nel tab Documenti Iter completato Si ha in questo caso una mancata consegna, significa che SDI non è riuscito a consegnare la fattura al Cliente. Anche questa fattura andrà in CODI automaticamente. Sotto riportiamo un esempio di una fattura in stato Mancata Consegna: Importante, in questo caso è necessario: a. Avvisare il cliente che la copia della fattura elettronica è reperibile nel proprio cassetto fiscale b. Consegnare al cliente la copia analogica o informatica (stampa o PDF) della fattura stessa.

14 Pag. 14 Anche nel caso di queste fatture in mancata consegna, occorre aggiornare lo stato per verificare se vengono inviate in Conservazione Digitale Fattura SCARTATA da SDI: Vediamo adesso la gestione dello scarto di una fattura che deve essere gestito in modalità diversa a seconda: - entro 5 giorni dall esito di notifica - oltre 5 giorni dall esito di notifica E possibile gestire lo scarto entro i 5 giorni dalla notifica ricevuta, operando la dovuta correzione e rifacendo l invio completo seguendo i passi elencati:

15 Pag Premere il pulsante Log Appare il motivo dello scarto (es. p.iva non valida/cessata, ecc) 2. Premendo il tasto Risolvi la procedura riporta alla relativa maschera in cui è possibile fare la correzione (es. anagrafica cliente) Dopo la correzione, il log di elaborazione diventa verde ed è possibile rifare l invio del documento premendo nuovamente il tasto Esegui.

16 Pag. 16 A seconda dell errore presentato, se necessario, vi consigliamo di apportare le stesse modifiche anche nel gestionale Ad Hoc (es. P.IVA e/o C.F. cessata o non valida) in quanto questo non viene aggiornato automaticamente. Se ci troviamo a gestire lo scarto dopo i 5 giorni dalla ricevuta di scarto, il documento non è più modificabile ed è necessario: - Non tentare di modificare o cancellare il documento - Emettere Nota di Variazione Interna con causale apposita nel gestionale, che non deve essere inviata al SDI.

17 Pag. 17 Ricevimento Fatture Passive 1. Aprire il cruscotto relativo alla gestione delle fatture passive 2. Scaricare le fatture ricevute nel Digital Hub attraverso il tasto Agg./Sinc. selezionando l intervallo di tempo:

18 Pag La fattura ricevuta compare nel cruscotto delle fatture passive: 4. E possibile a questo punto visualizzare la fattura mediante il foglio di stile, con la possibilità di scegliere tra i due modelli disponibili (ministeriale e semplificato):

19 Pag. 19 Esempio del modello semplificato

20 Pag Se presenti, è possibile visualizzare i documenti allegati alla fattura, premendo il tasto destro del mouse su una fattura e selezionando la voce Allegati :

21 Pag Per completare la presa in carico delle fatture ricevute, è possibile premere il tasto Esegui e selezionare Aggiorna stato contabilizzazione in Da Contabilizzare Le fatture si sposteranno nel tab Documenti completati

22 Pag. 22 Manutenzione dei dati di FATEL e casi particolari da gestire FATEL gestisce separatamente le anagrafiche Clienti. I dati vengono importati dal gestionale AD HOC e, in questa maschera sullo sfondo, sono accessibili dal pulsante Clienti Privati 1. Anagrafiche clienti FATEL: I dati vengono sincronizzati: - Con l importazione delle fatture, i soli clienti movimentati vengono acquisiti automaticamente. - Ogni variazione effettuata in FATEL non viene sovrascritta ad ogni importazione (se necessario, occorre aggiornare la variazione del dato su Ad Hoc) Nel tab dei dati principali, Il codice interno: è quello del FATEL, mentre Il codice esterno: è il codice dello stesso cliente nel gestionale Ad Hoc. Sempre nei dati principali sono presenti la PEC e il Codice Destinatario

23 Pag Visualizzazione dei due fogli di stile nelle fatture attive: Come per le fatture passive, la visualizzazione dei due fogli di stile è presente anche nei documenti attivi, premendo il pasto destro nella riga, come di seguito riportato: 3. Eliminazione di una o più fatture importate Nel caso in cui si voglia eliminare una o più fatture importate, ma non ancora inviate, è necessario: Selezionare la singola fattura e premere visualizza

24 Pag. 24 Dalla gestione fatture privati, premere F5 oppure il cestino in alto nella barra degli strumenti

25 Pag. 25 Nel caso di eliminazione di più fatture contemporaneamente: Selezionare le fatture in blocco e premere Visualizza Si apriranno le fatture singolarmente che dovranno essere eliminate una ad una premendo il tasto F5 (oppure il cestino).

26 Pag Inserimento del riferimento alla Dichiarazione di Intento del cliente: Per poter importare il riferimento alla dichiarazione di intento da Ad Hoc Revolution al FATEL, è necessario effettuare alcuni controlli: - In Adhoc Revolution controllare di aver inserito il protocollo telematico nella dichiarazione di intento di riferimento (se il campo evidenziato sotto è presente) - In FATEL, seguendo il percorso archivi/importazione dati/parametri importazione: o o controllare che il numero del tracciato di importazione sia uguale o superiore al (importante, se è inferiore NON MODIFICARE!); controllare che sia inserito il flag sul campo XML arricchito codifiche ASW, se non fosse presente inserirlo e salvare.

27 Pag. 27 Diversamente, se il campo del protocollo telematico, nella dichiarazione di intento non è presente (perché soggetto a aggiornamenti), occorre inserire nella fattura un rigo con servizio di tipo forfettario o fuori magazzino (no riga descrittiva) mettendo come descrizione il riferimento alla dichiarazione di intento. La riga sul documento sarà ovviamente a importo zero