Modulo Tour Operator

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1 Modulo Tour Operator SIKAM Tour Operator è un modulo software gestionale per Tour Operator nato dalla necessità di fornire agli operatori, che giornalmente si occupano della creazione e vendita di Offerte Turistiche, lo strumento ideale per la completa gestione di tutte le fasi di prevendita e gestione degli affiliati in tutte le sue articolazioni. Il modulo Tour Operator si caratterizza per la gestione di pacchetti turistici creati per soddisfare le esigenze della domanda, in conseguenza delle opportunità generate dall offerta di servizi riconducibili al settore turistico. Caratteristica unica nel panorama dei prodotti per Tour Operator Sikam To si presenta totalmente integrato a Sikam TA con il quale condivide la parte contabile. Questa scelta progettuale caratterizzata da un preciso obiettivo aziendale, si e rivelata strategica nella fase di marketing per qualita di offerta e livello di integrazione offerto. Analogamente a SIKAM AdV, al quale si collega per tutte le fasi post-vendita, anche SIKAM TO si presenta all utente con un interfaccia gradevole e user friendly.

2 Caratteristiche Tecniche Contratti di Allotm ent e Tariffari fornitori Il software SIKAM TO è strutturato con tabelle nelle quali è possibile inserire preventivamente:? Ipotesi di prodotti-servizi ancora da definire nei parametri specifici? Potenziale disponibilità di risorse? Gestione di contratti di allotment (vuoto per pieno o con data di release) completi di costi netti e ricarichi su soggiorni e voli.? Tariffari servizi fornitori? Planning disponibilità e/o trattative per qualsiasi periodo dell anno.? Integrazione della gestione allotment anche su vendita diretta a cliente. La gestione econom ica della proposta Al fine di consentire la fase di preventivazione dell offerta turistica, si e evidenziata la necessità di gestire le cosiddette quote di adesione. Queste vengono trattate dalla procedura differenziandole in due sottocategorie, le quote individuali e le quote comuni. Alla prima fanno riferimento gli importi dei servizi computati per singolo cliente (Camere d albergo, pasti, voli, etc.), alla seconda sottocategoria fanno riferimento quei servizi il cui costo va ripartito in ordine al numero di partecipanti al tour (Bus /Auto, guide, accompagnatori, etc.). Le suddette quote sono ulteriormente suddivisibili per tipologia di prenotazione (partecipante / accompagnatore). Di seguito riportiamo alcuni degli elementi che, preventivamente alla fase di redazione del preventivo, costituiscono i dati identificativi del tour stesso: Cliente Nr. Preventivo Data di inserimento Pratica Data Viaggio Nome Gruppo Mezzo di trasporto Destinazione Tipo di Tour

3 Tipo di Clienti (adulti studenti 3ª età congresso) Nr. Fattura Nr. Autofattura Preventivi La gestione preventivi consente all agente di viaggi di compilare in maniera rapida un preventivo di spesa al cliente sulla scorta dei parametri sopraccitati. Per la generazione del preventivo al cliente è possibile scegliere il servizio da fornire sia tra quelli in allotment, sia tra quelli inseriti nel listino fornitori. Per ogni preventivo redatto è possibile avere, già in fase di bozza, un riscontro immediato sui costi e ricavi del pacchetto offerto. La gestione preventivi si compone di una schermata che prevede l inserimento analitico del singolo prodotto/servizio sia per i ricavi che per i costi. Gli importi di riferimento vengono riportati nella relativa tabella collegata, alla quale fanno riferimento i p-s inseriti nel database. La selezione del p-s concorrerà a formare il preventivo al cliente. Per ciascun p-s sarà proposto un prezzo di vendita consigliato, determinato dalla applicazione di un valore percentuale di mark-up preventivamente assegnato al costo fornitore del p-s stesso. Il valore della percentuale di mark-up, come pure il valore del costo del servizio, sono modificabili. Compilata l eventuale giornata tipo del tour, si avrà la possibilità di duplicarla per più giorni. Il database p-s prevede l inserimento di tutte le tipologie di prodotti-servizi quali alberghi, ristoranti, bus, etc. come pure guide, accompagnatori, etc. Sempre nel database p-s sono presenti le voci relative alle eventuali varie, quali ingressi, passaggi marittimi, supplementi vari individuali. E prevista anche la fase della gestione gratuità (FREE) con la determinazione della stessa secondo parametri predefiniti. Per ogni voce sarà possibile inserire il numero di pax. Terminata la fase di inserimento delle informazioni saranno immediatamente disponibili: Gli importi Totali con indicazioni separate di Totale Ricavo, Totale Costo, Mark-up Una Griglia servizi con evidenziato

4 1. la data di ogni singolo servizio 2. fornitore telefono fax 3. località 4. tipologia del servizio 5. rooming list 6. note 7. stampa voucher Al fine di analizzare la ripartizione dei costi comuni e consentire la valutazione della variazione della quota individuale, al variare dell entità dei partecipanti, sarà elaborata una griglia che a multipli di n partecipanti evidenzierà, di volta in volta, le maggiori economie sull importo totale individuale. Pacchetti Turistici Allo stesso modo dei preventivi ad-personam è possibile organizzare e mettere insieme dei servizi in modo da formare un pacchetto turistico completo (costi e ricavi predefiniti) da proporre ai clienti. In ogni caso il pacchetto generato è sempre modificabile nella sua composizione. Pacch etti Last-Minute Sia per singoli servizi, che per i pacchetti predefiniti, possono essere effettuate delle codifiche come Last-Minute ridefinendo per gli stessi costi e ricavi. G estione Transfer Legata all offerta turistica al cliente, il modulo TO. prevede la gestione completa di transfer gruppi, collettivi o privati con conseguente possibilità di emettere i vari modelli (transfer list sintetiche o dettagliate) da inviare ai fornitori. Collegam enti con Sikam Contabilità Con questa fase si realizza il collegamento con Sikam ADV che, come abbiamo detto in precedenza, gestirà tutte le fasi di post-vendita (pagamento fornitori, incasso clienti, contratti, contabilità) In questa fase vengono richiesti i dati che trasformano il preventivo offerto al cliente in commessa con l emissione di documenti quali biglietti aerei, passaggi su traghetti, etc.

5 Con l immissione di questi dati avverrà la generazione della pratica su Sikam ADV, dal quale la stessa sarà poi gestita. Come già precisato il modulo Tour Operator è fisicamente separato dalla gestione contabile di Sikam sino alla fase in cui il preventivo si trasforma in commessa. Fermo restando la possibilità di poter comunque variare i dati inseriti anche quando gli stessi siano stati contabilizzati, la prima esigenza che si pone, dal momento che una pratica è stata confermata, è la possibilità di bloccare il numero di fattura alla data di inizio viaggio. Questa opzione si rende opportuna quando l ufficio amministrativo è fisicamente ubicato in località diversa dall ufficio vendite e, comunque, per evitare la fatturazione con data successiva rispetto alla data di partenza del cliente, senza incorrere, così, nelle sanzioni previste dalla normativa fiscale in vigore. Budget Ai fini del controllo del Budget sarà resa disponibile una fase dove saranno inseriti i dati concertati per l anno di riferimento per singolo responsabile. In fase di gestione questa fase verrà alimentata da due flussi dati, il primo che proviene dal modulo TO con i dati relativi ai preventivi approvati ma non contabilizzati, il secondo proveniente dalla contabilità con i dati di fatturazione. I suddetti flussi potranno essere convertiti in file Excel per le successive elaborazioni. Stam pe Tutti i sottomoduli elencati prevedono la stampa dei report necessari alla gestione