Specifiche tracciato EDI per integrazione con SOL

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1 Specifiche tracciato EDI per integrazione con SOL Sommario FORMATO EDI... 2 Specifiche per l utilizzo del formato EDI Accesso diretto allo store del fornitore... 2 QUOTES ordini acquistati dallo store... 2 INVOIC fattura su ordini acquistati dallo store Inserimento dell ordine in SOL e successivo invio al fornitore... 4 ORDERS Invio ordine... 5 Campi personalizzati che devono essere gestiti nel file EDI del fornitore... 5 INVOIC Invio fattura da parte del fornitore... 6 Sezioni EDI... 7 OSTENQ Reclamo ordine... 8 ORDCHG Annullamento ordine... 9 ORDRSP Risposta a invio/reclamo/cancellazione ordine Pagina 1 di 13

2 FORMATO EDI Il formato EDI utilizzato per lo scambio dei messaggi tra biblioteca e fornitore, prevede l impiego del tracciato standard Library book supply versione 1.2 Editeur ( Supply/) a cui sono state aggiunte alcune personalizzazioni, dovute alle esigenze espresse dalle biblioteche, per la gestione di informazioni amministrative dell ordine inserito in SOL. Specifiche per l utilizzo del formato EDI L integrazione tra la gestione degli acquisti in SOL e i servizi offerti dal fornitore può avvenire secondo due modalità: 1. Tramite accesso diretto allo store del fornitore e successivo recupero in SOL dell ordine e fattura 2. Tramite inserimento dell ordine in SOL e successivo invio al fornitore Di seguito le specifiche relative alle due modalità. 1. Accesso diretto allo store del fornitore L addetto agli acquisti della biblioteca accede allo store del fornitore ed esegue la selezione dei libri che devono essere acquistati. Il fornitore registra i titoli e le quantità selezionate dall acquirente; la lista risultante viene inviata alla biblioteca che utilizza SOL come file EDI. Contemporaneamente viene prodotto dal fornitore un file in formato unimarc contenente la descrizione del titolo e del relativo reticolo (legami con autori, con la collezione). In questa modalità, attraverso i messaggi, SOL acquisisce tutte le informazioni necessarie per la creazione automatica del titolo e del relativo ordine. SOL importa i due file, EDI e Unimarc, e crea il titolo del documento e l ordine di acquisto. I messaggi inviati dal fornitore sono di tipo QUOTES per gli ordini e INVOIC per le fatture. QUOTES ordini acquistati dallo store Il QUOTES può contenere uno o più libri acquistati. Campi fondamentali che devono essere gestiti nel file EDI del fornitore: sezione di testata segmento NAD+SU : contiene il codice EAN del fornitore sezione di testata segmento NAD+BY : contiene il codice EAN del cliente di fatturazione Pagina 2 di 13

3 sezione di dettaglio segmento RFF+LIN : contiene il numero ISBN (o ISSN) del documento acquistato e deve coincidere con il numero isbn presente nell unimarc. sezione di dettaglio segmento RFF+QLI : contiene il riferimento dell ordine creato dal fornitore. sezione di dettaglio segmento RFF+LOC : contiene il codice EAN della biblioteca a cui va spedito il materiale (se diversa dalla biblioteca di fatturazione) sezione di dettaglio segmento MOA+203 : contiene il prezzo effettivo del singolo libro sezione di dettaglio segmento PRI+19 : contiene il prezzo di copertina del singolo libro Esempio di messaggio EDI relativo ad un ordine recuperato in SOL (assieme all Unimarc della notizia) UNA:+.? ' UNB+UNOC: : :14+uF:0000+LIC QUOTES' (codice EAN del fornitore e della biblioteca) UNH+LIC74942+QUOTES:D:96A:UN:EAN008' BGM+31A::28+PRE-2014/ ' DTM+137: :102' CUX+2:EUR:12' NAD+SU ::14' NAD+BY ::14' LIN :EN' (riga dell ordine con ISBN ripetuto per ogni acquisto) PIA :IB' IMD+L+009+:::Lussu, Emilio' IMD+L+050+:::anno sull?'altipiano' IMD+L+110+:::Torino' IMD+L+120+:::Einaudi' IMD+L+170+::: ' QTY+1:1' MOA+203:8.4' PRI+AAE:10.5:CA' RFF+QLI:E/576522/1' (codice ordine fornitore utilizzato per l aggancio alla fattura) LOC ::9' (biblioteca di spedizione) INVOIC fattura su ordini acquistati dallo store L INVOIC contiene la fattura per i libri acquistati. Può contenere uno o più libri. Campi fondamentali che devono essere gestiti nel file EDI del fornitore: sezione di testata segmento NAD+SU : contiene il codice EAN del fornitore sezione di testata segmento NAD+BY : contiene il codice EAN del cliente di fatturazione sezione di dettaglio segmento RFF+LIN : contiene il numero ISBN (o ISSN) del documento acquistato e deve coincidere con il numero isbn presente nell unimarc. Pagina 3 di 13

4 sezione di dettaglio segmento RFF+QLI : contiene il riferimento dell ordine creato dal fornitore che deve coincidere con quello inserito nel QUOTES. sezione di dettaglio segmento RFF+LOC : contiene il codice EAND della biblioteca a cui va spedito il materiale. sezione di sommario segmento MOA+86 : contiene il totale fattura Esempio di messaggio EDI relativo ad una fattura recuperata in SOL UNA:+.? ' UNB+UNOC: : : : LIC30215' (codice EAN del fornitore e della biblioteca) UNH+LIC30215+INVOIC:D:96A:UN:EAN008' BGM+380+F/2012/ ' DTM+131: :102' DTM+137: :102' CUX+2:EUR:4' NAD+SU ::9' NAD+BY ::9' LIN :EN' PIA :IB' QTY+47:1' MOA+203:8.4' PRI+AAE:10.5:CA' RFF+QLI:E/576522/1' (codice ordine fornitore utilizzato per l aggancio alla fattura) LOC ::9' (biblioteca di spedizione) TAX+7+VAT++++Z' ALC+A++++DI' PCD+3:20' CNT+2:2' MOA+79:8.4' MOA+129:8.4' MOA+176:0' MOA+86:8.4' MOA+9:8.4' MOA+259:0' TAX+7+VAT++++Z' MOA+125:8.4' MOA+124:0' 2. Inserimento dell ordine in SOL e successivo invio al fornitore L addetto agli acquisti della biblioteca inserisce un nuovo ordine in SOL selezionando il titolo da acquistare e valorizzando una serie di campi che servono alla identificazione dell ordine, alla gestione del bilancio della Pagina 4 di 13

5 biblioteca, ecc.., quindi esegue l invio dell ordine al fornitore nel formato EDI, utilizzando il tracciato standard. ORDERS Invio ordine Il messaggio inviato al fornitore sarà di tipo ORDERS. Per rispondere a specifiche esigenze, in SOL sono state implementate alcune personalizzazioni sull utilizzo dei segmenti EDI. Pertanto, per la gestione corretta del file EDI, i fornitori che intendono interfacciarsi con SOL, dovranno gestire le seguenti personalizzazioni. Campi personalizzati che devono essere gestiti nel file EDI del fornitore sezione di intestazione segmento RFF+SLI : contiene il Codice Identificativo Gara - CIG a cui l ordine fa riferimento. sezione di dettaglio segmento RFF+LI : contiene il riferimento al Codice identificativo dell ordine SOL. Il codice è composto da 2 caratteri corrispondenti alla sigla della biblioteca, /, 4 caratteri per l anno nel formato aaaa, /, numero dell ordine nell anno; ad esempio PO/2015/15, PO/2015/890. sezione di dettaglio segmento RFF+AE : contiene il riferimento al Numero della delibera di acquisto dell ordine in SOL. Il codice è composto dal numero della delibera nel formato <num.delibera>. sezione di dettaglio segmento RFF+BFN : contiene il riferimento alla Voce di spesa (Scrittura contabile) utilizzato dalla biblioteca per l impegno di acquisto dell ordine. Il codice è composto da anno nel formato aaaa, /, codice capitolo, /, codice voce di spesa; ad esempio 2015/S /Ita, 2015/LIBRI/ita GRAM sezione di intestazione segmento RFF+LBO : contiene il riferimento al Numero di protocollo assegnato dalla biblioteca all ordine. Il codice è composto da 8 caratteri per la data nel formato aaaammgg, /, numero di protocollo; ad esempio /1, /320. sezione di dettaglio segmento LOC : contiene il codice EAN della biblioteca corrispondente all indirizzo di spedizione che può essere differente dall indirizzo di fatturazione. Esempio di messaggio EDI relativo ad un ordine inserito in SOL inviato al fornitore UNA:+.? ' UNB+UNOC: : : :1458+6' UNH ORDERS:D:96A:UN:EAN008' BGM /13+9' RFF+SLI:CIG ' (numero di CIG) DTM+137: :102' NAD+BY ::9' NAD+SU ::9' CUX+2:EUR:9' ALC+A++5' Pagina 5 di 13

6 PCD+3:20' LIN :EN' IMD+L+010+:::Royston' IMD+L+011+:::, Patrick' IMD+L+050+:::Flexible parametric survival analys:is using Stata: beyond the Cox model' IMD+L+110+:::College Station' IMD+L+120+:::Stata' IMD+L+170+:::2011' IMD+L+180+:::XXVI, 347 p.' IMD+L+182+:::24 cm.' QTY+21:1' PRI+AAA:54' RFF+LI:PO/2015/13' (riferimento all ordine SOL, importante per collegare la fattura) RFF+BFN:2015/S /1' (riferimento alla voce di spesa) CNT+2:1' UNT ' UNZ+1+6' INVOIC Invio fattura da parte del fornitore Il messaggio di INVOIC inviato dal fornitore deve necessariamente contenere il tag RFF+LI contenente i riferimenti all ordine SOL inviato tramite ORDERS. Inoltre se il cliente di spedizione è diverso dal cliente di fatturazione occorre indicare anche il segmento LOC con il codice ean della biblioteca di spedizione. Esempio di messaggio EDI relativo ad una fattura inviata dal fornitore a SOL UNA:+.? ' UNB+UNOC: : : : LIC76947' UNH+LIC76947+INVOIC:D:96A:UN:EAN008' BGM+380+F/2015/ ' DTM+131: :102' DTM+137: :102' CUX+2:EUR:4' NAD+SU ::9' RFF+VA: ' NAD+BY ::9' NAD+DP ::9' LIN :EN' PIA X:IB' QTY+47:1' MOA+203:32.54' PRI+AAE:40.67:CA' RFF+BFN:2014/CENTRO ACQ/80-REGGIO' (voce di spesa indicato nell ordine SOL) Pagina 6 di 13

7 RFF+LI:UR/2014/529' LOC ::14' TAX+7+VAT++++Z' ALC+A++++DI' PCD+3:20' CNT+2:1' MOA+79:32.54' MOA+129:32.54' MOA+176:0' MOA+86:32.54' MOA+9:32.54' MOA+259:0' TAX+7+VAT++++Z' MOA+125:32.54' MOA+124:0' UNT+32+LIC76947' UNZ+1+LIC76947' (codice identificativo dell ordine SOL) (codice EAN della biblioteca per la spedizione) Sezioni EDI La sezione di intestazione specifica il tipo di messaggio, fornisce il messaggio di identificazione e la data unica, e può dare riferimenti che si applicano al messaggio nel suo complesso. Il segmento CUX indica la valuta. Il segmento NAD indica il codice EAN del fornitore e il codice EAN della biblioteca. La sezione di dettaglio è costituita da un gruppo di tipi di segmento che insieme costituiscono una unica linea di quotazione. Il segmento LIN indica il numero di sequenza dell ordine all'interno del messaggio e può contenere un codice prodotto ISBN. Il segmento PIA indica il codice ISBN del documento. Il segmento IMD viene utilizzato per la descrizione del documento. Il segmento QTY indica il numero di copie del documento ordinate. Il segmento DTM indica la data di disponibilità del documento. Il segmento MOA indica il valore totale dell ordine. Il segmento PRI indica il prezzo unitario. Il segmento RFF indica i riferimenti specifici dell ordine per la biblioteca. Il segmento LOC indica il luogo di recapito. Pagina 7 di 13

8 SOL prevede anche la gestione dei seguenti messaggi: - ORDCGH (annullamento dell ordine da parte del bibliotecario) - OSTENQ (reclamo ordine da parte del bibliotecario) - ORDRSP (risposta all invio o al reclamo o all annullamento da parte del fornitore) OSTENQ Reclamo ordine Attraverso questo messaggio è possibile effettuare il reclamo degli ordini precedentemente inviati da SOL al fornitore. Ogni messaggio può contenere il reclamo di più ordini. Esempio messaggio di reclamo OSTENQ relativo a tre ordini inseriti in SOL inviati al fornitore UNA:+.? ' UNB+UNOC: : : :1004+2' UNH OSTENQ:D:96A:UN:EAN002' BGM+92E::9+2015/3+9' DTM+137: :102' NAD+BY ::9' NAD+SU ::9' DOC+220+VARIOUS' LIN+1' PIA :IB' IMD+L+050+:::Ridere, sorridere, leggere' IMD+L+060+:::la difficile arte dell?'umorismo ne:i libri per ragazzi' IMD+L+110+:::Campi Bisenzio' IMD+L+120+:::Idest' IMD+L+170+:::[2000!' IMD+L+180+:::141 p.' IMD+L+182+:::21 cm' RFF+LI:01/2015/93' QTY+21:5' LIN+2' PIA :IB' IMD+L+050+:::Case d?'artista' IMD+L+060+:::dal Rinascimento a oggi' IMD+L+110+:::Torino' IMD+L+120+:::Bollati Boringhieri' IMD+L+170+:::1992' IMD+L+180+:::XXVI, 265 p.' IMD+L+181+:::ill.' IMD+L+182+:::29 cm' RFF+LI:PL/2015/2' QTY+21:1' LIN+3' PIA :IB' IMD+L+010+:::Lawrence' IMD+L+011+:::, Caroline' IMD+L+050+:::I ladri di Ostia' Pagina 8 di 13

9 IMD+L+110+:::Casale Monferrato' IMD+L+120+:::Piemme Junior' IMD+L+170+:::2004' IMD+L+180+:::154 p.' IMD+L+181+:::ill.' IMD+L+182+:::21 cm.' RFF+LI:F1/2015/1' QTY+21:3' UNT ' UNZ+1+2' ORDCHG Annullamento ordine Attraverso questo messaggio è possibile richiedere l annullamento di un ordine inviato da SOL al fornitore. Esempio messaggio di annullamento ORDCHG relativo a tre ordini inseriti in SOL inviato al fornitore UNA:+.? ' UNB+UNOC: : : :1007+3' UNH ORDCHG:D:96A:UN:EAN005' BGM /3+4' RFF+SLI:CIGCIG E' RFF+LBO: / ' DTM+137: :102' NAD+BY ::9' NAD+SU ::9' CUX+2:EUR:9' LIN+1+2' PIA :IB' IMD+L+050+:::Ridere, sorridere, leggere' IMD+L+060+:::la difficile arte dell?'umorismo ne:i libri per ragazzi' IMD+L+110+:::Campi Bisenzio' IMD+L+120+:::Idest' IMD+L+170+:::[2000!' IMD+L+180+:::141 p.' IMD+L+182+:::21 cm' LOC+7: ::14' RFF+LI:01/2015/93' RFF+BFN:2015/ITFEASAND/1' LIN+2+2' PIA :IB' IMD+L+050+:::Case d?'artista' IMD+L+060+:::dal Rinascimento a oggi' IMD+L+110+:::Torino' IMD+L+120+:::Bollati Boringhieri' Pagina 9 di 13

10 IMD+L+170+:::1992' IMD+L+180+:::XXVI, 265 p.' IMD+L+181+:::ill.' IMD+L+182+:::29 cm' RFF+LI:PL/2015/2' RFF+BFN:2015/ITFEASAN-PL/1' LIN+3+2' PIA :IB' IMD+L+010+:::Lawrence' IMD+L+011+:::, Caroline' IMD+L+050+:::I ladri di Ostia' IMD+L+110+:::Casale Monferrato' IMD+L+120+:::Piemme Junior' IMD+L+170+:::2004' IMD+L+180+:::154 p.' IMD+L+181+:::ill.' IMD+L+182+:::21 cm.' LOC+7: ::14' RFF+LI:F1/2015/1' RFF+BFN:2015/GREGF1/A1' CNT+2:3' UNT ' UNZ+1+3' ORDRSP Risposta a invio/reclamo/cancellazione ordine A fronte di un invio ordini, di un annullamento o di un reclamo, il fornitore deve rispondere con il messaggio ORDRSP che informa il bibliotecario dell esito della richiesta. Attraverso questo messaggio è possibile gestire la ricezione in SOL delle risposte del fornitore relativamente a: invio di un ordine (messaggio EDI ORDERS) reclamo di un ordine (messaggio EDI OSTENQ) annullamento di un ordine (messaggio EDI ORDCHG) La distinzione della risposta tra le tre possibili avviene attraverso il segmento RFF obbligatorio che deve essere presente nella testata del messaggio: RFF+ON: risposta a messaggio ORDERS RFF+OSE: risposta a messaggio OSTENQ RFF+PP: risposta a messaggio ORDCHG Pagina 10 di 13

11 Lo standard EDI prevede anche una serie di codici disponibili nel segmento FTX (segmento 48) che forniscono una descrizione molto più esatta della suddetta azione. È richiesta la compilazione da parte del fornitore anche di questi codici. Esempio di risposta a messaggio di invio ORDERS relativo a tre ordini inseriti in SOL inviati al fornitore UNB+UNOA: : : :1721+ORDRSP_2015_3+++++EANCOM' UNH+ORDRSP_2015_3+ORDRSP:D:96A:UN:EAN005' BGM+231+ORDRSP_2015_3+4' DTM+137: :102' RFF+ON:2015/3' NAD+BY ::9' NAD+SU ::9' NAD+DP ::9' CUX+2:EUR:9' LIN :EN' QTY+185:1' PRI+AAA:14::NTP' RFF+LI:01/2015/93' FTX+LIN++OP:8B:28' DTM+44: :120' FTX+LIN++200:12B:28' LIN :EN' QTY+83:1' DTM+11: :102' DTM+67: :102' PRI+AAA:25::NTP' RFF+LI:PL/2015/2' FTX+LIN++IP:8B:28' DTM+44: :120' FTX+LIN++100:12B:28' LIN :EN' QTY+83:1' DTM+11: :102' DTM+67: :102' PRI+AAA:10::NTP' RFF+LI:F1/2015/1' FTX+LIN++IP:8B:28' DTM+44: :120' FTX+LIN++100:12B:28' CNT+2:3' UNT+36+ORDRSP_2015_3' UNZ+1+ORDRSP_2015_3' Pagina 11 di 13

12 Esempio di risposta a messaggio di reclamo OSTENQ relativo a tre ordini inseriti in SOL inviati al fornitore UNB+UNOA: : : :1755+OSTENQ_2015_3+++++EANCOM' UNH+OSTENQ_2015_3+ORDRSP:D:96A:UN:EAN005' BGM+231+OSTENQ_2015_3+11' DTM+137: :102' RFF+OSE:2015/3' NAD+BY ::9' NAD+SU ::9' NAD+DP ::9' CUX+2:EUR:9' LIN :EN' QTY+185:1' PRI+AAA:14::NTP' PRI+AAB:14::RTP' TAX+7+VAT+++:::0' RFF+LI:01/2015/93' FTX+LIN++OP:8B:28' DTM+44: :120' FTX+LIN++900:12B:28' LIN :EN' QTY+83:1' DTM+11: :102' DTM+67: :102' PRI+AAA:25::NTP' PRI+AAB:25::RTP' TAX+7+VAT+++:::0' RFF+LI:PL/2015/2' FTX+LIN++IP:8B:28' DTM+44: :120' FTX+LIN++400:12B:28' LIN :EN' QTY+83:1' DTM+11: :102' DTM+67: :102' PRI+AAA:10::NTP' PRI+AAB:10::RTP' TAX+7+VAT+++:::0' RFF+LI:F1/2015/1' FTX+LIN++IP:8B:28' DTM+44: :120' FTX+LIN++400:12B:28' CNT+2:3' UNT+42+OSTENQ_2015_3' UNZ+1+OSTENQ_2015_3' Pagina 12 di 13

13 Esempio di risposta a messaggio di annullamento ORDCHG relativo a tre ordini inseriti in SOL inviati al fornitore UNB+UNOA: : : :1818+ORDCHG_2015_3+++++EANCOM' UNH+ORDCHG_2015_3+ORDRSP:D:96A:UN:EAN005' BGM+231+ORDCHG_2015_3+4' DTM+137: :102' RFF+PP:2015/3' NAD+BY ::9' NAD+SU ::9' NAD+DP ::9' CUX+2:EUR:9' LIN :EN' QTY+185:1' PRI+AAA:14::NTP' PRI+AAB:14::RTP' TAX+7+VAT+++:::0' RFF+LI:01/2015/93' FTX+LIN++900:12B:28' LIN :EN' PRI+AAA:25::NTP' PRI+AAB:25::RTP' TAX+7+VAT+++:::0' RFF+LI:PL/2015/2' FTX+LIN++222:12B:28' LIN :EN' QTY+83:1' DTM+11: :102' DTM+67: :102' PRI+AAA:10::NTP' PRI+AAB:10::RTP' TAX+7+VAT+++:::0' RFF+LI:F1/2015/1' FTX+LIN++800:12B:28' CNT+2:3' UNT+33+ORDCHG_2015_3' UNZ+1+ORDCHG_2015_3' Pagina 13 di 13