SPECIFICHE TECNICHE CAREDATA

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1 x SPECIFICHE TECNICHE CAREDATA

2 Indice 1. Il Sistema CareData 2. Fasi del progetto Fase I - Implementazione del modello di controllo di gestione Fase II Implementazione del software CareData Fase III Assistenza Tecnica e Consulenza Direzionale 3. Tempi di avvio ed implementazione del progetto 2

3 1. Il Sistema CareData CareData è uno strumento che si rivolge ai manager delle strutture ospedaliere per supportarli nel controllo di gestione delle aziende che governano. Il manager che impiega CareData dispone di uno strumento informativo che gli consente di avere le giuste informazioni per adottare le migliori decisioni per il business aziendale. CareData consente di sviluppare uno specifico conto economico a margini riportante tutti i ricavi provenienti da attività in convenzione e/o private ed i costi differenziati in variabili e fissi diretti e, secondo opportuni driver di ribaltamento, i costi indiretti. Il risultato di queste imputazioni consente di determinare margini e risultati operativi utili per adottare decisioni di natura strategica. Il conto economico a margini può essere sviluppato per l intera struttura, per Divisione funzionale e/o per singola unità operativa scegliendo opzionalmente un dato periodo di riferimento, anno o frazione. I dati possono essere analizzati a livello globale o sul singolo centro, e possono essere opzionalmente messi a confronto con i dati relativi ad un altro periodo. In questo caso, vengono riportate le variazioni assolute e percentuali tra i periodi selezionati. CareData consente di assegnare ai centri di profitto identificati (reparti, servizi) specifici budget di ricavi e di costo. Il risultato di queste assegnazioni consente di determinare gli scostamenti rispetto al programmato ed effettuare le analisi di contesto. La scelta del periodo di riferimento consente di fare analisi temporali. Vengono evidenziate tutte quelle le voci che, per il dato periodo, superano le corrispondenti voci di budget, permettendo al management di individuare con maggiore facilità le aree critiche. 3

4 2. Fasi del progetto Da un punto di vista metodologico l incarico verrà scomposto in diverse fasi, di seguito sintetizzate: Fase I - Implementazione del modello di controllo di gestione o analisi dell attuale piano dei conti e degli schemi di bilancio; o analisi e ricognizione dei sistemi informativi esistenti; o individuazione dei centri di responsabilità (costi, ricavi, profitti) e dei criteri d imputazione dei costi indiretti ai centri di responsabilità; o determinazione e monitoraggio delle risultanze di esercizio per ogni singolo centro Fase II - Implementazione CareData o Sviluppo ed Installazione o Parametrizzazione e configurazione Fase III - Formazione ed addestramento o Formazione in aula o Addestramento in campo Fase IV Servizio di Assistenza o Assistenza Tecnica o Assistenza Gestionale Il dettaglio delle singole fasi è riportato di seguito: Fase I Implementazione del modello di Controllo di gestione 1. Analisi del piano dei conti e degli schemi di bilancio L attività consulenziale avrà inizio con una valutazione della redditività aziendale attraverso la valutazione dei bilanci e del piano dei conti attualmente esistente. Sulla base dei documenti forniti verrà condotta una analisi della struttura del Piano dei 4

5 conti. L analisi, propedeutica alla fase successiva, verterà nella verifica di quanto finora condotto per il controllo economico della gestione espresso dai costi e dai ricavi. In tal senso si opererà una riclassificazione del conto economico determinando una struttura a margini lordi e netti; il conto economico così riclassificato attingerà i suoi dati da un opportuno piano dei conti ristrutturato secondo il sistema di contabilità analitica. Tempi Massimi di attuazione: 60 giorni dal conferimento dell incarico. 5

6 2. Individuazione dei centri di responsabilità (costi, ricavi, profitti) e dei criteri d imputazione dei costi indiretti Il piano dei centri, in generale, è strutturato in: Unità Funzionali o reparti che rappresentano i centri finali che erogano le prestazioni ai pazienti; Servizi diagnostici, come centri finali forniscono direttamente i servizi all utente, come centri intermedi forniscono prestazioni ai centri finali (es. laboratorio, radiologia); Servizi ausiliari, centri di supporto all attività dei servizi diagnostici (es. accettazione, sala operatoria); Servizi generali Ad ogni centro competono: Costi e ricavi diretti attribuibili direttamente al centro stesso; Costi indiretti, relativi all'utilizzo di servizi offerti da altri centri aziendali (diagnostici, ausiliari, generali). L analisi e la scomposizione dell unità giuridica azienda in Centri di Responsabilità permette così di individuare, attraverso l identificazione delle singole attività e dei costi a loro associati, le aree di efficienza - non efficienza, efficacia e non del sistema azienda. L azienda viene divisa in due grandi ambiti: quella caratteristica, al cui interno vengono attribuiti i centri diretti operativi e l area dei servizi in cui vengono attribuiti i centri indiretti. Per spalmare i costi dei centri indiretti sui centri diretti, occorre determinare parametri e criteri opportuni. La metodologia del ribaltamento consente di attribuire a cascata a ciascun centro di costo quote di costi sostenuti da altri centri (e per questo definiti indiretti ), in relazione al numero e alla tipologia di servizi ricevuti. È da precisare che i ribaltamenti vanno effettuati secondo un preciso ordine. Nella procedura di ribaltamento a cascata, 6

7 infatti, ogni ribaltamento dei costi relativi ad un centro prevede la ripartizione anche dei costi indiretti precedentemente attribuiti a quel centro a seguito di precedenti ribaltamenti. La definizione della metodologia di ribaltamento prevede la definizione dei seguenti elementi: Centro di Costo da Ribaltare: specifica il centro di costo di cui si sta descrivendo la procedura di ribaltamento. Driver di Ribaltamento: il ribaltamento del costo di un centro viene effettuato in proporzione ad un driver, ovvero ad un parametro che misura l attività prestata dal centro stesso in favore di altri centri di costo: un maggiore o minore valore del driver di ribaltamento comporta quindi, rispettivamente, una maggiore o minore quota di costi indiretti. Alcuni driver assumono valori relativamente fissi nel tempo (es. i mq di superficie), altri sono invece variabili in funzione dell attività (n di prestazioni, fatturato, ecc.). Conto ricevente: specifica il conto (classificato tra le diverse tipologie di costo indiretto), all interno del conto economico per centro, su cui lo scarico del costo indiretto del servizio in questione deve essere allocato. Tempi Massimi di attuazione: 30 giorni successivi al completamento del pt 1. 7

8 3. Analisi sistema informativo Attraverso una serie di incontri con il personale aziendale, coordinati dal Controller, si provvederà alla effettuazione di una analisi dei processi e delle attività svolte. La finalità di tale attività è duplice, infatti sarà: Effettuata una approfondita analisi del sistema informativo esistente e quindi verranno identificati gli strumenti/sistemi dai quali acquisire i dati utili per alimentare il software di controllo di gestione CareData (es. sistema di contabilità, paghe, flussi informativi, cartella clinica digitale, ecc.) nonché le modalità di estrazione dei dati stessi; Garantita una adeguata conoscenza dei vari processi sanitari (primari e di supporto) e gestionali al fine di avere una chiara visione delle singole attività e, conseguentemente delle modalità operative che portano alla generazione di costi e ricavi. In altri termini si procederà quindi, ad una analitica descrizione delle procedure operative e dei sistemi informativi, al fine di identificare le modalità per acquisire i dati che verranno utilizzati per alimentare i report di controllo di gestione e, laddove assenti, verranno riviste e/o implementate nuove procedure operative atte a soddisfare i bisogni informativi necessari. Tempi Massimi di attuazione: 90 giorni dal conferimento dell incarico. 8

9 Fase II Implementazione CareData 1. Sviluppo e installazione Completata la fase di analisi di cui alla fase precedente, l applicazione verrà debitamente personalizzata in relazione alle specifiche alle esigenze manifestate (es. visualizzazione grafici) e sviluppati gli specifici tracciati di importazione da software preesistenti (cartella clinica utilizzata, software di contabilità e paghe, ecc.) per rendere fruibile il sistema alle specifiche esigenze aziendali. L applicazione verrà installata in un server dedicato segnalato dal CED aziendale. Parallelamente a tali attività verrà addestrato il team di lavoro indicato dal Committente sull'utilizzo del software. Tempi Massimi di attuazione: 30 giorni dal completamento del pt. 1 della Fase A 2. Parametrizzazione e configurazione Sulla scorta dell analisi organizzativa svolta per dar seguito alla fase precedente, con il supporto del Controller, il software verrà opportunamente parametrizzato e configurato sulle specifiche esigenze dello stesso, nello specifico verrà: Importato il piano di contabilità generale aziendale sul sistema (singola struttura afferente al consorzio e lo stesso consorzio); Creato il piano dei centri; Definito il collegamento tra il piano dei centri e del piano dei conti; Definiti i criteri di imputazione dei costi indiretti ai vari centri di riferimento; Definiti i criteri di ribaltamento dei costi ausiliari e comuni all intera struttura aziendale sui centri finali; Prodotta la reportistica per l elaborazione dei conti economici a margine. 9

10 Contestualmente si provvederà alla effettuazione di tutti i test necessari per verificare la correttezza e tempestività delle comunicazioni tra i vari software impiegati per alimentare i dati del controllo di gestione. Completata la fase di test e verificato il corretto funzionamento di tutte le funzionalità verrà programmata l attività di formazione al fine di rendere edotto tutto il personale che utilizzerà l applicazione. Tempi Massimi di attuazione: 30 giorni dal completamento della fase di sviluppo 10

11 Fase III Servizio di Assistenza e Consulenza Direzionale Completata la fase di implementazione del progetto e prodotti i primi report di controllo di gestione validati dalla Direzione aziendale, si avvierà la fase di assistenza e l eventuale fase di consulenza direzionale, di seguito dettagliate. 1. Assistenza Tecnica Tale assistenza si esplica nella puntuale attività di supporto al cliente per mantenere perfettamente utilizzabili le funzionalità del sistema. Le attività di assistenza si applicano: per la risoluzione di bug del sistema; supporto al Controller nella parametrizzazione del sistema; mantenimento delle funzionalità di import dei dati provenienti da sistemi esterni Sarà garantito un servizio di: Assistenza On Line Assistenza On Site Assistenza Telefonica/On Line Il servizio di teleassistenza verrà garantito attraverso la messa a disposizione di un nostro tecnico per la risoluzione di eventuali problematiche attraverso il collegamento diretto dalla nostra sede a mezzo voce al numero e/o se necessario attraverso un collegamento, in modalità VPN o mediante Teamwiewer, in modo tale da consentire al nostro tecnico di operare sul sistema stesso. Per gli interventi effettuabili in teleassistenza, se trattasi di un problema di funzionamento del software che inficia l operatività del sistema, l intervento sarà garantito in tempo reale. Per tutte le altre problematiche, entro 24/48 ore dalla segnalazione verrà comunicata la tempistica dell intervento. Assistenza On Site Quando, a giudizio del personale interpellato, il problema sottoposto dal personale aziendale non fosse risolvibile mediante il Servizio di Assistenza telefonica e/o on line, si darà luogo a tale tipologia di intervento tramite intervento on-site. 11

12 Il servizio di assistenza on-site prevede l intervento in loco, da parte di nostro personale o tecnici autorizzati. Per gli interventi che richiedono accesso in loco, da effettuarsi negli orari di ufficio e nei giorni feriali, si garantisce un intervento entro un massimo di 72 ore. N.B. Si specifica che l assistenza verrà garantita tutti i giorni dal lunedì al venerdì (non festivi) con orario dalle 9.00 alle e dalle alle

13 3. Tempi di avvio ed implementazione del progetto Una indicazione della durata delle fasi di progetto è riportata nello schema seguente. Si precisa che sia la durata delle singole attività, sia la loro collocazione temporale verrà fissata in relazione alle necessità della committenza. Le stesse fasi potranno essere prolungate e sovrapposte ove se ne ravvisasse la necessità. Fase I Implementazione del modello di Controllo di gestione I.1 Analisi del piano dei conti e degli schemi di bilancio I.2 Individuazione dei centri di e dei criteri d imputazione dei costi indiretti I.3 Analisi sistema informativo II Implementazione del software CareData II.1 Sviluppo ed installazione Mesi Dal 6 II.2 III Parametrizzazione e configurazione Assistenza Tecnica e Consulenza Direzionale Tutte le attività verranno svolte da nostro personale qualificato con esperienza nel settore sanitario che sarà presente in azienda secondo le necessità che verranno via via manifestate nel corso del progetto. Le tempistiche indicate si riferiscono a giorni di calendario, sarà nostra cura impiegare eventuali risorse aggiuntive e/o aumentare le giornate consulenziali in relazione al raggiungimento degli obiettivi temporali fissati. 13