GESTIONE CONTATTI & PLANNER

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1 GESTIONE CONTATTI & PLANNER Il software di Gestione Contatti e Planner può essere usato da qualunque persona, società o organizzazione per gestire con facilità un alto numero di contatti e appuntamenti. Può essere usato ad esempio per gestire orari dei dipendenti o per organizzare persone, materiali e tempistiche (come nel caso di lavoro in equipe) Il software è orientato alla massima velocità di inserimento e ricerca di contatti ed eventi e alla massima facilità d'uso (il funzionamento è quanto più possibile simile a quello a cui siamo abi tuati dall'uso di browser internet e social network). I molteplici controlli inseriti impediscono la maggior parte dei possibili errori. GESTIONE CONTATTI prevede una maschera con tutti i dati del contatto, compresa immagine, note e ampio spazio descrizione, come visibile nell'immagine sottostante (dati contatto non reali).

2 Come possiamo vedere dalla schermata principale, i vari campi di inserimento sono di facile comprensione. In alto a destra abbiamo data e ora attuale. Di seguito nel riquadro anagrafica abbiamo diversi combo box (campi con lista a scorrimento) che analizzeremo più avanti, e dei campi di testo. In questi campi inseriremo i dati anagrafici del nostro contatto. Per completare una registrazione basta inserire un nome e un cognome (unici campi obbligatori), gli altri dati potremo inserirli subito o in seguito. Questo accorgimento serve per velocizzare l'inserimento in casi di necessità. Inseriamo i dati che abbiamo con il tasto INSERISCI e in seguito possiamo aggiornare i dati con il tasto MODIFICA. In caso il contatto fosse errato o non più necessario possiamo eliminarlo con il tasto CANCELLA. La nazione di default è l'italia ma il combo box Nazione contiene l'elenco di tutte le nazioni del mondo, anche i combo box Provincia e Città contengono delle liste.

3 Il funzionamento è automatizzato e le liste sono a completamento automatico (per favorire una maggiore velocità). Scegliendo la nazione Italia avremo aggiornate in Provincie tutte le provincie Italiane e in Città tutte le città Italiane. Selezionando una provincia avremo aggiornate nel campo Città tutte le città corrispondenti alla provincia scelta. Viceversa se dovessimo scegliere la città la provincia e il cap verranno selezionati automaticamente. Questo funzionamento facilita fortemente la ricerca e l'inserimento e impedisce di assegnare scorrettamente provincie e città.

4 Il database del software contiene tutte le città del Mondo. Sarà comunque possibile inserire una città o località anche se non presente nel database, che propone una scelta ma è uno strumento facilitante e assolutamente non obbligatorio. Lo stesso vale per il campo Cap che, per esempio, nel caso la scelta della città sia Roma, proporrà automaticamente (codice avviamento postale della città di roma) ma qualora si conoscesse il cap preciso, ad esempio per la zona di cinecittà, inseriremo quest'ultimo e il software lo registrerà nel database associato al nostro contatto.

5 In caso venisse scelta una nazione diversa dall'italia il campo Città verrà aggiornato con tutte le città conosciute della nazione scelta, mentre il campo Provincia sarà disabilitato. L'aggiornamento automatico delle liste funziona per tutti i campi di ricerca (combo box), come visibile nelle immagini seguenti. Di conseguenza se cerchiamo un contatto di nome Mario e nel database sono presenti Mario Rossi e Mario Verdi, digitando il pulsante CERCA il combo box Cognome presenterà la scelta tra Rossi e Verdi. Lo stesso vale per il Cognome. Questa funzione è molto utile nel caso si voglia ricercare un contatto di cui ricordiamo solo un dato, restringendo la ricerca ai soli contatti attinenti.

6 Abbiamo la stessa funzionalità anche nel campo Città e nel campo Rapporto. In questo modo se vogliamo ricercare un commercialista (preventivamente inserito) selezioneremo la voce Commercialista dal menù a tendina (vedi figura sotto). Il software prevede anche funzionalità di ricerca incrociata. Se per esempio vogliamo trovare tutti i nostri fornitori di assistenza tecnica nella città di Milano, selezioniamo Milano e assistenza tecnica e digitando cerca avremo nel campo nome e nel campo cognome tutte le voci corrispondenti.

7 Le possibilità di ricerca non finiscono qui, se vogliamo possiamo anche cercare un contatto semplicemente sfogliando il database, in ordine alfabetico per cognome, semplicemente digitando avanti e indietro, grazie ai tasti freccia nella bottoniera principale. Andando avanti o indietro avremo visualizzate nella maschera tutte le informazioni del contatto precedente o successivo a quello sul quale ci troviamo. Ad un contatto possiamo anche allegare files, come curriculum, proposte commerciali o altra documentazione (ma anche immagini o qualsiasi tipo di file) che potremo raggiungere facilmente dalla schermata del contatto stesso utilizzando il tasto ALLEGATI.

8 Per inserire un immagine associata al contatto (può essere una foto del contatto, in caso fosse necessario un riconoscimento visuale ma anche una qualsiasi immagine di nostra scelta, nell'esempio sopra il mio wallpaper) basta cliccare con il mouse nello spazio immagine e si aprirà una finestra di scelta (vedi sotto). Una volta selezionata l'immagine da inserire il software la ridimensionerà e registrerà nello spazio apposito.

9 L'inserimento Immagine, come quello di altri files (vedi ALLEGATI), viene gestito attraverso il familiare file chooser, utilizzato da molte applicazioni web o dai sistemi operativi. Il software dispone di molteplici controlli disposti per evitare i possibili errori dell'utente, come un inavvertita modifica o cancellazione (vedi sotto), ma anche l'inserimento di dati incongrui o potenzialmente dannosi.

10 Avrete notato che tra lo spazio relativo alle anagrafiche e quello di immagine bottoniera e descrizione abbiamo inserito uno spazio Network. Visto il prolificare di servizi di comunicazione e social network abbiamo approntato (oltre allo spazio e a quello sito internet, in anagrafica) uno spazio a parte con campi Network e Nick (nickname). In questo spazio si possono inserire illimitati servizi di comunicazione con nome associato per ogni contatto, in modo da poter aggiungere domani anche quelli che oggi non esistono ancora. Nella bottoniera inferiore, oltre al bottone ALLEGATI, possimo trovare le funzioni IMPORTA ed ESPORTA, che ci permettono di inserire dei contatti da un database preesistente e di esportare i dati del nostro database in un foglio xls (letto ad esempio da Windows Excel e Openoffice Calc), in modo da poterlo condividere con altre persone o organizzazioni.

11 Completano le funzioni aggiuntive il collegamento Skype, che permette di verificare (se il client skype è attivo) lo stato online del contatto e di avviare una chat o una chiamata. La possibilità di aprire direttamente il client con invio al contatto (se presente l' nello spazio apposito) o andare direttamente al suo sito internet, con i programmi predefiniti dal sistema operativo, con il pulsante GO WEB. E le stampe. Possiamo stampare il dettaglio completo (compreso di immagine) del contatto, un etichetta con dati per la spedizione di dimensioni utilizzabili per spedizione pacco o un etichetta di dimensioni per lettera. E' possibile anche la stampa di etichette per una lista di contatti, con il pulsante ETICHETTE.

12 PLANNER Il Planner Visuale, permette di gestire temporalmente un contatto o tutti i contatti contemporaneamente in modo intuitivo e veloce. Prevede un'agenda (giornaliera o per intervallo data), una gestione Mese e una gestione Giorno. Nell'Agenda troveremo tutti gli appuntamenti di oggi per tutti i contatti. Nell'esempio sottostante troviamo solo gli appuntamenti di Mario Rossi, ma se avessimo assegnato appuntamenti a più contatti troveremmo anche gli appuntamenti degli altri. Gli eventi sono in ordine di ora e riportano una breve descrizione, il contatto associato, data e ora di inizio, data e ora di fine e una sigla (in questo caso SING) che ci informa se si tratta di un appuntamento singolo o ricorrente. Per visualizzare il dettaglio dell'evento basta selezionare la riga corrispondente, come un link su un sito web (effettivamente si tratta di Hyperlink), come vedremo più avanti.

13 La schermata Giorno, oltre alla data odierna ci presenta una serie di spazi ora, dal 6:00 a 20:00. nell'immagine sottostante alcuni sono impegnati da eventi. Sono anche questi dei link. Per inserire un evento basta cliccare sull'ora alla quale vogliamo farlo iniziare e si aprirà una pagina descrizione evento (vedi sotto). Questa pagina ci presenta dei campi di testo intuitivi come titolo, ora e data inizio, ora e data fine, luogo e descrizione, un combo box ricorrenza, nel quale troviamo come proposta SINGOLO, ma nel quale possiamo selezionare invece SETTIMANALE, MENSILE o ANNUALE e un campo calendario, nel quale possiamo selezionare in modo visuale la data di fine evento.

14 Nel modulo descrizione è possibile modificare i dettagli dell'evento, cancellare l'evento e cambiare il contatto associato. Questo è molto utile nel caso si voglia associare l'appuntamento ad un altro operatore, nel caso in cui ad esempio quello a cui era stato assegnato sia indisponibile. Le modifiche saranno immediatamente visibili in Agenda, Giorno e Mese.

15 La schermata Mese, fiore all'occhiello del Planner ci mostra immediatamente tutti gli appuntamenti di un contatto nel mese (attuale o selezionato) o, digitando il tasto GLOBALE tutti gli eventi di tutti i contatti, in modo da dare una visione completa di tutta la nostra situazione operativa nel mese. Il funzionamento è simile a quello degli altri moduli, basta cliccare su un evento per avere il dettaglio. Selezionando invece il numero del giorno desiderato è si aprirà al maschera Giorno, dalla quale, selezionando l'ora potremo inserire un nuovo evento. Come si può facilmente notare tutte le funzioni sono orientate ad ottenere la massima facilità e rapidità d'uso. Per finire il software permette una serie completa di stampe, rapide o customizzabili, queste ultime scegliendo gli intervalli di tempo desiderati, con l'ausilio di calendari visuali (come da figura sottostante).

16 Il manuale in oggetto è di proprietà di Yams Soluzioni Software & Siti Web, tutti i diritti sono riservati. E' vietata la riproduzione anche parziale. Il nome Skype e il marchio sono di proprietà di Skype e vengono qui riportati solo ed esclusivamente per illustrare le funzioni del software in oggetto.