MANUALE D USO DEL SOFTWARE DoRA-Express

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1 MANUALE D USO DEL SOFTWARE DoRA-Express Sommario LA STRUTTURA DI DoRA-Express... 1 COME ACQUISIRE DoRA-Express... 1 ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE... 1 SEZIONE 1 ANAGRAFICHE / DOMANDA... 2 SEZIONE 2 ESPRESSIONI DI INTERESSE (EDI)... 3 SEZIONE 3 ESPORTAZIONE E STAMPA... 8 NOTE Versione marzo 2010

2 LA STRUTTURA DI DoRA-Express DoRA-Express è costituito di tre sezioni: 1 Anagrafiche/Domanda (tasti Anagrafica Enti, Anagrafica Referenti e Domanda ) per inserire le informazioni necessarie alla compilazione della domanda di partecipazione alla selezione e per raccogliere le informazioni di tipo anagrafico sui soggetti che partecipano a vario titolo all Espressione di interesse (di seguito chiamata anche EdI). 2 Espressione di interesse (EdI) per inserire tutti i dati finanziari dell EdI e alcune informazioni necessarie per elaborare la scheda di sintesi dell EdI allegata alla domanda. 3 Esportazione e stampa per predisporre il file contenente i dati, la domanda di partecipazione alla selezione e la scheda di sintesi dell EdI inserita. COME ACQUISIRE DoRA-Express Il software DoRA-Express è scaricabile dal sito web della Regione Lombardia. Per poter essere utilizzato, DoRA-Express deve essere salvato su un personal computer. Come procedere: 1. collegarsi al sito web della Direzione Generale Agricoltura Nella sezione Argomenti, cliccare su Ricerca e sperimentazione, poi su Bandi aperti, e infine su Bando ricerca agricola 2010; 2. cliccare sull icona del file zippato del software DoRA-Express; 3. salvare sul proprio PC il file zippato (DoRA-Express.zip); 4. dezippare il file per poter inserire i dati in DoRA-Express.mde (verificare che sia installato Microsoft Access 2003 o 2007; per la versione 2007 è necessario che sia opzionata la funzione Attiva tutte le macro : se ci fosse la necessità vedi le Note riportate a pagina 10). Per utilizzare DoRA-Express aprire il file.mdb, eventualmente rinominato. Apparirà la seguente schermata: ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DoRA-Express chiede, come prima cosa, l inserimento dei dati anagrafici dei soggetti che a vario titolo sono coinvolti nell EdI; successivamente si può continuare con l inserimento dei dati dell EdI. Con una domanda possono essere presentate più EdI. Per DoRA-Express la domanda e la scheda di sintesi dell EdI sono un insieme indivisibile, pertanto non è possibile compilare e stampare soltanto una parte della documentazione, ma è necessario completare le informazioni inserendo tutti i dati richiesti. DoRA-Express effettua una serie di controlli, sia durante l immissione dei dati, sia in alcuni passaggi derivati dalla sequenza di compilazione. Alcuni messaggi predisposti aiutano alla risoluzione di eventuali anomalie riscontrate. 1

3 Note importanti: le celle a fondo giallo sono calcolate dal software e quindi sono modificabili solo agendo sulla fonte dei dati inseriti precedentemente. E possibile usare il tasto Esc (angolo in alto a sinistra della tastiera) per annullare un operazione eseguita in modo errato. SEZIONE 1 ANAGRAFICHE / DOMANDA In questa sezione devono essere inseriti tutti i dati relativi ai soggetti che a vario titolo sono coinvolti nell EdI: il Proponente; i Partner (Enti di ricerca e non); i Cofinanziatori; un Responsabile scientifico per ogni EdI; un Referente per ogni Partner. Per raccogliere le informazioni relative a tali soggetti, DoRA-Express contiene una struttura per l acquisizione dei dati distinta nelle seguenti anagrafiche : Anagrafica Enti che contiene le informazioni relative agli Enti (Proponente, Partner, Cofinanziatori e Ente di ricerca cui afferisce il Responsabile scientifico) coinvolti nelle EdI. E opportuno compilare l Anagrafica Enti prima di inserire i dati relativi all EdI; questa operazione abilita infatti l inserimento dei dati associati all Ente nella Sezione Espressione di interesse (EdI). Anagrafica Referenti che contiene le informazioni relative alle persone coinvolte in qualità di Responsabile scientifico e di Referente degli Enti Partner per i rapporti con la Regione Lombardia ANAGRAFICA ENTI Cliccando il tasto Anagrafica Enti si accede alla schermata Anagrafica Enti che comprende: un riquadro nel quale saranno visualizzate le denominazioni degli Enti man mano inseriti i quattro tasti Nuovo, Modifica, Elimina e Seleziona come Ente Proponente una maschera per l inserimento dati. Per inserire un nuovo Ente cliccare il taste Nuovo. Inserire tutti i dati richiesti compresi quelli dell eventuale sede operativa (denominazione, codice fiscale/partita IVA, legale rappresentante, indirizzo Sede legale, eventuale indirizzo Sede operativa, con relativi CAP, Comune, Provincia, telefono, fax, ) e indicare l eventuale iscrizione nel sistema QuESTIO. Per confermare cliccare sul tasto Salva. Se si desidera modificare o aggiornare i dati di un Ente già inserito selezionare il record nel riquadro nella parte alta della schermata, cliccare il tasto Modifica e intervenire sui dati; per confermare cliccare sul tasto Salva. Per eliminare un Ente già inserito, selezionarlo nel riquadro nella parte alta della schermata e cliccare sul tasto Elimina. Attenzione! Questa operazione cancella tutte le informazioni inserite in Anagrafica Enti, compresi i dati collegati allo stesso Ente eventualmente già inseriti nella sezione Espr. Int. (EdI) (ad esempio: dati finanziari e referenti). Il sistema attribuisce in automatico la qualifica di Ente Proponente al primo Ente inserito. Qualora, in presenza di più Enti, si voglia modificare tale attribuzione selezionare un altro Ente sul riquadro nella parte alta della schermata e cliccare sul tasto Seleziona come Ente Proponente. Con questa scelta apparirà la scritta in rosso ENTE PROPONENTE e quest ultimo sarà identificato da una P anteposta alla denominazione, visualizzata nel riquadro nella parte alta della schermata. Per modificare tale scelta selezionare un altro Ente e ripetere l operazione ANAGRAFICA REFERENTI - PREDISPOSIZIONE ELENCO Cliccando il tasto Anagrafica Referenti appare la tabella dove andranno inseriti i dati sia del Responsabile scientifico sia dei Referenti dei Partner. Per inserire un nuovo nominativo posizionarsi sulla riga vuota e compilare i campi indicati (titolo, nome, cognome, telefono, fax, , qualifica). Se si desidera 2

4 modificare od aggiornare i dati già inseriti è sufficiente riscriverli. Per eliminare il record posizionarsi nella cella a sinistra a fondo grigio e cancellare col tasto Canc. Attenzione! Si ricorda che successivamente e solo dopo aver inserito i relativi dati finanziari (vedi capitolo Dati finanziari ), sarà necessario associare ad ogni EdI il Responsabile scientifico ed abbinare il Referente ad ogni Partner (vedi Sezione 2 Espressione di interesse (EdI) ) DOMANDA Per controllare i dati che il Proponente sottoscriverà nella domanda di partecipazione alla selezione di Espressioni di Interesse stampata dal sistema, cliccare il tasto Domanda e verificare che tutti i campi siano correttamente compilati Espr. Int. (EdI) SEZIONE 2 ESPRESSIONI DI INTERESSE (EDI) In DoRA-Express il tasto Espr. Int. (EdI) permette l inserimento e le successive modifiche delle EdI da associare alla domanda. Creazione dell Espressione di Interesse Nuova EdI Nella schermata Espressioni di interesse cliccare il tasto Nuova EdI e inserire il titolo nell apposita cella attivatasi (questa azione crea l EdI in DoRA-Express). Per confermare cliccare su OK. Appariranno i due tasti Apri, Elimina e una riga a sfondo giallo non modificabile contenente i seguenti cinque campi: Cod. e Titolo espressione di interesse (già compilati), Acronimo, Valore, Ipotesi Contributo (vuoti) che saranno compilati da DoRA-Express con i dati inseriti successivamente. N.B.: Eventuali modifiche al titolo potranno essere effettuare successivamente. Attenzione! il tasto Elimina cancella non solo il titolo, ma tutte le informazioni associate alla relativa EdI. 3

5 Apri - Espressioni di interesse Nella schermata Espressioni di interesse cliccare il tasto Apri posto a sinistra del titolo dell EdI da completare per accedere alla relativa schermata di Inserimento dati INSERIMENTO DATI La schermata Inserimento dati comprende: un area in alto a destra contenente il codice dell EdI attiva, il titolo (questa cella permette la modifica del titolo) e la cella dove inserire l acronimo dodici tasti per l accesso ad altrettante maschere di inserimento dati: Dati Generali, Ob. Specifici, Descrizione, Sottoprogetti, Personale, Missioni, Esercizio, Consulenze, Materiale, Spese Generali, Referenti, Riepilogo Finanziario un tasto Esci dall EdI per tornare alla schermata Espressioni di interesse uno spazio utilizzato per la visualizzazione delle maschere di inserimento dati. Alla prima apertura appare in automatico la prima maschera Dati generali dell Espressione di interesse Seguono le istruzioni per l inserimento dei dati dell Espressione di interesse Dopo aver selezionato una EdI, cliccando il tasto Apri posto a sinistra del titolo, si possono definire tutti i parametri di seguito elencati. N.B.: in qualsiasi momento è possibile chiudere o interrompere l inserimento dei dati dell EdI attivo cliccando il tasto Esci dall EdI : questa operazione conferma i dati inseriti e permette di selezionare una nuova EdI o passare alle Sezioni 1 e 3. 4

6 TITOLO E ACRONIMO Il Titolo può essere modificato posizionando il cursore nella specifica cella posta in alto a destra; nella cella a fianco digitare l Acronimo DATI GENERALI Cliccando il tasto Dati generali appare la maschera Dati generali dell Espressione di interesse dove andranno inseriti i dati COMPARTO Scegliere dal menù a tendina dell apposita cella il comparto considerato prevalente. L EdI deve essere riferita ad uno solo dei comparti individuati dall Invito. E quindi possibile una sola scelta DURATA Digitare il numero dei mesi nella cella Durata mesi. Il software accetta i numeri compresi tra 1 e DATA PRESUNTA DI AVVIO ATTIVITA Digitare la data in formato gg/mm/aaaa nella cella Data presunta di avvio TIPOLOGIA DI INTERVENTO È necessario definire la/le tipologia/e di intervento. Spuntare tra le opzioni proposte nel riquadro Tipologia intervento, quella/e pertinente/i. Cliccare uno o più quadratini tra le opzioni elencate (Studio, Ricerca applicata, Ricerca orientata, Sperimentazione, Dimostrazione) RICADUTA TERRITORIALE Nel riquadro Ricaduta territoriale selezionare una o più opzioni (a sinistra) relative alla suddivisione orografica (Montagna, Collina, Pianura) e una o più opzioni (a destra) che indicano le province interessate; in alternativa alle singole province può essere scelta l opzione Tutta la regione OBIETTIVI GENERALI DELL ESPRESSIONE DI INTERESSE Nel riquadro Obiettivi generali dell Espressione di interesse, cliccando il tasto + (più) compare, in una nuova maschera, l elenco degli Obiettivi generali; selezionare con il tasto Seleziona quello pertinente. In questo modo viene aggiunto automaticamente nel riquadro dell EdI attivo. Questa operazione deve essere ripetuta qualora si vogliano elencare più obiettivi generali della stessa EdI. La sequenza della scelta determina l ordine di stampa degli obiettivi effettuata dal software. Per cambiare l ordine cancellare gli obiettivi con il tasto (meno) e ripetere le operazioni prima descritte OBIETTIVI SPECIFICI E RELATIVE AZIONI PER COMPARTO Cliccando il tasto Ob. Specifici appare la maschera Obiettivi specifici e relative azioni per comparto dove andranno inseriti i dati. Cliccando sul tasto + (più), a sinistra della scritta Aggiungi, appare, in una nuova maschera, l elenco dei comparti, degli obiettivi specifici e delle azioni selezionabili, suddivisi per comparto. Per selezionarle cliccare il tasto + (più) posto a sinistra dell azione appropriata. In questo modo vengono aggiunti automaticamente nel riquadro dell EdI attivo il Comparto, l Obiettivo specifico e l azione previsti dal Bando. L operazione di aggiunta può essere ripetuta più volte. Il sistema consente di scegliere più azioni collegate ad uno o più degli obiettivi specifici. Qualora ritenuto utile e opportuno è possibile indicare anche obiettivi specifici ed azioni legate ad altri comparti. Tuttavia, almeno una delle azioni deve essere riferita al comparto prevalente scelto in Dati generali dell EdI. Individuati gli obiettivi specifici e le azioni, è necessario spuntare, cliccando nella cella bianca allineata e posta a destra dell obiettivo, l obiettivo specifico prevalente e non le singole azioni. Tale obiettivo deve essere scelto tra quelli elencati nel comparto prevalente individuato. Se il 5

7 software si blocca è necessario chiuderlo e rientrare, aprire la maschera di inserimento dati e ripetere questa opzione, avendo cura di cliccare la cella allineata all obiettivo specifico prevalente DESCRIZIONE DELL ESPRESSIONE DI INTERESSE Cliccando il tasto Descrizione appare la maschera Descrizione dell Espressione di interesse e la maschera Altri progetti correlati dove andranno inseriti i dati. Posizionare il cursore nel riquadro di inserimento e digitare il testo della proposta progettuale. E disponibile la funzione incolla da tastiera con i tasti Ctrl + V e la funzione copia con i tasti Ctrl + C per incollare testi già scritti. Il software consente di descrivere l EdI utilizzando un massimo di caratteri. Si ricorda che questa è l unica descrizione che potrà essere valutata dopo la presentazione della domanda, si consiglia di non riportare quindi dati già inseriti in altre sezioni di DoRA-Express. Posizionare il cursore nel record del riquadro di inserimento Altri progetti correlati e digitare il testo. E disponibile la funzione incolla da tastiera con i tasti Ctrl + V e la funzione copia con i tasti Ctrl + C. Il software consente di inserire un massimo di caratteri. Sono inseribili più progetti correlati SOTTOPROGETTI All EdI possono essere associati i sottoprogetti eventualmente ritenuti necessari (operazione sconsigliata per le EdI). Cliccare il tasto Sottoprogetti, cliccare il tasto Nuovo e digitare il titolo del sottoprogetto. Ad ognuno di questi andrà poi riferita la compilazione delle successive informazioni relative ai costi ( Personale, Missioni, Esercizio, Consulenze, Materiale e Spese generali ). Per cancellare un sottoprogetto, cliccare sul tasto Elimina. NB: INSERIMENTO DEI DATI FINANZIARI Si ricorda che i costi dell EdI devono essere quantificati tenendo in considerazione i vincoli previsti nel punto 6 dell invito. Devono essere orientativi e ripartiti per Partner, per anno ed eventualmente per sottoprogetto. I costi vanno suddivisi in personale (costo annuo e numero di giorni, su 365, dedicati all EdI nell anno), missioni (nazionali e all estero, queste ultime solo se strettamente necessarie alle attività), materiale durevole, costi di esercizio, servizi e consulenze tecnico scientifiche, spese generali. Una serie di tasti consente di accedere alle tabelle di inserimento dei costi. I tasti sono: Personale, Missioni, Esercizio, Consulenze, Materiale, Spese Generali. Il sistema guida l inserimento di tutti i dati finanziari dell EdI (in queste schermate di dettaglio è definita come progetto ) e degli eventuali sottoprogetti. Per ogni voce di costo necessita individuare il riferimento al progetto/sottoprogetto, il Partner a cui compete la spesa e la descrizione sintetica delle voci di spesa SPESE PER PERSONALE Cliccare il tasto Personale Per quanto riguarda il personale è necessario inserire: la qualifica del personale impiegato 1 ; il numero di persone con la medesima qualifica; il costo annuo lordo, anche molto approssimato, relativo alla qualifica scelta; le giornate lavorate per persona, anche molto approssimativamente, nelle singole annualità, intese come giorni solari (es. un mese di lavoro sono 30 giorni). Infatti il software, per calcolare i costi da computare all EdI, divide il costo annuo riportato per 365 e lo moltiplica per i giorni e per il n. persone inseriti SPESE PER MISSIONI Cliccare il tasto Missioni 1 DoRA fornisce un elenco con quattro qualifiche: amministrativa, tecnica, scientifica e responsabile scientifico. Tale informazione può essere compilata dal Proponente con una descrizione ritenuta più confacente alla propria situazione. 6

8 Per le missioni è necessario indicare nella colonna Partner l Ente a cui afferiscono le persone, nella colonna N. pers. il numero di persone e nella colonna Destinazione/motivazione brevissime indicazioni descrittive delle missioni previste SPESE DI ESERCIZIO Cliccare il tasto Esercizio Per le spese di esercizio è necessario indicare nella colonna Partner l Ente a cui afferiscono le spese e nella colonna Descrizione alcune brevissime indicazioni delle spese previste SPESE PER SERVIZI E CONSULENZE Cliccare il tasto Consulenze Per le Consulenze è necessario indicare nella colonna Partner l Ente che richiederà la consulenza e nella colonna Descrizione soggetto/attività" il soggetto (qualifica professionale o Ente consulente) che fornirà la consulenza e l oggetto della consulenza stessa SPESE PER MATERIALE DUREVOLE Cliccare il tasto Materiale Per quanto riguarda il materiale durevole (strumenti ed attrezzature) si ricorda che nella colonna Durata anni va indicato 3 per le attrezzature informatiche e 5 per il restante materiale SPESE GENERALI Cliccare il tasto Spese Generali Indicare gli importi come per le alte voci di spesa. Per quanto riguarda le spese generali l importo inserito deve essere al massimo il 5% del valore del l EdI. NB: ABBINAMENTO EdI/RESPONSABILE SCIENTIFICO E ENTE/REFERENTE Solo ora, dopo aver inserito i dati finanziari (dal al ), è necessario associare un Responsabile scientifico all EdI e un Referente ad ogni Partner. Per poter effettuare l abbinamento è necessario avere inserito nelle sezioni Anagrafica Enti e Anagrafica Referenti i dati richiesti ai punti 1.1 e REFERENTI DEI PARTNER E RESPONSABILE SCIENTIFICO Cliccare il tasto Referenti ed appare la maschera Responsabile scientifico dell EdI ed Ente di ricerca cui afferisce e la maschera Referente dei Partner dell EdI dove andranno inseriti i dati. Nel riquadro Responsabile scientifico dell EdI ed Ente di ricerca cui afferisce : cliccare sulla prima riga della colonna Responsabile scientifico, cliccare sul menù a tendina e selezionare il nominativo desiderato; cliccare sulla riga corrispondente della colonna Ente di ricerca (parte destra del riquadro) e dal menù a tendina selezionare tra gli Enti elencati quello al quale afferisce il Responsabile scientifico selezionato. E possibile selezionare un solo Responsabile scientifico per ogni EdI. Nel riquadro Referente dei Partner dell EdI : cliccare sulla prima riga della colonna Ente partner, cliccare sul menù a tendina e selezionare la denominazione del Partner desiderato; cliccare sulla riga corrispondente della colonna Referente (parte destra del riquadro) e dal menù a tendina selezionare il nominativo del Referente afferente al Partner. Ripetere la procedura per associare ad ogni Partner il relativo Referente. È necessario segnalare un Referente per ogni Partner del progetto, compreso il Proponente. Attenzione! qualora la stessa persona svolga più ruoli (Responsabile scientifico e Referente per un Partner), DoRA-Express richiede di riportare più volte il nome associato al ruolo corrispondente RIEPILOGO FINANZIARIO E COFINANZIAMENTO Questa fase permette di quantificare l entità delle risorse finanziarie che ogni Cofinanziatore (Partner o no) mette a disposizione per l EdI. La rimanente parte dei costi dell EdI costituisce l ipotesi di contributo richiedibile alla Regione Lombardia. 7

9 Cliccare sul tasto Riepilogo Finanziario : nel primo riquadro sono riportate le sommatorie di riepilogo dell EdI e nel secondo riquadro il dettaglio finanziario. Posizionare il cursore nella cella sotto la colonna Cofinanziatore, selezionare dal menù a tendina il Partner, quindi inserire le quote di cofinanziamento corrispondenti alle annualità del progetto. Il software calcola il contributo richiedibile alla Regione Lombardia e lo riporta nella sottostante riga gialla. Nelle celle a destra compare, in rosso, la percentuale di compartecipazione complessiva a carico dei Partner ipotizzata con l EdI CONFERMA DATI N.B.: in qualsiasi momento è possibile chiudere o interrompere l inserimento dei dati dell EdI attivo, cliccando il tasto Esci dall EdI : questa operazione conferma i dati inseriti e permette di selezionare una nuova EdI o passare alle Sezioni 1 e 3. SEZIONE 3 ESPORTAZIONE E STAMPA Esportazione e stampa La domanda di partecipazione alla selezione e la scheda di sintesi dell EdI da presentare alla Regione Lombardia devono essere stampate da DoRA-Express, che insieme a tali documenti esporta un file (DoRA_Export.mdb) da allegare alla domanda. Al termine dell inserimento di tutte le informazioni richieste, il sistema elabora i dati immessi costruendo tabelle di riepilogo dei costi: valore complessivo dell EdI per anno, l ipotetico costo a carico della Regione Lombardia per anno, cofinanziamento per anno, dati analitici dei costi per voce, per Ente e per anno. Il sistema riporta poi tali dati nella domanda e nelle schede di sintesi previste. Dopo aver cliccato Esportazione e stampa appare la maschera Allegati: assicurarsi che nell apposita cella sia indicato il numero 1 riferito all allegato supporto informatico. In Esportazione e stampa il software elenca nel riquadro in basso le eventuali informazioni mancanti e rimanda, con il tasto Vai a, alle rispettive sezioni di inserimento dati per completare o correggere la compilazione Avvia la stampa/esporta file Una volta completata la compilazione, cliccare Avvia la stampa/esporta file e confermare alcuni dati precedentemente immessi. Dopo le conferme, il software propone per il salvataggio del file Dora_Export.mdb una directory che può essere modificata. 8

10 A seguito della conferma, DoRA-Express avvia la stampa della domanda e della Scheda di sintesi, producendo il documento cartaceo. Attenzione! in Avvia la Stampa/Esporta file DoRA-Express genera un codice di controllo che è riportato in alto a destra di ogni pagina della scheda di sintesi e che garantisce la corrispondenza univoca tra gli allegati cartacei alla domanda di contributo e il file Dora_Export.mdb da presentare agli uffici regionali. Pertanto, qualora si modifichi qualche elemento dopo una stampa da DoRA-Express, bisogna sostituire il file Dora_Export.mdb e lanciare una nuova stampa per aggiornare la domanda e gli allegati cartacei. marzo

11 Note: Verifica delle impostazioni di Microsoft Access Se si dispone della versione 2007 di Microsoft Access è necessario che sia opzionata la funzione Attiva tutte le macro seguendo istruzioni. 1/6 2/6 Chiudere questa maschera 3/6 Cliccare Opzioni 4/6 Cliccare Impostazioni macro Cliccare Apri Centro protezione in basso a sinistra 5/6 6/6 Cliccare Attiva tutte le macro ( ) Cliccare OK, uscire da Access e dopo riaprire DoRA- Express 10