SIPC Vademecum Referente di DSM

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1 SIPC Vademecum Referente di DSM PRTE 1: HELP-DESK L Help-Desk del SIPC si occupa di: Tenuta dell archivio delle Strutture Residenziali presenti sul territorio; Contatti con i referenti designati, raccolta delle nomine ed eventuali sostituzioni; Consegna delle password; Raccolta delle problematiche e delle questioni inerenti l inserimento dei dati; Assistenza nella risoluzione delle problematiche all inserimento manuale dei dati via telefono ed e- mail; Inoltro e ricezione delle comunicazioni inerenti il SIPC. L orario dell Help-Desk è dal Lunedì al Venerdì dalle ore alle ore per le comunicazioni telefoniche al numero 06/ ed è comunque raggiungibile via mail oltre tale orario all indirizzo asp-sipc@regione.lazio.it PARTE 2: REFERENTE DI DSM L Help-Desk si interfaccia unicamente con i Referenti di DSM designati. Il Referente di DSM designato per il SIPC è nominato dal responsabile del proprio DSM con lettera di nomina protocollata inviata via PEC al Dirigente dell Area servizio informativo socio sanitario all indirizzo: sis@regione.lazio.legalmail.it e per conoscenza all Help Desk. Tale nomina deve contenere il nominativo e i recapiti telefonici, e PEC del Referente. La password di accesso al portale è nominativa e personale e va ritirata previo appuntamento dal Referente Designato o da suo Delegato in busta chiusa presso l ufficio dell Help-Desk: Via Rosa Raimondi Garibaldi, 7 (ROMA) Palazzina B, Piano 10, stanza 119. Il Referente è responsabile del ritiro, della conservazione e della gestione della password. Ogni cambiamento del Referente di DSM deve essere comunicato tempestivamente attraverso la stessa procedura della nomina. La password del Referente di DSM fornisce l accesso al Sistema per le seguenti funzioni: Consultazione di: Tutti i dati di tutte le strutture del proprio territorio; Tutti i dati dei propri residenti, anche se inseriti in SRP operanti fuori dal proprio territorio; Scaricare: i dati dei propri residenti, anche se inseriti in SRP operanti fuori dal proprio territorio.

2 I Referenti SIPC di ciascun DSM hanno il compito di supportare le strutture erogatrici nelle varie fasi di caricamento sul portale dei dati di attività e di verificare il rispetto della tempistica stabilita. Il Dipartimento di Salute Mentale è fra gli attori coinvolti quello più in grado di sollevare questioni relative all appropriatezza clinica delle attività svolte nelle SRP. Qualora queste siano rilevate, dovranno essere comunicate al referente ASL di competenza per assumere le iniziative più appropriate. Si raccomanda pertanto una costante collaborazione con i referenti Asl del sistema SIPC. Parte 2.1: Pagina di Accesso al Portale SIPC Ciascun Referente accede alla propria area di competenza effettuando il login sul Portale SIPC attraverso la Pagina di accesso al seguente indirizzo: Nella stessa pagina di accesso al portale si trova la sezione Help-Desk, contenente gli orari e i contatti dello stesso e la sezione Documentazione dalla quale è possibile scaricare vari documenti utili predisposti per aiutare l inserimento. Sono inoltre presenti le sezioni Attività e scadenze e Normativa di Riferimento.

3 Effettuato l ingresso si è indirizzati alla pagina SIPC che visualizza: la situazione degli Episodi di Cura, uno schema riassuntivo degli inserimenti delle Strutture del proprio Territorio, le prossime scadenze, i nominativi e i contatti dei Referenti ASL, DSM e di Struttura. Al primo accesso, inoltre, si verrà indirizzati alla pagina Gestione Utente in cui verrà richiesto di sostituire la password ritirata presso l Help-Desk con una di propria scelta. Questa operazione è possibile ogni volta che si desidera cambiare password.

4 Per motivi di sicurezza tutte le password scadono dopo un periodo di 90 giorni se non utilizzate, in tal caso e ogni volta che si presenti un problema di accesso, va inviata comunicazione all Help-Desk che attiverà le procedure per la verifica della situazione dell utenza e per il reset della password. Una password resettata è riportata a quella originaria indicata sulla lettera ritirata presso l Help- Desk, e si potrà procedere come al primo accesso. Altre procedure di sicurezza previste dal Sistema sono: La chiusura della sessione di lavoro se l operatore non dovesse compiere operazioni per 15 minuti, in tal caso bisogna ripetere la procedura di login; La necessità di modificare la password almeno ogni 180 giorni, password già impiegate non possono essere utilizzate.

5 PARTE 3: VISUALIZZAZIONE DATI Nella Sezione DATI è possibile visualizzare tutti i dati inseriti dalle SRP del proprio territorio: cliccando sul nominativo del paziente si apre una scheda riassuntiva in sola visualizzazione di tutti i dati presenti nel Sistema per quel dato paziente. Cliccando sul pulsante Personale si apre una scheda riassuntiva degli inserimenti effettuati per il personale delle strutture diviso per anno cui si riferisce la rilevazione.

6 PARTE 4: SCARICARE I DATI INSERITI Nella pagina DATI è presente una funzione che permette di scaricare i dati inseriti nel Sistema: cliccando su scarica dati il SIPC genera un file di Excel che contiene i dati correttamente caricati dalla/e struttura/e sul portale. E possibile scaricare tutti i dati presenti nel database cliccando su scarica i dati. E possibile in alternativa effettuare preliminarmente una selezione per poter scaricare solo un sottoinsieme dei dati presenti in archivio. La selezione va effettuata utilizzando una o più opzioni di ricerca tra quelle di seguito elencate: 1) Utilizzando il campo TROVA è possibile selezionare uno specifico paziente inserendo il cognome. 2) Con il menù a tendina al centro è possibile selezionare i record a seconda dello stato della validazione: Tutti, Rifiutati, Validati, Da Validare. 3) Il menù stato degli inserimenti ad oggi permette di selezionare tra Tutti, in carico (pazienti ancora presenti in Struttura), non in carico (pazienti non più in carico alla struttura, quindi transitati ma con EC chiuso). 4) Nel menù a tendina in seconda riga è possibile selezionare una specifica Struttura.

7 Cliccando su cerca si avvia la ricerca per la specifica selezione effettuata. Non appena visualizzato nel box sottostante l esito della selezione prescelta si può cliccare su scarica i dati selezionati. Il sistema genererà un file Excel composto di 6 fogli. Ogni foglio riporterà le informazioni specifiche di una sezione del Sistema: Strutture; Anagrafica; Assistito; Episodio di Cura; Specifica Episodio di Cura; Valutazione. Foglio Strutture Riporta i parametri utilizzati per la selezione utilizzata per scaricare i dati e le informazioni delle Strutture presenti in quella data selezione specificandone l id Struttura: Codice univoco che identifica quella data SRP in tutto il SIPC SRa, la sua denominazione e il numero di pazienti presenti per la selezione scelta.

8 Foglio Anagrafica Riporta le informazioni inserite nella sezione Anagrafica legate al Codice Fiscale: Ad ogni paziente è associato un idana, un codice univoco che lo identifica nel SIPC SRa. Per motivi di privacy l IDANA è il solo codice utilizzabile per identificare il paziente in tutte le comunicazioni ufficiali relative al SIPC-SRa.

9 Foglio Assistito Riporta tutte le altre informazioni inserite nella sezione Anagrafica. Ad ogni record è associato un idass, un codice univoco che identifica quella specifica anagrafica e i rispettivi idana e idstr con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle. Foglio Episodio di Cura Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Episodio di Cura.

10 Ad ogni record è associato un idedc un codice univoco che identifica quello specifico Episodio e i rispettivi idana e idass, con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle. Foglio Specifica Episodio di Cura Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Episodio di Cura. Ad ogni record è associato un idsec un codice univoco che identifica quella data Specifica dell Episodio di Cura e i rispettivi idana, idass e idedc, con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle.

11 Foglio Valutazione Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Valutazione. Ad ogni record è associato un idval un codice univoco che identifica quella specifica Valutazione e i rispettivi idana, idass, idedc e idsec con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle. N.B. I codici idana, idass, idedc e idsec sono codici univoci e anonimi, è quindi possibile utilizzarli al posto dei dati anagrafici del paziente nelle comunicazioni o nelle segnalazioni di problemi. Per ulteriori informazioni non presenti in questo Vademecum si ricorda che sono comunque disponibili il Manuale Tecnico del Sistema e Contenuti informativi, la Miniguida al Caricamento Manuale, la Miniguida alla Compilazione delle Liste di Attesa e le FAQ.