Una soluzione di Gestione Documentale e gli aspetti di Information LifeCycle Management. il progetto di Monte dei Paschi di Siena

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2 Una soluzione di Gestione Documentale e gli aspetti di Information LifeCycle Management il progetto di Monte dei Paschi di Siena Claudio Favaro Global Technology Services IBM Italia

3 L esigenza iniziale MPS: Ridurre i costi di comunicazione ai clienti Corporate e Retail Vengono prodotti decine di milioni di moduli e fogli Oltre 40 tipologie diverse di comunicazione via carta Carta e spese postali tra le voci di maggiore incidenza OBIETTIVO Sostituire il servizio postale cartaceo sfruttando il canale di comunicazione con la clientela che usa mezzi di trasmissione digitale

4 Lo scenario delle problematiche è ampio Fatture, Tabulati, Stampe,. Documenti cartacei da scanner, Fax, Dati ERP, SCM, CRM, Documenti Office & Audio, Video, Foto, Web Content Accesso concorrente a tutte le informazioni disponibili Gestione di formati diversi Documenti Office non sono centralizzati per un utilizzo aziendale L uso della carta rallenta i processi e diminuisce la produttività Uso inefficiente delle risorse Bassi livelli di Servizio ai Clienti Difficoltà di aggiornamento dei siti Web

5 Obiettivi della soluzione fissati su due livelli Business Riduzione costi Flessibilità Generazione dei documenti online per la clientela Internet Apertura verso soluzioni di digitalizzazione come la gestione immagini degli assegni Gestione IT Integrazione Efficienza Integrazione con l ambiente applicativo e infrastruttura tecnologica esistenti Creazione di un ambiente tecnologico secondo un modello che supporti la crescita di servizi e volumi da gestire

6 Produrre ed archiviare documenti tenendo conto delle problematiche gestionali e della infrastruttura IT Content Management Services Accesso integrato ad ogni archivio o sorgente Sicurezza Media Web Content XML Ciclo di vita dei contenuti Storage, backup, ecc Documents Transactions Reports Integrazione Servizi evoluti, aperti Gestione del rischio Collaboration Workflow

7 Ciclo di vita dell informazione.. il suo valore cambia nel tempo Data Value Information Lifecycle Management Valore Costo di Informazione Gestione Data Base Development Code Productivity Files MPEG 0 7 Days 14 Days Source of graph: Enterprise Storage Group 21 Days 28 Days 3 Months Time 6 Months 9 Months 1 Year La gestione NON è uguale per tutti i dati 5 Years 10 Years volumi, costi, disponibilità, livelli di servizio e normative di conservazione nel tempo sono i principali elementi da considerare

8 IBM ha identificato 6 best practices che costituiscono l Information LifeCycle Management Information Management Data Rationalization Tiered Storage Information Lifecycle Management Valore Costo di Process, Organization and Technology Informazione Gestione Storage Virtualization Archiving & Retention

9 E fondamentale un approccio metodologico per definire processi ed infrastruttura Data Rationalization Information Classes Classes of Service ILM Policies Storage Governance Model Storage Tiers Storage Management: Process, Organisation, and Technology Realize Storage Cost Efficiencies

10 Classificazione dei dati per una corretta gestione in base alle esigenze di costo, integrità, sicurezza e protezione nel tempo Gestione livelli gerarchici di memoria Compress? Gestione copie di sicurezza Migrazione a nuove tecnologie DATI Classi di servizio Enterprise class Mid-range Encrypt? Low-cost Automated Off-line Manual Off-line Politiche ILM WORM WORM WORM Supporto alle normative di conservazione Disaster protection

11 Le tecnologie IBM abilitanti e di supporto alle soluzioni di Information LifeCycle Management File Systems Archive Application Archive Database ERP/CRM Archive Content Management Modular ILM options for Information Virtualization Identification of business value and drive movement of data Data Visualization, Policy-based Data Lifecycle Management Data Protection, Data Retention and Disaster Protection Enterprise-wide ILM Foundation for Data Virtualization Virtualization Tiered Storage Infrastructure: Multi-vendor, multi-tier, tier, multi-network Enterprise-wide variable costs storage ILM Data Retention for Device Virtualization

12 Il progetto MPS si è quindi sviluppato su tre aree fondamentali Content Management Gestione dei documenti prodotti. Integrazione con le funzioni di index&search delle applicazioni. Integrazione con le tecniche di resilienza utilizzate dalle varie infrastrutture (Oracle RAC, MSCS, WebSphere Cluster Manager). Integrazione con i servizi di gestione delle utenze (LDAP, Active Directory) Storage Management. Gestione del repository di archiviazione dei documenti dal Content Management. Realizzazione delle procedure di backup del CM ed integrazione con l infrastruttura di MPS preposta al servizio Storage Infrastructure Repository per l archiviazione dei documenti. 1 repository su tecnologia dischi capacitiva (SATA). 2 repository e salvataggio su Tape library. Infrastruttura SAN ridondata

13 che hanno portato alla realizzazione di una infrastruttura tecnologica di supporto alla soluzione Content Management SIENA CM Resource Manager DB2 Content manager 8.3 Oracle ITSM Client (API - b/a - Admin) ITSM 4 DB 5.2 (Oracle) WAN FIRENZE LAN di palazzo (Gigabit) TSM management SE xxxxx CM Layer SE xxxxx Storage Management Repository documenti archiviati ITSM Server Server name SIWINTSMCM1 LAN di palazzo (Gigabit) Backup ambiente CM ITSM Server Server name SIWINTSM1 CM Resource Manager DB2 Content manager 8.3 Oracle ITSM Client (API - b/a - Admin) ITSM 4 DB 5.2 (Oracle) SE xxxxx SE xxxxx SE Storage Infrastructure Storage docum enti archiviati gestito da SIWINTSMCM1 400 GB (4 LUN da 100GB) 1 Repository archiviazione IBM DS4xxx SI_SANC_FAB1 Ctrl-A Ctrl-B GB Dat Dat GB a a SI_SANC_FAB2 Tape drive Tape drive Storage backup CM gestito da SIWINTSM1 1000GB (4 nastri LTO2 ) 2 repository archiviazione e backup Tape Library (IBM LTO2)

14 I benefici raggiunti Cliente MPS Ricezione puntuale dei documenti di cui è stata richiesta la visualizzazione online Consultazione e archiviazione sul proprio computer Risparmio delle spese di spedizione per l'invio dell'estratto conto e dei documenti di sintesi Miglioramento dell immagine del servizio Miglioramento della gestione con infrastruttura integrata, sia applicativa che di sistemi Ambiente tecnologico predisposto per future integrazioni di nuovi servizi, gestire volumi in crescita e rispondere a normative di conservazione

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