17 - INDICE DELLA MATERIA SERVIZI DI SEGRETERIA

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1 17 - INDICE DELLA MATERIA SERVIZI DI SEGRETERIA M207 Master in servizi di segreteria...pag. 2 B413 Come migliorare i risultati del lavoro d ufficio...pag. 3 B483/1Organizzazione e gestione Segreteria e Uffici pag. 4 B431 L informatizzazione dei servizi di segreteria...pag. 5 B362 Come ottenere il risultato migliore attraverso comportamenti collaborativi...pag. 6 B415 La gestione manageriale del team di segreteria...pag. 7 B414 Competenze di eccellenza per l efficacia e l efficienza professionale nella Segreteria della P.A...pag. 8 1

2 M207 MASTER IN SERVIZI DI SEGRETERIA 10 giorni, articolato in quattro moduli frequentabili anche singolarmente. Il titolo di Master può essere conseguito anche frequentando i quattro moduli nell arco di un biennio PERIODI DI SVOLGIMENTO ottobre novembre dicembre 2017 euro 1.850,00 + IVA (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici) RELATORI Ing. Alberto CARLESSO Docente MCSE (Microsoft Certified Systems Engineer) Dott.ssa Enrica CICERONE Psicologa del lavoro Esperta di formazione comportamentale e psicosociale - Corporate Coach Dott.ssa Luciana D AMBROSIO MARRI Sociologa del lavoro, esperta di leadership organizzativa e consulente selezione, formazione, sviluppo del personale. Coach individuale e di gruppi organizzativi Dott.ssa Katia VIGNOLA Consulente formazione e sviluppo - Vice presidente AIPSE GENERALI DEL MASTER Far acquisire una visione sinergica del ruolo segretariale in coerenza con i bisogni del proprio contesto aziendale; sviluppare le abilità relazionali; sviluppare le competenze organizzative e informatiche; apprendere a collaborare in modo ottimale con capi e colleghi. Segretarie e segretari di dirigenti P.A. e aziende con esperienza specifica nel ruolo, Assistenti di direzione, responsabili di segreteria. 1 modulo (B413B): ottobre 2017 Come migliorare i risultati del lavoro d ufficio 2 modulo (B431): novembre 2017 L informatizzazione dei servizi di segreteria 3 modulo (B362): novembre 2017 Come ottenere il risultato migliore attraverso comportamenti collaborativi 4 modulo (B414): dicembre 2017 Competenze di eccellenza per l efficacia professionale, l efficienza e l innovazione della segreteria nella P.A. VALUTAZIONE FINALE A richiesta dei partecipanti sarà rilasciato il titolo di Master con valutazione finale espressa in sessantesimi a chi: abbia frequentato l intero Master presenti una ricerca discuta quest ultima, unitamente ad altri argomenti dei seminari, nel colloquio finale 2

3 B413 Come migliorare i risultati del lavoro d ufficio - PROCESSI E METODI PER ORGANIZZARE AL MEGLIO LE ATTIVITÀ NEI SERVIZI DI SEGRETERIA 3 giorni ottobre ,45-14,30, con un rientro pomeridiano nella 2 a giornata euro 640,00 + IVA (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici) RELATORI Dott.ssa Katia VIGNOLA Consulente formazione e sviluppo - Vice presidente AIPSE Dott.ssa Enrica CICERONE Psicologa del lavoro Esperta di formazione comportamentale e psicosociale Corporate Coach Fornire strumenti per presidiare con efficacia il ruolo segretariale, migliorare l organizzazione del proprio ufficio e gestire con competenza la risorsa tempo. Segretarie e Segretari con esperienza professionale di almeno due anni, Assistenti di direzione, Responsabili di segreteria. L organizzazione del lavoro: dalla tradizione all innovazione. La gestione efficiente ed efficace della risorsa informazione nelle sue diverse forme. Le attività tipiche di un servizio di segreteria. Come fornire un servizio di qualità attraverso il presidio delle fasi di analisi, pianificazione e controllo. La gestione del tempo e gli strumenti di programmazione. La gestione delle urgenze. Le aree di attività nella logica del lavorare per processo. L archivio dal cartaceo al digitale. I cambiamenti dopo il protocollo informatico. La comunicazione telefonica efficace in entrata e in uscita. La comunicazione scritta e l obiettivo di semplificare il linguaggio. L organizzazione di eventi, riunioni, viaggi: il prima, durante e dopo. Il passaggio di consegne e la suddivisione delle attività. Le competenze da sviluppare per organizzare al meglio il lavoro nei servizi di segreteria. 3

4 B483/1 Organizzazione e gestione Segreteria e Uffici L UFFICIO SI PROIETTA NEL FUTURO 2 giorni ottobre giorno 9-13/ giorno 9-14 euro 490,00 + IVA (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici RELATORI Dott. Mauro FACONDO Esperto di formazione manageriale, marketing e comunicazione, strategie sul web 3.0 e i sui nuovi media, progettazione di eventi Dott.ssa Flavia TRUPIA Esperta di Tecniche di comunicazione e blogger Il web 4.0 e il mondo delle App offrono una vasta gamma di servizi online e strumenti gratuiti o a costi molto ridotti, che facilitano il lavoro del personale e dei responsabili degli uffici e delle Segreteria. Il seminario si propone di trasmettere ai partecipanti una conoscenza aggiornata delle soluzioni a disposizione del web 4.0, fornendo tecniche e strumenti pratici per ottimizzare la gestione del lavoro, essere più efficaci e ridurre i costi. Una organizzazione più snella, più efficace e al passo con i tempi. Il programma verrà svolto in modalità di laboratorio, per permettere di verificare di persona gli strumenti illustrati e applicatisi in esercitazioni pratiche. Il seminario è rivolto a chi lavora, o intende lavorare, nei servizi di segreteria, in particolare a: i responsabili e addetti di Segreteria, Assistenti di direzione, gli Uffici segreteria di Direzioni generali a tutti i livelli (Ministeri, Istituzioni, Organizzazioni internazionali, Associazioni, Ordini professionali, Aziende e organi di informazione), funzionari interessati alla riorganizzazione di un Ufficio segreteria. Metodi di integrazione degli strumenti informatici con i nuovi tools e piattaforme on line. Panoramica generale delle soluzioni a disposizione. Strumenti 4.0 per incrementare la propria produttività e migliorare il time Management, la pianificazione del lavoro e la gestione dell agenda. Utilizzo mirato di calendari 4.0 a supporto della pianificazione di impegni. Nuove modalità di gestione delle mail (programmazione invii, verifica ricezione, ecc.). Oltre la mail: nuove piattaforme di comunicazione condivisa negli Uffici. Piattaforme per creare in maniera veloce presentazioni multimediali efficaci. Strumenti per prendere appunti, organizzarli, archiviarli e condividerli con i propri collaboratori. Piattaforme e tools per redigere liste di attività da svolgere con ripartizione di compiti, attribuzione di priorità e pianificazione delle scadenze. Modalità di organizzazione e gestione di teleconferenze e webinar. Soluzioni 4.0 a disposizione di riunioni, workshop e seminari (es. brainstorming condivisi, online tools per la gestione e per l analisi di sondaggi e questionari, ecc.). Piattaforme per la creazione in autonomia di contenuti multimediali e grafici senza dover ricorrere a grafici esterni (locandine, inviti, programmi, handbooks, guide, e-books, grafiche e infografiche per web e social, ecc.). Nuovi strumenti di back up on-line, storage e sincronizzazione di file. Soluzioni 4.0 basate sul concetto di Cloud per l archiviazione e condivisione di documenti. Usare al meglio Google Drive. Piattaforme on line per l invio di allegati pesanti e per l invio massivo di e- mail e newsletter. Tecniche di utilizzo del web 3.0 a sostegno della pianificazione e organizzazione di viaggi. Metodi e strumenti online per cercare e per filtrare le informazioni. Tools per la gestione smart di.pdf, soluzioni e App per creare automatismi utili a snellire la propria attività. Nuove soluzioni per integrare la segreteria tradizionale con i servizi di segreteria virtuale nei momenti in cui la segreteria tradizionale non può fornire i suoi servizi (ad esempio durante la pausa pranzo, i fine settimana, i giorni festivi, le assenza per ferie o malattia). 4

5 B431 L informatizzazione dei servizi di segreteria - COME OTTIMIZZARE LE CONOSCENZE DELL INFORMATICA PER IL RUOLO SEGRETARIALE 2 giorni novembre /14 16,30 euro 490,00 + IVA (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici) DOCENTE Ing. Alberto CARLESSO Docente MCSE (Microsoft Certified Systems Engineer) E Il corso è rivolto ad Assistenti di direzione e a tutto il personale segretariale che abbia l esigenza di ottimizzare il proprio lavoro con l aiuto dell informatica. Esso è riferito agli applicativi word, excel, posta elettronica, internet, progettato con lo scopo di utilizzare le funzioni avanzate, particolarmente idonee e proficue al ruolo di segretario/a degli enti pubblici e di aziende private. I partecipanti sapranno creare format adatti alla elaborazione di documenti, lettere, fax, modelli preimpostati e personalizzati, sapranno revisionare un documento, creare indici e sommari, creare liste di indirizzi, raccogliere e organizzare le informazioni, gestire in maniera ordinata il trasferimento e l importazione dei dati da fonti diverse, sapranno utilizzare database, filtrare dati e informazioni, creare un efficiente sistema di reporting e monitorare costantemente i flussi, sapranno utilizzare ed ottimizzare l utilizzo della posta elettronica, creare nuovi account, ottimizzare la rubrica, e pianificare gli appuntamenti. PREREQUISITI Conoscenza elementi base di informatica e di Windows Xp. Format di una lettera, sezioni, indici e sommari, mappa del documento, le revisioni, i moduli, la stampa unione. Utilizzo di excel come database, gestire gli elenchi, il filtro automatico, filtro avanzato, la struttura, subtotali. Gestione ottimizzata della posta elettronica, le attività, gli appuntamenti. Utilizzo di internet, ottimizzazione delle ricerche. Gestire l invio dei messaggi; contrassegnare i messaggi; modificare la priorità e la riservatezza di un messaggio; verificare e richiamare i messaggi; impostare o modificare le opzioni di recapito per un messaggio; lavorare con le visualizzazioni e i raggruppamenti; personalizzare e creare le visualizzazioni; raggruppare i messaggi. Lavorare e gestire gli elementi con le categorie; utilizzare le caratteristiche di Internet; utilizzare la barra degli strumenti Web e il menu preferiti; utilizzare i collegamenti alle pagine Web nella barra di Outlook; inserire il calendario sul Web. Utilizzare gli strumenti personali della posta; utilizzare la rubrica personale, le regole fuori sede e la firma; gestire le impostazioni del calendario; gestire i giorni lavorativi, i fusi orari e le festività; definire le diverse opzioni del calendario; lavorare con il diario, visualizzare e registrare le attività nel diario. Trovare e organizzare gli elementi in Outlook; utilizzare la creazione guidata regole; organizzare attività, contatti e note. Sono previste esercitazioni pratiche su tutti gli argomenti trattati. 5

6 B362 Come ottenere il risultato migliore attraverso comportamenti collaborativi 2 giorni novembre ,00 14,30 euro 490,00 + IVA (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici) RELATORE Dott.ssa Katia VIGNOLA Consulente formazione e sviluppo - Vice presidente AIPSE Il seminario offre una panoramica dei diversi stili di collaborazione e delle caratteristiche che danno valore aggiunto al contributo di un buon collaboratore in modo da fornire contributi fondamentali per il buon funzionamento di tutta l organizzazione. In particolare i partecipanti saranno in grado di: individuare il proprio stile di collaborazione; acquisire una metodologia per valorizzare i personali punti di forza e impostare programmi di auto-miglioramento; esercitare con efficacia le competenze distintive del buon collaboratore. Tutti coloro che sono interessati ad avere collaboratori eccellenti, o a diventare collaboratori eccellenti. Le persone nei diversi ruoli: capi e collaboratori. La motivazione al lavoro: il cambiamento delle spinte motivazionali negli ultimi anni. Collaborare in qualità di capi o di dipendenti o di colleghi. Le diverse modalità di collaborazione e l autodiagnosi del proprio stile. Gli stili di collaborazione: dal passivo all attivo. Caratteristiche dei diversi stili di collaborazione. Le capacità e i valori distintivi del buon collaboratore: sapersi focalizzare sugli obiettivi, saper far bene le cose nei momenti critici, cercare attività che diano valore aggiunto, sapersi creare una rete di relazioni, saper lavorare in gruppo, saper lavorare con un capo. 6

7 B415 La gestione manageriale del team di segreteria 2 giorni novembre ,30-14,30 euro 490,00 + IVA (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici) RELATORI Dott.ssa Enrica CICERONE Psicologa del lavoro Esperta di formazione comportamentale e psicosociale - Corporate Coach Dott.ssa Luciana D AMBROSIO MARRI Sociologa del lavoro, Esperta di leadership organizzativa e Diversity Management. Consulente in gestione, formazione e sviluppo delle risorse umane. Coach individuale e di gruppi organizzativi Fornire conoscenze e ampliare gli strumenti per sviluppare la capacità di gestire e motivare il personale di segreteria in funzione dei risultati da raggiungere in ottica di qualità. Potenziare le proprie capacità gestionali per il miglioramento del team e delle sue prestazioni. Responsabili di centri di segreteria, che coordinano unità operative o gruppi di lavoro. Il responsabile di segreteria come agente del cambiamento in atto nella Pubblica Amministrazione. Competenze e capacità del ruolo di responsabile di segreteria, la prescrizione e la discrezionalità. Gli obiettivi del team, definirli e pianificarli. I comportamenti efficaci ed i comportamenti inefficaci del team, da dove nascono, come riconoscerli e come gestirli. Il team di segreteria come gruppo che garantisce il controllo del processo di lavoro e fornisce servizi di qualità. Raggiungere gli obiettivi organizzativi con la collaborazione ed il supporto del team di segreteria. La motivazione al lavoro. Bisogni di base e bisogni soggettivi. Come motivare il team della segreteria. Gli stili di leadership nella guida delle persone e la gestione dei collaboratori per una prestazione responsabile. L autorevolezza personale e la gestione della delega. 7

8 B414 Le competenze di eccellenza per l efficacia e l efficienza professionale nel ruolo di Segreteria della P.A. - LA QUALITÀ DEL SERVIZIO TRA COMUNICAZIONE, MOTIVAZIONE E STRESS 3 giorni dicembre ,45-14,30 euro 640,00 + IVA (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici) RELATORE Dott.ssa Luciana D AMBROSIO MARRI Sociologa del lavoro, esperta di leadership organizzativa e consulente selezione, formazione, sviluppo del personale. Coach individuale e di gruppi organizzativi Segretarie e Segretari con esperienza nel ruolo, Assistenti di direzione, Responsabili di segreteria. Fornire chiavi di lettura per interpretare il cambiamento in atto nella Pubblica Amministrazione e strumenti sia per migliorare l offerta di servizi di qualità e sia per potenziare l efficacia comunicativa individuale in ambiti professionali. Il corso approfondirà modalità per prevenire e gestire lo stress sul lavoro. I servizi di segreteria e il ruolo di supporto per lo sviluppo della capacità di innovazione richiesto oggi alla P.A. L esigenza di migliorare la qualità dei servizi per dare risposte ad una società che cambia e che esprime bisogni complessi e diversificati. L orientamento del servizio al cliente interno e la logica del lavorare per obiettivi. La ricerca del recupero dell efficienza attraverso una razionale impiego delle risorse umane. L analisi del ruolo, la capacità di innovazione e flessibilità e le nuove competenze necessarie per rispondere alle esigenze future. Il lavoro e l equilibrio tra ruolo ricoperto e motivazione personale. I comportamenti di ruolo che aumentano l efficacia nella relazione con il capo e i colleghi. Lo sviluppo di una competenza chiave nella relazione interpersonale: la comunicazione consapevole. Il processo di comunicazione, gli ostacoli, l ascolto attivo, la percezione interpersonale e spunti di miglioramento dello stile personale nelle dinamiche di comunicazione. La gestione dello stress e la cura della energia motivazionale. Cosa fare quando lo stress si trasforma in workaholism a scapito di sé, delle relazioni professionali e del lavoro. 8