La gestione dei fornitori e dei prodotti PAM Marche private. R. Desogus Torino, 27 ottobre 2011

Transcript

1 La gestione dei fornitori e dei prodotti PAM Marche private 1 R. Desogus Torino, 27 ottobre 2011

2 STRUTTURA ORGANIZZATIVA 2 LIVELLI DI RESPONSABILITA : 1 livello - CRAI nazionale, sede centrale Milano - individuazione e gestione dei fornitori dei prodotti a marchio CRAI 2 livello - piattaforme distributive territoriali - individuazione e gestione dei fornitori per le normali referenze (gestione fornitori grandi marche, individuazione e gestione produttori/fornitori locali, regionali, ecc) lasciata all autonomia del centro (procedure aziendali di referenziamento) 2

3 ATTIVITA PRINCIPALI CRAI NAZIONALE STESURA E DEFINIZIONE DEL PIANO ANNUALE RIGUARDANTE I PRODOTTI A MARCHIO COSTITUZIONE COMITATO PAM ARGOMENTI DEL COMITATO: Categorie di referenze da sviluppare: Pasta, caffè tè - surrogati, biscotti, liquori - vini, olio e aceto, conserve, salse varie, salumi, formaggi, prodotti di gastronomia, prodotti ortofrutticoli, ecc Elementi tecnici in ingresso: pezzature (U.M.), grammature, tipo di confezionamento (es. sottovuoto, ATM, involucro protettivo, pacco, scatola, barattolo, ecc.) 3

4 ATTIVITA PRINCIPALI CRAI NAZIONALE Elementi caratteristici/qualitativi: determinazione del tipo di produzione/lavorazione del prodotto (es. latte fresco/uht, 4 gamma/1 gamma, frutta secca con guscio/sgusciata, ecc.) materie prime impiegate e loro provenienza shelf life (stabilità durante la conservazione), termine minimo di conservazione (da consumarsi entro), data scadenza, proprietà organolettiche, nutrizionali, ecc. 4

5 ATTIVITA PRINCIPALI CRAI NAZIONALE Analisi delle caratteristiche dei fornitori Commerciali: posizionamento fornitore sul mercato, eventuali campagne pubblicitarie e/o promozionali, contribuzioni, posizionamento prezzi rispetto al mercato, margini disponibili, ecc. Logistiche: numero stabilimenti e posizionamento sul territorio organizzazione e ramificazione della struttura distributiva (depositi intermedi, trasporti) tempi di consegna dall ordine e garanzia del rispetto della data concordata (rottura di stock) 5

6 ATTIVITA PRINCIPALI CRAI NAZIONALE RICERCA DEI FORNITORI CON ANALISI E VALUTAZIONE SU CARTA DI: offerta commerciale organizzazione logistica aziendale standard qualitativo rispettato schede tecniche dei prodotti documentazione atti autorizzativi estratto del Manuale di Autocontrollo Aziendale certificazioni qualità ISO 9001, 14001, 14002, 22000, ecc scrematura dei fornitori individuazione potenziali fornitori 6

7 ATTIVITA PRINCIPALI CRAI NAZIONALE ACCERTAMENTO CONFORMITA CARATTERISTICHE DEL FORNITORE: Visita presso gli stabilimenti esecuzione analisi chimiche/microbiologiche prodotti test di apprezzamento consumatori FASE SUCCESSIVA scelta finale esecuzione Audit di qualifica DEFINIZIONE DEI CAPITOLATI: elementi Crai (es. produzione minima garantita, consegne settimanali, scadenza minima garantita, immagine e packaging prodotti, rispetto delle normative vigenti relative l igiene e la salubrità dei prodotti alimentari, dei luoghi e degli ambienti di lavoro, della sicurezza del lavoro, ecc) elementi del fornitore (es. minimo d ordine, attesa max mezzi al ricevimento, giorni di consegna, garanzia acquisto minimo, ecc) 7

8 ATTIVITA PRINCIPALI CRAI NAZIONALE ATTIVITA DI MONITORAGGIO DEL FORNITORE NEL TEMPO piani di audit (mediamente uno ogni tre anni) valutazione annuale tramite questionari interni inviati alle piattaforme distributive (servizio, prezzo, qualità) segnalazioni anomalie da parte dei centri distribuzione (portale CRAI - gestione reclami) assegnazione punteggio finale: pieni voti valutazione con riserva: si stabiliscono le attività da intraprendere per la correzione delle riserve 8

9 CODE CRAI OVEST: la gestione dei fornitori per le normali referenze ATTIVITA PER INSERIMENTO NUOVO FORNITORE: individuazione nuovo fornitore uff. acquisti competente richiesta documentale (scheda fornitore, copia aut. Sanitaria/DIA, schede tecniche, analisi chimiche, microbiologiche, certificazioni) proposta creazione nuovo codice fornitore uff. acquisti competente invio modulo richiesta nuovo codice fornitore e documentazione pervenuta all ufficio HACCP valutazione documentazione da parte del Resp. Autocontrollo Aziendale se conformità documentale firma per consenso e invio modulo all ufficio amministrazione creazione nuovo codice fornitore 9

10 CODE CRAI OVEST: la gestione dei fornitori per le normali referenze comunicazione attivazione codice fornitore all ufficio acquisti competente CREAZIONE ANAGRAFICA FORNITORE: descrizione articoli U.M. di vendita, pezzatura imballo fornitore, tipo imballo, grammatura, composizione pallet (cartoni x strato e numeri di strati),prezzo di acquisto e di cessione al p.v. Modalità di fatturazione: pz/kg modalità di conservazione (temp. ambiente,frigorifera e/o altro) TMC in giorni (termine massima conservabilità) TMA (termine minimo di accettabilità: circa l 80% del TMC) TMV in giorni (termine massimo vendibilità), quanti giorni prima della scadenza è consentita la vendita al p.v. 10

11 CODE CRAI OVEST: la gestione dei fornitori per le normali referenze ORDINE AL FORNITORE RICEVIMENTO MERCI: verifica da parte degli addetti al ricevimento della conformità del nuovo prodotto in ingresso ATTIVITA DI MONITORAGGIO DEL FORNITORE NEL TEMPO Ricevimento merci: compilazione modulo ricevimento merci per ogni consegna con indicazione eventuale di non conformità nel caso di non conformità gravi (es. temp. non conforme, presenza di muffe, odori/colori anomali, mezzo sporco/non adeguato, carico misto, presenza di contaminanti, ecc) non si accetta il carico e viene consegnato il modulo al Resp. Autocontrollo Aziendale 11

12 CODE CRAI OVEST: la gestione dei fornitori per le normali referenze registrazione non conformità su registro: «Mantenimento del fornitore» richiesta scritta al fornitore di spiegazioni relative alla non conformità Reclami punti vendita e consumatori: ricezione reclami ufficio logistica con compilazione modulo: «Gestione Reclami», se relativi alla qualità/salubrità dei prodotti invio del reclamo all ufficio HACCP verifica in deposito della non conformità segnalata, se riscontro non conformità e/o almeno tre segnalazioni per la medesima non conformità su disposizione del Resp. Autocontrollo segnalazione al fornitore e nel caso ritiro del prodotto dal mercato registrazione non conformità su registro: «Mantenimento del fornitore» 12

13 CODE CRAI OVEST: la gestione dei fornitori per le normali referenze Piano di campionamento annuale aziendale analisi chimiche/microbiologiche su prodotti del settore fresco e ortofrutta registrazione risultati in caso di non conformità segnalazione al fornitore e registrazione non conformità su registro: «MANTENIMENTO DEL FORNITORE» se non conformità gravi (es. superamento delle soglie limite stabilite per legge di fitofarmaci e/o presenza di fitofarmaci vietati, presenza di patogeni): segnalazione al fornitore, all ASL competente, sospensione cautelativa del fornitore e ritiro/richiamo del prodotto dal mercato 13

14 CODE CRAI OVEST: la gestione dei fornitori per le normali referenze Riesame annuale del fornitore: le non conformità rilevate e registrate durante l anno vengono valutate da un gruppo di lavoro (Resp. dell Autocontrollo, responsabili degli uffici acquisti secco, fresco, surgelati, carni, ortofrutta) e si stabiliscono le eventuali azioni correttive da intraprendere nei confronti dei fornitori. Le decisioni del gruppo del riesame vengono verbalizzate e allegate agli atti. 14