Il PCM. logico (LFA)

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1 Il PCM e l approccio l del quadro logico (LFA) La preparazione dei progetti EGIP 1

2 Il ciclo di progetto (Quadro di sintesi) Programmazione Quadro di programmazione all interno del quale i progetti possono essere identificati e preparati Valutazione Identificazione Individuazione dei progetti da studiare. Comprende: consultazione con i beneficiari per analizzarne i problemi e identificare soluzioni possibili. Implementazione Formulazione Sviluppo dell idea progettuale ed analisi della sua fattibilità e sostenibilità. Si decide se stendere una proposta. Il progetto viene realizzato. Vengono espletate le gare d appalto, assegnati contratti di assistenza tecnica, ecc.. Chi gestisce il progetto attua il monitoraggio Finanziamento Presentazione della proposta alle autorità finanziatrici. Segue valutazione ed eventuale approvazione. EGIP 2

3 Decisione su come usare i risultati nella futura programmazione Le fasi del ciclo di progetto Rapporto di valutazione (quadro analitico) Programma di riferimento (strategie) Programmazione Aree di priorità, settori, ecc. Terms of reference Decisione su quali opzioni approfondire Studio di prefattibilità Valutazione Identificazione Decisione su azioni di sviluppo ulteriore Implementazione Formulazione Terms of reference Decisione se stendere una proposta Studio di fattibilità Rapporti di monitoraggio Decisione se seguire il piano o riorientare il progetto Finanziamento Proposta di finanziamento Stesura della proposta Decisione di finanziare Concessione del EGIP 3 finanziamento

4 La programmazione Fa riferimento alle strategie già definite Nel caso di investimenti pubblici si tratta delle decisioni assunte in ambito politico In campo europeo ci si riferisce alle politiche di sviluppo che tracciano obiettivi di fondo (es.: riduzione disoccupazione, sviluppo sostenibile, ecc.) EGIP 4

5 L identificazione Consiste nel processo di precisazione dell idea progetto, attraverso approfondimenti tecnici ed economici (studi di fattibilità,, ricerche di mercato, ecc.) Si avviano i primi contatti con i soggetti potenzialmente interessati al fine di definire correttamente problemi e aspettative EGIP 5

6 Le fonti delle idee progetto Analisi dei problemi di contesto (aziendale, territoriale, ecc.) Revisione delle strategie e degli orientamenti di fondo Adeguamento a norme di legge Introduzione di agevolazioni fiscali o sovvenzioni finanziarie EGIP 6

7 Le fonti delle idee progetto (segue) Pubblicazione di bandi di gara o chiamate a manifestare interesse Riproposizione di bozze di progetto elaborate in passato Best practise ed esempi di successo EGIP 7

8 L identificazione Ha come risultato finale: a) Un idea realisticamente percorribile b) Abbandono dell idea perché nessuna può ragionevolmente essere messa in pratica Se l idea l viene approvata > deve essere formalizzata in una scheda che illustri la missione e le linee guida delle azioni future EGIP 8

9 L identificazione Sempre in quest ambito occorre iniziare l esplorazione delle fonti di finanziamento che potrebbero concorrere alla realizzazione dell iniziativa Ciò implica una stima del costo totale del progetto e la verifica circa l esistenza di sovvenzioni e/o meccanismi di cofinanziamento EGIP 9

10 L identificazione Output finale: A. Idea progetto definita e approvata B. Ideatore del progetto e sponsor di progetto identificati C. Scheda progetto predisposta e adottata EGIP 10

11 PCM e LFA Project Cycle Management Definisce le attività relative al management e le procedure decisionali che caratterizzano le diverse fasi di vita di un progetto. Logical Framework Approach Metodologia per la progettazione, la gestione e la valutazione di programmi e progetti attraverso il ricorso a strumenti volti ad accrescere la partecipazione, la trasparenza e favorire un approccio per obiettivi Processo decisionale e realizzativo definito dall organizzazione Metodi e strumenti di project management EGIP 11

12 Il logical framework approach È il principale strumento impiegato nelle fasi di identificazione e formulazione del PCM 1. ANALISI La situazione esistente viene analizzata per sviluppare una immagine della situazione desiderata futura e selezionare le strategie che saranno applicate per conseguirla. Obiettivo: assicurare che le idee del progetto siano rilevanti. 2. PIANIFICAZIONE L idea di progetto viene declinata in dettagli operativi Obiettivo: assicurare la fattibilità e sostenibilità del progetto. EGIP 12

13 Le due fasi dell approccio logical framework FASE 1 - ANALISI FASE 2 - PIANIFICAZIONE Analisi dei problemi: -identificare i portatori di interesse ed i loro problemi chiave -identificare i vincoli e le opportunità determinare le relazioni causa effetto Analisi degli obiettivi: -sviluppare gli obiettivi, dai problemi identificati -identificare i mezzi per chiudere le relazioni causa-effetto Analisi strategica: -identificare le differenti strategie per raggiungere gli obiettivi -determinare gli obiettivi complessivi (generali e specifico) e lo scopo del progetto Logframe: -definire la struttura di progetto -testare la sua logica -formulare gli obiettivi in termini misurabili -Stabilire risorse e spese Piano delle attività: -determinare la sequenza ed i vincoli di dipendenza delle attività -stimare la durata delle attività -determinare i milestones -assegnare le responsabilità Piano delle risorse: -Sviluppare, a partire dal piano delle attività, il piano degli input ed il budget EGIP 13

14 Fase 1 - L analisi dei problemi Consiste nell identificazione degli aspetti negativi di una situazione esistente (o i vantaggi potenzialmente derivanti da un opportunit opportunità) ) e le relazioni di causa-effetto tra le differenti problematiche Il lavoro si svolge in tre fasi: 1. Identificazione degli attori coinvolti 2. Identificazione dei principali problemi di fronte ai quali si trovano i gruppi beneficiari 3. Sviluppo di un albero dei problemi che stabilisca i rapporti di causa ed effetto tra i problemi identificati EGIP 14

15 Identificazione degli attori Sia quelli che possono essere influenzati positivamente che negativamente Attenzione alle discriminazioni Preparare Laboratori di programmazione partecipativa EGIP 15

16 Strumenti per raccogliere informazioni dagli attori coinvolti Colloqui Sondaggi Rapporti Statistiche EGIP 16

17 Il laboratorio di programmazione Può essere realizzato dopo aver acquisito le prime informazioni, considerate sufficienti per avviare l analisil In tale sede i diversi attori sono chiamati a identificare i problemi chiave da affrontare Il risultato di tale lavoro si concretizza nell albero dei problemi EGIP 17

18 Suggerimenti operativi Chiedere a ciascun soggetto di indicare per iscritto la propria opinione su ogni singolo aspetto del problema (identificazione dei diversi problemi) Scegliere tra questi uno dal quale iniziare il ragionamento in comune Scegliere poi uno degli altri problemi individuati che sia correlato a quello dal quale partire e definire se questo sia: Causa del primo Effetto del primo Né causa, nén effetto EGIP 18

19 Suggerimenti operativi Ordinare le risposte su una lavagna cercando di dare risposta alle seguenti domande: Qual è il principale problema percepito dalla nostra organizzazione/territorio e dai suoi partner? Quali sono le cause? Quali sono gli effetti? Che dimensione hanno cause ed effetti (interna, locale, nazionale, internazionale)? EGIP 19

20 Esempio Problema: - Stato di denutrizione di bambini e neonati Causa possibile: - Scarsa disponibilità di cibo ad alto contenuto proteico Effetto: - Tassi elevati di infezione riscontrati in bambini e neonati EGIP 20

21 Esempio di albero dei problemi Alti tassi mortalità infantile e delle madri EFFETTI Alto tasso di infezione bambini e neonati Alto tasso complicazioni acute alla nascita Alti tassi di infezione post parto e neonatale Scarso stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati Pochi bimbi e neonati vaccinati Complicazioni alla nascita diagnosticate tardi o per niente Bassi standard di igiene e cura pazienti da staff Pressione commerciale uso sostituti latte Bassa disponibilità di cibi alte proteine Bassa frequentazione cliniche rurali Mancanza di medicine Scarse capacità staff Madri non disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche insufficiente o inadeguata CAUSE EGIP 21

22 Difficoltà Specificazione inadeguata dei problemi Loro formulazione in termini di assenza di Rende difficile la comunicazione sulla vera natura del problema Rischia di essere un falso problema EGIP 22

23 L analisi degli obiettivi L analisi che precede la loro definizione è volta ad individuare gli aspetti positivi che l idea progettuale intenderebbe raggiungere nel futuro rimuovendo gli aspetti negativi della situazione esistente EGIP 23

24 L analisi degli obiettivi Si tratta di una metodologia che permette di: descrivere gli scenari futuri derivanti dalla soluzione dei problemi verificare la gerarchia degli obiettivi evidenziare in un diagramma le relazioni mezzi-fini Le situazioni negative illustrate nell albero dei problemi vengono convertite in situazioni positive e già raggiunte EGIP 24

25 Trasformazione dei problemi in obiettivi Problema Obiettivo Alti tassi mortalità infantile e delle madri Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti Alto tasso complicazioni acute alla nascita Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Complicazioni diagnosticate tardi o per niente Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Situazione negativa attuale Situazione desiderata futura EGIP 25

26 Dall albero albero dei problemi all albero albero degli obiettivi Al rapporto causa-effetto tra problemi si sostituisce la relazione mezzi per ottenere lo scopo L obiettivo è pertanto il mezzo per risolvere il problema Per ogni problema occorre individuare l obiettivo che lo rimuove EGIP 26

27 Esempio di albero degli obiettivi Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti FINI Tasso di infezione bambini e neonati ridotto Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Tassi di infezione post parto e neonatale ridotti Stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati migliorato Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Aumento bambini allattati Accresciuta disponibilità di cibi alte proteine Accresciuta frequentazione cliniche rurali Medicine sufficienti Capacità staff migliorate Madri disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche accresciuta e regolare MEZZI EGIP 27

28 Dall albero albero degli obiettivi alla definizione della strategia Non tutti gli obiettivi devono o possono entrare a far parte del progetto L analisi strategica serve per stabilire gli obiettivi IN da quelli OUT Per assumere questa decisione occorrono criteri EGIP 28

29 Classi di criteri da considerare Strategici Organizzativi Tecnici e normativi Economico-finanziari EGIP 29

30 Criteri strategici: esempi Apporto alla strategia istituzionale a medio e lungo termine Coerenza con le priorità di fondo dei promotori Acquisizione di un vantaggio competitivo Si misura come ogni singola soluzione concorre al perseguimento degli obiettivi strategici EGIP 30

31 Criteri organizzativi: esempi Tempo disponibile Risorse umane richieste Compatibilità con la struttura organizzativa attuale Soddisfazione e crescita professionale dei partecipanti Sinergie con altre iniziative in corso Ricadute negative su azioni già avviate EGIP 31

32 Criteri tecnici e normativi: esempi Fattibilità tecnica Norme di legge e implicazioni amministrative Si valuta la compatibilità delle tecnologie richieste dalle attività di progetto con quelle già in uso e i rischi associati al ricorso a strumenti in precedenza sconosciuti EGIP 32

33 Criteri economico finanziari: esempi Budget disponibile Sostenibilità finanziaria complessiva Per iniziative di maggiori dimensioni: analisi costi/benefici, VAN, TIR EGIP 33

34 Analisi delle alternative progettuali Isolare le alternative d azioned Identificare i criteri di valutazione Assegnare ai criteri un valore secondo l importanza l attribuita (es. da 1 a 10) Assegnare ad ogni alternativa un voto per ciascun criterio Moltiplicare il voto attribuito a ogni alternativa per il peso assegnato a ciascun criterio Sommare i risultati ottenuti per ogni alternativa Evidenziare l alternativa l che ha ottenuto il punteggio totale maggiore EGIP 34

35 Esempio: l analisi l delle strategie Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti FINI Tasso di infezione bambini e neonati ridotto Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Tassi di infezione post parto e neonatale ridotti Stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati migliorato Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Aumento bambini allattati Accresciuta disponibilità di cibi alte proteine Accresciuta frequentazione cliniche rurali Medicine sufficienti Capacità staff migliorate Strategia nutrizionale Madri disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche accresciuta e regolare MEZZI Strategia cure sanitarie secondarie Strategia cure EGIP 35 sanitarie primarie

36 Fase 2 - La pianificazione L attività di progettazione è facilitata dal Logical Framework (LFA). Quest ultimo è una matrice che permette di organizzare gli aspetti più importanti di un progetto: Logica di intervento Indicatori Fonti di verifica Condizioni e Precondizioni EGIP 36

37 La pianificazione Il Logical Framework fornisce una metodologia per verificare la corretta strutturazione dell intervento e supporta l implementazione del monitoraggio e della valutazione I rischi di una compilazione banale Il LF non va usato come una struttura fissa di procedure meccaniche, quanto un sostegno al ragionamento EGIP 37

38 Il log(ical ical) frame(work) L uso del LF non è di per sés garanzia di successo di un progetto Il LF ha bisogno di tempi lunghi, richiede preparazione e formazione nei concetti, nella logica e nell approccio Il ruolo del PM: riassumere idee complesse e relazioni complicate in frasi semplici EGIP 38

39 Il log(ical ical) frame(work) È composto nella versione base da 4 4 colonne, nelle quali si individua ciò che il progetto intende fare,, si chiariscono i rapporti causali e si specificano condizioni e incertezze che esulano dal controllo 4 4 righe, nelle quali si misurano gli effetti del progetto definiti con indicatori chiave e mezzi di verifica, e alle risorse utilizzate EGIP 39

40 Il log(ical ical) frame(work) Logica intervento Obiettivi generali Indicatori oggettivamente verificabili Fonti della verifica Ipotesi e fattori condizionanti (esterni) Obiettivo specifico del progetto Risultati Attività Mezzi Costi SE i risultato sono forniti E le condizioni avverate, ALLORA l obiettivo del progetto sarà raggiunto Pre-requisiti per lo sviluppo del progetto EGIP 40

41 La logica dell intervento Viene descritta dalla gerarchia degli obiettivi da conseguire: OBIETTIVI GENERALI: benefici a lungo termine per la società OBIETTIVO SPECIFICO DEL PROGETTO: benefici che i destinatari finali del progetto riceveranno RISULTATI: servizi che verranno resi disponibili per i destinatari finali ATTIVITÀ: come verranno resi disponibili i beni ed i servizi del progetto EGIP 41

42 Costruire la logica dell intervento Livello Obiettivo Generale Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti IN OUT Livello Obiettivo Specifico Tassi di infezione bambini e neonati ridotti Tassi complicazioni acute alla nascita ridotti Tassi di infezione post parto e neonatale ridotti Livello Risultati Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Accresciuta frequenza cliniche rurali Accresciuta frequenza cliniche rurali Medicine sufficienti Madri disponibili frequenza cliniche Madri disponibili frequenza cliniche Capacità staff migliorate Copertura accresciuta e regolare da parte delle cliniche Copertura accresciuta e regolare da parte delle cliniche Medicine sufficienti Livello Attività EGIP

43 Scegliere l obiettivo l del progetto e definire la strategia Una volta definito l albero dei problemi, l albero degli obiettivi e le relative strategie si arriva al momento cruciale della scelta dell obiettivo che ci si pone di raggiungere con il progetto Un progetto può avere un solo Obiettivo specifico! Individuato l obiettivo l specifico, gli obiettivi che ne sono un sottogruppo possono trascriversi dall albero albero delle soluzioni al Logframe EGIP 43

44 Scegliere l obiettivo l del progetto e definire la strategia Selezionato l Obiettivo specifico e la strategia che si intende mettere in campo per il conseguimento di tale Obiettivo, dovranno essere nuovamente analizzate le relazioni mezzi-fini, incorporando al contempo nel logframe i Risultati (anche aggiuntivi) e le Attività EGIP 44

45 Scegliere l obiettivo l del progetto e definire la strategia Gli obiettivi precedentemente individuati, ma che non sono stati inseriti nella logica dell intervento, rappresentano obiettivi al di fuori del controllo del progetto Diventano cioè Precondizioni esterne al progetto da tenere sempre presenti: perché il progetto abbia successo, infatti, anche questi obiettivi dovranno realizzarsi EGIP 45

46 Le condizioni Un singolo progetto non può raggiungere tutti gli obiettivi indicati nell albero Alcuni obiettivi rimangono fuori dalla strategia selezionata e non vengono inclusi nella logica dell intervento scelta Questi obiettivi però entrano a far parte delle condizioni del progetto EGIP 46

47 Le condizioni Le condizioni sono quegli obiettivi ed altri fattori esterni che hanno influenza sulla realizzazione del progetto ma che rimangono fuori dall ambito ambito di controllo del progetto specifico Queste condizioni devono essere soddisfatte perché il progetto si trasformi in successo Esse vanno collocate nella quarta colonna EGIP 47

48 Esempio della logica dell intervento Obiettivo Generale Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti IN OUT Obiettivo Specifico Stato di salute delle donne incinte, di quelle che accudiscono i bambini, dei bambini e dei neonati migliorato Livello Risultati Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati migliorato Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Medicine sufficienti Aumento bambini allattati Medicine sufficienti Accresciuta frequenza cliniche rurali Capacità staff migliorate Accresciuta disponibilità di cibi alte proteine Strategia cure sanitarie primarie Madri disponibili frequenza cliniche Strategia cure sanitarie secondarie Strategia nutrizionale Copertura accresciuta e regolare da parte delle cliniche Livello Attività a.. EGIP 48 a...

49 Le condizioni Lo spazio delle precondizioni,, quali condizioni che devono verificarsi prima dell inizio del progetto Valutare la probabilità del verificarsi di tali precondizioni e la capacità di configurarsi come fattore di rischio EGIP 49

50 Esempio percorso di verifica dei fattori esterni SI Il fattore esterno è rilevante per il progetto? NO Si realizzerà? Non includere nel Logframe Quasi sicuramente Probabilmente Improbabilmente SI Non includere nel Logframe Includere come condizione È possibile ridisegnare il progetto in modo da influire sul fattore esterno rilevante? Ridisegnare il progetto aggiungendovi ulteriori attività e risultati. Se necessario riformulare l obiettivo specifico NO EGIP 50 Il progetto non è fattibile

51 Fattori di sostenibilità Sostegno alle politiche Tecnologie appropriate Capacità istituzionale e imprenditoriale Fattibilità economica e finanziaria Questioni socioculturali e di genere Impatto ecologico La valutazione di questi fattori è fatta in base alla loro probabilità e incidenza EGIP 51

52 Fattori di sostenibilità I I fattori esterni sono inclusi nel QL come condizioni oppure utilizzati per ridisegnare il progetto EGIP 52

53 Indicatori oggettivamente verificabili (IOV) Misurano il raggiungimento degli obiettivi del progetto e Forniscono la base per misurare il rendimento Servono come elementi di controllo della possibilità di realizzazione degli obiettivi e Forniscono la base per il sistema di monitoraggio EGIP 53

54 Indicatori oggettivamente verificabili (IOV) Una volta identificati essi vanno elaborati in modo tale da includere informazioni su: Qualità Quantità Tempo Luogo EGIP 54

55 Indicatori oggettivamente verificabili (IOV) Obiettivo specifico: migliorare le condizioni di salute Qualità (che cosa descrive?): riduzione dei tassi di mortalità Gruppo destinatario (chi?): riduzione dei tassi di mortalità infantile Luogo (dove?): nella provincia di Quantità (quanto?): dal valore X al valore Y Tempo (in quanto tempo?): per l anno l 2006 EGIP 55

56 Indicatori oggettivamente verificabili (IOV) Oggettivamente verificabili possibilità di ottenere la stessa misurazione da parte di soggetti diversi Il dilemma di pochi o più indicatori Gli IOV andranno meglio specificati in sede di implementazione del progetto EGIP 56

57 Indicatori e fasi del ciclo Una valutazione che confronti i risultati ottenuti con gli indicatori permette la verifica del successo del progetto e della sua sostenibilità, oltre che trarre lezioni per il futuro Gli indicatori settoriali forniscono la base per monitorare il rendimento dei progetti Programmazione Discutere gli obiettivi e gli indicatori aiuta ad identificare gli interessi degli attori, a sviluppare il loro senso di appropriazione del progetto Il monitoraggio confronta il raggiungimento degli obiettivi (budget, tabella attività, risultati) programmati ed effettivi per identificare eventuali azioni correttive Valutazione Implementazione Finanziamento Identificazione Formulazione Gli indicatori e un budget orientato ai risultati forniscono una base per verificare e giustificare l allocazione delle risorse e per confrontare i costi sostenuti con i benefici La selezione finale degli indicatori, l identificazione delle condizioni chiave e lo sviluppo del budget forniscono la base del piano di M & V EGIP 57

58 Fonti di verifica (FdV( FdV) Descrivono dove, quando e in quale forma èpossibile trovare le informazioni necessarie a verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi espresso dagli indicatori Le fonti di verifica possono essere: interne al progetto (es. report, contabilità di progetto, dati di progetto) esterne al progetto Le fonti al di fuori del progetto dovrebbero essere valutate in termini di accessibilità, affidabilità, rilevanza e dovrebbero essere accessibili a bassi costi EGIP 58

59 Risorse e Spese Risorse (Mezzi): sono quelle sia di natura umana che finanziaria richieste per intraprendere le attività pianificate e gestire il progetto Costi: sono la trasposizione in termini finanziari di tutte le risorse individuate. Al fine di fornire una stima accurata dei mezzi e dei costi, le attività pianificate e quelle di supporto manageriale devono essere sufficientemente dettagliate EGIP 59