Portale dei concessionari CNH Manuale operativo. CDFS - Common Dealer Financing System

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1 Portale dei concessionari CNH Manuale operativo CDFS - Common Dealer Financing System

2 Indice 1 Introduzione Accesso al portale DIEM Procedura automatica di addebito RID Scadenzario Pagamento Anticipato (RID) Includere Item (RID) Escludere Item (RID) Disposizione Bonifico Stato delle Transazioni Ordini di Pagamento Manuale operativo versione 1.0 Marzo

3 1 Introduzione Questo manuale illustra le nuove funzionalità operative DIEM disponibili nella scheda Scadenzario 2. Le nuove funzionalità sono le seguenti: Funzionalità Pagamento Anticipato (RID): permette di selezionare uno o più item per il pagamento RID prima della data di scadenza Funzionalità Includere Item (RID) 1 : permette di includere uno o più item a scadere o scaduti per il pagamento RID Funzionalità Escludere Item (RID) 1 permette di escludere uno o più item dalla richiesta di pagamento RID Funzionalità Disposizione Bonifico permette di indicare quali item (a scadere o scaduti) sono stati inclusi nel bonifico che il concessionario ha effettuato o effettuerà presso la sua banca, a favore di CNH Financial Services Queste funzionalità sono pienamente operative solo utilizzando Internet Explorer versione 8 o versioni successive. 1Per item si intendono: fatture, note debito, note credito, fatture interessi, fatture passive, etc a livello di singola scadenza 2 Tutte le schermate sono state ricavate dall'ambiente di test Manuale operativo versione 1.0 Marzo

4 2 Accesso al portale DIEM Per collegarsi al portale DIEM si deve digitare l'indirizzo indicato qui sotto e poi inserire la propria combinazione di ID utente e password: Dopo aver avuto accesso al link del Portale dei concessionari, fare clic su CNH Capital e quindi su CDFS : Manuale operativo versione 1.0 Marzo

5 Qualora alcune fatture siano scadute, il sistema visualizza il seguente messaggio: Facendo clic su OK compare la schermata seguente: Si tenga presente che nelle versioni dei vari paesi, funzionalità e schermate possono differire da quelle rappresentate nel presente manuale. Infine, durante alcuni periodi (chiusura mensile, manutenzione tecnica, ecc.), le funzionalità operative DIEM non saranno disponibili. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

6 3 Procedura automatica di addebito RID Il sistema di pagamento RID prevede un servizio di incasso dei crediti basato su una autorizzazione continuativa (ottenuta attraverso la firma di un apposito Modulo di Delega) conferita dal Concessionario alla propria banca, di accettare ordini di addebito provenienti da CNH Financial Services. Il programma provvederà a generare automaticamente e separatamente flussi di addebito RID, a seconda del prodotto a cui si riferiscono (per es. Ricambi, Macchine, Interessi). La scelta del sistema di pagamento RID rappresenta un prerequisito necessario per poter usufruire al meglio delle nuove funzionalità operative DIEM. Contestualmente alla firma dell apposito Modulo/i di delega RID, occorre comunicare a CNH Financial Services le coordinate bancarie (una o più) presso cui si intendono domiciliare gli addebiti. Oggetto della procedura automatica di addebito RID sono: item per i quali è stato configurato, fin dall acquisizione, il sistema di pagamento RID item per i quali è stato scelto sul portale un pagamento anticipato attraverso la specifica funzionalità Pagamento Anticipato (RID) item per i quali è stato scelto sul portale il sistema di pagamento RID attraverso la specifica funzionalità: Includere Item (RID) Per ultimo è da ricordare che, affinché il flusso RID possa essere generato e trasmesso alla banca indicata dal Concessionario, l importo totale deve essere maggiore di zero. Ciò significa che, in presenza di note di credito, se il valore delle stesse superasse il valore delle fatture in scadenza, nessun flusso di addebito RID sarà automaticamente generato. Esso rimarrà in stand-by: il flusso RID verrà generato e inoltrato alla banca solo al raggiungimento di un importo totale positivo. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

7 4 Scadenzario Lo scadenzario mostra al Concessionario i dettagli relativi a: - Item a scadere - Item contabilizzati Per ogni item sono visualizzate le seguenti informazioni: Scadenza Tipo bene Numero fattura Data fattura Numero Ordine Numero telaio Importo dovuto Importo finanziamento cliente finale (RFC) Istruzioni di pagamento, che possono avere il valore seguente: - Vuoto: se non è previsto il sistema di pagamento RID - RID pianificato se è stato pianificato il sistema di pagamento RID ma l item non è ancora stato incluso in un flusso RID - RID inviato alla banca se è stato attivato il sistema di pagamento RID e l item fa già parte di un flusso RID trasmesso alla banca, e l incasso non è ancora avvenuto - Disposizione Bonifico se l'item è incluso in una Disposizione Bonifico creata dal concessionario e l incasso non è ancora avvenuto Manuale operativo versione 1.0 Marzo

8 Per individuare gli item in scadenza in un certo periodo, si possono utilizzare, alternativamente, i seguenti criteri di selezione: Selezionando Scadenza il sistema visualizza diverse opzioni: Selezionando Data scadenza da al è possibile impostare un intervallo di tempo (il sistema richiede di inserire le date nel formato GG/MM/AAAA) Non è possibile selezionare entrambi i criteri ( Scadenza e Data scadenza da al ). Qualora venissero selezionati entrambi, il criterio data attivo sarà l'ultimo selezionato, mentre il primo verrà ignorato. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

9 Le funzionalità operative DIEM sono selezionabili dal menù a tendina Selezionare l'opzione : L'opzione può essere: Pagamento Anticipato (RID): visualizza tutti gli item ai quali si può applicare il Pagamento Anticipato (RID). Gli item sono selezionabili. Includere item (RID): visualizza tutti gli item (a scadere o scaduti) pagabili con RID. Gli item sono selezionabili. Escludere item (RID) : visualizza tutti gli item che possono essere esclusi dal flusso RID, prima della loro scadenza ed inclusione nel flusso RID. Disposizione bonifico: visualizza tutti gli item (a scadere o scaduti) che si possono includere in un pagamento tramite bonifico bancario. NOTA: è possibile che alcune funzionalità non siano attive sul profilo utente. In tal caso l'opzione inattiva sarà visibile, ma non selezionabile. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

10 4.1 Pagamento Anticipato (RID) Il Pagamento Anticipato (RID) permette di pagare prima della scadenza uno o più item. Questo è possibile solo se si verificano le seguenti condizioni: l'item deve avere una data di scadenza successiva o uguale alla data di selezione + i giorni di elaborazione della banca 1. Se la data di scadenza è precedente a quanto sopra, la transazione non può più essere considerata un Pagamento Anticipato (RID), in quanto l item avrà una data valuta di incasso successiva alla data di scadenza originaria. La fattura non deve essere multiperiodica e non deve avere più di un importo ancora a scadere. Nel Portale, definire il periodo e selezionare Pagamento anticipato (RID) : Facendo clic sul pulsante Ricerca vengono visualizzati tutti gli item ammissibili per il Pagamento Anticipato (RID). Selezionare l'item desiderato e premere il pulsante Crea Pagamento Anticipato (RID). Qualora si vogliano includere tutti gli item relativi ad una certa data, basterà selezionare la casella a sinistra in corrispondenza della data (in grassetto). Si accede ora ad uno schermo di riepilogo degli item selezionati. 1 I giorni di elaborazione della banca sono i giorni necessari per l elaborazione del flusso RID. In Italia vengono applicati al momento (Febbraio 2013) 8 giorni. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

11 È possibile cambiare il conto bancario usato per pagare l'item facendo clic sul pulsante Cambia banca. Dopo aver selezionato il conto bancario e aver fatto clic su Conferma Conto Banca, il programma esegue il cambiamento e mostra la schermata seguente: Facendo clic su Ritorna a schermo precedente si ritorna alla schermata di riepilogo degli item selezionati: Manuale operativo versione 1.0 Marzo

12 Per procedere, premere il pulsante Inviare la Transazione ; il programma richiede conferma dell'operazione richiesta. Facendo clic su OK, la transazione viene elaborata e ne viene visualizzato l esito. Se durante il processo si verificano errori, viene visualizzata la schermata seguente: Qualora il numero di item selezionati sia elevato si avvierà un'operazione in background. Nella scheda Stato delle Transazioni comparirà quindi un semaforo giallo: Il semaforo giallo indica che la transazione è ancora in corso e non è ancora possibile visualizzarne i dettagli. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

13 4.2 Includere Item (RID) Questa opzione permette di includere uno o più item per il pagamento tramite RID, cambiandone automaticamente il metodo di pagamento. La selezione sarà possibile per item a scadere ed item scaduti. Sugli item scaduti verranno conteggiati interessi di mora in base alle condizioni in vigore. Gli item a scadere verranno addebitati alla loro scadenza, mentre gli item scaduti verranno addebitati alla prima data valuta utile, come indicato dal sistema (si applicano infatti i giorni di elaborazione della banca). Nel portale definire il periodo e selezionare Includere item (RID) : Premendo su Ricerca verranno visualizzati tutti gli item ammissibili per Includere item (RID). Selezionare gli item desiderati e quindi premere sul pulsante Includere item (RID). Qualora si vogliano includere tutti gli item relativi ad una certa data, basterà selezionare la casella a sinistra in corrispondenza della data (in grassetto). Si accede ora ad uno schermo di riepilogo degli item selezionati. È possibile cambiare il conto bancario usato per pagare l'item facendo clic sul pulsante Cambia banca. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

14 Dopo aver selezionato il conto bancario e aver fatto clic su Confermare Conto Banca il programma esegue il cambiamento e mostra la schermata seguente: Facendo clic su Ritorna a schermo precedente si ritorna alla schermata di riepilogo degli item selezionati: Per procedere, premere il pulsante Inviare la Transazione ; il programma richiede conferma dell'operazione richiesta. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

15 Facendo clic su OK, la transazione viene elaborata e ne viene visualizzato l esito. Se durante il processo si verificano errori, viene visualizzata la schermata seguente Nel caso in cui sia stato selezionato un item scaduto, la Data valuta prevista sarà successiva alla data di scadenza originaria; il programma visualizza un messaggio di avviso per informare il concessionario del possibile addebito di interessi per ritardato pagamento: Attenzione! La richiesta di pagamento è riferita a partite scadute. Interessi di mora saranno calcolati secondo le condizioni in vigore Se l'importo totale degli item selezionati è negativo, viene visualizzato il seguente messaggio (gli item verranno elaborati solo quando il flusso RID giornaliero raggiungerà un importo positivo). Manuale operativo versione 1.0 Marzo

16 Ciò significa la transazione rimarrà in stand-by; il flusso RID verrà generato e trasmesso alla banca solo al raggiungimento di un importo totale positivo. Qualora il numero di item selezionati sia elevato si avvierà un'operazione in background. Nella scheda Stato delle Transazioni comparirà quindi un semaforo giallo: Il semaforo giallo indica che la transazione è ancora in corso e non è ancora possibile visualizzarne i dettagli. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

17 4.3 Escludere Item (RID) La funzione Escludere Item è una funzionalità che permette di escludere uno o più item dal flusso pianificato di addebito RID, prima della loro scadenza. Gli item correlati a prodotti finanziari specifici (per esempio i prodotti finanziari Commercial Lending Solutions) non possono essere deselezionati dal flusso RID. È possibile deselezionare un item ed escluderlo dalle richieste di pagamento solo se si verificano le seguenti condizioni: l'item è configurato con metodo di pagamento RID; l'item non è stato incluso in un Ordine di Pagamento. Se l'item è già incluso in un Ordine di pagamento, la deselezione non è ammessa, perché il flusso RID è già stato inviato alla banca; l'item non deve essere correlato a uno specifico prodotto finanziario (Commercial Lending Solutions; possono comunque applicarsi altre restrizioni); non si tratta di un item contabilizzato la funzionalità di deselezione è disponibile solo fino alla data di scadenza detratti i giorni di elaborazione banca (in Italia vengono applicati 8 giorni dato a Febbraio 2013) Nel Portale definire un periodo e selezionare la funzionalità Escludere item (RID) : Premendo sul pulsante Ricerca si visualizzano tutti gli item ai quali si può applicare Escludere item (RID) Manuale operativo versione 1.0 Marzo

18 Selezionare la casella dell'item desiderato e quindi premere sul pulsante Escludere item (RID). Qualora si vogliano escludere tutti gli item relativi ad una certa data, basterà selezionare la casella a sinistra in corrispondenza della data (in grassetto). Il programma mostra il riepilogo degli item selezionati: Dopo aver premuto il pulsante Inviare la Transazione, il programma richiede conferma dell'operazione richiesta. Facendo clic su OK, la transazione viene elaborata e compare la schermata seguente. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

19 Se durante il processo dovessero verificarsi errori, viene visualizzata la schermata seguente Qualora il numero di item selezionati sia elevato si avvierà un'operazione in background. Nella scheda Stato delle Transazioni comparirà quindi un semaforo giallo: Il semaforo giallo indica che la transazione è ancora in corso e non è ancora possibile visualizzarne i dettagli. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

20 4.4 Disposizione Bonifico Disposizione Bonifico è l'operazione che permette di indicare quali item (macchine, ricambi, fatture interessi, etc) sono stati inclusi nel bonifico che il concessionario ha effettuato o effettuerà presso la sua banca, a favore di CNH Financial Services, indicando anche la data di valuta del pagamento. Per esempio, selezionando tutti gli item Scaduto superiore ai 90gg e la funzionalità Disposizione Bonifico, il sistema mostra tutti gli item richiesti, raggruppati per scadenza. Sarà possibile filtrare anche per Tipo bene e Marca: Qualora si vogliano includere tutti gli item relativi ad una certa data, basterà selezionare la casella a sinistra in corrispondenza della data (in grassetto). Manuale operativo versione 1.0 Marzo

21 altrimenti si possono selezionare i singoli item: Dopo aver selezionato gli item desiderati, fare clic sul pulsante: Crea Disposizione Bonifico Nella schermata successiva inserire la Data valuta proposta, utilizzando il pulsante: Impostare la data di pagamento su tutte le righe 2 : 2 Si tenga presente che è previsto un limite per la Data valuta. Questa deve essere successiva alla data odierna, ma compresa entro un limite di 7 giorni di calendario dalla data corrente. Attenzione: il programma è in grado di effettuare la verifica sul limite di data, ma non sul giorno lavorativo o non lavorativo, la cui corretta compilazione è quindi a cura dell utente. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

22 Si tenga presente che il calendario in figura segue il sistema americano, quindi la settimana inizia con la Domenica e termina con il Sabato. Di conseguenza prestare attenzione nella selezione della data di pagamento desiderata. A questo punto, selezionare uno dei pulsanti descritti qui sotto: INVIARE LA TRANSAZIONE: questo pulsante è usato per avviare la transazione ESPORTARE SU EXCEL: questo pulsante viene usato per esportare su un foglio di Excel gli item selezionati ATTENZIONE: il file viene estratto prima della richiesta di processazione. Gli item effettivamente processati saranno estraibili su Excel dalla scheda Stato delle Transazioni. CANCELLARE LA TRANSAZIONE: questo pulsante permette di cancellare la richiesta della transazione. In questo caso il programma ritorna alla scheda Scadenzario, senza mantenere le selezioni precedentemente impostate. IMPOSTARE LA DATA DI PAGAMENTO SU TUTTE LE LINEE: questo pulsante permette di inserire la Data valuta proposta. Non è possibile inserire date differenti per singolo item. Qualora la data valuta non rispetti quanto menzionato nella nota, sulla schermata comparirà un messaggio di errore: In questo caso sarà sufficiente re-impostare la data corretta. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

23 Premere INVIO per confermare l'operazione: Se la transazione è stata elaborata con successo viene visualizzata la schermata seguente: Se durante il processo si verificano errori, viene visualizzata la schermata seguente Qualora l'importo totale degli item elaborati sia negativo compare il seguente messaggio di blocco: L IMPORTO TOTALE DEVE ESSERE SUPERIORE A 0 Qualora il numero di item selezionati sia elevato si avvierà un'operazione in background. Nella scheda Stato delle Transazioni comparirà quindi un semaforo giallo: Il semaforo giallo indica che la transazione è ancora in corso e non è ancora possibile visualizzarne i dettagli. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

24 5 Stato delle Transazioni La scheda Stato delle Transazioni mostra esiti ed informazioni correlati alle transazioni DIEM eseguite dagli utenti. Sono disponibili risultati e dettagli per le opzioni: Pagamento Anticipato (RID) Includere Item (RID) Escludere Item (RID) Disposizione Bonifico Le transazioni rimangono disponibili per un periodo di tempo limitato (per esempio 90 giorni). È possibile filtrare sulla base dei seguenti parametri: Periodo della transazione (Mese corrente, Mese precedente, Mese precedente -1, Mese precedente -2) Transazione effettuata tra (tenere presente che il numero dei giorni che intercorrono tra la data inizio e la data fine non può superare 30 giorni e che la "data inizio" non può essere inferiore a oggi meno 90 giorni) Tipo transazione (Pagamento anticipato (RID), Includere item (RID), Escludere item (RID), Disposizione Bonifico ID della Transazione (il numero creato dal sistema quando elabora una transazione) Dopo aver inserito i parametri e premuto Ricerca è possibile vedere tutte le transazioni elaborate. Quelle elaborate correttamente sono indicate da un semaforo verde, mentre quelle con almeno un item in errore sono indicate da un semaforo rosso. In caso di semaforo rosso, occorre quindi sempre verificare, accedendo al dettaglio, quali item sono stati processati con successo e quali no. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

25 Cliccando due volte sul numero ID della transazione, è possibile visualizzarne i dettagli v Premendo si esporta l'elenco su Excel. Premendo (in fondo a destra nella schermata) si torna al riepilogo dello Stato delle Transazioni. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

26 6 Ordini di Pagamento La scheda Ordini di Pagamento fornisce una panoramica di tutti gli ordini di pagamento in lavorazione 3 creati attraverso le seguenti funzionalità: Ordini di pagamento generati dalla procedura di addebito RID automatica Ordini di pagamento generati sul portale dal concessionario tramite le funzionalità DIEM Includere item (RID) e Pagamento Anticipato (RID) Ordini di pagamento generati sul portale dal concessionario attraverso la funzionalità Disposizione Bonifico Le informazioni vengono raggruppate come segue: Livello superiore (ordinate in senso ascendente per Data valuta e Nr Ordine di Pagamento) con le seguenti informazioni: o o o o o o Data valuta Nr Ordine di Pagamento Importo dovuto Conto Banca (per Disposizione bonifico il campo è vuoto) Codice Banca (per Disposizione bonifico il campo è vuoto) Tipo di pagamento (RID o Disposizione bonifico) Livello di dettaglio con le seguenti informazioni (ordinate in senso ascendente per Tipo bene, Numero fattura) o o o o o o o o Data valuta Importo dovuto Tipo bene (codice) Conto Banca (per Disposizione bonifico il campo è vuoto) Codice Banca (per Disposizione bonifico il campo è vuoto) Numero fattura/documento Numero Ordine Marca In alcuni casi (per esempio documenti passivi, fatture interessi) le informazioni relative al Tipo bene, Numero fattura/documento e Numero Ordine non sono disponibili. Qui sotto è possibile vedere la struttura della scheda ed i parametri per il filtro: 3 Con il termine in lavorazione si intende un ordine di pagamento prodotto per l invio alla banca, ma che non è ancora stato incassato o stornato. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

27 Data valuta; Tipo di Pagamento (RID/Disposizione Bonifico); Conto Banca v vvv v Le informazioni sull'ordine di Pagamento saranno visualizzabili nella scheda Elenco Incassi, all avvenuto incasso dell ordine di pagamento. Manuale operativo versione 1.0 Marzo

28 Manuale operativo versione 1.0 Marzo