BOARD in Eisai: crescere con il Performance Management

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1 BOARD in Eisai: crescere con il Performance Management Gli aspetti maggiormente apprezzabili nell utilizzo di BOARD sono la tempestività nel realizzare ambienti di analisi senza nessun tipo di programmazione e la semplicità di navigazione del dato in modalità dinamica. Marco Nicoli IT Manager di Eisai L azienda Eisai, multinazionale farmaceutica, nasce in Giappone nell'immediato secondo dopoguerra per venire incontro alle necessità sanitarie di una popolazione che tentava faticosamente di uscire da un periodo difficile. Infatti la traduzione letterale della parola Eisai è "beni di consumo sanitari". Negli anni Eisai ha acquisito una dimensione sempre più internazionale con una mission molto importante: Prendersi cura della salute delle persone. Proprio per questo, i riflettori dell azienda sono puntati sui pazienti e sulle loro famiglie. Gli sforzi delle persone che lavorano in Eisai sono finalizzati ad un progetto globale che, esprimendo appieno la missione di questa azienda, è teso ad incentivare e promuovere l umanizzazione delle cure. Affrontare progetti di questo tipo stimola le persone coinvolte ad avere una conoscenza approfondita dei processi aziendali da controllare favorendo la crescita culturale dell organizzazione, esplicitando e diffondendo in azienda competenze di natura interdisciplinare. Roberto Blatti Finance Administration & Logistics Director di Eisai

2 Settore Pharmaceutical Area FFE (Field Force Effectiveness), Corporate Performance Management Eisai ha da poco compiuto il quinto anno di attività sul mercato italiano, cinque anni intensi che hanno portato risultati importanti per una realtà giovane, che ha premiato soprattutto i giovani. Con i suoi 80 dipendenti e 37 Milioni di euro di fatturato (dati riferiti all anno fiscale 2009), Eisai ha rivolto il proprio impegno verso due ambiti in particolare, quelli della terapia neurologica e antalgica, rivolgendosi sia al canale Retail, sia a quello Ospedaliero attraverso una propria struttura di informatori scientifici del farmaco. L esigenza L esigenza di Eisai era uniformare le analisi dei dati provenienti da fonti diverse, sia interne sia esterne all Azienda. Molte informazioni, infatti, erano raccolte su fogli elettronici e i vari dipartimenti le gestivano in maniera indipendente e destrutturata, a scapito di una visione unica dei principali indicatori di business, che era invece necessario monitorare tempestivamente ed in maniera condivisa, soprattutto in una realtà in fase di sviluppo. Il processo di analisi che ha portato all individuazione e, successivamente, alla realizzazione del sistema di BI è iniziato con il confronto di vari Vendors del settore, effettuando analisi comparative tra i diversi prodotti. La semplicità di realizzazione, il costo di implementazione e manutenzione, la possibilità di disegnare i modelli di business aziendali partendo da un foglio bianco, l opportunità di sviluppo e interazione tra i vari dipartimenti e di formare persone al nostro interno al fine di creare ed analizzare le informazioni on-demand, sono i criteri che hanno ispirato il progetto. Il progetto Il direttore Finance Administration & Logistics di Eisai, Roberto Blatti, avendo già valutato positivamente BOARD in esperienze professionali precedenti, ha suggerito di inserirlo tra i software in esame nel momento in cui la direzione Finance e la direzione IT hanno spinto l azienda verso l adozione di un sistema di Business Intelligence e Performance Management. BOARD, infatti, rispondeva esattamente a tutte le esigenze di Eisai. Diversamente dai suoi competitors, non è il risultato di un insieme di prodotti e tecnologie diverse, bensì un unico prodotto con una singola interfaccia e un solo ambiente di sviluppo, che unifica Business Intelligence e Corporate Performance Management, fornendo una soluzione completa per il supporto, il controllo e la gestione dei processi decisionali in azienda, senza richiedere l utilizzo di nessuna programmazione. Il tutto rispondendo in maniera personalizzata alle esigenze del cliente, con costi di implementazione e di manutenzione assolutamente contenuti.

3 B4C Consulting, grazie anche ad una specifica esperienza nel settore farmaceutico, ha supportato Eisai in tutte le fasi progettuali, disegnando e realizzando una soluzione in grado di fornire analisi sintetiche e di dettaglio a tutte le aree aziendali. Il progetto è partito nel 2007 affrontando questi aspetti nell area Sales & Marketing. A questa fase sono seguiti successivi sviluppi e le prime applicazioni dedicate alla Direzione Finance Administration & Logistics. Affrontare progetti di questo tipo stimola le persone coinvolte ad avere una conoscenza approfondita dei processi aziendali da controllare - dichiara Roberto Blatti, Finance Administration & Logistics Director di Eisai - favorendo la crescita culturale dell organizzazione, esplicitando e diffondendo in azienda competenze di natura interdisciplinare. Sales & Marketing Il progetto BOARD nell area Sales & Marketing è partito con un analisi dei dati di mercato territoriali a livello di microarea, provincia, informatore medico scientifico e Regional Sales Manager.

4 Per ogni gerarchia sono stati costruiti degli indici di performance (Market Share, Indici di evoluzione, Indici di penetrazioni, ecc.) per monitorarne lo scostamento rispetto al target prefissato e costruire dei report mensili da condividere con l Headquarters. Successivamente, si è passati all integrazione delle analisi di Sales Force Effectiveness con i dati di attività della forza vendita. Finance Administration & Logistics Nel corso del 2009 sono state inoltre affrontate in maniera approfondita le esigenze specifiche dell area Finance con particolare attenzione ai processi di pianificazione del Conto Economico (Budget e Forecast), estendendo così la copertura del sistema di BI e Performance Management a tutte le aree aziendali. La Direzione Finance ha sviluppato inoltre applicazioni per il supporto e

5 il controllo di alcuni processi fondamentali, quali: - Processo distributivo (Dati ex-factory) - Processo di approvvigionamento (Forecast e Piano di acquisto) - Redazione del conto economico di budget e relativa revisione periodica (Forecast di chiusura del quarter) - Spesa vs Budget Nel 2009 il progetto sviluppato con BOARD ha consentito di tenere monitorati gli indicatori di business in una importante fase di crescita aziendale che ha visto il lancio di nuovi prodotti commercializzati in Italia e, allo stesso tempo, l evoluzione della struttura di vendita, passata da una configurazione per Business Unit ad una con tre linee di informatori per Area Terapeutica. I progetti realizzati hanno portato a soluzioni che richiedono limitate attività di gestione sollevando la struttura IT da attività di

6 manutenzione e supporto, in quanto i key users sono autonomi nella gestione delle applicazioni - continua Marco Nicoli, IT Manager di Eisai. In definitiva i tempi di sviluppo contenuti e il basso impatto sulle risorse IT a livello organizzativo determinano un Total Cost of Ownership contenuto rispetto ai risultati raggiunti. I benefici Con l utilizzo di BOARD si è raggiunto lo scopo di avere una visione condivisa dei dati con una standardizzazione degli stessi, con un controllo dell andamento aziendale, il risparmio di tempo nella consultazione delle informazioni e una maggiore fruibilità del dato. Gli aspetti maggiormente apprezzabili nell utilizzo di BOARD - afferma Marco Nicoli, IT Manager di Eisai - sono la tempestività nel realizzare ambienti di analisi senza nessun tipo di programmazione e la semplicità di navigazione del dato in modalità dinamica. A fronte di nuove richieste provenienti dalle Business Lines o dall Headquarters è ora possibile avere risposte tempestive grazie alla facilità di costruzione di analisi on-demand.