Concessionari PartsPartner. Manuale Operativo

Transcript

1 Concessionari PartsPartner Manuale Operativo

2 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di vendita Approfondimenti Copia commissione Supporto 2

3 Gestione Dati Personali Controllo e Modifica Dalla pagina iniziale del sito è possibile accedere all area di controllo/modifica dei propri dati, semplicemente premendo sul bottone A: Dati Magazzino B: Recapito Magazziniere C: Recapito Responsabile vendite PartsPartner A B C Controlla i tuoi dati e, se necessario, modificali. Dopo averli modificati, cliccare su Conferma. Premendo sul bottone Modifica è possibile modificare il proprio Codice d accesso. Premi poi su Conferma per salvare le modifiche 3 N.B. Il codice d accesso deve avere da 8 a 12 caratteri (lettere, numeri e maiuscole)

5 Di seguito i tre passi che un Officina deve seguire per utilizzare PartsPartner: Codice di Registrazione Processo di Attivazione Clienti PartsPartner Registrazione e scelta dei Concessionari iniziali Registrato Abilitazione da parte dei Concessionari scelti Abilitato Verifica completamento formazione da parte del Call Centre Attivato Servizi Disponibili Utente e Codice d Accesso per i accedere al sito modifica Dati Personali scelta di nuovi Concessionari accesso ai Cataloghi Elettronici formazione (accesso a materiale e corsi) possibilità di effettuare ordini presso i Concessionari abilitati possibilità di utilizzo del servizio logistico integrato PartsPartner Per tutti gli Utenti * è disponibile un Numero Verde gratuito 5 * anche non registrati

6 Gestione Clienti Liste Clienti Funzionalità rese disponibili da PartsPartner ai Concessionari per la gestione dei clienti: Liste di Clienti disponibili su PartsPartner Clienti PartsPartner che non hanno ancora richiesto di lavorare con la vostra Concessionaria Nuovi Clienti Contattare Cliente (condizioni commerciali, sconti, pagamenti) Clienti PartsPartner che hanno richiesto di lavorare con la Concessionaria in attesa di abilitazione Clienti da Confermare Richiesta legame con Concessionaria (da parte del Cliente) Abilitazione (da parte della Concessionaria) Non possono ordinare Clienti PartsPartner attivati che possono ordinare presso la Concessionaria Clienti Attuali Possono ordinare Operazioni da farsi sul sito PartsPartner 6

7 Gestione Clienti Nuovi Clienti Nella pagina iniziale del sito, alla sezione Nuovi Clienti puoi visualizzare tutti i clienti registrati in PartsPartner non ancora legati a te o a un Concessionario della tua stessa Marca Premendo sul nome del cliente è possibile visualizzare il dettaglio dei suoi dati (nome, P.IVA, telefono, Concessionario segnalante, ) La segnalazione anche della persona di riferimento, del suo numero di telefono, fax e dell indirizzo consente al Concessionario di contattare i Riparatori 7 E anche indicato lo stato del cliente, con i significati visti precedentemente

8 Gestione Clienti Clienti da confermare Dalla pagina iniziale di PartsPartner è anche possibile visualizzare i clienti che hanno fatto richiesta di abilitazione presso la tua Concessionaria e sono ancora in attesa di risposta 1 Accettare/Rifiutare con una selezione tipo spunta 2 Premere sul pulsante Conferma per confermare la scelta Il cliente che ti ha scelto come Concessionario Preferenziale ti sarà segnalato in verde; in rosso ti verrà indicato chi ti ha invece scelto come Concessionario Secondario. 8

9 Gestione Clienti Clienti Attuali Premendo su Clienti Attuali verranno visualizzati tutti i clienti già abilitati dalla tua Concessionaria (cioè tutti quei riparatori ai quali è consentito acquistare presso la tua Concessionaria) Puoi scegliere di visualizzarli per Provincia oppure puoi visualizzarli tutti, selezionando Tutte le province 9

10 Gestione Clienti Cancellazione Clienti Dalla sezione Clienti Attuali è anche possibile cancellare un cliente e interrompere il rapporto di lavoro stabilito in precedenza. Il riparatore eliminato non potrà più effettuare ordini presso la tua Concessionaria. Ecco come cancellare un cliente: Cliccare sul bottone X in corrispondenza del cliente da cancellare Il Portale ti conduce ai dati principali e alle performance del candidato all eliminazione, ciò permette di effettuare un ultimo controllo sull esattezza del cliente da eliminare Dopo aver controllato, confermare l eliminazione cliccando sul tasto Rimuovi (Altrimenti sul tasto Indietro per annullare l eliminazione) 4 Ultimo passo: il Portale ti comunica che una di avviso sarà inviata al cliente eliminato. Confermare definitivamente cliccando su OK 10

12 Evasione di un Ordine con PartsPartner Officina PartsPartner Concessionaria corriere Regolarizzazione Invio nuovo ordine Notifica nuovo ordine Verifica disponibilità materiale Conferma ordine officina (eventuale telefonata per eccezioni) ordine nel sistema DMS Preparazione colli e stampa DDT Comunicazione ed attivazione del servizio logistico integrato Raccolta materiale e consegna all Officina (triplice copia) 30 minuti Attenzione: se un ordine non viene evaso entro 3 ore, un messaggio di avviso compare sottoforma di pop-up ogni volta che si accede alla pagina iniziale di PartsPartner, fino a quando non viene evaso l ordine. 12

13 Notifica Nuovo ordine (1/3) Come lo ricevo Modulo per nuovo ordine in arrivo Fax / B C D E F G H I L M N A C E F PartsPartner - sezione Storico Vendite Nuovo ordine in arrivo nel sistema DMS A: Nome officina B: Numero Ordine DMS C: Data e ora di invio dell ordine D: Indicazioni del riparatore per materiale dell ordine non disponibile E: Eventuale messaggio allegato dal riparatore F: Ordine Speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte) G: Numero telaio H: Codice ricambio I: Descrizione ricambio Campi compilati da L: Prezzo di listino PartsPartner dopo M: Informazioni sui prezzi netti e gli sconti interrogazione del DMS N: Quantità ordinata 13

14 Notifica Nuovo ordine (2/3) su PartsPartner 1 Accesso al sito PartsPartner 2 Ordini in arrivo 3 Dettaglio linee 4 Stampa l ordine ricevuto 14

15 Notifica Nuovo ordine (3/3) Da leggere sempre. Informazioni dal cliente sulla testata dell ordine Se materiale non disponibile Contiene le indicazioni del cliente su come procedere in caso di non disponibilità dei Ricambi nell ordine. Opzioni disponibili: Messaggio allegato Telefonami Telefonami Non Non Ordinare Ordinare Ordinare Ordinare Urgente Urgente Ordinare Ordinare Normale Normale Può contenere un messaggio aggiunto dal cliente sull ordine o su come evaderlo. Es. No consegna sabato mattina 15

16 Verifica disponibilità Materiale Il Cliente si aspetta una risposta entro Verificare Verificare la la disponibilità disponibilitàdei dei Ricambi Ricambi ordinati ordinati dal dal cliente cliente (su (su sistema sistema DMS DMS o stock stock magazzino) magazzino) 30 minuti dall invio dell ordine Dare Dare comunicazione comunicazione al al cliente cliente dell esito dell esito della della verifica verifica Conferma Conferma dell ordine dell ordine Come... 16

17 Conferma dell ordine (1/6) Strumenti disponibili Dove Quali Strumenti Valori possibili 1 Testata ordine STATO Confermato Ri-Ordino Eccezionato Testo libero 2 Linea ordine MESSAGGIO Indicazioni su: disponibilità Ricambi prezzi netti consegna sostituzioni Come vanno usati... 17

18 Conferma dell ordine (2/6) Come vanno usati Tutti Ricambi ordine Inviare tutti Ricambi disponibile Confermato disponibili Qualche Ricambio ordine non disponibile Ricambi disponibili Ricambi non disponibili Inviare Ricambi Ordinare normalmente Ordinare urgentemente Non ordinare disponibile ordinato normale" ordinato urgente" inevaso Ri-Ordino Eccezionato Telefonami Scelta riparatore su ordine Azione della Concessionaria 18 Messaggio (linea) Stato (testata)

19 Conferma dell ordine (3/6) Come cambiare lo stato 1 L arrivo di nuovi ordini (*) viene evidenziato da un messaggio in giallo: Hai nuovi ordini in arrivo. L avviso luminoso di visualizza anche nel caso in cui si abbiano degli ordini in Ri-Ordino Per vedere i nuovi ordini ricevuti su PartsPartner premi il pulsante 2 Seleziona l ordine che vuoi confermare, eccezionare o ri-ordinare spuntando la casella della riga corrispondente B 3 A Conferma l ordine (chiudi l ordine) premi sul pulsante oppure Ecceziona l ordine (annulla l ordine) premi sul pulsante oppure (*) Quando la pagina di PP è aperta, un avviso luminoso sull icona PartsPartner della Taskbar ti avvisa se è arrivato un nuovo ordine. Es: C Ri-Ordina l ordine premi sul pulsante 19

20 Conferma dell ordine (4/6) Come aggiungere un messaggio 1 Per vedere i nuovi ordini ricevuti su PartsPartner premi il pulsante: 2 Entrare nell ID ordine cliccando sul numero 3 Clicca su Modifica 20

21 Conferma dell ordine (5/6) Come aggiungere un messaggio 4 Scrivi il messaggio es. Disponibile, in consegna domani e seleziona lo stato della merce (disponibile, ordinato normale o urgente, inevaso) su tutte le linee dell ordine. 5 Dopo aver inserito il messaggio, informa il tuo Cliente sullo stato dell ordine, scegliendo se metterlo in Conferma, Ecceziona o Ri-Ordina 21

22 Conferma dell ordine (6/6) Quando è opportuno chiamare l Officina Quando.. scelta Officina per materiale non disponibile Telefonami linea d ordine con quantità non completamente disponibile Ordinato 2 non riesco a trovare il Ricambio richiesto Disponibile 1 tempi di consegna, Ricambio non disponibile a magazzino, molto lunghi Telefonata al cliente per finalizzare l ordine 22

23 Regolarizzazione Ordine DMS Stampa documenti di trasporto Prelievo materiale dal magazzino Regolarizzazione ordine confermato al Cliente nel sistema DMS Stampa bolla di accompagnamento in triplice copia Concessionaria corriere Riparatore 23

24 Comunicazione consegna al corriere Comunicazione ed attivazione del servizio logistico integrato Per la procedura, seguire le modalità concordate col corriere 24

25 Approfondimenti Gestione dei Resi Entro 24h dalla consegna Ricevimento fax / di reso dal cliente PartsPartner Autorizzare reso? SI Timbrare e firmare fax ricevuto Rispedire il fax timbrato e firmato al Cliente Spedire il fax timbrato e firmato al corriere 25

27 Monitoraggio Performance Clienti Report Ogni Concessionario PartsPartner ha la possibilità di accedere ad una serie di informazioni, relative ai propri clienti abilitati, che consentono di avere una fotografia chiara delle loro performance; è sufficiente cliccare sul bottone All interno del Report sono presenti 3 sezioni distinte: 1 Dati Cliente (Anagrafica dei clienti abilitati) Ordini (n di ordini effettuati nel mese corrente, nel precedente e dall inizio dell anno con relative informazioni sui volumi, la media del valore degli ordini effettuati per cliente e, in basso, i totali corrispondenti) 27 3 Cataloghi (quanti accessi al catalogo ogni cliente ha effettuato e la relativa percentuale di finalizzazione ordine)

29 Comunicazioni e Offerte Publishing Ogni Concessionario PartsPartner ha la possibilità di pubblicare per i propri clienti promozioni, campagne, condizioni commerciali o semplici comunicazioni attraverso il caricamento di documenti elettronici che i clienti potranno consultare e visualizzare attraverso il portale PartsPartner; è sufficiente cliccare sul bottone All interno di questa sezione sono presenti 3 sottosezioni distinte: 1 Categorie (per visualizzare le comunicazioni esistenti e crearne nuove) 2 Categoria-Cliente (per inserire un cliente in una categoria creata o eliminarlo dalla stessa) 29 3 Comunicazioni e offerte (per rimuovere, inserire e rendere visibili le comunicazioni)

30 Comunicazioni e Offerte Categorie 1 Per creare una Categoria occorre considerare due tabelle, nella prima sono elencate le Categorie già esistenti, nella seconda viene richiesto il nome della nuova Categoria da creare. L utente deve seguire i passi indicati: Al primo accesso verranno visualizzate solo le Categorie predefinite consigliate dal sistema per la segmentazione dei clienti. Inizialmente tutti i clienti appartengono alla Categoria Non Assegnati. 2 3 Inserire il nome della Categoria che si desidera creare Cliccare sulla freccia del bottone Conferma per creare la Categoria Top 10 Clienti 30 A questo punto è possibile associare un Cliente ad una Categoria

31 Comunicazioni e Offerte Legame Categorie/Cliente 1 Per associare dei Clienti ad una Categoria è necessario premere sul pulsante Categoria-Cliente; compariranno nella pagina due tabelle: Nella prima tabella vengono rappresentati i Clienti e le Categorie a cui essi appartengono Nella seconda tabella sono rappresentati tutti i Clienti non ancora associati ad alcuna Categoria (quindi appartenenti alla Categoria Default) 2 Selezionare i Clienti da inserire in una Classe premendo sulla casella della colonna Seleziona (selezione tipo spunta ) Per rimuovere un Cliente da una Categoria occorre premere sul bottone Rimuovi relativo al Cliente; Il Cliente non comparirà più nella tabella delle Categorie e, non essendo più associato ad alcuna Categoria, comparirà nuovamente nella tabella relativa ai Clienti non inseriti in alcuna Categoria 31 3 Premere sul bottone Aggiungi relativo alla Categoria in cui si vogliono inserire i clienti Compariranno, associati alla categoria prescelta, i clienti selezionati

32 Comunicazioni e Offerte Promozioni e Condizioni Commerciali (1/3) 1 Per inserire o rimuovere documenti per comunicazioni commerciali, l utente deve premere sul pulsante Comunicazioni e Offerte 2 Selezionare la Categoria dalla tendina 3 Scegliere il marchio a cui si riferisce la comunicazione ( spuntando la casella corrispondente ) P. S. per visualizzare tutte le promozioni caricare, cliccare sulla freccia 32

33 9 Completare la procedura cliccando sulla freccetta del bottone Conferma Comunicazioni e Offerte Promozioni e Condizioni Commerciali (2/3) Gli ulteriori passi da seguire per il completamento della procedura riguardano l inserimento del documento contenente la comunicazione: Dare un titolo al documento Selezionare dai due calendari la 5 4 data di inizio e di fine visibilità Scegliere il tipo di documento: della comunicazione per il 6 riparatore sul Portale Promozione a termine o Condizione Commerciale standard 7 8 Dare una breve descrizione al documento Selezionare il documento da caricare sul Portale: cliccare su Sfoglia (formati di documenti caricabili:.doc,.xls,.pdf,.jpg non eccedenti i 500 KB di dimensione) Per visualizzare il documento inserito occorre cliccare sul bottone in corrispondenza della comunicazione d interesse N.B. Le comunicazioni non più visibili al riparatore (oltrepassata la data finale indicata) saranno evidenziate in giallo 33

34 Comunicazioni e Offerte Promozioni e Condizioni Commerciali (3/3) N.B. Per informare i propri clienti delle nuove promozioni offerte tramite Portale, selezionare, nella colonna Seleziona, quelle per le quali si vuole inviare la notifica e cliccare su Invia Notifica. In automatico, i clienti per i quali è attiva la promozione, riceveranno una mail o un fax informativo con cui si indica la data di inizio promozione e il marchio per il quale è valida Possibilità di ordinare l elenco delle comunicazioni create per: Tipo Documento / Data iniziale / Data Finale Per eliminare una o più comunicazioni contemporaneamnete spuntare le relative caselle e quindi premere su Rimuovi i documenti selezionati Possibilità di modificare per ogni singola comunicazione il periodo di visibilità al riparatore (vedi pag 33, punto n. 4) 34

36 Traguardi Vendita Visualizzazione dei propri traguardi di vendita Nel caso in cui sia stata avviata una gara a premi, i Concessionari hanno la possibilità di controllare, in qualsiasi momento, la situazione relativa al raggiungimento dei loro traguardi di vendita. Per farlo, è sufficiente cliccare sul pulsante: 36

38 Approfondimenti Sezione Ri-Ordino 1 Per vedere tutti gli ordini che si trovano in fase di Ri-Ordino premi il pulsante 2 Seleziona l ordine che vuoi confermare o eccezionare spuntando la casella della riga corrispondente 3 A Conferma l ordine (chiudi l ordine) premi sul pulsante B oppure Ecceziona l ordine (annulla l ordine) premi sul pulsante 38

39 Approfondimenti Storico Vendite (1/5) Attraverso il pulsante nella pagina iniziale del sito PartsPartner, la Concessionaria accede alla sezione che permette di visionare tutti gli ordini ricevuti dalle Officine e il relativo stato. A B C D E F Nello Storico Ordini sono riportate informazioni sull ordine come: A: Nome Officina (cliente) B: Indirizzo dell officina C: Città 39 D: Numero di telefono E: Data e ora di invio dell ordine F: Stato dell ordine: CONFERMATO o ECCEZIONATO (fissato dalla Concessionaria nella sezione Ordini in Arrivo )

40 Approfondimenti Storico Vendite (2/5) Vediamo come effettuare la ricerca degli ordini presenti nello Storico Vendite e la loro visualizzazione: Ricerca tramite ID o Nome dell Ordine ID Ordine: è il numero identificativo dell ordine PartsPartner, costituito da 10 numeri e attribuito in automatico dal sistema Nome Ordine: è un nome inserito dal Riparatore nel momento in cui ha effettuato l ordine E sufficiente inserire l ID o il Nome dell ordine e poi premere sul pulsante Filtraggio Ordini per Data di arrivo Ordinamento L Utente può decidere di ordinare gli ordini per: Cliente Nome Ordine Data e Ora (Invio Ordini) Stato: Confermato / Eccezionato 40 L Utente può decidere di visualizzare gli ordini con le seguenti opzioni: ultimi 7 giorni; ultimi 14 giorni; ultimi 21 giorni; compresi in un periodo da selezionare

41 Approfondimenti Storico Vendite (3/5) Premendo sul collegamento ID Ordine la Concessionaria visualizza il dettaglio dell ordine selezionato. A B C D E F 41 Informazioni principali sull ordine selezionato: ID Ordine NO. Ordine DMS Nome ordine Indicazioni officina per materiale dell ordine non disponibile Stato dell ordine Nome cliente Marca Data Invio Ordine Eventuale messaggio allegato dall Officina Inserimento del numero telaio (VIN) Ordine speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte) A: Codice Ricambio B: Descrizione Ricambio C: Prezzo di listino (colonna già compilata da PartsPartner) D: Quantità ordinata E: Data di consegna F: Eventuale messaggio aggiunto all ordine dalla Concessionaria

42 Approfondimenti Storico Vendite (4/5) E possibile anche modificare lo stato di un ordine già confermato: 1 Cliccare su STORICO VENDITE 2 Cliccare sull identificativo dell ordine: 42

43 Approfondimenti Storico Vendite (5/5) 3 Cliccare sul tasto MODIFICA Effettuare le modifiche necessarie nella colonna messaggio e stato Cliccare sul tasto AGGIORNA per confermare le modifiche 4 5 Cliccare infine su Invio Comunicazione per inviare il nuovo messaggio al cliente 6 43

44 Approfondimenti Come scaricare un nuovo ordine in arrivo Nella sezione Ordini in arrivo la Concessionaria può visualizzare tutti i nuovi ordini inviati dalle Officine tramite PartsPartner e scaricarli. 1 Selezionare uno o più ordini premendo sulla casella della riga corrispondente 2 Premere sul pulsante per scaricare tutti gli ordini selezionati 3 4 Premere sul pulsante Salva per salvare gli ordini sotto forma di file di testo Scegliere dove salvare i file e poi premere Salva 44

45 Approfondimenti Lato riparatore Attraverso il pulsante nella pagina iniziale di PartsPartner la Concessionaria può accedere anche alla sezione del sito che permette di acquistare Ricambi originali delle Case Costruttrici coinvolte nel progetto. È come se il Rivenditore accedesse al sito in qualità di riparatore. Alla stessa pagina si arriva, infatti, anche premendo sul collegamento nella barra dei menù in alto a destra. 45

47 Copia Commissione (1/2) Per il Concessionario PartsPartner è possibile utilizzare, su richiesta, la Copia Commissione Elettronica. Di seguito i passi principali per utilizzarla: 1 Accedere a PartsPartner con gli appositi Utente e Codice d Accesso e cliccare su Ordini 2 Seguire i passi in giallo: selezionare l ITI del Riparatore per conto del quale si vuole inviare l ordine: 3 Selezionare il marchio per il quale si vuol inviare l ordine: 47

48 Copia Commissione (2/2) 4 Cliccare su Aggiungi Parti Manualmente per inserire i pezzi da ordinare: 5 Una volta inserito il codice del pezzo (campo obbligatorio), inserire: - Nome Ordine - Messaggio allegato - Messaggio se il materiale non è disponibile - Tipo spedizione e data di consegna - Forma di Pagamento - Riepilogo (scegliere si se la merce non presente va ordinata a riepilogo, non in urgenza) 6 Completare l operazione cliccando su Finalizza Ordine e, infine, su Invia Ordine : 48

50 Supporto PartsPartner Per qualsiasi informazione o problema riguardante PartsPartner potete rivolgervi al Call Center: Numero Verde gratuito Attivo dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle supporto@partspartner.it Fax