UTILIZZO WEB APPLICATION DI LUNCHTRONIC UTENTI PABZ

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1 UTILIZZO WEB APPLICATION DI LUNCHTRONIC UTENTI PABZ 1. ACCESSO ALLA WEB APPLICATION Per accedere al Front Office Lunchtronic è necessario digitare il seguente indirizzo internet del sito: e inserire nome utente e password (ricevuta via ). Il nome utente è l indirizzo di posta elettronica della struttura cioè l indirizzo sul quale si è ricevuta la password. Al primo accesso vi verrà chiesto di sostituire la password inviatavi dal servizio BPE con una nuova password creata da voi. Tale password dovrà rispettare i seguenti vincoli: - deve essere diversa dal NOME UTENTE; lunghezza non inferiore agli otto caratteri; dovrà essere composta di lettere e numeri. Inoltre sarà necessario inserire una domanda di riconoscimento con relativa risposta (ad es. domanda: come si chiama la mia azienda con risposta: Lunch Time ) che verrà formulata dall operatore del Servizio BPE qualora quest ultimo venisse contattato per smarrimento della password. Resta inteso che per i successivi accessi al sito si dovrà utilizzare la nuova password da voi inserita. Per la legge sulla privacy ogni 6 mesi il sistema richiederà in automatico la sostituzione della password da voi inserita. NB: nome utente e password sono case sensitive (cioè è rilevante usare il maiuscolo oppure il minuscolo)

2 2. ELENCO DEI MENU (attività operative e consultative) 2.1 GENERALITA Consente la visualizzazione dei dati anagrafici del cliente. 2.2 PROFILI Consente la visualizzazione dell elenco di tutti i profili con indicate le differenti regole d'utilizzo e i tipi di pasto che sono disponibili. La creazione di eventuali nuovi profili va concordata con Lunch Time e le integrazioni verranno effettuate da operatori Lunch Time. 2.3 STRUTTURE/CENTRI DI COSTO Consente la visualizzazione dell elenco delle possibili aggregazioni degli utilizzatori di carte realizzate in base a entità definite STRUTTURE/CENTRI DI COSTO. 2.4 CIRCUITI / LOCALI Consente la visualizzazione di tutti i punti vendita in cui è spendibile il buono pasto e consente di esportare la lista in un file formato excel. 2.5 UTILIZZATORI Consente la visualizzazione dell elenco dei dipendenti possessori di card NOMINATIVE e TESSERE SANITARIE, dei dati anagrafici dell utilizzatore della card, di quelli relativi alla carta ed i dati relativi alle transazioni effettuate dall utilizzatore della card. Per una descrizione dettagliata si veda il paragrafo CARTE ANONIME (JOLLY) Consente la visualizzazione dell elenco delle carte non nominative ed inoltre consente di gestirne l assegnazione al temporaneo utilizzatore e la restituzione; consente inoltre di visualizzare lo storico dei possessori e le transazioni di una specifica card.

3 Una volta assegnata la card le transazioni effettuate con la suddetta saranno rendicontate a nome dell assegnatario. Descriviamo in dettaglio la gestione completa delle carte anonime nel paragrafo UTILIZZATORI NON ATTIVI Consente la visualizzazione dell elenco dei dipendenti che esistono come anagrafica ma non possiedono più una card attiva in quanto quella che era in loro possesso è stata cessata e non più riemessa (ad esempio cessazione per fine rapporto). 2.8 NUOVI UTILIZZATORI BUONO PASTO Consente di effettuare la richiesta di una nuova card, nominativa o anonima (Jolly), per i dipendenti che non ne hanno mai posseduto una, oppure l abilitazione di un nuovo utente possessore di Tessera Sanitaria. Descriviamo in dettaglio la modalità di richiesta di una nuova card nel paragrafo DISATTIVAZIONI/ MODIFICHE DATI CARD Consente di: - disattivare una card (tipo operazione cessazione) in modo che non venga più utilizzata: tale operazione è irreversibile e la carta messa in black list non può più essere riattivata. Questa modalità è da utilizzarsi solo nel caso in cui l utente cessi definitivamente di usufruire del servizio - modificare i dati anagrafici obbligatori (tipo operazione modifica dati errati) del possessore della carta quali matricola, nome, cognome e centro di costo 1 (queste modifiche hanno effetto solo sul data base). - modificare il profilo (tipo operazione modifica profilo) e quindi ATTIVARE una TESSERA SANITARIA già presente nella lista utilizzatori, che si trova in uno stato di Grey list. Descriviamo in dettaglio la gestione completa dell attivazione di Tessera Sanitaria nel paragrafo 4. - sospendere una CARTA NOMINATIVA o una TESSERA SANITARIA (tipo operazione sospensione card) indicando la data di sospensione e la data di riattivazione. Tale operazione si rende necessaria in tutti i casi in cui una TESSERA SANITARIA venga smarrita e l utente stia attendendo quella nuova: la tessera smarrita (o non più nella disponibilità dell utente) non deve poter effettuare transazioni quindi va sospesa, ma solo temporaneamente fino a che l utente non sia in possesso di quella nuova. L attivazione della nuova tessera presuppone l inserimento a sistema di un nuovo codice seriale della Tessera Sanitaria, attività demandata all Amministrazione Centrale. Descriviamo in dettaglio la modalità di sospensione nel paragrafo RIEMISSIONI CARD Consente di sostituire una card NOMINATIVA (non una TESSERA SANITARIA) per uno dei seguenti motivi: - card guasta; - furto/smarrimento; - mancata consegna. Descriviamo in dettaglio la modalità di richiesta di remissione per una card nel paragrafo TRANSAZIONI Consente la visualizzazione dell elenco delle transazioni effettuate da un utilizzatore.

4 2.12 RICARICHE Tale funzionalità non verrà descritta in questo contesto UTENTI WEB (solo con accesso di tipo amministrativo) Consente di creare nuovi account di utenti delegati all accesso al sistema definendo i livelli di accesso DOWNLOAD Consente di scaricare i file mensili di reportistica legati alla fatturazione fatturazione e la guida rapida alla web application in formato.pdf. 3. UTILIZZATORI Questa voce di Menù consente la visualizzazione dell elenco dei dipendenti PABZ possessori di card NOMINATIVE e TESSERE SANITARIE. La vista si apre con una finestra (proposta come mostrato nella figura sotto riportata) attraverso la quale è possibile fare un filtro di tutte le anagrafiche dei dipendenti censite a sistema. Da notare che tra gli utilizzatori vengono ricompresi dipendenti già abilitati alla fruizione del servizio (cosiddetti dipendenti in green list ) a cui è associato un profilo di spendibilità valido, e dipendenti che potrebbero essere abilitati ma ai quali è associato un profilo che non permette la spendibilità (profilo MODIFICA o profilo GREY ). Per l attivazione di questi ultimi si veda il paragrafo successivo MODIFICA PROFILO. Per utilizzare il filtro è necessario: 1. selezionare il criterio secondo il quale si vuol effettuare la ricerca dal menù a tendina nella figura sopra riportata. I criteri per cui effettuare la ricerca sono: Codice Fiscale, matricola, seriale smartcard, cognome, pan, centro di costo 1, centro di costo 2 e centro di costo 3;

5 2. selezionare dal menù a tendina indicato nella figura sotto riportata se il valore che si andrà ad inserire è uguale a o inizia con o contiene il valore inserito nel criterio selezionato; 3. indicare il valore secondo il quale fare la ricerca (nell esempio sopra un codice fiscale) 4. selezionando il pulsante AND si conferma il criterio scelto che appare nella finestra bianca come mostrato nella figura 5.cliccando su CONFERMA o digitando il tasto enter si attiva la ricerca. Al termine della ricerca viene visualizzata la seguente finestra con l elenco degli utilizzatori che soddisfano i criteri inseriti NB: è possibile concatenare diversi criteri - selezionando l opzione AND : tutti i criteri di ricerca inseriti devono essere soddisfatti; - selezionando l opzione OR : almeno un criterio di ricerca tra quelli inseriti deve essere soddisfatto. Per cancellare un criterio di ricerca ed in ogni caso per effettuare una nuova ricerca, è necessario selezionare l opzione CANCELLA. In ogni caso è possibile non selezionare alcun criterio nel filtro e cliccare semplicemente sul tasto CONFERMA per accedere alla visualizzazione di tutte le anagrafiche presenti. Si veda la figura sotto riportata (che per motivi di privacy evidenzia una anagrafica di test). Attraverso il bottone Cerca si accede al pop up di filtro sopra descritto, mentre con il pulsante Esporta è possibile esportare in un file xls in qualsiasi momento l anagrafica dei dipendenti presenti a sistema.

6 4. MODIFICA PROFILO (ATTIVAZIONE) DI UNA TESSERA SANITARIA: Selezionare la voce di menù DISATTIVAZIONI/MODIFICHE DATI CARD e cliccare su NUOVA per attivare la maschera che consente di inserire una richiesta di modifica del profilo. Dopo aver attivato la maschera inserire nel campo TIPO di richiesta il valore modifica profilo (1 riga figura sottostante), occorre cliccare sul tasto cerca cerchiato in rosso: si aprirà la pagina Utilizzatori dalla quale sarà possibile selezionare l utente per il quale si richiede la modifica del profilo. L utente desiderato potrà essere ricercato anche utilizzando il tasto cerca ( ) per uno dei criteri già visti nel paragrafo precedente (cognome, numero tessera sanitaria, numero card etc ). Una volta selezionato il nominativo prescelto, il campo PAN si popolerà del codice carta (codice di 6 cifre) per tutte le tipologie di card, siano esse Nominative o Sanitarie. Se necessario, per ulteriore verifica di avere individuato il nominativo corretto, è sufficiente cliccare sul tasto Utilizzatore che apre un pop up con l anagrafica prescelta (si veda figura successiva). Si noti che oltre all anagrafica viene evidenziato anche il CODICE del PROFILO che dovrà essere modificato (freccia rossa).

7 A questo punto occorre assegnare il nuovo profilo: selezionando l elenco dei profili (vedasi riquadro rosso) ed individuando nella lista quello prescelto. Per rendere effettiva l attivazione è quindi sufficiente selezionare il tasto INVIA LA RICHIESTA.

8 5. ASSEGNAZIONE/RESTITUZIONE (JOLLY) CARTA ANONIMA L Assegnazione della carta Anonima si effettua dal menu CARTE ANONIME della web application. Alla prima attivazione del suddetto menù viene visualizzata in automatico la seguente finestra di ricerca: Utilizzando tale finestra è possibile cercare: una determinata carta utilizzando il numero della card (si inserisce nel campo PAN il numero della carta e si digita il tasto CONFERMA) indipendentemente dallo stato (che può essere Qualunque, Assegnata oppure Non assegnata ) tutte le carte anonime che sono state assegnate o non assegnate (si seleziona la voce ASSEGNATA oppure NON ASSEGNATA nel campo STATO e si digita il tasto CONFERMA) tutte le carte anonime che sono attive indipendentemente dallo stato (si seleziona la voce QUALUNQUE nel campo STATO e si digita il tasto CONFERMA). Dopo aver ricercato la carta anonima che si intende assegnare, selezionarla. e cliccare due volte sulla riga corrispettiva attivando in tal modo la finestra di seguito illustrata:

9 Selezionando il tasto ASSEGNA CARTA ANONIMA (freccia rossa sopra riportata) viene attivata una nuova finestra più piccola (figura sottostante) nella quale è possibile inserire i dati dell utilizzatore a cui si vuole assegnare la carta: - matricola; - nome; - cognome; - data consegna; NB: * Solo le carte anonime che risultano a disposizione (ovvero nello stato non assegnate) possono essere assegnate. Dopo aver inserito tutte le informazioni RICHIESTE, selezionare il tasto SALVA (CERCHIATO IN ROSSO): la card verrà in questo modo assegnata al nominativo richiesto.

10 La Restituzione della carta Anonima si effettua sempre dal menu CARTE ANONIME della web application e le operazioni di ricerca e visualizzazione della carta interessata sono analoghe a quelle descritte per l operazione di assegnazione. Una volta attivata la schermata che visualizza i dati relativi alla card (figura sottostante) è necessario selezionare la funzione RESTITUISCI CARTA ANONIMA Selezionata la funzione si attiverà la seguente schermata con richiesta di conferma di restituzione della card da parte del sistema. Selezionando OK si conferma la richiesta di restituzione come mostrato di seguito:

11 Dopo aver selezionato OK e successivamente il tasto INDIETRO, la carta è nuovamente disponibile per una nuova assegnazione. NB: 1. Il sistema inserisce automaticamente come data di restituzione della carta la data in cui viene effettuata tale operazione. 2. E inoltre possibile: - visualizzare la storia di una carta anonima dalla sua creazione alla data odierna (ovvero a chi è stata assegnata e da che periodo a che periodo) selezionando il tasto STORIA CARTA ANONIMA presente nella schermata relativa alla visualizzazione della carta, qualunque sia il suo stato attuale (numero 1 figura sottostante); - visualizzare le transazioni effettuate da un utilizzatore con la sua carta (numero 2 figura sottostante); - visualizzare i dati della carta anonima (numero 3 figura sottostante); - inoltrare al sistema la richiesta di modifica dei dati della carta anonima ma non dell utilizzatore a cui è temporaneamente assegnata (numero 4 figura sottostante). Ovviamente la richiesta di tali modifiche non implica la riemissione della carta

12 6. SOSPENSIONE CARD (TESSERA SANITARIA) Selezionare la voce di menù DISATTIVAZIONI/MODIFICHE DATI CARD e cliccare su NUOVA per attivare la maschera che consente di inserire una richiesta di sospensione. Dopo aver attivato la maschera inserire nel campo TIPO di richiesta il valore sospensione card, occorre cliccare sul tasto cerca cerchiato in rosso: si aprirà la pagina Utilizzatori dalla quale sarà possibile selezionare l utente per il quale si richiede la sospensione. L utente desiderato potrà essere ricercato anche utilizzando il tasto cerca ( ) per uno dei criteri già visti nei paragrafi precedenti (cognome, numero tessera sanitaria, numero card etc ). Una volta selezionato il nominativo prescelto, il campo PAN si popolerà del codice carta (codice di 6 cifre) per tutte le tipologie di card, siano esse Nominative o Sanitarie (se necessario, per ulteriore verifica di avere individuato il nominativo corretto, è sufficiente cliccare sul tasto Utilizzatore che apre un pop up con l anagrafica prescelta). A questo punto è sufficiente indicare negli appositi campi il periodo di sospensione della card (dal giorno al giorno) e selezionare il tasto INVIA LA RICHIESTA per rendere effettiva la richiesta al sistema.

13 7. RIEMISSIONI CARD Questa funzione consente di richiedere a LunchTime la sostituzione di una card NOMINATIVA (non una TESSERA SANITARIA). Per effettuare una richiesta, cliccare su NUOVA per attivare la maschera che consente l inserimento. Dopo aver attivato la maschera inserire nel campo TIPO il motivo della riemissione (che ha fini puramente statistici), occorre come di consueto cliccare sul tasto cerca cerchiato in rosso: si aprirà la pagina Utilizzatori dalla quale sarà possibile selezionare l utente per il quale si richiede la riemissione. L utente desiderato potrà essere ricercato anche utilizzando il tasto cerca ( visti nei paragrafi precedenti (cognome, numero card etc ). ) per uno dei criteri già Una volta selezionato il nominativo prescelto, il campo PAN si popolerà del codice carta (codice di 6 cifre). Se necessario, per ulteriore verifica di avere individuato il nominativo corretto, è sufficiente cliccare sul tasto Utilizzatore che apre un pop up con l anagrafica prescelta. Selezionando il tasto INVIA LA RICHIESTA si inoltra la richiesta al sistema e l operatore BPE provvederà poi ad eseguirla riemettendo la nuova card e spedendola nei tempi previsti all indirizzo della Struttura richiedente. Al termine della richiesta si torna alla schermata di partenza dove sarà visibile anche la richiesta inoltrata (e dove potrà essere eventualmente eliminata o sollecitata). NB: Una richiesta di riemissione, genera automaticamente sia la messa in Black List della card vecchia, che la richiesta di riemissione di una nuova card.

14 8. NUOVI UTILIZZATORI BUONO PASTO Consente di effettuare la richiesta di 1. una nuova card nominativa o anonima (Jolly), 2. di inserire in anagrafica un nuovo utente che utilizzerà la Tessera Sanitaria Nel primo caso la richiesta genera una emissione di una nuova card che verrà recapitata all indirizzo della Struttura richiedente, mentre nel secondo caso abiliterà alla fruizione del servizio la Tessera Sanitaria del nuovo dipendente. Per richiedere una nuova card (o per abilitare una nuova anagrafica) è necessario, dopo aver selezionato la voce di menù Nuovi utilizzatori buono pasto, e cliccato su Nuovo, inserire i dati anagrafici obbligatori di seguito elencati: Tipologia Matricola Nome Cognome Codice Fiscale (se fruitore del servizio tramite tessera Sanitaria) Seriale Tessera sanitaria CDC1 CDC3 (uguale a CDC1) Codice Profilo* *Per associare il codice profilo occorre cliccare sul campo profilo: apparirà una finestra con l elenco dei profili disponibili. Si veda la figura sotto riportata per un esempio di inserimento. L operazione termina selezionando il tasto SALVA.

15 NB: 1. Le richieste vanno sempre confermate: è necessario ricordarsi di confermare le richieste mediante l'apposito tasto di conferma affinché vengano evase dagli operatori LunchTime. 2. Nel caso in cui si utilizzi il tasto CONFERMA LE RICHIESTE SELEZIONATE è necessario prima selezionare la riga relativa alla richiesta in questione (vedasi le indicazioni sotto riportate).