OPENSUE. Sportello Edilizia. Stringi la mano al cittadino

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1 OPENSUE Sportello Edilizia Stringi la mano al cittadino

2 2 OPENSUE Sportello Edilizia Il DPR n. 380/2001 impone a tutte le amministrazioni comunali di provvedere a costituire lo Sportello unico per l edilizia deputato: alla ricezione delle pratiche edilizie o di ogni altro atto di assenso comunque denominato in materia di attività edilizia; a fornire informazioni sulle materie di cui sopra, previa predisposizione di un archivio informatico contenente i necessari elementi normativi, che consenta a chiunque vi abbia interesse l accesso gratuito, anche in via telematica, alle informazioni sugli adempimenti necessari per lo svolgimento delle procedure, all elenco delle domande presentate, allo stato del loro iter procedurale, e a tutte le possibili informazioni utili disponibili; all adozione dei provvedimenti in tema di accesso ai documenti amministrativi in favore di chiunque vi abbia interesse (articolo 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241); al rilascio di certificazioni attestanti le prescrizioni normative e le determinazioni a carattere urbanistico, paesaggistico - ambientale, edilizio; alla cura dei rapporti tra l amministrazione comunale, il privato e le altre amministrazioni chiamate a pronunciarsi. Lo sportello unico costituisce il punto di incontro tra cittadino e struttura; è la sede ove si deposita la domanda, dove si ritirano atti e provvedimenti; ove si forniscono e si ottengono chiarimenti, si integrano documentazioni, si controlla lo stato della pratica, si discutono le questioni attinenti al procedimento nel rispetto degli obblighi di trasparenza e in termini di reciproca leale collaborazione; lo sportello unico è altresì il protocollo di entrata della struttura unica. Occorre pertanto che gli Enti prevedano, accanto alle misure di tipo organizzativo, l adozione di idonei strumenti informatici di supporto ad una gestione del procedimento autorizzatorio rinnovata e sottoposta a vincoli di trasparenza, controllo e fruibilità. OPENSUE offre un supporto concreto ed efficace al Comune per la gestione delle pratiche edilizie. La soluzione integra, all interno di un Workflow Management System basato su piattaforma WEB, un insieme di servizi a supporto dei tecnici coinvolti nella gestione delle pratiche edilizie, consentendo di fornire contestualmente un servizio efficiente e trasparente all utente finale (il cittadino). Con OpenSUE la pratica viene gestita senza ausilio di alcun supporto cartaceo, snellendo l interazione tra gli attori coinvolti nel procedimento che comunicano attraverso il WEB pareri, risposte, comunicazioni, etc. Utilizzando OpenSUE si apprezzano i seguenti principali benefici: Semplificazione della gestione di ogni singola pratica Monitoraggio delle scadenze previste dalla legge Disponibilità di un archivio elettronico consultabile attraverso ricerche anche avanzate e personalizzate Elaborazione immediata dei dati economici attinenti ad ogni singola pratica Gestione dei dati catastali e TARSU degli immobili Gestione delle rateizzazioni dei pagamenti degli oneri da parte del cittadino Produzione in tempo reale di tutta la documentazione necessaria (Reportistica, Comunicazioni, Relazioni, Provvedimenti) Consultazione in tempo reale dello stato di una pratica Pubblicazione su internet con accesso autenticato delle informazioni riguardanti le pratiche del cittadino Gestione e monitoraggio dei carichi di lavoro

3 3 COME FUNZIONA OPENSUE OPENSUE è una piattaforma per la gestione del procedimento (workflow) configurata appositamente per gestire i processi di lavoro che si dipartono dalla sportello unico. In questo senso, oltre a gestire il front end dello sportello e l interazione con il cittadino, lo scadenziario, il recovery delle pratiche, della documentazione, etc. è configurato per gestire l iter di lavoro all interno degli uffici comunali e degli Enti terzi. Il prodotto, completamente fruibile via WEB, è un Workflow Mangement System e permette di gestire le operazioni di assegnazione e smistamento della documentazione sulla base di un flusso di attività logicamente connesse (preconfigurato sul sistema) in cui vengono indicati: i partecipanti, le attività da eseguire, le istruzioni operative, i tempi di esecuzione, le azioni di controllo, chi fa - cosa fa - come lo fa - quando lo fa. ORGANIGRAMMA All installazione del prodotto si configura sul sistema l Organigramma dell ente, definendo Uffici, Ruoli, Persone, Gruppi di lavoro e Autorizzazioni sulle attività del procedimento. All interno dell Organigramma possono essere configurate anche strutture esterne al Comune (ad es. Ufficio competente della ASL, Vigili del Fuoco, Ufficio Sismico della Regione, etc.) le quali avranno, attraverso WEB, un accesso al sistema per le attività di propria competenza. AGENDA ATTIVITA Sulle proprie postazioni di lavoro, gli utenti definiti all interno dell Organigramma hanno a disposizione una workarea con una Agenda elettronica su cui il sistema smista le singole attività alle persone preposte (partecipanti). Le attività sono smistate alle singole persone in base all ITER del procedimento definito all interno del sistema. Al click di una singola attività all interno dell Agenda il Sistema presenta un Help che suggerisce all utente le operazioni da eseguire.

4 4 ATTIVITÀ GESTITE E SUPPORTATE DA OPENSUE: Con OPENSUE l utente ha a disposizione un sistema condiviso predisposto per gestire tutte le fasi di una pratica edilizia: Ricezione elettronica dell istanza del cittadino Istruttoria Inoltro della pratica all ufficio di competenza Richiesta dei pareri Adozione del provvedimento autorizzatorio Fasi successive al rilascio del permesso di costruire Controllo dei tempi di lavorazione con allarmi Monitoraggio della pratica (in quale ufficio si trova, per quale adempimento, tempo trascorso dall accettazione, documenti allegati) Compilazione automatica dei documenti (comunicazioni, provvedimenti, convocazioni, etc.) Firma digitale dei documenti Gestione dei pagamenti con rateizzazione Reportistica per Agenzia Entrate e ISTAT Reportistica sulle pratiche (concluse, in corso, etc.) Ricerche per nome, tipologia, data, stato di lavorazione, responsabile, etc ISTRUTTORIA/ACCETTAZIONE Al momento dell accettazione, il sistema consente di verificare la completezza della documentazione presentata attrverso una check list di controllo. Il sistema consente inoltre il caricamento sul sistema anche dei seguenti dati inerenti la pratica: - Dati catastali con controllo di asservimento disponibile - Classificazione TARSU

5 5 NOMINA RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO Il sistema consente la nomina del responsabile del procedimento nei 15 giorni successivi all accettazione. RICHIESTA PARERI Il sistema consente di inviare elettronicamente agli uffici/enti preposti la richiesta di parere, allegando tutta la documentazione elettronica relativa alla pratica. CONVOCAZIONE CONFERENZA DEI SERVIZI Il sistema consente di inviare elettronicamente la convocazione alla Conferenza dei Servizi ai responsabili preposti ad esprimere i pareri.

6 INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA CARTOGRAFICO COMUNALE OPENSUE può essere facilmente integrato con il Sistema Cartografico in uso presso il Comune, per la registrazione delle particelle asservite dal procedimento con idividuazione anche grafica degli asservimenti totali e parziali. 6

7 7 VERIFICA AUTOMATICA ASSERVIMENTI PRESENTI Il sistema permette di verificare in automatico se la particella interessata è libera da asservimenti RICHIESTA INTEGRAZIONE DOCUMENTALE Il sistema consente di monitorare i tempi entro i quali è possibile richiedere una integrazione documentale al cittadino. Consente inoltre di autocomporre parzialmente la richiesta da inviare al cittadino. PROVVEDIMENTO CONCLUSIVO Il sistema autocompone la relazione relativa alla proposta di provvedimento con i dati della pratica.

8 8 CALCOLO AUTOMATICO DEGLI ONERI OPENSUE consente di calcolare automaticamente oneri di urbanizzazione e costi di costruzione prelevando automaticamente le tariffe di calcolo dal database delle aliquote vigenti per il Comune, precedentemente configurate. AVVISO DI RILASCIO E PUBBLICAZIONE ALL ALBO Il sistema controlla lo stato dei pagamenti prima dell emissione del permesso di costruire, autocompone il porvvedimento finale e consente la pubblicazione all albo dell avviso di rilascio.

9 9 GESTIONE RATEIZZAZIONE E SCADENZIARIO PAGAMENTI Il sistema gestisce la rateizzazione dei pagamenti e genera in autocomposizione la richiesta di adempimenti da inviare al cittadino con il calcolo e la rateizzazione degli oneri, e delle polizze fideiussorie. OPENSUE per ogni pratica effettua il monitoraggio delle scadenze dei pagamenti e ad ogni rata in scadenza avvisa l utente con messaggi di warning, consentendo la generazione automatica degli avvisi da inviare al cittadino. GESTIONE DELLE FASI SUCCESSIVE AL RILASCIO DEL PERMESSO OPENSUE non si limita a gestire la sola fase autorizzatoria della pratica, ma supporta tutte le fasi successive sino alla chiusura definitiva: Registrazione inizio lavori Registrazione fine lavori Gestione dei depositi previsti dal DPR comprende la autocomposizione della ricevuta da cosnsegnare al cittadino e la trasmissione degli atti all Ufficio Tecnico Regionale Gestione delle proroghe di inizio e fine lavori Gestione sospensione dei lavori e decadenza permesso Gestione richiesta Certificato Agibilità RICERCHE E REPORTISTICA Uno dei vantagi più significativi che deriva dalla gestione di OPENSUE è la disponibilità di un archivio elettronico completo di tutti i dati relativi alle pratiche e completamente interrogabile in base alla specifica esigenza dell operatore. Con OPENSUE è possibile effettuare ricerche personalizzate con aggregazione di dati diversi e produrre report utili alla normale attività laovrativa. RICERCA AVANZATA LISTA PRATICHE

10 10 REPORT STATO INCASSO ONERI REPORT DIRITTI

11 BUSINESS CONSOLE La Business Console è un tool messo a disposizione da OPENSUE che supporta l Ufficio Tecnico nella elaborazione di statistiche sui carichi di lavoro, sulle tempistiche medie di lavorazione delle pratiche, sulle previsioni economiche annue. 11

12 12 PRIVACY OPENSUE è conforme alle disposizioni dettate dall'art. 34 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 normativa sulla privacy. Potenza - Via della Tecnica n Tel Fax Pisa - Via Gramsci n. 12 Tel Fax Cerignola (FG) - Viale di Levante n. 125 Tel Fax publisys@publisys.it