PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE CALENDARIO OUTLOOK AZIENDALE
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- Martino Lillo
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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE CALENDARIO OUTLOOK AZIENDALE XPS PO 61 AFFARI GENERALI 1. GENERALITA' 1.2 SCOPO della presente procedura è pianificare in maniera corretta riunioni, appuntamenti, scadenze e attività aziendali, in base alla divisione interna per uffici. 1.3 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica nell ambito della corretta pianificazione degli eventi aziendali. 1.4 DEFINIZIONE DEI TERMINI Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9001:2008 Allegato termini e definizioni specifiche. 1.5 REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.6 MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Codice Civile e leggi specifiche Manuale della Qualità Documenti legati alla normativa della Sicurezza sul lavoro ( Legge 626 ) Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati Organigramma 1.7. ARCHIVIAZIONE I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori, nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi SOFTWARE OUTLOOK - Calendari - Attività 2. RESPONSABILITÀ 2.1 ADDETTO SUPPORTO TECNICO Si occupa dell impostazione ed installazione dei calendari Outlook aziendali e della formazione del personale all utilizzo degli stessi. REVISIONE V1.0 EMITTENTE VERSIONE APPROVATA DATA DI EMISSIONE QUA DG PAG DI PAG. 06 GIUGNO DI 9
2 2.2 RESPONSABILE CALENDARIO Controlla il corretto utilizzo del calendario Inserisce gli appuntamenti e le scadenze Gestisce e pianifica le attività Outlook del proprio ufficio di competenza 2.3 ABILITATO SCRITTURA Inserisce l evento comunicandolo a tutti i coinvolti Diventa responsabile dell evento e della relativa organizzazione (es. prenotazione sala riunione, ecc.) Diventa responsabile dello svolgimento dell evento e del relativo verbale, se richiesto. 2.4 ABILITATO LETTURA Deve monitorare il proprio calendario, partecipando agli eventi in cui è coinvolto. 2.5 DIREZIONE GENERALE Definisce le strategie aziendali. Supervisiona le Direzioni dei settori. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni. Approva le procedure operative. 2.6 RESPONSABILE QUALITÀ Sorveglia la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità. 3. MODALITÀ OPERATIVE 3.1 ELENCO CALENDARI Sono stati creati diversi calendari, divisi per uffici di appartenenza: Calendario vendite Calendario Inside specialist Calendario ufficio acquisti Calendario PA Calendario direzione Calendario generale Calendario finanziario Calendario amministrativo Calendario logistica Calendario EDP Calendario reception DHI Calendario contratti DHI e appartamenti Revisione 1 06 GIUGNO 2016 Pag. 2 di 9
3 Ogni Calendario sopra elencato avrà i seguenti operatori: 1. Responsabile Calendario 2. Abilitati scrittura 3. Abilitati lettura 3.2 ELENCO AZIONI CALENDARIO Nel Calendario potranno essere inseriti eventi dal Responsabile Calendario e dagli abilitati alla scrittura e più dettagliatamente: 1. Appuntamenti con persone esterne all azienda 2. Riunioni interne 3. Scadenze di attività 4. Scadenze fiscali 5. Scadenze contrattuali 6. Progetti di settore 7. Obiettivi di settore 3.3 CALENDARIO VENDITE Nel Calendario vendite le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Giorgio Brugnoli 1. Marcello Tanganelli 2. Carlo Brasi 3. Valentino Buccella 4. Emanuele Forcina 5. Valerio Trovò 6. Gianni Lucci 7. Tommaso Ughes 8. Giorgio Brugnoli 9. Eleonora Luzi 10. Giuseppe Buccella 1. Stefano Lucarelli 2. Cristina Soldi 3. Giuseppe Renzetti 4. Massimiliano Salvi 5. Debora Gobbi 1. Appuntamenti con clienti 2. Riunioni commerciali Revisione 1 06 GIUGNO 2016 Pag. 3 di 9
4 3. Scadenze promo silenti 4. Scadenze attività di canale 5. Obiettivi di settore con scadenza 3.4 CALENDARIO INSIDE SPECIALIST Nel Calendario Inside Specialist le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Giorgio Brugnoli 1. Stefano Lucarelli 2. Cristina Soldi 3. Giuseppe Renzetti 4. Massimiliano Salvi 5. Debora Gobbi 6. Eleonora Luzi 7. Giuseppe Buccella 8. Valentino Buccella 9. Giorgio Brugnoli 1. Appuntamenti 2. Riunioni commerciali, con altri reparti 3. Scadenze promo silenti 4. Scadenze attività di canale 5. Obiettivi di settore 3.5 CALENDARIO UFFICO ACQUISTI Nel Calendario Ufficio Acquisti le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Massimiliano Salvi 1. Attilio Acciavatti 2. Giorgio Brugnoli 3. Valentino Buccella 4. Massimiliano Salvi 5. Eleonora Luzi 6. Giuseppe Buccella 1. Appuntamento con vendor, fornitori 2. Riunioni commerciali, con altri reparti Revisione 1 06 GIUGNO 2016 Pag. 4 di 9
5 3. Scadenze promo silenti 4. Scadenze attività di canale 5. Obiettivi di settore 3.6 CALENDARIO PA Nel Calendario PA le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Alessandro Fortini 1. Francesca Simoncelli 2. Giorgio Brugnoli 3. Massimiliano Salvi 4. Attilio Acciavatti 5. Valentino Buccella 6. Alessandro Fortini 7. Eleonora Luzi 8. Buccella Giuseppe 1. Appuntamento con vendor 2. Riunioni commerciali con altri reparti 3. Scadenze attività gare, offerte 4. Obiettivi di settore 3.7 CALENDARIO DIREZIONE Nel Calendario Direzione le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Eleonora Luzi 1. Eleonora Luzi 3. Beatrice Buccella 4. Giuseppe Buccella 5. Valentino Buccella 6. Monica Fusco 1. Appuntamenti relativi al personale 2. Appuntamenti privati 3. Scadenze del personale 4. Riunioni di settore Revisione 1 06 GIUGNO 2016 Pag. 5 di 9
6 5. Obiettivi di settore 6. Scadenzari personali della Direzione 3.8 CALENDARIO GENERALE Nel Calendario Generale le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Eleonora Luzi 1. Eleonora Luzi 5. Monica Fusco 1. Tutti i dipendenti/collaboratori 1. Riunioni aziendali 2. Scadenze aziendali 3. Obiettivi aziendali 3.9 CALENDARIO FINANZIARIO Nel Calendario finanziario le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Eleonora Luzi 1. Tiziana di Stefano 5. Eleonora Luzi 1. Andrea Pallocchi 2. Fabiana Paiella 1. Appuntamenti con Banche e Finanziarie, Assicurazioni, Informazioni Commerciali, Legali 2. Riunioni di settore 3. Obiettivi di settore Revisione 1 06 GIUGNO 2016 Pag. 6 di 9
7 3.10 CALENDARIO AMMINISTRATIVO Nel Calendario amministrativo le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Andrea Pallocchi 1. Andrea Pallocchi 5. Eleonora Luzi 6. Andrea Scotini 7. Monica Fusco 1. Emiliano Marsili 2. Fabiana Paiella 3. Tiziana Di Stefano 4. Alessia Sellitri 1. Scadenzari fiscali, amministrativi e civili 2. Riunioni di settore 3. Obiettivi di settore 3.11 CALENDARIO LOGISTICA Nel Calendario logistica le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Alessandro Onori 1. Alessandro Onori 5. Eleonora Luzi 6. Emiliano Marsili 1. Davide Romaggioli 2. Alessia Sellitri 1. Appuntamenti con corrieri e fornitori di servizi 2. Riunioni di settore 3. Obiettivi di settore Revisione 1 06 GIUGNO 2016 Pag. 7 di 9
8 4. Scadenze di settore 3.12 CALENDARIO EDP Nel Calendario EDP le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Luzi Eleonora 1. Maria Cristina Trinca 2. Giuseppe Buccella 3. Valentino Buccella 4. Eleonora Luzi 5. Matteo Rollandi 6. Mirko Agostinelli 7. Valerio Di Francesco 1. Simone Diurni 2. Petra Villeggia 1. Appuntamenti con fornitori di settore 2. Riunioni di settore 3. Obiettivi di settore 4. Scadenze di settore 3.13 CALENDARIO RECEPTION DHI Nel Calendario Reception DHI le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Monica Fusco 1. Monica Fusco 5. Gioia Grossi 6. Massimiliano Utzeri 7. Francesca Simoncelli 8. Eleonora Luzi 9. Emiliano Marsili 1. Giulio Cuomo Revisione 1 06 GIUGNO 2016 Pag. 8 di 9
9 1. Eventi 2. Prenotazione sale riunioni 3.14 CALENDARIO CONTRATTI DHI E APPARTAMENTI Nel Calendario Contratti DHI e appartamenti le persone abilitate sono le seguenti: Responsabile Calendario: Beatrice Buccella 1. Monica Fusco 5. Beatrice Buccella 6. Eleonora Luzi 1. Scadenzario contratti 2. Rinnovi contratti 4 MONITORAGGIOIl Responsabile del calendario monitora la chiusura dell evento e il rispetto della partecipazione allo stesso. Revisione 1 06 GIUGNO 2016 Pag. 9 di 9
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VITTORINI VIRNA 12452/3/12/N.22 18:58:29:280 Laboratorio di Interazioni RagionaMenti Centro 23 27/07/2017 Non Finanziato BALOTELLI STEFANIA 12455/4/03/N.22 16/05/2017 orario: 09:23:10:570 AMBIENTI VIRTUALI
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20 MARZO 2014 ORE 9.00 SALA DELLE LAUREE Prof.ssa M. Francesca Renzi Prof. Carlo Alberto Pratesi Prof.ssa Michela Marchiori Dr.ssa Lucia Marchegiani Dr. Giovanni Mattia Dr.ssa Laura Di Pietro 1. Stefano
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