ISTRUZIONI DIREZIONE TECNICA I11/DT REGISTRAZIONE DELLE ATTIVITÀ IN SINAPOLI AI FINI DELL UTILIZZO DEL PROGRAMMA DI FATTURAZIONE

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1 Pag. 1 di 12 REGISTRAZIONE DELLE ATTIVITÀ IN SINAPOLI AI FINI DELL UTILIZZO DEL PROGRAMMA DI FATTURAZIONE INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RIFERIMENTI 4. RESPONSABILITA' 5. ISTRUZIONI 5.1 Campi da compilare obbligatoriamente Aziende Privati 5.2 Trasferimento dati da SINAPOLI a programma Contabilità 5.3 Verifica da parte del Responsabile di Distretto o di Ecosistema Casi particolari 6. ALLEGATI 7. MODULI 8. TABELLA RIASSUNTIVA DELLE REVISIONI Natura modifica: revisione 2 In vigore dal 01/06/2012 Redazione Verifica Approvazione Direzione Tecnica Direzione Tecnica Direzione Tecnica

2 Pag. 2 di SCOPO Scopo della presente Istruzione è quello di fornire indicazioni agli operatori dei Servizi Territoriali, dei Servizi Sistemi Ambientali e dei CTR su come inserire correttamente i dati di attività ai fini del collegamento con il programma di. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE L Istruzione si applica ai Nodi di Arpa Emilia-Romagna. 3. RIFERIMENTI Catalogo delle prestazioni di ARPA I05/DT Linee guida per il corretto inserimento dei dati di attività di ST e SSA, e CTR nell applicativo SINAPOLI Tariffario regionale ARPA 4. RESPONSABILITA ATTIVITA Inserimento dati Verifica RESPONSABILITA Operatori dei Servizi Territoriali e dei Servizi Sistemi Ambientali Responsabili Distretto, Responsabili di Area 5. ISTRUZIONI Da SINAPOLI è possibile estrarre automaticamente i dati per il popolamento di un applicativo in grado di fornire al Servizio Amministrativo di Sezione tutte le coordinate necessarie alla corretta compilazione delle fatture di pagamento, per quelle prestazioni di ARPA soggette a tariffazione. Se SINAPOLI viene compilato correttamente, l estrazione dei dati di è automatica e si avrà una notevole semplificazione delle procedure, sia da parte degli operatori di Sinapoli, sia da parte degli operatori del Servizio Amministrativo. In questo caso facciamo riferimento principalmente al processo primario n. 3 Emissione di rapporti tecnici con espressione di parere (vedi I05/DT Linee guida per il corretto inserimento dei dati di attività di ST e SSA, e CTR nell applicativo SINAPOLI ), in quanto la

3 Pag. 3 di 12 principale attività effettuata a pagamento, secondo quanto stabilito dal tariffario regionale, è quella relativa al rilascio di pareri tecnici. In particolare ad ogni attività elementare denominata parere è stato associato il relativo codice di, derivante dal tariffario, in base alla prestazione eseguita. Il catalogo delle prestazioni di Arpa è strutturato in maniera tale da collegare ogni singola attività a pagamento con il relativo codice, contenuto nel tariffario regionale vigente, e con il relativo importo. Avremo quindi per esempio la seguente situazione: CATEGORIA SOTTOCATEGORIA PRESTAZIONE ATTIVITA CODICE ACQUA ACQUE REFLUE INDUSTRIALI PARERE PER SCARICO DI ACQUE INDUSTRIALI (Q< 10 M3/H) PARERE ACQUA ACQUE REFLUE INDUSTRIALI PARERE PER SCARICO DI ACQUE INDUSTRIALI (Q< 10 M3/H) RINNOVO PARERE R Ogni volta che viene inserita l attività di parere o rinnovo parere in SINAPOLI, il codice tariffazione permette di associare a quella specifica attività il relativo importo indicato nel tariffario regionale. L attività rinnovo parere è associata ad un importo pari al 50% della relativa attività ordinaria indicata sul tariffario (se il codice ha importo di 580, il codice R ha importo di 290 ). Anche attività afferenti ad altri processi primari possono però essere a pagamento, pertanto sono stati associati, in maniera automatica, anche i codici di relativamente alle voci: vidimazione registro (processo primario: intervento di vigilanza ed ispezione; categoria: aria; sottocategoria: aria emissioni; prestazione: vigilanza su emissioni in atmosfera provenienti da processi produttivi); campione (processo primario: emissione di rapporti tecnici con espressione di parere; categoria: suolo; sottocategoria: sedimenti dragaggio acque marino costiere / aree portuali (e anche sedimenti dragaggio acque superficiali); prestazione: parere per autorizzazione di dragaggi); campione (processo primario: emissione di rapporti tecnici con espressione di parere; categoria: siti contaminati; sottocategoria: siti contaminati; prestazione: parere per approvazione delle varie fasi della bonifica di un sito contaminato; processo primario: vigilanza ed ispezione, categoria: siti contaminati;

4 Pag. 4 di 12 sottocategoria: siti contaminati; prestazione: vigilanza su sito contaminato o presunto tale); 5.1 Campi da compilare obbligatoriamente Per poter ottenere una fattura utile al Servizio Amministrativo, ci sono dei dati che è obbligatorio avere: il n. di protocollo della pratica cui si sta facendo riferimento la data corrispondente a tale n. di protocollo la denominazione corretta dell unità locale dell azienda che dovrà effettuare il pagamento, comprensiva di P. IVA (oppure il nome corretto, corredato dal relativo indirizzo e dal codice fiscale, della persona fisica che dovrà effettuare il pagamento) la zona in cui è stato effettuato l intervento a pagamento il n. di protocollo del parere in uscita e la data corrispondente a tale n. di protocollo (nel caso in cui si tratti di un parere) l attività specifica che è stata effettuata e che è soggetta al pagamento. Tutti questi dati sono presenti in SINAPOLI, pertanto sarà sufficiente inserirli una sola volta nelle maschere delle pratiche o delle attività. Essi verranno automaticamente ereditati dal programma di, SinaFatt, che provvederà a creare un database contenente l elenco di tutte le fatture che sono state preparate dagli operatori ST, SSA o CTR e pronte per essere approvate. Vediamo alcuni esempi specifici Aziende Nella maschera delle attività di SINAPOLI, alla voce Tipo sogg. Att. è possibile scegliere tra Aziende, Privati, Punto di Indagine e Punti CEM. Per quanto riguarda la presente Istruzione occorre sempre scegliere solamente tra Aziende o Privati. Quando si sceglie la voce Azienda, occorrerà andare a sceglierne la sua corretta denominazione con il tasto. Una volta cliccato, si aprirà una maschera di ricerca, collegata direttamente con gli elenchi di aziende presenti nelle Camere di Commercio: una volta scelta la Provincia, il Comune e digitate le iniziali del nome della ditta, compare un elenco di possibili aziende da scegliere. Ai fini della presente Istruzione occorre scegliere

5 Pag. 5 di 12 l Unità Locale della Ditta che ha fatto richiesta della prestazione a pagamento o la Sede Legale (che potrebbe anche essere in un altro sito rispetto a quella Locale che ha presentato domanda), a seconda di quanto eventualmente richiesto dalla ditta stessa. Ciò che viene inserito in questo campo costituirà infatti l indirizzo presso cui inviare fisicamente la fattura di pagamento. Nel caso in cui si abbia a che fare con ditte che richiedono un intervento a pagamento in un sito diverso da dove si trova la loro unità locale, occorre compilare anche la parte di SINAPOLI che si chiama Zona di intervento. Fig.1 Per esempio, supponiamo di aver ricevuto la richiesta di esprimere parere sulla costruzione di un distributore di carburante: la Agip Petroli con sede legale a Roma, potrebbe fare richiesta come Unità Locale a Bologna, per un nuovo distributore di carburante. La ditta Agip chiede comunque che la fattura venga inviata alla sede di Bologna, pertanto nel campo Tipo Sogg. Att. andrà inserita l anagrafica facente

6 Pag. 6 di 12 riferimento alla sede Agip Petroli di Bologna, di via Martin Luther King. Nella zona di intervento andrà specificato che il distributore cui si fa riferimento è quello dell area sosta di Bevano est, che si trova in via Massarenti 14, Bologna. In questo modo, il sistema erediterà le seguenti informazioni anagrafiche: Ragione Sociale Agip Petroli S.p.A Via Martin Luther King 38, Bologna Distributore area sosta Bevano Est Via Massarenti 14, Bologna È quindi importante, nei campi della maschera Zona Intervento, una descrizione corretta del sito presso cui è stata effettuata la prestazione, e riportare indirizzo e comune nei campi dedicati. Se nell oggetto Zona Intervento fosse stata inserita una descrizione tipo: Distributore area sosta Bevano Est, via Massarenti 14, Bologna il sistema avrebbe ereditato le seguenti informazioni: Ragione Sociale Agip Petroli S.p.A Via Martin Luther King 38, Bologna Distributore area sosta Bevano Est, via Massarenti 14, Bologna Via Massarenti 14, Bologna e l informazione riguardante l indirizzo comparirebbe due volte, ingenerando confusione. Considerazioni analoghe possono essere fatte anche per tutti i campioni (a pagamento e non), per i quali vi sia la necessità di distinguere tra la ditta presso cui si è effettuato un intervento di vigilanza, ed il sito specifico in cui il campione è stato prelevato. Per poter immettere correttamente la Zona Intervento è necessario cliccare sul tasto con i puntini posto di fianco al campo e da lì scegliere un record già presente in archivio (se la zona intervento è già stata inserita precedentemente), oppure è necessario cliccare sul tasto

7 Pag. 7 di 12 Editing Zone Intervento per inserire un punto totalmente nuovo. Nel caso in cui una zona intervento sia già stata inserita precedentemente, ma secondo criteri difformi a quanto qui riportato, sarà necessario apportare delle correzioni, come dalla presente Istruzione. Ovviamente nel caso di una ditta che richieda una prestazione a pagamento nel sito in cui essa stessa è situata, è sufficiente compilare i campi del Tipo Sogg. Att. senza attivare anche la procedura di inserimento dati nella Zona Intervento. Un esempio potrebbe essere il seguente: L azienda X chiede l autorizzazione alle emissioni in atmosfera ai sensi del DPR 203/88, e ha presentato una domanda dalla quale si evince che in totale sono presenti 8 camini di emissione: ARPA deve rilasciare il parere. Per la compilazione della corretta attività, dopo l apertura della pratica che prevede il Processo Primario Emissione di rapporti tecnici con espressione di parere, occorrerà operare le seguenti scelte: categoria: aria sottocategoria: aria emissioni prestazione: parere per aut. emissioni in atm. per processi da 5 a 9 punti di em. con q < nm3/h attività: parere All interno del programma il parere indicato è collegato, tramite un codice, alla relativa tariffa fissata nel tariffario regionale.

8 Pag. 8 di Privati Nel caso in cui si stia espletando una attività per un privato, occorre che esso venga correttamente individuato dal punto di vista anagrafico e occorre assicurarsi di indicare esattamente la persona che dovrà effettivamente provvedere al pagamento della fattura. Attenzione quindi a non inserire i dati dell eventuale tecnico (geometri, ingegneri, studi associati, ecc) che ha presentato la domanda per terze persone. In questo caso non esiste una anagrafica definita, come quella della camera di commercio per le aziende, pertanto nella maggior parte dei casi sarà necessario inserire ex novo i nomi dei privati: è necessario indicare Nome, Cognome, indirizzo, n. civico, Città, Codice Fiscale. Anche in questo caso potrebbe verificarsi la situazione per cui un privato richiede una prestazione da effettuarsi in un sito diverso rispetto a dove egli è residente (per esempio un privato potrebbe chiedere un parere per l autorizzazione allo scarico di una casa in costruzione presso un altro indirizzo rispetto a quello dove abita). Come già descritto nel paragrafo occorrerà specificare quindi quale sia stata la zona di intervento, compilando correttamente anche questa parte di SINAPOLI. 5.2 Trasferimento dati da SINAPOLI a programma SinaFatt Il trasferimento dei dati avviene in maniera automatica. L importante è che sia stato compilato il campo a spunta denominato a pagamento che si trova nella maschera delle attività. Fig. 2 Ogni notte il programma SinaFatt interroga SINAPOLI e si aggiorna, andando ad aggiungere tutte le attività che hanno la spunta indicata e la data fine attività compilata. Una importante novità presente nella maschera delle attività è la spunta chiamata Convenzione, a fianco della spunta A pagamento. Tale spunta può essere cliccata solo se è già stata attivata la spunta A pagamento : tutte le attività che abbiano attive le due spunte A pagamento e

9 Pag. 9 di 12 Convenzione non vengono visualizzate nel programma SinaFatt, in quanto il metodo di pagamento non è una fattura. Questa spunta va utilizzato nei casi in cui le attività rilasciate facciano parte di prestazioni che sono state regimate con delle convenzioni. Per esempio può succedere che, per le prestazioni di rilascio pareri per le autorizzazioni allo scarico delle acque reflue domestiche, siano i Comuni (o il Suap) a richiedere il pagamento direttamente al privato che ne ha fatto domanda. In questo caso esiste una convenzione tra Comune (o il Suap) ed Arpa, tale per cui a fine anno il Comune rimborsa ad Arpa la quota parte dovuta per il rilascio dei pareri di competenza. Arpa non può emettere fatture singole, ma deve fornire all Amministrazione Comunale l elenco delle prestazioni erogate secondo convenzione (vedi anche I05/DT): con l utilizzo di questo nuovo campo sarà possibile fare delle estrazioni mirate per fornire l elenco di tali prestazioni in maniera automatica. 5.3 Verifica da parte del Responsabile di Distretto o di Ecosistema. Prima del definitivo passaggio al Servizio Amministrativo, le attività trasferite devono essere controllate ed approvate. La schermata del programma SinaFatt è la seguente: Fig. 3 Questa è una maschera di ricerca che permette di ottenere l elenco di tutte le fatture presenti (stato qualsiasi ), delle sole fatture da contabilizzare (stato da contabilizzare ), delle fatture già contabilizzate (stato contabilizzate) Il controllo è di norma molto semplice, considerato che ad ogni attività che prevede un pagamento è stata associata in maniera univoca la tariffa fissata nel tariffario regionale tramite un codice di riferimento, come già illustrato nel paragrafo

10 Pag. 10 di 12 Nella schermata del programma SinaFatt questo valore viene visualizzato, pertanto sarà da controllare, così come sarà da controllare il fatto che siano stati inseriti tutti i dati necessari alla (con particolare riferimento al codice fiscale dei privati). Fig. 4 Da considerare con particolare attenzione anche le fatture che riguardano i rinnovi di autorizzazione (per i quali è stato analogamente fatto un collegamento tra la voce di attività rinnovo parere ed il relativo codice di, inserendo nel programma la tariffa nominale diminuita del 50%) Casi particolari Esistono dei casi particolari, da verificare con attenzione all interno del programma SinaFatt, che riguardano i codici tariffario per i quali non è stato possibile fare una attribuzione univoca del costo da imputare all attività. Si tratta in particolare dei casi riguardanti: campionamenti codice tariffario C oppure C

11 Pag. 11 di 12 vidimazione registri codice tariffario relazioni tecniche codice tariffario O commiss. di collaudo codice tariffario O Nel caso dei campionamenti il tariffario regionale afferma che possono essere eseguiti campioni con attrezzatura a bassa complessità, a media complessità, o ad alta complessità; inoltre il primo di una serie di campionamenti contestuali ha il costo della tariffa intera, mentre i campionamenti a seguire hanno una tariffa ridotta al 20% della tariffa intera. Nel caso della vidimazione registri il tariffario regionale afferma che il costo della prestazione rilasciata è di 40 euro ogni 100 pagine vidimate. Nel caso delle relazioni tecniche e delle commissioni di collaudo (per i distributori di carburante) il costo della prestazione è calcolato in base al numero di ore impiegate per l erogazione della stessa, nella misura di 60 euro all ora. In tutti i casi sopra riportati quindi non è possibile definire, a priori, una tariffa univoca per la prestazione erogata. I codici tariffario indicati sono stati collegati con un importo pari a zero, tranne che nel caso della vidimazione registri, dove comunque è stato effettuato un collegamento di base di 40 euro, ipotizzando un registro di default fino a 100 pagine (nel caso quindi di un registro fino a 100 pagine, il sistema è automatico come nel caso dei pareri). Il calcolo della effettiva tariffa da applicare nella deve essere, in questi casi, effettuato manualmente. Nella maschera delle attività va inserita la spunta nel campo a pagamento, e la data di fine attività, come indicato nel paragrafo 5.2, in modo tale che il programma SinaFatt possa attingere ai dati. Nel programma SinaFatt, nel campo relativo alla tariffa, non comparirà alcuna cifra: nella Fig.4 il campo Importo default, che è quello ereditato dal sistema, è vuoto e non modificabile. Il campo Importo invece è modificabile e al suo interno va indicata la cifra che deve essere applicata di volta in volta per il caso in esame.

12 Pag. 12 di 12 Fig.4 Una volta effettuati i controlli, ed inseriti eventualmente gli importi mancanti, e le note esplicative che si riterranno necessarie, si potrà cambiare lo Stato, che passerà da o non assegnato a da contabilizzare. Nelle note esplicative potrà per esempio essere inserita l informazione riguardante il fatto che l attività in oggetto fa parte di una serie di attività che dovranno essere fatturate tutte insieme (esempio più campioni facenti parti della stessa pratica, assieme al parere finale per le varie fasi di un sito contaminato) In questo modo il lavoro degli operatori Sinapoli è terminato, la documentazione è pronta per il Servizio Amministrativo che potrà importare i dati nel programma OASI e provvedere all emissione di fattura/nota di debito. 6. ALLEGATI Nessuno 7. MODULI Nessuno 8. TABELLA RIASSUNTIVA DELLE EMISSIONI Nella tabella seguente sono riportate le successive revisioni della presente Istruzioni: Natura della modifica Rev. del Punto Descrizione 1 15/10/09 Titolo Precisazioni varie 2 01/06/ Nuovo paragrafo; precisazioni varie