Procedura della Qualità I N D I C E

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1 PQ / 01 Pag. 1 di 7 I N D I C E 1.0 SCOPO 2.0 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 3.0 ABBREVIAZIONI 4.0 MODALITÀ OPERATIVE 4.1 Tipologia dei documenti 4.2 Gestione dei documenti interni 4.3 Gestione dei documenti esterni 4.4 Documenti e dati editi in forma elettronica 4.5 Registro di distribuzione controllata dei documenti 4.6 Identificazione e codifica dei documenti 4.7 Registro generale dei documenti del sistema qualità 5.0 ALLEGATI COPIA N Consegnata a : Società/Ente : Data: 1 21/02/09 Emissione N Data Descrizione QUA GQU DIR R E V I S I O N E Emesso Verificato Approvato

2 PQ / 01 Pag. 2 di SCOPO La presente procedura descrive i metodi adottati dalla Società per controllare che l emissione, la verifica, l approvazione, la distribuzione e l archiviazione dei documenti e dei dati, riguardanti le attività aventi influenza sulla qualità del sistema e del prodotto, vengano effettuate nel rispetto della normativa di riferimento. 2.0 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Manuale di gestione per la qualità - revisione vigente 3.0 ABBREVIAZIONI DIR = Direzione GQU = Rappresentante della Direzione QUA = Responsabile Area Qualità 4.0 MODALITÀ OPERATIVE 4.1 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI Documenti interni Comprendono documenti relativi a : Organizzazione / gestione del sistema qualità : manuale della qualità procedure della qualità procedure operative disposizioni organizzative piani della qualità programmi di addestramento programma di verifiche ispettive azioni correttive e preventive riesame della direzione Commerciale: offerte ordini clienti, conferme d ordine capitolati tecnici Progettazione: pianificazione della progettazione verifica, riesame e validazione della progettazione specifiche e disegni tecnici dichiarazioni di conformità Approvvigionamento : richieste di approvvigionamento richieste di offerta offerte ordini

3 PQ / 01 Pag. 3 di 7 Produzione e Collaudo: disegni e specifiche tecniche piani di manutenzione macchine rapporti di lavoro procedure operative e istruzioni di lavoro certificato di collaudo Documenti esterni Normative : normativa sistemi gestione per la qualità norme tecniche e leggi Documenti dei clienti - Possono comprendere : capitolati, specifiche tecniche e disegni documentazione relativa alla fornitura di materiali in conto lavorazione reclami 4.2 GESTIONE DEI DOCUMENTI INTERNI La responsabilità di emissione, verifica, approvazione, distribuzione, ricezione e archiviazioni dei documenti, sono sinteticamente riportati nella tabella Matrice delle responsabilità di distribuzione dei documenti (all. 1) Elaborazione ed emissione Tutti i documenti sono elaborati ed emessi da QUA. QUA firma il documento nella casella di sua competenza, quindi lo trasmette a chi deve verificarlo ed approvarlo. Ogni frontespizio dei documenti deve riportare almeno le seguenti informazioni: identificazione del documento (codice di tipo numerico o alfa-numerico) titolo del documento indice di revisione e relativa data con sommaria descrizione delle modifiche, quando possibile firme di emissione, verifica ed approvazione Verifica ed approvazione I documenti sono verificati da GQU ed approvati da DIR. Prima di concedere l approvazione DIR può richiedere l inserimento delle modifiche che ritiene opportune. Le prescrizioni contenute nei documenti diventano ufficiali e quindi applicabili solo dopo che tutti i responsabili delle funzioni interessate hanno approvato il documento in versione definitiva.

4 PQ / 01 Pag. 4 di Distribuzione La distribuzione si effettua tenendo conto delle reali esigenze di utilizzazione delle varie funzioni aziendali. I responsabili delle funzioni che ricevono un documento, hanno la responsabilità di: utilizzare i documenti che ricevono rendendoli disponibili là dove si svolgono attività essenziali per l efficace attuazione del sistema aziendale restituire le copie dei documenti superati a QUA I documenti non possono essere distribuiti all'esterno se non dietro autorizzazione di DIR; possono essere consultati all'interno della società nei locali predisposti da QUA previa autorizzazione di DIR. I documenti trasmessi al cliente nel corso di una commessa, sono soggetti ad aggiornamento solo fino al completamento della fornitura per la quale esso è interessato. Le copie dei documenti possono essere distribuite nelle seguenti forme: CONTROLLATA NON CONTROLLATA a) Controllata : Si definisce controllata la copia di quei documenti soggetti ad aggiornamento nel corso delle revisioni. La copia distribuita in forma controllata è identificata da QUA da un numero progressivo, la data di consegna, il nominativo della persona alla quale viene consegnata. La distribuzione è registrata sul Registro di distribuzione dei documenti. Tale modulo di trasmissione deve essere restituito a QUA firmato come attestazione di ricevimento. In caso di distribuzione esterna QUA deve riportare sul modulo la nota: In caso di mancata restituzione della presente entro un mese, la copia in Vs. possesso sarà declassata a copia non controllata. Le copie superate devono essere restituite al QUA. b) Non controllata : Le copie dei documenti che non saranno aggiornate con le eventuali revisioni successive sono distribuite in forma non controllata. Tali copie sono identificate da QUA apponendo sulla copertina il timbro con la scritta COPIA NON CONTROLLATA. Al personale della Società non devono essere distribuiti documenti in forma non controllata Revisioni e annullamento Le revisioni dei documenti sono riesaminate ed approvate dalle stesse funzioni che hanno emesso e approvato i documenti base. Alle funzioni incaricate di effettuare le modifiche è data libertà di accesso alle informazioni di base per poter eseguire le verifiche e dare le relative approvazioni. La modifica viene evidenziata aumentando di una unità l'indice di revisione e riportando, quando possibile, una breve descrizione del contenuto della modifica nell apposito spazio predisposto sulla prima pagina del documento. Le revisioni vengono inviate solo ai possessori di copie controllate, mediante apposito modulo di distribuzione controllata, individuandoli attraverso il Registro di distribuzione dei documenti. Le parti revisionate sono distrutte direttamente da QUA. L'approvazione delle revisioni è documentata con le firme sulla copertina del documento. I documenti non validi e/o superati che devono essere comunque conservati per motivi legali e/o di conservazione delle conoscenze, devono essere identificati apponendo il timbro con la scritta DOCUMENTO SUPERATO.

5 PQ / 01 Pag. 5 di Archiviazione I documenti sono conservati in originale in appositi archivi facilmente reperibili e protetti da eventuali danneggiamenti. Le responsabilità per l archiviazione dei documenti è definita nella Tabella di controllo dei documenti (PQ/02). 4.3 GESTIONE DEI DOCUMENTI ESTERNI I documenti di origine esterna sono riportati in apposite liste mantenute aggiornate. Tali documenti sono intangibili e quindi a nessuno è permesso modificarli senza l autorizzazione dell ente emittente Documenti del cliente Tutta la documentazione riguardante il rapporto con il cliente, sia in arrivo che in partenza, viene immessa nel fascicolo della commessa, ed è conservata, unitamente a tutti i documenti tecnici - commerciali, nell archivio Amministrativo Normative Le revisioni alle norme tecniche utilizzate in azienda viene garantito dall invio da parte degli enti di normazione (UNI, CEI etc.) dei bollettini di aggiornamento. UTE ricevuto il bollettino stabilisce quali aggiornamenti acquistare. La richiesta di acquisto di nuove norme viene fatta a cura di UTE che provvede a comunicarla a QUA. Una volta ricevute le nuove norme QUA modifica la lista delle normative aggiornandorla. Le normative di SGQ sono ricevute da QUA che provvede a catalogarle, fornirle alle aree aziendali richiedenti che conservano gli originali. QUA provvederà inoltre a: mantenere un elenco aggiornato provvedere a richiedere le edizioni aggiornate agli enti emittenti eliminare le copie superate conservando solo l originale identificato con il timbro DOCUMENTO SUPERATO 4.4 DOCUMENTI E DATI EDITI IN FORMA ELETTRONICA Tutti i files archiviati all interno del sistema informativo della società sono considerati a tutti gli effetti dei documenti e come tali sono gestiti secondo quanto previsto dalla presente procedura. Il sistema operativo installato in azienda e Windows. Tutti i Pc sono collegati in rete. In questo sistema QUA gestisce una cartella con i documenti della qualità. Tale cartella e protetta da password e login (solo QUA ha il diritto di scrittura). QUA, predispone la condivisione in rete, l assegnazione dei diritti di lettura, dei password e dei login per le altre funzioni in modo che questi possono consultare l ultimo aggiornamento del Manuale o delle Procedure che risiedono in sistema. Sui PC sono installati dei programmi gestionali relativi alle necessità delle aree aziendali in cui risiedono e dell Office Automation.

6 PQ / 01 Pag. 6 di Sicurezza dei dati La sicurezza dei dati viene assicurata tramite i relativi password o login impostati per ogni operatore. Inoltre sono stati installati programmi antivirus. Ogni operatore ha il suo login e password di accesso associati ai relativi diritti di accesso Archiviazione e backup Per garantire la sicurezza e la continuità in caso di danneggiamento dei supporti hardware è previsto il backup dei dati sui supporti magnetici relativi ai sistemi esistenti. AMM giornalmente esegue una copia di backup dei dati dei Pc in rete sul Server. Inoltre, almeno una volta a settimana AMM fa una copia dei dati più importanti su CD Rom. 4.5 REGISTRO DI DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI Il registro è gestito da QUA ed è aggiornato tutte le volte che viene emesso un nuovo documento e/o revisioni di documenti esistenti. Esso riporta le seguenti informazioni : identificazione del documento (numero, titolo, copia n, revisione e data) destinatario data di trasmissione firma per ricezione 4.6 IDENTIFICAZIONE E CODIFICA DEI DOCUMENTI Le procedure della qualità, le procedure operative, il piano della qualità sono codificati come segue : / = Tipo di documento : PQ : Procedura della qualità PO : Procedura operativa PCQ : Piano della qualità 2 = Numero progressivo del documento emesso da ciascun ente aziendale iniziando da Ad ogni modello viene attribuito un codice alfanumerico (posizionato in alto a destra - Documento n ) costituito da 2 gruppi di caratteri, di seguito descritto : / = Sigla attribuita al modello (es. : LST per Lista degli strumenti tarati, RNC per Rapporto di non conformità, ecc.) 2 = Numero assegnato dall ente emittente sulla base del protocollo interno costituito da un progressivo crescente di tre cifre e l anno di emissione

7 PQ / 01 Pag. 7 di REGISTRO GENERALE DEI DOCUMENTI DEL SISTEMA QUALITÀ Nel registro generale dei documenti del sistema qualità sono elencati: manuale della qualità procedure della qualità procedure operative piani della qualità Il manuale della qualità è individuato da titolo, revisione e relativa data. Le procedure della qualità, le procedure operative e i piani della qualità sono individuati da n documento, titolo, revisione e relativa data. Il registro è gestito da QUA ed è aggiornato ogni qualvolta un nuovo documento e/o revisione entra in vigore. 5.0 ALLEGATI Allegato 1 = Matrice delle responsabilità di distribuzione documenti Allegato 2 = Registro di distribuzione dei documenti Allegato 3 = Lista documenti esterni Allegato 4 = Registro generale documenti del sistema qualità