Analisi della Situazione. Analisi dei Problemi. Analisi degli Obiettivi. Analisi della Strategia. Fase di Sintesi Logframe Matrix.

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1 INTRODUZIONE Fase di analisi Analisi dei problemi Analisi degli obiettivi Identificazione della strategia di intervento Fase di sintesi Costruzione del Quadro Logico Definizione del progetto di massima con il Quadro Logico Implementazione Check list... 7 INTRODUZIONE L approccio PCM 1 prevede l utilizzo di vari concetti e strumenti per garantire qualità nelle diverse fasi del ciclo di vita di un progetto 2 1) Identificazione del progetto e della sua ragion d'essere; (Valutazione dei Fabbisogni) 2) Elaborazione del progetto; (Valutazione della consistenza fra i legami logici che pongono in relazione azioni e risultati attesi) 3) Valutazione e decisione di investire (o di non investire) (Valutazione comparata fra costi e vantaggi per diverse strategie, compreso il non-progetto) 4) Implementazione; (e valutazione on-going) 5) Valutazione finale; (audit) 6) Valutazione a-posteriori; (messa a punto delle considerazioni sugli effetti conseguiti quando il progetto e' a regime) In fase di identificazione, e di elaborazione del progetto l approccio PCM prevede l uso della metodologia Logical Framework Approach (LFA). Questa metodologia: - si basa sull analisi dei problemi, da cui poi scaturisce la logica dell intervento; - si fonda sulla relazione di causa-effetto tra i problemi e quindi tra gli obiettivi; - si ispira alla programmazione per obiettivi, secondo la quale è opportuno stabilire prima gli obiettivi (intesi come benefici duraturi per i beneficiari dell intervento) e identificare solo dopo le attività da realizzare per il loro raggiungimento; - non è una procedura da seguire a tavolino ; essa è veramente utile se si coinvolgono nella fase di progettazione i soggetti che a livello locale sono interessati ai problemi individuati (primi fra tutti i beneficiari cui il progetto è rivolto). Le diverse fasi del Logical Framework Approach sono: Steps del LFA: Fase di Analisi Analisi della Situazione Analisi del Attori (stakeholders) Analisi dei Problemi Analisi degli Obiettivi Analisi della Strategia Fase di Sintesi Logframe Matrix Implementazione 1 European Commission, March 2002, Project Cycle Management Handbook, Brussels. 2 "LA VALUTAZIONE NEI PIANI: ASPETTI TEORICI E OPERATIVI" (lezioni del mese di giugno)

2 1. Fase di analisi Ogni progetto deve proporsi di trovare risposte adeguate ai reali problemi di esclusione individuati. Il primo passo consiste, pertanto, in una dettagliata analisi dei problemi. Per condurre una corretta analisi è necessario interpellare direttamente i beneficiari circa i problemi che sentono maggiormente e che vivono con particolare disagio, inoltre è opportuno rivolgersi a soggetti diversi (organismi rappresentativi, educatori, volontari, amministratori ecc.) intervistati direttamente utilizzando questionari. Una corretta ed approfondita analisi del contesto: fornisce una descrizione completa della realtà in cui si vuole intervenire con riferimento alle condizioni di vita dei beneficiari; stabilisce i nessi causali prima nell ambito dei problemi e degli obiettivi; fotografa la situazione problematica nella quale i diversi soggetti interessati (stakeholder) si possono riconoscere e identificare. Per schematizzare i risultati dell analisi del contesto è opportuno ricorrere all analisi SWOT 3, la quale consente di riassumere gli aspetti salienti del contesto territoriale analizzato in Punti di Forza, di Debolezza, Opportunità e Minacce. Si consiglia di sviluppare l analisi SWOT, riferita all intero territorio comunale, in relazione a tutti gli aspetti (Naturalistico-Ambientali, Insediativi, Relazionale, socioeconomici, storico-culturali ) e supportata dal GIS. La descrizione del contesto include inoltre i seguenti passi: l analisi dei problemi; l analisi degli obiettivi (trasformazione dei problemi in obiettivi); l identificazione della strategia di intervento. ANALISI DELLA SITUAZIONE ANALISI DELLA STRATEGIA ANALISI DEI PROBLEMI ANALISI DEI OBIETTIVI CHI SONO GLI INTERESSATI CHE PROBLEMI HANNO INDIVIDUARE GLI AMBITI OMOGENEI DI INTERVENTO SWOT E RAPPRESENTAZIONE CON GIS DEFINIRE IL PROBLEMA CHIAVE A PARTIRE DAI PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA DEFINIRE GLI OBIETTIVI A PARTIRE DAI PROBLEMI REDAZIONE DELLA GRADUATORIA DEGLI INTERVENTI DA REALIZZARE CON AMC ALBERO DEI PROBLEMI ALBERO DEGLI OBIETTIVI SCELTA DEGLI INTERVENTI DA REALIZZARE IN FUNZIONE DEL BUDGET 1.1 Analisi dei problemi Il problema è uno stato di disagio/difficoltà vissuto dai beneficiari, quindi a partire dai punti di debolezza e di forza individuati con l analisi SWOT, si identificano i problemi legati ad una condizione negativa esistente nella realtà oggetto dell analisi. 3 Lezioni 10/06/2004 2

3 Una volta identificato un numero ampio di problemi, è possibile costruire l albero dei problemi 4, vale a dire un diagramma che illustri, in senso verticale dal basso verso l alto, i legami causaeffetto tra i problemi identificati. È utile controllare accuratamente i legami causa-effetto tra i diversi problemi in quanto costituiscono la base della futura progettazione. Attenzione! Non è consigliabile formulare i problemi in termini di mancanza la cosiddetta soluzione assente - (ad esempio, mancanza di strutture di orientamento e assistenza... ): in questo modo non si identifica il vero problema dei beneficiari dell intervento, vale a dire che cosa essi non possono o non sono in grado di fare, ma si delinea già una delle possibili soluzioni al problema ( le strutture di orientamento e assistenza, per l appunto). Ci si dovrebbe, invece, chiedere: Quale problema sarebbe risolto con le strutture di orientamento e assistenza? ; a questa domanda una risposta possibile può essere ad esempio: i beneficiari non sanno come costituire un impresa individuale. Descrivere il problema in modo diretto, senza ricorrere ad una terminologia specialistica: un problema descritto in maniera esplicita (es. gli immigrati non hanno alloggi ) aiuta l analisi delle possibili cause ed effetti e favorisce l individuazione del conseguente obiettivo. Astenersi dalle valutazioni personali (es. l Ente X è incompetente ; in questo caso il problema può essere invece l Ente X non è in grado di svolgere questa attività ). Evitare le affermazioni generiche (es. cultura insufficiente ); in questo caso è opportuno specificare meglio il problema, formulandolo ad esempio come alto tasso di abbandono scolastico. 1.2 Analisi degli obiettivi In seguito alla costruzione dell albero dei problemi, occorre trasformare tutti i problemi in possibili obiettivi da raggiungere, riformulando in positivo la situazione negativa precedentemente individuata. L obiettivo, così inteso, rappresenta una condizione positiva da raggiungere. L albero dei problemi diventa, così, un albero degli obiettivi. Attenzione! Riformulare una condizione negativa (problema) in una condizione positiva (obiettivo) non significa identificare la soluzione o l azione che risolve il problema stesso. Esempio: se il problema è "Impiegati comunali non a conoscenza della normativa X", l obiettivo è "Impiegati comunali informati sulla normativa X" anziché "Corsi di aggiornamento per gli impiegati comunali sulla normativa X". Non tutti gli obiettivi così ottenuti costituiranno gli obiettivi del progetto. Come si vedrà, infatti, il progetto potrà e dovrà scegliere di raggiungere solamente alcuni di essi. 1.3 Identificazione della strategia di intervento Costruito l albero degli obiettivi, è opportuno raggruppare questi ultimi secondo ambiti di intervento omogenei (formazione, orientamento imprenditoria ). Ciò significa includere nello stesso ambito quegli obiettivi per raggiungere i quali è necessario mettere in campo competenze tecniche e istituzionali sostanzialmente simili. Ma alla base dell albero degli obiettivi si troveranno interventi o azioni che consentono di raggiungere più obiettivi contemporaneamente. Per selezionare gli interventi da realizzare è consigliabile ricorrere all analisi multicriteri 5 dopo aver naturalmente individuato criteri opportuni (nodalità, fattibilità, ) per la loro selezione. A questo punto si avrà a disposizione una graduatoria di interventi la selezione finale potrà tener conto del budget disponibile (per esempio i primi interventi che raggiungono la somma stabilita). 4 Lezione 11/06/ Lezione Giugno-Luglio 2004, e Fabiana Forte, 1997, I PRU: la valutazione delle sinergie tra azioni elementari di trasformazione. Il caso dell area urbana di Melfi 3

4 2. Fase di sintesi Durante questa fase la strategia viene sviluppata in un programma operativo. Si definiscono, nel Logframe, le azioni da intraprendere, le risorse a disposizione e da reperire in relazione agli obiettivi desiderati il legame fra obiettivi sottordinati e obiettivi sovraordinati ( rapporto fini e mezzi). La fase di sintesi si concretizza con la costruzione del logframe matrix (o quadro logico), nel quale si riassumono le conclusioni della fase precedente. COSTRUZIONE QUADRO LOGICO IMPLEMENTAZIONE STRUTTURA PER OBIETTIVI, RISULTATI ATTESI, ATTIVITÀ DEFINIZIONE DELLE RISORSE DEFINIZIONE DELLE ATTIVITÀ ED INDICAZIONE DEI TEMPI (GANTT) COSTRUZIONE DI INDICATORI DI EFFICACIA ED EFFICIENZA DEFINIZIONE DELLE RISORSE IN TERMINI DI COSTI E MATERIALI INDIVIDUAZIONE CONDIZIONI ESTERNE, POTENZIALITÀ, PUNTI CRITICI EVENTUALE REITERAZIONE DEL CICLO LOGFRAME MATRIX PROPOSTA PROGETTUALE 2.1 Costruzione del Quadro Logico 6 Le azioni/interventi selezionate dovranno essere riportate nella matrice del Quadro Logico (Logical Framework). Questa è una matrice di progettazione utile per definire in maniera chiara i diversi elementi di un intervento progettuale e per visualizzarli in modo efficace. Il LF presenta la gerarchia degli obiettivi in una griglia composta almeno da quattro righe e quattro colonne (vedi fig.) (cfr. AusAid Guidelines dell Australian Agency for International Development; Manual Project Cycle Management - Unione Europea). INTESTAZIONI DI COLONNA 6 Lezione LFA 4

5 LOGICA DEGLI INTERVENTI (con riferimento alla struttura del progetto o sommario narrativo) Scelta la strategia, gli elementi principali del progetto derivati dall albero degli obiettivi sono trasferiti nella prima colonna della matrice. Questa colonna descrive la struttura del progetto, le attività da intraprendere e i risultati attesi. Enuncia l obiettivo immediato dell intervento (l effetto che il risultato avrà sulla popolazione) ed infine l obiettivo generale del progetto. INDICATORI OBIETTIVAMENTE VERIFICABILI (OVIs). Nella seconda colonna l attenzione è focalizzata su due differenti elementi: gli inputs o i mezzi in basso nella colonna, e gli indicatori necessari per misurare gli obiettivi di ogni cella della prima colonna. Gli indicatori sono variabili che possono essere misurate per mezzo di altre variabili, essi semplificano fenomeni complessi per poterli quantificare e rendere possibile la comunicazione 7. Nel logframe sono proposti due tipi di indicatori quelli di efficacia, con cui si misura il grado di conseguimento degli obiettivi o di fornitura dei prodotti e quelli di efficienza, con cui si misura il rapporto tra risorse impiegate e prodotti realizzati o conseguimento degli obiettivi di livello inferiore e obiettivi di livello superiore 8. Le misure fornite da ogni indicatore devono essere tali da renderlo obiettivamente verificabile. Un indicatore si dice obiettivamente verificabile se persone diverse, usando lo stesso processo di misurazione, ottengono gli stessi dati. Affinché un indicatore sia obiettivamente verificabile è necessario che sia: Misurabile: un indicatore deve poter essere misurato in termini quantitativi o qualitativi; Fattibile: deve essere fattibile in termini di finanze, apparecchiature, esperienze e tempi; Pertinente ed accurato: deve esprimere quello che cerchiamo di misurare in modo preciso; Sensibile: deve essere capace di raccogliere i cambiamenti nel periodo a cui facciamo riferimento; Tempestivo: deve fornire tempestivamente le informazioni. Gli indicatori dovrebbero mostrare chi sta giovando del progetto e permettere di valutare gli impatti attesi ed involontari sui gruppi a cui è rivolto il progetto. Questo richiede la raccolta delle informazioni separatamente per uomini e donne, per gruppi etnici differenti, per gruppi di età e per diverso ceto economico. Nella fase iniziale di progettazione gli indicatori sono valori guida per la realizzazione del progetto, successivamente, nella fase operativa, essi vanno rivisti e se necessario sostituiti con indicatori più specifici. MEZZI DELLA VERIFICA (MOVs) In questa colonna si specifica la fonte delle informazioni per la misura o per la verifica degli indicatori della colonna precedente. Un MOV dovrebbe eseguire un test per verificare se un indicatore è realisticamente misurato a spesa di un periodo di tempo, di risorse finanziarie e di sforzi ragionevoli. Un indicatore che non può essere verificato deve essere sostituito da altri verificabili. Le fonti all esterno del progetto vanno verificati rispetto all accessibilità, all affidabilità ed alla pertinenza. In basso nella terza colonna si valutano i costi necessari per ottenere gli inputs. FATTORI ESTERNI (Presupposti) Questi sono eventi, circostanze, o decisioni importanti, esterni alla gestione del progetto, che devono verificarsi affinché l obiettivo sia raggiunto. Al gruppo addetto alla progettazione è richiesto di individuare i fattori esterni o le pre-condizioni che possono influenzare positivamente o negativamente la realizzazione del progetto. L attuazione di un progetto si basa sulla disponibilità delle risorse (inputs); gli outputs, che si pensa contribuiscono al raggiungimento della situazione futura desiderata, saranno il risultato dello svolgimento di alcune attività. La concezione, l implementazione e la riuscita di un progetto però non dipendono solo dagli elementi inputs, attività e outputs, ma è di notevole importanza identificare, controllare ed analizzare i presupposti esterni (assumptions). 7 A. Cicerchia, Pianificazione strategia ed ambientale: teorie, metodi, strumenti ed esperienze internazionali. Franco Angeli, Las Casas

6 Nel riordinare le idee nel LFA, impostando il progetto secondo una sequenza causale di eventi, occorre prendere in considerazione l incertezza degli eventi e concepire il processo come sequenza di ipotesi secondo una logica If-Then: Se gli inputs sono disponibili, allora le attività si potranno svolgere; Se le attività si svolgono, allora gli outputs si produrranno; Se gli outputs si producono, allora lo scopo sarà raggiunto; a lungo termine questo contribuirà all'adempimento dell overall objective o goal. INTESTAZIONE DI RIGHE OBIETTIVO GENERALE L obiettivo generale spiega il motivo per il quale il progetto è utile per la società, valutando i vantaggi a lungo termine dei beneficiari. Esso è riconoscibile dall albero degli obiettivi come l obiettivo posto sopra gli obiettivi specifici. L obiettivo generale non sarà ottenuto dal singolo progetto ma si richiede il contributo di altri programmi. È necessario che l obiettivo generale sia definito chiaramente e usato come punto di riferimento da tutti i soggetti coinvolti nel processo di piano. Formulato l obiettivo generale è opportuno verificare che 9 : 1. È coerente con le politiche del paese; 2. Rappresenta una giustificazione del progetto; 3. Non è troppo generale ma più specifico possibile; 4. È espresso come fine desiderato e non come mezzo; 5. È espresso in termini verificabili. OBIETTIVO IMMEDIATO L obiettivo immediatamente successivo all overall objective dell albero degli obiettivi, rappresenta uno degli obiettivi immediati o intermedi da raggiungere per contribuire allo scopo principale. Lo scopo o i suoi indicatori devono indicare i benefici attesi, a tale proposito devono essere espressi con chiarezza e nel modo più semplice possibile per favorire la gestione e la fattibilità. Definito l obiettivo immediato occorre verificare che: 1. È formato da un solo obiettivo; 2. Contribuisce all adempimento dell obiettivo generale; 3. È espresso in modo realistico e si verifica se si producono gli Outputs del progetto; 4. È definito in modo preciso e verificabile. OUTPUTS Sono i risultati o prodotti che ci si aspetta dalle singole attività. Nell albero degli obiettivi sono i grappoli collocati immediatamente sotto gli obiettivi intermedi e sopra le attività. Il gruppo addetto alla gestione del progetto deve essere in grado di garantire questi risultati, e di specificare, inoltre, i beneficiari dei vantaggi, ed il tempo necessario per raggiungerli. Un attenta analisi dei rischi e delle occasioni può favorire l aggiunta di altri risultati. Il raggiungimento dello scopo presuppone che un certo numero di outputs siano prodotti dal progetto nelle diverse fasi di esecuzione. Definiti gli outputs occorre verificare che: 1. Sono stati inclusi tutti gli outputs utili per realizzare l obiettivo immediato; 2. Ogni output è un mezzo per realizzare lo scopo; 3. Tutti gli outputs sono fattibili rispetto alle risorse disponibili; 4. Gli outputs siano definiti in modo preciso e verificabile. ATTIVITÀ / INPUTS In questa riga sono riportate le attività da intraprendere per produrre gli outputs, in base agli inputs. Le attività rappresentano il lavoro, le indagini, i compiti, le operazioni che il personale addetto al progetto deve eseguire. Ad ogni outputs corrisponde una o più attività. Se una attività non è adeguata a produrre uno degli outputs ipotizzati non viene elencata nella matrice. Descritte le attività bisogna accertare che: 1. Siano incluse tutte le attività necessarie per produrre gli outputs previsti; 2. Siano incluse solo le attività che devono essere compiute dal progetto; 9 vedi nota 4 6

7 3. Le attività siano dichiarate in termini di azioni da intraprendere piuttosto che in termini di outputs prodotti; 4. Il tempo previsto per ogni attività sia realistico. Gli inputs sono le risorse da utilizzare nel progetto in termini di fondi monetari, tempo, risorse umane, materiali ed apparecchiature. Una descrizione dettagliata degli inputs è necessaria nella fase di progettazione dettagliata del progetto. 2.2 Definizione del progetto di massima con il Quadro Logico Il primo passo per la definizione del progetto di massima è l identificazione dello scopo del progetto. Di norma, lo scopo è situato, nell albero, al livello gerarchico immediatamente superiore al più alto (o ai più alti) dei risultati/obiettivi compresi negli ambiti di intervento prescelti ed esprime un beneficio per i beneficiari finali. Attenzione! È importante che lo scopo del progetto, il cui raggiungimento determina il successo del progetto stesso, sia condiviso sia dai promotori che lo sostengono a vario titolo sia dai beneficiari dell intervento. È necessario, quindi, verificare sempre la completa adesione dei beneficiari allo scopo del progetto e non ritenerla implicita o scontata. Stabilito lo scopo del progetto, si possono identificare gli obiettivi generali, i quali di norma si trovano, nell albero degli obiettivi, ad un livello superiore rispetto allo scopo. I risultati (obiettivi), di norma, occupano nell albero degli obiettivi, il livello inferiore allo scopo del progetto. Attenzione! Nell identificare le condizioni esterne è importante non basarsi solo sull albero degli obiettivi. Possono esistere, infatti, altri fattori esterni non previsti nel momento dell analisi che sono importanti per raggiungere gli obiettivi progettuali. 2.3 Implementazione Quest ultima fase del progetto si riferisce all aspetto operativo, che comincia quando, realizzando le attività previste, si iniziano a raggiungere i risultati attesi. La fase d implementazione deve avere un piano delle operazioni per l'esecuzione del progetto e sarà documentato da: Piani di lavoro in termini di tempi ed attività (GANTT); Piano delle risorse in termini di costi e materiali; Piani del personale; il piano di lavoro e il piano delle risorse costituiscono il nocciolo della fase operativa. A questo punto si procede alla reiterazione del ciclo progettuale se si verifica che non si sono ottenuti i risultati attesi e che l impatto delle attività non è stato quello previsto. Se il ciclo del progetto si è concluso si passa alla redazione della tavola relativa alla proposta di progetto. 3. Check list 1. Raccolta dati ed informazioni w Si sono adeguatamente intervistati i beneficiari? Si è chiesto loro: - quali sono i problemi intesi come stati di disagio/difficoltà? - sono disposti a partecipare attivamente alla progettazione? w Si sono individuati gli attori che potrebbero assumere un ruolo attivo in merito alle aree problematiche del progetto? w Sono state considerate tutte le fonti statistiche rilevanti? 2. Formulazione dei problemi w Si sono formulati i problemi in termini di cosa i beneficiari non possono o non sono in grado di fare? w Si sono formulati i problemi in maniera chiara e precisa? 7

8 w Si sono formulati i problemi in modo negativo ed oggettivo? 3. Connessione logica tra problemi e tra obiettivi w Sono stati ricontrollati i legami causa-effetto dell albero dei problemi? w Sono stati ricontrollati i legami mezzi-fini dell albero degli obiettivi? 4. Ambiti di intervento w Gli ambiti di intervento scelti corrispondono effettivamente alle possibilità di intervento? 5. Definizione del progetto di massima con il Quadro Logico w Lo scopo del progetto esprime effettivamente il miglioramento dello stato di disagio/difficoltà vissuto dai beneficiari? w Si è tenuto conto di tutti quegli aspetti che garantiscono la durata nel tempo di questo miglioramento? w I risultati sono formulati in termini di nuove competenze, atteggiamenti, acquisiti dai beneficiari finali? w Esistono altri fattori, esterni al progetto, che contribuiscono al raggiungimento dello scopo del progetto? w Le attività previste sono effettivamente pertinenti allo scopo del progetto? Sono efficienti ed efficaci? w Si è verificato che gli indicatori scelti mostrino aspetti tangibili e misurabili? 6. Implementazione w Le risorse ed i materiali sono sufficienti per la realizzazione delle attività? w Il Piano di lavoro in termini di tempi ed attività (GANTT) è stato redatto in modo opportuno? w Sono stati rispettati i tempi? w Si sono ottenuti i risultati attesi? L impatto delle attività è stato quello desiderato? È necessario la reiterazione del ciclo progettuale? w La proposta progettuale è conforme alle scelte? 8