BUDGET IL BUDGET COME STRUMENTO AZIENDALE

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1 BUDGET Il budget è un documento amministrativo in cui vengono stabiliti in via preventiva gli atti di gestione che l'azienda intende effettuare in un periodo futuro, al fine di conseguire un determinato risultato. Il budget è il bilancio di previsione e rientra tra gli strumenti fondamentali di programmazione e controllo dell'azienda. Partendo dalla previsione delle vendite e tenendo conto delle scorte esistenti e dei costi da sostenere (ore uomo, materie prime, servizi esterni, ecc.) espone i ricavi presunti. Di norma si riferisce all'anno contabile (detto: esercizio) successivo a quello in cui viene elaborato. Il termine è anche utilizzato fuori dell'ambito aziendale, sia con il suo significato di base, ristretto, ad esempio all'ambito familiare, ed anche, impropriamente ma diffusamente, per indicare quanto c'è in cassa da spendere ossia la disponibilità del momento. Un budget che enfatizza gli aspetti economico-finanziari è denominato Profit plan (programma del profitto). Nelle aziende che lo utilizzano è strettamente collegato con sistemi di valutazione delle performance. IL BUDGET COME STRUMENTO AZIENDALE Nell'ambito dei sistemi di controllo di gestione il budget riveste un ruolo molto importante, non tanto e non solo come riferimento operativo generale sull'andamento dell'azienda (in confronto a quanto previsto), ma anche perché, nel suo processo di preparazione: obbliga tutte le aree aziendali a riflettere sulle attività di propria competenza, impostare programmi e monitorare (controllare continuamente) le attività quando i programmi diventano operativi; promuove (anche obbliga) la comunicazione tra le diverse aree aziendali e il confronto su fabbisogni spesso contrastanti; fornisce, di conseguenza, dei criteri di valutazione delle performance (necessariamente) condivisi. IL PROCESSO DI PREPARAZIONE DEL BUDGET AZIENDALE Il budget, nella sua essenza fisica, è il documento formale risultante da un processo di elaborazione che dura alcuni mesi durante il quale: si indicano gli obiettivi del periodo (direzione), si indicano i limiti (di risorse) da impiegare (direzione), si definiscono i programmi e progetti (sintetici) (ciascun responsabile di area aziendale), si quantificano i fabbisogni di risorse (ciascun responsabile di area aziendale), si elabora una prima stesura del piano generale degli impegni (staff direzione), si definiscono le priorità sugli impegni risultanti (direzione), si definisce il piano di copertura delle risorse mancanti (responsabili delle risorse), si correggono i programmi ed i progetti sulla base delle effettive coperture dei fabbisogni (ciascun responsabile di area), si elabora una nuova versione del piano degli impegni generale (staff direzione), e, se va bene, si produce il budget. Altrimenti si esegue un altro ciclo di correzioni (riprevisioni). Va sottolineato quanto sia importante il coordinamento durante la preparazione del budget. Tutti i fattori di produzione o servizio delle funzioni aziendali devono essere armonizzati e bilanciati verso un obiettivo comune: ciascuna funzione è obbligata a relazionarsi con tutte le altre. La funzione acquisti non può prescindere dai fabbisogni della produzione; la produzione, a sua volta, deve avere un'esatta conoscenza del piano e dei tempi delle vendite per programmare al meglio gli impianti (e la manutenzione). La logistica deve poter supportare al meglio tutta la movimentazione da e per l'azienda. Il responsabile del personale deve far quadrare i conti tra ore/uomo richieste e turnazioni di varia natura, con l'organico disponibile, e quello eventualmente da assumere.

2 Quando invece l'attività è tipicamente stagionale, come, ad esempio, la produzione di panettoni, la durata si adatta al numero di mesi necessari a concludere la stagione di produzione (che precede quella di vendita, a carico della grande distribuzione). In altri casi la durata può anche essere molto più lunga, come ad esempio per uno stabilimento mono-prodotto che deve lanciare un nuovo modello di autovettura. Il budget deve (tende a) coprire tutto l'arco di tempo necessario alla progettazione, produzione, vendita e un congruo periodo di post vendita. In questi casi la durata può essere tranquillamente di alcuni anni. FUNZIONI DEL BUDGET Le principali funzioni del budget oltre ad essere un documento di previsione sono: funzione di direzione, è la chiara rappresentazione della traiettoria programmata del sistema impresa. Come strumento di pianificazione, il budget permette inoltre di prevedere i problemi e le difficoltà future e di decidere in anticipo le azioni necessarie per contrastarli; funzione di controllo e gestione, controllare il sistema impresa significa fare in modo che la sua evoluzione segua la traiettoria programmata rappresentata dal budget anche quando si verificano eventi perturbatori che provochino deviazioni, ponendo in essere gli interventi necessari per correggere le deviazioni dal percorso prefissato; funzione di motivazione al coordinamento e alla cooperazione, il budget, in quanto composto da parti coordinate, è un importante mezzo organizzativo in quanto contribuisce a rendere massimo il coordinamento, ed automatica la cooperazione al raggiungimento degli obbiettivi aziendali. COMPOSIZIONE DEL BUDGET La struttura essenziale del budget (previsioni) ricalca lo schema del bilancio di esercizio (risultati), e non potrebbe essere altrimenti, in quanto devono poter essere confrontati. Una differenza fondamentale tra budget e bilancio è nel fatto che nel budget entrano in gioco anche le quantità (oltre ai valori monetari), sia nella stima dei ricavi, che nei costi delle risorse necessarie alla produzione e ai servizi. In piccole realtà aziendali, i due schemi sono pressoché identici. Quale che sia la complessità operativa dell'azienda il budget è composto da due parti principali: il budget operativo, che illustra, in sintesi, il conto economico preventivo il budget finanziario, che illustra e dettaglia i flussi finanziari derivanti dalle previsioni economiche fatte, più gli investimenti e la cassa. Il budget operativo è così chiamato perché scende nei dettagli operativi dell'azienda, ed è costituito da una serie, anche notevole di budget settoriali di supporto (o schede di budget). Di seguito sono elencati quelli più rappresentativi, e che possono essere messi a confronto con le corrispondenti voci del conto economico di esercizio. ricavi: valore del venduto (prodotti e/o servizi) produzione: stima quantitativa della produzione materie prime: (da scorte o acquistate) manodopera diretta: dalla stima di ore di manodopera diretta per i coefficienti orari previsti costi generali di produzione: manodopera indiretta, energia, manutenzione, ammortamenti, ecc. scorte finali costo del venduto: materie prime più manodopera diretta più costi generali, meno scorte finali altri costi: progettazione, ricerca e sviluppo, marketing, distribuzione, postvendita, ecc. La configurazione di costo: l analisi dei costi richiede che si stabilisca in modo chiaro quali sono gli elementi che si intendono includere nel costo, a seconda del numero e della natura degli elementi che vi rientrano, si possono avere diverse configurazioni di costo, caratterizzate da una progressiva e graduale aggregazione di costi diretti: imputati direttamente all oggetto di calcolo del costo, ad esempio materie prime utilizzate per la manodopera diretta;

3 costi indiretti: non vengono imputati direttamente all oggetto poiché non è possibile, ad esempio l ammortamento dei fabbricati, la manodopera indiretta, ecc. Nelle aziende industriali si possono distinguere le seguenti configurazioni di costo: Costo primo Costo industriale Costo complessivo Costo economico tecnico - materie prime dirette; - manodopera diretta CATEGORIE DI COSTI Costo primo + costi generali industriali o di produzione o di fabbricazione (tipici dell area industriale: retribuzione del personale tecnico, di stabilimento, ammortamento di beni strumentali, destinati alla produzione, ecc..) Costo industriale + costi amministrativi + costi commerciali + costi finanziari + oneri tributari Costo complessivo + oneri figurativi + interessi di computo (investimento all interno dell azienda) + stipendio direzionale (parte di utile che spetta al management) + fitti figurativi (quell utile che mi sarebbe derivato da un fitto attivo di un immobile, ma che non ho perché mi serve per la produzione) Le principali categorie di costi elementari che si riscontrano nelle imprese industriali, possono essere raggruppati secondo la loro destinazione, cioè le aree funzionali secondo cui sono riferiti. Si suddividono in: Costi industriali Costi commerciali Costi amministrativi Riguardano solo il processo di trasformazione e/o di fabbricazione (dall acquisto di materie prime alla realizzazione del prodotto finito): - costi per materie prime; - costi del personale tecnico e relativi oneri sociali; - costi per lavorazioni esterne; - ammortamenti industriali; - canoni leasing, canoni di locazione di immobilizzazioni, ecc; - tutti i beni utilizzati per la produzione Riguardano il processo distributivo (di vendita, marketing) - costi del personale addetti alle vendite (stipendi, oneri sociali, viaggi, trasferte, ecc..); - provvigioni e intermediari del commercio (rappresentanti, Agenti di Commercio); - trasporti, assicurazioni per le consegne di prodotti finiti; - spese per studi e ricerche di mercato; - pubblicità; - ammortamenti beni destinati ad uso commerciale; - canoni di leasing e di locazione, di depositi, magazzini, locali di vendita, ecc Dal processo amministrativo - costi del personale (segretario amministrativo e oneri sociali); - spese di cancelleria, postali e telefoniche; - spese legali e onorari professionali per consulenze legali e amministrative (es. recupero crediti); - ammortamenti amministrativi, canoni di leasing e locazione di fabbricati ad uso ufficio, mobili, macchine d ufficio, ecc; - spese di funzionamento degli oneri sociali (assemblee, amministratori e sindacati esterni); - oneri finanziari e tributari.

4 ELABORAZIONE CON DATI A SCELTA DEL BUDGET ECONOMICO AL COSTO DEL VENDUTO (IN UN AZIENDA INDUSTRIALE MONOPRODOTTO) Budget settoriali: 1. Budget delle vendite si fissano il prezzo di vendita e il volume delle vendite in modo da ottenere un importo dei ricavi dell ordine almeno di alcune migliaia di euro o decine di migliaia di euro. Prezzo unitario 150,00 x volume delle vendite x ,00 unità -- = ricavi complessivi = ,00 2. Budget della produzione si ipotizzano esistenze iniziali pari a unità e le rimanenze finali pari a unità, quindi si avrà: Volume delle vendite unità - esistenze iniziali unità + rimanenze finali unità --- Volume della produzione unità 3. Budget del fabbisogno di materie prime per semplicità si ipotizza l utilizzo di un solo tipo di materia prima, si desume una quantità unitaria standard di materia prima, ad esempio si pone pari a kg 1,5. Si ipotizzano esistenze iniziali di materie prime pari a kg Quindi si avrà: Fabbisogno di mat prime rel alla prod kg --> (1,5 x ) - esistenze iniziali kg + rimanenze finali kg Quantità da acquistare kg 4. Budget degli acquisti di materie prime viene fissato il costo unitario standard/kg in modo che il costo unitario sia pari al 25%/30% del prezzo di vendita. 150 x 30% = 45,00 costo unitario standard della materia prima ipotizzata 45,00 : 1,5 kg = 30 costo kg standard della materia prima Quindi si avrà: Fabbisogno complessivo mat prima kg x costo kg standard mat prima x 30,00 = Costo complessivo di mat prime = ,00 5. Budget della manodopera diretta costo orario standard e quantità standard manodopera diretta si fissano in modo tale da ottenere un incidenza sul prezzo di vendita pari a circa il 25%/35% quando si ipotizza che quantità standard unitaria di manodopera diretta sia pari a ore 2,5.

5 150,00 x 35% = 52,50 costo manodopera diretta per unità di prodotto 52,50 : 2,5 = 21,00 costo orario standard manodopera diretta Quantità unitaria standard man diretta 2,5 ore x costo orario standard x 21,00 = costo unitario standard man diretta = 52,50 Volume della produzione unità x costo unitario standard man diretta x 52,50 = costo complessivo man diretta = ,00 6. Budget costi industriali indiretti i costi industriali indiretti vengono stimati per importo pari al 10%/20% del costo primo. Costo complessivo materia prima ,00 + manodopera diretta , = costo primo = ,00 Costo industriale indiretto = 12% = per conoscere il valore da assegnare alle rimanenze dei prodotti finiti occorre determinare il costo primo unitario (standard): sommando i costi unitari standard di materia prima e manodopera diretta Dal budget degli acquisti 45,00 + costo manodopera diretta + 52, = costo primo unitario = 97,50 ipotizzando che saldo attivo si avvale al 5%/10% degli impieghi e che il tasso di interesse attivo sia pari a circa l 1%, si calcolerà l importo dei proventi finanziari ,00 x tasso di interesse x 5 % = saldo attivo = ,00 = interesse = 1 875,00 7. Budget delle imposte d esercizio imposte del prossimo esercizio sono pari a 42%/45% del risultato economico al lordo delle imposte Utile prima delle imposte ,00 45% x 45 % = imposte d esercizio = ,00 Ricavi di vendita costo del venduto ** **

6 Ricavi di vendita Utile lordo industriale costi amministrativi - costi commerciali Utile lordo operativo oneri finanziari Utile prima delle imposte imposte dell esercizio Utile netto ** esistenze iniziali > (3 000 x 150; x 150) + costo materie prime costo complessivo man dir costo industriale indiretto rimanenze finali > (4 000 x 150; x 150) = costo del venduto =