Indice della procedura

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1 Pagina 1 di 10 Allegato alla delibera n.321 del 24 Ottobre 2011 Indice della procedura 1 SCOPO Pag. 2 2 AMBITO Pag. 2 3 DESCIZIONE DELLE ATTIVITÀ Pag. 3 4 ELENCO DEI DESTINATAI Pag. 8 5 ESPONSABILITÀ Pag. 8 6 ELENCO DELLE ABBEVIAZIONI Pag. 9 7 DOCUMENTI COLLEGATI Pag IFEIMENTI NOMATIVI Pag ALLEGATI Pag BIBLIOGAFIA Pag. 10 EVISIONE EDAZIONE POPONENTE VEIFICA E CONTOLLO APPOVAZIONE Data della revisione Servizio Infermieristico Area delle Professioni sanitarie SOC Politiche del Personale Direzione Sanitaria Dr. Luca Lattuada Direzione Sanitaria Dr. Luca Lattuada Data di approvazione Direzione Generale Dr. Beppino Colle

2 Pagina 2 di SCOPO Nelle organizzazioni sanitarie gli operatori costituiscono una risorsa chiave in quanto rappresentano la principale ricchezza produttiva che condiziona la qualità e la quantità dei servizi forniti e rappresentano anche la principale voce di spesa. Laddove si vuole che le risorse umane siano valorizzate fino dall'inizio, e che il personale di nuova acquisizione rappresenti un'occasione di crescita globale per l'azienda, è necessario presidiare attentamente il momento dell'ingresso nelle sue varie tappe facenti parte di un processo che ha l'obiettivo di ottenere l'integrazione del lavoratore nell'organizzazione in tempi accettabili. Gli scopi della procedura sono: - assicurare che le attività di accoglimento, inserimento ed addestramento del personale vengano gestite secondo un programma prestabilito che preveda una chiara definizione della sequenza degli eventi e degli argomenti da trattare, della relativa durata e delle specifiche responsabilità e modalità di attuazione e valutazione finale; - pianificare il percorso di addestramento del personale neoassunto o di quello neo-assegnato tramite la predisposizione di schede di funzione/attività indicanti le competenze e le conoscenze richieste per garantire la prestazione; - garantire una formazione del personale secondo standard condivisi sia in termini di conoscenze specifiche da acquisire, sia di tempi adeguati al raggiungimento di livelli di autonomia operativa, compatibili con le necessità sanitarie/assistenziali dei reparti/servizi; - indirizzare i esponsabili/coordinatori alla conoscenza dei propri collaboratori e quindi all impiego ottimale di capacità, di conoscenze, di potenzialità e ad una mirata azione formativa; - indirizzare il professionista al riconoscimento delle proprie potenzialità, alla consapevolezza delle proprie competenze e sulla necessità di azioni correttive e possibili percorsi di sviluppo professionale; - definire un sistema di valutazione del processo di inserimento che preveda il confronto tra obiettivi definiti e risultati attesi. 2. AMBITO Questa procedura si applica in tutte le Strutture/Dipartimenti/Unità Operative dell Azienda per i Servizi Sanitari n. 3 Alto Friuli coinvolte nell inserimento del personale dipendente neoassunto o neoinserito (profilo sanitario, profilo tecnico, profilo amministrativo e profilo professionale).

3 Pagina 3 di DESCIZIONE DELLE ATTIVITÀ 3.1 DEFINIZIONI Accoglimento - È costituito dall insieme delle iniziative, attuate dagli uffici amministrativi, dalla SPSS e dall Area delle Professioni Sanitarie Aziendale per consentire al neo assunto di avere le informazioni necessarie al suo rapido ed efficace inserimento all interno dell Azienda. Questa fase comprende inoltre l insieme delle procedure che consentono all azienda di valutare le potenzialità e le esperienze del neo assunto e trasferire le informazioni relative ai regolamenti ed i servizi forniti dall azienda contenuti nell opuscolo informativo che viene consegnato al neoassunto. Allocazione - Processo che ha l obiettivo di garantire l assegnazione del neo assunto sulla base di criticità organizzative non trascurando criteri di valorizzazione professionale ed aspettative personali. Inserimento - Percorso di acquisizione di conoscenze nuove, specifiche della realtà in cui si andrà ad operare e di adattamento progressivo al lavoro di equipe. Addestramento - Periodo di affiancamento ad un operatore esperto (tutor) per l'apprendimento delle modalità pratiche di esecuzione di una particolare attività. Valutazione acquisizione di elementi che consentono di verificare l efficacia del processo d inserimento al fine di esprimere un giudizio sulla coerenza tra obiettivi attesi e comportamenti espressi. Job Description - contiene specificazioni in merito ai requisiti richiesti per un determinato tipo di lavoro, alle principali responsabilità, e alle relazioni organizzative di una determinata posizione. iveste un ruolo di supporto nelle fasi di reclutamento, inserimento, trasferimento del personale, nonché di guida e valutazione dei professionisti di una struttura sanitaria. Principali attori coinvolti: Coordinatore - Il coordinatore riveste un ruolo importante nella pianificazione, organizzazione e supervisione dell inserimento di nuovo personale nella struttura operativa. Spetta infatti al coordinatore la responsabilità di programmare un processo che assicuri al nuovo operatore, specialmente se neoassunto, la disponibilità e la collaborazione necessarie nonché i mezzi e le informazioni utili al raggiungimento degli obiettivi previsti. Inoltre il coordinatore identifica il tutor tra i componenti dell equipe sulla base di capacità pedagogiche e relazionali coniugate ad una buon livello di expertise professionale. Tutor - è colui che accompagna il neoassunto nel percorso di acquisizione delle conoscenze e delle abilità necessarie al raggiungimento della sua autonomia operativa. Egli esercita un importante funzione di connessione tra teoria e pratica, supporta il neo-inserito nei processi di apprendimento dall esperienza e lo aiuta a comprendere la cultura organizzativa facilitandone l integrazione.

4 Pagina 4 di FASI FASE DI ACCOGLIMENTO Percorso amministrativo per l assunzione L Ufficio assunzioni indirizza il neoassunto all espletamento delle pratiche sanitarie ed amministrative e a prendere contatti con il referente dell area professionale di riferimento per gli accordi preliminari all assegnazione. A conclusione dell iter si potrà giungere alla definizione della data di assunzione e alla firma del contratto di lavoro Percorso sanitario per l assunzione Il medico competente, in base alla indicazione preventiva della sede di assegnazione, sulla scorta delle indagini diagnostiche effettuate e della visita medica, rilascia il giudizio di idoneità all assunzione che verrà inviato alla SOC Politiche del Personale e al referente dell area professionale di riferimento Percorso del referente dell area professionale di riferimento Il referente dell Area Professionale: incontra il neoassunto per un colloquio preliminare finalizzato a raccogliere le informazioni riguardanti l esperienza del soggetto, i suoi interessi professionali ed il suo curriculum, al fine di indirizzare la sua assegnazione. Le informazioni raccolte vengono registrate sulla scheda di accoglimento/inserimento che viene inoltrata al eferente/coordinatore della struttura di assegnazione; sulla base di criticità organizzative, considerando anche i criteri di valorizzazione professionale e le aspettative personali, ipotizza la struttura operativa di assegnazione e ne informa il medico competente; a seguito del giudizio di idoneità conferma la sede di assegnazione o ripropone una nuova sede invia la lettera di assegnazione: al direttore della SOC al eferente di Struttura/Dipartimento dell area delle professioni al coordinatore al medico competente al servizio di prevenzione all ufficio personale al secondo colloquio (colloquio di accoglimento in azienda), e comunque prima della firma del contratto, orienta: sulle modalità organizzative dell accoglimento

5 Pagina 5 di 10 sulla giornata formativa dedicata ai neoassunti (welcome-day) sull articolazione aziendale sulla struttura operativa di assegnazione consegna al neoassunto l opuscolo informativo e provvede all espletamento delle pratiche preliminari all inserimento nel servizio (guardaroba, spogliatoio, servizio mensa) accompagna il neoassunto nell unità organizzativa di assegnazione e lo presenta al eferente e al Coordinatore aggiorna l elenco del personale FASE DI INSEIMENTO Si realizza nel primo giorno di lavoro Colloquio di accoglimento in Struttura/Dipartimento Il eferente di Struttura e, solo per l Ambito Ospedaliero, il eferente di Dipartimento dell area delle professioni: accoglie il neoassunto per il colloquio conoscitivo ed informativo. Durante l incontro vengono fornite al neoassunto informazioni relative all organizzazione e agli obiettivi della struttura e del dipartimento presenta al neoassunto il Coordinatore dell unità organizzativa di assegnazione Colloquio di accoglimento nell unità organizzativa: Il Coordinatore accoglie il neoassunto dopo aver preso visione della scheda di accoglimento/inserimento e illustra: l unità organizzativa: finalità, organigramma, organizzazione e funzioni della stessa; il sistema di turnazione in vigore; le modalità di richiesta di congedi ordinari e straordinari ecc..; i progetti specifici; Il coordinatore, inoltre, presenta il tutor di riferimento Presentazione dell unità organizzativa Il Coordinatore o il tutor presenta spazi e destinazione d uso dell unità organizzativa, l organizzazione e l articolazione delle attività Presentazione dell operatore all equipe Il coordinatore, attraverso meccanismi operativi adeguati, presenterà i componenti dell equipe sanitaria Illustrazione del programma di inserimento

6 Pagina 6 di 10 Fa parte integrante della presente procedura la schede base - di inserimento/valutazione del personale neoassunto/neo inserito. In ciascuna unità organizzativa/struttura aziendale sono archiviate le schede specifiche, elaborate sullo schema della scheda-base, per i diversi profili sanitari e tecnico assistenziali (infermiere, infermiere generico, OSS, ostetrica, infermiere pediatrico, puericultrice, tecnici sanitari, fisioterapisti) presenti nella unità organizzativa/struttura. Copia delle schede è archiviata presso il Servizio Infermieristico Aziendale. Il coordinatore, in collaborazione con il tutor, entro i primi due giorni illustra il programma di inserimento descrivendo gli obiettivi da raggiungere nei vari step previsti secondo fasi temporali determinate. In modo particolare verranno illustrati gli elementi e le modalità di valutazione. Consegna la scheda di inserimento/valutazione del personale neoassunto/neo inserito Presentazione dei principali strumenti di integrazione Entro la prima settimana il Coordinatore ed il tutor presentano i principali strumenti integrativi (assistenziali ed organizzativi) in uso; ad esempio: piani assistenziali, protocolli, procedure e piani di lavoro. Descrivono, inoltre, le modalità di elaborazione ed aggiornamento degli stessi Illustrazione dei rischi professionali Il Coordinatore descrive i principali rischi professionali presenti nell unità organizzativa ed istruisce il dipendente rispetto agli strumenti, alle modalità di utilizzo e alla loro allocazione nel reparto/servizio ai fini della prevenzione e protezione Predisposizione affiancamento del neoassunto Il Coordinatore predispone la turnistica mensile prevedendo, per quanto possibile, la continuità della presenza in servizio del tutor. Il periodo di tutoraggio/affiancamento previsto è di circa 60 giorni, successivamente si prosegue con la sola supervisione Illustrazione e dimostrazione delle attività Il tutor, in base a quanto previsto dal percorso di inserimento, illustra le principali e specifiche attività sanitarie/assistenziali dell unità organizzativa di appartenenza, ne dimostra le modalità di esecuzione assicurandosi dell apprendimento Supervisione delle attività svolte dal neoassunto Il Tutor, nelle fasi stabilite, supervisiona le performance svolte durante l attività lavorativa e valuta la competenza acquisita sia in termini di conoscenze che di abilità e modalità relazionali Individuazione di eventuali criticità Il tutor, durante il percorso di inserimento, evidenzia eventuali criticità organizzative che influenzano l inserimento e criticità legate all apprendimento sul campo. Trasmette quanto emerso al Coordinatore Discussione delle criticità emerse

7 Pagina 7 di 10 Il Coordinatore in collaborazione con il tutor effettua sistematicamente degli incontri per discutere assieme al neoassunto le difficoltà incontrate e per trovarne le soluzioni più appropriate, rivedere i percorsi apportando, se necessario, eventuali modifiche Valutazione Il Coordinatore, in collaborazione con il Tutor e con la partecipazione del neoassunto, valuta il processo di inserimento/addestramento applicando la scheda di inserimento/valutazione del personale neoassunto/neo inserito, specifica per ogni unità organizzativa. La fase di valutazione si articola in due tappe: Valutazione Intermedia: viene effettuata dopo 45 gg e dopo 3 mesi dall inserimento Valutazione Finale: viene effettuata a sei mesi dall inizio del servizio e ne deve essere inviata copia alla SOC Politiche del personale. La valutazione del raggiungimento delle conoscenze/competenze avviene mediante osservazione diretta e/o colloquio finalizzato alla valutazione del livello di conoscenze acquisite. Nei momenti di verifica si esamina la situazione, ossia: - i risultati conseguiti; - l adesione dei risultati agli obiettivi fissati nel progetto; - gli imprevisti che si sono manifestati e l impatto che questi hanno avuto sui risultati; - le misure da adottarsi per superare le conseguenze degli imprevisti; - le correzioni che sono state apportate al progetto o al piano. I tempi che intercorrono tra la valutazione intermedia e quella finale sono tali da consentire al Coordinatore e al Tutor eventuali interventi di supporto qualora, nel corso della valutazione intermedia, emergano da parte del neoassunto difficoltà a raggiungere gli obiettivi prefissati. Nel caso in cui il dipendente contesti la valutazione deve dichiararlo per iscritto. In caso di valutazione negativa, la comunicazione alla SOC Politiche del personale accompagnata da una relazione motivata, deve pervenire: - per il personale neoassunto incaricato, quindici giorni prima del termine del periodo di prova (due mesi) - per il personale neoassunto di ruolo, un mese prima del termine del periodo di prova. Le schede di inserimento/valutazione sottoscritte dal direttore di Struttura e dal ID vengono: - inviate alla SOC Politiche del personale assieme alla scheda di Scheda di accoglimento/inserimento - archiviate in copia dal coordinatore dell unità organizzativa in cui è stato inserito il neoassunto. Per il personale neo inserito proveniente da altra struttura aziendale, il percorso di inserimento nell unità organizzativa inizia con la fase (fase di inserimento).

8 Pagina 8 di 10 Si rimanda alla consultazione della flow-chart procedura aziendale per l inserimento del personale del allegata. 3.3 ALTO PESONALE INSEITO Nelle unità organizzative aziendali può essere accolto anche personale non dipendente dell azienda. I casi in cui ciò accade sono i seguenti: - personale in formazione: rappresentato da operatori di vari profili che svolgono attività formativa teoricopratica in regime di convenzione, stipulata fra le singole Università/Enti Gestori e l Azienda. I percorsi di inserimento (obiettivi formativi, attività, tempi e criteri di valutazione del periodo di formazione) sono inviati al coordinatore e al tutor individuato dalle singole università/enti gestori. Il coordinatore/tutor provvede ad illustrare allo studente le tipologie di rischio presenti nell unità organizzativa e le modalità di gestione delle emergenze (sanitarie, antincendio,..). - personale in convenzione o consulenza: rappresentato da operatori di vari profili che svolgono la loro attività professionale in regime di convenzione/consulenza, stipulata fra le Aziende interessate. L inserimento verrà definito al momento della stipula della convenzione da parte del referente dell area professionale di riferimento in collaborazione con il coordinatore dell unità organizzativa in cui l operatore sarà inserito e, nella stessa fase verrà definita, anche sulla base della convenzione, la Job Description. 4. ELENCO DEI DESTINATAI Tutto il personale sanitario, tecnico ed amministrativo che effettua o collabora al percorso di inserimento del neoassunto. 5. ESPONSABILITÀ Attività Figure responsabili eferente aziendale area delle professioni eferente di dipartimento area delle professioni Coordinatore Tutor SOS Prevenzione Sicurezza e Sorveglianza Sanitaria SOC Politiche del Personale Percorso amministrativo per l assunzione Percorso sanitario per l assunzione

9 Pagina 9 di 10 Attività Colloquio preliminare Figure responsabili Comunicazione struttura operativa di assegnazione Orientamento al percorso di accoglimento e alla struttura di assegnazione Accoglimento nella Struttura/Dipartimento Accoglimento nell unità organizzativa eferente aziendale area delle professioni eferente di dipartimento area delle professioni Presentazione dell unità organizzativa C Presentazione dell operatore all equipe C Illustrazione del programma di inserimento C Presentazione dei principali strumenti di integrazione Illustrazione dei rischi professionali C Predisposizione affiancamento del neoassunto Illustrazione e dimostrazione delle attività Supervisione delle attività svolte dal neoassunto Individuazione di eventuali criticità I C Discussione delle criticità emerse I C Valutazione intermedia e finale I C Archiviazione schede del percorso di inserimento Legenda delle responsabilità: = C = I = esponsabilità generale dell espletamento della fase/attività Collaborazione alla realizzazione della fase/attività Informazione relativamente alla fase/attività Coordinatore Tutor SOS Prevenzione Sicurezza e Sorveglianza Sanitaria SOC Politiche del Personale 6. ELENCO DELLE ABBEVIAZIONI SOC = Struttura Operativa Complessa OSS = Operatore Socio Sanitario IA = eferente Infermieristico Aziendale

10 Pagina 10 di 10 ISO = eferente Infermieristico Struttura Ospedaliera ID = eferente Infermieristico di Dipartimento 7. DOCUMENTI COLLEGATI Procedura aziendale formazione e informazione per la tutela della salute e sicurezza sul lavoro Procedura aziendale regolamento di valutazione del personale del comparto Job Description del personale del comparto 8. IFEIMENTI NOMATIVI Contratti collettivi Nazionali di Lavoro Decreto Legislativo n. 81/ ALLEGATI Flow-chart procedura aziendale per l inserimento del personale del comparto neoassunto o neo inserito Scheda di accoglimento/inserimento Scheda base di inserimento/valutazione del personale neoassunto/neoinserito 10. BIBLIOGAFIA - Autieri E. Management delle risorse umane. Milano: Guerrini studio; Calamandrei C. L inserimento del personale di supporto: una proposta di progetto. Management infermieristico, 2001; 4 : Calamandrei C, Orlandi C. la dirigenza infermieristica. Milano: McGraw Hill; Canova G, Foglietta L, Giannini, Leardini P. Il modello delle competenze: verifica di fattibilità nei percorsi di sviluppo professionale. Management infermieristico, 2007; 3: Cunico L, Chinchiolo P, igoni S, Vallaperta E. L inserimento dei neolaureati nel mondo del lavoro. AI, 2006; 25 (2): Lavalle T. Dirigere le risorse umane. Il settore infermieristico. oma: Carocci Faber; Saiani L, Palese A. Guida per pianificare lo sviluppo professionale e documentare le competenze. AI, 2002; 21 (suppl.2): 1-55