Progetto e realizzazione di un applicazione per l archiviazione ottica sostitutiva di documenti

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MODENA E REGGIO EMILIA FACOLTÀ DI INGEGNERIA CORSO DI LAUREA IN INGEGNERIA INFORMATICA Progetto e realizzazione di un applicazione per l archiviazione ottica sostitutiva di documenti Laura Po Tesi di Laurea Anno Accademico 2003/2004 Relatore: Chiar.mo Prof. Sonia Bergamaschi Correlatore: Ing. Claudio Masini

2 Parole Chiave: Archiviazione ottica sostitutiva Gestione documentale Conservazione sostitutiva Documento Documento Fiscale

3 Alla mia maestra Maria Luisa Zavanella

4 Indice Indice Introduzione 3 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva L evoluzione della normativa di riferimento Alcune definizioni Il panorama attuale dell archiviazione Considerazioni conclusive 30 Capitolo 2 Stato dell arte dell archiviazione sostitutiva L archiviazione sostitutiva La gestione documentale L outsourcing La tecnologia ASP (Application Service Provider) Le offerte presenti sul mercato L offerta di Italsaim LegalDoc di InfoCamere Legal Document System di CompEd Considerazioni conclusive 56 Capitolo 3 Progetto funzionale del componente AS Documento 57 I

5 Indice Creazione di documento fiscale elettronico Struttura logica Archivio Stati di un archivio Struttura logica File di Chiusura Struttura logica Supporto Mobile Struttura logica Ruolo Tipi di ruolo Struttura logica 72 Capitolo 4 Implementazione di AS Implementazione Java L astrazione di documento 81 Capitolo 5 L applicazione web Gestione ruoli utenti Ricerca ruoli Inserimento ruolo Gestione supporti mobili Ricerca supporti mobili Creazione di un nuovo supporto mobile Gestione archivi 95 II

6 Indice Ricerca archivi Creazione di un nuovo archivio 98 Conclusioni 102 Appendice Struts 104 Bibliografia 121 Ringraziamenti 125 III

7 Indice delle figure Indice delle figure Figura Schema del processo di conservazione sostitutiva 29 Figura Sistemi di gestione documentale 36 Figura Software DocPa 47 Figura Flusso operativo di conservazione sostitutiva di Italsaim 48 Figura Schema di funzionamento di LegalDoc 52 Figura Schema di funzionamento di Legal Document System 55 Figura Processo di archiviazione elettronica 59 Figura Activity Diagram del processo di creazione di un documento 60 fiscale elettronico Figura Class Diagram di Documento 62 Figura Struttura fisica di un Archivio 63 Figura State Diagram di Archivio 65 Figura Class Diagram di Archivio 66 Figura Class Diagram di Tipo Archivio 66 Figura Class Diagram di File di Chiusura 69 Figura State Diagram di Supporto Mobile 70 Figura Class Diagram Supporto Mobile 71 Figura Class Diagram di Ruolo 72 Figura Integrazione del componente AS nel sistema di gestione 74 documentale Figura Architettura del Sistema di Gestione Documentale 75 IV

8 Indice delle figure Figura Package del componente AS 76 Figura Classe DocumentoDBInterface 81 Figura Classe DocumentoFactory 83 Figura 5.1 Login 85 Figura Schermata iniziale 86 Figura Ricerca ruoli 87 Figura Esempio variazione date periodo di carica ruolo 88 Figura Inserimento nuovo ruolo 89 Figura Ricerca supporti mobili 91 Figura Dettaglio supporto mobile 92 Figura Creazione nuovo supporto mobile fase 1 93 Figura Creazione nuovo supporto mobile fase 2 94 Figura Creazione nuovo supporto mobile fase 3 94 Figura Ricerca archivi 96 Figura Dettaglio archivio 98 Figura Creazione nuovo archivio Step 1 99 Figura Creazione nuovo archivio Step 2 99 Figura Creazione nuovo archivio Step Figura Creazione nuovo archivio Step Figura A.1 - Funzionamento di Struts 105 Figura A.2 - Inizializzazione dell ActionServlet 116 V

9 Introduzione Introduzione Premessa Il presente lavoro è finalizzato alla progettazione ed allo sviluppo di alcune funzionalità di un componente software per il supporto all archiviazione ottica sostitutiva. Obiettivi della tesi Lo scopo della tesi è di creare un applicazione che soddisfi a tutti i requisiti introdotti dalla normativa in ambito di archiviazione sostitutiva di modo che nelle realtà aziendali questo nuovo metodo di archiviazione sia realmente applicabile e sia inoltre di facile utilizzo. Tale facilità d uso è ottenuta grazie all interfaccia web e alla struttura delle procedure di archiviazione che guidano l utente passo per passo. Il progetto AS (Archiviazione ottica Sostitutiva) si propone di sviluppare un componente (omonimo) facilmente integrabile nei diversi sistemi di gestione documentale aziendali. AS dovrà quindi essere caratterizzato da una struttura flessibile e capace di rispondere alle diverse esigenze di ogni singola azienda. Sarà previsto un meccanismo di controllo nell accesso ad AS, finalizzato a rendere protetto il servizio da utenti non autorizzati, salvaguardando la sicurezza e riservatezza delle informazioni. Non essendo stato pensato per un ambito specifico, ci si è posti nell ottica di poter configurare il componente AS in base alla lingua scelta. 3

10 Introduzione Il progetto è stato realizzato in collaborazione con la società Quix s.r.l. Quix Quix s.r.l. 1 nasce nel novembre 2000 dalla trasformazione della società Team Program operante nel settore dell'information Technology dagli inizi degli anni 90. Sebbene l'elevata scalabilità dei prodotti proposti impedisca una definizione schematica dell offerta, Quix dispone di un proprio catalogo prodotti già realizzati in grado di soddisfare esigenze specifiche. I prodotti Quix sono: Web Share Gestione Documentale QRM Quix Request Manager Web Publisher Engine Catalogo Elettronico Suite E-Business Jmail Gestione Interventi Hosting Connettività In particolare la soluzione di gestione documentale, all interno della quale si andrà ad inserire il componente AS, consente una graduale eliminazione della circolazione dei documenti cartacei all'interno degli uffici sostituendola con l utilizzo di documenti elettronici

11 Introduzione Organizzazione della tesi Nella presente tesi verranno descritte tutte le fasi del progetto AS. La tesi si articola in 5 capitoli. Nel capitolo 1 verrà analizzata la normativa attuale inerente il processo di archiviazione sostitutiva, al fine di evidenziare i requisiti fondamentali del modulo da progettare; nel capitolo 2 verrà introdotta la problematica applicativa della conservazione sostitutiva e si analizzerà lo stato dell arte; in particolare, i prodotti simili già presenti sul mercato. Nel capitolo 3 si descriverà il progetto funzionale di AS; nel capitolo 4 si descriverà l implementazione di AS. In particolare, verrà descritto come si integra AS con la gestione documentale in generale e nel nostro caso specifico. Nel capitolo 5 si analizzerà l applicazione web e le interfacce proposte. Infine, verranno riportate alcune note conclusive e delineate le attività future. In appendice verranno descritti gli strumenti utilizzati per realizzare l applicazione. 5

12 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva L innovazione tecnologica è certamente uno dei fattori trainanti dell economia ed ha spesso un valore decisivo ai fini della riduzione dei costi di produzione delle imprese. Ecco perché l impianto amministrativo tributario si è mosso verso una progressiva agevolazione delle modalità di adempimento degli obblighi prescritti dalla vigente normativa, in particolare, in modo da consentire l archiviazione e conservazione informatizzata dei documenti e l emissione di veri e propri documenti elettronici. Le origini di tali istanze risalgono ormai ai primi anni 90. Anche se, a dieci anni dal primo intervento legislativo in materia, la conservazione ottica sostitutiva dei documenti non aveva ancora trovato una disciplina definitiva. Va, tuttavia, positivamente registrato il rilevante passo avanti condotto nel corso del primo semestre del 2004 con l adozione di quattro provvedimenti di diversa natura ma, comunque, tutti caratterizzati dall importanza ai fini del superamento degli ostacoli che non hanno consentito, fino ad oggi, di dare concreta risoluzione al problema. 6

13 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva 1.1 L evoluzione della normativa di riferimento Il provvedimento che per primo si è occupato di definire la materia, seppur sotto un profilo non organico e limitatamente agli aspetti di tenuta della contabilità, risale al In particolare, il provvedimento 2 prevede la possibilità di tenere qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici anche nel caso in cui non vi sia la trascrizione, entro i prescritti termini di legge, dei dati su supporti cartacei. Tale possibilità è, comunque, subordinata al fatto che non siano scaduti i termini per la presentazione delle dichiarazioni annuali relative ai dati in esame e che i medesimi dati, anche in sede di controlli ed ispezioni, risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e siano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. Ed inoltre il provvedimento 3 è intervenuto apportando significative semplificazioni agli obblighi di cui all art del codice civile in materia di conservazione delle scritture obbligatorie. In particolare, si è stabilita la possibilità di conservare scritture e documenti contabili sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, a condizione, comunque, che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano essere trasformate in qualsiasi momento in un esemplare leggibile del documento da cui sono state formate. E si è previsto 4 che tali norme semplificative possano applicarsi anche a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, rinviando, tuttavia, ad un decreto del Ministro 1 D.L. 10 giugno 1994 n. 357, art 7 e 7-bis, recante Disposizioni tributarie urgenti per accelerare la ripresa dell'economia e dell'occupazione, nonché per ridurre gli adempimenti a carico del contribuente. Tale decreto legge è stato convertito, con modificazioni, nella legge 8 agosto 1994, n Art 7 comma 4-ter D.L. 10 giugno 1994 n. 357, ulteriormente modificato dall'art. 3 L. 21 novembre 2000 n Art. 7-bis D.L. 10 giugno 1994 n Comma 9-bis del citato art. 7-bis 7

14 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva delle finanze la determinazione delle modalità per la conservazione su supporti di immagini delle scritture e dei documenti. Come si evince da tali disposizioni, si tratta delle norme che per prime hanno introdotto dei principi e dei criteri di ordine generale applicabili alla archiviazione e conservazione documentale anche attraverso strumenti informatici 5. Benché, infatti, la norma faccia riferimento a registrazioni su supporti di immagini, si può, in qualche modo, intendere il significato della stessa come finalizzato a consentire il trattamento elettronico del documento, in modo che ne sia riprodotta l immagine. È chiaro che la disposizione risente molto del grado di maturità tecnologica esistente al momento in cui è stata adottata. Nel 1994, infatti, non erano state ancora pienamente sviluppate le tecniche di riproduzione elettronica dei documenti 6 che prescindono dall utilizzo di supporti di immagini, cui propriamente fa riferimento la norma esaminata, e che si caratterizzano, invece, per l elevato grado di informatizzazione del documento. In quest ultima ipotesi, non viene riprodotta una fedele immagine documentale su pellicola o supporto fotografico quanto, piuttosto, viene generata una copia elettronica del documento che, quindi, ne riproduce tutti gli elementi, il cui grado di fedeltà, tuttavia, dipende dal sistema di acquisizione utilizzato. 5 In precedenza, l art. 25 L. 4 gennaio 1968 n. 15, aveva previsto la facoltà dei soggetti interessati all archiviazione documentale di utilizzare la riproduzione fotografica, anche se costituita da fotogramma negativo. Anche in questo caso, la formulazione adottata sembra più coerentemente indirizzata a disciplinare lo strumento della fotoriproduzione, tecnica quest ultima che ha verosimilmente alimentato lo sviluppo del sistema di archiviazione basato su microfilm o microfiches 6 Tuttavia, per una diversa risoluzione del problema, si veda anche quanto stabilito dall art. 2, comma 15, L. 24 dicembre 1993 n. 537, che ha consentito di assolvere gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, per finalità amministrative e probatorie, anche se realizzati mediante supporto ottico purché conformemente alle regole tecniche dettate dall'autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione (AIPA). 8

15 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Di ciò sembra, invece, tenere conto la normativa successiva 7 che ha riconosciuto la validità a tutti gli effetti di legge degli atti, dati e documenti formati ed i contratti stipulati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, rinviando, tuttavia, per la sua attuazione ad apposito regolamento. Le disposizioni attuative sono, quindi, confluite nel D.P.R. 10 novembre 1997 n.513, con il quale sono stati, appunto, definiti i criteri e le modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici. Con l art. 15 del citato regolamento è stata ribadita la possibilità prevista dalla legge di formare e conservare su supporti informatici i libri, i repertori e le scritture, di cui sia obbligatoria la tenuta, mentre le regole tecniche sono state rinviate ad un decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, da emanarsi sentita l'autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione (AIPA) 8. Sono stati necessari altri due anni circa di attesa per l adozione del D.P.C.M. 8 febbraio 1999, relativo alle regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. Si tratta di un provvedimento in cui sono contenute tutte le definizioni rilevanti ai fini dell applicazione della disciplina sul documento informatico e sulla firma digitale e che ha reso possibile, sotto il profilo amministrativo, l applicazione delle norme di principio relative alla semplificazione delle relative procedure. 7 Art. 15 L. 15 marzo 1997, n Ai sensi del D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196, recante "Codice in materia di protezione dei dati personali", l'aipa è stata trasformata in Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA). 9

16 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Sul piano tributario, invece, mancava ancora la disciplina attuativa, prescritta dalla legge, necessaria a definire i criteri di conservazione su supporti di immagini delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini fiscali. A questo punto, il numero notevole di provvedimenti riguardanti la materia ha reso opportuno raccogliere in un unico corpo normativo le varie disposizioni. A tal fine è stato emanato un provvedimento 9, nel quale sono state racchiuse tutte le vigenti disposizioni riguardanti la materia ed in questo modo è stato ottenuto un primo segnale di svolta verso una concreta e reale direzione di semplificazione delle procedure. Al riguardo, è prevista 10 ancora una volta la possibilità di sostituire i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su: supporto fotografico supporto ottico con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Le disposizioni non sono immediatamente operative dal momento che, ai fini del soddisfacimento degli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti in esame, è necessaria l adozione di specifiche regole tecniche da parte del CNIPA. In particolare, si tratta delle regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, le quali sono state approvate con Delib. 13 dicembre 2001 n. 42 e, da ultimo, sostituite con Delib. 19 febbraio 2004 n D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, recante il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (testo A). 10 Art. 6 del citato D.P.R. 10

17 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Circa la firma digitale, il D.lgs. 23 gennaio 2002 n. 10, ha dato attuazione alla direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche, introducendo nell ordinamento nazionale il sistema della doppia chiave asimmetrica di crittografia quale strumento di validazione legale. Inoltre, sul punto, il CNIPA ha pubblicato un apposito documento 11 con il quale sono state dettate le linee guida per l'utilizzo della firma digitale e che ha lo scopo di evitare che una definizione generale di firma elettronica consenta, comunque, di introdurre metodi non uniformi di validazione e identificazione informatica. L ultimo passaggio normativo necessario al completamento del quadro anche sotto il profilo tributario è stato, poi, attuato con l adozione del decreto del Ministro dell economia e delle finanze 23 gennaio 2004, recante Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Si tratta del provvedimento a lungo atteso che, a partire dal D.L. 10 giugno 1994 n. 357, doveva costituire lo strumento necessario a dare attuazione ai principi dettati dalla legge. Sotto il profilo tecnico, il decreto in questione fa ampio rinvio alle regole individuate dal D.P.R.28 dicembre 2000 n. 445, dal D.P.C.M. 8 febbraio 1999 e dalla delibera dell AIPA (ora CNIPA) del 13 dicembre 2001 n. 42. In questo senso, non appare particolarmente innovativo nei contenuti se non per il fatto che si stabilisce che il procedimento di conservazione dei documenti informatici sia effettuato almeno con cadenza quindicinale. In ogni caso, va notato che due dei provvedimenti ai quali si aggancia il D.M. 23 gennaio 2004, facendovi rinvio, sono stati abrogati o superati da norme successive. Infatti, il D.P.C.M. 8 febbraio 1999 è stato sostituito dal D.P.C.M. 13 gennaio 2004, mentre la delibera è stata aggiornata dalla del. del CNIPA 19 febbraio 2004 n Linee guida per l utilizzo della Firma Digitale, Versione maggio

18 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Da ultimo, va citato il D. lgs 20 febbraio 2004 n. 52, con il quale è stata introdotta nel nostro ordinamento la figura giuridica della fattura elettronica. Il decreto delegato recepisce, infatti, il contenuto della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Anche se i profili di armonizzazione non richiamano immediatamente gli aspetti legati al documento elettronico, il provvedimento ha il rilevante merito di occuparsi delle nuove regole comunitarie sulla fatturazione europea. 1.2 Alcune definizioni Dopo aver esaminato l impervio terreno normativo che caratterizza la particolare tematica, appare opportuno soffermarsi brevemente su alcune delle definizioni principali utilizzate dal legislatore per stabilire i capisaldi della materia. Il primo degli elementi individuati è quello relativo alla firma elettronica che viene considerata come insieme dei dati in forma elettronica, utilizzati come metodo di autenticazione informatica. Il termine ha portata generale, entro cui va considerata anche la firma digitale che viene definita quale firma qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia. In particolare, l utilizzo abbinato di queste chiavi, di cui una pubblica e la seconda privata, consente di gestire il documento informatico verificandone autenticità e integrità. Questo sistema è anche l unico che, quanto a requisiti tecnici, sia al momento in grado di conferire al documento l'efficacia di piena prova legale, fino, quindi, a querela di falso. 12

19 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Passando al documento informatico, va rilevato che il concetto è individuato univocamente dai vari provvedimenti intervenuti in materia, nei termini di rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Si contrappone al documento analogico che è formato utilizzando strumenti fisici non necessariamente costituiti da tracce su carta ma anche da immagini su film o magnetizzazioni su nastro. Va, inoltre, distinto dal documento digitale, nel quale il contenuto (testi, immagini, disegni, filmati ecc..) sono ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine. In ogni caso, secondo il D.M. 23 gennaio 2004, la conservazione digitale dei documenti analogici si realizza mediante la memorizzazione dell'immagine su idonei supporti. Un'altra definizione rilevante ai fini della disamina del documento informatico è quella relativa alla fattura elettronica, anche se non è direttamente fornita dalla normativa sinora considerata. Tale fattura si realizza mediante l'apposizione del riferimento temporale, della firma digitale dell'emittente, che consentono di perfezionare la formazione del documento, e la successiva trasmissione della fattura stessa per via elettronica, previo accordo tra le parti,o mediante particolari sistemi definiti Edi (Electronic data interchange). Una particolarità legata a questo tipo di fatture è data dal fatto che l'unica modalità di conservazione ammessa è quella in forma elettronica, omogenea rispetto alle modalità di formazione del documento. Al contrario, per le fatture analogiche, in copia cartacea, l archiviazione è aperta alla duplice possibilità di utilizzo dello strumento elettronico o di quello tradizionale. 13

20 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Il D.M. 23 gennaio 2004 si occupa del particolare profilo riguardante i documenti informatici rilevanti ai fini tributari. In particolare, nel decreto non ne viene data una precisa definizione ma ne sono delineati i tratti caratteristici. In questo senso, affinché i documenti abbiano rilievo ai fini fiscali devono essere caratterizzati dalla forma di documenti il cui contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione (definiti documenti statici non modificabili) e devono essere emessi riportando il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. Per quanto riguarda, poi, le modalità di esibizione, è sufficiente che sia reso leggibile con le modalità di cui si dirà meglio nei paragrafi successivi. La memorizzazione, infine, deve avvenire su supporti che ne garantiscano la leggibilità nel tempo in modo da assicurare anche l ordine cronologico ed evitare salti di continuità tra periodi d imposta. Infine, per il processo di conservazione è necessario l'intervento della specifica figura del soggetto responsabile della conservazione, cui spetta un ruolo chiave ai fini della realizzazione dell intera procedura di archiviazione, attraverso la memorizzazione dei documenti su supporto idoneo e l apposizione della propria firma digitale e della marca temporale. In particolare, sono affidate a questo soggetto il controllo della corretta operatività del sistema e delle procedure, delle misure di sicurezza, la richiesta d intervento del pubblico ufficiale nei casi in cui sia necessaria nonché le operazioni di verifica della leggibilità dei dati memorizzati. 14

21 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva 1.3 Il panorama attuale dell archiviazione Il 2004 rappresenta un anno di svolta sul fronte dell emanazione della normativa disciplinante la fatturazione e l archiviazione ottica sostitutiva delle scritture contabili in forma elettronica. Quattro sono i provvedimenti che hanno portato ad una completa definizione del problema dell archiviazione ottica, e che vogliamo qui analizzare: - Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 Gennaio 2004 Modalità di assolvimento agli obblighi fiscali relativi a documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto - Decreto legislativo del 20 Febbraio 2004, n.52 Attuazione della direttiva 2001/11/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia IVA - Deliberazione CNIPA del 19 Febbraio 2004, n.11/2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali e Note Esplicative CNIPA relative alla deliberazione 11/2004 del 19/02/2004 Note esplicative delle nuove regole tecniche per l uso di supporti ottici - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 Gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici In primo luogo, va segnalato il decreto del ministero dell economia e delle finanze del 23 gennaio 2004, con il quale è stato portato a compimento il disegno innovatore prefigurato dal D.L. 10 giugno 1994 n

22 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Il decreto delimita (art. 2) il proprio ambito di applicazione ai soli documenti informatici o analogici di competenza dell Agenzia delle entrate, escludendo dalla disciplina le scritture ed i documenti relativi al settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'agenzia delle dogane. L art. 3 fissa le caratteristiche che i documenti informatici devono avere ai fini delle disposizioni tributarie e precisa che sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Nel decreto sono anche disciplinate (art. 4) le modalità di conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari. In particolare è previsto che il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari deve avvenire in modo tale da assicurare l'ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta. Nel caso di documenti analogici originali (non viene specificato se unici o non unici) il processo va concluso con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. Il concorso nel procedimento in questione di un notaio se da un lato rafforza le garanzie di correttezza del processo, costituisce, dall altro, un appesantimento procedurale con aggravi anche in termini di costo per le imprese. Parrebbe però esserci stata una dimenticanza nello specificare che tale procedura, così come espresso dai decreti della CNIPA, sia obbligata esclusivamente a documenti analogici originali unici, e che di conseguenza, non riguardi la maggior parte dei documenti a rilevanza fiscale quali fatture, mastri giornali, registri contabili ecc. 16

23 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva L ultimo comma dispone, infine, che la distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. Ulteriori adempimenti sono posti a carico dei contribuenti dall art. 5 nel quale è stabilito che entro il mese successivo alla scadenza dei termini per le presentazioni delle dichiarazioni fiscali relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale e riceve da queste la ricevuta della comunicazione e il relativo numero di protocollo. L art. 6 stabilisce che l Amministrazione finanziaria in caso di verifiche, controlli o ispezioni, può chiedere al contribuente di esibire i documenti informatici e le scritture e di rendere leggibili gli stessi anche su supporto cartaceo. Ulteriori modalità di esibizione telematica potranno essere definiti con appositi provvedimenti delle Agenzie fiscali. A chiusura del decreto (art. 7) è disciplinata la modalità di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici. In particolare il contribuente è tenuto a presentare all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. Il pagamento dell imposta avverrà sulla base di tali dati, mentre entro il mese di gennaio dell'anno successivo l'interessato presenterà all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento 17

24 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva dell'eventuale differenza dell'imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno successivo. Viene disposto, infine, che la corresponsione dell'imposta di bollo sui libri e sui registri tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Sebbene sia intervenuto dopo il 1 gennaio 2004, limite temporale fissato per il recepimento della normativa comunitaria, il D.lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 è artefice di una vera e propria svolta nell ambito degli adempimenti fiscali posti a carico dei contribuenti. Come già evidenziato, il decreto delegato recepisce il contenuto della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Il provvedimento normativo introduce nel nostro ordinamento la figura della fattura elettronica e modifica, al contempo, la disciplina riguardante il contenuto obbligatorio delle fatture stesse. L art. 1 D. lgs n. 52 del 2004 riscrive interamente l art. 21 D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633, che disciplina l obbligo della fatturazione delle operazioni. Merita di essere segnalata non solo la possibilità di fare ricorso alla fatturazione elettronica, ma anche la possibilità che la fattura sia emessa dal cessionario o dal committente, ovvero, per suo conto, da un terzo. Tale possibilità, tuttavia, lascia inalterati i profili di responsabilità ai fini fiscali (per l imposta dovuta o per l irrogazione di sanzioni) che comunque ricadono sul cedente o sul cessionario. 18

25 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva La possibilità di emettere fattura cartacea o elettronica, da parte del cliente o del terzo residente in un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza è subordinata alla condizione che ne sia data preventiva comunicazione all'amministrazione finanziaria e purché il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l'attività da almeno cinque anni e nei suoi confronti non siano stati notificati, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di imposta sul valore aggiunto. Il decreto legislativo introduce, come più volte sottolineato, la possibilità di emettere la fattura elettronica, un documento fiscale non cartaceo. Il momento dell emissione della fattura elettronica coincide con il momento della trasmissione elettronica, mentre il documento cartaceo si perfeziona nel momento della consegna o spedizione all altra parte. A questo riguardo è necessario rimarcare la differenza tra l emissione digitale della fattura ed il suo inoltro come allegato di posta elettronica, poiché la normativa comunitaria dispone che per trasmettere un documento informatico è necessario ricorrere alla firma elettronica, mentre l utilizzo delle è considerato un semplice mezzo di consegna, equiparato alla posta ordinaria ed alla trasmissione per telefax. L articolo in commento chiarisce che la trasmissione elettronica della fattura è consentita solo con il preventivo accordo del destinatario e può avvenire nel rispetto di specifiche modalità tecniche che assicurino l attestazione della data, l autenticità della provenienza e l integrità del documento informatico. Tali requisiti potranno essere forniti mediante l'apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati. 19

26 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Viene altresì precisato che le fatture in lingua straniera devono essere tradotte in lingua nazionale a richiesta dell'amministrazione finanziaria e gli importi possono essere espressi in qualsiasi valuta purché l'imposta sia indicata in euro. Il nuovo art. 21 elenca puntualmente gli elementi che l emittente deve indicare nella fattura. In particolare questa deve essere datata e numerata in ordine progressivo per anno solare e deve contenere le seguenti indicazioni: a) ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l'operazione, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti e, relativamente al cedente o prestatore, numero di partita IVA. Se non si tratta di imprese, società o enti devono essere indicati, in luogo della ditta, denominazione o ragione sociale, il nome e il cognome; b) natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell'operazione; c) corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compreso il valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all'art. 15, n. 2; d) valore normale degli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; e) aliquota, ammontare dell'imposta e dell'imponibile con arrotondamento al centesimo di euro 12 ; f) numero di partita IVA del cessionario del bene o del committente del servizio qualora sia debitore dell'imposta in luogo del cedente o del prestatore, con l'indicazione della relativa norma; 12 Le lettere dalla a) alla e) erano già contenute nel precedente testo dell art. 21, mentre quelle successive sono state aggiunte dalla novella recata dal d lgs 52/

27 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva g) data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se trattasi di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, di cui all'art. 38, comma 4, del D.L. 30 agosto 1993 n. 331, convertito, con modificazioni, dalla L. 29 ottobre 1993 n. 427 h) annotazione che la stessa è compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, da un terzo. Il testo dispone che le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma elettronica, devono essere archiviate nella stessa forma. Nel caso, invece, di ricorso alla forma cartacea non vi è obbligo di archiviazione elettronica, ma tale modalità costituisce una semplice facoltà. Per quanto riguarda gli accessi e le verifiche da parte dell Amministrazione finanziaria, è previsto che l'ispezione documentale si estenda a tutti i libri, registri, documenti e scritture, che si trovano nei locali in cui l'accesso viene eseguito, o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in detti locali. Per quanto riguarda il D.P.C.M. 13 gennaio 2004, esso sancisce le regole tecniche per la generazione, l apposizione e la verifica delle firme digitali. In seguito definiremo i tratti salienti di tale decreto, senza addentrarci nel merito delle procedure specifiche degli enti certificatori. Tale decreto stabilisce che un documento informatico sottoscritto con firma digitale non ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell articolo 2702 del codice civile, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare i dati nello stesso rappresentati. L art. 4 definisce le caratteristiche generali delle chiavi per la creazione e la verifica della firma; in particolare una coppia di chiavi per la creazione e la verifica della firma può essere attribuita ad un solo titolare. 21

28 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Inoltre, se il titolare appone la sua firma per mezzo di una procedura automatica, è tenuto ad utilizzare una coppia di chiavi diversa da tutte le altre in suo possesso. Se la procedura automatica fa uso di più dispositivi per apporre la firma del medesimo titolare, deve essere utilizzata una coppia di chiavi diversa per ciascun dispositivo. Le chiavi di creazione e verifica della firma ed i correlati servizi, si distinguono secondo le seguenti tipologie: a) chiavi di sottoscrizione, destinate alla generazione e verifica delle firme apposte o associate ai documenti; b) chiavi di certificazione, destinate alla generazione e verifica delle firme apposte o associate ai certificati qualificati, alle liste di revoca (CRL) e sospensione (CSL), ovvero alla sottoscrizione dei certificati relativi a chiavi di marcatura temporale; c) chiavi di marcatura temporale, destinate alla generazione e verifica delle marche temporali. Per quanto riguarda la conservazione delle chiavi, l art. 7 obbliga il titolare della coppia di chiavi a: a) conservare con la massima diligenza la chiave privata o il dispositivo che la contiene al fine di garantirne l'integrità e la massima riservatezza; b) conservare le informazioni di abilitazione all'uso della chiave privata separatamente dal dispositivo contenente la chiave; c) richiedere immediatamente la revoca dei certificati qualificati relativi alle chiavi contenute in dispositivi di firma difettosi o di cui abbia perduto il possesso. L art. 9 stabilisce che la generazione della firma deve avvenire all'interno di un dispositivo sicuro di firma, così che non sia possibile l'intercettazione della chiave privata utilizzata. Inoltre, il dispositivo sicuro di firma deve 22

29 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva poter essere attivato esclusivamente dal titolare prima di procedere alla generazione della firma. La revoca del certificato qualificato relativo a chiavi di sottoscrizione, come stabilito dall art. 17, viene effettuata dal certificatore mediante l inserimento del suo codice identificativo in una delle liste di certificati revocati e sospesi (CRL/CSL). Il certificatore è tenuto a procedere tempestivamente alla pubblicazione dell'aggiornamento della lista di revoca. Nella definizione del formato della firma, all art. 36, viene stabilito che ad essa sia allegato il certificato qualificato corrispondente alla chiave pubblica da utilizzare per la verifica. Infine, per quanto riguarda la marcatura temporale essa viene applicata ad un evidenza informatica al fine di effettuarne una validazione temporale. L art. 48 sancisce che la precisione dell ora assegnata ad una marca temporale non differisca dalla scala di tempo UTC(IEN) 13 di più di un minuto secondo, al momento della sua generazione. La disposizione centrale di tutta la normativa, e quella a cui gli altri decreti fanno riferimento è la deliberazione CNIPA del 19 Febbraio 2004 n.11/2004. Questa, assieme alle sue note esplicative, definisce e semplifica il processo necessario per una corretta conservazione sostitutiva dei documenti. Il documento è definito in delibera CNIPA, come costituito da oggetti, quali testo, immagini, disegni, dati strutturati, programmi e codici operativi, filmati ed altro che, in base alla loro disposizione sul supporto, ne determinano la forma e, attraverso le relazioni che fra essi sussistono, la struttura. 13 Di cui al decreto del Ministro dell industria, del commercio e dell artigianato 30 novembre 1993, n

30 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Il documento si materializza su vari tipi di supporto, come ad esempio carta, pellicola fotografica o cinematografica, microfiche, microfilm, cassetta VHS, nastro magnetico, DVD, disco(sia esso magnetico, ottico o magneto-ottico), lastra o pellicola radiologica, tabulato, a seguito di una elaborazione elettronica e altro. Il documento analogico può manifestarsi in copia e in originale; quest ultima tipologia, a sua volta, in documento originale unico e non unico. Copia è ciò che viene formato da un soggetto quale informazione primaria; l'originalità è espressa in altro documento che un terzo deve tenere e conservare. Il documento originale si contrappone alla copia ma risulta ben diverso per funzionalità e si presenta con caratteristiche proprie, formalizzate dalla legge per gli effetti giuridici che gli sono attribuiti. Si è ritenuto di trattare diversamente i documenti che, pure considerati per norma originali, hanno la caratteristica di "documento originale non unico", in quanto si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e la conservazione, anche se da parte di terzi. La distinzione tra documento originale unico e non unico, ripresa nella deliberazione, è motivata da esigenze di conservazione espresse sia dal settore pubblico sia dal settore privato. Infatti, oltre alle copie, anche i documenti originali non unici, per la quantità della loro produzione, destano preoccupazioni gestionali. Operativamente, i documenti analogici originali non unici vengono trattati alla stregua delle copie, svincolandoli dalle modalità prescritte per i documenti analogici originali unici e precisamente dal processo di conformità eseguito da un pubblico ufficiale che, per il settore privato, si identifica quasi sempre con il notaio. 24

31 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva Il documento informatico differisce da quello analogico per il tipo di rappresentazione in cui l informazione si materializza. Nella deliberazione, si tiene distinto il processo di conservazione sostitutiva da quello dell'archiviazione elettronica. Quest'ultimo può essere propedeutico al primo, ma non è obbligatorio. Per l'archiviazione elettronica dei documenti non sono previste particolari modalità operative. L'adempimento viene lasciato all'iniziativa del soggetto interessato, il quale potrà utilizzare un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione, per l'acquisizione del documento, la sua classificazione e l'attribuzione di un codice di identificazione univoco, in modo da consentirne un accesso facile e razionale. Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Tale processo è in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica. Il comma 1 dell'art. 2 stabilisce che gli obblighi di conservazione sostitutiva dei documenti previsti dalla legislazione vigente, sia per il settore pubblico sia per il settore privato, sono soddisfatti qualora il processo di conservazione venga effettuato con le modalità di cui ai successivi articoli 3 e 4. Non sono previste autorizzazioni preventive, lasciando all'utente l'iniziativa dell'adozione delle modalità operative per la conservazione sostitutiva, con l'intento di dare ampia diffusione al nuovo sistema. È consentito ad ogni soggetto pubblico o privato di adottare accorgimenti e procedure integrative, come anche l'adozione di altre tipologie di supporto digitale, purché nel rispetto delle norme previste dalla deliberazione. La deliberazione consente (art. 8) di utilizzare un qualsiasi altro supporto di memorizzazione, oltre quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari 25

32 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva motivazioni e comunque nel rispetto delle regole tecniche previste dalla deliberazione stessa. Si ritiene, infatti, che i tecnicismi della firma digitale e del riferimento temporale siano idonei a garantire l'integrità del documento nel processo di sua conservazione, qualunque sia il tipo di supporto di memorizzazione, anche se diverso da quello ottico. Soltanto specifiche motivazioni potrebbero suggerire o richiedere l'impiego di una particolare tipologia di supporto. Il processo di conservazione sostitutiva è sempre generato da documenti informatici differenziati secondo la loro origine e prevede l'adozione di regole tecniche comuni. Qualora si trattino documenti analogici, il processo di conservazione è attivato con la trasposizione della loro immagine su un supporto di memorizzazione; la conformità rispetto al documento d'origine è garantita dal responsabile della conservazione sotto la sua diretta responsabilità. Gli art. 3 e 4 dettano le regole tecniche per la conservazione, rispettivamente, dei documenti informatici e analogici, prevedendo, in generale, che il relativo processo si realizzi attraverso la memorizzazione dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte sul supporto ottico, con le formalità dell'apposizione del riferimento temporale ( il decreto pur consentendo l'utilizzo del riferimento temporale al fine della semplificazione del processo di conservazione, stabilisce per i soggetti privati di associare ai documenti conservati, un riferimento temporale opponibile ai terzi, cioè una marca temporale) e, quindi, della firma digitale sull'insieme di documenti destinati alla conservazione o, se conveniente, ad una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi. L'apposizione del riferimento temporale prima della firma digitale trova motivazione nella necessità di bloccare ad una data certa il contenuto dei 26

33 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva documenti memorizzati e conservati, realizzando quindi il cosiddetto "file di chiusura". Per i soli documenti informatici originati da "documenti analogici originali unici" è prevista, oltre all'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, anche l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale sull'insieme di documenti destinati alla conservazione o, se conveniente, ad una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, da parte di un pubblico ufficiale. Quest'ultimo adempimento è finalizzato ad attestare la conformità di quanto conservato al documento d'origine. Il comma 2 dell'art. 3 e il comma 4 dell'art. 4 prevedono il processo di riversamento che, come precisato al comma 1, lettere o) e p) dell'art.1, può essere diretto o sostitutivo. Il riversamento diretto avviene con il trasferimento del documento conservato da uno ad altro supporto, senza alterarne la rappresentazione digitale (ad esempio, la produzione delle copie di sicurezza previste dal processo di conservazione al comma 1, lettere b), e) e h) dell'art. 5). Il riversamento sostitutivo si ottiene, invece, attraverso il trasferimento di un documento conservato da uno ad altro supporto di memorizzazione, il quale comporti la modifica della rappresentazione informatica del suo contenuto. Questo tipo di riversamento consente l'aggiornamento tecnologico dell'archivio quando non sia possibile o conveniente mantenere nel tempo il formato della rappresentazione informatica dei documenti. L'operazione è necessaria per ottemperare all'obbligo di esibizione dei documenti conservati nel sistema. Riguardo al riversamento sostitutivo, i documenti informatici sottoscritti ai sensi dell'articolo 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 così come modificato dall'articolo 6 27

34 Capitolo 1 Normativa di riferimento dell archiviazione ottica sostitutiva del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, sono stati assimilati a quelli digitali generati da documenti analogici originali unici. Per entrambe le tipologie, considerate le loro peculiari caratteristiche, a differenza di quanto previsto per la generalità dei documenti, è richiesto oltre l'intervento del responsabile della conservazione, anche quello ulteriore del pubblico ufficiale per l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale allo scopo di attestare la conformità all'originale. Il comma 3 dell'art. 4 prevede che il documento analogico d'origine, del quale sia obbligatoria la conservazione, possa essere distrutto soltanto al termine del processo di conservazione sostitutiva. Per questo sarà necessario che sia avvenuta la sua digitalizzazione sul supporto di memorizzazione e che siano stati apposti dal responsabile del procedimento di conservazione il riferimento temporale e la firma digitale. Per i documenti analogici originali unici dovrà anche essere attestata la conformità da parte del pubblico ufficiale, con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale. La deliberazione dà risalto al responsabile della conservazione sostitutiva, attribuendogli (art. 5) precisi compiti e specifiche responsabilità. In particolare, si affida al responsabile della conservazione sostitutiva la realizzazione di una base di dati relativa ai documenti informatici, gestita secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati e che adotti procedure di tracciabilità in modo da garantire la corretta conservazione, l'accessibilità al singolo documento e la sua esibizione. Inoltre, il responsabile della conservazione, con procedure realizzate autonomamente, e quindi adeguate al proprio ambiente applicativo e alla tipologia di documenti da conservare, deve definire il contenuto del supporto di memorizzazione e delle relative copie di sicurezza effettuate tramite riversamento diretto, soddisfacendo così i compiti che la deliberazione gli attribuisce. 28