PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE POSTI AUTO

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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE POSTI AUTO XPS PO 60 AFFARI GENERALI 1. GENERALITA' 1.2 SCOPO della presente procedura è descrivere i criteri e definire le responsabilità, le modalità operative ed il monitoraggio adottati dalla Dhi S.r.l. per la gestione del parcheggio interno dell azienda, nei giorni che vanno dal lunedì al venerdì (festivi esclusi). 1.3 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica nell ambito della corretta gestione degli spazi e delle strutture interne ed esterne all azienda. 1.4 DEFINIZIONE DEI TERMINI Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9001:2008 Allegato termini e definizioni specifiche. 1.5 REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.6 MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Codice Civile e leggi specifiche Manuale della Qualità Documenti legati alla normativa della Sicurezza sul lavoro ( Legge 626 ) Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati Piantina dei Parcheggi (MO 60 V 01 DEL ) Modulo Parcheggi non autorizzati (MO 61 V 01 DEL ) 1.7. ARCHIVIAZIONE Tutti i documenti, relativi a tale procedura, vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul Sistema Gestionale Mago nella sezione Easy Attachment, secondo il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni. I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori, nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi. REVISIONE V2.0 EMITTENTE VERSIONE APPROVATA DATA DI EMISSIONE QUA DG PAG DI PAG. 29 SETTEMBRE DI 7

2 1.8. SISTEMA INFORMATIVO MAGO - Processi / Funzioni - Aree ( ) - Gruppi ( ) - Funzioni ( ) - Report di Mago (Vari) - Report dell utente - Gruppi ( ) - Report (Vari) 2. RESPONSABILITÀ 2.1 ADDETTO ALLA RECEPTION È responsabile di assegnare posti auto riservati ai visitatori e di fornire i relativi Pass Auto. È responsabile di assegnare posti auto e di fornire i Pass Auto ai clienti del Residence Sol Levante, nelle aree a loro riservate. È responsabile dell aggiornamento del DB relativo alle targhe delle auto autorizzate all accesso nell Area clienti del Centro. È responsabile di verificare che, nell Area riservata ai visitatori, siano presenti solo auto munite di Pass giornaliero e di apporre il modulo MO 61 Parcheggio non autorizzato sul cruscotto delle auto che risultino non autorizzate alla sosta. E responsabile di inoltrare le richieste di nuovi posti auto al Responsabile degli Affari Generali. E responsabile di assegnare i posti auto prenotati da clienti del Centro o in occasione di meeting, fornendo i relativi Pass. 2.2 RESPONSABILE AFFARI GENERALI Attua la Procedura Operativa in oggetto. Pianifica i parcheggi prenotati in occasione di meeting. Assegna i posti auto disponibili ai clienti del Centro e ai dipendenti. Verifica che tutte le disposizioni sull assegnazione dei posti auto vengano rispettate. Verifica che tutte le auto posteggiate nei posti dedicati ai Clienti e ai dipendenti del Centro Direzionale siano munite di Pass Auto Permanente. Verifica che tutte le auto posteggiate nei posti riservati ai clienti del Residence Sol Levante siano munite di Pass Auto dedicato al Residence. Effettua tutte le azioni necessarie al fine di ristabilire il corretto utilizzo dei posti auto. 2.3 DIREZIONE DHI È responsabile di tutti i processi del settore. Pianifica il numero di posti auto necessari per soddisfare le esigenze del Centro Direzionale. Predispone le Procedure Operative e ne monitorizza l esecuzione. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni. Revisione 2 29 SETTEMBRE 2015 Pag. 2 di 7

3 2.4 DIREZIONE GENERALE Definisce le strategie aziendali. Supervisiona le Direzioni dei settori. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni. Approva le procedure operative. 2.5 RESPONSABILE QUALITÀ Sorveglia la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte dalla DHI siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità. 3 MODALITÀ OPERATIVE Sono previste tre aree dedicate ai parcheggi: Lato Sud dell edificio dedicata a dipendenti e collaboratori del Gruppo. E controllata da sbarra manuale e gestita dall Addetto alla Reception e dall Addetto Contabilità di magazzino dalle ore 09:00 alle ore 19:00 dei giorni feriali. Parte antistante l edificio destinata ai visitatori. Aree posteriori e Lato nord dell edificio destinata ai clienti del Centro. E controllata da una sbarra automatica che prevede il riconoscimento delle targhe autorizzate all accesso che sarà attiva dalle ore 08:00 alle ore 19:00 dei giorni feriali. Tali posti auto sono contrassegnati da un numero identificativo e delimitati da apposite strisce. 3.1 ORGANIZZAZIONE DEGLI SPAZI: Gli spazi esterni all azienda sono stati riorganizzati secondo la seguente logica: o POSTI AUTO CLIENTI: si tratta dei posti auto assegnati ai clienti del Centro Direzionale, che scelgono la ns. azienda come sede dei propri uffici e pertanto svolgono in essa un attività quotidiana che implica necessariamente il servizio di parcheggio per i titolari di tali attività ed i loro dipendenti. Tali posti auto sono contrassegnati da un cartello che indica il nome dell azienda titolare degli stessi. o POSTI AUTO DIPENDENTI: (dal n. 1b al n.12b e dal n. 37b al n. 56b) si tratta dei posti auto assegnati a dipendenti e collaboratori delle aziende del Gruppo Dhi S.r.l. o POSTI AUTO VISITATORI: (dal n.1 al n.29 dal n.1 al n.15 sono riservati alla Direzione e a clienti con prenotazione e dal n. 23 al n. 29 sono riservati a clienti residence o visitatori) si tratta dei posti auto riservati ai visitatori occasionali del Centro Direzionale. Una parte di tali posti è libera e dedicata ai visitatori occasionali, mentre un altra parte è riservata ed i relativi posti auto vengono assegnati e gestiti di volta in volta dall Addetto alla Reception, mediante apposito Pass Auto Giornaliero. Revisione 2 29 SETTEMBRE 2015 Pag. 3 di 7

4 Le aree libere destinate ai visitatori possono essere occupate per un tempo massimo di 2 ore; in caso sia necessario un utilizzo del posto auto da parte degli ospiti per un tempo superiore, è necessario richiedere all Addetto Reception il Pass Auto Giornaliero, che permette di parcheggiare nelle aree riservate. o POSTI AUTO RESIDENCE: (dal n.1c al n.7c) si tratta di posti auto riservati ai clienti del Residence Sol Levante. Una parte è dedicata agli ospiti fissi del Residence ed i relativi posti auto sono per questo contrassegnati da un cartello che indica il nome dell ospite titolare. Un altra parte, invece, è dedicata ai clienti occasionali; tali posti sono gestiti di volta in volta dall Addetto alla Reception e sono contrassegnati da apposito Pass Auto Residence. 3.2 PASS AUTO: Per migliorare la gestione degli spazi riservati ai posti auto è stata prevista la creazione di 3 diversi tipi di Pass Auto: o PASS AUTO CLIENTI Ogni Azienda cliente del Centro Direzionale ha a disposizione un numero di Posti Auto contrattualmente assegnati. Il Responsabile Operativo della Dhi procederà come di seguito specificato: Richiederà al Responsabile dei Servizi Generali la disponibilità e i relativi numeri dei posti auto da assegnare. Richiederà al cliente i nominativi e le copie dei documenti di riconoscimento delle persone autorizzate ad accedere al Centro. Richiederà al cliente le targhe autorizzate a parcheggiare nei posti auto assegnati. Registrerà sul Sistema Mago Matricole - tutte le persone autorizzate ad accedere al Centro e le relative targhe autorizzate ad accedere nell area riservata ai parcheggi dei clienti, assegnando i relativi posti auto. Stamperà i Pass Auto di autorizzazione al parcheggio. Consegnerà i Badge di accesso ai locali del Centro. Il Responsabile dei Servizi Generali predisporrà il cartello Parcheggio riservato, con l indicazione del nome dell azienda titolare del posto auto e lo apporrà nella parte frontale dello stesso. Le copie dei relativi Pass, controfirmate dal cliente, saranno archiviate nella Scheda anagrafica dello stesso all interno della sezione Easy Attachment della matricola e verrà menzionato il tutto nello storico eventi. È inteso che il Pass Auto Clienti è a tempo indeterminato e resta valido per tutta la durata del contratto; lo stesso va riconsegnato al Responsabile Operativo al momento della cessazione del rapporto. Richiesta nuovi posti auto Revisione 2 29 SETTEMBRE 2015 Pag. 4 di 7

5 Nell eventualità che il cliente richieda un n. maggiore di posti auto, la richiesta dovrà essere inoltrata tramite a centrodirezionale@dhi.it, motivando le relative esigenze. La Direzione del Centro valuta la richiesta ed approverà o rifiuterà la stessa, inoltrando la decisione all indirizzo sopra riportato; in caso di accoglimento si procederà con la procedura sopra riportata. o PASS AUTO DIPENDENTI Ogni dipendente/collaboratore deve rivolgersi al Responsabile delle Risorse Umane per richiedere l assegnazione di un posto auto, il cui numero è fornito dal Responsabile dei Servizi Generali. Il Responsabile delle Risorse Umane si occuperà di registrare il numero di posto auto assegnato nella matricola del dipendente all interno del Sistema Informativo Mago e stamperà il relativo Pass Auto in duplice copia; una copia sarà consegnata al dipendente/collaboratore, mentre l altra verrà archiviata nell apposito raccoglitore del lavoratore ed il tutto verrà menzionato nello storico eventi della Scheda Anagrafica del Dipendente. È inteso che il Pass Auto Dipendenti è a tempo indeterminato e resta valido per tutta la durata dell attività del lavoratore; lo stesso va riconsegnato al Responsabile Risorse Umane al momento della cessazione del rapporto. o PASS AUTO VISITATORI: I Pass per i visitatori sono previsti: Per visitatori del Centro che abbiano la necessità di sostare nell Area parcheggi esterna per più di due ore. Per clienti del Centro che prenotano un posto auto giornaliero per i loro ospiti. Per partecipanti a meeting, i cui posti devono essere prenotati preventivamente dall organizzatore dell evento stesso. Tali categorie di visitatori sono tenute a dotarsi, presso l Addetto Reception, di apposito Pass Auto, con allegata piantina, in cui è indicato il posto auto assegnato. Tale Pass consentirà agli ospiti di usufruire dei Posti Auto a loro riservati, assegnati dall Addetto Reception in base alle esigenze. Ogni qualvolta un ospite richiederà l assegnazione di un Pass Auto giornaliero, l Addetto Reception si occuperà di: Assegnare all ospite il posto auto dedicato. Stampare il Pass Auto Ospiti da apporre sull autovettura. Qualora, nel corso delle attività quotidiane, l Addetto Reception riscontrasse un utilizzo non conforme alla presente procedura, sarà tenuto ad apporre sull autovettura interessata l apposito Modulo di Parcheggio non autorizzato (MO 60 V 01). Il modulo informa l ospite dell utilizzo improprio e lo invita a rivolgersi alla Reception per richiedere un Pass dedicato. È inteso che il Pass Auto Visitatori resta valido per tutta la durata della visita e deve essere riconsegnato all Addetto Reception al termine di tale visita. Revisione 2 29 SETTEMBRE 2015 Pag. 5 di 7

6 o PASS AUTO RESIDENCE SOL LEVANTE : I clienti del Residence Sol Levante si dividono in due categorie: Clienti fissi: coloro che soggiornano stabilmente presso il Residence. Ogni cliente del Residence ha a disposizione un Posto Auto contrattualmente assegnato. Il Responsabile Operativo della Dhi procederà come di seguito specificato: Richiederà al Responsabile dei Servizi Generali la disponibilità e il posto auto da assegnare. Richiederà al cliente il nominativo e le copie dei documenti di riconoscimento delle persone autorizzate ad accedere al Residence. Richiederà al cliente la targa autorizzata a parcheggiare nel posto auto assegnato. Registrerà sul Sistema Mago Matricole - la persona autorizzata ad accedere al Residence e la relativa targa autorizzata ad entrare nell area riservata ai parcheggi dei clienti. Stamperà i Pass Auto di autorizzazione al parcheggio. Consegnerà le chiavi di accesso al Residence. Copie dei relativi Pass, controfirmate dal cliente, saranno archiviate nella Scheda anagrafica dello stesso nella sezione Easy Attachment ed il tutto verrà menzionato nello storico eventi. Il Responsabile dei Servizi Generali predisporrà il cartello Parcheggio riservato, con l indicazione del nome della persona titolare del posto auto e lo apporrà nella parte frontale dello stesso. Clienti occasionali: coloro che soggiornano occasionalmente presso il Residence. Tali clienti hanno diritto a sostare nell Area parcheggio interna del Centro, riservata ai clienti del Residence, nel limite dei posti disponibili e, laddove ce ne fosse bisogno, anche nei Posti Auto riservati agli ospiti del Centro. In seguito al Check-in, l Addetto Reception si occuperà di: Assegnare ai clienti il posto auto a loro dedicato. Consegnare ai clienti il Pass Auto Residence giornaliero. È inteso che il Pass Auto Residence resterà valido per tutta la durata del soggiorno e dovrà essere riconsegnato all Addetto Reception al momento del Check-out. 4 MONITORAGGIO 4.1. Monitoraggio Posti auto ospiti Revisione 2 29 SETTEMBRE 2015 Pag. 6 di 7

7 L addetto alla Reception controlla giornalmente (2 volte al gg) che, tutte le auto in sosta nei Posti auto riservati agli ospiti, siano munite dell apposito Pass; in caso contrario provvede ad apporre sul parabrezza dell auto il modulo di parcheggio non autorizzato (MO 60 V 01) Monitoraggio Posti auto dipendenti Il Responsabile dei Servizi Generali controlla giornalmente che, tutte le auto in sosta nei Posti auto riservati ai Dipendenti, siano munite di apposito Pass; in caso contrario provvede ad apporre sul parabrezza dell auto il modulo di parcheggio non autorizzato (MO 60 V 01). L evento negativo deve essere segnalato al Responsabile Risorse Umane che provvederà a registrare lo stesso all interno del SI Mago matricola storico eventi Monitoraggio Posti auto Aziende clienti Il Responsabile dei Servizi Generali controlla giornalmente (2 volte al gg) che, tutte le auto in sosta nei Posti auto riservati alle Aziende clienti del Centro, siano munite di apposito Pass. Se quest ultimo non è esposto provvede a controllare sul SI Mago se la targa corrisponde ad una matricola registrata e, in caso negativo, provvede ad apporre sul parabrezza dell auto il modulo di parcheggio non autorizzato (MO 60 V 01). L evento negativo deve essere segnalato all Addetto Reception che provvederà a registrare lo stesso all interno del SI Mago matricola storico eventi. Dopo 3 eventi negativi, l Addetto Reception comunicherà gli stessi alla Direzione del Centro, per l invio di un richiamo scritto al cliente Monitoraggio Posti auto clienti Residence Il Responsabile dei Servizi Generali controlla giornalmente (2 volte al gg) che, tutte le auto in sosta nei Posti auto riservati ai Clienti del Residence Sol Levante, siano munite di apposito Pass; in caso contrario provvede ad apporre sul parabrezza dell auto il modulo di parcheggio non autorizzato (MO 60 V 01). Revisione 2 29 SETTEMBRE 2015 Pag. 7 di 7