OGGETTO: Offerta tecnico-economica per la redazione del Manuale per la gestione documentale. Rif. Offerta numero 6415 del 23/09/2015.

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1 OGGETTO: Offerta tecnico-economica per la redazione del Manuale per la gestione documentale. Rif. Offerta numero 6415 del 23/09/2015. Facendo seguito alla Vs. richiesta, con la presente Vi trasmettiamo, allagata alla presente, la nostra migliore offerta per l erogazione del servizio di Redazione del Manuale per la gestione documentale. Il Manuale di gestione, come recita l art. 5 del DPCM 03 Dicembre 2013 descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e viene elaborato in conformità al citato art. 5. Più specificamente effettua una regolamentazione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che della gestione dei flussi documentali ed archivistici in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune. Il manuale si pone lo scopo di rendere più efficiente la gestione del flusso informativo e documentale interno all Amministrazione, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell azione amministrativa. Si riporta di seguito una descrizione dettagliata delle attività e delle modalità di espletamento del servizio con i relativi costi. Nel confermarci a disposizione per la definizione di un eventuale piano dettagliato dei lavori porgiamo i nostri più cordiali saluti. Halley Sud-Est S.r.l. Responsabile Gestione Documentale Michele Martinelli

2 Manuale di Gestione Documentale Offerta Tecnico / Economica OTE_6415 Stato documento : Approvato

3 REVISIONE E APPROVAZIONE FUNZIONE NOME DATA FIRMA Team d Offerta Client Director Michele Martinelli 23/09/2015 DISTRIBUZIONE Comune ENTE FUNZIONE

4 AGGIORNAMENTI VERSIONE DATA MODIFICHE /09/2015 Prima emissione Non Disclosure statement Le informazioni contenute nel presente documento, sono riservate e confidenziali ed il materiale presente in questo documento include la descrizione di concetti che sono frutto del know-how e dell esperienza di Halley Sud-Est S. r. l.. La loro diffusione potrebbe risultare estremamente utile per le aziende concorrenti che offrono servizi analoghi. Pertanto Halley Sud-Est richiede a questo Ente di non diffondere le informazioni contenute in questo documento per scopi che esulino dalla valutazione dello stesso ai fini della successiva aggiudicazione del contratto.

5 INDICE NON DISCLOSURE STATEMENT INTRODUZIONE OBBLIGHI NORMATIVI SCOPO DEL SERVIZIO PROPOSTA COMMERCIALE ARTICOLAZIONE DELL INTERVENTO PUNTI DI FORZA VANTAGGI PER L ENTE SERVIZI AGGIUNTIVI FIGURE PROFESSIONALI CRONOPROGRAMMA DELLE ATTIVITÀ OFFERTA ECONOMICA CONDIZIONI DI FORNITURA RAPPORTO CONTRATTUALE RISERVATEZZA E CONFIDENZIALITÀ... 11

6 1. Introduzione Il servizio prevede tutte le attività necessarie alla predisposizione e/o aggiornamento del manuale per la gestione informatica dei documenti, strumento indispensabile per un Ente che deve gestire i flussi documentali e gli archivi con modalità elettroniche. Il Manuale descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti, quindi fornisce le istruzioni per la corretta gestione dei flussi documentali ed archivistici, in relazione ai procedimenti amministrativi gestiti nell Ente Obblighi normativi In attuazione del DPCM 3/12/2013, entro ottobre 2015 tutte le pubbliche amministrazioni dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione informatica dei documenti, provvedendo ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il Manuale per la gestione documentale. Il documento richiesto dalla norma, che l Ente ha l obbligo di adottare e di pubblicare sul proprio sito web istituzionale, rappresenta quindi uno strumento imprescindibile per gestire la delicatissima fase che si prospetta. Si tratta di un documento complesso che si occupa di regolamentare la politica documentale dell Ente a tutti i livelli: organizzativo, tecnologico, giuridico e archivistico. Il DPCM 3/11/2014 ha ribadito la centralità e l importanza di tale manuale anche riguardo alla successiva fase della conservazione del documento stesso Scopo del servizio Il servizio offerto dalla Società Halley ha lo scopo di guidare il Comune nell articolato percorso della gestione elettronica dei flussi documentali e farlo procedere verso una gestione più snella, produttiva ed efficiente delle procedure che, al contempo, semplifichi il lavoro degli operatori e i rapporti tra amministrazioni, cittadini ed imprese. Nello specifico Halley Sud-Est supporterà il Segretario Comunale nella redazione del Manuale per la Gestione documentale e nella riorganizzare i flussi di lavoro presenti nell Ente.

7 2. Proposta Commerciale 2.1. Articolazione dell intervento La fornitura prevede un intervento articolato nelle seguenti fasi di lavoro: a) Ricognizione dell organizzazione attuale dell Ente In questa fase verrà svolta una ricognizione dell organizzazione dell Ente attraverso la rilevazione di ruoli, responsabilità, dotazione organica, infrastruttura telematica, postazioni di lavoro, applicazioni software e banche dati utilizzate, attuali flussi di lavoro consolidati, documentazione presente. Saranno anche rilevati fabbisogni e criticità. b) Rivisitazione dell organizzazione e dei flussi di lavoro Sulla base di quanto rilevato durante la precedente attività, in questa fase verranno analizzate le prassi dell Ente, studiate eventuali modifiche da apportare all organizzazione esistente e ridisegnati i flussi di lavoro per una gestione informatizzata dei documenti elettronici, funzionale e coerente con la normativa cogente, ben supportata dalle applicazioni informatiche disponibili nel Comune. c) Condivisione con l Amministrazione comunale Il modello organizzativo riprogettato (nuovi flussi documentali e modalità operative) verrà proposto e condiviso con responsabili ed amministratori attraverso incontri mirati. d) Redazione Manuale Alla luce dei risultati delle precedenti fasi verrà predisposto il Manuale per la gestione documentale, in conformità alla nuova normativa in materia, completo di tutti i suoi allegati. Tra gli argomenti che saranno affrontati, possiamo citare i seguenti: aspetti organizzativi preliminari (individuazione AOO e responsabili, assegnazione e uso caselle di PEC e firme digitali, ), piano di sicurezza dei documenti informatici, modalità di formazione, registrazione di protocollo, classificazione e fascicolazione dei documenti informatici, modalità di archiviazione e conservazione dei documenti, gestione della corrispondenza in entrata ed in uscita, gestione dei documenti interni, dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi, utilizzo del sistema sw di protocollo informatico. e) Formazione del personale Sarà tenuta una sessione formativa rivolta al personale dipendente, finalizzata a renderlo edotto sulle procedure organizzative prescritte nel Manuale di gestione e consentirgli di procedere efficacemente nell attuazione quotidiana di quanto stabilito.

8 2.2. Punti di forza Il manuale di gestione è uno strumento fondamentale per continuare sul cammino della Amministrazione digitale, in quanto spinge l Ente a scegliere con determinazione procedure, metodi e tecniche chiari e condivisi da tutti, permettendo, così, a responsabili e operatori di procedere con maggiore consapevolezza e facilità nell attuazione quotidiana di quanto stabilito, senza tentennamenti Vantaggi per l Ente Adempimento normativo; disponibilità di un supporto tecnico-normativo da parte di professionisti specializzati nel settore della gestione documentale e dell organizzazione; coinvolgimento di tutti gli uffici e servizi dell Ente in un modello organizzativo, basato su processi, unificato e standard, per la gestione dei flussi di documenti elettronici; disponibilità di linee guida chiare e precise; formazione e sensibilizzazione del personale interno; snellimento delle procedure di lavoro, attraverso l utilizzo dell ampia gamma di funzionalità offerte dalla soluzione software Servizi aggiuntivi Eventuali servizi aggiuntivi (come, ad esempio, ulteriori sessioni formative, definizione di nuove procedure organizzative o istruzioni operative non previste, eventuali attività di configurazione del software o acquisizione di nuovi programmi applicativi) la cui necessità dovesse emergere in corso d opera sarà oggetto di altra offerta Figure professionali Le attività in oggetto saranno svolte da consulenti con ultradecennale esperienza nell offerta di servizi professionali connessi alle tecnologie informatiche, all organizzazione e alla gestione di Enti Pubblici e Aziende private. Specifici settori di competenza delle nostre risorse: ingegneria del software, sistemi di gestione informatica dei documenti, gestione contratti pubblici stipulati con modalità elettronica, privacy e sicurezza

9 informatica, attuazione del Codice dell Amministrazione Digitale, misurazione e valutazione della performance, controlli interni, prevenzione della corruzione, gestione associata di funzioni e servizi comunali, formazione, project management e project financing, sistemi di gestione della qualità Cronoprogramma delle attività Fasi Attività Cronoprograma mese 1 mese 2 mese 3 mese 4 Formalizzazione obiettivi e pianificazione intervento Rilevazione organizzazione attuale dell'ente Rilevazione flussi di lavoro Individuazione di fabbisogni e criticità Predisposizione Manuale per la Gestione documentale Condivisione con l'ente Formazione del personale Definizione Piano delle attività Kick off iniziale struttura organizzativa Sistema Informativo Comunale PEC, fime digitali, accreditamento IPA, responsabilità assegnate, regolamenti/manuali esistenti Corrispondenza in entrata ed in uscita formazione documenti modalità di protocollazione, classificazione e fascicolazione modalità di archiviazione e conservazione sicurezza, disaster & recovery e Continuità Operativa Rilevazione dei punti di criticità del modello in uso ed individuazione del fabbisogno dell'ente Progettazione dei nuovi flussi organizzativi Analisi dei rischi per la Sicurezza e piano di adeguamento Descrizione del processo informatico a supporto Il modello organizzativo riprogettato viene proposto e condiviso con gli amministratori Corso di formazione, informazione e sensibilizzazione rivolto al personale dipendente

10 3. Offerta economica SERVIZIO OFFERTO PREZZO IN Predispozione Manuale di gestione documentale (attività previste dal Cronoprogramma, comprensive di n. 1 gg di formazione c/o l Ente) Eventuali servizi aggiuntivi 8.000,00 * Canone aggiornamento annuale (opzionale) 1.600,00* 3.1. Condizioni di fornitura 500,00 per ogni giornata d intervento e/o formazione* *il prezzo è da considerarsi al netto dell iva. Di seguito elenchiamo le condizioni generali di vendita, rimanendo comunque a Vostra disposizione per soddisfare eventuali ulteriori necessità. ART.1 - FATTURAZIONE E PAGAMENTI Fatturazione servizio: al termine del servizio proposto Pagamento: R.D. 30 gg fm ART.2 - VALIDITA DELL OFFERTA La presente offerta è valida 60 giorni.

11 4. Rapporto Contrattuale 4.1. Riservatezza e confidenzialità Ciascuna delle parti si obbliga ad utilizzare le informazioni tecniche, organizzative e commerciali relative all altra parte o da questa apprese, al solo ed esclusivo fine di svolgere gli incarichi oggetto di questo contratto, con espressa esclusione di ogni altra e diversa finalità. Conseguentemente le parti si obbligano a non rendere noti a terzi, direttamente o indirettamente, informazioni, dati o notizie relative all altra parte di cui siano venute a conoscenza prima e/o nel corso dell esecuzione del presente contratto, nonché ogni informazione, dato, notizia relativo al contratto e/o di quanto indicato nei suoi allegati, salvo preventiva autorizzazione scritta dell altra parte. In particolare, le parti si obbligano a mantenere la massima segretezza in merito ad ogni eventuale informazione in qualunque modo ricevuta e/o relativa all altra parte, adottando tutte le misure necessarie ad assicurare un adeguata tutela della stessa, ed in particolare si obbligano a: non copiare o riprodurre, in alcuna forma, in tutto o in parte, ogni eventuale informazione ricevuta, se non quando e nella misura in cui ciò fosse necessario od opportuno per l adempimento dell incarico, ma sempre obbligandosi a mantenere la massima segretezza sull informazione; non cedere, comunicare, rendere disponibili, o divulgare in alcun modo a terzi il contenuto dei documenti e delle informazioni ottenute; non utilizzare, sfruttare o altrimenti disporre in alcun modo, sia direttamente che indirettamente, in tutto o in parte, ogni eventuale informazione ricevuta dall altra Parte a vantaggio proprio e/o di terzi; Le parti, in conformità con le disposizioni di legge applicabili, si obbligano vicendevolmente ad adottare tutte le misure necessarie per non pregiudicare la confidenzialità ed il corretto trattamento di tutte le informazioni e di tutti i dati acquisiti. Gli obblighi di cui al presente articolo permarranno in capo alle parti anche dopo la cessazione per qualunque motivo dell efficacia contratto. Gli obblighi di cui alla presente clausola non sono applicabili all attività di promozione del servizio di aggiornamento che il Cliente effettuerà nei confronti dei soggetti ad esso interessati. Halley Sud-Est S. r. l.